いい生活様の事業内容について教えてください。

不動産事業者の経営課題を解決するためのシステム・アプリケーションを企画・開発し、サブスクリプションモデルのクラウド・SaaSとして提供しています。

これはよく驚かれるのですが、不動産業界の市場規模はとても大きく、60兆円と言われています。日本において不動産会社はコンビニよりも多く、そのほとんどが中小企業です。そういった中小企業のDX推進、生産性向上を目指してサービスを提供しています。

お客様は不動産会社ですが、その後ろにいる一般消費者にとってもより利便性の高い体験をしていただけるよう、さまざまなサービスを展開しています。

DocBase導入以前の情報共有ではどんな問題があったか教えてください。

ストックしたい情報のいい置き場所がなかった

悩みは2つありまして、まず1つ目は社内のストック型の情報共有の場が足りないと感じていました。

当社ではチャットツールとしてSlackを利用しています。利用したことがある方はわかると思うのですが、書いたことが流れていってしまうんです。それはそれでフロー型の情報としては便利なのですが…… 有益な情報があるはずなのに、流れてしまってうまく共有できていないという課題がありました。流れてしまった情報をもう一度投稿し直したりしていて、二度手間だなと。

情報が流れてしまうせいで、メンバー自身も書くモチベーションが落ちているのかなと。『もっと書きたくなるような体験』はさせられていないなと感じていました。

各自でバラバラに情報を管理していた

2つ目は、Slackで流れてしまう情報をメンバーが各自でバラバラに管理していたことです。流れてしまう情報を残そうと、自然発生的にメンバー自らWordやGoogle Docsなどのファイル形式で共有していました。

もちろんそれぞれに使いやすいところはあるのですが、ファイル形式だといくつか問題も出てきます。例えば共有されたファイルをローカルにダウンロードすると、共有サーバーにあるものと差分が出てしまいます。他にもスマートフォンで見ようとするとアプリを入れる必要があったり、検索性にも課題を感じていました。

それらの課題を解決するため、クラウドサービス、かつWebでストック型の情報共有ができるツールが必要だと感じていました。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

DocBaseを知ったのは、弊社のメンバーが別のチームでDocBaseを使っており、「使いやすいよ」と教えてもらったことがきっかけでした。他の情報共有ツールとも比較したうえで、DocBaseに一番メリットがあると判断して利用を開始した形です。

マークダウンが使えて、非エンジニアでも書きやすい

僕が重視していたのは、マークダウンで書けるけども、一般ユーザーでも抵抗なく使えることでした。マークダウンはエンジニアによく使われていますが、エンジニアではない人にも使ってもらいたいと思っていました。

非エンジニアにはとっつきづらいと聞いていたので、社内の非エンジニアのメンバーにもかなり「（DocBaseのマークダウン操作には）慣れられそうですか？」と聞きました。DocBaseはヘッダーにマークダウンのヘルパーボタンがありますよね。これを見て「手打ちで書かなくていいんですね」と安心してもらえて、非エンジニアのメンバーにも受け入れてもらえました。

それと細かいですが、クリップボードから画像が貼り付けできるのもかなり好評でした。スクリーンショットを保存するのが面倒なので、クリップボードの画像が貼れるのはありがたいとよく言われます。

料金プランが魅力

コストもかなり魅力的に感じました。社内使うツールでは1人入って3人抜ける、といったことが日常でありますから、ユーザー単位での料金体系だと少し面倒だなと。そのたびに少し多めのユーザー数で契約しておくのはちょっと、運用の手間もありますし、無駄にお金を払うことになるのかなという気はします。DocBaseは200〜300人の間なら自由なので、運用的にも細かいことを気にしなくていいのでよかったです。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

DocBaseのメンバー構成

弊社はビジネス300プランを利用していて、300人まで所属できますが、これは全社員の数に近いです。正社員が200人強で、残りが業務委託やアルバイトのメンバーです。職種の構成としては3.5割エンジニア、3.5割セールスマン、1割バックオフィス、1割子会社です。

社外のメンバーも投稿しやすい環境作り

グループ機能はかなり使っていまして、導入の際にもけっこうグループの分け方については考えました。個別相談会でもタグとグループの使い方について質問させていただきました。私たちの使い方だと、メンバーはある程度グループで分けて、基本的には全社公開、という運用がよさそうかなと思って使っています。

社外のメンバーもけっこう投稿してくれていますね。業務委託のメンバーによくあるのは、社員向けグループには入らず、関係するグループに複数入る形です。全社に公開しているグループは複数ありますが、社員向けグループを除いた、社内システムFAQや人事FAQグループには業務委託の人も入っています。

社内の集合知のためのリンク集を作り、効率よく情報を見つけられるように

一番見られているメモはダッシュボードにピン留めしているのですが、いわゆる社内の集合知のためのリンク集ですね。オンボーディングのメモからもリンクを貼っていて、こういう社内システムの案内や、社内のスケジュールなどが記載されています。

他には、DocBase導入時に書いた「DocBaseの使い方」メモですね。
これは導入時にはとてもよく見られたはずです。今も見られているかはちょっとわかりませんが、DocBaseの使い方で質問があったときは、こちらのメモを提示しています。

あとは、ヘルプセンターからコピーした「Markdownの書き方」メモですね。
要望を受けてヘルプセンターのメモを丸ごとコピーして作成したのですが、すごく好評でした。

オンボーディングの際、新人が質問する機会が減りスムーズに進められるように

新入社員のオンボーディングには有効に使えていると思います。身の回りの整備の仕方や必要な手続きなど、もともとPDFなどのファイルに残していたので、そこから手動でDocBaseに移していきました。まだDocBaseを使い始めてから1年ほどなので、すべてを移せているわけではないのですが、移行はうまくできたと思います。

新入社員は新しい環境で不安を抱えているので、人に聞くのも負担に感じるようでした。聞かなくてもDocBaseを見ればいろいろわかるようになっていたので、すごく好評でした。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

私たちは部署の縦割りはありつつも、実際は部署にとらわれない働き方をしています。Saasのプロダクトを複数開発していますが、プロダクトのチームは通常、エンジニアも営業もサポートも一体となって動いています。ある意味、部署は関係ないんです。ですので、どうやって部署を超えた情報共有をするか課題がありました。DocBaseの導入で、やっとチームの形に合った情報共有の場を提供できたかなと思っています。

先ほどもお話しましたが、オンボーディングはかなりDocBaseを中心に回せるようになったと思います。もちろんまだまだのところもありますが。オンボーディングは全社で共通化できるところもありますが、どうしても現場に任せないといけないところもありました。

今までは各自バラバラの場所・ファイル形式で情報共有をしていたと思いますが、今ではみんなDocBaseを使ってくれるようになりました。情報を受け取る側の負担は減らせたんじゃないかと思います。

業務フローに関してはまだまだやりたいことがたくさんありますが、これは私たちの使い方に関してなので。DocBaseというよりは会社としても業務フロー改善ですね。

組織への導入時に工夫したことを教えてください。

情報共有の課題はずっと感じていて、みんな情報共有ツールを導入することを待ち望んでいました。導入してみたらすぐ使ってくれたので、組織への導入にはあまり苦労はしていないですね。

バックオフィスのメンバーにお願いしてFAQを作ってもらった

ただ非エンジニアのメンバーはマークダウンにも不慣れですし、どう使ってもらうか気を配りました。特にバックオフィスのメンバーに「PDFで配布している文章をDocBaseに載せたら、聞かれたときにリンクを貼るだけになるので便利ですよ」と教えたりとか。お願いして社内の手続きなどのFAQも作ってもらいました。幸いなことに全社員から好評で、誰かに聞かなくてもDocBaseを見て教え合っている様子も見られました。

最初はテスト利用として、使いたい人を募って少人数で始めました。1,2ヶ月利用してみて、導入が決まったときに全社に展開しました。ある程度の根回しはしましたが、強制力のある形で進めたわけではなかったです。あくまで「全社員で使えるツールを導入したので、よかったら使ってください」とお願いする形ですね。

議事録はほぼすべてDocBaseに移行できたと思います。

DocBaseに求めていること

細かい要望はありつつも、全体の方針としてはとても満足しています。私は、シンプルなところが良いと思ってDocBaseの導入を決めました。社内では「もっと階層化して、上下左右のデータとの繋がり方を見たい」とか、「もっと社内ポータル的にばっちり作れないのか」といった声もありましたが。いま私たちが求めているのはそういうものではないのではないかと思っていました。

DocBaseは堅くない、気軽に書きたくなるツールとしてスタッフに使ってもらいたいなと。広報用の資料のようにきっちり綺麗に作るためではなくて、あくまで「書くためのスペース」として使ってもらいたいと思っています。そこは機能としてブレないでほしいですね。