風林会様の事業内容について教えてください。

天野様： 医療脱毛専門クリニックの「リゼクリニック」と「メンズリゼクリニック」を運営している医療法人です。

小野様・天野様自身の業務内容について教えてください。

天野様： 我々は人事課の採用チームです。リゼクリニック、メンズリゼに携わる全職種の採用全般に携わっています。

DocBase導入以前の情報共有ではどんな問題があったか教えてください。

情報共有が滞り、業務の属人化や知識レベルの格差が生まれていた

小野様： DocBaseの導入前は、情報共有ツールを使っていませんでした。Word等で作った議事録やメモなどを、各個人で自分のパソコンや共有サーバーに保存していました。データの保存先が統一できていなかったんです。

天野様： 担当者がWordで業務マニュアルを作っても、継続的に更新できていませんでした。
我々採用チームでも、業務知識を新人に共有できていない状態でした。そのため業務が属人化してしまい、人によって知識の度合いが違うという課題がありました。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

DocBaseで検索すれば業務を進められるようにマニュアルを作成

小野様： DocBaseは人事課内でのマニュアルの作成をメインに使っています。

天野様： 当初の導入目的は、DocBaseを見れば業務が進められるようにすることでした。基本的に業務の情報はすべてDocBaseに載っていて、検索すればノウハウがわかる、という状態にしています。

具体的にはDocBaseの使い方や、採用・人材管理ツールの使い方などを投稿しています。過去の採用活動の進捗や対策、振り返りなども投稿していました。人事課内で担当業務が変更になっても、DocBaseを見れば業務マニュアルや過去の採用情報がわかるようになっています。

小野様： あとは、メモを投稿するときは、必ず他の関連メモにリンクするというルールにしています。

議事録を作ってミーティングやセミナーに参加できなかった人にも知識を共有

天野様： 外部の方とミーティングする際、不参加のメンバーでも内容がわかるよう、人事課内に議事録をシェアしています。

参加したセミナーの内容を書くこともあります。誰かがセミナーを受けたときに、人事課内で知識を共有するためです。

100名超いる現場新人スタッフへの、効率的な伝達手段として活用

天野様： あと、不特定多数の人への情報共有の手段としていいなと思っています。

我々の会社では、現場新人スタッフが100名前後入ってくることがあります。今までは「1日目はここに集合してください」や「持ち物はこれを持ってきてください」などの内容を、ひとりひとりメールで送っていました。

今はそれらの情報をDocBaseに書いて、外部共有URLをの一斉周知をするようにしています。外部共有メモのおかげで、不特定多数への連絡が格段にしやすくなりましたね。情報が間違っていてもすぐに修正できますし、メールを送り直す必要も無くなりました。

（編集部注： 外部共有URLとは、DocBaseに参加していないメンバーへ向けてメモを共有する機能です。外部共有されたメモの外部共有URLとパスワードを知っているメンバーがメモを閲覧できるようになります。）

DocBaseを導入して良くなったこと・改善したことを教えてください。

業務の属人化が解消され、知識レベルを統一できた

天野様： 業務の属人化をなくすため、DocBaseでマニュアルを展開しています。マニュアルは常にアップデートされていますので、どのタイミングで入ったメンバーでも最新の状態を把握できます。そのおかげで、チーム内で知識レベルの統一ができていると思います。

人事課内での新人教育にかかる時間と無駄が減った

小野様： DocBase導入前は人事課のメンバーが少なかったんです。そのため業務が属人的になっても何とかなっていました。だんだんと人事課が拡大して人数が増えてきた頃に、DocBaseが導入されました。

新人さんへ教育する際、「まずはこのメモを読んでおいて！ 業務を進める中でわかりにくいことがあったら、どんどん編集して誰が見てもわかりやすいメモにしてね」と伝えています。初めて業務に携わるスタッフがどんどんブラッシュアップしていくことで、教育にかかる時が圧倒的に短縮できたかなと思います。

天野様： 具体的にどれくらい減ったかは難しいですが、無駄はすごく減ったと思います。

ひとつのメモに関連情報が紐付いているので、情報を探す手間も減りました。新人教育や新しい業務を始めるときも、あちこち情報を探しに行かなくてよくなりました。

チームへの導入時に工夫したことを教えてください。

まずは1人がDocBaseを使いこなして、他のメンバーにレクチャーした

小野様： まず1人がDocBaseを使いこなして、分かりやすいDocBaseの使い方マニュアルを作ってくれました。そのマニュアルを元に各メンバーにレクチャーするという流れでした。

Markdownは書き方の最低限のルールかなと思うので、つまずく人もそこまでいなかったように思います。多少文字がずれるという人もいましたが、DocBaseをチームに普及していく上でハードルにはなりませんでした。

DocBaseの好きな機能を教えてください。

共有済みドキュメントの編集のしやすさ

天野様： 私たちはメモにPDFや画像を添付することが多いです。数百人に公開した場合、添付データの内容が間違っていても、該当ファイルの差し替えだけで済むのでやりやすいですね。以前は修正があったら、また数百人にメールを送り直していたので大変でした。

100人以上に共有するマニュアルもありますが、個人に紐づくものはなく、すべて同じ内容です。その場合、間違いがあっても1つだけ修正すれば、全員のマニュアルに反映される点は良いなと思います。

DocBaseをおすすめしたいのはどんなチームか教えてください。

医院、クリニック、全国にスタッフがいる会社さんにおすすめ

天野様： 医療業界では、美容だけではなく普通のクリニックでもまだFAXを使っていたりします。従業員が数十人以上いるにも関わらず、アナログな体制で運営しているところもあります。業界にかかわらずDX化ができていないチームは、DocBaseを導入するメリットがすごく大きいのではないかと思います。

規模が大きくて、拠点が分かれているチームにとってもいいかもしれないですね。我々も、人事課はひとつのフロアに限られていますが、会社全体で見ると全国に拠点があります。しかし意思は全社で統一しなければいけないので、拠点が散らばってる会社にはいいかもしれないです。

小野様： 私が以前働いていた会社では、社員が全国に散らばっていて、それぞれ一人で勤務をしていました。そのときにDocBaseがあったらマニュアルも分かるし、コメントで質問しやすいし、すごく便利だったのではないかなと思っています。