生産性向上とは？効果的な取り組み7選を紹介！ポイントも解説

企業の持続的な成長には、生産性向上が欠かせません。しかし、「何から始めればよいのか」「どのような方法が効果的か」と悩む経営者も多いのではないでしょうか。

本記事では、生産性向上の基本的な考え方から具体的な取り組み施策、成功のポイントまで実践的な情報をお届けします。特に、ITツールの活用やマニュアル化、人材育成など、効果的な7つの取り組み施策を詳しく紹介します。

生産性向上は、単なる業務効率化ではありません。限られた経営資源から最大の成果を引き出し、企業の競争力を高める重要な経営戦略です。人材不足が深刻化し、働き方改革が求められる今、その重要性はますます高まっています。

ぜひ、本記事を参考に、自社に合った生産性向上の取り組みを検討してみてください。具体的な事例も交えながら、成功のポイントをわかりやすく解説していきます。

【この記事を読んでわかること】

• 生産性向上の定義と、業務効率化との違いがわかる
• 生産性向上が求められる3つの背景と、企業が直面する課題を理解できる
• すぐに実践できる7つの具体的な取り組み施策がわかる
• 生産性向上によって企業と従業員それぞれが得られるメリットがわかる

そもそも生産性向上とは？

現代のビジネス環境において、企業が持続的な成⻑を遂げるためには、効率性の追求が不可欠です。この効率性の核心にあるのが生産性という概念です。

生産性とは「費やしたリソース(金銭‧人‧物‧情報)によって、価値や成果をどれだけ創出したか」を指します。これは単なる数値指標ではなく、組織の健全性を測る重要なバロメーターといえるでしょう。

具体的なケースを見てみましょう。ある製造業の企業では、従来の手作業による検品作業を自動化システムに切り替えました。その結果、5名の検査員が担当していた業務を2名で処理できるようになり、品質も向上しました。この事例は、テクノロジーの活用により効率化を実現した好例です。

生産性を向上させると、少ないリソースで大きな成果を出せるようになります。これにより企業は以下の恩恵を受けることができます。

• 収益性の改善
• 市場での競争優位性の確立
• 従業員の働きがいの向上
• 新規事業への投資余力の創出

特に労働力不足が課題となる現在の日本では、組織の効率化は経営戦略の中核を成すテーマとなっています。デジタル変革やプロセス改革を通じて、持続可能な企業運営を実現することが求められているのです。

業務効率化と生産性向上は何が違う？

生産性向上と業務効率化は、似たような文脈で使われがちですが、それぞれの本質的な意味合いは異なります。

業務効率化	生産性向上
得られる結果を維持したまま、必要な時間やコストを減らす取り組みです。例えば、ムリ・ムダ・ムラといった非効率な要素を取り除き、業務の無駄を省くことを指します。作業時間の短縮や経費の削減がその目的です。	手持ちの資源を最大限に活かし、より大きな価値を生み出す取り組みです。つまり、業務効率化で生まれた時間やコストの余白を使って、新たな価値創造を目指すものです。

両者の関係を例えるなら、業務効率化は土台作りであり、生産性向上は家を建てることに似ています。まず効率化によって基盤を整え、その上で生産性を高める施策を実行すれば、より大きな成果を上げられます。

効率化だけを追求すると、コスト削減に終始してしまい、成長の機会を逃す場合があります。目指すべきは、業務効率化を土台とした生産性の向上です。

生産性向上が必要とされる背景

企業の持続的な成長に生産性向上は不可欠な要素です。近年、その重要性がより高まっている背景には、3つの大きな社会変化があります。

1. 人材不足の深刻化：少子高齢化が進行し、労働力確保は多くの企業にとって無視できない課題です。
2. グローバル市場での競争力低下：国際的な競争が激化する中で、日本企業が勝ち抜くためには生産性の向上が欠かせません。
3. 働きやすい環境を求める従業員の増加：働き方改革の流れを受け、従業員からはより効率的で質の高い労働環境が求められています。

これらの複合的な課題に直面し、企業は生産性向上への戦略的な取り組みを迫られています。従来の手法だけでは対応が難しくなっており、持続的な成長を実現するためには、これらの背景を深く理解し、計画的に対策を講じることが急務です。

では、それぞれの背景が企業にどのような影響を与え、なぜ生産性向上が解決策となり得るのか、さらに詳しく見ていきましょう。

人材不足が深刻化している

日本の労働市場は、大きな転換点を迎えています。少子高齢化の進展により、働き手となる人材が年々減少しているのです。

例えば、最も働き盛りの30歳以上の人口に着目すると、2000年には4,686万人でしたが、2030年には4,536万人にまで減少すると予測されています（※1）。この30年間で150万人もの働き手が減少する見込みであり、今後、多くの業界・企業で人材不足がさらに深刻化することは明白です。

（※1）出典：厚生労働省「令和5年版厚生労働白書」。2030年の数値は、2025年と2040年の労働力人口データ（30～59歳と60～64歳の合計）に基づき、計算により算出した推計値です。

2030年の推計人口。統計ダッシュボードより

この変化は、企業活動に大きな影響を及ぼします。従来と同じ仕事の進め方では、一人当たりの負担が増え、かえって仕事の成果が出にくくなってしまうでしょう。また、人手不足による機会損失も懸念されます。

そのため、企業には現在の人員を最大限に活かし、高い成果を上げられる体制を築くことが求められます。業務の自動化やデジタル化の推進、そして一人当たりの生産性の向上が、今後の企業成長には欠かせません。

人材不足は、もはや一時的な問題ではありません。持続的な成長を実現するために、生産性向上への取り組みは待ったなしの状況と言えるでしょう。

グローバル市場での競争力が低下している

日本企業の国際競争力は、深刻な低下傾向にあります。日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2024」によると、2022年の日本の一人当たりの労働生産性は約877万円で、OECD加盟38カ国中32位という結果です。この順位は主要先進7カ国で最も低い水準にあり、日本企業の将来に大きな影を落としています。

国内市場が縮小する中、多くの企業が成長の活路を海外市場に求めていますが、現状の生産性では国際的な競争において優位性を確立するのは困難です。グローバルな舞台で勝ち抜くためには、少ないリソースでより大きな成果を生み出す、すなわち生産性の抜本的な向上が不可欠と言えるでしょう。

この課題を克服し、国際競争力を再び高めるためには、IT技術の戦略的な活用や業務プロセスの徹底的な見直しをはじめ、企業活動のあらゆる側面での改善が急務です。生産性向上への真摯な取り組みこそが、日本企業が再び世界で輝くための鍵となるのです。

働きやすい環境を求める従業員が増えている

働き方改革の進展により、従業員の意識が大きく変化しています。特に、ワークライフバランスを重視し、柔軟な働き方を求める声が高まっています。リモートワークの普及は、この変化を一層加速させました。時間や場所にとらわれない働き方が可能になった結果、従業員は効率的に仕事を進められるようになりました。

しかし、単に働き方を変えるだけでは十分ではありません。一人ひとりの生産性を向上させることで、はじめて真の意味での働き方改革が実現できるのです。高い生産性を実現できれば、残業時間の削減や休暇取得の促進、さらには優秀な人材の確保や定着率の向上にもつながります。

これからの企業には、従業員が働きやすい環境を整えながら、生産性を高めていく取り組みが求められているのです。

生産性向上のための具体的な取り組みアイデア

生産性向上は、計画的かつ具体的な取り組みが必要です。ここでは、効果的な7つの施策を紹介します。

• 業務の洗い出しと整理
• ノンコア業務の外注化
• ITツールの導入
• 働き方の選択肢の拡大
• 教育研修制度の見直し
• マニュアル化とノウハウ共有
• 最適な人員配置

これらの施策は、それぞれに特徴があり、企業の状況に応じた使い分けが重要です。

施策を導入する際は、現状分析をしっかり行い、優先順位をつけて進めることを推奨します。また、短期的な効果を求めるだけでなく、中長期的な視点で取り組む姿勢が成功の鍵となります。

それでは、各施策について詳しく見ていきましょう。

業務を洗い出して整理する

生産性向上の第一歩は、現状の業務の実態を明らかにすることから始まります。まずは、日々行っている仕事を細かく書き出し、整理してみましょう。

この作業で重要なのは、重複している業務や不要な作業を整理するために、個人レベルではなく、部署や会社全体の視点で見ることです。例えば、複数の部署で同じような資料を作成していたり、慣習的に続けている意味の薄い業務が存在したりすることは少なくありません。

また、業務の洗い出しにより、仕事の優先順位も明確になります。価値の高い業務に時間を使えるようになり、結果として生産性の向上につながります。

なお、この取り組みは現場の声を活かすことが大切です。実際に業務を行う従業員の意見を取り入れれば、より実効性の高い改善が可能になります。

その際、業務改善の基本的な考え方である「ECRS（イクルス）の原則」を意識すると、より効果的です。ECRSとは、Eliminate（排除：不要な業務はやめる）、Combine（結合：複数の業務をまとめる）、Rearrange（再配置：業務の順序や場所を変える）、Simplify（単純化：業務をより簡単にする）の頭文字を取ったもので、これらの視点から業務を見直すことで、具体的な改善点を見つけやすくなります。

ノンコア業務を外注する

企業活動には、収益に直結する中核業務と、それを支える付随的（ノンコア）な業務があります。生産性を高めるには、この仕分けを明確にし、ノンコア業務の外注化を検討することが効果的です。

自社にとって何がコア業務で何がノンコア業務かを見極めるには、例えば「戦略的重要性」と「自社の強み・競争優位性」を軸にしたマトリクスで業務を整理し、どちらも低い業務から外注を検討するといった方法があります。

例えば、経理処理や給与計算、データ入力といった定型業務は、専門業者への委託が可能になるかもしれません。外注化により、社内の人材はコア業務に集中できるようになります。

ただし、むやみな外注化は避けるべきです。業務の性質や費用対効果を十分に検討し、自社にとって最適な方法を選びましょう。特に、社外に出すことでリスクが生じる業務については、慎重な判断が必要です。

また、外注化する際は、スムーズな引き継ぎと安定した品質を維持するための業務標準化やマニュアル作成も欠かせません。さらに、定期的な見直しを行うことで、より効果的な外注化が実現できます。

ITツールを導入する

今や、ITツールの活用は生産性向上に欠かせません。適切なツールを導入することで、業務の効率化と質の向上を同時に実現可能です。

特に注目したいのは、ナレッジ共有ツールやCRM（顧客管理システム）です。これらを活用することで、情報の一元管理や共有が容易になり、業務スピードが大幅に向上します。

また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入も効果的です。定型作業の自動化により、人為的なミスを減らしながら、処理速度を向上させられます。24時間体制での運用も視野に入れられるため、業務の生産性を大きく高められます。

確かに導入時のコストや運用保守の手間は発生します。しかし、長期的に見れば、作業時間の削減や業務の可視化によって、投資以上の効果が得られます。

重要なのは、単にツールを導入するだけでなく、業務プロセスの見直しも同時に行うことです。適切なITツールを選定するためには、いくつかのチェックポイントがあります。

例えば、「導入目的の明確化」「費用対効果」「操作性（従業員が使いこなせるか）」「既存システムとの連携」「サポート体制の充実度」「セキュリティ対策」などを総合的に比較検討することが重要です。人とITの最適な組み合わせにより、真の生産性向上が期待できます。

働き方の選択肢を増やす

柔軟な働き方の実現は、社員それぞれが自身の能力を最大限に発揮し、組織全体の成果に貢献するための重要な鍵となります。特にリモートワークは、場所の制約から解放されることで、新たな可能性を広げます。

例えば、通勤時間の削減により、その分を仕事に充てられます。また、個々人の集中力が高まる時間帯に仕事ができるため、効率的な業務遂行が可能になります。

さらに、育児や介護と仕事の両立がしやすくなることで、経験豊富な人材の継続的な活躍も期待できます。時間や場所にとらわれない働き方は、優秀な人材の採用にもプラスとなるでしょう。

ただし、新しい働き方の導入には、適切なルール作りが欠かせません。業務の進め方や評価方法の見直し、コミュニケーションツールの整備なども併せて検討する必要があります。

また、対面でのコミュニケーションの機会も適度に確保することで、チームの一体感を保ちながら、生産性の向上を図れます。

従業員への教育研修制度を見直す

従業員の能力開発は、中長期的な生産性向上の要となります。一人ひとりのスキルアップが、組織全体の成果を押し上げるからです。

効果的な教育研修には、体系的なプログラムの構築が重要です。技術研修はもちろん、マネジメント能力やコミュニケーションスキルの向上も含めた総合的な育成が必要です。

また、資格取得支援や外部セミナーへの参加機会の提供も有効です。これらの取り組みは、従業員のモチベーション向上にもつながり、組織の活性化に寄与します。

オンライン研修の活用も検討に値します。時間や場所の制約が少なく、個人のペースで学習を進められるため、効率的なスキル習得が可能です。

成果が表れるまでには時間がかかりますが、人材育成への投資は、企業の競争力を高める重要な施策です。定期的な制度の見直しと改善を行いながら、継続的な取り組みを進めることが大切です。

マニュアルやノウハウ共有で標準化を図る

業務のマニュアル化とノウハウの共有は、「個人の経験や勘に頼る仕事を、誰もが同じように進められる形に整備する」というメリットが得られ、組織全体の生産性を高める基盤となります。

具体的には、新人の育成時間の短縮やベテラン社員の負担軽減を目的とした、業務の手順書作成、ベストプラクティスの文書化などを進めます。

誰が見ても理解しやすく、実用的なマニュアルを作成するためには、「5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）」を明確に記述することを意識しましょう。これにより、作業の目的や背景、具体的な手順が伝わりやすくなります。

こうしたマニュアル作成やノウハウの共有は、不測の事態による人員の欠員にも、速やかに対応できるのもメリットです。

デジタルツールを活用したナレッジ共有の仕組みも効果的です。個人の持つ暗黙知（経験や勘）を形式知（マニュアルなど）へと変換し、組織全体で共有・活用していくナレッジマネジメントの考え方（例えば、SECIモデルなど）は、生産性向上において非常に重要です。

標準化を果たした情報にいつでもアクセスできるようになれば、部署を超えた知見の活用が生まれるかもしれません。また、過去の成功事例や失敗事例を蓄積することで、より質の高い業務遂行も可能です。

ただし、形式的なマニュアル作りに終始しないよう注意が必要です。現場の意見を取り入れながら、実用的で更新しやすい仕組みを作ることが成功のポイントです。定期的な見直しと改善も忘れずに行いましょう。

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人員配置を最適化する

従業員一人ひとりの特性を活かせる仕事の割り振りは、働く人たちの持つ力を存分に発揮させ、組織全体の成果を高めます。個々の強みや経験、志向性を把握し、最適なポジションに配置することが重要です。

個人の成長機会の創出と、組織パフォーマンスの向上を同時に実現するために、タレントマネジメントシステムの活用も効果的です。従業員のスキルや実績を可視化し、データに基づいた人材配置を行えば、より客観的な判断が可能になります。

また、定期的なジョブローテーションも検討に値します。新しい環境での経験は、従業員の視野を広げ、組織に新たな視点をもたらします。特に若手社員にとっては、キャリア形成の観点からも有益な機会となるはずです。

ただし、配置転換は慎重に進める必要があります。個人の希望や適性、チーム全体のバランスを考慮しながら、段階的に実施することが望ましいでしょう。また、異動後のフォローアップ体制も整えておきましょう。

【企業編】生産性向上によるメリット

生産性向上は、企業にさまざまなメリットをもたらします。特に以下の4つのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

• コストの削減効果
• 市場競争力の向上
• 人手不足の解消
• 顧客満足度の向上

これらのメリットは、企業の持続的な成長に大きく寄与します。生産性向上に取り組むことで、企業はより強固な経営基盤を築けます。また、従業員の働きがいも高まり、組織全体の活性化にもつながります。

それでは、具体的にどのようなメリットが得られるのか、1つずつ詳しく見ていきましょう。

人件費などのコストを削減できる

生産性向上の取り組みは、企業のコスト削減に大きく貢献します。特に人件費の面で、大きな効果が期待できます。

例えば、業務の効率化により、1つの作業にかかる時間が短縮されれば、残業代などの人件費を抑制できます。また、同じ時間でより多くの成果を生み出せるようになるため、人員増加を抑えながら事業を拡大することも可能です。

さらに、IT化の推進によって、紙の使用量や保管スペースの削減も実現できます。クラウドサービスの活用により、書類の電子化や情報共有が容易になり、印刷コストや文書管理の手間を大幅に減らせます。

このように削減できたコストは、新規事業への投資や従業員の待遇改善など、企業の成長につながる分野に振り向けられます。結果として、企業の競争力強化にもつながるのです。

市場での競争力がアップする

生産性向上は、企業の市場競争力を高める重要な要素となります。効率的な業務遂行により、これまで時間がかかっていた作業を短時間で終えられるようになるからです。

その結果、空いた時間やリソースを、商品開発やサービス改善といった収益に直結する業務に振り向けられます。例えば、顧客ニーズの分析や新商品の企画、既存サービスの品質向上などに、より多くの時間を使えるようになります。

特に、国内市場が縮小し、グローバル競争が激化する中では、限られた資源で高い価値を生み出す能力が重要です。生産性向上により、コスト競争力と価値創造力の両面で優位性を確保できます。

このように、生産性向上は単なる効率化ではなく、企業の成長戦略の核となる取り組みなのです。

人手不足の解消につながる

生産性向上は、深刻化する人手不足への有効な解決策となります。一人あたりの業務効率が上がることで、少ない人員でも高い成果を上げられるようになるためです。

特に、AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入は、単純作業や定型業務の自動化を実現します。これにより、従業員は創造的な業務や専門性の高い仕事に注力できるようになります。

また、業務の標準化やマニュアル化を進めることで、新入社員の早期戦力化も実現できます。経験の浅い従業員でも、効率的に業務を進められる環境が整うのです。

このように、生産性向上への取り組みは、人材確保が困難な時代において、企業の持続的な成長を支える重要な施策となっています。

顧客満足度の向上も期待できる

生産性向上は、顧客満足度の改善にも大きく貢献します。業務効率化により生まれた時間を、顧客対応の質の向上に充てられるためです。

例えば、これまで時間的な制約で十分に対応できなかった顧客からの要望や相談に、じっくりと向き合えるようになります。また、商品やサービスの品質向上にも、より多くの時間を投じられるようになります。

さらに、デジタルツールの活用により、顧客情報の管理や分析が効率化され、より的確なニーズ把握が可能になります。これにより、顧客一人ひとりに合わせた質の高いサービスを提供できるようになります。

このように、生産性向上は業務効率化だけでなく、顧客価値の創造にもつながる重要な取り組みなのです。

【従業員編】生産性向上によるメリット

生産性向上は、企業だけでなく、従業員一人ひとりにも大きなメリットをもたらします。特に以下の2つの点で、働き方の質を大きく改善します。

• 仕事へのモチベーション向上
• ワークライフバランスの改善

これらは、従業員の満足度を高め、長期的なキャリア形成にもプラスとなります。生産性向上により、より充実した働き方が実現できるのです。

それでは、具体的にどのようなメリットが得られるのか、詳しく見ていきましょう。従業員の視点から、生産性向上がもたらす効果を解説していきます。

仕事へのモチベーションが向上する

生産性向上により、従業員の仕事への意欲は一層高まります。効率的な業務遂行が可能になることで、決められた時間内で質の高い成果を出せるようになるからです。

残業時間が減少すれば、心身の負担が軽減され、仕事への意欲も自然と向上します。また、単純作業が減ることで、より創造的な業務に時間を使えるようになり、自己成長を実感しやすくなります。

さらに、組織全体の成果が向上すれば、それは従業員への報酬や職場環境の充実に結びつくことが期待されます。こうした好ましい循環は、社員が自社に対して抱く信頼感を育み、結果として人材の定着にも好影響をもたらすでしょう。

生産性向上は従業員のワークモチベーションを支える重要な要素となっているのです。

ワークライフバランスを改善できる

生産性向上は、従業員のワークライフバランスを大きく改善します。業務の効率化により、これまで長時間を要していた仕事が短時間で完了できるようになるためです。

具体的には、残業時間の削減や休日出勤の抑制が実現し、プライベートの時間を確保しやすくなります。この余暇の創出により、家族との時間や自己啓発、趣味などに投資できる時間が増えます。

また、テレワークなどの柔軟な働き方の導入も、生産性向上の一環として推進できます。場所や時間にとらわれない働き方により、育児や介護との両立も容易になります。

生産性向上は単なる業務効率化ではなく、従業員の生活の質を高める重要な取り組みとなっているのです。結果として、従業員の働きがいと幸福度の向上にもつながります。

生産性向上に取り組む際のポイント・コツ

生産性向上を成功させるためには、計画的かつ戦略的なアプローチが必要です。以下の4つのポイントを意識して取り組むことが重要です。

• 目的とゴールの明確化
• 事業コンセプトの再構築
• トライ＆エラーの継続
• 組織全体での取り組み

これらのポイントは、相互に関連し合いながら、生産性向上の成果を最大化します。単発的な施策ではなく、包括的な視点で取り組むことが成功への近道となります。

それでは、各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

目的やゴールを明確にする

生産性向上の取り組みを成功させるには、まず「何のために」「どこへ向かうのか」という方向性を定めることが重要です。漠然と「生産性を上げたい」という思いだけでは、具体的な成果は得られにくいものです。

目標設定では、定量的な指標と定性的な指標の両方を設定しましょう。より具体的で達成可能な目標を設定するためには、「SMARTの法則」を参考にすると良いでしょう。SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性のある）、Time-bound（期限付き）の頭文字を取ったもので、これらの要素を満たす目標は、行動を促しやすくなります。

例えば、「一人当たりの売上を20％増加させる（3ヶ月以内に）」という数値目標と、「従業員の残業時間を削減しながら顧客満足度を向上させる（半年以内に）」といった質的な目標を、SMARTの法則に照らして具体的に組み合わせます。

また、短期・中期・長期のタイムラインに分けて目標を設定することで、段階的な改善が可能になります。定期的な進捗確認と効果測定を実施した上で、必要に応じた軌道修正も大切です。

このように、明確な目的とゴールの設定が、生産性向上の第一歩となるのです。

事業のコンセプトを改めて構築する

生産性向上を図る際には、自社の事業コンセプトを改めて見直すことが重要です。「どのような人々に向けて、どのような価値を生み出し、それをどのような形で実現していくのか」という事業の本質を再考すれば、より効果的な施策を見出せます。

例えば、顧客層の再定義により、これまで見過ごしていた潜在需要が見えてくるケースがあります。また、提供する価値の本質を見直せば、不要な業務プロセスが明らかになることも。

さらに、デジタル技術の進展により、従来とは異なる方法でサービスを提供できる可能性も広がっています。時代の変化に合わせて、提供方法を柔軟に見直すことも大切です。

以上のように、事業コンセプトの再構築は、より効率的で価値の高いビジネスモデルの構築につながります。

トライ＆エラーを繰り返し改善していく

生産性向上は、すぐに達成できるものではありません。試行錯誤を重ねながら、自社に最適な方法を見つけ出していく必要があります。

重要なのは、失敗を恐れず、小さな施策から始めることです。例えば、特定の部署や業務プロセスに絞って改善を試み、その結果を検証しながら範囲を広げていく方法が効果的です。

また、PDCAサイクルを短期間で回す工夫も大切です。計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Action）のサイクルを素早く繰り返すことで、より効果的な施策を見出せます。

チームで定期的に振り返りを行う際には、「KPT（Keep：良かったこと・続けたいこと、Problem：問題点・課題、Try：次に試したいこと）」のようなフレームワークを活用すると、具体的なアクションにつながる議論がしやすくなります。

失敗から学び、成功事例を社内で共有すれば、組織全体の改善能力も高まっていきます。長期的な視点を持って、粘り強く取り組むことが成功への近道となるのです。

組織全体の生産性向上を意識する

生産性向上の取り組みでは、個別の業務改善だけでなく、組織全体の最適化を意識することが重要です。部分的な効率化が、全体として非効率を生むケースも少なくないからです。

例えば、ある部署の効率化が他部署の負担増加を招いたり、短期的な数値改善が長期的な価値創造を阻害したりする事例がよく見られます。

生産性向上の取り組みは、組織にとって「変化」です。新しいツールやプロセスの導入には、従業員からの心理的な抵抗が伴うこともあります。そのため、目的やメリットを丁寧に説明し、関係者を巻き込みながら進める「チェンジマネジメント」の視点を持つことが、スムーズな変革には不可欠です。

部分最適を避けるため、いかなる時も、組織全体にとって最も良い状態を考える視点が欠かせません。重要なのは、部署間の連携や情報共有を促進し、組織全体としての目標を共有することです。

また、定期的な進捗確認と課題の洗い出しを行い、必要に応じた方向性の修正も大切です。

結論として、組織全体を見渡す広い視野こそが、真の生産性向上を実現する鍵となるのです。

生産性向上に成功した企業の事例

実際の企業における生産性向上の取り組みを見ていくことで、具体的なヒントが得られます。ここでは、情報共有ツールDocBaseを活用し、成果を上げた6つの事例を紹介します。

• 情報の一元化と検索性の向上
• ドキュメント作成・更新の手軽さによる情報共有の活性化
• 属人化の解消とナレッジの横展開
• 新人教育・オンボーディングの効率化
• コミュニケーションの改善と認識齟齬の削減
• 会議やミーティングの効率化・削減

これらの事例は、規模や業種は異なるものの、いずれも明確な目的を持って取り組みを進め、着実な成果を上げています。成功事例から学ぶことで、自社に適した生産性向上の方法を見出すヒントが得られます。それでは、具体的な事例を見ていきましょう。

情報の一元化と検索性の向上

株式会社アールキューブ様では、以前は情報がEvernoteやChatwork、紙などに分散しており、共有があまり意識されていませんでした。DocBase導入後は、「アールキューブのことはDocBaseに全部入っていると言えるほど情報を集約」しており、顧客のこと、人事、コピー機の使い方まですべてをDocBaseで管理しています。

特に、100近くある提携会場の情報を会場名でタグ付けし、アクセスや連絡先、担当者、細かい決まりごとなどをDocBaseに記録することで、必要な情報がすぐに見つかるようになりました。ファイル形式に関わらずDocBaseに上げれば、画像や資料もダウンロードでき、バラバラの場所を見ずに済むようになったと実感しています。DocBaseがなくなったら本当に大変だという声も上がるほど、情報集約の基盤となっています。

事例を読む　アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる

ドキュメント作成・更新の手軽さによる情報共有の活性化

株式会社モバイルファクトリー様では、以前使っていたWikiは使いづらいという意見があり、DocBaseへの移行を検討しました。導入の決め手の一つは、Markdownが使えること、そして画像の挿入が楽だった点です。

DocBaseを導入してから、Wikiを使っていた時より投稿数が4倍に増えました。これは、DocBaseを「メモ」と呼んで気軽に書ける雰囲気があることも影響し、なんでも投稿する習慣がついたことが情報共有の活性化につながっています。また、画像を積極的にメモに貼るようになった結果、画像を見ながらコメントで議論できるようになったため、会議の数が減ったという効果も出ています。

事例を読む　【事例】Wikiを使っていた時より投稿数が４倍に増えました | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

属人化の解消とナレッジの横展開

株式会社GameWith様では、DocBase導入前は、エンジニアが一人しかおらず、重要な作業がその一人に属人化していることに不安を感じていました。DocBaseを導入し、自分の持っている情報をひたすらDocBaseに吐き出すことを繰り返した結果、エンジニア全員が日々の重要な作業を遂行できるようになりました。属人性をどんどん減らせていると実感しており、誰でも対応できるようにするために、毎日1件のメモを作成することをしばらく続けたそうです

事例を読む　エンジニア全員が日々の重要な作業を行えるようになりました株式会社GameWith様

新人教育・オンボーディングの効率化

株式会社インフラトップ様では、DocBase導入以前は、メンバーが増える中でスムーズな情報共有が課題となっていました。特に、この1年でメンバーが5倍、6倍と増えたため、新人への情報共有にコストがかかっていました。

DocBaseを導入してから、新人が入ってきたときの教育コストが下がったと強く実感しています。マーケティングチームだけでも約100個のメモがあり、新人がこれを全部読むだけで、今まで口頭で伝えていた内容が全て伝わるようになったため、教育コストが大きく下がったと感じています。

事例を読む　『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました株式会社インフラトップ様

コミュニケーションの改善と認識齟齬の削減

株式会社ネクスウェイ様では、PICONという新規サービスの開発において、外部の開発会社と連携する際にDocBaseを使い始めました。それまでは社内と社外で情報共有の方法がバラバラで、差し戻しや意図しない成果物、バグなどが問題となっていました。

DocBaseを導入し、社外の開発会社と情報共有の場を同じにしたことで、コミュニケーションの質が格段に向上したと実感しています。その結果、認識違いや差し戻しが大幅に減ったと感じているとのことです。迷ったら共有するという意識を持ち、DocBaseを共同の場とすることで円滑なコミュニケーションを実現しています。

事例を読む　【事例】コミュニケーションの質というのが全然違うなと思っています | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール

会議やミーティングの効率化・削減

株式会社インフラトップ様では、DocBase導入以前は、GM陣の定例ミーティングが毎回2時間ほどかかっていました。DocBase導入後は、皆が常にDocBaseに情報を共有しているため、他のメンバーが何をしているかや施策の思想・プロセスが事前にわかるようになりました。

会議の前にメモをすべて記入し、それを読み込んでから打ち合わせを行うようになった結果、定例の時間は半分程度になりました。また、議事録にコメントがつくことで議論が活発になっていることもDocBase導入後の変化として挙げています。

事例を読む　『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました株式会社インフラトップ様

生産性向上なら「DocBase」にお任せください

本記事では、生産性向上の定義から具体的な取り組み、そして成功のポイントまで解説してきました。人材不足や競争激化が進む現代において、生産性向上は企業の持続的成長に不可欠です。まずは自社の課題を洗い出し、小さな一歩から始めてみましょう。その際、情報共有の効率化は大きな鍵となります。

そこでおすすめしたいのが、ファイルサーバーや社内Wikiの代替となる「DocBase」です。DocBaseは、誰でも直感的に文書を作成・編集し、スムーズに共有できる操作性が大きな特徴です。

マニュアル作成やノウハウの共有が容易になるだけでなく、部署間の情報連携も円滑に進められます。さらに、強力な検索機能、柔軟な権限管理、確実なバージョン管理といった、生産性向上に直接貢献する機能が充実している点も魅力です。

専門的な知識がなくてもすぐに運用を開始できるため、導入のハードルが低く、社内への浸透もスムーズに進みます。その結果、短期間で生産性向上の効果を実感いただけるでしょう。

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【生産性向上を支援するDocBaseの特徴や機能】

誰でも使いやすい編集機能

・マークダウンとリッチテキストの両方に対応（ハイブリッドエディター搭載）

・マークダウン入力補助機能

・リッチテキストモードでのテーブル編集、文字装飾の簡略化

・ハイブリッド/リッチテキストモードでのテーブル操作、画像編集(サイズ変更/削除)の簡略化

効率的な文書作成と管理

・画像のペイントモード（矢印、テキスト、モザイクなど）による画像編集と文書作成のワンストップ化

・テンプレート登録（日付、ユーザー名などの変数オプション）による定型文書作成の効率化

・PDF、ZIPを含む全形式ファイルのアップロード

・メモへのタグ付け、タグの編集・統合

・スター機能による重要メモへのアクセス性向上

・ピン留め機能による重要メモのグループメモ一覧上位表示

・カスタムダッシュボードによる重要情報の優先表示

チームでの共同作業を強化

・同時編集機能による共同執筆、負担分散、情報共有

・差し込み機能による他メモの参照、アイデアの取り込み

・動画、スライド、Google Documentなどの外部コンテンツ埋め込み

・コメント、グッジョブ！、メンション、絵文字リアクションによるコミュニケーション

・既読メンバー表示機能による閲覧状況の可視化

・編集履歴と復元機能

情報への素早いアクセス

・キーワード、グループ、タグなどによる豊富な検索機能 (添付ファイル内検索対応)

・絞り込み検索、補完機能

・マルチデバイス対応 (スマートフォン、タブレット)

安心・安全な情報共有環境

・情報セキュリティ対策

・シングルサインオン(SSO)対応 (G Suite, OneLogin等、SAML2.0)

・2段階認証 (必須設定可能)

・IPアドレス制限

・SSL(TLS)による通信暗号化、チームごとのデータ暗号化

・操作履歴ログ (180日間保存、CSVダウンロード可能)

・外部セキュリティ専門会社による脆弱性診断 (年1回)

・ISO 27001 (ISMS) 認証取得