電子化とは？メリット・デメリットや促進する流れを詳しく解説！

最終更新日:2025年6月20日

デジタル化が進む現代のビジネスシーンにおいて、書類管理や文書処理の非効率さは、多くの企業が抱える共通の課題となっています。その解決策として、各企業で取り組んでいるのが「電子化」です。

電子化とは、紙の書類やアナログデータをデジタル形式に変換する取り組みのこと。単なるペーパーレス化にとどまらず、業務効率の向上やコスト削減、さらにはDX（デジタルトランスフォーメーション）の基盤づくりにもつながる重要な施策です。

本記事では、電子化のメリット・デメリットから具体的な進め方まで、実践的な知識をやさしく解説。「電子化に興味はあるけれど、どこから始めればいいのかわからない」という方も、この記事を読めば具体的な一歩を踏み出せるはずです。

【この記事を読んでわかること】

電子化とデジタル化の違いと、それぞれが持つ特徴や関係性
電子化がもたらす5つのメリットと3つのデメリット
電子化を成功に導くための具体的な4ステップ
電子化を実施する際の法的要件や注意点、実務上の対策方法

電子化とは？

「紙の山に埋もれていませんか？」

毎日の業務に追われる中、整理しきれない書類の保管に頭を悩ませているビジネスパーソンは少なくないはずです。そんな悩みを解決する切り札として、企業や行政での取り組みが進んでいるのが「電子化」です。

電子化とは、オフィスで使う紙の資料やデータをデジタルの形に変えること。例えば、手書きの申請書をスキャンしてPDFにしたり、紙の領収書をデータとして保存したりする取り組みをいいます。

このような取り組みは「ペーパーレス化」とも呼ばれています。紙の使用量を減らすことで、環境にやさしい仕事の進め方を実現できます。さらに、書類の保管スペースが少なくて済むほか、必要な情報をすぐに探し出せるなど、仕事の効率も上がります。

電子化を進めることで、データの共有が容易になり、テレワークなど場所を選ばない働き方にも対応可能です。また、紙の資料を保管する費用や、印刷にかかるコストも減らせるため、経営の効率化にもつながります。

デジタル化とは？

「電子化」が進む中で、よく耳にするのが「デジタル化」という言葉。似ているようで異なるこれら2つの概念について、わかりやすく解説します。

デジタル化とは、ITやデジタル技術を活用して、仕事の質を高め、効率を上げることを指します。単に紙をデータに置き換える電子化とは異なり、業務の進め方そのものを見直し、新しい価値を生み出す取り組みです。

例えば、電子化した請求書のデータを自動で会計システムに取り込んだり、在庫管理をAIで最適化したりするのは、デジタル化の一例です。このように、電子化はデジタル化の土台となる最初の一歩なのです。

つまり、電子化とデジタル化は、車の両輪のような関係にあります。まずは書類を電子化し、そのデータを活用してビジネスを変革していく。この順序を理解することで、より効果的な業務改革が実現できます。

電子化・デジタル化の3つの違い

電子化とデジタル化、日常的に使われるようになったこの2つの言葉。「なんとなく似ているけれど、どう違うの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。表にまとめると以下のような違いがあります。

【比較表】電子化とデジタル化の違い

	電子化	デジタル化
主な目的	紙媒体・アナログ情報のデジタル形式への変換、ペーパーレス化	IT・デジタル技術を活用した業務プロセス全体の効率化・変革
対象	書類、図面、写真、音声などの「モノ」	業務プロセス、ビジネスモデル、働き方などの「仕組み」
手段の例	スキャン、データ入力	RPA導入、AI活用、クラウドシステム導入、ワークフローシステムの構築
ゴール	情報の検索性向上、保管スペース削減、物理的な劣化防止	新たな価値創造、競争優位性の確立、生産性の大幅向上、DXの推進
関係性	デジタル化の第一歩、基盤となる	電子化されたデータを活用し、さらなる変革を目指す

これらの違いを理解することで、より効果的な電子化の道筋が見えてきます。「うちの会社でも何か始めたいけれど、どこから手をつければいいのかわからない」という方も、きっと具体的なイメージがつかめるはずです。

ここからは、それぞれの特徴について以下の点から詳しく解説していきます。

変換する対象の違い
何を目的とするかの違い
どのような段階で進めるかの違い

変換する対象の違い

電子化とデジタル化、まず大きく異なるのが変換処理の対象です。電子化は、机の上に積み重なった紙の書類をスキャンしてデータにするなど、「紙」を電子データに変える作業を指します。

一方、デジタル化は「手作業で行っている業務プロセス」を電子データに変換します。例えば、手作業で行っている在庫確認をシステム化したり、電話での問い合わせをチャットボットで対応したりするような、仕事の仕組みそのものを変えることを意味します。

こういった手作業で行っている業務プロセスでは、「非効率な状態の情報」が存在することが少なくありません。例えば、手書き更新の在庫表や紙の予約表、紙ベースでの会議資料などが該当します。

つまり、電子化は目に見える「モノ」の形を変えるのに対し、デジタル化は人の手に頼っている「業務や仕組み」を変えること。この違いを理解すれば、それぞれの役割がより明確になってくるはずです。

何を目的とするかの違い

電子化とデジタル化の2つ目の違いは、その目的にあります。一見似ているように思えるこの2つの取り組みですが、実は目指すゴールが大きく異なるのです。

電子化の目的は、比較的シンプルです。紙の書類をデータ化し、保管や検索を便利にすること。それだけでも、十分な効果が期待できます。例えば、これまで書類を探すのに10分かかっていた作業が、数秒で済むようになるかもしれません。

一方、デジタル化の目的は、効率化や業務の改善などより広範囲に及びます。電子化で得られたデータを活用して、作業の無駄を省いたり、新しいサービスを生み出したり、さらには、働き方そのものを変革することまでを視野に入れています。

このように、電子化は具体的な改善を、デジタル化は抜本的な変革を目指すものといえます。ただし、どちらも重要な取り組みであり、相互に補完し合う関係にあることを忘れてはいけません。

どのような段階で進めるかの違い

電子化とデジタル化には、明確な段階の違いがあります。これは、家を建てる時の基礎工事と本体工事の関係に似ています。まずは、この時間軸に沿った違いを理解することで、効果的な導入の道筋が見えてきます。

電子化は、いわば「基礎工事」です。まずは紙の書類をデータ化し、デジタルツールを使える環境を整えます。この土台があってこそ、次のステップに進めるのです。書類の保管場所が物理的な棚からクラウドストレージに移り、誰でも必要な時にアクセスできるようになります。

その次の段階が「デジタル化」。電子化で整えた基礎の上に、効率的な業務の仕組みを築いていきます。例えば、電子化された請求書のデータを自動で会計システムに取り込んだり、蓄積されたデータを分析して業務改善に活かしたりします。

急いで上を目指すのではなく、一歩一歩着実に進めることが、成功への近道なのです。

電子化を進める5つのメリット

「電子化って、本当に効果があるの？」そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。実は、電子化には企業に大きな価値をもたらす、5つの重要なメリットがあります。

業務効率化を図れる
DX化を促進できる
コスト削減につながる
セキュリティ対策ができる
検索性がアップする

これらのメリットは、企業の規模や業種を問わず、すべての組織で享受できるものです。ただし、効果を最大限に引き出すには、適切な導入方法と運用が欠かせません。それでは、具体的な事例を交えながら、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務効率化を図れる

「この書類、どこに回っているんだろう？」「承認はまだかな？」そんな経験、ありませんか？こういった紙ベースの業務にまつわる問題は、電子化がもたらす最も即効性のある効果といえます。

従来の紙ベースの業務では、書類の作成、印刷、押印、回覧など、多くの手間と時間がかかっていました。しかし、電子化によってこれらの作業が一変します。例えば、申請書類を電子フォームに置き換えることで、承認作業を瞬時に完了できます。データの入力ミスも減り、作業の正確性も向上します。

さらに、書類の進捗状況も一目で確認できるため、業務の透明性が高まります。「誰が」「いつ」「どのような処理を行ったか」が明確になり、業務の無駄や改善点も見えやすくなるのです。

このように、電子化は紙ベースの業務を、よりスムーズで効率的なものへと変えてくれます。始めるなら、今日からでも遅くありません。

DX化を促進できる

電子化は、変革への第一歩となります。そう、今や企業の成長に欠かせないDX（デジタルトランスフォーメーション）へ道を開くのです。では、電子化がどのようにDXを促進するのか、具体的に見ていきましょう。

紙の書類を電子化することで、データの活用が容易になります。このデータを基に、業務プロセスの見直しや新しいサービスの開発などが可能になります。例えば、電子化された顧客データを分析すれば、より良いサービスの提案にもつながります。

さらに、電子化によって浮いた時間や人員を、より付加価値の高い創造的な仕事に振りわけることが可能になります。在宅勤務やフレックスタイムなど、柔軟な働き方にも自然に対応できます。結果として、従業員の満足度向上にもつながるのです。

このように、電子化はDXの入り口として、ビジネスの可能性を大きく広げてくれます。小さな一歩が、やがて大きな変革を生み出すのです。

コスト削減につながる

「電子化にはコストがかかる」そう考えている方も多いかもしれません。確かに、初期投資は必要です。しかし、長期的に見ると、むしろ大きなコスト削減につながるのです。

まず、紙の購入費や印刷費が激減します。一見ささいに思えるかもしれませんが、大量の書類を扱う企業では、年間で相当な金額になることも。さらに、保管用の書庫やキャビネットなど、物理的なスペースの確保も不要になります。

電子化されたデータは、劣化の心配もありません。紙の書類なら、時間とともに色あせたり破れたりするため、定期的な複製や修復が必要になります。その手間とコストも省けるのです。

また、郵送費や運搬費も大幅に削減可能です。データをメールで送れば、即座に相手に届きます。このような小さな積み重ねが、最終的に大きなコスト削減につながっていくのです。

セキュリティ対策ができる

「大切な書類が行方不明に…」「機密情報が漏洩してしまった…」こうした悪夢のような事態を防ぐのも、電子化の重要なメリットの1つです。実は、紙の書類よりも、電子化されたデータのほうが、はるかに強固なセキュリティ対策が可能です。

紙媒体での文書保管は、盗難や紛失といった物理的なトラブルと常に隣り合わせです。また、予測不能な火事や水害が発生すれば、一瞬にして失われてしまう可能性もあります。しかし、文書を電子データに置き換え、しかるべき情報管理の仕組みを整えることで、こうした様々な脅威から情報を守りやすくなります。

例えば、アクセス権限の設定により、特定の情報への閲覧権を持つ人を制限できます。また、誰が、いつどのデータにアクセスしたのかも、詳細に記録することが可能です。さらに、クラウドでのバックアップを行えば、災害時でもデータを確実に守れます。

このように、電子化は情報セキュリティの観点からも有効な手段といえるのです。

検索性がアップする

「あの書類、確かこの辺りにあったはずなんだけど…」。書類の山から必要な情報を探し出すのは、まるで干し草の山から針を探すようなもの。そんなストレスから解放してくれるのが、電子化の持つ優れた検索機能です。

電子化されたデータは、キーワードを入力するだけで、瞬時に必要な情報にたどり着けます。しかも、文書の内容全体から検索できるため、たとえファイル名を覚えていなくても、内容の一部を思い出すだけで見つけられます。

ただし、この便利な検索機能を最大限に活用するには、少しの工夫が必要です。OCR機能付きのシステムや、文書の中身まで検索できるツールなら、過去の資料もすぐに見つかります。文書の種類や作成日など、検索用のタグ（メタデータ）を付与したりすることでも、より効率的な検索が可能になります。

このように、電子化は情報の「保管」だけでなく、「活用」を劇的に効率化してくれるのです。あなたの大切な時間を、より創造的な業務に使えるようになります。

電子化を進める3つのデメリット

電子化には、これまで紹介したような数々のメリットがありますが、同時に注意すべき課題もあります。ここでは、電子化を進める際に考慮すべき3つのデメリットについて解説します。

システムの導入や運用などのコストがかかる
システム障害のリスクが生じる
可読性が低下する恐れがある

これらの課題を事前に理解し、適切な対策を講じることで、より効果的な電子化の実現が可能となります。それでは、具体的な内容を見ていきましょう。

システムの導入や運用などのコストがかかる

電子化の導入には、想像以上のコストがかかることをご存知でしょうか。初期費用だけでなく、継続的な支出も必要となります。

まず、システムの導入費用。これには、ハードウェアの購入やソフトウェアのライセンス料が含まれます。さらに、既存のシステムとの連携のための改修費用も発生します。

運用が始まってからも、システムの保守・管理費用は継続的にかかります。セキュリティ対策やバージョンアップの費用も忘れてはいけません。また、従業員への研修費用も必要です。新しいシステムの使い方を学び、新しい業務フローに慣れるまでには、相応の時間と費用がかかります。

ただし、これらの支出は「投資」として捉えるべきです。長期的に見れば、業務効率の向上やペーパーレス化による経費削減など、投資に見合うリターンが期待できます。重要なのは、これらのコストを事前に把握し、計画的に予算を確保することです。

システム障害のリスクが生じる

電子化には、従来の紙ベースの業務では経験したことのない、新たなリスクが伴います。その代表的なものが、システム障害によるトラブルです。

例えば、サーバーがダウンすれば、保存されているデータにアクセスできなくなり、業務が完全にストップしてしまう可能性があります。また、不適切な操作によるファイルの破損や、人的ミスによるデータの削除なども起こりえます。

さらに深刻なのが、セキュリティ上のリスクです。確かに、電子化によって紛失や盗難といった物理的なリスクは減少します。しかし、代わりにサイバー攻撃による情報漏洩や、不正アクセスによるデータ改ざんといった新たな脅威が生まれます。

これらのリスクに対しては、定期的なバックアップの実施、アクセス権限の適切な管理、セキュリティ対策ソフトの導入など、複数の対策を組み合わせて実施する必要があります。リスクは完全になくすことはできませんが、適切な対策により最小限に抑えられます。

可読性が低下する恐れがある

電子化による思わぬデメリットの1つが、文書の可読性の低下です。一見便利そうに思える電子化ですが、実際の運用では予想外の課題に直面することがあります。

特に問題となるのが、大型の資料の閲覧です。建築図面や製品設計図、広告のデザイン案など、大きなサイズの資料をパソコンやタブレットの画面で確認しようとすると、全体像がつかみにくくなります。画面を拡大すれば細部は見やすくなりますが、資料全体の関係性がわかりづらくなってしまいます。

また、複数の資料を並べて比較検討する作業も、電子化により、かえって困難になるケースも。紙であれば机の上に広げて一覧できた資料も、画面上では同時に表示可能な数に限界があります。

こうした課題に対しては、大型ディスプレイの導入や、必要に応じて紙出力を併用するなど、柔軟な対応が求められます。電子化は便利な反面、業務の性質によっては従来の方法との併用を検討する必要があるのです。

電子化を促進する流れ4ステップ

電子化を効果的に進めるには、計画的なステップを踏んでいく必要があります。ここでは、成功のための4つの重要なステップをご紹介します。

電子化する書類を選定する
電子データの保管先や方法を決める
運用ルールを考案する
電子化を実施する

これらのステップを順序立てて実行することで、スムーズな電子化の導入が可能になります。それでは、各ステップの具体的な内容と、実践のためのポイントを詳しく見ていきましょう。

①電子化する書類を選定する

「とりあえず、すべての書類を電子化しよう」——これは、よくある失敗のパターンです。効率的な電子化を実現するには、まずは情報共有の頻度が高いものから、チームで簡単に扱えるツールを使って試験的に始めるのがおすすめです。

なぜなら、すべての書類を一度に電子化しようとすると、膨大な時間と労力、そして予算が必要になるからです。また、必要性の低い書類まで電子化することで、かえって業務効率が落ちる可能性もあります。

選定の基準として重要なのは「使用頻度」と「重要度」です。例えば、日常的に参照する契約書や、複数部署で共有が必要な報告書などを優先的に電子化するのが効果的です。また、法的要件や保管期限なども考慮に入れる必要があります。

電子化しない書類についても、明確な基準を設けておく必要があります。「なぜこの書類は電子化しないのか」という理由を、社内で共有しておくことで、後々の混乱を防げます。

＜電子化対象書類の優先順位付けフレームワーク＞

「重要度」と「参照頻度」のマトリクス

社内の書類をリストアップ
各書類を「重要度（高・中・低）」「参照頻度（高・中・低）」で評価
マトリクスにプロットし、「重要度：高かつ参照頻度：高」の書類から優先的に電子化を検討する。

②電子データの保管先や方法を決める

電子化したデータを、どこにどのように保管するか？これは、セキュリティとアクセス性の両面で重要な決定となります。

主な選択肢として、自社のサーバーに保管する方法、クラウドストレージを利用する方法、外付けハードディスクやUSBメモリを活用する方法などがあります。それぞれに特徴があり、一長一短です。

例えば、自社サーバーでの保管は、セキュリティ管理が容易である反面、初期投資と維持費用が高額になります。クラウドストレージは、導入が簡単で場所を選ばずアクセスできる利点がありますが、インターネット環境に依存する欠点もあります。

選択の際は、データの重要度、アクセス頻度、予算、社内のIT環境などを総合的に判断する必要があります。また、バックアップ体制や災害対策なども考慮に入れましょう。将来の拡張性を見据えた選択をすることで、長期的な運用が可能になります。

③運用ルールを考案する

電子化の成否を分けるのは、実は運用ルールの整備にあります。いくらシステムを導入しても、使い方が統一されていなければ、かえって混乱を招くことになりかねません。

まず必要なのは、ファイルのネーミングルールです。例えば「作成日_文書種類_作成者」といった統一したルールを設けることで、検索性が大幅に向上します。

＜ファイル命名規則の具体例＞

基本ルール: 「日付（YYYYMMDD）_案件名_書類種別_バージョン」

例: 20231026_Aプロジェクト_提案書_v2.pdf

また、ファイル名だけでなく、タグ付けや柔軟なフォルダ管理ができるシステムを選ぶと、ルール運用がスムーズになります。保存先のフォルダ構成や階層についても、明確な基準を設定しましょう。

次に重要なのが、アクセス権限の設定です。誰がどの文書を閲覧・編集できるのか、削除の権限は誰が持つのかなど、セキュリティ面での取り決めが必要です。特に機密情報を含む文書については、慎重な権限設定が求められます。

さらに、文書の保存期間や廃棄のルール、バージョン管理の方法なども明確にしておく必要があります。これらのルールは文書化し、定期的な見直しと更新を行うことで、より効果的な運用ができるように。

④電子化を実施する

いよいよ実際の電子化作業です。この段階では、「自社で行うか、外部に委託するか」という重要な選択を行います。それぞれのメリット・デメリットを理解し、最適な方法を選びましょう。

まず、自社での実施は、情報管理の面で安心感があり、コストも抑えられる可能性があります。しかし、スキャナーなどの機器の導入が必要で、担当者の作業負担も大きくなります。特に大量の書類を扱う場合は、通常業務に支障が出るケースも考慮する必要があります。

一方、外部委託は、専門的な機器と熟練したスタッフによる効率的な作業が期待できます。短期間での完了も可能です。ただし、費用面での負担は大きくなり、機密情報の取り扱いには十分な注意が必要です。

選択の際は、書類の量や種類、期限、予算、人員の余裕など総合的に判断しましょう。また、試験的な実施から始めて、徐々に範囲を広げていくアプローチも効果的です。

電子化を実施する前に確認すべきこと

電子化に取り組む前に、確認すべき重要なポイントがあります。これらを事前に把握することで、スムーズな導入と確実な運用が可能になります。以下の4つの観点から、詳しく見ていきましょう。

電子化の対象となる書類かどうか
タイムスタンプや電子署名を付与するか
電子保存における保存要件に該当するか
どの法律が電子化に適用されるか

これらの確認を怠ると、後になって大きな問題に発展する可能性があります。法的要件を満たさない電子化は、せっかくの取り組みが無駄になってしまうかもしれません。それでは、各項目について解説していきます。

電子化の対象となる書類かどうか

電子化を進める前に、まず確認すべきは「その書類は電子化できるのか」という点です。実は、すべての書類が電子化の対象となるわけではありません。

特に注意が必要なのは、財務関連の書類です。国税関係帳簿や決算関係書類の一部は、現時点では電子化が認められていません。加えて、法令によって紙媒体での作成が必須とされている書類も、電子化の適用からは除外されます。その代表例として、公正証書として作成しなければならない契約書などが挙げられます。

ただし、これらの規制は徐々に緩和される傾向にあります。2024年からは、インボイス制度の導入に伴い、これまで紙での保管が必要だった書類の一部が電子化可能になりました。

法改正の動向には常に注意を払い、最新の情報をキャッチアップすることが重要です。不明な点がある場合は、所轄官庁や専門家への確認をおすすめします。

タイムスタンプや電子署名を付与するか

電子化したデータの信頼性を高めるために、タイムスタンプや電子署名の導入を考える必要があります。これらは、デジタルデータの「いつ」「誰が」を証明する重要な要素です。

特に注目すべきは、電子署名法第3条です。これによると、電子署名が施されたデータは法律上「真正に成立した」ものと推認される効力を持ちます。つまり、紙の署名や押印と同等の効力を持つということです。

具体的な活用例として、契約書や重要な社内決裁文書があります。これらに電子署名を付与することで、「確かにこの人が承認した」という証拠が残ります。また、タイムスタンプを併用すれば、「いつ」その承認が行われたかも明確になります。

ただし、すべての文書にこれらを付与する必要はありません。文書の重要度や用途に応じて、適切に使い分けることが効率的です。導入の際は、運用コストと必要性を十分に検討しましょう。

電子保存における保存要件に該当するか

電子保存には、法律で定められた重要な要件があります。特に電子帳簿保存法では、「真実性」と「可視性」を確実に担保することが求められます。これらを理解した上での適切な対応が、確実な電子化の鍵となります。

まず、真実性の確保とは、記録された情報が後からデータ改ざんされていないことを、技術的に証明できる状態を指します。具体的には、タイムスタンプの付与やアクセス記録の保持などが求められます。

一方、可視性の確保とは、必要な時に必要な情報を取り出せる状態を維持することです。単にデータを保存するだけでなく、検索機能の実装や、操作マニュアルの整備なども必要です。また、保存されたデータが画面上で適切に表示され、必要に応じて印刷もできる環境が求められます。

これらの要件を満たすことで、法的な信頼性と実務的な利便性の両立が可能となります。

電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

どの法律が電子化に適用されるか

電子化を進める際には、関連する法律をしっかりと理解しておく必要があります。特に重要なのが「電子帳簿保存法」と「e-文書法」です。これらの法律は、電子化の方法や保存要件を定めており、コンプライアンスの観点から見逃せません。

特に注目すべきは、2024年1月からの電子帳簿保存法の改正です。これにより、電子データで受け取った取引関係書類は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務付けられました。この変更は、多くの企業の業務フローに大きな影響を与えています。

また、e-文書法では、様々な文書の電子化に関する要件が定められています。例えば、人事関係の書類や契約書など、業務に関わる重要書類の電子化に際しては、この法律の規定に従う必要があります。

法律は定期的に改正されるため、最新の動向をチェックし、必要に応じて専門家に相談することをおすすめします。

電子化を実施する際の注意点

電子化を成功に導くためには、いくつかの重要な注意点があります。ここでは、実施時に特に気をつけるべき4つのポイントについて説明します。

必ず法律を確認して従うこと
既存の業務フローを見直す必要がある
セキュリティ面でのリスクを理解しておく
機器障害・故障に備えて準備しておく

これらの点に注意を払えば、トラブルを未然に防ぎ、電子化の導入がスムーズに運びます。それでは、各項目について具体的に見ていきましょう。事前の準備を怠らず、計画的に進めることが成功への近道です。

必ず法律を確認して従うこと

電子化を進める際、最も重要なのが法令遵守です。注目すべきは、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という2つの基本的な法律です。これらの規定を正しく理解し、遵守することが、確実な電子化の土台となります。

e-文書法：複数の監査省庁が管轄する包括的な法律です。文書の電子保存に関する基本的な要件として、見読性（画面での正しい表示）、完全性（改ざん防止）、機密性（アクセス制限）、検索性（迅速な検索）の4つを定めています。

電子帳簿保存法：国税庁が管轄し、税務関連書類の電子保存に特化しています。特に「真実性の確保」と「可視性の確保」、この2つは欠かすことのできない条件とされています。

これらの法律は定期的に改正されるため、常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。不明な点がある場合は、専門家への相談も検討しましょう。

既存の業務フローを見直す必要がある

電子化の導入は、単なるツールの変更ではありません。既存の業務フロー全体を見直し、再構築する必要があります。この過程で、予期せぬ課題や社員の戸惑いに直面することも少なくありません。

例えば、これまで紙の回覧で行っていた承認プロセスを電子化する場合。単にペーパーレス化するだけでなく、承認ルートの最適化や、緊急時の代理承認の仕組みなど、細かな運用ルールを整備する必要があります。

特に注意が必要なのは、社員のモチベーション管理です。慣れ親しんだ業務方法の変更は、時として強い抵抗感を生むことがあります。丁寧な説明と研修、そして導入後のフォローアップが欠かせません。

＜電子化導入時の社内説明会ポイント＞

目的とメリットの共有: なぜ電子化するのか、社員にどんなメリットがあるのかを明確に伝える。
具体的なツールのデモンストレーション: ツールを実際に操作して見せ、簡単さをアピールする。
段階的な導入計画の提示: 一気に変えるのではなく、スモールスタートで成功体験を積む計画を示す。
質問とフィードバックの場の設定: 不安や疑問を解消する。

成功の鍵は、段階的な導入と継続的な改善です。小規模な部門からスタートし、成功事例を作りながら徐々に範囲を広げていく方法が効果的です。

セキュリティ面でのリスクを理解しておく

電子化に伴うセキュリティリスクは、従来の紙媒体とはまったく異なる性質を持ちます。一度の事故で大量のデータが流出する可能性があり、その影響は甚大です。では、具体的にどのようなリスクがあり、どう対策すべきでしょうか。

まず懸念されるのが、データの改ざんや情報漏洩です。悪意のあるアクセスにより、重要なデータが書き換えられたり、機密情報が外部に流出したりする可能性があります。また、うっかりミスによる誤送信や、アクセス権限の設定ミスなども重大な事故につながりかねません。

対策として重要なのは、技術面と人的面の両方からのアプローチです。ウイルス対策ソフトの導入や暗号化技術の活用といった技術的対策に加え、従業員の情報セキュリティに関する知識や意識を高めることも欠かせません。定期的な研修や、インシデント発生時の対応手順の整備も必要です。

セキュリティ対策は、導入時だけでなく、継続的な見直しと更新が重要です。新たな脅威に対応できる体制を常に整えておきましょう。

機器障害・故障に備えて準備しておく

電子化のメリットを享受するためには、システムの安定稼働が不可欠です。しかし、どんなに優れたシステムでも、機器の故障やシステム障害は避けられません。この現実を踏まえた上で、適切な対策を講じる必要があります。

特に注意が必要なのが、ファイルサーバーやハードディスクの故障です。これらが突然停止すると、業務が完全にストップしてしまう可能性があります。また、データの損失という最悪のシナリオも考えられます。

対策の基本は、定期的なバックアップです。重要なデータは、複数の場所への保存をおすすめします。クラウドストレージの活用も有効な選択肢です。さらに、予備のサーバーや代替機器を用意しておくことで、障害発生時の影響を最小限に抑えられます。

また、定期的なメンテナンスと監視体制の構築も重要です。問題の予兆を早期に発見し、対応することで、大きなトラブルを防げます。

電子化を推進したいなら『DocBase』がおすすめ

ここまで電子化について詳しく解説してきましたが、では、具体的にどのツールを使って始めればよいのでしょうか。多くの企業で支持されているのが、簡単な操作で文書の作成・編集・共有ができるナレッジ共有ツール『DocBase』です。

DocBaseの大きな特徴は、システムに関する専門知識がなくても直感的に使えるその手軽さです。ITツールに不慣れな方でも安心して導入を進めることができます。

また、従来のファイルサーバーや社内Wikiの代わりとしてスムーズに導入でき、その使い勝手の良さも魅力です。これまで散在していた情報をDocBaseに集約することで、効率的な情報の一元管理が可能になります。

これらの点から、特に電子化に初めて取り組む企業にとって、DocBaseは理想的なツールです。シンプルな機能とわかりやすいインターフェースは、社員の抵抗感を最小限に抑え、スムーズな導入と定着を後押しします。

電子化は、もはや「やるかやらないか」ではなく「いかに効果的に進めるか」を考えるべき時代です。

「5S」を応用した書類電子化のアプローチを利用してみるのもいいでしょう。

整理（Seiri）: 不要な紙書類を廃棄する。
整頓（Seiton）: 電子化する書類の保管場所（フォルダ構成など）や命名規則を決める。
清掃（Seiso）: 定期的に電子データを棚卸し、不要なデータを削除・アーカイブする。
清潔（Seiketsu）: 上記3Sを維持する仕組みを作る（DocBaseの活用など）。
躾（Shitsuke）: 社員がルールを守り、電子化を習慣化するよう教育・啓発する。

この5Sの『整頓』『清潔』『躾』のフェーズで、DocBaseのような情報共有ツールは大きな助けとなります。DocBaseの活用により、あなたの会社も確実に電子化への道を歩み始めることができます。まずは無料トライアルから、電子化の第一歩を踏み出してみませんか？実際にDocBaseを活用して電子化を成功させた企業の事例も次にご紹介します。

電子化を目的としたDocBaseの活用事例

DocBaseは、情報の電子化を目的として様々な組織で活用されています。主に、議事録、マニュアル、業務手順書、過去の資料などをDocBase上で管理し、紙媒体や他のツールでの管理から移行することで、情報の検索性向上や共有の効率化を図っています。

1. 散在する情報の集約と「ここにいけば情報がある」状態の実現

多くの組織で、情報がメール、チャット、個人のPC内のファイル、あるいは古いWikiなど、様々な場所に散在していることが課題となっていました。DocBaseはこれを集約する「情報の置き場」として機能し、必要な情報に素早くアクセスできる状態を作っています。これは、ばらばらに存在していたアナログ的・分散的な情報を、一つのデジタルプラットフォームに統合する電子化の好例です。

以前は情報がどこにあるか分からず、結局「知っていそうな人に聞く」のが一番早かった状況から、「情報が絶対にDocBaseにある」状態にできたことが大きなメリットとされています。

＜事例を読む＞

属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ大垣ケーブルテレビ様

情報がDocBaseに一本化されたことで、「DocBaseに行けば欲しい情報が見つかる」という声が上がるようになったと報告されています。

＜事例を読む＞

会議のペーパーレス化が進んで、とても楽になりましたオイシックス・ラ・大地株式会社様

以前使っていたツールではドキュメント数が増えると重くなったり、フォーマットが自由すぎて統制が取れなかったりした問題（※1）、あるいは、誰を入れて誰を外すか考えるのが面倒だったり、インターンへの情報共有が面倒だったりした料金体系の課題が、DocBaseへの移行で解決されました。DocBaseでは「とりあえずメモにして共有する」文化が生まれました（※2）。

＜事例を読む＞

※1　共有できて、ワープロでもエディターでもない、いいところを狙っているツール株式会社人機一体金岡克弥様

※2　どんな情報も、メモにして共有する文化ができました株式会社ZEALS様

階層構造がないことが、かえって情報を書くハードルを下げ、検索で見つけやすくする効果もあると評価されています（※1）。情報を複数のタグやグループに紐付けられるため、一つの場所に格納する必要がなくなりました（※2）。

＜事例を読む＞

※1　属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ大垣ケーブルテレビ様

※2　情報をDocBaseに残していくカルチャーができました双日株式会社様

2. 属人化された知識・ノウハウのデジタル化と標準化

特定の担当者しか知らない業務手順や設定方法、あるいは経験則として蓄積された暗黙知をDocBaseによってデジタル化し、チーム全体で共有可能にする事例が多く見られます。これにより、担当者不在時の対応や、チーム全体のサービス品質向上につながっています。

エンジニアが一人しかいなかった状態から、自分に属人化している情報をDocBaseに「吐き出す」ことを繰り返し、「大事な部分が自分しかできない」という不安な状態を解消し、エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになった事例があります。

＜事例を読む＞

エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになりました株式会社GameWith様

マニュアルのない属人化された作業が多くあった状況が、DocBaseの活用で解消されつつあります（※1）。誰でも作業できるようにマニュアルを作成している組織もあります（※2）。

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※1　いつ自分がいなくなっても大丈夫なチームへ。暗黙知をマニュアル化し業務を効率化 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

※2　属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ大垣ケーブルテレビ様

覚えるのが難しい機器の設定方法や社内ツールの設定マニュアル、ルーチンワークの手順などがDocBaseに記録され、抜け漏れなく作業できるようになりました。今までは紙で管理していた商品情報などもデジタル化されています。

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属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ大垣ケーブルテレビ様

今までは決まったことがDocBaseに共有されていて、みんなの暗黙知や経験則がちゃんと明文化されている。そして、誰でもその知識を得られる状況を作れたという声があります（※1）。自分しか知らない情報を共有することで、みんなが同じクオリティのサービスを提供するということを考え始めたという変化も語られています（※2）。

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※1　暗黙知や経験則をドキュメント化する文化が根付き、手戻りや新人教育の時間が激減 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

※2　アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成〜検索すればなんでも分かる

3. 新人教育・オンボーディングプロセスのデジタル化と効率化

DocBaseに業務マニュアルや社内ルール、過去の情報を集約することで、新人や新しいチームメンバーへの教育プロセスをデジタル化し、時間と手間を削減する事例が多くあります。

新人が入ってきたときの教育コストが本当に下がったとの実感があり、いままで説明にコストがかかっていた内容を、新人がDocBaseのメモを全部読むだけで全部伝わるようになりました。

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【事例】『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました

新人教育の際、「まずはこのメモを読んでおいて！」と伝えることで、教育にかかる時間が圧倒的に短縮できたと感じている組織があります。初めて業務に携わるスタッフがメモをブラッシュアップしていくサイクルも生まれています。

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新人スタッフへの100通超の業務連絡メールを削減「全国にスタッフがいる会社におすすめです」 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

フルリモート勤務の組織において、副業メンバーを含むオンボーディングをDocBaseドキュメントのみで完結できるようになった事例があります（※1）。新入社員が DocBase を見て自ら情報収集できるようになり、人に聞く負担が軽減された点も好評です（※2）。

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※1　暗黙知や経験則をドキュメント化する文化が根付き、手戻りや新人教育の時間が激減 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

※2　総勢300人のエンジニア、営業、サポートスタッフが一体に。共有した知識で専門外のことも教え合うチームへ | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

業務の属人化をなくすためDocBaseでマニュアルを展開し、常にアップデートすることで、どのタイミングで入ったメンバーでも最新の状態を把握でき、チーム内で知識レベルの統一ができていると感じています。

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新人スタッフへの100通超の業務連絡メールを削減「全国にスタッフがいる会社におすすめです」 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

4. 会議議事録・社内コミュニケーションのデジタル化と促進

会議の議事録作成・共有や日常のコミュニケーションをDocBaseに集約・記録することで、情報を探しやすくしたり、議論を可視化したり、非同期コミュニケーションを促進したりといった電子化の側面が見られます。

議事録をDocBaseにだけ投稿し、使わざるを得ない状況を作ることで、会議のペーパーレス化が進み、資料の印刷の手間が省け、アーカイブ確認も楽になった事例があります。

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会議のペーパーレス化が進んで、とても楽になりましたオイシックス・ラ・大地株式会社様

会議の前にメモをすべて記入してそれを読み込んでから打ち合わせをするようになったことで、定例ミーティングの時間が半分くらいになった（※1）という効果や、DocBaseで日報を毎日見るようになったので誰が何をしているか把握できるようになり、週に1回の報告ミーティングがなくなった（※2）という効果が出ています。

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※1　【事例】『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました

※2　【事例】困っていることを気軽に吐き出せる場所 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール