作業効率を上げる方法｜メリットと無駄をなくすアイデア

「毎日遅くまで頑張っているのに、仕事が終わらない…」「もっと効率よく仕事を進めたいけれど、何から手をつければいいか分からない…」そんな悩みを抱えていませんか？

また「仕事の質を落とさず効率を上げたい」といった、日頃から仕事に対して高い意識を持つビジネスパーソンも少なくないでしょう。本記事では、そのような課題を解決するための「作業効率」について掘り下げていきます。

作業効率を上げることは、単なる時短だけにはとどまらず、コスト削減や従業員満足度の向上など、組織全体にもさまざまなメリットをもたらします。

しかし、「具体的に何から始めればいいのかわからない」「効率化のアプローチが見えない」といった方も多いのではないでしょうか。本記事では、作業効率を向上させる実践的な方法や、すぐに活用できるツールをわかりやすく解説。業務の見直しから具体的な改善アクションまで、作業効率化に関する情報を網羅的にお伝えします。

初めて作業効率化に取り組む方はもちろん、さらなる改善を目指す方にも参考にしていただける内容です。

【この記事を読んでわかること】

• 作業効率化とは、業務中のムリ・ムダ・ムラを見つけ排除し、作業効率が実現された状態
• 作業効率を上げることのメリットは、コスト削減、時間の余裕が生まれること、従業員の満足度向上
• 見直すべき点は「時間、手順、こだわり」
• 作業効率化を加速させる鍵は、ニーズに合った適切なツールの導入

作業効率の改善とはどのような状態を指す？

作業効率とは仕事の質と時間の最適なバランスを指します。このバランスが最適化された状態が、作業効率の改善された状態です。作業効率を改善するために、仕事の中にある「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、取り除くことが多くの企業で必要とされています。

例えば、同じような内容の報告書を何度も作る「ムダ」や、急な締め切りによる「ムリ」、担当者によって作業時間が大きく異なる「ムラ」などが該当します。これらを改善することで、本来必要のない作業や労力を省けます。

作業効率の向上とは、ただ単に仕事を早く終わらせるだけではありません。やるべき仕事を時間内に手際よく片付け、常に一定の良い結果を残すことを目指します。結果として、会社の利益向上につながり、働く人の環境も良くなるのです。

このように、作業効率の改善は、仕事の進め方を見直し、より良い方法を見つけ出す取り組みと言えます。一人ひとりが意識を持って取り組むことで、組織全体の作業効率化へとつながります。

作業効率を上げる必要はある？改善が求められる背景

働き方改革が進む今、作業効率を上げることは避けて通れない課題となっています。

なぜなら、働く時間は短くなっているのに、仕事の量はそのままという状況が多くの職場で起きているからです。例えば、以前なら残業して対応していた仕事も、今では決められた時間内で終わらせる必要があります。

しかし、ただ急いで仕事をこなすだけでは、ミスが増えたり、心身に負担がかかったりしてしまいます。そのため、限られた時間で成果を出すには、これまでの仕事のやり方を見直し、新しい方法を取り入れる必要があります。

作業効率を上げることは、働く人の負担を減らしながら、期待される成果を出すための重要な取り組みなのです。今までと同じやり方を続けていては、これからの時代に対応できなくなってしまうでしょう。

私たちに求められているのは、時代の変化に合わせて、より賢く働く方法を見つけ出すことです。

作業効率の向上による3つのメリット

作業効率の向上にはどんなメリットがあるのでしょうか。主に以下の3つが挙げられます。

• コストが削減できる
• 時間に余裕ができる
• 社員・従業員の満足度が向上する

次からそれぞれのメリットについて、具体的に解説していきます。

コストが削減できる

作業効率を上げることで得られる大きなメリットの1つに、コスト削減があります。

具体的には、作業時間の短縮により人件費を抑えられます。また、無駄な作業をなくせば、残業代や休日出勤手当なども減らせます。

さらに、仕事がスムーズに進むようになれば、トラブル対応にかかる時間やコストも自然と減っていきます。例えば、ミスによるやり直しが減れば、その分の材料費や人件費も節約できます。

このように、作業効率の向上は、目に見える形で会社の経費削減につながります。ただし、ここで大切なのは、ただコストを削るのではなく、必要な作業を見極めながら、より良い方法を選んでいくことです。

時間に余裕ができる

作業効率を上げると、大切な「時間」という資源を生み出すことができます。

これまでかかっていた作業時間が短くなれば、その分の余裕が生まれます。例えば、今まで1時間かかっていた作業が30分で終われば、残りの30分を別の取り組みに使うことが可能です。

この生まれた時間を使って、これまでリソースを割けなかった新規分野への進出や、提供中のサービスの改善に注力できるようになります。また、スタッフ研修や勉強会など、人材育成にも力を入れられるようになるでしょう。

このように、時間の余裕は組織の成長につながる大きなチャンスを生み出します。ただ目の前の仕事をこなすだけでなく、将来を見据えた取り組みができるようになるのです。

社員・従業員の満足度が向上する

作業効率を上げることで、働く人の満足度が高まります。

まず、時間に余裕ができることで、有給休暇を取りやすくなります。また、育児や介護との両立もしやすくなり、ワークライフバランスが整います。

さらに、時間に追われる状況が減ると精神的な余裕が生まれ、仕事の質を高めるための工夫を凝らす時間が生まれます。例えば、「お客様により良いサービスを提供するには？」といった建設的な問いから、主体的に改善策を考える前向きな姿勢が育まれます。

このように、作業効率の向上は、働きやすさとやりがいの両方を高められます。結果として、スタッフの定着率が上がり、より良い職場づくりにつながっていくでしょう。

作業効率が悪くなる5つの原因

作業効率を低下させる要因を知ることは、改善への第一歩です。多くの職場で共通して見られる作業効率低下の背景には、主に以下の5つの原因が挙げられます。ここからは、それぞれを詳しく見ていきましょう。

• 属人化しすぎている
• 報告・連絡・相談がスムーズにできない
• 業務に対するスキルが不足している
• チームワークが不足している
• 今までのやり方にとらわれている

これらの問題点は、それぞれが単独で、あるいは複合的に作用して、作業効率を下げる原因となっています。まずは自分の職場ではどの要因が当てはまるのか、確認してみましょう。

属人化しすぎている

作業効率を考えるとき、「属人化」という言葉をよく耳にします。これは、特定の人にしかできない仕事が増えすぎている状態を指します。

例えば、特定の担当者だけが特殊な手順を知っている手作業の入力業務や、長年の経験則に頼ったデータ処理などがその典型例です。これらは、自動化できるにもかかわらず、その担当者でなければ進められない「属人化」した業務と言えるでしょう。結果として、その作業のために余計な時間と人手が必要になります。

さらに、その仕事を任された人が休んだり、退職したりすると業務が止まってしまうリスクもあります。作業効率を上げるには、できるところから自動化を進め、属人化を減らしていくことが大切です。

解決策として、情報共有ツールなどを利用したマニュアル整備やナレッジ共有の推進が効果的です。また、クラウドツールやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション／定型業務を自動化するソフトウェアロボット）の導入により、定型業務の自動化を図ることも重要です。チーム内で知識やスキルを共有する機会を定期的に設ければ、特定の人に依存しない体制を構築できます。

スムーズに報・連・相ができない

「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」という言葉をご存知でしょうか。この「ホウレンソウ」がスムーズに行われないと、作業効率は大きく下がってしまいます。

例えば、必要な情報が届かずに手待ち時間が発生したり、誤った内容が伝わってやり直しが必要になったりします。このような無駄な時間は、そのまま作業効率の低下につながります。

また、情報共有の不足は思わぬ問題を引き起こす場合もあります。チーム内での「ホウレンソウ」の仕組みを見直し、スムーズな情報伝達を心がけましょう。

効率的な「ホウレンソウ」を実現するには、社内のコミュニケーションツールを適切に活用することが重要です。例えば、緊急度に応じてメールやチャット、対面での報告を使い分けるなど、状況に合わせた連絡手段の選択が必要です。また、定期的なミーティングの実施により、情報共有の機会を確保することも有効です。

業務に対するスキルが不足している

従業員に求められる職務スキルがなければ、仕事の進捗は著しく悪化します。1つの作業を終えるのに時間がかかりすぎ、間違いも頻発するからです。

例えば、表計算ソフトの基本的な使い方を知らないと、簡単な集計作業でも時間がかかってしまいます。また、間違いが起きやすくなり、その修正にも余計な時間を取られることになります。

さらに、本人の特性や得意としない業務を任せることも、作業能率を落とす大きな理由です。スキルアップの機会を設けると共に、適材適所の配置を心がけましょう。

スキル不足を解消するには、計画的な研修プログラムの実施が効果的です。オンライン学習やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング／実務を通じた職業教育）など、さまざまな学習機会を通じて従業員のスキルアップをサポートしましょう。また、定期的なスキル評価を行い、個人の成長に合わせた適切なサポートを提供することも重要です。

チームワークが不足している

チームで仕事を進めるとき、メンバー間の協力関係は作業効率に大きな影響を与えます。特に、プロジェクト型の業務では、チームワークの重要性がより高まります。

しかし、チームワークが不足していると、一人のメンバーに作業が集中したり、意思疎通が滞ったりしがちです。その結果、進行の遅れやミスの発生につながってしまいます。

チームワークが足りていないと感じる背景には、「心理的安全性の低さ」が潜んでいることが少なくありません。心理的安全性とは、チームの誰もが、自分の意見や疑問、あるいはミスを指摘することを恐れることなく、安心して発言・行動できる状態を指します。

心理的安全性が低いチームでは、以下のような状況が起こりがちです。

• 発言の抑制：「こんなことを言ったら馬鹿にされるかもしれない」「反対意見を言ったら雰囲気が悪くなるかも」といった不安から、メンバーが建設的な意見や改善提案を出し控えてしまいます。潜在的な問題が見過ごされたり、より良いアイデアが生まれにくくなったりします。
• 質問の躊躇：疑問点があっても気軽に質問できず、結果として誤った認識のまま作業を進めてしまい、手戻りやミスが発生しやすくなります。これは、特に新人や経験の浅いメンバーにとって大きな障壁となります。
• 助け合いの欠如： 困っていることがあっても「迷惑をかけたくない」「能力が低いと思われたくない」という思いから、周囲に助けを求められず、一人で抱え込んでしまうことがあります。一部のメンバーに作業が集中したり、問題解決が遅れたりします。
• 情報共有の停滞：失敗やネガティブな情報を共有しづらい雰囲気があると、重要な情報が隠蔽されたり、共有が遅れたりして、チーム全体のリスク管理や意思決定に悪影響を及ぼします。

例えば、助け合いの精神が不足していると感じる場合、それはメンバーが「助けを求めることへの心理的なハードル」を感じているからかもしれません。また、タスク配分に偏りがあるのに声が上がらないのは、「不公平だ」と言い出しにくい雰囲気がチーム内にあるのかもしれません。

チームワークを向上させ、作業効率を高めるためには、この心理的安全性を醸成することが不可欠です。そのために、以下のような取り組みが有効です。

• オープンなコミュニケーション環境の整備：メンバー間で気軽に意見交換ができる雰囲気づくりが重要です。定期的なチームミーティングだけでなく、日頃から感謝や承認の言葉を伝え合うことも効果的です。
• 情報共有の透明化：チームの目標、進捗状況、課題などをオープンに共有することで、メンバーは安心して業務に取り組めます。ここで役立つのが、DocBaseのような情報共有ツールです。 誰もが必要な情報にアクセスでき、疑問点も気軽に質問・記録できる環境は、心理的安全性を高める土壌となります。例えば、過去の議論の経緯や決定事項がDocBaseに記録されていれば、新しく参加したメンバーも安心してキャッチアップできますし、「言った・言わない」の不毛な対立も避けられます。
• 失敗を許容し、学びの機会とする文化の醸成：ミスや失敗を個人攻撃の対象とするのではなく、チーム全体の学びの機会として捉え、再発防止策を共に考える文化を育むことが大切です。DocBaseなどの情報共有ツールにトラブル事例やそこから得られた教訓を記録・共有することで、同じ過ちを繰り返すリスクを減らし、チーム全体の成長に繋げることができます。
• 均等な役割分担と相互サポートの意識：誰か一人に負担が集中しないよう配慮し、お互いにサポートし合える関係性を築くことが、チーム全体の作業効率向上には欠かせません。
  

心理的安全性が高いチームでは、メンバーは安心して自分の能力を発揮し、積極的に協力し合うため、結果としてチーム全体の生産性が向上し、より強固なチームワークが築かれるのです。

参考　Google re:Work – ガイド: 「効果的なチームとは何か」を知る

今までのやり方にとらわれている

「前例踏襲」という言葉があります。これは、これまでのやり方を変えずに続ける行為を指しますが、作業効率低下の要因となる場合があります。

「今までこの方法でうまくいっていたから」という考えは、時として危険です。業務環境や必要とされる成果物は、時代とともに変化していきます。その変化に合わせた改善を怠ると、無駄な時間と労力を使うことになります。

大切なのは、現在の状況に最適な方法を常に探る姿勢です。過去の成功体験にとらわれず、新しい視点で業務の進め方を見直すことが、作業効率の向上につながります。

業務改善を進めるには、定期的な業務プロセスの見直しが不可欠です。他社の成功事例を研究したり、従業員からの改善提案を積極的に取り入れたりすることで、より効率的な方法を見つけられます。また、デジタル化やペーパーレス化など、新しい取り組みにも前向きにチャレンジする姿勢が重要です。

作業効率の向上のため見直すべき部分

作業効率を上げるためには、まず現状の問題点を把握しましょう。ここでは、見直すべき3つの重要なポイントについて解説します。

具体的には、以下の項目に着目して見直しを行います。

• 時間の使い方
• 作業の手順
• こだわりの度合い

これらの要素は、それぞれが作業効率に大きく影響します。1つずつ丁寧に見直すことで、作業効率向上への糸口が見えてきます。

時間

作業効率を上げるために、まず見直したいのが「時間」の使い方です。限られた時間を上手に活用することは、効率アップの基本となります。

最初に、各作業にかかる時間を正確に把握することから始めましょう。日々の業務記録をつけ、会議や打ち合わせが長すぎないか、資料探しや承認待ちといった「待ち時間」が隠れていないかを確認しましょう。これらの無駄な時間を見つけることが改善の糸口です。

次に重要なのが、作業の時間配分における優先順位づけです。すべてのタスクに同じ作業時間をかけるわけではありません。緊急度と重要度を考慮し、取り組む順番と、それぞれのタスクに使う時間を決定します。

タスクの優先順位付けには、タイムマネジメント・マトリクスが役立ちます。

• 重要かつ緊急なタスク
• 重要だが緊急でないタスク
• 重要でないが緊急なタスク
• 重要でも緊急でもないタスク

に分類し、特に(2)のタスクに時間を投資することが作業効率向上の鍵です。

締め切りに追われて慌てると、ミスが増えたり品質が低下したりする可能性がありますので、計画的な時間配分を心がけましょう。必要であればポモドーロテクニック（25分集中して5分休憩する時間管理術）のような時間管理術を試すのもおすすめです。効率的な時間管理は、ストレス軽減にもつながります。

手順

日々の作業手順の見直しは、思いがけない作業効率アップのチャンスです。慣習となっているフローに非効率が潜んでいることは少なくありません。まずは現在の作業の流れを「業務フロー」として具体的に書き出し、関係者全員で共有できる形に「見える化」しましょう。その上で、各手順を吟味します。

「この工程は本当に必要か？」「もっと簡略化できないか？」「自動化できる部分はないか？」といった視点で検証していきます。特に、一人に業務が集中しすぎていないか、複数人が関わる作業で情報伝達のロスや連携の不備がないかは重要なチェックポイントです。承認プロセスが複雑すぎる、部門間の連携が悪い、といった点は大きな時間のロスを生みます。

見える化された業務フローを基に、無駄な工程を省いて手順を標準化する、あるいはツールを導入するなどして改善を図れば、作業効率は着実に向上します。定期的な見直しを習慣にしましょう。

こだわり

作業効率を考える上で見落としやすいのが、「必要以上のこだわり」です。丁寧な仕事は大切ですが、それが過度になると無駄を生み、全体の効率を下げてしまいます。

例えば、求められている以上の完璧な完成度を目指して時間をかけすぎる、あるいは重要度の低い細部に執着しすぎるといった行動は避けるべきです。もちろん、これは手抜きを推奨するわけではありません。肝心なのは、その仕事において本当に求められている品質レベルを的確に把握することです。

時には「これで十分」と判断することも、効率的な業務遂行には不可欠です。特にスピードが求められる場面や、まずは試作品で反応を見たいといった状況では、80点の完成度で素早く対応する方が、100点を目指して時間をかけるより賢明な場合があります。この「適切な見切り」をつけることが、作業効率を高める1つの鍵となります。

こだわりすぎないために、以下の点を意識してみましょう。

• 目的と必須要件の明確化：その作業の最終的な目的は何でしょうか？ 顧客や関係者が本当に求めているものは何でしょうか？ 達成すべき必須要件（Must-have）と、あれば良いが必須ではない要素（Nice-to-have）を区別しましょう。
• 段階的な改善アプローチ：最初から完璧を目指すのではなく、まずは必要最小限の機能や品質でリリースし（MVP: Minimum Viable Productの考え方）、フィードバックを得ながら段階的に改善していくというアプローチも有効です。ニーズに合わない無駄な「こだわり」に時間を費やすリスクを減らせます。

作業効率の向上を実現させる5つのアイデア

作業効率の向上には、具体的な取り組みが欠かせません。ここでは、すぐに実践できる5つのアイデアをご紹介します。

具体的には、以下のポイントに注目します。

• タスクの見える化
• 目的と目標の明確化
• 無駄の排除
• マニュアル作成
• 社内での情報共有

一つひとつのアイデアを実践することで、着実に作業効率は上がっていきます。

タスクを見える化する

作業効率アップの第一歩は「タスクの見える化」です。今どんな仕事を抱え、それぞれにどの程度の時間を見込むべきかを明確にしましょう。

具体的には、毎朝その日のタスクをリストアップする習慣が効果的です。タスクを細分化して書き出すと、進捗管理がしやすくなり、達成感も得られます。手書き、付箋、タスク管理ツールなど、自分に合った方法を選びましょう。所要時間や締め切りも併記すると、計画的な時間配分につながります。

タスクを見える化すれば、客観的に業務量を把握でき、無理なスケジュールを防げます。また、優先度の低い作業や他者に依頼できる仕事、自動化可能な定型業務なども見つけやすくなり、これらへの適切な対処が直接的な効率アップにつながります。日々の業務を整理し、コントロールする基盤を作りましょう。

目的と目標を明確化する

作業効率を本質的に上げるには、仕事の「目的と目標」を明確にすることが不可欠です。なぜその作業が必要で、何を目指すのかを理解することで、質の高い効率化が実現します。

目的がはっきりすれば、進むべき方向が定まり、優先すべき課題が自然と見えてきます。「顧客満足度向上」が目的なら、それに最も貢献するタスクを優先する判断が可能です。また、本来の目的から外れた作業や慣習を見抜き、削減・改善する良い機会にもなります。これは単なる時短ではなく、価値を生むための効率化と言えるでしょう。

さらに、具体的なゴールが見えることは、モチベーション向上にも大きく作用します。自分の仕事が何につながり、どんな成果を生むかがわかれば、当事者意識や責任感が芽生え、創意工夫も生まれます。明確な目的意識は、能動的で効率的な働き方を促し、仕事の満足度を高めるでしょう。

目標設定の際は、SMARTの法則を意識しましょう。具体的（Specific）で、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性があり（Relevant）、期限が明確（Time-bound）な目標は、行動を促し作業効率を高めます。

徹底的に無駄をなくす

作業効率の向上には、「徹底的な無駄の排除」が欠かせません。日々の業務には、意識しないと気づきにくい無駄が潜んでいます。これらを地道に見つけ出し、取り除く努力が大きな効率アップにつながります。

特に注意したいのは、長年続けているルーティンワークです。「昔からこうだから」という理由だけで非効率な手順が残っているケースは珍しくありません。定期的に業務プロセスを見直し、本当に必要か、もっと簡単な方法はないかと問い直しましょう。また、複数の人が同じような資料を作る、重複したデータ入力を行うといった「隠れた無駄」も見逃せません。

無駄の発見には、業務の棚卸しやプロセス分析が有効です。各作業の目的や手順をリスト化し、客観的に評価します。そして、不要な作業の廃止、手順の簡略化、ツールの導入などを検討・実行しましょう。定期的な見直しと改善を繰り返すことで、継続的に無駄のない作業体制を築けます。

無駄を発見したら、ECRSの原則に沿って改善策を検討しましょう。

• E: その作業は本当に必要か？（排除できないか）
• C: 複数の作業をまとめられないか？（結合できないか）
• R: 作業手順や担当者を変えられないか？（再配置・交換できないか）
• S: もっと簡単な方法はないか？（簡素化できないか）

業務のマニュアルや指示書を作成する

作業効率を高めるには「業務のマニュアル化」が効果的です。標準的な手順書や明確な指示書を作成すれば、誰が担当しても一定の品質でスムーズに作業を進められます。これは属人化を防ぎ、組織全体の業務遂行能力を高める上で重要です。

マニュアル作成時は、業務の全体像を説明する「基本編」と、具体的な手順や注意点を示す「実践編」に分けると使いやすくなります。図やスクリーンショットを活用し、視覚的に分かりやすく工夫しましょう。これにより、新人教育や仕事の引き継ぎが格段にスムーズになり、教育コスト削減にもつながります。

さらに、マニュアル化は作業のムラやミスを減らし、手戻りやトラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。手順が明確なら、個人の記憶や勘に頼らず、安定した成果を出しやすくなります。ただし、マニュアルは一度作れば終わりではなく、業務内容の変化に合わせ定期的に更新し、常に最新の状態を保つことが肝心です。マニュアルや指示書の作成・更新・共有には、DocBaseのような情報共有ツールが便利です。

効率化された手法を社内で共有する

個々の効率化も大切ですが、組織全体の作業効率を飛躍的に高めるには、「効率化された手法やノウハウを社内で積極的に共有する」ことが鍵となります。

例えば、表計算ソフトの高度な使い方や効果的な書類テンプレート、定型業務を自動化する小技など、個人が持つ優れたノウハウは、共有されなければその人だけのものになってしまいます。これらが組織全体で共有されれば、チームの生産性は格段に向上するでしょう。他者の成功・失敗談から学ぶことも新たな改善のヒントになります。

そのためには、従業員が気軽に情報交換できるオープンな環境づくりが不可欠です。定期的な勉強会や情報共有ミーティングの開催、社内SNSやナレッジ共有ツールの活用などが有効です。必要な情報に誰でもアクセスしやすく一元管理することで、円滑な業務遂行と継続的な改善が実現するでしょう。

作業効率の向上に役立つツール4選

作業効率を上げるには、適切なツールの活用が欠かせません。今回は、すぐに導入できる4つの便利なツールをご紹介します。

具体的には、以下のツールについて解説します。

• 情報管理ツール
• タスク・プロジェクトの管理ツール
• オンラインストレージ
• チャット型コミュニケーションツール

これらのツールを上手に組み合わせることで、作業効率は大きく向上します。

情報管理ツール

組織の知恵やノウハウを効果的に伝達し、活用する上で、情報管理ツールは不可欠です。マニュアルや作業手順などの重要情報を一元管理し、必要な時に誰でもすぐに見つけられる環境を構築できます。

これにより、情報探しに費やす時間を削減し、本来の業務に集中できます。また、共有された情報はナレッジベースとして蓄積され、貴重な経験やノウハウが組織の財産として継承されます。担当者の異動や退職による情報損失リスクも低くなります。

ツール選定時は、単なる共有機能だけでなく、アクセス権限設定や更新通知など、情報を安全かつ効率的に管理する機能の有無を確認しましょう。

タスク・プロジェクトの管理ツール

作業や計画の進行度合いを正確に把握し、計画通りの業務遂行を助けるのが、タスク・プロジェクト管理ツールです。オンラインでのリアルタイムな情報共有により、チーム全員がいつでも最新の進捗や課題を容易に確認できます。

このツールを活用すれば、特定のメンバーの作業遅延や障害を早期に発見し、迅速な対応が可能になります。また、担当者が明確になるため、作業の重複や放置を防ぐ効果も期待できます。ガントチャートやカンバン方式など、視覚的に進捗を管理しやすい機能も魅力です。

特に複数プロジェクトが同時進行する場合や、関わるメンバーが多い複雑なプロジェクトでは、情報整理とコミュニケーションのハブとして機能し、作業効率の大幅な向上に貢献します。個人のタスクからチーム全体まで幅広く活用しましょう。

オンラインストレージ

チームでの円滑な情報共有とデータへの柔軟なアクセスを実現するには、オンラインストレージが強力なツールとなります。あらゆるデジタルデータをクラウド上に安全に保管し、権限を持つメンバーが必要な時にどこからでも簡単に取り出せる環境を構築できます。

オフィス外での作業や在宅勤務など多様な働き方に対応し、場所を選ばずファイルにアクセスして作業を進められます。物理的なファイルの受け渡しやメール添付の煩雑さがなくなり、情報共有のタイムラグが削減され、業務スピードアップが期待できるでしょう。

さらに、過去の膨大な資料やデータを整理・保管するアーカイブとしても機能し、必要な情報を迅速に検索・参照できます。

チャット型コミュニケーションツール

チャット型のコミュニケーションツールは、スピーディーな情報共有を実現します。メールより気軽にリアルタイムに近い感覚でやり取りでき、電話のような即時性も備え、スピーディーな意思決定や問題解決を促します。

大きな利点は、会話履歴が自動記録され、後から検索・確認できる点です。これにより、「聞き漏らし」や「言った、言わない」といったトラブルを防ぎ、業務の確実性を高めます。プロジェクトやトピック毎にチャンネルを作成して情報を整理し、効率的な共有や議論が可能です。

このように、コミュニケーションがスムーズかつ効率的に行われることで、作業の待ち時間や手戻りが大幅に削減され、組織全体の作業効率向上に大きく貢献します。

作業効率を上げるならDocBaseの活用がおすすめ

ここまで、作業効率を上げるための様々な視点、例えば『ムリ・ムダ・ムラの排除』の重要性、具体的な『5つの改善アイデア』、そして効率化を妨げる『5つの原因』とその対策について解説してきました。

これらのポイントを踏まえ、日々の業務を見直し、適切なツールを活用することが、持続的な作業効率向上には不可欠です。

そして、作業効率にまつわる課題解決を力強くサポートし、組織全体の作業効率を底上げする上でおすすめなのが、情報共有・管理ツール『DocBase』です。

DocBaseは、直感的な操作性で誰でも簡単に使えるため、ナレッジやノウハウの共有がスムーズに行えます。情報の一元管理により、必要な情報をすぐに見つけ出せる環境が整い、作業効率は大きく向上します。

まずは無料トライアルを活用して、自社の業務にフィットするかを確認してみましょう。作業効率向上の第一歩として、ぜひDocBaseの導入を検討してください。効率的な情報共有が実現すれば、より価値の高い業務に時間を使えるようになり、組織全体の生産性向上につながります。

【作業効率の向上を目的としたDocBase活用事例】

新人教育・オンボーディング・属人化解消

DocBaseを活用することで、新入社員がスムーズに業務を開始できるようになり、特定の担当者しか知らない情報が組織全体で共有されるようになった事例です。

【株式会社インフラトップ様】：新人が入ってきたときの教育コストが大幅に下がったことを実感しています。「マーケティングチームだけでも約100個のメモがあり、新人にこれらを全部読ませるだけで、担当者の考えが伝わるようになった」。

事例を読む　『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました株式会社インフラトップ様

【株式会社GameWith様】：以前はエンジニアが一人だったため、日々の重要な作業が属人化している状態に不安を感じていました。DocBaseに自身の情報を継続的に書き出すことで、属人性を消去でき、エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになりました。

事例を読む　エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになりました株式会社GameWith様

情報検索・アクセスの容易さ

情報がDocBaseに集約され、必要な情報を見つけやすくなった事例です。

【株式会社サイバーエージェント宣伝本部様】：以前は議事録などをメールで共有し、メーラーの検索機能で探すことが多かったですが、DocBase導入により「欲しい情報にすぐたどり着ける」便利さに気づき、「こんなに便利なんだ！」と発見したと述べています。タグ付け機能なども検索性向上に役立っています。

事例を読む　【事例】こんなに便利なんだ！って、逆に発見でしたね | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

【株式会社アールキューブ様】：「アールキューブのことはDocBaseに全部入っているというぐらい情報を集約しています」。提携会場の詳細や結婚式の施行報告書など、様々な情報がDocBaseに集約されており、検索すればなんでも分かる状態になったと感じています。これにより、会場に詳しくないメンバーでもデータを見て情報やノウハウを共有できるようになりました。

事例を読む　アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる

会議・コミュニケーションの効率化

DocBaseでの情報共有が進むことで、会議の効率が向上したり、社内外のコミュニケーションが円滑になった事例です。

【株式会社インフラトップ様】：以前は週に1回の定例ミーティングに2時間ほどかかっていましたが、DocBaseに常に情報を共有するようになったことで、会議前にメモを読み込む習慣ができ、定例の時間が半分程度になりました。

事例を読む　『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました株式会社インフラトップ様

【株式会社サイバード様】：DocBaseで日報を毎日確認するようになったことで、週に1回実施していた情報共有ミーティングが不要になったチームがあります。コメント機能により、社内で気軽にコミュニケーションが取れるようになり、障壁が下がったと感じています。困っていることを共有すると、知っているメンバーがコメントしてくれ、問題解決が早まるようになったという効果も挙がっています。

事例を読む　【事例】困っていることを気軽に吐き出せる場所 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

外部・リモート連携

社外のパートナーや、リモートワークしているメンバーとの情報共有がDocBaseによりスムーズになった事例です。

【株式会社Housmart様】：以前のツールは人数に応じた課金体系だったため、あまり使わない外部の人をメンバーに追加する際に悩んでいましたが、DocBaseは一定人数まで料金が一律だったため、外部の人も気にせずにメンバーに入れられるようになり、情報共有が楽になったと感じています。

事例を読む　【事例】気にせず人を増やせるので、「いいじゃん！」となりました | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

【医療法人 風林会様】：全国にスタッフがいる組織にとってDocBaseが有効であると感じています。100名を超える現場新人スタッフへの業務連絡を、DocBaseに情報を書いて外部共有URLで一斉周知することで、不特定多数への連絡が格段にしやすくなりました。情報に間違いがあっても、1つのメモを修正すれば全員のマニュアルに反映される点がメリットです。

事例を読む　新人スタッフへの100通超の業務連絡メールを削減「全国にスタッフがいる会社におすすめです」 | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール