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おすすめのクラウド型文書管理システム徹底比較！書類の管理を効率化

「大切な書類がすぐに見つからない」「紙の文書が多すぎて管理が大変」といったお悩みをお持ちではありませんか？クラウド型の文書管理システムを導入することで、これらの課題を解決できます。システムを活用すれば、文書の検索が容易になり、チーム内での情報共有もスムーズに。さらに、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、場所を問わず必要な文書を確認できます。

本記事では、クラウド型文書管理システムの基礎知識から、選び方のポイント、おすすめの製品まで詳しく解説します。業務効率化を実現するための最適なシステム選びをサポートしますので、ぜひ最後までお読みください。

【この記事を読んでわかること】

  • 文書管理システムは、文書の管理を効率化するシステム
  • 文書管理システムを活用することで、文書管理の効率化以外に、ペーパーレス化の推進などさまざまなメリットがある
  • クラウド型のものを使用することで、コストを抑えた文書管理が可能
  • クラウド型文書管理システムを選ぶ際は、導入の目的に応じた機能があるか、適切なセキュリティの強度があるかなどを確認することが重要

みなさんは仕事で必要な文書をすぐに見つけられていますか？ 探し物に時間を取られていませんか？

文書管理システムを使えば、必要な時に欲しい文書にスムーズにアクセスできます。文書管理システムは、多くの企業で導入が進んでおり、特にコンプライアンスの遵守や生産性の向上を懸念する会社での利用が増えています。

一般的なファイルサーバーとの大きな違いは、文書に特化した管理機能を持っている点です。特に検索のしやすさにすぐれていて、ドキュメント管理システムとも呼ばれています。

クラウド型の文書管理システムなら、インターネットを通じて文書を共有できるため、チームでの協力がスムーズになります。また、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、外出先での確認や編集も簡単です。

これまでの紙の文書管理から、クラウド型の文書管理システムへの移行を検討してみませんか？ 業務の効率化とコスト削減を同時に実現できる可能性があります。

文書管理システムを活用する7つのメリット

文書管理システムを活用するにあたっては、以下の7つのメリットが挙げられます。

  • 目的の文書を効率よく探せる
  • ペーパーレス化を推進できる
  • 資料の共有が簡単にできる
  • セキュリティ面でも安心できる
  • 文書の共有や管理を効率化できる
  • 文書の履歴管理ができる
  • コストを抑えられる

それぞれについて、具体的に解説していきます。

目的の文書を効率よく探せる

「あの資料はどこにいったかな？」そんな経験はありませんか？

クラウド型の文書管理システムを導入すると、目的の文書を素早く見つけることができます。紙の文書と違って、キーワードを入力するだけで必要な情報にたどり着けるのです。

例えば、プロジェクトごとに文書を分類したり、重要度に応じてタグをつけたりできます。さらに、作成者や更新日など、さまざまな条件で検索可能なため、探す手間が大きく減ります。

文書管理システムによっては、文書番号の自動付与や、部署名の自動入力など、便利な機能も搭載されています。これらの機能を使えば、文書の整理や分類にかかる時間も短縮できます。

ただし、効果的に活用するには、自分たちの業務に合わせた分類方法を決めることが大切です。「誰が」「どのように」文書管理するのか、チームで話し合って決めておくと良いでしょう。

ペーパーレス化を推進できる

オフィスに積み重なった書類の山に困っている方もいるでしょう。クラウド型の文書管理システムを使えば、スッキリとしたオフィス環境を実現できます。

紙の文書をデジタル化することで、保管スペースの問題が解決するだけでなく、さまざまなメリットが生まれます。例えば、スマートフォンやタブレットがあれば、外出先でも必要な文書を確認できるようになります。

また、お客様との打ち合わせ中に資料が必要になっても、すぐにアクセスして共有できます。紙の資料を持ち歩く必要がないため、営業活動も身軽に行えるようになります。

ペーパーレス化は、印刷コストの削減だけでなく、環境への配慮、SDGsへの取り組みという面でも重要です。クラウド型文書管理システムの導入は、ペーパーレス化を促進する一歩となります。まずは社内の一部の文書から始めて、徐々に範囲を広げていくのがおすすめです。

資料の共有が簡単にできる

チーム内での情報共有でお困りではありませんか？ クラウド型の文書管理システムを使えば、ナレッジやマニュアルの共有がとても簡単になります。

特に重宝するのが、バージョン管理機能です。文書の更新履歴が自動的に記録されるため、いつ誰が変更したのかが一目でわかります。また、以前のバージョンに戻すことも簡単なので、安心して文書を更新できます。

例えば、営業マニュアルを更新する場合、新しい情報を追加するたびに、システムが自動的にバージョンを管理します。チームメンバーは常に最新版を確認できるため、古い情報を参照してしまうリスクも減ります。

さらに、複数の人が同じ文書を編集する際も、混乱することなく作業を進められます。変更内容も即座に反映されるため、リアルタイムでの情報共有が可能です。

情報共有の課題を解決し、チームの生産性を高めたい方は、ぜひクラウド型文書管理システムの導入を検討してみてください。

セキュリティ面でも安心できる

大切な文書の情報漏えいが心配… …。そんな不安を抱えている状況でも、クラウド型文書管理システムなら、しっかりとしたセキュリティ対策が備わっているので安心です。

例えば、契約書の期限切れや、情報の漏えい、改ざん、紛失といったリスクを軽減できます。第三者による不正アクセスも防げるため、安心して文書を保管可能です。

特に便利なのが、きめ細かなアクセス権限の設定です。部署や役職に応じて閲覧する文書を制限したり、編集権限を設定したりできます。また、社外からのアクセスを制限するIP制限機能を使えば、さらに安全性が高まります。

ただし、セキュリティレベルを必要以上に高くすると、かえって使いづらくなることもあります。自社の業務内容や取り扱う情報の重要度に応じて、適切な設定を選びましょう。また、セキュリティ面で信頼できるベンダーが提供するクラウドサービスなら、より安心です。

文書の共有や管理を効率化できる

業務では外出先で急に必要な文書が見たくなった… …ということも起こります。クラウド型文書管理システムなら、いつでもどこでも必要な情報にアクセス可能です。

特に便利なのが、スマートフォンやタブレットからの利用です。お客様との商談中に資料が必要になっても、すぐに取り出せます。また、移動中の電車やカフェでも、文書の確認や編集ができるため、時間を効率的に使えます。

検索機能もすぐれています。キーワードを入力するだけで、必要な文書がすぐに見つかります。紙の文書のように、ファイリングや整理に時間を取られることもありません。

例えば、過去の提案書を探す場合、お客様の名前や日付で検索するだけで、目的の文書にたどり着けます。これまで書類探しに費やしていた時間を、より価値のある業務に使えるようになります。

クラウド型文書管理システムを使えば、リモートワークやフレックなどが促進され、より良い働き方を実現できます。

文書の履歴管理ができる

「この文書、誰が最後に更新したんだろう？」「前のバージョンに戻したいけど… …」、こんな悩みを抱えていませんか？

クラウド型文書管理システムには、便利な履歴管理機能が搭載されています。文書の更新履歴が自動的に記録されるため、いつ誰が変更したのかが一目でわかります。

例えば、企画書を複数のメンバーで作成する場合、それぞれの編集内容が時系列で記録されます。修正前の内容も残っているので、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。

また、更新があった場合は自動的にチーム内に通知される機能もあるため、最新の情報をメンバー全員で共有できます。メールでのやり取りが減り、コミュニケーションもスムーズになります。

文書の変更履歴を正確に把握することで、チームの作業効率が上がり、ミスも減るメリットがあります。

コストを抑えられる

サーバーの維持費用が重荷になっていませんか？クラウド型の文書管理システムなら、コストを抑えながら効率的な文書管理が実現できます。

従来のオンプレミス型と違い、専用のサーバーを設置する必要がありません。そのため、初期投資を大きく抑えることができます。また、サーバーの保守や管理にかかる人件費も削減可能です。

データ容量が足りなくなった場合も心配ありません。料金プランを変更するだけで、簡単に容量を増やすことができます。急な事業拡大にも柔軟に対応可能なため、ムダな投資を防げます。

スペース効率もすぐれています。サーバールームや書類保管用の場所が不要なので、オフィスのスペースを有効活用できます。また、文書のデジタル化により、印刷コストも大幅に削減します。

毎月の利用料金を支払うだけで最新の文書管理システムを使えるのが、クラウド型文書管理システムのメリット。コスト面での悩みも解決できます。

クラウド型の文書管理システムを選ぶ際に見るべき5つのポイント

さまざまなクラウド型の文書管理システムが存在する中で、自社に最適なシステムを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。次からクラウド型文書管理システムを選ぶ際の5つの重要なポイントをご紹介します。

  • 導入の目的に適した機能
  • セキュリティ
  • 他のシステムとの連携
  • マルチデバイスへの対応
  • サポート体制

導入の目的に適した機能

文書管理をクラウドで行うなら、まずは導入目的をはっきりさせることが大切です。目的に合わない機能があふれていると、かえって業務が煩雑になってしまいます。

例えば、紙の文書を減らしたいなら、コピー機との連携やOCR機能は必須です。仕事の効率を上げたいなら、素早く見つけられる検索機能が役立ちます。また、契約書を管理するなら、誰がいつ見たのかが分かる履歴機能も重要なポイントです。

気をつけたいのが、機能が多ければいいというわけではないということ。使わない機能があると、システムが重くなったり、操作がわかりにくくなったりする原因になります。

効率的な文書管理を実現するためには、自分たちの仕事の流れをイメージしながら、本当に必要な機能は何かを見極めましょう。

クラウド型文書管理システムの導入目的の例

目的 詳細 具体例
1. 文書管理業務の効率化
文書検索性の向上 全文検索、属性検索で検索時間を短縮
文書作成・編集の効率化 テンプレート活用、共同編集機能で作成時間を削減
承認ワークフローの自動化 承認ルート自動化、進捗状況可視化で承認業務を迅速化
版管理の徹底 変更履歴自動記録、常に最新版共有で誤情報利用リスク低減
保管スペースの削減 紙文書電子化で物理的な保管スペースを削減
印刷コストの削減 文書電子化で印刷頻度を減らしコストを削減
2. 情報共有・コラボレーションの促進
場所や時間にとらわれない情報共有 オフィス外からのアクセスを可能にし情報共有を促進
部門間連携の強化 部門間での文書共有を容易にし連携を強化
リモートワークの推進 オフィス同様の文書アクセス環境を提供し共同作業を円滑化
社内外との安全な情報共有 権限設定やアクセス制限で安全な情報共有を実現
3. セキュリティ強化
情報漏洩リスクの低減 アクセス権限設定、暗号化、監査ログ機能でリスクを低減
災害対策の強化 クラウドバックアップでデータ消失リスクを軽減し事業継続性を確保
コンプライアンス対応 法令・業界規制に準拠した文書管理体制を構築し監査対応を効率化
4. コスト削減
運用コストの削減 システム運用・管理を委託し自社での運用コストを削減
ITリソースの有効活用 システム管理者負担を軽減し戦略的な業務に集中
5. 業務プロセスの改善
ペーパーレス化の推進 紙文書削減で業務プロセス全体をデジタル化し効率を向上
業務の標準化 文書管理システムを活用して、文書作成、編集、承認などのプロセスを標準化し業務品質を向上
ナレッジマネジメントの推進 文書を体系的に管理し組織全体のナレッジを共有・活用し従業員スキルアップや業務改善に貢献

セキュリティ

クラウドで文書管理する際、気になるのがセキュリティ。でも、強ければ強いほどいいというわけではありません。

大切なのは、会社の実情に合わせて適切なレベルを選ぶことです。例えば、正社員と派遣社員が働く職場なら、それぞれが見られる情報を分ける必要があります。また、社外からのアクセスを制限したい場合は、IPアドレスで制御できる機能も役立ちます。

セキュリティを強くしすぎると、必要な情報にアクセスしづらくなる状況も発生します。パスワードの入力が多すぎたり、認証の手順が複雑すぎたりすると、かえって仕事の効率が下がってしまうでしょう。

会社の情報を守りながら、従業員が使いやすいセキュリティを設定することが重要です。

他のシステムとの連携

文書管理システムを選ぶ際には、すでに使っているシステムとの相性も大切なポイントです。せっかく導入しても、今あるシステムと上手く連携できないと、かえって手間が増えてしまいます。

クラウド型のシステムは、一般的にWebアプリとの相性が良く、APIやプラグインで簡単に連携できることが多いです。例えば、グループウェアやチャットツール、経理システムなどと組み合わせて、より便利に使えます。

ただし、連携にかかる費用も忘れてはなりません。月々の利用料だけでなく、システム同士をつなぐための追加費用がかかることもあります。導入前に全ての費用の確認をおすすめします。

マルチデバイスへの対応

クラウドの良さは、いつでもどこでも使えること。でも、それはパソコンでもスマートフォンでもタブレットでも、違和感なく使えてこそ言えることです。

外回りの多い営業職の方や、在宅ワークをする方には、スマホやタブレットでの利用は欠かせません。そのため、マルチデバイスに対応しているかどうかは、重要な選択ポイントとなります。

ただし、気をつけたいのは、全ての機能が全デバイスで使えるとは限らないことです。例えば、パソコンではできる細かい設定が、スマホではできない場合もあります。また、専用アプリがあるかどうかも確認しましょう。アプリがあれば、より使いやすく、素早い情報共有が可能です。

サポート体制

クラウドで文書管理をすると、自社でサーバーを持つ手間が省けます。ただし、トラブルが起きたときは、サービス提供会社のサポートを頼ることになります。

そこで確認したいのが、サポートの時間帯。例えば、夜間や休日も仕事がある会社なのに、サポートは平日の日中だけ、というケースもあります。システムに不具合が起きたとき、すぐに対応してもらえないと、業務に大きな支障が出かねません。

また、データのバックアップ方法や、システムメンテナンスの予定なども、事前に確認しておくことが大切です。自社の営業時間とメンテナンス時間が重なっていないか、必要なときにデータを取り出せるのか、といった点もチェックしましょう。

おすすめのクラウド型文書管理システム34選

中小企業から大企業まで、あらゆる規模の企業におすすめのクラウド型文書管理システムを厳選し、ご紹介します。特徴、機能、価格など、さまざまな角度から徹底比較しているので、ぜひ自社の課題解決に役立つシステムを見つけてください。

DocBase

【DocBaseの特徴】

  • 多様な編集モードと同時編集機能
  • 柔軟な情報公開範囲設定と共有機能
  • すぐれた検索機能と文書管理機能
  • 強固なセキュリティ対策
  • 多様なサービス連携とチーム管理機能

DocBaseは、チームでの情報共有とナレッジ管理を効率化するクラウド型文書管理システムです。

マークダウン、リッチテキスト、ハイブリッドの3つの編集モードを提供しており、デジタルツールが得意な人も苦手な人も、チーム全員が使いやすいように設計されています。複数人で同時にメモを編集できるため、議事録の作成やアイデア出しなど、チームでの共同作業も円滑に進められます。

また、グループ機能を利用してメモの公開範囲を限定可能です。情報の共有範囲を柔軟に設定して、メモを複数のグループに公開することができます。外部共有機能を利用すれば、チーム外のメンバーにもメモを共有可能です。キーワード、グループ、タグなど、さまざまな条件でメモを検索する検索機能も備えています。PDFやExcelなどの添付ファイル内も検索対象に含まれるため、必要な情報を素早く見つけ出すことができます。

セキュリティ対策にも力を入れており、シングルサインオン（SSO）、2段階認証、アクセス制限などの機能を提供しています。さらに、通信とデータはすべて暗号化されており、データはチームごとに暗号化して保存されるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。また、SlackやChatworkなどのさまざまなサービスと連携可能。通知するアクティビティを選択できるため、必要な情報だけをリアルタイムで受け取れます。

【料金プラン】

無料トライアル スターター ベーシック レギュラー ビジネス
料金 0円 990円/月 4,950円/月 9,900円/月 21,450円/月
ユーザー数 無制限 3人 10人 30人 100人
ストレージ 無制限 3GB 10GB 30GB 100GB

【公式サイト】

https://docbase.io

WisebookONE　

【WisebookONEの特徴】

  • 簡単なデジタルブック化
  • 社内外への手軽な共有
  • 多様な機能による管理・編集・共有・配信 

WisebookONEは、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にデジタルブックが作成できるクラウドサービスです。煩雑な作業は必要なく、会社の書類、チラシ、カタログなどを瞬時にデジタル化し、共有を容易にします。このサービスの特徴は、PDFをアップロードするだけでデジタルブックが完成する手軽さにあります。

さらに、社内外への情報共有もスムーズに行えます。1つのアカウントで、社内向けの限定公開資料と社外向けの一般公開資料を一元管理し、セキュアなDXを促進します。例えば、社内報は全社員へ、経営資料は役職者のみへといったように、ブックごとに公開範囲を設定できます。

【料金プラン】

パブリッククラウド（共有） – スタートアッププラン パブリッククラウド（共有） – スモールプラン パブリッククラウド（共有） – ミドルプラン プライベートクラウド（専用） – PC30プラン プライベートクラウド（専用） – PC60プラン プライベートクラウド（専用） – PC100プラン
単月契約/月額 7,018円/月 9,438円/月 11,858円/月 – – –
1年契約/月額 (年額) 5,808円/月 (69,696円/年) 8,470円/月 (101,640円/年) 10,890円/月 (130,680円/年) 60,500円/月 (726,000円/年) 96,800円/月 (1,161,600円/年) 145,200円/月 (1,742,400円/年)
初期設定費用 24,200円 24,200円 24,200円 363,000円 363,000円 363,000円
ストレージ (容量) 1GB (制作0.5 + 配信0.5) 3GB (制作1.5 + 配信1.5) 5GB (制作2.5 + 配信2.5) 30GB (制作15 + 配信15) 60GB (制作30 + 配信30) 100GB (制作50 + 配信50)
管理者ID 3 3 3 5 10 10
ユーザID (限定公開) 30人 100人 300人 500人 1,000人 3,000人
拡張 – – 〇 〇 〇 〇

【公式サイト】

https://wisebook.jp/wisebook-one

Documal SaaS

【Documal SaaSの特徴】

  • 文書のライフサイクルを自動化
  • セキュアなクラウド環境
  • 30年にわたる豊富な導入実績

Documal SaaSは、文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルの自動化を支援してくれる文書管理システムです。文書管理ソリューションならではの専門的な知識・ノウハウを盛り込み、電子帳簿保存法にも対応しています。

ひな形を使った簡単作成や承認後の自動登録、改版管理、廃棄の自動化などにも対応。ライフサイクルを滞らせないための機能も実装しているので、対応漏れやうっかりミスなどを防ぐ効果もあります。

【料金プラン】

要問い合せ

【公式サイト】

https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas

MyQuick

【MyQuickの特徴】

  • 販売実績29年、幅広い業種・業態の企業で活用されている
  • 資料の保管からノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応
  • 電子契約サービスと連携して、完全ペーパーレスな契約管理を実現

MyQuickは、資料の保管から記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応している文書管理システムです。さまざまな業種・業態での活用事例があり、それぞれの企業の業務フローにマッチしてくれます。

電子契約サービスと連携することで、完全ペーパーレスな契約管理を実現できる点が特徴です。特に契約書の管理を行いたい企業に適しています。他にも、さまざまな条件検索機能やツリー型カテゴリの自動生成など、文書管理をサポートする機能を豊富に搭載しています。

【料金プラン】

スタータープラン スタンダードプラン AIスタンダードプラン プレミアムプラン
初期費用 0円 330,000円 330,000円 要お問い合わせ
料金 22,000円 77,000円 110,000円 要お問い合わせ
同時アクセス数 4ユーザー 4ユーザー 4ユーザー 8ユーザー
利用可能ディスク量 10GB 50GB 50GB 100GB

【公式サイト】

https://www.myquick.jp

NotePM

【NotePMの特徴】

  • 活用状況をレポート分析で確認できる
  • セキュリティ性が高く医療機関や金融機関で採用されている
  • シーンを問わずに活躍してくれる

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。文書管理はもちろんのこと、マニュアル作成、社内Wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有などシーンを問わずに活躍してくれます。

また、コメントやいいね機能を搭載しており、SNSのような使い方ができる点も特徴です。「社内コミュニケーションを促進したい」という企業におすすめしたいシステムです。

【料金プラン】

プラン8 プラン15 プラン25 プラン50 プラン100 プラン200～
料金 5,280円/月 9,900円/月 16,500円/月 33,000円/月 66,000円/月 132,000円/月
ユーザー数 8人まで 15人まで 25人まで 50人まで 100人まで 200人まで
ストレージ 80GB 150GB 250GB 500GB 1TB 2TB

【公式サイト】

https://notepm.jp

バクラク電子帳簿保存

【バクラク電子帳簿保存の特徴】

  • AI-OCRによる自動読み取り
  • 書類保存区分の自動判定
  • 適格事業者登録番号の自動判定

バクラク電子帳簿保存は、電子帳簿保存法に対応した帳簿や書類を電子的に保存・管理するツールです。バクラク電子帳簿保存は、AI技術を駆使して書類の読み取りと判定を自動化し、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を支援するシステムです。書類をアップロードする際、AI-OCRが取引先名、取引日、取引金額を自動で読み取るため、煩雑な入力作業を大幅に効率化できます。

さらに、アップロードされた書類は自動チェックされ、スキャナ保存形式の場合、書類の解像度も自動で判定されます。インボイス制度への対応も万全で、書類のアップロード時にインボイスの事業者登録番号を自動で入力補完し、国税庁の情報と照合して登録状況を判定します。これらの機能により、ユーザーは手間をかけることなく、法令遵守を実現できます。

【料金プラン】

無料プラン 有料プラン
月額費用 0円 12,000円（税別）〜
概要 まず電子帳簿保存法対応したい企業向け。機能は限定的 書類の受領・保管・検索が簡単！ミス・モレが防止でき、複数部署での利用にも最適
機能 – 保管書類件数の上限：〜200件/月 – 保管書類件数の上限：〜1,000件/月
– 電子帳簿保存法への対応 – 電子帳簿保存法への対応
– AI自動読み取り（お試し5件のみ） – AI自動読み取り
– メール・受取URLでの書類受領
– 閲覧権限の管理
– 書類情報のCSV出力
– 書類項目の一括変更
– 書類の分割取り込み機能

【公式サイト】

バクラク電子帳簿保存

Confluence

【Confluenceの特徴】

  • ブレストに便利なホワイトボード機能を搭載
  • AI搭載で業務を効率化
  • 便利なテンプレートを多数搭載

Confluenceは、文書や情報のサイロ化を解消し、チームワークの向上を得意とする文書管理システムです。既存の文書をアップロードして管理するだけではなく、キャンバス機能を活用してブレストを行ったり、AIに文書を要約させたりすることもできます。

さらに、さまざまなチーム向けのテンプレートを多数搭載している点も特徴的です。文書作成業務を大幅に効率化してくれるでしょう。

【料金プラン】

Free Standard Premium Enterprise
料金 0円 645円/月※1ユーザーあたり 1,174円/月※1ユーザーあたり 要お問い合せ
ユーザー数 無制限 無制限 無制限 無制限
ストレージ  2 GB  250GB 無制限 無制限

【公式サイト】

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

PROCENTER/C

【PROCENTER/Cの特徴】

  • 米国国立標準技術研究所のセキュリティ基準「NIST SP800-171」に対応
  • APIを通じたアドオン開発や他システム連携が容易
  • 大容量ファイルの分割送信機能による確実な共有

PROCENTER/Cは、高水準のセキュリティと豊富な機能を備えた情報共有プラットフォームです。社内外での安全な情報共有を実現し、大容量ファイルの共有や文書管理、セキュリティ対策など、企業のさまざまな課題を解決します。APIを通じた拡張性があり、既存システムとの連携も容易です。製造業や官公庁を中心に230社以上の導入実績があり、オンプレミスとクラウドの両形態で提供されています。情報共有の効率化、セキュリティリスクの低減、業務効率の向上、コンプライアンス強化などの導入メリットがあります。

【料金プラン】

オンプレミス版：要問い合せ

クラウド版

サービス 基本サービス
初期費用 –
月額費用 50,000円
ユーザー数＆ディスク容量 ユーザー数：20／ディスク容量: 50GB

【公式サイト】

https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html

LegalForceキャビネ

【LegalForceキャビネの特徴】

  • AIを搭載した契約管理システム
  • 更新期限のリマインド機能搭載
  • 柔軟な権限管理機能で全社運用も可能

LegalForceキャビネは、AIを搭載している契約書管理システムです。アップロードした契約書は自動で全文テキストデータ化され、AIによる解析が実施されたあとにデータベースが生成されます。

直観的な検索や台帳ダウンロード、更新期限のリマインドなど、契約書を管理するときに便利な機能を多数搭載。セキュリティ体制も万全なので、安心して契約書を保管できます。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://www.legalon-cloud.com/legalforce-cabinet

CLOUD CABINET

【CLOUD CABINETの特徴】

  • 紙と電子データを一元管理
  • 文書管理に関する悩みを解決
  • 倉庫機能、スキャン機能、システム機能の統合

CLOUD CABINETは、文書管理に関する課題を解決するために開発されたシステムです。企業の契約書管理状況はさまざまであり、理想的な管理方法も企業や部署によって異なります。そこでCLOUD CABINETは、紙の契約書を倉庫で保管し、必要な時に必要な書類だけをスキャンするという仕組みを提供することで、電子化にかかるコストを削減し、顧客のDX化をサポートします。

文書管理に関するさまざまな課題に対応可能な点も強みです。例えば、オフィスのスペースを最適化するためにキャビネットを削減したいというニーズに対しては、紙原本を倉庫に保管し、必要な書類はすぐに電子化できるため、手元に置いておかなくてもシステムで確認可能になります。CLOUD CABINETは、「倉庫」「電子化」「システム」の機能を組み合わせることで、電子化しないという選択肢も提供します。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://cloudcabinet.terrada.co.jp

PATPOST

【PATPOSTの特徴】

  • 簡単な検索機能
  • 電子帳簿保存法への対応
  • 社内外とのキャビネット共有

PATPOSTは、オリックスが提供する電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージサービスです。このサービスは、アップロードされたフォルダやファイルを容易に検索できる簡単な検索機能を備えています。AI-OCR（人工知能による光学文字認識）が文書全体をテキストデータに変換して保存し、書類の種類ごとに自動でラベルを付与します。さらに、取引日、取引金額、取引先、適格請求書発行事業者登録番号などのデータを抽出し、付加情報として登録することで、検索性を高めています。

また、PATPOSTは電子帳簿保存法への対応も万全です。PATPOSTの電帳法キャビネットでは、書類の訂正や削除ができない仕様で保存されるため、法令で定められた要件を遵守します。さらに、社内外とのキャビネット共有機能も搭載しており、社内利用者だけでなく、税理士・会計事務所や取引先とリアルタイムに書類を共有可能です。管理者がキャビネットごとに共有相手を指定できるため、セキュアな環境下で書類のやり取りが円滑に進められます。

【料金プラン】

項目 法人プラン 法人プラン（個別見積） 個人事業主プラン
料金（年払い） 月額980円/ID（税抜） お問い合わせください 月額1,980円/ID（税抜）
無料期間 1か月 1か月 7日間
提供単位 企業単位 企業単位 事業所単位
最小ユーザー数 3ID 100ID 1ID
契約可能ID数 3ID以上 100ID以上 1ID〜5IDまで
アップロードファイル数制限 1IDあたり年間12,000カウント相当のファイル数 – 1IDあたり年間3,000カウント相当のファイル数

【公式サイト】

https://patpost.jp

Freekdrive

【Freekdriveの特徴】

  • 企業が抱える課題への対応力とカスタマイズ性
  • 高度なセキュリティと安全なファイル共有
  • 業務効率化を促進する機能

Freekdriveは、セキュリティが強化された企業向けオンラインストレージサービスです。企業の規模や業種によって異なる課題に対し、柔軟なカスタマイズで対応可能な点が大きな特徴です。ペーパーレス化、テレワーク、大容量データ転送など、企業が抱えるさまざまなニーズに対して、Fleekdrive導入で自社に最適な環境を構築し、業務効率化や生産性向上を図ることができます。

高度なセキュリティと安全なファイル共有もFleekdriveの魅力です。AWSを基盤とした強固なセキュリティ対策により、情報漏えいのリスクを最小限に抑え、安心してファイル共有や共同作業を行うことができます。さらに、業務効率化を促進する機能も充実しています。ファイル更新時の自動通知、自動メール送信、ファイル保管期限の設定など、ルーティンワークを自動化する機能を備えており、担当者の負担を軽減します。

【料金プラン】

項目 Team Business
特徴 基本的なファイル共有、ライトに使うなら 高セキュリティ、ビジネスで本格的に使うなら
1ユーザーあたり月額 600円（税抜） 1,800円（税抜）
(年間7,200円/1ユーザー) (年間21,600円/1ユーザー)
※最低10ユーザーからご利用可能 ※最低10ユーザーからご利用可能
ストレージ容量 10GB × 契約ユーザー数 200GB × 契約ユーザー数
APIコール 毎月50,000回まで無償 毎月150,000回まで無償

【公式サイト】

https://www.fleekdrive.com

活文Contents Lifecycle Manager

【活文Contents Lifecycle Managerの特徴】

  • 多様な文書への対応と最適なシステム
  • 高い検索性能とセキュリティ
  • 電子帳簿保存法への対応支援

活文 Contents Lifecycle Managerは、高い検索性能とセキュリティを備えて文書活用を促進し、ペーパーレス化を加速する文書管理システムです。パナソニックが20年以上にわたり文書管理システムを運用してきた経験と、300社以上の導入実績をもとに、顧客に最適なシステムを提案します。

活文 Contents Lifecycle Managerの大きな特徴として、多様な文書への対応力と最適なシステム構築が挙げられます。電子文書の活用を可能にして、ペーパーレス化を推進するだけではりません。購買関連の帳票については、WebEDIや購買管理システムと連携して、日々発生する購買関連の取引・帳票データを保管し、必要な情報を速やかに検索できます。

高い検索性能とセキュリティも特徴です。毎日増え続ける大量のオフィス文書や紙文書を安全・効率的に一元管理し、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制の強化とセキュアな情報共有基盤を構築します。電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしているソフトウェアとして、JIIMA認証を取得しています。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/clm

Contract One

【Contract Oneの特徴】

  • Contract One AIが契約情報の活用をサポート
  • 外部サービスとの連携が可能
  • さまざまな部門の契約情報活用を促進

Contract Oneは、あらゆる契約書を正確にデータ化し、契約データベースを構築する契約書管理システムです。サービス利用にあたり、作成できるアカウント数に制限がかけられることはないので、法務部以外での契約書情報の活用も促進します。

日本語だけではなく、英語にも対応しているので、海外向けにビジネスを展開している企業でも安心です。AI文書内検索やAI要約機能により、専門的な知識がない方の業務もスムーズにしてくれるでしょう。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://contract-one.com

invoiceAgent

【invoiceAgentの特徴】

  • 電子文書、スキャンした紙文書を自動で仕分け・保管してくれる
  • 電子帳簿保存法に対応している
  • インボイス制度対応業務を効率化できる

invoiceAgentは、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他のシステムとの連携が可能な文書管理ソリューションです。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得している、電子帳簿保存法に対応したシステムです。また、受領した請求書が適格請求書かどうかを判定する機能がついているため、インボイス制度対応の業務を効率化してくれます。

各文書に対応したライフサイクルに応じた管理を自動的に行ってくれるので、「永久保存すべき文書を削除してしまった」などのミスを防げます。

【料金プラン】

初期費用 0円～※プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 33,000円～/10ユーザー/月※プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとに用意されています。ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。

【公式サイト】

https://www.wingarc.com/product/ia

楽々Document Plus

【楽々Document Plusの特徴】

  • 幅広い管理業務・ドキュメントに対応可能
  • 組織体制・規模に合わせて選べる導入形態
  • 充実のサポート体制と継続的な製品改善

楽々Document Plusは、企業の文書を一元管理することを得意とする文書管理システムです。契約書やISO、電帳法などさまざまな文書の管理に対応しており、業界を問わず900社以上の企業に導入された実績があります。

漏れのない高精度な全文検索や紙文書OCR検索、リアルタイムなインデックス化など、とにかく文書を検索しやすい点が特徴です。幅広い形式の文書管理や検索を効率化したい企業に適しています。

【料金プラン】

初期費用 330,000円
月額料金 ユーザー数課金(100ユーザー～)100ユーザー料金：99,000円/月
初期データ容量 100GBまで
オプション データ容量追加
その他サービス オンサイトサポート

※クラウド版は、ユーザー数課金(100ユーザー～)での提供。詳細は要問い合わせ。

【公式サイト】

https://www.sei-info.co.jp/document-plus

DocuWare

【DocuWareの特徴】

  • ドキュメント管理の効率化
  • 外部システムとの連携と業務の自動化
  • 文書ライフサイクルとアクセス制御による文書管理

DocuWareは、さまざまなドキュメントを電子データとして一元管理し、業務のデジタル化・ペーパーレス化を実現するツールです。ドキュメント管理の効率化を追求して、さまざまな方法で文書を取り込み、登録作業をOCR機能で軽減します。スキャナーや複合機から直接PDF化して取り込むことはもちろん、Microsoft OutlookのメールやMicrosoft Teamsチャットの添付ファイルをワンボタンで取り込むことも可能です。

外部システムとの連携と業務の自動化も特徴です。データの取り込み機能やデータ同期機能、各種インタフェースにより外部システムやアプリとシームレスに連携し、DocuWareのデータを業務システムと連携して、処理自動化の仕組みを構築することが可能です。文書ライフサイクルとアクセス制御による文書管理も徹底しています。DocuWareに保存されたドキュメントは手軽に編集可能で、注釈の記入やバージョン管理も容易です。また、一定の保存期間の経過後にドキュメントを自動削除する削除ポリシーや、ユーザーやグループごとに機能権限を割り当てるアクセス制御により、情報漏えいのリスクを軽減できます。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://www.ricoh.co.jp/products/list/docuware

@knowledge

【@knowledgeの特徴】

  • e-文書と電子帳簿を区別して電子保存できる
  • 文書管理項目を自由にカスタマイズできる
  • 直観的にわかりやすい標準的なインターフェース

@knowledgeは、直観的にわかりやすいユーザーインターフェースが魅力のオンラインストレージサービスです。エクスプローラーの操作性を踏襲しているので、学習リソースを抑えたシステム導入を目指せます。

e-文書法、電子帳簿保存法に対応しているので、それぞれを区別して電子保存することが可能です。また、登録段階で文書管理の項目をカスタマイズできるので、より実務に沿った管理や検索を行いやすい点もうれしいポイントでしょう。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

オンラインストレージサービス @knowledge

eValue V

【eValue Vの特徴】

  • 業務プロセスの標準化を支援するワークフロー機能
  • ナレッジの体系化と共有を実現するドキュメント管理機能
  • 情報共有を促進するコミュニケーション機能

eValue Vは、企業のグループワークに必要な機能を網羅した統合型グループウェアであり、「ワークフロー」「ドキュメント管理」「スケジューラ」「コミュニケーション」の主要機能で構成されています。eValue Vのワークフローシステムは、業務プロセスの標準化を支援します。「帳票の電子化」にとどまらず、申請フォームに承認ルートや運用ルールを埋め込んだ「簡単ルート管理」により、「内部統制」に対応した業務プロセスを標準化します。

また、e Value Vのドキュメント管理機能は、ナレッジの体系化と共有を実現します。「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、さまざまな機能で企業の知的財産を有効活用します。さらに、eValue Vは、セキュリティを考慮した情報の伝達や情報を周知させるための機能を提供し、社内のコミュニケーションを活性化。日々のスケジュール管理だけでなく、「会議開催調整」「行動予定」「施設予約」など、スケジュール登録と連動してさまざまな業務活動をサポートします。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/smile/evaluev

Notion

【Notionの特徴】

  • 高い自由度と柔軟性を持つオールインワンのワークスペースを構築できる
  • 豊富なテンプレートですぐに始められる
  • カスタマイズ性が高く、どのような企業にもマッチする
  • API連携で他のツールと統合できる

Notionは、柔軟性の高いワークスペース・文書管理機能を搭載したツールです。とにかくカスタマイズ性が高いので、用途は無限大。どのような企業の業務にもフィットしてくれるでしょう。

自由に使える魅力的なツールである一方で、慣れないと「どのように使えば良いかわからない」「何ができるのかわからない」と混乱を生みやすいという注意点もあります。その場合は、無料で提供されているテンプレートを活用することから始めてみると良いかもしれません。

【料金プラン】

無料プラン 10名まで無料
プラスプラン 1,650円/ユーザー
企業向けプラン 2,500円/ユーザー（250人まで）
企業向けプラン 要問い合わせ

【公式サイト】

https://www.notion.so/ja-jp

flouu

【flouuの特徴】

  • AWSを利用した高いセキュリティ
  • ISO27001の認証取得
  • さまざまなサービスとの連携が可能

flouuは、チーム内の情報共有を支援するツールですが、議事録作成にも利用できます。リアルタイムでの編集やコメントが可能で、会議中にその場で議事録を完成させられます。

音声を用いた議事録作成はできませんが、多くの参加者のメモや実際の会議資料を活用して議事録を作成します。手間がかかるのは仕方ない側面はありますが、さまざまなサービスと連携して、議事録作成の手間を大幅に削減できるかもしれません。

【料金プラン】

基本料金
料金 660円/月※1ユーザーあたり
ユーザー数 無制限
ストレージ 10GB

※別途「セキュリティオプション」「OCRオプション」を追加可能

【公式サイト】

https://lp.flouu.work

Google Workspace

【Google Workspaceの特徴】

  • Google系の機能が多数利用可能
  • 高いセキュリティ性を誇る
  • 無料トライアルが利用可能

Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、Google系統のアプリが多数利用できます。元々Googleを利用していた人には、特におすすめです。提供元がGoogleであるためセキュリティ性も高く、情報漏えいなどの心配をしないで利用可能な点も魅力です。

なお、過去にはG Suiteの名称で無償提供されていました。しかし、現在無料で使えるのはトライアル期間のみであり、無料プランはなくなっています。

【料金プラン】

Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
料金 680円/月※1ユーザーあたり 1,360円/月※1ユーザーあたり 2,040円/月※1ユーザーあたり 要相談
※300人以上の場合
ストレージ 30GB/人 5TB/人
（エンタープライズのみリクエスト可能）
サービス セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）100 人まで参加可能なビデオ会議セキュリティと管理機能、スタンダード サポート セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）150 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、ノイズ キャンセリングセキュリティと管理機能、スタンダード サポート セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持500 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセリング高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など）スタンダード サポート セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持、S/MIME 暗号化1000 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセル、ドメイン内ライブ ストリーミング高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス統制機能（Vault、DLP、データ リージョン、エンタープライズ エンドポイント管理など）エンハンスト サポート

【公式サイト】

https://workspace.google.com/intl/ja

Teachme Biz

【Teachme Bizの特徴】

  • マニュアルの簡単な作成機能
  • 情報共有の促進
  • 業務課題の分析と改善

Teachme Bizは、マニュアル作成・共有システムとして、手順の可視化、伝達、そしてその拡大に貢献するツールです。特に、写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルをクラウド上で誰でも簡単に作成・共有できる点が特徴で、作成から組織への定着、運用までをトータルでサポートします。

大きな特徴の1つは、マニュアルの簡単な作成機能です。業務手順をステップごとに表示して、各ステップに画像・動画、見出し、説明文などを設定できるステップ構造を採用しており、誰でも直感的に操作可能です。

また、情報共有の促進も重要な機能です。画像や動画を使ったマニュアルで細かい動きまでわかりやすく表現し、タブレットやスマホでの確認、PDF出力、QRコードでの共有、タスクとしての配信など、多様な共有方法を提供しています。

さらに、業務課題の分析と改善も支援。マニュアルの閲覧状況を把握し、「いつ、誰が、何を、何回」見たかをグラフで見やすく表示するアクセスログ機能を提供しています。CSV出力で詳細な分析も可能です。職種や担当業務ごとに読んでもらいたいマニュアルを複数選んで、トレーニングコースを作成できるトレーニング機能も搭載しています。

【料金プラン】

スタータープラン ベーシックプラン エンタープライズプラン
料金 59,800円/月 119,800円/月 319,800円/月
マニュアル作成を簡単に行いたい会社様に Teachme Bizの機能をフル活用し、経営効果を最大化したい会社様に Teachme Bizの機能をフル活用し、経営効果を最大化したい会社様に
基本機能
マニュアル作成 〇 〇 〇
マニュアル閲覧 〇 〇 〇
ポータルページ機能 △ (5ページまで) ※1 〇 〇
トレーニング機能 × 〇 〇
承認ワークフロー × 〇 〇
利用制限
アップロード動画数 1,000本 ※1 1,000本 ※1 1,000本 ※1
外部公開による閲覧回数上限 10,000回/月 ※1 10,000回/月 10,000回/月
ユーザー管理系機能 オプション オプション 〇

【公式サイト】

HOME

Dojo

【Dojoの特徴】

  • 自動記録と画面キャプチャによる操作の簡素化
  • PowerPointのような編集画面での直感的な編集
  • 多様なファイル形式への出力

Dojoは、業務マニュアルの作成、共有、更新を容易にするツールであり、主な機能と特徴として、操作の自動記録とキャプチャ、PowerPointのような直感的な編集機能、多様なファイル形式への出力が挙げられます。

最大の特徴は、PC上での操作を自動的に記録し、画面キャプチャを取得する機能です。Dojoを起動した状態でシステムを操作するだけで、マウスやキーボードの操作が記録され、操作位置や内容とともに画面キャプチャが自動で保存されます。編集画面はPowerPointに似ており、直感的な操作が可能です。自動挿入された赤枠や吹き出しのサイズ、テキスト、フォントサイズ、色などを手軽に編集、追加、削除できます。HTML5出力用のエフェクトとして、ズームやスポットライトの追加も可能です。

Dojoで編集したマニュアルは、WordやExcelなどの静的マニュアル、HTML5の動的マニュアルなど、10種類のファイル形式で出力可能です。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

トップ

Ofigo契約書管理Fácil

【Ofigo契約書管理Fácilの特徴】

  • 使いやすさを重視した契約書管理システム
  • クラウドでの契約書管理にも対応
  • 「一元管理」「期限管理」「権限管理」を実現

Ofigo契約書管理Fácilは、ワンランク上の使いやすさを実現した系客書管理システムです。あらゆる契約情報の一元管理はもちろん、期限管理や権限管理機能を搭載することで、営業機会の創出やコンプライアンスの強化に貢献してくれます。

月額固定性なので、ランニングコストを管理しやすい点もうれしいポイントです。クラウドサインと連携すれば、締結した契約書の情報を自動的に取り込めるようになり、より業務を効率化できます。

【料金プラン】

要問い合わせ

【公式サイト】

https://keiyakushokanri.jp

freeeサイン

【freeeサインの特徴】

  • 契約業務全体を支援する統合型法務サービス
  • 契約プロセスの各段階を支援する機能
  • 導入と活用を支援する手厚いサポート

freeeサインは、契約業務を効率化するための電子契約サービスです。大きな特徴としては、契約業務全体を支援する機能を搭載しています。契約書の作成から締結、保管まで、一連の業務をfreeeサイン上で完結させることができます。

また、freeeサインは契約プロセスの各段階を支援する機能を提供します。契約”前”の段階では、NDA（秘密保持契約）や業務委託契約書のリスクをAIがレビューし、修正案作成をサポートする「freeeサイン 契約チェック」や、適切な契約書のひな形を選んで作成を補助する「契約ドラフト作成」機能があります。

契約”そのもの”の段階では、「freee人事労務 雇用契約」などのfreeeプロダクトや、kintone/Salesforceなどの他社CRM（顧客関係管理）との連携機能を提供し、データ連携による効率化を支援します。

契約”後”の段階では、取引先毎や年度毎など、好みの管理方法で保管できるフォルダ管理機能や、紙で締結した文書やPDFで送られてきた文書も一元管理できる文書保管機能を提供。さらに、導入と活用を支援する手厚いサポート体制を構築して、電子契約に不慣れな企業でも活用が定着するよう充実したカスタマーサポートを提供しています。

【料金プラン】

項目 Starter Standard Advance/Enterprise
説明 電子契約を始めるために必要最低限の機能を備えたプラン 機能を十分に備えた電子契約の決定版プラン 複数部署での利用にも適した内部統制機能を備えたプラン
年一括払い 実質 5,980 円/月 29,800 円/月 要問い合わせ
年額 71,760 円/年 357,600 円/年 –
月払い 7,180 円/月 35,760 円/月 –
ユーザー数 1 10 50〜
電子サイン無料枠 50 通/月 100 通/月 300 通/月〜
無料トライアル 無料トライアルを始める 機能・料金が良くわかる資料はこちら 要問い合わせ

【公式サイト】

https://www.freee.co.jp/sign

box

【Boxの特徴】

  • AIを活用したインテリジェントな機能（文書要約、質問応答、コンテンツ生成など）
  • 深層学習を活用したセキュリティ機能と各種コンプライアンスへの対応
  • APIによるカスタマイズ性と多様なアプリケーションとの統合

Boxは、セキュアなコラボレーション、コンテンツ管理、AIを活用したワークフローを提供するインテリジェントコンテンツクラウドです。エンタープライズグレードのセキュリティとコンプライアンスを備え、組織内外でのコンテンツ操作を可能にします。AIを活用した質問応答、文書要約、コンテンツ生成、メタデータ抽出などの機能により、業務効率を向上させます。また、電子サイン機能や1,500以上のアプリとの統合により、幅広いビジネスニーズに対応します。

【料金プラン】

プラン Business Business Plus Enterprise Enterprise Plus
料金（月額／1ユーザーあたり） 2,084.50円 3,473.80円 4,864.20円 6,600円

【公式サイト】

https://www.box.com/ja-jp/home

使えるファイル箱

【使えるファイル箱の特徴】

  • ユーザー管理とアクセス制御
  • データ共有とコラボレーション
  • セキュリティとデータ保護

使えるファイル箱は、企業向けのオンラインストレージサービスです。使えるファイル箱では、ユーザー数無制限でアカウントを作成でき、ユーザーごとの追加コストを気にせずに組織全体での利用が可能です。管理者権限により、ユーザーごとに詳細な権限設定が可能で、共有情報の管理を容易にします。

データ共有とコラボレーションの促進も重要な機能で、共有フォルダを作成し、社内や頻繁に取引のある関連会社とのデータ共有を容易にします。セキュリティとデータ保護も万全で、ウェブ管理画面のSSL化により、ウェブサーバとブラウザ間のデータ通信を暗号化してセキュリティを確保します。AES256ビット暗号化（高い強度を誇る暗号化アルゴリズム）を採用し、保存されたデータを保護します。

万が一の事態に備え、バルクファイル復旧機能を備え、ランサムウェア攻撃からのデータ復旧を支援します。また、遠隔データ削除機能により、管理者権限でアカウントやフォルダを削除し、情報漏えいのリスクを軽減できます。

【料金プラン】

スタンダード（1ヶ月契約） アドバンス（1年契約）
月額料金 19,300円/月 (21,230円/月 税込) 55,000円/月 (60,500円/月 税込)
容量 1 TB 3 TB
ユーザー 無制限 無制限
MS Officeオンライン連携 対応  対応 
IPアドレス制限 非対応 対応
デバイス管理 非対応 対応
WebDAV連携 非対応 対応
ダウンロード回数制限 非対応 対応
宛先指定で送信 非対応 対応
プレビュー/ダウンロード選択 非対応 対応
無料トライアル 30日間 無料トライアル 30日間 無料トライアル

【公式サイト】

https://www.tsukaeru.net/file-bako

DirectCloud

【DirectCloudの特徴】

  • 使いやすさと柔軟なファイル共有
  • 業務負荷を軽減する管理者機能
  • 強固なセキュリティ

DirectCloudは、100万人以上のユーザーに利用されているクラウドストレージサービスです。ユーザーはエクスプローラーから直接操作が可能であり、排他制御も利用できるため、従来のファイルサーバーと同様の利便性を維持します。社内外を問わず、安全かつ簡単にファイルの転送・共有を実現し、複数拠点間での複雑なアクセス権設定も柔軟に対応可能です。

業務負荷を軽減する管理者機能も充実しています。DirectCloudは、組織単位でのユーザー、ファイル、ストレージの管理に最適化された管理者機能を提供しており、管理者は、ユーザー登録や利用権限管理を詳細なユーザーログを用いて行い、Active Directory連携による負担軽減もできます。アクセス権は第6階層まで設定可能です。また、さまざまな不正アクセスや情報漏えいの脅威から大切なデータを守るために、多層的なセキュリティ対策を講じています。

【料金プラン】

Standard (スタンダード) Advanced (アドバンスド) Business (ビジネス) Premium (プレミアム) Enterprise (エンタープライズ)
月額料金 36,000円/月 60,000円/月 108,000円/月 216,000円/月 360,000円/月
用途 ファイル共有 (脱PPAP) コラボレーション (デジタルワークスペース) データ統合 (クラウド完全移行) データ活用 (DX) データガバナンス (データの取り扱いを統制)
特徴 社外との安全かつスムーズなファイル共有を実現するために、共有リンク、ゲスト招待などの機能を提供 社内外を問わない共同作業を実現するために、上長承認、共同編集などの機能を提供 クラウドにデータを集約し一元管理するために、複合機、スキャナ、NAS、ファイルサーバーとの連携/移行機能を提供 クラウドストレージに格納したデータを利活用するために他社システムとの連携、AIなどの機能を提供 データ活用の最大化とリスクの最小化を実現する取り組みとして、ゴミ箱の高度な管理、バージョン管理、IT監査などの機能を提供
ユーザー数 無制限 無制限 無制限 無制限 無制限
ストレージ容量（ホット） 500GB 1TB 3TB 10TB 30TB
ファイルサイズ上限 5GB 10GB 15GB 20GB 30GB
契約期間 1年間 1年間 1年間 1年間 1年間
サーバー環境
国内データセンター 〇 〇 〇 〇 〇
サーバー冗長化 〇 〇 〇 〇 〇
サーバー稼働率 99.95% 99.95% 99.95% 99.95% 99.95%

【公式サイト】

https://directcloud.jp

Fileforce

【Fileforceの特徴】

  • シンプルで使いやすいインターフェースと操作性
  • 柔軟なアクセス権限設定と日本国内での運用による高いセキュリティ
  • ユーザー数無制限プランによる全社導入のしやすさと多機能性

Fileforceは、企業向けのクラウドストレージサービスで、社内ファイルサーバーのクラウド化と情報資産の一元管理を実現します。Windowsエクスプローラーのような操作感で使いやすく、柔軟なアクセス権限設定と高いセキュリティを提供します。ユーザー数無制限で多機能な上、高いコストパフォーマンスを実現。ランサムウェア対策やPPAP対策、電帳法対応も可能で、企業の生産性向上に貢献します。

【料金プラン】

プラン名 Small Business Unlimited-1 Unlimited-3 Unlimited-10 Unlimited-30
月額料金 ￥990／1ID ￥60,000 ￥108,000 ￥216,000 ￥360,000
ストレージ容量 100GB／10ID 1TB 3TB 10TB 30TB

【公式サイト】

https://www.fileforce.jp

GlobalDoc5

https://dl.it-sol.jpn.panasonic.com/data/gf5/endofsale_global.pdf?__CAMCID=QWeVLLXTsa-497&__CAMI=3.3.0.1.diqCIDIFcdb.PqcidIFcDb09-04&__CAMSID=PqcidIFcDb09-04&__CAMVID=diqCIDIFcdb&_c_d=1&_ct=1739496093256

ActiveAssets

【ActiveAssetsの特徴】

  • オンライン校正・ファイル管理機能
  • 使いやすさと豊富な機能
  • 高度なセキュリティ機能

ActiveAssetsは、大量の出版物の校正プロセスを効率化するオンライン校正ファイル管理サービスです。複雑な校正作業をクラウドサービスで容易にし、社内外の関係者との連携を円滑にします。ユーザーはWebブラウザを通じてアクセスし、グループ機能を活用して文書管理を簡素化できます。

スムーズな画像の拡大/縮小機能、画像の一括変換機能、注釈コメントの書き込み機能など、独自の機能を備えています。ドラッグ＆ドロップでの登録やサムネイル表示など、操作画面は直感的で使いやすく、取引先とのファイル共有も簡単に行えます。また、ログイン認証、アクセス権限の詳細な制御、暗号化通信、IPアドレス制限、フォルダ・ファイルへの権限の有効期限設定、ユーザーロック機能など、セキュリティ機能も搭載されています。

【料金プラン】

シンプルプラン

受け渡しプラン ファイル保管プラン 校正プラン 校正ファイル保管プラン
容量 10GB 50GB 10GB 50GB
ID数 50 ID 100 ID 50 ID 100 ID 50 ID 100 ID 50 ID 100 ID
初期費用 50,000円 50,000円 50,000円 50,000円 50,000円 50,000円 50,000円 50,000円
月額費用 9,800円 14,800円 25,800円 29,800円 24,800円 29,800円 40,800円 44,800円

標準プラン

受け渡し・保管プラン（1GB、3GB、5GBなどもあり） オンラインファイル確認・校正プラン（1GB、3GB、5GBなどもあり）
容量 10GB 20GB 30GB 50GB 100GB 10GB 20GB 30GB 50GB 100GB
ユーザーID数 5 ID 10 ID 15 ID 25 ID 50 ID 5 ID 10 ID 15 ID 25 ID 50 ID
ゲストID数 10 ID 20 ID 30 ID 35 ID 50 ID 20 ID 30 ID 40 ID 45 ID 50 ID
月額費用 47,610円 66,660円 87,610円 129,520円 169,520円 52,380円 74,280円 98,090円 142,850円 188,850円

【公式サイト】

https://www.activeassets.jp

COCOMITE

【COCOMITEの特徴】

  • 基本レイアウトに従うだけの簡単マニュアル作成
  • リンク機能を搭載
  • 社外向けマニュアル作成プランもあり

COCOMITEは、企業内のナレッジ管理と情報共有を効率化できるクラウド型マニュアル作成ツールです。慢性的な人手不足を解消することを目的としており、業務の属人化解消を目指しています。

特筆すべきは、検索機能とリンク機能を搭載している点です。必要な情報を迅速に見つけられるため、リードタイム削減につながります。また、外部に公開するのに特化した「COCOMITE トリセツパック」が別途用意されており、目的に応じたマニュアル作成が可能です。

【料金プラン】

エントリープラン スタンダードプラン エンタープライズプラン
料金 29,600円/月 79,000円/月 287,000円/月
ユーザー数 編集者 3人閲覧者 0人 編集者 20人閲覧者 100人 編集者 100人閲覧者 500人
ストレージ 25GB 100GB 500GB

※別途初期登録料65,000円が必要

※社内向けマニュアル作成「トリセツパック」は48万円/年

【公式サイト】

トップページ

booMo

【booMoの特徴】

  • 直感的なファイル管理と閲覧
  • 充実した検索機能
  • 容易な管理とセキュリティ

booMoは、デジタル化された社内文書やデータファイルを整理するためのファイル管理ツールです。booMoでは、本棚から本を取り出すように直感的にファイルを見つけ出すことができます。ブラウザベースのデジタルブックビューアを使用して、Adobe ReaderやMicrosoft Officeなどの専用ソフトを必要とせずに文書ファイルを閲覧でき、ビューアとしてそのまま公開することも可能です。

また、充実した検索機能も備えています。タイトル、文書概要、作成者、登録年月日など、さまざまな条件で文書を検索できるのはもちろん、booMoに登録されているファイル内のテキストを横断検索し、キーワードを含んだ文書のみを絞り込むことができます。booMoでは、ファイルごとに細かく閲覧権限を設定可能で、セキュリティ管理も安心です。ユーザー管理では、ユーザーの新規登録や追加、削除、編集が行えます。

【料金プラン】

ライトプラン スタンダードプラン プレミアムプラン
容量 5GB 20GB 50GB
ユーザー数 無制限 無制限 無制限
年額 132,000円 264,000円 528,000円

【公式サイト】

https://boomo.jp

X-point Cloud

【X-point Cloudの特徴】

  • 直感的な操作性
  • 柔軟なカスタマイズ性
  • 外部システムとの連携

X-point Cloudは、紙ベースの申請業務を電子化し、効率化するためのクラウドワークフローシステムです。最大の特徴は、紙の帳票イメージをそのままWeb入力フォームとして再現できる点です。ユーザーは従来の紙ベースの業務フローからスムーズに移行して、新たな操作を覚えるための学習コストを大幅に削減します。また、企業の規模や業種、業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできる点も魅力です。申請フォームだけでなく、承認ルートもドラッグ＆ドロップで簡単に設定可能です。

さらに、X-point Cloudは、グループウェアやビジネスチャットツール、外部システムとの連携機能を備えています。desknet’s NEO、Google Workspace、SharePoint、サイボウズ Office/Garoonといった主要なグループウェアとの連携により、シングルサインオン（SSO）を実現。そのためユーザーは複数のシステムに個別にログインする手間を省き、業務効率を向上させることができます。

【料金プラン】

スタンダード (月額) プリペイド (年額)
基本サービス (税抜) 20,000円 228,000円
サービス利用 (税抜) 500円 × ユーザー数 / 月 475円 × ユーザー数 × 12 / 年
基本容量 1TB  1TB 

【公式サイト】

https://www.atled.jp/xpoint_cloud

クラウド型文書管理システムで業務の効率化を図ろう

クラウド型文書管理システムは、企業の文書管理におけるさまざまな課題を解決するツールです。効率的な検索機能により、必要な文書を素早く見つけ出せるようになり、チーム内での情報共有もスムーズに行えます。また、ペーパーレス化の推進による環境への配慮や、コスト削減といった経営面でのメリットも期待できます。

システム選びでは、自社の業務内容や規模に合わせて、必要な機能を見極めることが重要です。セキュリティレベルやマルチデバイス対応、他システムとの連携など、さまざまな観点から検討を行いましょう。特に、サポート体制については、自社の業務時間帯に対応しているかどうかを必ず確認してください。

クラウド型文書管理システムをお探しなら、DocBaseをご検討ください。無料トライアルもご用意していますので、機能を実際に利用いただきながらの検討が可能です。

クラウド型文書管理におけるDocBaseの活用事例

活用事例 詳細 企業
情報共有とナレッジの一元化 あらゆる情報をDocBaseに集約し、「アールキューブのことはDocBaseに全部入っている」状態を実現。会場に関する情報やノウハウを共有し、スタッフが同じクオリティのサービスを提供
事例を読む／アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる株式会社アールキューブ様
社内のノウハウ共有や成功事例の横展開が課題だったが、DocBase導入により情報の置き場を一本化し、必要な情報が見つかりやすい環境を構築
事例を読む／会議のペーパーレス化が進んで、とても楽になりましたオイシックス・ラ・大地株式会社様
コーディングガイドラインやルーチンワークの手順など、属人化しやすい情報をDocBaseに集約し、エンジニア全員が重要な作業を行える環境を実現
事例を読む／エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになりました株式会社GameWith様
新人教育の効率化 新人が入社した際に必要な情報をDocBaseで共有することで、情報共有がスムーズになり、教育コストを削減。DocBaseのメモを読ませるだけで、会社の考えが伝わると好評
事例を読む／【事例】『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました株式会社インフラトップ様
新入社員がDocBase内のさまざまなメモを自主的に読み、まだ口頭で伝えていない情報を把握
事例を読む／メンバーが、自分が所属していない案件のメモも自然と見てくれるようになりました | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール株式会社LINICA様
会議の効率化とペーパーレス化 DocBase導入によって定例ミーティングの時間が短縮。会議前にDocBaseに共有されたメモを読み込むことで、会議時間が半分に
事例を読む／【事例】『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました株式会社インフラトップ様
会議資料を印刷する手間を省き、DocBaseを閲覧することでペーパーレス化を実現
事例を読む／会議のペーパーレス化が進んで、とても楽になりましたオイシックス・ラ・大地株式会社様
チーム・部署間の連携強化 社風として他のチームがやっていることにも積極的に関わっていくという意識があり、DocBaseで情報をオープンにすることで、チーム間の連携を強化
事例を読む／隣のチームが何をやっているのか、わかるのがいいですね株式会社ティルス様
今まであまり積極的に新人や後輩に教える感じではなかった人が、すごく良い情報・ノウハウを共有してくれるようになった
事例を読む／メンバーが、思いがけない良い情報を共有してくれるようになりました株式会社オロ様
インシデント報告や問い合わせ対応、日常点検シート、日報などをDocBase上で運用することでPDCAが回る仕組みを構築
事例を読む／【事例】誰が何をやっているかわかるオープン・マインドなMUGENUPの新聞 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール
その他 申請に関する情報共有をすべてDocBaseで行ったことで、情報共有を推進
事例を読む／【事例】『メモ』と呼んでいて気軽に書ける雰囲気があるのがいいですね
「複数人で共有できて、ワープロでもエディタでもない、いいところを狙っているツール」としてDocBaseがぴったり。フォントの指定ができない点も、統一性が保たれるため良いと好評

監修

DocBase編集部
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