大和財託様の事業内容について教えてください。

経営者、医師、地主、会社員など様々なご状況のお客様に対して、収益不動産を活用した資産運用コンサルティング事業を展開しています。

収益不動産を取り扱っている会社は他にもたくさんありますが、当社は仕入れや販売から物件の管理、入居付けまで一貫してお任せいただけるのが他社との大きな違いです。

北村様の業務内容について教えてください。

私が所属しているのはDX戦略グループという部署で、主に社内システムの整備やトラブル対応をしています。中途で2022年の11月に入社しました。

DocBase導入以前の情報共有ではどんな問題があったか教えてください。

そもそも、社内で何か作業をした記録を残す文化があまりありませんでした。
私は中途で今の会社に入りましたが、入社時にどこに何の情報があるかわからなくて困りました。当社ではコミュニケーションツールとしてTeamsを使っていますが、Teamsでは過去の投稿を探すのが大変なんです。

現在は廃止されていますが、TeamsのWikiにも結構な量の情報がまとめられていました。ただ、Teamsのチーム自体がたくさんあり、チャネルもたくさんあって、どのWikiに自分の知りたい情報があるかわからない状態でした。Wiki自体を検索できないので、結局そのWikiすらも見つけられない状態でした。

元からいた社員は社内ルールなども把握していると思いますが、新しく入った社員は過去のログを検索しないと見つけられませんし、気づけません。このように、「どこに何があるかわからない」不便さをとても感じていました。そのため、何か情報の整理をしたり、マニュアルの整備をしたいとずっと考えていました。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

私が前職でDocBaseを使っていたので、今回も導入を進めました。入社したのが2022年の11月で、DocBaseを導入したのが2023年の1月です。前職でDocBaseを使っていて、情報が見やすく探しやすいことを実感していたので、他のツールを使うことは特に考えませんでした。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

バラバラに管理されていた、社内ルールなどのファイルを1つのメモに集約

このメモにはオリエンテーションに関するリンクやファイルを集約しています。集約といってもリンクを貼り付けているだけですが、今まではこれが全部チャットで送られていました。例えばExcelで書かれた社内ルールや、身だしなみのルールをまとめている画像などです。それが全部、DocBaseメモのリンクをクリックすれば確認できるようになったのでよかったですね。

あらかじめタグを設定したテンプレートで議事録を書き、タグの乱立を防ぐ

タグに関してはルールを定めていませんでしたが、全社会議をするのに決まったタグを使いたいと要望がありました。それならテンプレートを使ったほうがいいなと思い、あらかじめタグを設定したテンプレートを用意しました。テンプレートを使って議事録を書くようにしたおかげで、タグの乱立を防げました。タイトルのフォーマットも揃うので、ダッシュボードでも探しやすくなりましたね。

議事録を作る機会が一番多いので、専用のテンプレートをたくさん作っています。

自分が突然いなくなってもいいように、作業記録を残す

これは私自身がやっていることですが、属人化解消のために作業記録を残すようにしています。社内システム担当は人数が少ないですし、重要な情報を持っていたりするので、突然いなくなったら会社にかなりの影響を与えることになります。私が突然いなくなっても周りの人が困らないように、私が作業した設定などは記録を残すように心がけています。

DocBaseを導入して良くなったこと・改善したことを教えてください。

バラバラだったシステム環境構築マニュアルを統一

私の所属している部署には3人のメンバーがいます。私の入社前は、ほかの2人が各々でExcelなどを使って環境構築マニュアルを作っていました。マニュアルは1つに統一してみんなで共有したかったので、DocBaseに移行しました。

みんなで見られるようにしたことで、今後人が増えても安心できるようになりましたね。

面倒だった障害対応を効率化できた

我々の部署は社内システムの障害対応をしていますが、今までは既知の障害が起こったときに対処法をTeamsで送っていました。DocBaseを導入する前は、過去にあった問い合わせをTeamsで検索し、その回答をまたTeamsにコピペするという手順を踏んでいたので、すごく手間でした。

DocBaseを導入してからは、Q&Aの形でよくある質問をメモにまとめて、問い合わせする前の段階でQ&Aを見てもらうようにしました。そのうえで、おそらくQ&Aを読んでいない人から問い合わせが来たりします。以前はTeamsを検索してコピペして…… と面倒な手順を踏んでいましたが、今はDocBaseのURLを送るだけでよくなったので、業務効率はすごくよくなったと思います。

属人化を解消できた

今までは、独自のやり方で進める必要があるけれども、マニュアルがなく属人化してしまっていた作業がたくさんありました。それがだいぶ解消できたかなと思います。

DocBaseを活用できていないメンバーもいますが、活用できている人はどんどんマニュアルや作業ノウハウなどを作っています。そういったヘビーユーザーからのDocBaseの評価はもちろんいいですし、その恩恵を受けている人たちからの評判もいいです。

チームへの導入時に工夫したことを教えてください。

マークダウンに不慣れなメンバーのため、社内説明会を開催

苦労したことはたくさんありました。
前職では主にシステム部門で使っていたので、DocBaseを使いこなすといった点ではあまりハードルは高くなかったです。ITリテラシーが高いメンバーのみだったため、マークダウンにも抵抗はありませんでした。

当社ではデジタルのツールに慣れていない社員も多かったので、まずマークダウンがハードルになりました。そういった人たちに、どうやってマークダウンを使ってメモを書いてもらうかは課題でした。社内説明会を2回ほど開催して、どのように使うかを解説したりしました。

DocBaseを一番よく使っているのはダントツでシステム部門ですが、その次は物件管理部門、物件設計部門、総務部門が同じくらいになっています。説明会の甲斐あってか、全員ではないですがデジタルツールに慣れていない社員にも使ってもらえるようになりました。

社内にアピールするため、入社オリエンテーションの資料を作成

最初は、私の所属しているDX戦略グループの3人でトライアルを始めました。

当社は新入社員が入るときにオリエンテーションをしますが、それまでは資料がPowerPointだったり、メールやチャットで送られてきたりしてバラバラでした。「資料をDocBaseで1つにまとめてリンクを送るようにすれば、受け取る側は探しやすくなるし、送る側も楽になるな」と思っていたところ、総務部門の社員が、実際にオリエンテーションのメモを作ってくれました。これは非常に良い成功例で、新入社員もそうですし、新入社員を受け入れる側の工数削減にも繋がりました。

利用していた議事録サービスの終了をきっかけに全社に展開

偶然ですがその時期、会議の議事録を取るのに使っていたサービスが終了することになって、移行先を探していました。DocBaseは議事録も書けますし、たまたまDocBaseを入れようと思っていたタイミングと重なったので、それならこの機会に全社に展開したいと考えました。

私自身はDocBaseを議事録作成のためだけのツールにはしたくなかったのですが、偶然が重なって全社に広めていく流れになったという感じです。

全社展開の前に、小ネタを外部共有で配信して馴染んでもらった

まだDX戦略グループのみでトライアルをしていたころ、社員のITリテラシー底上げのために「IT小ネタ」をDocBaseで書いて、外部共有メモにして週2回ほど配信していました。例えば「タイピングのコツ」や「ユーザー辞書を使った住所や電話番号入力の簡略化」などです。

そうやって小ネタの配信を続けていたら、全社で導入すると決まったときに「あ、小ネタで見た画面だ」と気づいてもらえました。まったく知らないツールよりも、見たことがあるツールのほうが導入しやすいですよね。「小ネタを書いていたツールなんです」と紹介したら、比較的スッと受け入れてもらえました。

小ネタはTeamsで配信していましたが、先ほどお話ししたとおり、Teamsだと新しく入った人は過去のログにアクセスしづらいです。ですので、1つ小ネタのまとめメモを作って、新作の小ネタをそのメモに差し込んでいく形にしました。Teamsではそのまとめメモを配信します。それなら新しく入った人も過去の小ネタにアクセスしやすくなります。

DocBaseの好きな機能を教えてください。

キャプチャーをコピペでメモに貼り付けできる

マニュアルを作るときに、キャプチャー画像をコピペでエディターに直接貼り付けできるのが便利です。これはかなり重宝しています。製品の画面をキャプチャーして、ボタンなどを赤枠で囲って、それをコピーしてそのまま貼り付け、の流れを頻繁にやっていたので、これはとてもよかったと思います。

スライド表示にすればプレゼンで使える

DocBaseはメモのスライド表示ができるので、私が書いた「DocBaseの使い方」メモをスライドにして社内説明会の発表に使いました。スライド表示も個人的には気に入っています。

DocBaseをおすすめしたいのはどんなチームか教えてください。

情報共有ができていない企業さんはたくさんあると思いますので、やはり「情報共有をちゃんとやりたいけど上手くできていない」チームにはうってつけだと思います。部署内だけなど、限られた範囲ではできているけど、全社ではできていないと感じているところにもおすすめですね。

DocBaseのいいところは、みんな同じ場所に情報がまとまっているところだと思います。例えば社内のファイルサーバーだと、階層の権限によって見られないことがあると思いますが、DocBaseはみんなが同じものを閲覧できます。1つのところに全部まとまっているので、部署を超えた全社的な情報共有がしやすいのはメリットだと思います。

あとは、私の部署のように少人数で回されていて、情報が属人化しているところですね。1人辞めたら他の人が困るようなチームにもご活用いただけると思います。