LINICA様の事業内容について教えてください。

江川様： Web制作を中心に行っています。Webだけでなく、グラフィックデザインやブランディングなど幅広く行っています。

DocBase導入以前の情報共有ではどんな問題があったか教えてください。

大島様： 以前はGoogle Workspaceを使っていました。基本的にドキュメントはそちらにまとめていたのですが、書くハードルが高いんですよね。フォルダのどこに格納するか考えなきゃいけなかったりとか。もっと、何も考えずに気軽にパッパッとメモを取れるようにしたかったんです。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

大島様： DocBaseはWebの検索で見つけました。他にも検討しているツールがあったのですが、そちらは公開範囲が限定できなかったので、グループ機能のあるDocBaseの導入を決めました。

メモの一覧が階層構造になっていないのもよかったですね。今まではどのフォルダに入れるか迷って、結局ドキュメントを書くのを諦めたこともあったので。DocBaseはとりあえずパッと書いてパッと共有できるので、メモを書いたり、情報共有するハードルが下がりました。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

大島様： DocBaseは3年ぐらい使っています。メンバーは社内の人間のみで、約20人ほどいます。会議の議事録や、調べ物の結果、日報などさまざまなことに使っています。自分の勉強した内容など、ちょっとしたことも書いたりしています。給与関係などちょっとセンシティブな内容の議事録もあるので、そちらは管理職のみのグループに限定して公開しています。

同時編集は議事録の作成によく使っていますね。全体ミーティングの際は、僕が議事録を書いて、その画面をメンバーみんなに共有しています。

最初はMarkdownのこともよくわからずメモを書いている状態でしたが、プレーンなテキストとしても書けますし、入力補助のボタンもあるのであまり苦労はしなかったですね。

組織への導入時に工夫したことを教えてください。

大島様： 最初は使ってもらえないだろうなと思っていたので、自分で議事録をDocBaseで書いて「書きました！」とアピールしたりしていました。みんなずっとGoogleドキュメントに書いていたので、「DocBaseに書くようにしてください」と誘導したり。

はじめは本当に私しか書いていなくて、自分のメモだけ100個超えて他の人はゼロ、なんて時期もありました。ですが議事録が貯まっていくにつれ、他のメンバーもだんだんメモを書いてくれるようになったんです。

あらかじめテンプレートを作成してハードルを低く

江川様： 僕たちは新しい案件を始めるときに、必ずヒアリングシートを書くのですが、こちらをDocBaseでテンプレート化してディレクターに使ってもらうようにしました。

そこで慣れてもらったおかげで、ディレクターがヒアリングシート以外の情報もDocBaseに書いてくれるようになりましたね。

Markdownやタグは使わなくてもいい

大島様： 最初はMarkdown？ 何それ？ と戸惑っているメンバーもけっこういたのですが、気軽に書いてほしかったので「Markdownは使わなくてもいいよ」と伝えていました。ちょっと崩れたりもしますが、わからないなりにヘッダーのボタンを使ったりして書いてくれるメンバーもいます。

タグもちゃんとつけるほうが便利だとは思いますが、無理にタグをつけようとしてハードルが上がってしまって結局書かない、となるよりは、タグなしでもメモを書いてくれたほうがいいですね。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

こちらが伝えていない情報も、自らDocBaseを見て把握してくれる

大島様： 新しく入った社員が、DocBaseのいろんなメモを自主的に読んでくれていたみたいで。まだ口頭では伝えていない情報を「○○ですよね？」と言ってきたので驚きました。

DocBaseはダッシュボードに新着順にメモが並んでいるじゃないですか。朝、出社したときにダッシュボードに目を通してくれるメンバーがけっこういるようです。サーッとスクロールすればメモにたどり着けるので、自分に関係ないプロジェクトのメモも見て把握してくれるようになったんですよね。

今までは所属していないプロジェクトの情報は見られない、見ていないことが多かったので、こういう効果もあるんだ、と感心しました。

最初は自分以外は0人だったのが、6割以上のメンバーがメモを書いてくれるように

大島様： はじめは自分しかメモを書いていませんでしたが、今では約20人いるメンバーのうち、6割以上はメモを書いてくれるようになりました。

議事録を書いたりして地道に啓蒙した効果もありますが、DocBaseはUIがシンプルなので、PCでメモを取ることに慣れていないメンバーでも使いやすいのもあったと思います。

DocBaseのお気に入りの機能を教えてください。

多機能じゃないのが逆にいい

大島様： 逆にあまり機能をつけすぎず、書く・探すにフォーカスしたシンプルなUIになっているのがよかったです。他に高機能なツールもありますが、ツールの使い方を学習するのに時間をかけるのはもったいないなと。DocBaseの編集画面は1、2日使えば簡単に覚えられますよね。

DocBaseのエディターはMarkdownなのであまり文字の装飾はできないですが、むしろそれがいいですね。装飾できてしまうと、デザインを考えるのに頭を使ってしまうので。ドキュメントの見た目を考えなくてよくなったので、より気軽にメモが書けるようになりました。

情報へ気軽にアクセスできるUI

大島様： あとは、情報のフラットさですね。今までGoogle Workspaceを使ってきて、フォルダのどこに欲しい情報があるか見つけづらかったんです。DocBaseはダッシュボードに新着順に並んでいるので、だいたいある程度スクロールすれば見つけられますし、タグやキーワードで検索してもすぐに出てきます。

DocBaseの運用について、現在課題や悩みがあれば教えてください。

大島様： 便利に使わせていただいているので、基本的にはそれほど困っていないですが……

弊社ではよくテンプレートを使うのですが、テンプレートからメモを作るときに間違えてテンプレート自体を編集してしまうことがあります。テンプレートからメモを作成しようとしたらクライアント名が入っていたりとか。今はtempleteタグがついているかいないかだけの違いなので、編集画面でもう少しテンプレートであることをわかりやすくしてほしいです。

江川様： あとは検索結果の一覧で、一括でタグをつけるとかできたらいいなと思います。1メモにしかついていないタグがたくさんできてしまっているので。
（※ 編集部注：タグ管理からタグの統合ができます。 DocBaseヘルプセンター > タグを編集・統合・削除する）