社内wikiとは？おすすめツール10選【作り方・失敗例・事例・導入方法】

社内wikiは、企業内のさまざまな情報を集約し、誰もが閲覧できるようにした「社内版Wikipedia」のようなものです。ナレッジを一元管理できるので、業務効率化や属人化の防止に役立ちます。

本記事では、社内wikiの基本からおすすめツール、導入のポイントや活用事例を解説します。また、おすすめの社内wikiツールについても紹介するので、ぜひ自社の課題解決にご活用ください。

【この記事を読んでわかること】

• 社内wikiは、社内の情報を集約して閲覧できるようにした社内版Wikipediaのようなものである
• 主にツールで構築される
• ツール選びのポイントは、機能・操作性・費用・セキュリティの4つ
• よくある失敗例として、浸透しない・既存ツールとの使い分けがあいまい・ツールが使いづらいことが挙げられる
• 導入成功のポイントは、目的の明確化・スモールスタート・ガイドライン作成・浸透の仕組み作りである

本記事は、初めから順に読むと理解が深まりますが、気になる部分だけの拾い読みでも十分にお役立ていただけます。

社内wikiとは

社内wikiとは、企業内のさまざまな種類の情報を集約し、誰もが閲覧できるようにしたオンラインの情報共有システムです。一般的なWikipediaと同様、社員が自由に情報を追加・編集できる点が特徴です。

多くの場合で専用のツールを使用して構築されますが、情報の種類に決まりはなく、各企業のニーズに応じて柔軟に運用できます。たとえば、業務マニュアル・社内規則・ナレッジベース・プロジェクト記録など、幅広い情報を一元管理することが可能です。

社内wikiのメリット

社内wikiのメリットとして、以下の4つが挙げられます。

• ナレッジを一元管理できる
• 属人化を予防できる
• 業務効率化につながる
• 教育コスト削減につながる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

ナレッジを一元管理できる

社内wikiの最大のメリットは、企業内のさまざまなナレッジを一元管理できることです。個々の従業員が持つノウハウ、各部署のマニュアルや業務情報などを集約し、誰もが参照できるようにすることで、情報の共有と活用を促進します。

ナレッジを一元管理できれば、情報の散在や重複を防ぎ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。結果として、意思決定の迅速化や業務の効率化につながり、組織全体の生産性向上を実現できるのです。

属人化を予防できる

担当者しか知らないような情報や、個人が経験で得たコツなどを社内wikiにまとめれば、誰もがその情報にアクセスできるようになります。そのため、社内wikiを活用すれば知識や情報の属人化を防ぐ効果も期待できるのです。

属人化の予防は、人事異動や退職による知識の流出を防ぐだけでなく、チーム全体のスキルアップにもつながります。また、特定の個人に頼りすぎることによるリスクも軽減できるため、組織の安定性と継続性の向上にも貢献してくれるでしょう。

業務効率化につながる

社内wikiを導入することで、業務の効率化が図れます。

社内wikiには検索機能が備わっているので、各自が必要な情報を素早く見つけられます。そのため、疑問を抱いた従業員は自力で問題解決しやすくなり、質問を受ける側も回答の手間が省けるのです。

また、情報が社内wikiにまとめられていれば引き継ぎもスムーズになるので、より重要な業務に注力できるようになるでしょう。このような業務の効率化は、組織全体の生産性向上にも効果を発揮します。

教育コスト削減につながる

社内wikiの活用は、新入社員や異動者の教育にかかるコスト削減にも有効です。情報が一か所に集約されていれば、新しい従業員は自力で学んだり、疑問点を自分で調べたりできるようになります。

結果的に、初期の教育時間を短縮したり、場合によってはなくしたりすることが可能になるでしょう。とくに、OJTなど教える側のリソースを多く要する教育方法では、大きな効果を発揮してくれます。

社内wikiツールとは

社内wikiツールとは、企業内の情報を集約・共有することに特化したソフトウェアやサービスのことです。「社内wiki」と呼ぶときも、ツールやシステム自体を指すケースがあります。

社内wikiツールは、情報の蓄積と検索・閲覧を行いやすいように設計されています。主な機能は、直感的な操作性や便利な検索機能、権限管理などです。

Webブラウザを通じてアクセスできるクラウド型のツールが多く、場所や時間を問わずに情報の共有・更新を行える点がメリットです。また、モバイル対応でスマートフォンやタブレットからも利用できるツールが増えています。

ほかの情報共有ツールとの違い

社内wikiツールと似た情報ツールとして、以下の5つがあります

• 社内SNS
• 社内FAQ
• オンラインストレージ
• プロジェクト管理ツール
• グループウェア

それぞれの違いがよくわからず、「どれを導入すれば良いか悩んでいる」という企業は多いかもしれません。ここでは、各ツールの特徴を説明します。

社内SNS

社内SNSは、主に社内でのコミュニケーションを促進するためのツールです。チャット形式が中心で、質問と回答、連絡事項の周知などに使用されます。リアルタイムのやり取りに適していますが、情報の蓄積や検索には向いていません。

一方、社内wikiは情報の蓄積と体系的な整理に特化しています。長期的に参照される情報や、複雑な構造を持つ情報の管理に適しており、検索性も高い点が特徴です。リアルタイムのコミュニケーションには向いていませんが、知識の共有と活用を目的にする場合は、社内wikiのほうが適しています。

社内FAQ

社内FAQは、社内でよく聞かれる質問とその回答をまとめたものです。検索機能が付いているものが一般的で、社員が問題を自己解決するときに役立ちます。社内wikiの一部として運用されることも多く、完全に別のものというわけではありません。

一方で社内wikiは、FAQよりも広範囲の情報を扱います。単純な質問と回答だけでなく、詳細な手順書やポリシー文書、プロジェクト記録など、より複雑で構造化された情報も管理できます。また、社員が運用メンバーの一員として自由に情報を追加・編集できる点も大きな違いです。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上にデータを保管・共有できるサービスです。主な用途は自動バックアップやファイル共有ですが、社内wikiをオンラインストレージ内に構築することも技術的には可能です。

ただし、オンラインストレージは情報を保存する場所としての機能が中心となっているので、情報活用のための機能は限られています。一方で社内wikiツールは情報の整理・検索・編集に特化した機能を持っているため、より高度な知識管理をサポートしてくれます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行を管理するためのツールです。スケジュール管理や作業の割り当て、進捗状況の把握などが主な機能です。作業手順などの情報共有も可能ですが、あくまでプロジェクト単位での管理が中心となります。

一方、社内wikiは組織全体の知識ベースとしての役割を果たします。プロジェクトの記録を含め、より広範囲の情報を長期的に蓄積・活用することが可能です。プロジェクト管理と知識管理を組み合わせることで、より効果的な情報活用ができるようになります。

グループウェア

グループウェアは、企業内のコミュニケーション促進から業務効率化まで、幅広い目的のための機能を実装した総合的なツールです。さまざまな機能が備わっていますが、一般的には以下の機能がパッケージ化されています。

• スケジュール管理
• メール
• 文書管理
• ワークフロー など

社内wiki機能を含むグループウェアもありますが、多機能であるがゆえに、各機能が特化型のツールよりも物足りなく感じられる場合があります。社内wikiツールは知識管理に特化しているため、より高度な情報整理や検索機能を利用できる点が強みです。

社内wikiツールの種類

社内wikiツールには、大きく分けて以下の2つのタイプがあります。

• クラウド型
• オンプレミス型

それぞれのタイプについて、詳しく見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型の社内wikiツールは、インターネット上のサーバーを利用して運用するタイプです。導入や費用の面での利点が多く、現在主流となっているのはクラウド型です。

主なメリットとして、初期投資が少なく迅速に導入できることが挙げられます。また、サービス提供者が保守・管理を行うため、自社でシステム管理の負担を負う必要がありません。さらに、常に最新版を利用できるのも利点です。

一方で、社外のサーバーを利用するため、セキュリティ面で不安を感じる方もいます。ただし、多くのサービスで高度なセキュリティ対策を行っているので、自社で管理するよりも安全な場合がほとんどです。

オンプレミス型

オンプレミス型の社内wikiツールは、自社のサーバーにツールをインストールして使用するタイプです。外部の干渉を受けにくいため、セキュリティに厳しい要件がある企業や、カスタマイズを重視する企業に選ばれることが多い傾向にあります。

主なメリットは、データを完全に自社で管理できることや、自社の要件に合わせて細かくカスタマイズできることです。インターネット接続がなくても利用できるため、オフライン環境でも安定して使用できます。

一方で、導入までに多くの労力やコストを要するというデメリットがあります。サーバーの準備やソフトウェアの設定、セキュリティ対策などを行わなければいけないため、ある程度の初期投資が必要です。また、バージョンアップや保守作業も自社で行わなければいけません。

おすすめ社内wikiツール

多くの社内wikiツールが提供されているため、製品選びに迷っている企業は少なくありません。

ここでは、社内wikiツールのなかでもとくにおすすめの製品を紹介します。各ツールの特徴や強みを理解し、自社に最適なものを選んでみてください。

• DocBase
• Kibela
• Stock
• NotePM
• Notion
• Qast
• Confluence
• GROWI.cloud
• Knowledge
• esa

それぞれのツールについて、詳しく見ていきましょう。

※記載している料金は、2024年7月時点での月額・税込です。詳細な料金やプラン内容については、公式サイトをご参照ください。

DocBase

DocBase

【DocBaseの特徴】

シンプルなUIで簡単に情報を共有・管理できる。業界初ハイブリッドエディター（markdown＋リッチテキストの融合）。豊富な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられる。Slack、Microsoft Teamsなど他のツールとの連携機能が充実。セキュリティ機能が充実しており、情報漏洩のリスクを低減。マルチデバイス対応。

DocBaseは、社内wikiなどチーム内での情報共有や知識管理を効率化するクラウド型のドキュメント管理ツールです。Markdown形式とリッチテキストの両方の文書作成に対応していて、タグ付けや階層構造による整理が可能です。

また、コメント機能やバージョン管理機能が搭載されているので、チーム内でのコミュニケーションや情報活用の促進に役立ちます。マルチデバイスに対応しているため、移動時間や現場でも気軽に情報共有できます。どのような企業でも使いやすい、組織の成長を促進するおすすめ社内wikiツールです。

【DocBaseの費用・料金プラン】

• 無料トライアル：0円（ユーザー数・ストレージ無制限）
• スターター：990円（ユーザー数3名まで、ストレージ3GB）
• ベーシック：4,950円（ユーザー数10名まで、ストレージ10GB）
• レギュラー：9,900円（ユーザー数30名まで、ストレージ30GB）
• ビジネス：21,450円（ユーザー数100名まで、ストレージ100GB）～

Kibela

（引用：Kibela）

【Kibelaの特徴】

柔軟にアクセス権限設定が可能。Markdown形式での文書作成に対応。タグ付けとグループ機能で情報を整理しやすい。API連携で他のツールとの統合が可能。

Kibelaは、日本発のナレッジ共有プラットフォームです。直感的な操作性と高度なカスタマイズ性を兼ね備え、小規模チームから大企業まで幅広く利用されています。

文書の作成や編集が簡単で、さまざまなITリテラシーのメンバーがいる企業でも、情報の整理や検索を効率的に行えるようにしてくれます。また、Slackなどの他のツールとの連携機能が充実しており、既存のワークフローに組み込みやすい点が特徴です。

【Kibelaの費用・料金プラン】

• コミュニティープラン：5名まで無料
• スタンダードプラン：550円/ユーザー
• エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー

Stock

（引用：Stock）

【Stockの特徴】

シンプルな操作性で導入しやすい。タスク管理やメッセージ機能も搭載。モバイル対応で外出先でも利用可能。他ツールとの連携機能が充実。

Stockは、チームの知識を効率的に管理・共有するためのクラウドベースのツールです。使いやすさと情報の整理のしやすさにこだわった「これ以上なくシンプル」な機能性が特徴で、ドキュメントの作成・編集を簡単に行えます。

また、アクセス権限管理やデータの暗号化により、セキュアな情報共有が可能です。直感的なインターフェースにより、ITに詳しくないユーザーでも簡単に使いこなせます。

Stockの費用・料金プラン

• フリープラン：20ノートまで無料
• ビジネスプラン：500円/ユーザー
• エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー

NotePM

（引用：NotePM）

【NotePMの特徴】

ユーザー目線で作られた機能が満載。書式を問わない全文検索。NotePM活用状況のレポート出力が可能。カスタマイズ可能なダッシュボード。マルチデバイス対応で外出先でも利用可能。

NotePMは、ユーザー目線で作られた機能が満載なツールです。テンプレート機能や下書き機能、書式を問わずに文書を探し出せるハイスペックな検索機能が搭載されており、情報共有しやすい環境の構築に役立ちます。

英語への切り替えやタイムゾーンの設定ができるため、多国籍なメンバーが在籍する企業にもおすすめです。コメント機能や閲覧履歴の表示など、コミュニケーションを促進する機能が多数搭載されています。

【NotePMの費用・料金プラン】

• プラン8：4,800円（ユーザー数8名まで、ストレージ80GB）
• プラン15：9,000円（ユーザー数15名まで、ストレージ150GB）
• プラン25：15,000円（ユーザー数25名まで、ストレージ250GB）
• プラン50：30,000円（ユーザー数50名まで、ストレージ500GB）
• プラン100：60,000円（ユーザー数100名まで、ストレージ1TB）

Notion

（引用：Notion）

【Notionの特徴】

高い自由度と柔軟性を持つオールインワンのワークスペース。カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせやすい。豊富なテンプレートで素早く始められる。API連携で他のツールとの統合が可能。

Notionは、文書作成やデータベース、Wiki、プロジェクト管理などが統合された多機能ツールです。自分好みにカスタマイズできる高い自由度と柔軟性が特徴で、どのような用途にもフィットしてくれます。

ページ作成と階層構造による情報整理、データベース機能によるデータ管理、カンバンボードやカレンダーによるタスク管理など、企業の多様なニーズに応えることが可能です。企業の情報を一元管理できるので、業務の効率化を強力にサポートしてくれます。

【Notionの費用・料金プラン】

• 無料：10名まで無料
• プラスプラン：1,650円/ユーザー
• 企業向けプラン：2,500円/ユーザー（250人まで）
• 企業向けプラン：要問い合わせ

Qast

（引用：Qast）

【Qastの特徴】

Q&A形式で情報を整理しやすい。タグ付けとカテゴリ分けで効率的に情報を管理できる。Slack連携で日常的な利用を促進。コミュニケーションを活性化する機能が豊富。

Qastは、質問と回答を中心としたナレッジ共有プラットフォームです。「社内版知恵袋」や「社内版Wikipedia」、匿名の「つぶやき」機能、プロフィール機能など、日常的なコミュニケーションを促進できる環境を構築できます。

ユニークなのは、回答への評価やリアクション機能が搭載されている点です。質の高い情報が自然と蓄積されていく仕組みなので、楽しみながら情報を共有してもらえます。

【Qastの費用・料金プラン】

要問い合わせ

Confluence

（引用：Confluence）

【Confluenceの特徴】

3,000以上のアプリでツールをカスタマイズできる。プロジェクト管理や製品要件などさまざまなテンプレートが利用可能。AI機能が搭載されている。

Confluenceは、Atlassian社が提供する企業向けのWikiプラットフォームです。豊富な機能と高い拡張性が特徴で、同社の製品はもちろんのこと、他社のツールと連携することで大幅な業務の効率化が狙えます。

特筆すべきは、利用できるテンプレートの多さです。全体の戦略計画から個人のToDoリストまで、幅広い用途に適したテンプレートが用意されています。情報共有はもちろん、さまざまなシーンで活躍してくれるでしょう。

【Confluenceの費用・料金プラン】

• フリープラン：無料（10ユーザーまで）
• スタンダードプラン：645円/ユーザー
• プレミアムプラン：1,174円/ユーザー
• エンタープライズプラン: 要問い合わせ

GROWI.cloud

（引用：CROWI.cloud）

【GROWI.cloudの特徴】

オープンソースのWikiシステム。GROWIのクラウド版。Markdown形式での文書作成に対応。図表作成機能で情報を可視化できる。月額固定制でコストを削減できる。

GROWI.cloudは、オープンソースWikiシステムGROWIのクラウド版です。図やテーブルを駆使した文字以外の情報伝達も可能な強力な編集機能が強みで、ファイルやテキスト形式を問わない全文検索が可能な点も魅力的です。

利用人数が多くなるほどコストパフォーマンスが高くなる月額固定制の料金プランなので、ユーザーの急増による費用負担増加を心配する必要はありません。コストを抑えつつ、機能が豊富なツールを探している企業におすすめです。

【GROWI.cloudの費用・料金プラン】

• ベーシック：5,500/月（1appあたり25ユーザーまで）
• ビジネススタンダード：15,000円/月（1appあたり75ユーザーまで）
• ビジネスプロ: 42,000円/月（1appあたりのユーザー数無制限）

Knowledge

（引用：Knowledge）

【Knowledgeの特徴】

オープンソースなので無料で利用できる。独自のカスタマイズが可能。コミュニケーション機能で情報共有を活性化できる。

Knowledgeは、オープンソースのナレッジ管理システムです。完全無料で利用できて、コードの知識があれば自由に機能をカスタマイズできます。また、Markdown形式での文書作成が可能なので、見やすい社内Wikiを構築できます。

無料でありながら、情報に役立つ機能が豊富に搭載されている点がポイントです。ナレッジ共有はもちろんのこと、ファイル添付や検索、共同編集、コメントなどさまざまな機能が実装されています。

【Knowledgeの費用・料金プラン】

無料

esa

（引用：esa）

【esaの特徴】

「情報を育てる」ことがコンセプトのツール。編集履歴が残るため管理や編集を行いやすい。ナレッジを簡単にカテゴライズできる。最長2か月の無料利用が可能。

esaは、「共有して、終わりじゃない　チームのみんなで育てるドキュメント」がコンセプトのナレッジ共有ツールです。作成途中のコンテンツを仲間と共有して、チームで何度も更新しながら情報の完成度を高めていくことで、より良いアイデアに仕上げていきます。

チャットのように気軽に発信して、Wikiのように情報を整理・編集できるツールです。「ツールを導入しても発信してくれるか不安」「気軽に投稿できる環境を整えたい」という企業に向いています。

【esaの費用・料金プラン】

• 無料トライアル：チーム作成月から2か月後の月末まで
• 無料トライアル後：500円/ユーザー

社内wikiツール選びのポイント

社内wikiツールを選ぶ際は、以下のポイントをよく確認しておくと失敗しにくくなります。

• 機能に過不足がないか
• 検索・投稿はやりやすいか
• 費用と機能のバランスは適切か
• セキュリティは安心か

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

機能に過不足がないか

社内wikiツールを選ぶ際は、まず使いたい機能が実装されているかを確認しましょう。主にどのような状況で使用するかをイメージし、そこで必要な機能をリストアップしてみてください。

必要な機能を見極める際は、現場の意見をヒアリングすることがおすすめです。たとえば、営業先でも利用したいという意見がある場合は、マルチデバイス対応のツールが適していると判断できるでしょう。

多機能なツールは魅力的ですが、使わない機能が多すぎると、コストが無駄になる可能性があります。機能が高度になるほど活用も難しくなっていくので、初めは機能性がシンプルなツールを選ぶことがおすすめです。

検索・投稿はやりやすいか

社内wikiの利用を促進するには、検索と投稿のしやすさがカギとなります。調べる人が情報を簡単に見つけられるか、情報提供する人が投稿しやすいかについて、しっかりと確認しておきましょう。

ツールを選定するときは、社員のITリテラシーも考慮しなければいけません。メインの利用者層のリテラシーを確認し、そのレベルに適したツールを選ぶことが大切です。

費用と機能のバランスは適切か

社内wikiは長期的に使用するものなので、費用面の負担も重要な検討事項です。

ほとんどのツールでは、利用人数や必要な機能に応じたプランが選べます。使いたい機能と価格のバランスをよく比較検討して、自社にとって最適なプランを選びましょう。

利用者数や主に使いたい機能をもとにシミュレーションを行ってからツールを比較すると、より費用対効果を把握しやすくなります。

セキュリティは安心か

社内wikiには貴重な情報が集約されるため、情報漏洩は絶対に避けるべきです。自社ならではのノウハウなどは社外秘に相当しますし、個人情報が関わる場合も慎重な取り扱いが必要です。

安心して利用できるツールを選定するためにも、必ずセキュリティ対策について確認しておきましょう。ISO27001は情報管理に関する国際規格なので、この認証を受けているかどうかは信頼度の目安になります。

社内wikiの導入のよくある失敗例

社内wikiを導入しても、うまく使いこなせなければ成果につなげることはできません。社内wikiの導入でよくある失敗として、次の3つが挙げられます。

• 浸透しない、形骸化する
• 既存システムとの使い分けがはっきりしない
• 社内wikiツールが使いにくい

どのようなことなのか、詳しく見ていきましょう。

浸透しない、形骸化する

社内wikiを導入してもなかなか浸透せず活用されないというのは、よくある失敗パターンです。周知不足が原因の場合もありますが、もともとナレッジ共有の文化がない組織では、投稿する習慣が根付きにくいことがあります。

また、「投稿のハードルが高い」「投稿すべき内容のイメージがわかない」などの理由で、活用が進まないこともあります。投稿が少なく蓄積された情報量が不十分だと、検索する側も使わなくなり、結果として形骸化してしまうのです。

既存システムとの使い分けがはっきりしない

既存システムと新しく導入した社内wikiとの使い分けがはっきりしていなければ、結果的に社内wikiが使われなくなる可能性があります。これは、すでに情報共有のシステムを使用していたり、他のツールを情報共有に流用していたりする企業に多い失敗です。

従業員の多くは業務フローの変化を嫌うので、使い慣れたツールを好んで利用する傾向にあります。また、新しいツールの導入が混乱の原因となってしまうこともあるでしょう。

社内wikiを導入するときは、既存システムとの役割分担を明確にする必要があります。

社内wikiツールが使いにくい

社内wikiツールが使いにくいことが原因で、うまく活用されない場合もあります。単純に操作性の悪さが原因であることも多いのですが、用途と機能がミスマッチしていることが原因になっているケースも珍しくありません。

使いやすさは、社内wikiの導入が成功するか否かを左右する重要な要素です。導入前に試用期間を設けて、実際の使用感を確認しておくことが大切です。

社内wikiを成功させるための導入のポイント

社内wikiの導入を成功させるために、以下の重要なポイントを意識してみましょう。

• 社内wikiの目的の明確化
• 初めは少人数でテスト運用する
• 初めは社内wikiの用途を限定する
• 投稿のガイドラインを決める
• 浸透させる仕組みや文化を作る
• ある程度コンテンツを用意しておく

各項目の詳細を紹介します。

社内wikiの目的の明確化

ツールを導入する前に、まずは社内wikiの目的を明確にすることが重要です。また、実際にツールを導入して利用を促すフェーズでは、その目的を十分に周知する必要があります。

目的が明確であれば、投稿すべき内容も定まるでしょう。どのような情報を共有すれば良いかわかれば投稿しやすくなり、蓄積された情報量が多ければ閲覧・投稿する人も増えます。このように、目的の明確化は「情報共有の理想的なサイクル」を生み出す要因になってくれるのです。

目的の一例としては、「業務効率化」「ナレッジの共有」「社内コミュニケーションの活性化」などが考えられます。まずは目的を設定して、その内容に応じて必要なコンテンツや運用方法を検討していきましょう。

初めは少人数でテスト運用する

社内wikiの導入を成功させるカギは「スモールスタート」です。最初から全社で導入せず、少人数でテスト運用してから本格導入することをおすすめします。

まずは無料プランや少人数プランで、「ツールが自社の目的に合っているか」「自社のカルチャーに合っているか」「効果的に使うにはどのような方法があるか」などを検討します。そのうえで、方針を決めて徐々に人数を増やしていきましょう。

テスト運用のメンバーには、できれば実際に使う層を含めてください。現場の声を反映させることで、よりスムーズな導入が可能になります。

初めは社内wikiの用途を限定する

こちらもスモールスタートに含まれますが、初めは用途・対象となる情報を限定したほうが良いでしょう。使い慣れてから範囲を拡大すると、ツールの使用が浸透しやすくなります。

また、なかには外部共有に対応しているツールもあります。試用中にメンバーが他の社員に外部共有機能で情報発信しておくと、全体で本格導入する際に抵抗感を抱かれにくくなるでしょう。

投稿のガイドラインを決める

社内wikiを導入するときは運用ガイドラインを決めておき、その内容に基づいて投稿することをルール化しましょう。ガイドラインがあったほうが、投稿してもらいやすくなります。

ただし、ハードルを上げることになってしまうため、細かすぎるルールは禁物です。少なくとも、社内wikiが根付くまでは最低限の決まりだけにして、投稿数を増やすことを優先しましょう。

たとえば、「機密情報は投稿しない」「他人の投稿を勝手に編集しない」といった基本的なルールから初めることがおすすめです。

浸透させる仕組みや文化を作る

ナレッジ共有の習慣が根付くまでは、投稿に対してインセンティブを付けるなど、浸透させるための仕組みを作りましょう。他のツールと併用せず、情報共有を社内wikiに一本化することも有効です。

また、完璧な内容を求めない姿勢を示すことも大切です。まずは粗い内容で良いので投稿してもらい、運用するなかでブラッシュアップしていく運用方針にすると、社員が気軽に情報を共有できる文化が育ちます。

ある程度コンテンツを用意しておく

導入時は、あらかじめいくつかのコンテンツを投稿しておくと、サンプルになって投稿のイメージがわきやすくなります。また、検索する側もコンテンツがあれば必要に応じて使ってくれるようになります。

既存のコンテンツなどあれば、それを移管しておくのも良いでしょう。たとえば、既存の業務マニュアルや社内規則などを最初のコンテンツとして登録しておくと、社内wikiの有用性を示しやすくなります。

社内wikiにまとめる情報の例

社内wikiには、以下のようにさまざまな種類の情報をまとめられます。

• 経営方針など
• 就業規則・社内ルール
• 作業マニュアル
• よくある質問と回答
• 議事録

各項目について深掘りしていきましょう。

経営方針など

社内wikiには自社の経営方針、企業理念、ミッションなどを掲載すると効果的です。これらの情報を社内wikiにまとめることで、全社員への浸透を図れます。

経営陣が直接投稿することで考えを直接社員に伝えられ、理解を深めるのに役立ちます。また、経営陣が率先して投稿することで社員の参加意識を高めて、全体の投稿を促す効果も期待できるでしょう。

就業規則・社内ルール

就業規則は、常時10人以上使用する事業場に作成が義務付けられている書面です。インターネットを含め、社員が常時閲覧できる形で周知する必要がある就業規則は、社内wikiを活用した情報共有が適しています。

また、オフィス機器の使用方法などの社内ルールに関しても周知が不可欠です。大切な決まりごとを社内wikiにまとめることで、社員はわからないことがあったときに自己解決できるようになります。結果として人事部門への問い合わせ減少につながり、大幅な業務負担の軽減を目指せるでしょう。

作業マニュアル

作業のマニュアルや業務のノウハウ・コツなどを社内wikiにまとめても良いでしょう。作業マニュアルの共有には、作業の標準化や属人化の予防など、さまざまなメリットがあります。とくに、現場の人間だから知っている生きたノウハウは、社内wikiを通じたシェアに適しています。

ただし、マニュアルは業務の基準となるものなので、編集権限を設定するなど勝手に改変できないようにする工夫が必要です。たとえば、「閲覧は全員可能だが、編集は特定の担当者のみに限定する」という設定にしておけば、トラブルの発生を防ぎやすくなるでしょう。

よくある質問と回答

経費の精算方法や各種申請の手続き方法など、社員からよく寄せられる質問とその回答を社内wikiにまとめておくと便利です。そうすれば、担当部署が個別に対応する手間や労力を大幅に減らせます。

新しく寄せられた質問があれば、随時追加していきましょう。FAQが充実すれば社員の疑問解決をサポートできるだけではなく、業務効率の向上にも効果を発揮してくれます。

議事録

会議の議事録を社内wikiに記録するのも、効果的な使い方です。議事録は単なる記録手段としても有効ですが、公開することで他部署の議事録を相互に確認する文化が生まれる可能性があります。

議事録の相互閲覧はコミュニケーションのきっかけとなるほか、部署をまたいだプロジェクトのスタートや進行にも役立ちます。情報の透明性を高め、組織全体の連携を促進する効果が期待できるでしょう。

社内wikiの活用事例

ここでは、「DocBase」を社内wikiとしてご活用いただいている以下の企業の成功事例を見ていきましょう。

• 株式会社coco様
• 株式会社いい生活様
• 双日株式会社様
• 株式会社インフラトップ様

他社の活用事例を知って、ぜひ自社で社内wikiを運用するヒントにしてみてください。

株式会社coco様

株式会社coco様は、店舗向けの口コミ獲得支援を中心とした、オンライン集客プラットフォームを提供している企業です。62名のメンバーがDocBaseを利用しています。

同社では、情報がGitHub WikiやGoogle Docsなどに分散しており、必要な情報をすぐに見つけることが難しいことを課題に感じていました。「履歴が追えない」「誰が編集したかがわかりにくい」という問題を解決するために、情報共有ツールとしてDocBaseを導入しました。

導入後は、社内ガイドラインやマニュアル、開発フローのドキュメントなど、幅広い情報をDocBaseに集約しています。情報共有がスムーズになったので、副業エンジニアのオンボーディングを行うときも、ドキュメントとテキストのやり取りだけでほぼ完結できるようになりました。

「未完成でもいいのでドキュメントを書いて公開する」というアプローチをベースにしているため、情報共有の意識がしっかりと浸透しています。人に聞く前にDocBaseを見て解決する習慣が根付いたことで、質問応答の頻度が減って業務が効率化されました。

【インタビュー全文はこちら】

株式会社いい生活様

株式会社いい生活様は、不動産業界向けのWebサービスを提供するIT企業です。287名のメンバーがDocBaseを利用しています。

DocBase導入以前は、社内のストック型の情報共有の場が足りないことと、Slackで流れてしまう情報をメンバーが各自でバラバラに管理していたことを課題に感じていました。そこで、有益な情報の共有や検索性の問題を解消するためにDocBaseを導入しました。

DocBaseの主な用途は、社内の集合知リンク集やFAQの作成、業務委託メンバーとの情報共有などです。非エンジニアのメンバーでも簡単に書ける点が評価され、エンジニアはもちろん、セールスマンやバックオフィス、業務委託やアルバイトメンバーにも活用されています。

その結果、部署を超えた情報共有がスムーズになりました。新入社員のオンボーディングで積極的に活用し、新人が質問する機会を減少させることにも成功しています。

【インタビュー全文はこちら】

双日株式会社様

双日株式会社様は、世界中で幅広い事業を展開する総合商社です。総合商社として、物品の売買や貿易業を中心に、各種製品の製造・販売やサービスの提供、金融活動など多角的な事業を行っています。160人のメンバーでDocBaseを使用しています。

同社には、手順書やメモが個々に作成されても、引き継がれずに埋もれてしまうという課題がありました。各人が培ってきたナレッジの一元管理と優れた検索機能を求め、DocBaseの導入にいたりました。

主な用途は、会計や税務の実務を行っている主計部と経営経理部における「脱属人化」です。決算業務などの手順書を整理して一元管理することで、業務の効率化を図りました。

活用するなかで組織を横断してご利用いただけるようになり、部門ごとにDocBase導入リーダーを設置するなど、工夫しながら情報共有を浸透させていきました。今では、情報をDocBaseに残しておくカルチャーがしっかりと醸成されています。

【インタビュー全文はこちら】

株式会社インフラトップ様

株式会社インフラトップ様は、大学生や社会人向けのテックスクールを主催している企業です。130人のメンバーでDocBaseを活用しています。

同社は、オフィスが2か所に分かれていることや急激にメンバーが増えたことで、スムーズに情報共有できないことを課題に感じていました。もともとは別の情報共有サービスを利用していましたが、デザインや使いやすさに魅力を感じ、DocBaseを導入しました。

導入後は「DocBaseに投稿することがかっこいい」という風土を作り、投稿することを評価制度に取り入れています。細かい情報まで投稿する習慣が根付いたので、定例ミーティングの時間が短くなり、他の部署が何をしているかわかるようになりました。

【インタビュー全文はこちら】

社内wiki作成はDocBaseがおすすめ！

社内wikiには、「ナレッジを一元管理できる」「属人化を予防できる」など多くのメリットがあります。情報共有に問題を抱えている企業や業務を効率化したい企業は、その手段のひとつとして社内wikiの活用を検討してみると良いかもしれません。

情報共有のツールをお探しなら、1万社以上の導入実績があるDocBaseがおすすめです。

DocBaseの特徴は、直感的なインターフェースと豊富な検索機能で、誰でも簡単に使いこなせる点です。社内Wikiはもちろん、マニュアルやノウハウ共有から日報や議事録など、さまざまな形でご活用いただけます。

ご興味のある方は、ぜひ資料請求や無料お試しをご利用ください。DocBaseを活用して、業務効率の向上を実現しましょう。

▶ DocBaseの無料トライアルを試してみる