手順書とは？マニュアルとの違いや作成の流れ・注意ポイントを解説

今、多くの企業が直面する課題の1つに、業務の標準化と効率化が挙げられます。その解決のカギを握るのが「手順書」です。とはいえ、「手順書とマニュアルの違いって何？」「どうやって作ればいいの？」といった、疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、手順書の基本的な概念から、マニュアルとの明確な違い、そして実践的な作成方法まで、体系的に解説していきます。「なぜその作業が必要か（Why）」「何をするのか（What）」「どうやるのか（How）」という3つの視点を理解することで、より効果的な手順書作成が可能になります。

さらに、作成時の具体的なステップや陥りがちな注意点、手順書作成ツールの活用方法なども紹介。誰もが同じように作業を進められる、そんな理想の職場づくりのために、ぜひ最後までお読みください。

【この記事を読んでわかること】

• 手順書とは作業の進め方や作業工程を明らかにした資料
• 手順書とマニュアルの違いは、目的・役割・記載項目
• 手順書の注意ポイントは、ユーザーは明確か、読み手が実行しやすいか、専門用語を使用していないか、視覚的な情報があるか、デザインは華美すぎないか

手順書とは？

手順書は、作業のやり方や工程をわかりやすく示した大切な資料です。誰もが同じように作業を進められるように、具体的な手順をまとめたものといえます。

例えば、お菓子作りの手順書なら、材料の分量から混ぜ方、焼き時間まで細かく書かれています。このように、各工程を丁寧に説明することで、初めての人でも同じ品質の成果物を作れるようになります。

実際の仕事の場合、お菓子作りとは異なり、業種や業務内容によって手順書の形は様々です。オフィスワークであれば「経費精算システムの入力手順」や「顧客への見積書作成フロー」、製造現場であれば「特定部品の検査手順」や「機械の操作・点検手順」、サービス業であれば「店舗の開店・閉店作業リスト」や「クレーム対応マニュアル」などが考えられます。いずれも、具体的な作業手順を明確にすることで、業務の標準化と品質維持を目指す点は共通しています。

業界によって手順書の呼び方は異なり、「作業手順書」や「標準作業手順書（SOP：Standard Operating Procedures）」などの名称が使われています。でも、どの呼び方でも目指すところは同じ。作業の手順を明らかにして、誰もが同じように進められるようにすることが重要です。

似た言葉に「業務マニュアル」がありますが、これは手順書とは目的や役割が違います。マニュアルは業務の全体像を示すのに対して、手順書は具体的な作業のやり方に焦点を当てているのです。

手順書がもたらす具体的なメリット

手順書を整備し、組織全体で活用することは、単に作業手順を伝えるだけでなく、企業活動全体に多くのメリットをもたらします。主なメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

• 業務の標準化と属人化の防止：誰が担当しても一定の品質で作業を進められるようになり、「あの人でなければできない」という状況を防ぎます。

• 品質の安定化とミスの削減：正確で最適な手順が示されることで、作業ミスや品質のばらつきを効果的に減らすことができます。

• 新人教育・研修コストの削減：OJT担当者の負担を軽減し、新入社員が早期に自走できるようになるため、教育にかかる時間とコストを削減できます。

• 作業効率の向上：最適化された手順に従うことで、無駄な工程や手戻りをなくし、生産性を高めることができます。

• 知識・ノウハウの共有と形式知化：ベテラン社員が持つ暗黙知（経験や勘）を、誰もが利用できる形式知（文書化された知識）として組織内に蓄積・共有できます。

• 業務改善の促進：現在の作業手順が明確になることで、ボトルネックや改善すべき点を発見しやすくなり、継続的な業務改善の土台となります。

手順書とマニュアルで違う部分

手順書とマニュアルは混同されがちですが、目的や内容に明確な違いがあります。主な違いを以下の表にまとめました。

	手順書 (How重視)	マニュアル (Why/What重視)
主な目的	特定の作業を正しく・同じように実行する	業務全体の理解促進、知識・ルールの共有
焦点	作業の進め方、具体的な操作ステップ	業務の背景・目的、全体像、方針、知識
内容	個別具体的な作業手順、操作方法の詳細	業務概要、ルール、判断基準、トラブル対応など広範
対象範囲	1つのタスク、特定の操作、点の情報	業務全体、製品全体、システム全体など線の情報
読者の行動	手順書を見ながら作業を実行する	マニュアルを読んで業務やルールを理解する
イメージ	料理のレシピ、機械の操作ガイド	業務規定集、製品の取扱説明書、研修テキスト

このように、手順書は、「どうやって作業を進めるか」という『特定の作業のやり方』に特化したガイド、マニュアルは「なぜその業務が必要か」という『業務に関する包括的な知識や取り組む姿勢、ルール』を示すもの、と考えると分かりやすいでしょう。どちらが良い・悪いではなく、目的や場面に応じて使い分けること、そして連携させることが重要です。

例えば、お弁当屋さんの例で考えてみましょう。手順書には「ステップ1：ご飯を180g計量する、ステップ2：型に詰める」といった細かい作業手順が書かれています。一方マニュアルには、「お客様に満足いただける量を提供するため」といった理由や作業の意味が記されています。

このように、手順書は「how（やり方）」に重点を置き、マニュアルは「what（何を）」「why（なぜ）」を中心に説明します。どちらも欠かせない存在なのです。

次から手順書とマニュアルにおける以下の違いについて解説していきます。

• 目的の違い
• 役割の違い
• 記載する項目の違い

目的の違い

手順書とマニュアル、どちらも業務をよりよく進めるために作られますが、その目的には大きな違いがあります。

手順書の目的は、作業の具体的な進め方を示すことです。一方マニュアルは、業務の全体像を理解してもらうことを目指しています。この違いを理解することによって、それぞれの文書をより効果的に活用できます。

詳しく見ていくと、手順書は「どうやってその作業を進めるのか」という方法に重点を置いています。反対にマニュアルは「なぜその作業が必要なのか」という理由や意味を伝えることを重視しているのです。

それぞれの目的について、詳しく解説します。

手順書の目的

手順書は、全員が同じように作業を進められるようにするための道しるべです。一番の目的は、誰が作業をしても同じ結果が得られるようにすることです。

例えば、お菓子作りの手順書なら「生地を180度で15分焼く」といった具合に、細かい作業の進め方まで書かれています。機械の操作なら「赤いボタンを3秒間押す」など、具体的な動作を示します。

手順書は、それぞれの作業に焦点を当て、その流れや手順を明確に記します。あいまいな表現は避け、誰もが同じように理解できる表現を使うことが大切です。

マニュアルの目的

マニュアルの主な目的は、会社の大切な知識やノウハウを共有することです。長年積み重ねてきた経験やベテラン社員の知恵を形にして残すことを目指しています。

新たに業務を担当する人でも仕事の全体像を理解しやすくするために、業務の概要や進め方、守るべきルールなどをまとめています。

さらに、マニュアルには業務の効率を上げる目的もあります。みんなの仕事量を平準化したり、作業の質を安定させたりする効果が期待できます。このように、マニュアルは会社の成長を支える重要な役割を果たしているのです。

役割の違い

手順書とマニュアル、それぞれが持つ役割には明確な違いがあります。手順書は作業の「やり方」を具体的に示すのに対し、マニュアルは業務の「全体像」を伝える役割があります。

例えば、パソコンでの作業なら、手順書には「①アプリを起動する」「②設定画面を開く」といった具体的な操作方法が書かれています。一方マニュアルには、「なぜこの作業が必要か」「どんな意味があるのか」といった背景が記されています。

このように、手順書とマニュアルは異なる役割を持ちながら、お互いを補い合う関係にあるのです。次からそれぞれの役割について、詳しく解説していきます。

手順書の役割

手順書の大切な役割は、作業の具体的な進め方を示すことです。どんな手順で、どのように作業を進めればよいのか、その基準を明確にします。

例えば、新しく業務を担当する人が作業を始める時、手順書があれば安心して取り組めます。業務経験の長いベテランの人と同じように作業を進められるからです。

このように手順書は、それぞれの社員の経験や能力に関係なく、みんなが同じ品質で仕事を進められるようにする役割を担っています。具体的な方法を示すことで、作業の標準化を実現するのです。

マニュアルの役割

手順書とは異なり、マニュアルには2つの重要な役割があります。1つは、会社の大切な知識やノウハウを見える形として残すことです。ベテラン社員の経験や知恵を文書にまとめてみんなで共有し、さらに発展させることができます。

もう1つは、業務の標準化を進める役割です。仕事の全体像やルールをまとめることで、経験の違いに関係なく、全員が同じように仕事を進められるようになります。

このように、マニュアルは単なる作業の説明書ではありません。会社の成長を支え、知識を次の世代に伝える重要な役割を果たしているのです。

記載する項目の違い

手順書とマニュアルでは、記載する内容が大きく異なります。

手順書には、具体的な作業の進め方が細かく書かれています。「どうやって」という部分に重点を置き、各作業を明確にします。

一方マニュアルには、業務の全体像が示されています。「なぜその作業が必要か」「どんな意味があるのか」といった背景も含めて説明します。

このような違いがあるため、手順書は比較的シンプルな構成になりますが、マニュアルは幅広い情報を網羅する必要があります。

それぞれの特徴について、詳しく解説していきます。

手順書に記載する項目

手順書を作る時は、以下の5つの重要な項目を含める必要があります。

• 作業の名称と目的
• 作業に必要な道具や材料
• 合格ラインや作業にかかる時間といった基準
• 手順の詳しい説明と作業のポイント
• 気をつけるべき注意事項。危険が伴う作業の場合は、特に丁寧に説明する

これらの項目は、できるだけ具体的に書くようにしましょう。あいまいな表現があると、作業をする人が迷ってしまう原因になるからです。

マニュアルに記載する項目

マニュアルには、3つの重要な項目があります。

• 前提となる情報：会社の理念や方針、事業の内容などが含まれます。仕事をスムーズに進めるための基本的な知識や概念をここでしっかりと押さえましょう。
• 全体の流れ：仕事の一連の進め方を図などを使ってわかりやすく示します。ここで大切なのは、通常の業務の流れだけでなく、予期せぬ事態が起きたときの対応も含めることです。
• 業務の基準：仕事の合格ラインや、かかる時間の目安などを示すものです。この基準があると、仕事の質を保つことができます。

このように、マニュアルには単なる作業手順だけでなく、仕事の全体像が見えるような情報を盛り込むことが大切です。特に新たに業務を担当する人が入ってきたときに、この3つの項目があれば、仕事の進め方をスムーズに理解できるはずです。

ただし、細かい作業の手順については、別途、手順書を用意するのがおすすめです。マニュアルはあくまでも全体像を示すものとして活用しましょう。

手順書を作成する流れ｜5つのステップ

手順書はビジネスの現場で欠かせないものですが、どのように作ればよいのでしょうか。ここでは、誰でも実践できる手順書の作り方を5つのステップでご紹介します。

これから説明する5つのステップとは、

• 「スタートとゴールの設定」
• 「作業の洗い出し」
• 「内容の記述」
• 「テスト運用」
• 「継続的な更新」

です。これらを1つずつ丁寧に進めることで、使いやすい手順書を作成できます。次から具体的に解説していきます。

【ステップ1】手順書のスタートからゴールまで流れを定める

手順書を作る時にまず大切なのは、スタートとゴールをはっきりさせることです。

例えば、お店のオープン準備の手順書を作るとき、どこから始めますか？ブレーカーを上げる作業から書くのか、それとも店内の電気をつける作業から書くのか。このように、作業の始まりと終わりを明確にすることで、必要な手順が見えてきます。

手順のスコープを決めることで、読む人も「どこから始めて、どこで終わるのか」がわかりやすくなります。

【ステップ2】各作業を洗い出して構成を決める

手順書の土台となる作業内容を集める時は、実際に作業をやってみることがポイントです。

机上の空論ではなく、現場で使える手順書にするためには、個々の作業を実践しながら確認することが大切です。その際、写真や画面のコピーなども集めておくと、あとで内容を書くときに役立ちます。

さらに、作業を洗い出す際には「5W1H」のフレームワークを意識すると、より具体的で漏れのない手順定義が可能になります。「誰が (Who)」「いつ (When)」「どこで (Where)」「何を (What)」「なぜ (Why)」「どのように (How)」を明確にするのです。

例えば、「（Who）〇〇担当者が、（When）毎月第1営業日の午前中に、（Where）経理システム上で、（What）先月分の経費データを入力・申請する、（Why）経費を正確に期日までに精算するため、（How）1. システムにログインし…」といった具合です。「5W1H」により、作業の目的や前提条件、具体的なアクションが明確になり、誰が読んでも同じ理解を得やすくなります。

【ステップ3】構成に沿って内容を書く

手順書の中身を書くときは、収集した情報をもとに、わかりやすく整理していくことが大切です。ここでのポイントは、通常の作業と、予期せぬ事態が起きたときの対応を分けて書くことです。

また、写真や図を効果的に使うと、読む人がイメージしやすい手順書になります。一貫性のある書き方で、読む人の立場に立った説明を心がけましょう。

また、手順通りに進めても、予期せぬエラーが発生したり、イレギュラーな状況に遭遇したりすることもあります。そうした場合に備え、手順書の中に「よくある質問（FAQ）」や「トラブルシューティング」のセクションも設けておくことをおすすめします。

考えられる問題とその解決策、あるいは誰に相談すべきかといった情報をまとめておくことで、作業者は自己解決しやすくなり、管理者や熟練者への問い合わせ対応の負担も軽減できます。

【ステップ4】テスト運用する

作った手順書は、必ずテストしましょう。特に、作った人以外の人に使ってもらうことがおすすめです。なぜなら作成者にとっては当たり前に思える記述や専門用語が、他の人には理解しづらかったり、実際の作業フローと手順書に齟齬があったりすることが往々にしてあるからです。

他の人から客観的に評価してもらうことで、抜け漏れや分かりにくい点を洗い出し、より実践的で質の高い手順書に仕上げることができます。

【ステップ5】内容をアップデートする

手順書は作って終わりではありません。むしろ、作った後の更新が大切です。そして、手順書を更新する際には、「バージョン管理」を徹底することが非常に重要です。

更新を重ねるうちに、「どれが最新版かわからない」「いつ、誰が、どの部分を変更したのか不明確」といった問題が発生しがちです。こういった問題を防ぐために、手順書のフッターや表紙などに改訂日、改訂者、改訂内容、バージョン番号などを明記するルールを設けましょう。

ルールを設けることで、誰もが常に最新かつ正しい手順を参照でき、変更の経緯も追跡可能になります。なお、手順書の作成に活用される情報共有ツールには、変更履歴が自動で記録・管理されるバージョン管理機能が備わっているため、こうした管理の手間を大幅に削減できます。

仕事のやり方は日々変わっていきます。システムが新しくなったり、機械が入れ替わったり、より良いやり方が見つかったりすることもあります。

そのため、使う人からの意見を聞いたり、定期的に内容を見直したりして、常に最新の情報にアップデートし、継続的に改善していきましょう。

継続的な改善プロセスを行うためには、「PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）」を利用すると良いでしょう。

• 手順書という「計画（Plan）」に基づき
• 作業を「実行（Do）」し、
• その作業結果や手順書の使いやすさ、改善点などを「評価（Check）」した上で、
• その評価結果を受けて手順書自体を見直し、「改善（Act）」する

このサイクルを回すことで、手順書は常に最適化され、業務全体の効率と品質向上に貢献します。

手順書を作成する際の注意ポイント

手順書を作成する際には、以下の注意すべきポイントがあります。次からそれぞれについて、具体的に解説していきます。

• ユーザーは明確になっているか
• 読み手が実行しやすい資料になっているか
• 専門用語を使用していないか
• 視覚的な情報を盛り込んでいるか
• 必要以上に華美なデザインになっていないか

ユーザーは明確になっているか

手順書を作る時にまず考えるべきは、「誰のための手順書なのか」ということです。

同じ作業でも、仕事を始めたばかりの人と経験豊富な人では、必要な情報が大きく違います。例えば、初心者には細かい説明が必要ですが、ベテランには要点だけで十分かもしれません。

使う人が初心者から経験者まで幅広い場合は、誰もが安心して使える手順書を意識して、初心者に合わせた内容にするのがおすすめです。

読み手が実行しやすい内容になっているか

手順書は必ず誰かが読んで使うものです。そのため、読む人の立場に立って作ることが大切です。

ベテラン社員がよく陥る落とし穴は、「これくらいは理解できるだろう」という思い込みです。経験者には当たり前でも、初めての人にはわからないことがたくさんあります。

常に読み手の知識レベルを意識して、わかりやすい説明を心がけましょう。それが、実際の行動に移しやすい手順書につながります。

さらに、実行のしやすさとミスの防止を高める工夫として、「チェックリスト」の活用が有効です。特に、複数のステップを踏む作業や、絶対に忘れてはならない確認項目がある場合、手順の途中にチェックボックス形式でリストを設けると良いでしょう。

「□ 〇〇を確認したか」「□ △△のボタンを押したか」のように記述することで、作業者は各ステップを確実に実行でき、ケアレスミスを防ぐ助けとなります。

専門用語を使用していないか

手順書で気をつけたいのが、専門用語の使い方です。特に新入社員や初心者向けの手順書では、できるだけ平易な言葉を使うことが大切です。

専門用語や難しい言葉が並ぶと、読む人は意味を調べながら進めなければなりません。これでは読むこと自体が苦痛になってしまいます。

どうしても専門用語を使う必要がある場合は、必ず説明や注釈をつけましょう。わかりやすい言葉で伝えることが、手順書の基本です。

視覚的な情報を盛り込んでいるか

文字だけの手順書は、読む人の負担が大きくなります。そこで効果的なのが、視覚的な情報の活用です。

例えば、以下のような要素を適宜盛り込むことを検討しましょう。

• フローチャート：複雑な作業の流れや分岐条件をわかりやすく図示します。
• スクリーンショット（画面キャプチャ）と注釈：システムやソフトウェアの操作手順を示す際に、実際の画面に矢印や囲みで操作箇所を示すと、直感的に理解できます。
• 写真：実際の機器の操作箇所、作業場の様子、正しい状態・間違った状態などを具体的に示します。
• 図解・イラスト：複雑な構造や概念をシンプルに表現します。
• 短い動画（可能であれば）：言葉や静止画では伝えにくい、実際の動きや操作のニュアンスを伝えるのに有効です。

写真や図表、画面のコピーなどを効果的に使うことで、作業の流れや具体的なイメージが格段に理解しやすくなります。特に細かい手順の説明では、実際の様子がわかる画像があると、認識のズレを防ぐ助けとなります。

全体の流れだけでなく、一つ一つの作業もしっかりとイメージできる手順書を目指しましょう。

必要以上に華美なデザインになっていないか

手順書のデザインは、情報を伝えるための重要な要素です。ただし、必要以上に飾り立てることは避けましょう。

フォントの種類やサイズ、文字の配置などを整えることは大切です。しかし、派手なデザインは逆に情報を伝わりにくくする場合があります。

手順書の目的は、作業の正確な伝達です。シンプルで読みやすいデザインを心がけることで、より効果的な手順書になります。

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本記事では、「手順書とは何か」から始まり、マニュアルとの違い、作成の5つのステップ、そして作成・運用における重要な注意点までを解説してきました。

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• 組織全体の知識レベルを底上げし、
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