バックオフィスの効率化が必要な理由｜おすすめツールも紹介

『また月末月初は残業続きだ…』『あの業務、〇〇さんしか分からないから困るんだよな…』バックオフィス業務において、このような悩みを抱えていませんか。

経理、人事、総務など、会社の運営に不可欠なバックオフィス部門ですが、紙の書類や手作業の多さ、業務の属人化などにより、担当者の負担が増大し、会社全体の生産性にも影響を与えているケースは少なくありません。

実は、バックオフィスの効率化には、適切なツールの活用が鍵となります。例えば、社内文書の電子化やワークフローの自動化により、作業時間を大幅に削減できた企業もあります。従来の紙ベースの業務から脱却し、デジタルツールを活用することで、スピーディーな業務処理が可能です。

本記事では、バックオフィス業務の効率化が必要な理由から、具体的な改善方法、おすすめのツールまで、実践的なノウハウをご紹介します。これからバックオフィスの効率化に取り組む方も、すでに取り組み始めている方も、ぜひ参考にしてください。

【この記事を読んでわかること】

• バックオフィス業務の具体的な内容と効率化の必要性
• バックオフィス部門が直面しがちな4つの課題と解決策
• 業務効率化を実現する最新ツールの種類と特徴
• バックオフィス効率化によって得られる4つのメリット

バックオフィスとは顧客と関わらない業務の総称 

「バックオフィス効率化」に取り組むなら、まずは基本的な理解から始めましょう。

「バックオフィス」という言葉を聞いたことはありますか？バックオフィスは、私たちの会社を支える大切な部門です。

バックオフィスとは、、顧客と直接的な接点を持たない部門や業務全般を指します。「後方支援」のようなイメージで、企業の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。

具体的には、経理、人事、総務といった部門を指します。一方、お客様と直接関わる部門は「フロントオフィス」と呼ばれ、営業やカスタマーサポートなどがその代表例です。

バックオフィスの主な役割は、会社がスムーズに動くための環境づくりにあります。例えば、給与計算や社内の備品管理、社内システムの運用など、会社の運営に欠かせない業務を担当しています。

近年では、デジタル化や電子ツールの活用により、バックオフィス業務の効率化が進んでいます。単純作業の自動化や、ペーパーレス化による書類管理の簡素化など、さまざまな取り組みが行われているのです。

会社の土台を支える重要な存在であるバックオフィスは、その業務を効率化することで会社全体の生産性向上に大きく貢献します。では、具体的にどんな業務があるのか、詳しく見ていきましょう。

バックオフィスの主な業務6つ

バックオフィス業務の効率化を考えるにあたり、どのような業務があるのか詳しく見ていきましょう。主な業務は大きく6つに分けられます。

• 総務
• 経理
• 財務
• 人事・労務
• 法務
• その他一般事務

これらの業務は、それぞれが会社の重要な機能を担っています。例えば、総務がなければ働く環境が整わず、経理がなければお金の流れが把握できません。

近年は、これらの業務をデジタル化したり、専用のツールを導入したりすることで、効率化を図る会社が増えています。特に、書類の電子化や承認フローの自動化は、多くの企業で取り入れられている手法です。

それでは、それぞれの業務について、もう少し詳しく見ていきましょう。

総務 

バックオフィスの効率化を考える上で、まず注目したいのが総務部門です。総務は、会社全体が円滑に回るよう、さまざまな業務をこなす、いわば「縁の下の力持ち」的な存在です。

主な仕事は、社内の環境づくりです。例えば、文具や備品の管理、オフィスの設備管理、社内イベントの企画など、社員が快適に働くために必要なさまざまな業務を行っています。

また、会社で働く上での決まりを定めたり、見直したりすることも重要な役割です。より良い働き方が求められる中、リモートワークのルール作りや、新しい制度の導入なども総務の仕事です。

最近では、こうした総務業務の効率化も進んでいます。備品管理にバーコードシステムを導入したり、社内文書を電子化したり、申請手続きにワークフローシステムを活用したりと、デジタルツールの活用が広がっています。

効率化のポイントは、「ムダな作業をなくす」こと。特に紙の書類や手作業が多い総務では、デジタル化による業務改善の効果が期待できます。

経理 

会社のお金の流れを管理する経理部門は、バックオフィスの中でも特に正確性が求められる部署です。

主な業務は、日々の取引を記録する帳簿づけから、毎月の締め作業、年度末の決算まで多岐にわたります。また、請求書の発行や領収書の管理、税金の計算や社会保険の手続きなども担当します。

かつては手書きの伝票や紙の請求書が当たり前でしたが、現在は会計ソフトやクラウドサービスの活用が進んでいます。特に注目すべきは、AIを使った伝票の自動仕訳や、経費精算のデジタル化です。

例えば、領収書をスマートフォンで撮影するだけで、データが自動で会計システムに取り込まれる仕組みも。手入力の手間が減り、ミスも防げます。

このように、経理業務の効率化は着実に進んでいます。ただし、入力作業の自動化だけでなく、チェック体制の見直しなど、精度を保つ工夫も重要です。

財務 

経理が過去と現在のお金の管理を担当するのに対し、財務は会社の将来のお金の動きを計画・管理する部門です。経理が作成した財務諸表をもとに、重要な経営判断を支える役割を果たします。

主な業務には、銀行との融資交渉や、会社の予算管理があります。また、余った資金を新しい事業に投資するか、他社との合併や買収を検討するかといった、戦略的な判断も財務の重要な仕事です。

最近では、財務分析のデジタル化も進んでいます。例えば、AIを活用した将来予測や、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールによる分析など、より精度の高い判断をサポートする仕組みが導入されています。

特に注目なのが、リアルタイムでの資金状況の把握です。クラウド会計システムと連携することで、いつでも最新の財務状況を確認できるようになりました。

このように、財務部門の効率化は、単なる業務の省力化だけでなく、経営判断の質を高めることにもつながっているのです。

人事・労務 

人事・労務部門は、会社の大切な財産である「人」に関わるすべての業務を担当します。採用から評価、教育まで、社員のキャリア全般に深く関わる重要な部署です。

主な業務は、新しい仲間を見つける採用活動から始まります。また、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなど、労務面のサポートも欠かせません。さらに、人材育成や評価制度の設計、異動の計画なども重要な仕事です。

最近では、こうした人事業務のデジタル化が急速に進んでいます。例えば、勤怠管理はスマートフォンで打刻、面接はオンラインで実施、研修はeラーニングで受講というように、さまざまな場面でデジタルツールが活用されています。

特に注目したいのが、人事データの一元管理です。社員情報や評価結果、スキル情報などをデータベース化することで、戦略的な人材配置や育成計画が可能になりました。

このように、人事・労務の効率化は、単純作業の削減だけでなく、より質の高い人材マネジメントを実現する鍵となっています。

法務 

法務部門は、会社の活動が法律に沿って正しく行われているかを確認する「番人」のような存在です。契約書のチェックから知的財産の管理まで、法律に関わるあらゆる業務を担当します。

主な仕事として、まず契約書の確認があります。取引先との契約はもちろん、就業規則の改定なども法務部門の重要な役割です。また、著作権や商標の管理、そして訴訟対応なども担当します。

最近では、法務業務のデジタル化も進んでいます。例えば、契約書の作成や管理をクラウド上で行う「リーガルテック」と呼ばれるサービスが注目を集めています。

特に便利なのが、契約書の電子保管システムです。過去の契約書をすぐに検索できたり、期限管理を自動で行ったりすることが可能です。さらに、AIを活用した契約書のチェックツールも登場し、作業の効率化と精度向上を実現しています。

このように、法務部門でも効率化が着実に進んでいます。ただし、最終的な判断は専門家の目が必要なため、人とデジタルのバランスが大切です。

その他一般事務 

その他一般事務は、会社のさまざまな部門をサポートする「縁の下の力持ち」的な存在です。一見地味な仕事に見えますが、会社の運営には欠かせない大切な役割を担っています。

主な業務は、データ入力や書類の整理、電話対応、郵便物の仕分けなど、日常的な事務作業です。また、会議の準備や議事録作成、資料の取りまとめなど、他の部門のサポート業務も行います。

最近では、こうした定型業務の自動化が進んでいます。例えば、RPAツールを使って単純作業を自動化したり、AI-OCRで紙の書類をデータ化したりする取り組みが増えています。

中でも顕著なのが、ペーパーレス化の動きです。書類を電子化して共有フォルダで管理すれば、探す手間が省ける上、保管スペースも不要になります。また、チャットツールの活用で、電話対応の負担も減らせます。

このように、一般事務の効率化は着実に進んでいます。単純作業から解放されることで、より付加価値の高い業務にシフトできるのです。

バックオフィスが組織にとって重要な理由 

バックオフィスは、なぜ会社にとってそんなに大切なのでしょうか。それは、会社の経営資源である、従業員、事業に必要な設備や資金、そして業務に関わるさまざまなデータやノウハウといった、企業活動の基盤となる要素を扱う重要な役割を担っているからです。

例えば、人事部門は「ヒト」を、総務部門は「モノ」を、経理・財務部門は「カネ」を、そして全部門で「情報」を管理しています。これらの経営資源をうまく活用できるかどうかが、会社の成長を左右するのです。

最近では、バックオフィス業務の効率化が経営課題として注目されています。なぜなら、バックオフィスの生産性向上は、会社全体の業績向上につながるからです。

特に、デジタルツールの活用は効率化の切り札です。クラウドサービスやAIの導入により、これまで手作業で行っていた業務を自動化したり、データの分析精度を高めたりできます。

このように、バックオフィスの強化は、よりよい経営判断につながる重要な取り組みなのです。ぜひ、あなたの会社でも効率化に取り組んでみませんか？

バックオフィス部門によくある4つの課題 

バックオフィスの効率化を進めるにあたり、まずは現状の課題を把握しましょう。多くの会社で、以下のような課題を抱えています。

• 業務負担が大きい
• 業務が属人化しやすい
• テレワークを導入できない
• DXが進まない

これらの課題は、互いに関連し合っているのが特徴です。例えば、業務負担が大きいために属人化が進み、その結果としてDXも進まないという悪循環に陥りやすいのです。

しかし、こうした課題は決して解決できないものではありません。むしろ、適切な対策を講じることで、より効率的な業務運営が可能になります。

それでは、これらの課題について、1つずつ詳しく見ていきましょう。その過程で、あなたの会社が抱える課題が見えてくるはずです。

業務負担が大きい 

バックオフィスが抱える最も大きな課題の1つが、こなすべき仕事の多さです。特に中小企業では多くの担当者が「データの入力や集計作業」に負担を感じているケースがあるようです。

なぜこのような状況になるのでしょうか。その理由は、業務の範囲が広い割に人員が少ないことにあります。フロントオフィスに比べて十分な人員が配置されていなかったり、営業担当者がバックオフィス業務を兼任したりしているケースも少なくありません。

特に困るのが、繁忙期への対応です。決算期や年度替わりなど、業務が集中する時期には残業が増えがちです。人事異動や入社・退社の手続きなども重なると、担当者の負担はさらに大きくなります。

最近では、こうした課題への対策として、定型業務の自動化やクラウドサービスの活用が進んでいます。少ない人数でも効率的に業務をこなせる環境づくりが、今後ますます重要になってくるでしょう。

業務が属人化しやすい 

バックオフィスのもう1つの大きな課題が、業務の属人化です。「この仕事は○○さんしかできない」という状況は、どこの会社でもよく聞く話ではないでしょうか。

なぜ属人化が起こるのでしょうか。その理由の1つは、バックオフィス業務の専門性の高さにあります。経理、財務、法務、情報システムなど、それぞれの分野で専門的な知識やスキルが必要です。

さらに、日々の業務に追われて、マニュアル作成や引き継ぎの時間が取れないことも要因です。「忙しくて教える暇がない」「とりあえず自分でやったほうが早い」という考えが、属人化を進めてしまいます。

この属人化には大きなリスクが伴います。例えば、担当者が急に休んだ時に業務が止まってしまったり、間違いや不正を見逃してしまったりする可能性があります。また、業務改善のアイデアも生まれにくくなります。

こうした課題を解決するには、業務の標準化とデジタル化が欠かせません。まずは、重要な業務から少しずつ取り組んでみましょう。

テレワークを導入できない 

働き方の多様化が進む中、バックオフィス部門では、なかなかテレワークが定着しないという課題を抱えています。場所にとらわれない柔軟な働き方が求められる時代になっているにもかかわらず、です。

その主な理由の1つは、紙の文書を扱う業務が多いことです。請求書、申請書、契約書など、さまざまな書類が日々発生します。これらが紙ベースだと、印刷や押印、保管といった作業のために、どうしてもオフィスに出社する必要が生じます。

例えば、経理部門では請求書の処理や領収書の確認、人事部門では採用書類や評価シートの管理など、紙の書類を前提とした業務フローが残っているケースが多いのです。

この課題を解決するには、ペーパーレス化が不可欠です。電子署名の活用や、クラウドストレージでの文書管理、経費精算のデジタル化など、できるところから少しずつ始めることをおすすめします。

場所を問わず効率的に働ける環境づくりは、これからの時代の重要な経営課題と言えるでしょう。

DXが進まない 

「DX（デジタルトランスフォーメーション）で業務を効率化しよう！」という声をよく耳にします。しかし、バックオフィス部門では、なかなかDXが進まないのが現状です。

その理由の1つは、現状把握の難しさにあります。新しいシステムやツールを導入するには、まず今の業務の流れを整理し、本当に必要な機能を見極める必要があります。しかし、日々の業務に追われて、そうした棚卸作業に時間を割けないのです。

さらに厄介なのが、闇雲なシステム導入がかえって事態を悪化させる可能性があることです。業務の実態に合わないシステムを導入したり、既存のシステムとの連携が不十分だったりすると、かえって作業が増えてしまいます。

結果として、「とりあえず今のやり方で」という考えが強くなり、アナログな業務が残り続けてしまうのです。この状況を打破するには、現場の声をよく聞き、段階的に改善を進めていく姿勢が大切です。

バックオフィスを効率化する4つのメリット 

ここまで、バックオフィスが抱える課題を見てきました。では、これらの課題を解決し、効率化を実現するとどんなよいことがあるのでしょうか。

効率化によって得られる主なメリットは、以下の4つです。

• コストを削減できる
• ヒューマンエラーを防止できる
• 生産性の向上が期待できる
• 内部統制を強化できる

これらのメリットは、単に業務の効率を上げるだけでなく、会社全体の成長にもつながります。例えば、コスト削減で生まれた資金を新規事業に投資したり、生産性向上で生まれた時間を戦略立案に使ったりできます。

特に注目したいのは、これらのメリットが相乗効果を生む点です。1つの改善が、別の領域にもよい影響を及ぼしていくのです。

それでは、これらのメリットについて、具体的に見ていきましょう。

コストを削減できる 

バックオフィスの効率化がもたらす第一の利点は、コストの削減です。特に大きな効果が期待できるのが、人件費と運営費の2つです。

まず、定型作業の自動化により、人件費の最適化が可能です。例えば、データ入力やファイリングといった単純作業を自動化すれば、作業時間を大幅に削減できます。残業代の削減はもちろん、その分の人員を他の重要な業務に振り向けることも可能です。

また、文書の電子化も大きなコスト削減が期待できます。紙の使用量が減れば、印刷費用や保管スペースの費用の節約につながります。さらに、郵送や宅配便の利用も減らせるため、通信費の削減も見込めます。

特に注目したいのは、これらのコスト削減が継続的な効果をもたらすことです。一度システムを導入してしまえば、その後は安定した削減効果が得られます。

ただし、バックオフィスの効率化のための投資は慎重に検討する必要があります。導入コストと削減効果のバランスを見極めることが大切です。

ヒューマンエラーを防止できる 

効率化の2つ目のメリットは、人的なミスの抑制です。バックオフィスの業務には、正確性が求められる作業が数多くあります。しかし、人の手による作業には、どうしてもヒューマンエラーが付きものです。

例えば、データの入力や集計作業。膨大な数字を扱う中で、入力ミスや計算ミスは発生しやすいものです。また、書類の確認作業でも、チェック漏れや見落としが起こる場合があります。

こうしたミスは、単なる手戻りで済めばまだよいのですが、最悪の場合、会社の信用問題にもつながりかねません。特に、経理や法務などの重要書類では、絶対に避けたいところです。

そこで効果を発揮するのが、業務の自動化です。例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入すれば、データ入力や照合作業を正確に行えます。また、AIによるチェック機能を使えば、人の目では気づきにくいミスも発見できます。

このように、バックオフィスの効率化は業務スピードの向上だけでなく、精度の向上にも貢献するのです。

生産性の向上が期待できる 

3つ目のメリットは、生産性の向上です。効率化によって、バックオフィス部門は、より本質的な仕事に時間を割けるようになります。

具体的に見てみましょう。例えば、データ入力や書類整理といったパターン化された作業が自動化されれば、その分の時間を戦略的な業務に振り向けることができます。経理部門なら財務分析に、人事部門なら人材育成プランの立案に、より多くの時間を使えるようになるのです。

特に、フロントオフィスとバックオフィスを兼任している担当者にとって、この効果は絶大です。バックオフィス業務の負担が減ることで、本来の営業活動やマーケティング活動により集中できるようになります。

また、業務の可視化も生産性向上に貢献します。バックオフィスの効率化のプロセスで、業務の流れが整理され、ムダな作業や改善点が見えてきます。その結果、さらなる業務改善のアイディアも生まれやすくなります。

このように、バックオフィスの効率化は単なる時間短縮ではなく、会社全体の成長につながる重要な取り組みなのです。

内部統制を強化できる 

4つ目のメリットは、組織内のチェック機能の強化です。これは、見過ごされがちですが、実はとても重要なポイントです。

バックオフィスは、会社の活動がスムーズに回るよう、組織の運営方法や業務の流れを整えるという役目があります。言い換えれば、会社のルールや決まりごとが適切に守られているかをチェックする役割があるのです。

しかし、業務が煩雑だったり属人化が進んでいたりすると、このチェック機能が十分に働きません。例えば、急いでいるからと承認プロセスを省いてしまったり、担当者任せで重要な判断が行われたりする可能性があります。

こうしたリスクは、バックオフィスの効率化により軽減できます。承認フローの電子化で、必要な手続きが確実に行われるようになります。また、業務の履歴が自動で記録されるため、ミスや不正の早期発見にも役立ちます。

このように、バックオフィスの効率化は、単なる業務改善ではなく、会社の健全な運営を支える重要な取り組みなのです。

バックオフィス効率化を成功させるための5つのステップと注意点

バックオフィスの効率化は、やみくもに進めても期待した効果が得られないことがあります。ここでは、現状把握からツールの導入・定着化まで、バックオフィスの効率化を成功に導くための具体的な5つのステップと、各ステップでの注意点をご紹介します。これらのステップを踏むことで、着実に成果を上げることができるでしょう。

• ステップ1：現状把握と課題の明確化（As-Is分析）
• ステップ2：理想の姿と目標設定（To-Beモデル）
• ステップ3：業務プロセスの見直し（BPR：Business Process Re-engineering）
• ステップ4：適切なツールの選定と導入
• ステップ5：導入・定着化と効果測定、改善

ステップ1：現状把握と課題の明確化（As-Is分析）

まず取り組むべきは、自社のバックオフィス業務の現状を正確に把握し、どこに課題があるのかを明確にすることです。

• 具体的な進め方
  • 業務の棚卸し: バックオフィス部門で行っている全ての業務をリストアップします。それぞれの業務について、「誰が担当しているか」「どのような手順で行っているか」「どのくらいの頻度か」「どのくらいの時間がかかっているか」などを記録します。
  • 業務フローの可視化: 主要な業務や課題の大きそうな業務について、簡単なフロー図を作成し、業務の流れを「見える化」します。これにより、ボトルネックや無駄なプロセスが発見しやすくなります。
  • 課題の洗い出し: 棚卸しした業務や可視化したフロー図をもとに、「時間がかかりすぎている」「ミスが発生しやすい」「特定の担当者に依存している（属人化）」「紙の書類が多く非効率」「承認プロセスが複雑」といった具体的な課題をリストアップします。
• 注意点
  • 客観的な視点を持つ: 担当者個人の感覚だけでなく、複数の関係者（実際に業務を行っている担当者、その業務の前後に関わる担当者、管理職など）からヒアリングを行い、多角的に情報を収集しましょう。
  • 先入観を捨てる: 「昔からこうだから」という思い込みを捨て、フラットな視点で現状を見つめ直すことが重要です。
  • 定量的なデータも意識する: 可能であれば、作業時間、処理件数、エラー発生率、残業時間、コスト（印刷費、郵送費など）などの定量的なデータを収集すると、課題の深刻度や改善効果を測定しやすくなります。

ステップ2：理想の姿と目標設定（To-Beモデル）

現状の課題を明確にしたら、次にそれらの課題を解決した結果、どのような状態を目指すのか（理想の姿）を具体的に描き、測定可能な目標を設定します。

• 具体的な進め方
  • 理想の業務プロセスの設計: ステップ1で洗い出した課題を踏まえ、それぞれの業務がどのように改善されれば効率的になるのか、理想的な業務プロセスを具体的にイメージします。
  • 具体的な目標数値の設定: 「〇〇業務の作業時間を現状の△時間から□時間に短縮する（X%削減）」「書類の電子化率を現在のY%からZ%に向上させる」「ヒューマンエラーによる手戻り件数を月平均A件からB件に削減する」など、具体的で測定可能な目標（KPI：重要業績評価指標）を設定します。
• 注意点
  • 現実的かつ達成可能な目標を: あまりに高すぎる目標や現場の実態とかけ離れた目標は、担当者のモチベーション低下につながる可能性があります。現状のリソースや実現可能性を考慮し、少し頑張れば達成できる程度の目標から設定しましょう。
  • 関係者と目標を共有する: 設定した目標は、関係者全員で共有し、効率化に取り組む目的意識を統一することが成功の鍵です。
  • 定性的な目標も忘れずに: 「従業員の満足度向上」「より創造的な業務への時間創出」など、数値化しにくい定性的な目標も併せて設定すると、効率化の意義がより深まります。

ステップ3：業務プロセスの見直し（BPR：Business Process Re-engineering）

ツール導入を検討する前に、まず現在の業務プロセスそのものに無駄がないか、根本から見直すことが非常に重要です。 これをBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）と呼びます。

• 具体的な進め方
  • ECRS（イクルス）の原則の活用: 業務改善のフレームワークである「ECRSの原則」に沿って、各業務プロセスを見直します。
    • Eliminate（排除）： その業務やプロセスは本当に必要か？なくせないか？
    • Combine（結合）： 複数の業務やプロセスを一つにまとめられないか？担当者を統合できないか？
    • Rearrange（交換・再配置）： 業務の順序を変更したり、担当者や場所を入れ替えたりすることで効率化できないか？
    • Simplify（簡素化）： 業務プロセスをもっとシンプルにできないか？標準化できないか？自動化できる部分はどこか？
  • 標準化の推進: 担当者によってやり方が異なる業務は、最も効率的でミスの少ない方法に標準化します。
• 注意点
  • ツールは万能ではない: 非効率な業務プロセスをそのままシステム化・ツール化しても、期待する効果は得られません。まずはプロセス自体を最適化することが先決です。
  • 現場の意見を尊重する: 実際に業務を行っている担当者の意見やアイデアを積極的に取り入れましょう。現場にこそ改善のヒントが隠されています。
  • 抜本的な改革も視野に: 小さな改善だけでなく、時には既存のやり方を大きく変える抜本的な改革も必要になる場合があります。

ステップ4：適切なツールの選定と導入

業務プロセスを見直し、効率化の方向性が定まったら、いよいよそれを実現するための適切なITツールを選定し、導入します。

• 具体的な進め方
  • ツールに求める要件の定義: 明確になった課題、設定した目標、そして見直した業務プロセスに基づいて、導入するツールにどのような機能や性能が必要なのか（要件）を具体的に定義します。
  • 情報収集と比較検討: 要件に合うツールを複数リストアップし、機能、コスト、操作性、セキュリティ、サポート体制、導入実績などを比較検討します。（詳細なチェックポイントは、後述の「【TIPS】バックオフィス効率化ツール選定のヒントとチェックリスト」も参考にしてください）
  • 無料トライアルやデモの活用: 実際にツールを試用したり、デモンストレーションを受けたりして、自社の業務に本当にフィットするか、操作感は問題ないかなどを確認します。
  • 導入計画の策定: 導入スケジュール、担当者、予算、教育・研修計画などを具体的に定めます。
• 注意点
  • 多機能＝最適とは限らない: 機能が豊富なツールが必ずしも自社にとって最適とは限りません。自社の課題解決に必要な機能を見極め、過不足のないツールを選びましょう。
  • 費用対効果を考える: 初期費用だけでなく、ランニングコストや導入によって得られる効果（人件費削減、生産性向上など）を総合的に評価し、費用対効果を検討します。
  • 既存システムとの連携も考慮: すでに利用している会計システムや人事システムなどがあれば、それらとの連携がスムーズに行えるかどうかも重要な選定ポイントです。

ステップ5：導入・定着化と効果測定、改善

ツールを導入したら終わりではありません。実際に業務で活用され、定着し、効果を発揮して初めて効率化が成功したと言えます。そのためには、導入後のフォローアップと継続的な改善が不可欠です。

• 具体的な進め方
  • スモールスタートと段階的な展開: 全部門・全業務に一斉導入するのではなく、まずは特定の部門や業務に限定して試験的に導入し（パイロット導入）、そこで得られた知見や課題を元に全社展開していくのが安全です。
  • 利用者への丁寧な教育・研修: 新しいツールや業務プロセスに対する研修機会を設け、操作方法やメリットを丁寧に説明します。質問しやすい環境づくりも大切です。
  • 定期的な効果測定: 導入前に設定した目標（KPI）が達成できているか、定期的に効果を測定・検証します。
  • フィードバックの収集と改善: 利用者からのフィードバックを積極的に収集し、ツールの設定変更や業務プロセスの再調整など、継続的な改善（PDCAサイクル：Plan-Do-Check-Action）を行います。
  • 成功事例の共有: 効率化によって成果が出た事例は社内で共有し、他の部門や担当者のモチベーション向上につなげましょう。
• 注意点
  • 現場の抵抗への配慮: 新しいやり方への変更には、少なからず抵抗感が伴うことがあります。導入の目的やメリットを粘り強く説明し、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
  • サポート体制の確立: 導入後の問い合わせ対応やトラブルシューティングのためのサポート体制を社内または外部ベンダーと連携して整えておくことが重要です。
  • 変化への柔軟性を持つ: 導入当初の計画通りに進まないこともあります。状況の変化や現場からのフィードバックに応じて、柔軟に計画を見直す姿勢が大切です。
  • 情報共有ツールの活用: 導入プロジェクトの進捗、課題、決定事項などを関係者間で共有するためには、DocBaseのような情報共有ツールを活用すると非常に効果的です。議事録、マニュアル、FAQなどを一元管理し、透明性の高いプロジェクト運営を目指しましょう。

バックオフィスを効率化するならワークフローシステムの導入がおすすめ 

「バックオフィスの効率化は必要だと分かったけれど、どこから始めればいいの？」そんな疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。そこでおすすめしたいのが、ワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムとは、会社内でのさまざまな申請・承認プロセスを電子的に管理・自動化するツールのこと。例えば、経費精算や休暇申請、購買依頼といった日常的な手続きを、オンライン上で完結させられます。

このシステムの魅力は、導入のハードルが比較的低いことです。既存の業務フローをそのまま電子化できるため、社員の学習負担も少なく、スムーズな移行が可能です。

また、効果を実感しやすいのも特徴です。申請書類の作成時間の短縮、承認スピードの向上、書類の保管・検索の効率化など、導入後すぐに具体的な改善を実感できます。

ぜひ、あなたの会社でも検討してみてはいかがでしょうか。効率化の第一歩として、最適な選択肢となるはずです。

ワークフローシステムの導入が効率化につながる5つの理由 

ここからは、バックオフィスの効率化を実現するツールとして、ワークフローシステムの導入が効果的な理由を、詳しく解説します。

主な理由として、以下の5つが挙げられます。

• 業務手続きの効率化につながる
• ワークフローを可視化できる
• 問い合わせ対応が迅速になる
• テレワークが促進される
• 業務効率化の範囲を拡張できる

これらのメリットは、互いに関連し合いながら、より大きな効果を生み出します。例えば、業務の可視化は効率化のヒントを提供し、それが更なる改善につながっていくのです。

また、システムの導入は段階的に進められるため、会社の状況に応じて柔軟に対応できるのも魅力です。

それでは、これらの理由について、具体的に見ていきましょう。

業務手続きの効率化につながるから 

ワークフローシステム導入の1つ目のメリットは、業務手続きの大幅な効率化です。多くの会社では、まだ紙の書類を使った申請や承認が日常的に行われています。

紙ベースの手続きには、さまざまな問題があります。例えば、申請書の作成に時間がかかる、記入ミスがある、書類が所在不明になる、承認者の判子待ちで手続きが止まるなど。これらは、業務効率を大きく下げる要因となっています。

ワークフローシステムを導入すれば、これらの問題を一気に解決できます。申請フォームはテンプレート化され、入力ミスも自動でチェックされます。また、電子承認により、判子待ちの時間も解消されます。

さらに、一度入力したデータは自動で保存され、必要に応じて再利用できます。例えば、毎月の経費精算なら、前月のデータを流用して新しい申請を作ることも可能です。

このように、システム化により、手続きにかかる時間と手間を大幅に削減できるのです。

ワークフローを可視化できるから 

2つ目のメリットは、業務の流れが見える化されることです。多くの会社では、「誰が」「どのような手順で」業務を行っているのか、全体像を把握できていないケースがよくあります。

ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までの流れが一目で分かるようになります。例えば、「今、この申請は誰の承認待ちなのか」「通常より処理が遅れている案件はないか」といった状況を、システム上で簡単に確認できます。

業務プロセスの可視化には、大きな価値があります。まず、業務のボトルネック（停滞している箇所）が明確になります。「なぜここで時間がかかるのか」「この承認ステップは本当に必要か」など、改善のヒントが見えてきます。

また、属人化の解消にも効果的です。業務の流れが明確になることで、誰でも同じように処理できるようになり、特定の担当者に依存する状況を防げます。

このように、可視化は単なる「見える化」ではなく、仕事のやり方を常に向上させるための土台となるのです。

問い合わせ対応が迅速になるから 

3つ目のメリットは、問い合わせへの回答が早くなることです。バックオフィス部門には、日々さまざまな問い合わせが寄せられます。「以前の申請内容を確認したい」「過去の稟議の例を参考にしたい」といった要望に、迅速に応える必要があります。

紙の文書で管理していると、この対応に多くの時間を要します。保管場所を探し、ファイルをめくり、該当する書類を見つけ出す。この作業を、問い合わせのたびに繰り返さなければなりません。

一方、ワークフローシステムには、過去の申請や稟議に関するあらゆる履歴が記録・保管されています。検索機能を使えば、必要な情報に数秒でアクセスできます。キーワードや日付、申請者名など、さまざまな条件で絞り込むことも可能です。

この迅速な対応は、問い合わせる側にとってもメリットがあります。「すぐに回答がもらえる」という安心感は、業務効率の向上にもつながります。

さらに、よくある問い合わせをFAQ化して共有すれば、問い合わせ自体を減らすこともできます。

テレワークが促進されるから 

4つ目のメリットは、場所を問わない働き方の実現です。多くのバックオフィス業務では、紙の文書を扱う必要があるため、オフィスに縛られがちでした。

例えば、こんな状況はよくあります。「急な申請を承認するためだけに出社する」「押印が必要な書類があるから休みを取れない」「書類を確認するために、わざわざオフィスまで足を運ぶ」。これらは、柔軟な働き方の大きな障壁となっていました。

ワークフローシステムの導入により、こうした状況は劇的に改善されます。申請も承認も、すべてオンラインで完結。スマートフォンやタブレットからもアクセス可能なため、外出先や自宅からでも必要な処理ができます。

また、電子化された文書は、関係者間で簡単に共有できます。チームメンバーが別々の場所で働いていても、同じ情報にアクセスし、スムーズに業務を進められます。

このように、ワークフローシステムは、場所にとらわれない新しい働き方を支援する重要なツールとなるのです。

業務効率化の範囲を拡張できるから

5つ目のメリットは、業務効率化の範囲を広げられることです。ワークフローシステムは、単独で利用するだけでなく、他のシステムと連携させることで、さらなる業務効率化を発揮します。

例えば、基幹システムとデータを共有させれば、同じ情報を何度も入力する手間が省け、作業の重複をなくせます。経費精算システムと連携すれば、申請から支払いまでの一連の流れを自動化できます。また、RPAツールと組み合わせることで、定型的な処理の完全な自動化も可能です。

多くの企業では、部署ごとにシステムが異なり、手続きが散在しがちです。「この申請はこのシステム」「あの手続きは別のツール」といった具合です。しかし、ワークフローシステムを中心に据えることで、これらを一元管理できます。

このように、ワークフローシステムは、バックオフィス業務の効率化を推し進める「ハブ」としての役割を果たすのです。システム間の連携を進めることで、効率化の範囲は着実に広がっていきます。

さらに、データの一元管理により、業務の全体像を把握しやすくなり、新たな改善点を見つけることも可能です。これは、継続的な業務改善のサイクルを生み出す基盤となります。

バックオフィスの効率化に役立つ6種類のツール 

バックオフィス業務の効率化を実現するには、適切なデジタルツールの選択が重要です。今回は、特に効果的な6つのツールをご紹介します。それぞれのツールには特徴があり、用途に応じて使い分けることで、より大きな効果が期待できます。

以下の6つのツールについて、詳しく見ていきましょう。

• ナレッジツール
• 社内向けチャットボット
• RPA
• 電子契約システム・電子帳票システム
• OCR/AI OCR
• ERPシステム

ツールは単独でも効果を発揮しますが、組み合わせることでさらなる相乗効果も期待できます。例えば、ナレッジツールとチャットボットを連携させれば、より効率的な情報共有が可能になります。

導入を検討する際は、自社の課題や業務フローを整理し、優先順位をつけて段階的に進めることをおすすめします。まずは、最も効果が見込める領域から始めてみましょう。

それでは、各ツールについて具体的にご紹介していきます。

ナレッジツール 

バックオフィス業務の効率化において、まず検討したいのがナレッジツールです。これは、社内の知識やノウハウを効率的に管理・共有するためのシステムです。

例えば、経理部門での処理手順や、人事部での各種申請の判断基準など、日々の業務で培われる知識を誰もが参照できる形で蓄積されます。特に効果を発揮するのが、以下のような場面です。

• 社内マニュアルのデジタル化と更新
• 会議の議事録の共有と検索
• よくある質問への回答集の整備
• 業務手順書の一元管理

従来のファイルサーバーでの管理と異なり、ナレッジツールではタグ付けや全文検索が可能です。必要な情報にすぐにアクセスでき、新人の教育時間短縮にもつながります。

また、編集履歴の管理機能により、誰がいつ情報を更新したのかも明確になります。これにより、常に最新の正しい情報を参照できる環境が整います。

バックオフィス業務の効率化の第一歩として、まずはナレッジツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

社内向けチャットボット 

バックオフィスへの問い合わせ対応を劇的に改善する手段として、社内向けチャットボットへの関心も高まっています。AIを活用したこの仕組みは、24時間365日、即座に回答できる「デジタルアシスタント」として機能します。

例えば、こんな場面で力を発揮します。

• 経費精算のルールについての質問
• 各種書類の提出期限の確認
• 社内規定の解釈に関する問い合わせ
• 申請書類の記入方法の説明

従来であれば、これらの問い合わせはすべてバックオフィスのスタッフが対応していました。しかし、チャットボットを導入することで、よくある質問には自動で回答できるようになります。

特に効果的なのは、24時間いつでも対応できる点です。時差のある海外拠点とのやり取りや、急な確認事項が生じた際でも、すぐに必要な情報を得られます。

また、チャットボットの回答内容は定期的に更新できるため、最新のルールや手順を常に反映することが可能です。これにより、バックオフィススタッフの負担軽減だけでなく、問い合わせる側の利便性も大きく向上します。

RPA 

バックオフィスの定型業務を自動化する強力なツールとして、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）が注目されています。人が行うパソコン操作を自動で処理してくれるこの技術は、まさにデジタル時代の「頼れるアシスタント」と言えます。

具体的には、以下のような作業を自動化できます。

• データの入力や転記作業
• 請求書や帳票の作成
• 給与計算に関わる定型処理
• 各種レポートの作成と配信

従来、これらの作業には多くの時間と手間がかかり、入力ミスのリスクも避けられませんでした。しかし、RPAを導入することで、これらの課題を一気に解決できます。

特に優れているのは、24時間ノンストップで作業できる点です。夜間にデータ処理を行い、朝には結果が用意されているという運用も可能です。

また、人の作業と違ってミスが発生しないため、データの正確性も向上します。作業ログが自動で記録されるため、業務の透明性も高まります。

ただし、RPAの導入を成功させるには適切な計画が必要です。まずは小規模な業務から始めて、徐々に適用範囲を広げていくことをおすすめします。

電子契約システム・電子帳票システム 

バックオフィス業務の大きな負担となっているのが、契約書や帳票類の管理です。電子契約システムと電子帳票システムは、この課題を解決する効果的なツールです。

これらのシステムを導入することで、以下のような改善が期待できます。

• 押印のための往復時間の削減
• 保管スペースの大幅な節約
• 契約書の検索時間の短縮
• 紙の印刷コストの削減

特に便利なのが、取引先とのやり取りがスムーズになる点です。従来は契約書の郵送や押印に数日から数週間かかっていた手続きが、数分で完了することも可能になります。

また、電子化された文書は自動で管理されるため、期限管理も容易になります。契約の更新時期が近づくと自動でアラートが届くなど、リスク管理の面でも効果を発揮します。

さらに、ワークフローシステムと連携させることで、申請から承認、契約締結まで一気通貫での電子化が実現します。これにより、バックオフィス業務の効率は飛躍的に向上します。

法改正により電子契約の有効性も明確になっており、導入を検討する企業が増えています。まずは一部の契約から始めて、徐々に範囲を広げていく方法がおすすめです。

OCR／AI OCR 

紙の文書が多いバックオフィス業務において、OCRとAI OCRは効率化の切り札となります。このツールは、紙の文書をデジタルデータに変換する技術で、特に最新のAI OCRは驚くほど高い精度を誇ります。

主な活用シーンは以下の通りです。

• 請求書や領収書のデータ化
• 名刺情報のデジタル化
• 各種申請書類の電子化
• 古い文書のデジタルアーカイブ化

従来のOCRと比べ、AI OCRには以下のような特長があります。

• くずれた文字も正確に読み取り
• 表や罫線のある複雑な書類も処理可能
• 学習機能により精度が向上
• 手書き文字の認識も得意

特に効果的なのは、経費精算業務での活用です。領収書をスマートフォンで撮影するだけで、金額や日付、支払先などの情報が自動で読み取られ、データ化されます。

また、読み取ったデータは自動で分類され、必要な時にすぐ検索できる形で保存されます。これにより、監査対応なども格段にスムーズになります。

紙の文書が減らない現状において、OCR/AI OCRの導入は、バックオフィスのデジタル化を加速させる重要な一手となります。

ERPシステム 

バックオフィスの業務を統合し、さらなる効率化を目指すなら、ERP（Enterprise Resource Planning：企業資源計画）システムの導入を検討してみましょう。このシステムは、企業の持つ「ヒト・モノ・カネ・情報」を一元管理できるツールです。

ERPシステムでは、以下のような業務を統合的に扱えます。

• 経理・財務管理
• 人事・給与計算
• 在庫・購買管理
• 販売管理
• 生産管理

最大のメリットは、データの一元管理です。例えば、営業部門の売上データが会計システムに自動で反映され、そのまま財務諸表の作成にも活用できます。

また、以下のような効果も期待できます。

• 二重入力の解消
• データの即時更新
• 部門間の情報共有の円滑化
• 経営判断に必要な情報の迅速な提供

ただし、ERPシステムの導入には慎重な計画が必要です。まずは自社の業務フローを整理し、必要な機能を見極めることが重要です。段階的な導入を検討するのも1つの方法でしょう。

バックオフィスの効率化を本格的に進めたい企業にとって、ERPシステムは検討に値する選択肢と言えるでしょう。

【TIPS】バックオフィス効率化ツール選定のヒントとチェックリスト

バックオフィス効率化ツールには、さまざまな種類があり、それぞれ得意分野が異なります。そこでここでは、自社の課題や目的に合ったツールを選ぶためのヒントと、具体的な選定チェックリストをご紹介します。

課題別のツール選定のヒント

自社のバックオフィス業務のどの部分を最も効率化したいのか、優先順位を明確にすることがツール選びの第一歩です。以下に、課題別のツール選定のヒントをご紹介します。

• 「社内の情報がバラバラで、必要な情報が見つからない…」 「業務の属人化を解消したい…」→ ナレッジ共有ツール（DocBaseなど） が最適です。マニュアル、手順書、ノウハウ、FAQなどを一元的に蓄積・管理し、強力な検索機能で誰でも必要な情報に素早くアクセスできるようにすることで、情報共有を促進し、業務の標準化と属人化の解消に大きく貢献します。

• 「単純な繰り返し作業に時間を取られている…」 「入力ミスを減らしたい…」→ RPA が効果的です。データ入力や転記、レポート作成などの定型業務を自動化し、作業時間の大幅な削減とヒューマンエラーの防止を実現します。

• 「紙の契約書や請求書の管理が煩雑…」 「押印のためだけに出社したくない…」→ 電子契約システム・電子帳票システム を検討しましょう。ペーパーレス化を推進し、印刷・郵送コストの削減、承認プロセスの迅速化、保管スペースの削減につながります。

• 「紙の書類をデータ化したいが、手入力は大変…」→ OCR/AI OCR が役立ちます。請求書や領収書などの紙書類をスキャンし、テキストデータに変換することで、データ入力の手間を大幅に削減します。

• 「部門ごとにシステムがバラバラで、データ連携ができていない…」 「経営判断に必要な情報がすぐに出てこない…」→ ERPシステム の導入が視野に入ります。企業の基幹業務（会計、人事、販売、生産など）を統合的に管理し、データの一元化とリアルタイムな情報活用を可能にします。

• 「社内からの問い合わせ対応に追われている…」→ 社内向けチャットボットやFAQに利用できるナレッジツール（DocBaseなど） が有効です。よくある質問への自動応答や、自己解決を促すことで、担当者の負担を軽減します。

選定チェックリスト

バックオフィス業務の効率化に役立つツールは数多く存在しますが、自社に合わないツールを選んでしまうと、かえって業務が煩雑になったり、コストが無駄になったりする可能性があります。

次に、具体的なツール選定の際に役立つ「選定チェックリスト」をご紹介します。これらのポイントを参考に、慎重に比較検討を進めましょう。

□ 1. 解決したい課題は明確か？その課題解決に最適な機能があるか？

• 最も重要なのは、「何のためにツールを導入するのか」という目的意識です。
• 自社が抱えるバックオフィスの課題（例：ペーパーレス化、属人化の解消、作業時間の短縮など）を具体的に洗い出し、その課題解決に直結する機能を持っているかを確認しましょう。
• 多機能なツールが必ずしも良いとは限りません。自社に必要な機能を見極めることが大切です。

□ 2. 操作性は良いか？誰でも直感的に使えるか？

• 高機能でも、操作が複雑で使いこなせなければ意味がありません。
• 特にバックオフィス部門には、ITツールに不慣れな方もいる可能性があります。マニュアルを熟読しなくても、ある程度直感的に操作できるか、画面は見やすいかなどを確認しましょう。
• 無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に操作感を試してみるのがおすすめです。

□ 3. 導入・運用コストは予算に見合っているか？（費用対効果）

• 初期費用だけでなく、月額・年額の利用料、オプション費用、サポート費用など、トータルでかかるコストを把握しましょう。
• 導入によって得られる効果（人件費削減、生産性向上による利益増、ミスの削減による損失回避など）と比較し、費用対効果が見合うかを慎重に検討する必要があります。

□ 4. セキュリティ対策は自社の基準を満たしているか？

• バックオフィス業務では、顧客情報や財務情報、個人情報といった機密性の高い情報を扱うことが多いため、セキュリティは最重要項目の一つです。
• データの暗号化、アクセス権限設定、不正アクセス防止策、バックアップ体制などが、自社のセキュリティポリシーや業界の基準を満たしているかを確認しましょう。
• ISO27001（ISMS）などの第三者認証を取得しているかどうかも、信頼性の判断材料になります。

□ 5. サポート体制は充実しているか？

• 導入時の設定支援、操作方法に関する問い合わせ、トラブル発生時の対応など、ベンダーのサポート体制が充実しているかを確認しましょう。
• 日本語でのサポートが受けられるか、問い合わせへの返信速度はどうか、FAQやマニュアルは整備されているかなども重要なポイントです。

□ 6. 既存のシステムやツールとの連携は可能か？

• すでに社内で利用している会計システム、人事給与システム、SFA/CRMなどがあれば、それらとのデータ連携がスムーズに行えるか確認しましょう。
• API連携の可否や、CSVなどでのデータエクスポート・インポート機能の有無もチェックポイントです。連携が容易であれば、二重入力の手間を省き、さらなる効率化が期待できます。

□ 7. 将来的な事業拡大や業務変更にも対応できる拡張性があるか？

• 企業の成長や事業内容の変化に伴い、必要な機能や利用ユーザー数が増える可能性があります。
• 将来的な拡張性（プラン変更の柔軟性、機能追加のオプションなど）があるかどうかも、長期的な視点で検討しておくと良いでしょう。

□ 8. 無料トライアルやデモンストレーションで、実際に試すことができるか？

• 資料やウェブサイトの情報だけでは分からない部分も多いため、可能であれば無料トライアル期間を利用して実際にツールを操作してみることを強くおすすめします。
• 複数の担当者で試用し、意見を出し合うことで、より客観的な評価ができます。

□ 9. 導入事例や利用者のレビューは参考になるか？

• 自社と同じ業種や規模の企業での導入事例や、実際の利用者のレビューは、ツールの具体的な活用イメージやメリット・デメリットを把握する上で非常に参考になります。
• ただし、あくまで参考情報として捉え、自社の状況に当てはめて判断することが重要です。

バックオフィスを効率化するおすすめツール5選 

今、多くの企業がバックオフィスの効率化に取り組んでいます。しかし、どのツールを選べばよいのか、迷われている方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、実際の導入効果が高い5つのツールをご紹介します。

以下の5つのツールについて、詳しく見ていきましょう。

• DocBase
• WinActor
• freeeサイン
• Coopel
• 読取革命

これらのツールは、それぞれに特徴があり、企業の課題に応じて選択できます。例えば、まずは文書管理の効率化から始めたい場合はDocBase、定型作業の自動化を優先したい場合はWinActorというように、目的に応じた選択が可能です。

また、これらのツールは単体でも十分な効果を発揮しますが、組み合わせることでさらなる効率化も期待できます。

導入を検討する際は、自社の課題を明確にし、優先順位をつけて段階的に進めることをおすすめします。

それでは、各ツールの特徴や活用方法について、具体的に見ていきましょう。

DocBase 

【DocBaseの特徴】

導入件数1万件以上業界初ハイブリッドエディターで、マークダウンとリッチテキストの両方が利用可能マルチデバイスや外部ツール連携に対応可能直感的な操作感で利用に迷わないISO27001の認証取得済優れたコストパフォーマンス

DocBaseは、バックオフィスの効率化をサポートする頼もしいナレッジツールです。単なる情報置き場ではなく、バックオフィス業務の標準化、属人化の解消、そして継続的な業務改善を促進する「組織の知恵袋」として機能します。

例えば、経理部門の月次処理マニュアル、人事部門の入退社手続きフロー、総務部門の備品管理ルールなど、各部門で発生する様々な情報をDocBaseに集約し、誰もが参照できる状態にすることで、担当者間の知識のバラつきをなくし、業務品質の向上に貢献します。

業界初のハイブリッドエディターにより、誰でも簡単に分かりやすいドキュメントを作成でき、強力な検索機能で必要な情報にすぐにアクセス。これにより、『あの情報はどこだっけ？』『〇〇さんに聞かないと分からない…』といった無駄な時間を大幅に削減します。

セキュリティ性も高く、ISO27001の認証を取得済であるため、安心して利用できます。その一方で、コスト面はリーズナブルに設定されており、一人あたり約214円で情報共有ツールを導入可能です。また、30日間の無料トライアルもあるため、ぜひ導入前に利用し、使用感を確かめてみてください。

【DocBaseの費用・料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

【公式サイト】

https://docbase.io

WinActor 

【WinActorの特徴】

直感的でわかりやすいUIと豊富なサポート体制多様なシステムやサービスとの連携力国内市場での確かな実績と信頼

WinActorは、バックオフィスの効率化を支援するRPAツールです。

プログラミング知識がない初心者でも、ドラッグ＆ドロップなどのマウス操作で直感的にシナリオを作れる「初心者向けシナリオエディタ」を搭載。マニュアルやFAQ、販売パートナーによるサポートもすべて完全日本語対応で、安心して導入・運用できます。

また、日本企業特有のシステムや業務プロセスに適応した豊富なライブラリやサンプルシナリオにより、OCRや会計システムといった多様な製品・サービスと連携し、幅広い業務を自動化します。NTTの研究所で生まれた純国産ツールとして、8,000社以上（2023年11月末時点）の導入実績と「RPAツール国内シェアNo.1」を誇り、その高い信頼性から多岐にわたる分野で活用されています。

【WinActorの費用・料金プラン】

バージョン	ライセンス	種別	年間（年間ライセンス料、税込）
WinActor Ver.7	■ノードロックライセンス	フル機能版	メーカー希望小売価格 1,098,680円（税込）
		実行版	メーカー希望小売価格 300,080円（税込）
	■フローティングライセンス	フル機能版	オープン価格
		実行版	オープン価格
		管理実行版	オープン価格

【公式サイト】

https://winactor.biz

freeeサイン 

【freeeサインの特徴】

契約業務全体を支援する統合型法務サービス契約プロセスの各段階を支援する機能導入と活用を支援する手厚いサポート

freeeサインは、契約業務を効率化するための電子契約サービスです。大きな特徴としては、契約業務全体を支援する機能を搭載しています。契約書の作成から締結、保管まで、一連の業務をfreeeサイン上で完結させることができます。

また、freeeサインは契約プロセスの各段階を支援する機能を提供します。契約”前”の段階では、NDA（秘密保持契約）や業務委託契約書のリスクをAIがレビューし、修正案作成をサポートする「freeeサイン 契約チェック」や、適切な契約書のひな形を選んで作成を補助する「契約ドラフト作成」機能があります。

契約”そのもの”の段階では、「freee人事労務 雇用契約」などのfreeeプロダクトや、kintone/Salesforceなどの他社CRM（顧客関係管理）との連携機能を提供し、データ連携による効率化を支援します。

契約”後”の段階では、取引先毎や年度毎など、好みの管理方法で保管可能なフォルダ管理機能や、紙で締結した文書やPDFで送られてきた文書も一元管理できる文書保管機能を提供。さらに、導入と活用を支援する手厚いサポート体制を構築して、電子契約に不慣れな企業でも活用が定着するよう充実したカスタマーサポートを提供しています。

【freeeサインの費用・料金プラン】

項目	Starter	Standard	Advance/Enterprise
説明	電子契約を始めるために必要最低限の機能を備えたプラン	機能を十分に備えた電子契約の決定版プラン	複数部署での利用にも適した内部統制機能を備えたプラン
年一括払い 実質	5,980円/月	29,800円/月	要問い合わせ
年額	71,760円/年	357,600円/年	–
月払い	7,180円/月	35,760円/月	–
ユーザー数	1	10	50〜
電子サイン無料枠	50通/月	100通/月	300通/月〜

【公式サイト】

https://www.freee.co.jp/sign

Coopel 

【Coopelの特徴】

専門知識不要で、初心者でも簡単な操作で利用できるクラウド型ですぐに導入でき、ローカル実行も可能な柔軟性チームや部門内での活用を促進する機能

Coopelは、バックオフィスの効率化に貢献するRPAツールです。特別な専門知識がなくても、直感的なインターフェースとマウス操作により、初心者でも簡単にロボットを作成できます。

クラウド型サービスとして迅速に導入でき、オンライン申し込み後すぐに利用可能。また、ローカルPCでの実行にも対応する柔軟性を持ち、クラウド環境とローカル環境はワンクリックで切り替えられ、利用制限のある社内ネットワーク内でもセキュアに業務自動化を実現します。

チームでのナレッジ共有や部門ごとのプロジェクト設定も容易で、機密性の高い業務も安心して自動化できます。1アカウントからのリーズナブルな価格設定で、チームやプロジェクト規模に応じて段階的に導入できるため、部門単位での活用にも最適です。

【Coopelの費用・料金プラン】

ワークスペースプラン			エントリー	スタンダード	アドバンスト
初期費用			0円	100,000円	200,000円
支払い方法	クレジットカード	月間利用料	12,800円	50,000円	100,000円
		契約期間	1か月	1か月	1か月
	請求書	月間利用料	11,520円	45,000円	90,000円
		契約期間	12か月	12か月	12か月
プランに含まれる月間アクション数			50,000	400,000	1,000,000
プランに含まれるユーザーアカウント数			1	5	10
ユーザーアカウント追加料金（1ユーザーアカウントあたり）			5,000円	5,000円	5,000円
超過アクションの追加料金（1000アクションあたり）			300円	200円	150円

※すべて税抜き価格

【公式サイト】

https://coopel.ai

読取革命 

【読取革命の特徴】

紙文書の正確な電子データ化と高い認識精度AI連携による多様な機能拡張（AIトータルアシスト）使いやすさ、柔軟な連携、国内での実績

読取革命は、紙文書を編集可能なテキストデータに変換するOCR/AI OCRツールです。

高精度なOCRエンジンと画像鮮明化技術により、FAXやコピー、手書き文字、英語文書など、認識が難しい文字も正確に電子データ化します。大きな特徴はAIとの連携で、「AIトータルアシスト」機能によりChatGPTを活用。OCRの誤認識修正、長文要約、内容の箇条書き化、さらには試験問題作成など、従来のOCRの枠を超えた多様な機能を実現します。

初心者向けの「かんたんモード」、スマートフォンからの画像転送と歪み補正、クラウドサービスやGoogle翻訳との連携も備え、使いやすさも追求。12年連続販売本数シェアNo.1の実績を持ち、紙文書のデジタル化と情報活用を効率化し、DXを支援します。

【読取革命の費用・料金プラン】

ライセンス数	ライセンス価格（税抜）
10-49	9,558円
59-99	9,027円
100-499	8,496円
500-999	7,965円

※：上記は法人向けライセンス版の価格。他にパッケージ商品もあり。

【公式URL】

https://www.sourcenext.com/product/yomitorikakumei

バックオフィスの効率化にはDocBaseを活用しよう

本記事では、バックオフィス業務の効率化について、その必要性から具体的な方法まで詳しく解説してきました。多くの企業が抱える業務負担や属人化の課題を解決するには、適切な情報管理ツールの導入が不可欠です。

情報管理ツールには「情報共有ツール」「ファイル管理ツール」「チャットツール」など、さまざまな種類がありますが、単機能のツールでは運用中に機能不足になるリスクがあります。そこでおすすめしたいのが、社内の情報共有や業務フローの効率化を一元的に実現できるナレッジ共有ツール「「DocBase」です。

マークダウン/リッチテキスト両対応のエディターや充実した検索機能など、必要な機能を過不足なく備え、誰でも直感的に使いこなせるという特徴があります。マニュアル作成から日報管理、プロジェクト文書の共有まで、ニーズに合わせた柔軟な使い方が可能です。

バックオフィス業務効率化の第一歩として、まずはDocBaseの30日間無料トライアルをお試しいただき、貴社に最適な活用方法を見つけてみませんか。

バックオフィスの効率化を目的としたDocBaseの活用事例

DocBaseがバックオフィス業務の効率化に活用されている事例をご紹介します。

• 属人化解消とナレッジ共有の促進：個人の持つ情報やノウハウが組織全体で共有されるようになった事例
• 情報集約と検索性の向上：情報が散在していた状況を改善し、必要な情報にアクセスしやすくなった事例
• 新人教育・オンボーディングの効率化：新しいメンバーへの情報伝達や育成にかかる手間が削減された事例

人事や経理、総務といったバックオフィス関連の部門や業務でDocBaseが利用され、様々な効率化や改善につながっています。

DocBaseは、単に情報を蓄積するだけでなく、バックオフィスにおける様々な業務プロセスやコミュニケーションの「ハブ」となり、組織全体の効率化を推進します。以下に、具体的な活用事例をご紹介します。

属人化解消とナレッジ共有の促進

個人の経験や知識に依存していた状態から脱却し、組織全体の知識として共有できるようになった事例です。

株式会社GameWith様

活用方法：自身が持っていた情報をDocBaseに「吐き出す」ことを繰り返した。使い始めてからしばらくの間、毎日1つメモを書くようにしていた。ややこしい操作手順もDocBaseに書いた。

導入後の効果：属人性をどんどん消せていった。DocBaseに情報を残すことで、エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになった。誰でもなんでもできるようにしようという目標を実現できた。

ポイント：属人化の解消と、誰でも重要な業務を実行できるようになるという具体的な効果が明確に述べられています。

事例を見る　エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになりました株式会社GameWith様

株式会社アールキューブ様

活用方法：提携会場ごとの情報を、会場名でタグ付けしてDocBaseに記録。アクセス、連絡先、担当者、不在情報、席次データなどもすべてDocBaseに入力。婚礼終了後にプランナーが施行報告書をDocBaseに書くようにした。

導入後の効果：会場に関してはみんな素人でも、DocBaseのデータを見ることによって、情報ノウハウを共有できる。自分しか知らない情報を共有することで、みんなが同じクオリティのサービスを提供するということを考え始めた。DocBaseを見れば画像も資料もダウンロードでき、バラバラの場所を見なくて済む。DocBaseがなくなったら本当に大変だと感じるほどになった。

◦

ポイント：具体的な業務内容である会場情報や施行報告書を共有することで、属人化を防ぎ、サービスの質向上への意識につながった点が強調されています。

事例を見る　アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる

大垣ケーブルテレビ様

活用方法：障害対応マニュアル、機器の設定マニュアル、取り扱い商品の情報、現場で起きた不具合や対処の記録などをDocBaseにまとめた。わからないことがあればまずDocBaseを見に行き、なければメモを書いておくという共通認識ができた。

導入後の効果：今まで属人化していた情報が、DocBaseを見ればわかるようになった。経験者のノウハウを新人に共有できるようになり、新人でも不具合に素早く対応できることが増えた。情報を探す手間と時間がかなり減った。

ポイント：属人化していた現場のノウハウをDocBaseに集約し、それが直接的に顧客サポートの迅速化や新人スタッフの対応力向上に繋がった点が具体的です。

事例を見る　属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ大垣ケーブルテレビ様

情報集約と検索性の向上

散らばっていた情報がDocBaseに集約され、必要な情報を見つけやすくなった事例です。

オイシックス・ラ・大地株式会社様

活用方法：議事録や資料をDocBaseにだけ投稿して、使わざるを得ない状況を作った。以前使っていたGoogleポータルサイトを閉じてDocBaseのみでスタートした。社内ルールや便利ツールなどのリンク集として「ここみて」というメモを作成した。

導入後の効果：情報の置き場がDocBaseに一本化されたことで、DocBaseに行けば欲しい情報が見つかるという声が上がるようになった。道のりを絞ってあげた方が、結果的にメンバーにとって優しくなったと感じている。社内認知度が上がったのは、間違いなくDocBaseのおかげ。

ポイント：強制力を持たせてDocBaseに情報を一本化したことで、情報の所在が明確になり、メンバーが必要な情報にアクセスしやすくなった点が述べられています。

事例を見る　会議のペーパーレス化が進んで、とても楽になりましたオイシックス・ラ・大地株式会社様

株式会社アールキューブ様

活用方法：提携会場の情報や施行報告書など、業務に必要なあらゆる情報をDocBaseに集約。PDFやエクセルなどどんな形式のファイルもアップロードし、とりあえずDocBaseに上げておくようにした。会場名などでタグ付けを行った。

導入後の効果：DocBaseを見れば画像も資料もダウンロードでき、バラバラの場所を見なくて済む。情報をすべてDocBaseに集約することによって、見たことのない現場も把握できるようになった。

ポイント：多様な形式の情報を一箇所に集約し、検索性を高めることで、現場業務の効率が向上した具体例です。

事例を見る　アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる

株式会社エングラフィア

活用方法：Chatworkでの発言などもDocBaseに残すようにした。

導入後の効果：Chatworkで遡る代わりに、DocBaseで本棚から本を探すような感覚で、欲しい情報を探せるようになった。ノイズが少ない状態で情報にたどり着けるので便利。

ポイント：他のツールで情報が流れてしまう、探しにくいという課題に対し、DocBaseに集約することで検索性が劇的に向上したことが「本棚から本を探すような感覚」という比喩でわかりやすく表現されています。

事例を見る　暗黙知の共有 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

新人教育・オンボーディングの効率化

新しいメンバーが組織に馴染み、業務を習得するまでの時間や手間をDocBase活用によって削減できた事例です。

医療法人 風林会様

活用方法：DocBaseを見れば業務が進められるようにマニュアルを作成し、展開した。新人にはまずマニュアルを読ませ、業務を進める中でわかりにくいことがあれば編集してわかりやすいメモにするよう伝えた。外部とのミーティングやセミナー内容も議事録としてシェアしている。

導入後の効果：新人教育にかかる時間と無駄が圧倒的に短縮できた。人事課内で知識レベルの統一ができた。ひとつのメモに関連情報が紐づいているため、情報を探す手間も減った。

ポイント：マニュアル整備と新人自身によるブラッシュアップを組み合わせることで、教育時間の短縮と知識レベルの均一化という明確な成果が得られた事例です。

事例を見る　新人スタッフへの100通超の業務連絡メールを削減「全国にスタッフがいる会社におすすめです」 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

株式会社マイナビ様

活用方法：マニュアルを作成し、口頭ではなくメモを読んでもらう形に変更した。

導入後の効果：オンボーディングにかかる手間が減った。チーム内の知識の偏りがなくなり、「知ってる人しか知らない」ケースが減った。質問を受ける回数が減り、やりたいことをやる時間に回せるようになった。

ポイント：新人教育におけるベテラン層の負担軽減という具体的な課題に対し、DocBaseでのマニュアル共有が効果を発揮した事例です。

事例を見る　部署を越えてナレッジを横展開できるようになりました | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

株式会社coco様

活用方法：開発フローなどのドキュメントを整備した。フルリモートで働く副業メンバーのオンボーディングを、ドキュメントとテキストのやり取りのみで完結させた。未完成でもライトにメモを書いて公開し、順次アップデートするように周知した。

導入後の効果：情報をドキュメント化することで、他人の時間を消費することなく情報の取得ができるようになった。コミュニケーション効率が非常に上がった。聞かなくてもDocBaseを見れば色々わかるようになり、新人に好評だった。

ポイント：フルリモート環境でのオンボーディングという、現代的な働き方における課題をDocBaseによるドキュメント化で解決し、教育効率だけでなくコミュニケーション効率も向上させた点が特徴的です

事例を見る　フルリモートの副業メンバーのオンボーディングが、ドキュメントのみですべて完結。対面をなくしインプットの時間を大幅削減