メンバーが、思いがけない良い情報を共有してくれるようになりました株式会社オロ様
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オロ様の事業内容について教えてください。
弊社では主に「ビジネスソリューション事業」と「コミュニケーションデザイン事業」の二つの事業がメインとなっています。
コミュニケーションデザイン事業はお客さまが抱えるデジタルマーケティングの課題を解決する為に、Webを中心として、課題抽出から戦略立案、それを実現するための制作、その後の運用・効果測定までワンストップで行い、お客さまの良きマーケティングパートナーとして一緒に課題を解決する、そういった事業です。
ビジネスソリューション事業では「ZAC Enterprise」という管理会計システムをパッケージで開発・販売しています。ZACを導入することで、プロジェクトに関わるヒト・モノ・カネを全てZAC内で一元管理することができ、プロジェクト毎の採算管理や売上・利益の予測など、管理会計に基づく経営判断を支援します。いまは約350社に使っていただいています。
こちらの事業部の中に、私がリーダーをしている研究開発チームという部隊がありまして、マーケティングチームと協力しあいながら市場のトレンドをキャッチアップし、日々新しい機能を作っています。またZACの機能や良いところを厳選して、リーズナブルにお客さまに使って頂ける「Reforma PSA」という製品もありまして、こちらの開発も行っています。
DocBaseを導入した理由を教えてください。
以前はGoogle Sitesを使って情報共有を行っていたんですけど、体裁やフォーマットをかなり意識したり、体系的にまとめて書いていかなければならないため、とにかく書くのが面倒だったんですよね。その後GitLabのWikiも使ってみたんですが、プロジェクトページを開いてWikiにアクセスしないといけないので、探すのが大変ですし、プロジェクトを超えて共有できないのでかなり不便だったんです。
DocBaseはデザイナーの子が「これを使いたい！！」と最初に見つけてきました。他にもいろいろ似たような情報共有ツールを試してみたんですけど、メニューからの遷移やメモを探す・メモを作るといった流れが他のツールに比べてとてもシンプルでわかりやすかったので、DocBaseの導入を決めました。
DocBaseをどのように利用されているか教えてください。
メンバーは20人ぐらいですね。バックエンドのエンジニアが7人、アプリのエンジニアが2人、フロントのエンジニアが1人、デザイナーが1人、QAのメンバーが1人です。チームのメンバーしかいないのでグループ機能は使っていないです。
使い方としてはナレッジの共有が中心です。デザイナーの場合はUI設計や、既存の機能やUIの調査結果・それに対する考察などをメモ書きとして残して共有してくれます。僕は開発や運用に必要な手順書や、他のメンバーに共有したいTipsをよく書きます。アニメーションGIFもそのままドラッグ＆ドロップで貼れるので、手順の共有には特に便利です。
実は日本だけではなく、中国とベトナムにも開発メンバーがいます。現在はまだDocBaseを使っているのは研究開発チームだけで、日本・ベトナムのメンバーが主に使っています。ベトナムのメンバーと共有したいものは英語だけで書いたり、日本語と英語をひとつのメモ内に両方書いていたりします。
組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。
エンジニアには成果物として「ソースコードかDocBaseどちらかをアウトプットをしてほしい！」という想いがあったので、それを啓蒙するために僕自身も積極的に書くようにしていきました。メンバーに指示して書いていってもらうというより、自分が積極的に書いていく事で「そういう文化なんだ」と理解してもらうという意識で使っています。
（ここでインタビュアーがREADME機能を紹介）
えっ、そんなのがあったんですか。研究開発チームに、「まずはこれを必ず読んで」というメモがあるので…… ちょっと試しにやってみてもいいですか？「README」ってタグをつければそのメモがREADMEメモになるんですね。これめちゃくちゃいいですね。
メモに「README」というタグをつけるとREADMEメモとして保存され、常にダッシュボードの1番上に表示されます。
DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。
新人が入ってきたときに必要な情報をすぐに、すべて共有できるようになったので、情報共有がかなりスムーズになりましたね。またデザイナーも、デザイン以外のアウトプットの経過を共有してくれることによって、その経過が追えるので、普段関わりがなければ得にくい情報も得られるようになりました。
他にも、今まであまり積極的に新人や後輩に教える感じではなかった人が、すごく良い情報・ノウハウを共有してくれるようになりました。今まではそういった情報を共有してもらうきっかけがなかったので、DocBaseを使い始めることでそのきっかけができましたね。
組織やチームを成長させるためのカイゼン活動があれば教えてください。
社内で他の社員に感謝を伝える制度があります。毎月「Oron」という社内通貨を会社から3つ貰えるようになっていて、他の社員に送ることができます。もらったOronは景品ページに記載された景品と交換することができるんです。これによって、ちょっとしたことでもOronを使って感謝を素直に伝え合うことができるようになって、チーム間、部門間のコミュニケーションの活性化に繋がりました。あと、週イチでチーム内で座談会をやっています。
誰からでも、どんな小さいネタでも大きいネタでもなんでも良いからメンバーにテーマを複数出してもらって、時間の許す限り、そのテーマについてメンバーで話すようにしています。思いがけないネタで盛り上がったり、普段聞きづらいこともそこでチームメンバー全員で話し合うことができるので、コミュニケーションの活性化にもつながって、結構楽しいです。「これ面白い、熱い」みたいなただの趣味趣向な内容についても話したりします(笑)
この事例のポイント！
今まであまり情報共有をしなかった人も、DocBaseを使いはじめてから情報共有してくれるようになった。
掲載日：2018年07月07日
