課題

日報や週報には、社員側・マネジメント側にとってそれぞれ以下のような課題があります。

社員側の課題

• 日報・週報の書き方が分からない／書き方が人によってバラバラ
• 日報・週報が意味のない作業だと思っている
• 日報・週報の作成に時間がかかる

マネジメント側の課題

• 日報・週報の管理・確認が大変
• 日報・週報のフィードバックに時間がかかる　など

こうした課題を放置していると日報・週報が形骸化してしまいます。「何のために日報・週報を行っているのか」「日報・週報でどういうメリットを得られるのか」を明確にしたDocBaseの活用をご紹介します。

施策

日報や週報をビジネスの成功に役立てるには、日報・週報が持つ役割を認識し、どういった目的で日報・週報を運用するかという指針を明確にすることが重要です。

今回は、日報・週報をDocBaseで運用することで得られるメリットを大きく3つに分類しました。

業務を改善するための日報・週報

業務改善のためには、風通しのよい社内風土で自由に発言できる空間づくりが必要です。

DocBaseは思いついたことをすぐに書き出して共有し、意見を出し合うツールとして向いています。業務中にふと思った「改善したいこと」「もっとよくなるかもしれない」などのアイデアをDocBaseの日報・週報に投稿してみてください。日報・週報のコメントでコミュニケーションを取れば、メンバーの意見を集めることができます。日報や週報を通して共有された意見や業務知識をチーム全体にフィードバックすることで、全員のスキルアップに還元できます。

新人を育成するための日報・週報

新人を育成するためにも日報・週報は有用ですが、この場合もDocBaseが活躍します。業務上の疑問点や分からなかったことをDocBaseの日報に残しておけば、先輩社員が業務時間中にすぐにフィードバックできるため、日報・週報の役割だけでなくOJTツールとしても役立ちます。

またDocBaseの日報・週報を業務終了前に振り返ることでより仕事への理解が深まり、コメントを返すことで社内コミュニケーションが取れるようにもなるでしょう。日報・週報で挙がった疑問点をまとめて体裁を整えると、社内オンボーディングのQ&Aや簡易マニュアルに活用することもできます。

テレワークを成功させるための日報・週報

コロナ禍の影響によってテレワークに移行している企業も多い中、メンバーがどのように日々の業務を遂行しているのか、「見える化」を推進するために日報や週報が有効です。DocBaseは手軽に情報の蓄積が可能で、日報や週報に適しています。

DocBaseはクラウドサービスであるため、オフィスや自宅など場所を選ばずアクセスでき、テレワークで日報・週報を活用するのに相性がよいという特徴があります。

また、DocBaseでは作成した日報・週報をチームメンバーとスムーズに共有できるので、仕事の認識に齟齬があった場合に早急なリカバリーができます。テレワークでありがちなテキストチャットで生じる曖昧さを回避し、コミュニケーションのすれ違いを抑止する効果も日報と週報に期待できます。