知識の共有で組織の生産性を上げよう｜おすすめツールも紹介

毎日の業務で生まれる大切な知識やノウハウ。でも、それらをうまく共有できていないために、同様の失敗を繰り返したり、新人教育に時間を費やしたりしていませんか？

実は、知識の共有は思っているより簡単に始められます。最近では、AIを活用した便利なツールも登場し、誰でも気軽にマニュアルを作成したり、必要な情報をすぐ見つけたりできるようになりました。

本記事では、なぜ知識の共有が必要なのか？具体的にはどんな方法があるのか、さらには役立つツールについて分かりやすく解説します。従業員や組織全体の生産性を高めるために、知識の共有から始めてみませんか？

【この記事を読んでわかること】

• 知識の共有が会社の生産性を高める理由と、実践するためのポイント
• AIを活用した最新ツールで、誰でも簡単に始められる知識共有の方法
• 組織に合ったツールの選び方と、6つのサービスの特徴・料金比較

知識の共有とは「個人や組織がもつ情報を社内で共有すること」

知識の共有とは、組織や個人が持っているノウハウや情報を、組織全体で使えるように整理して活用することです。ナレッジシェアとも呼ばれるこの取り組みは、組織の成長に欠かせない要素として注目されています。

たとえば、ベテラン社員の経験から得られた商談のコツや、若手社員が見つけた効率的な作業方法など、さまざまな情報を共有することで、組織全体のレベルアップにつながります。

また、最近では、社内だけでなくクライアントや関係者といった外部との間でも知識の共有が行われるようになってきました。こうした社内外を問わない情報共有により、異なる視点や専門知識を取り入れることで、新しいアイデアも生まれやすくなります。

知識の共有は、単なる情報の保管ではありません。組織の財産として活用できる形に整理し、必要な時に誰でも使えるようにすることが大切です。

知識の共有には3つの種類がある

知識の共有には、大きく分けて3つの種類があります。

• 形式知
• 経験知
• 暗黙知

それぞれの特徴を理解することで、より効果的な知識の共有が可能になります。

形式知

形式知は、文章や図を使って表現できる知識のことです。

仕事の手順書や会社のルールブック、システムのマニュアルなどがこれに当たります。形式知は、誰が読んでも同じように理解できるのが特徴で、メールや文書で送るだけで相手に正確に伝えられます。

ただし、形式知だけでは伝えきれない情報も多くあります。実際の経験や、人から人に直接伝えることで身につく知識と組み合わせれば、より効果的な知識の共有が実現可能です。

形式知の特徴

知識の源泉	文書、データ、マニュアルなど
言語化の容易さ	容易（言語化・数値化されている）
共有方法	文書、マニュアル、データベース、研修、eラーニングなど
知識の性質	明確、客観的、標準化されている
保存方法	文書、データベース、システム
活用例	標準化された業務手順、製品の取扱説明、顧客データ分析
組織における役割	知識の共有・伝承、効率化、標準化
形式知化の可能性	既に形式知である
具体例	製品マニュアル、業務手順書、特許情報

経験知

経験知は、実際に体験することで身につく知識です。マニュアルや本で学んだ内容を、実践を通して深めていくものと言えます。

例えば、電話応対の基本は文書で学習可能ですが、お客様一人ひとりに合わせた対応力を身につけるには、現場での経験を重ねる必要があります。

この経験知は、形式知をもとに実践を重ねることで蓄積されていきます。会社の中では、先輩の仕事ぶりを見て学んだり、自分で試行錯誤したりする中で、着実に身についていくものです。

経験値の特徴

知識の源泉	実際の経験（体験、行動）
言語化の容易さ	比較的容易（振り返り、整理することで形式知化できる場合がある）
共有方法	OJT、研修、事例紹介など
知識の性質	実践的、状況依存的
保存方法	個人の記憶、記録
活用例	問題解決、意思決定、業務改善
組織における役割	個人のスキルアップ、組織全体のノウハウ蓄積
形式知化の可能性	比較的高い（形式知化を意識した経験知の蓄積が重要）
具体例	営業担当者が顧客との交渉で培った、効果的な話術

暗黙知

暗黙知とは、長年の経験から培われた感覚や勘といった、なかなか言葉で表現できない知識のことを言います。

ベテラン社員ならではの”コツ”や熟練工の技能などがこれに当たります。例えば、お客様との商談で成功率の高い営業担当者の話し方や、機械の具合を音で判断できるエンジニアの感覚は、簡単には人に伝えられないものです。

このような暗黙知を会社の財産として残すには、できるだけ言葉や図で表現したり、実際の場面で直接教えたりする機会を設けることが大切です。

暗黙知の特徴

知識の源泉	経験、勘、直感、身体的な感覚
言語化の容易さ	困難（言語化自体が難しい場合が多い）
共有方法	OJT、共同作業、メンター制度、背中を見て学ぶ、雰囲気や文化を通じて伝わる
知識の性質	無意識的、身体的
保存方法	個人の記憶、行動パターン
活用例	熟練技能、創造的なアイデア、チームワーク
組織における役割	組織文化の醸成、暗黙の了解の形成、イノベーションの促進
形式知化の可能性	低い（工夫次第で形式知化が可能）
具体例	職人が長年の経験で培った、製品の微妙な調整技術

知識の共有が求められる理由

知識の共有が重要視される背景には、主に2つの理由があります。それぞれについて、次の項目から具体的に解説していきます。

• 人材の流動性が高まっているから
• 働き方が多様化しているから

人材の流動性が高まっているから

雇用環境が変化している昨今、一つの会社で長く働き続ける人は減少傾向にあります。終身雇用が当たり前だった昔と違い、転職が増え、社員の流動性が活発になっているのです。

優秀な人材が持っている知識やノウハウは、個人が会社を去る時に一緒に失われてしまいます。これは企業にとって大きな損失となります。

だからこそ、個人の持つ知識を会社全体で共有する仕組みづくりが必要です。新しく入ってきた人材も、先人の知恵を学べる環境があれば、早く力を発揮できるようになります。

働き方が多様化しているから

テレワークや時短勤務、フレックスなど、働き方も大きく変化しています。場所や時間にとらわれない柔軟な働き方は、これからの時代には欠かせません。

しかし、「不明点があってもすぐに聞けない」「情報が届くまでに時間がかかる」といった新しい課題も生まれています。離れた場所で働く人たちの間で、どのように知識を共有すれば良いのでしょうか。

そこで重要になるのが、仕事に必要な知識やノウハウを誰もが簡単に共有できる仕組みづくりです。全員が必要な情報にアクセス可能な環境があれば、場所が離れていても同じレベルの仕事が行えます。

知識の共有が難しいと言われる3つの原因

知識の共有の重要性は理解できても、実際に運用するとなると難しいケースもあります。その主な原因を見ていきましょう。

• 情報がまとまっていない
• 情報が更新されない
• モチベーションを維持できない

情報がまとまっていない

知識の共有がうまくいかない最大の理由は、情報の保管場所が定まっていないことです。チャットツール、社内の掲示板、共有フォルダなど、情報がいろいろな場所に散らばっていると必要な時に見つけられません。

同じ情報でも保存場所が人によって違うと、どこを見ればいいのか分からなくなってしまいます。情報の置き場所は一つに決めて、全員が同じ環境で使えるようにするルールづくりが大切です。

情報が更新されない

知識の共有が難しい二つ目の理由は、情報の更新が行われないことです。一度まとめた情報が古いまま放置されていては、せっかくの知識も活用できなくなってしまいます。

特に紙の資料やエクセルファイルでの管理は、作業に手間がかかるため更新が滞りがちです。新しい情報を追加したり、古い情報を修正したりする作業が面倒で、誰も手をつけなくなってしまいます。

この問題を解決するには、情報を気軽に更新でき、変更履歴も自動で残せる仕組みが欠かせません。

モチベーションを維持できない

三つ目の理由は、知識を共有する意欲が続かないこと。せっかく知識を共有する仕組みを作っても、社員がその必要性や意義を理解していないと、徐々に情報が集まらなくなってしまいます。

大切なのは、知識を共有する目的を明確にし、社員全員で共有を実践していくこと。また、情報を提供してくれた人を適切に評価したり、共有された情報に対してコメントを書けるようにしたりして、社員同士が活発にコミュニケーションを取れる環境づくりも効果的です。

知識の共有を実践する4つのメリット

それでは知識の共有は、組織にはどのような良い効果があるのでしょうか。次の4つが考えられます。それぞれに具体的に解説していきます。

• 業務の属人化を防げる
• スムーズな人材育成につながる
• 改善点やより優れたノウハウが見つかる
• 組織全体の生産性が高まる

業務の属人化を防げる

特定の担当者しか対応できない業務が増えると、属人化が進みます。属人化が進むと、担当者によって仕事の質にばらつきが出たり、進捗状況の可視化が困難になったりするため、手戻りや納期遅延といった問題につながりやすくなります。

また、それぞれの仕事のやり方が正しいかどうかを確認する手間も増えてしまいます。

知識の共有を実践すれば、誰が担当しても同じように仕事を進めることが可能です。これは、組織の安定した運営につながる大きなメリットと言えるでしょう。

スムーズな人材育成につながる

知識の共有は、新しい人材の育成にも役立ちます。必要な知識が適切に整理・共有されていれば、新入社員の教育や、担当者が変わる時の引き継ぎがスムーズです。

また、教える人によって内容や質が変わってしまう心配もありません。すべての従業員が平等な教育を受けられるようになるのです。

さらに、これまで一から教えていた内容を、共有された知識を利用して学んでもらえるので、教育に費やす時間とコストを減らすこともできます。

改善点やより優れたノウハウが見つかる

知識の共有の実践により、これまで見えにくかった業務の中身が明確になります。仕事の内容や手順が「見える化」されることで、より良い方法を考えるきっかけが生まれます。

例えば、複数の部署でやり方を比べることで、より効率的な方法が見つかったり、今まで気づかなかった改善点が明らかになったりするでしょう。

また、一人ひとりが持っている知恵や工夫を共有することで、新しいアイデアが生まれるケースも。時代の変化に合わせて、より良い仕事の進め方を見つけられるのです。

組織全体の生産性が高まる

知識を共有する最大のメリットは、組織全体における生産性の向上です。必要な情報がすぐに見つかり、活用できる環境があれば、一人ひとりの仕事の効率アップがはかれます。

教える側は説明の手間が減り、教わる側は分からないことをすぐに確認できます。このように、それぞれが効率よく仕事を進められるようになれば、組織全体の成果も自然と上がっていきます。

これは、組織内に蓄積された知識を有効活用することで、相乗効果を生み出す理想的な状態と言えるでしょう。

知識の共有を実践する2つの方法

では、知識の共有はどのように実践すればよいのでしょうか。2つの代表的な方法をご紹介します。

• ドキュメントツール
• ナレッジシェアツール

ドキュメントツール

最も手軽なのは、ワードやエクセルといった普段から使っているソフトでマニュアルを作る方法です。広く普及しているツールなので、手軽に始められるのが特徴です。

ただし、この方法にも課題があります。情報を更新した際、迅速に全員に共有することが難しい点です。更新するたびにファイルを配り直す必要があり、古い情報に基づいて業務を遂行してしまう危険性もあります。始めやすいというメリットはあるものの、組織が大きくなると次第に限界が見えてきます。

ナレッジシェアツール

より本格的な方法として、クラウド上で使える専用のツールがあります。リアルタイムで情報を共有できるだけでなく、動画でマニュアルを作れるなど便利な機能がそろっています。

しかし、どんなに優れたツールでも、使う人がその必要性を理解していなければ活用し切れません。導入前に、なぜ知識を共有する必要があるのか、どんな効果が期待できるのかを、組織全体でしっかり話し合うことが大切です。全員が知識の共有に関する目的を理解してこそ、ツールの力を最大限に活かせるのです。

知識の共有に役立つおすすめツール6選

知識の共有を進めるために、実際によく使われているツールを6つご紹介します。

• DocBase
• ナレカン
• octpath
• Confluence
• Teachme Biz
•  toaster team

DocBase

【DocBaseの特徴】

• 導入件数1万件以上
• 業界初ハイブリッドエディターで、マークダウンとリッチテキスト両方利用可能
• マルチデバイスや外部ツール連携に対応可能
• 直感的な操作感で利用に迷わない
• ISO27001の認証取得済
• 優れたコストパフォーマンス

DocBaseは、従業員やチームの知識を効率的に一元管理・共有できるツールです。社内Wikiやマニュアル、設計書、日報などの作成機能も付いており、さまざまな知識の共有が可能です。

エディターは、マークダウンとリッチテキストのハイブリッドエディターを採用しています。また、マルチデバイスにも対応済みで、PCやスマートフォン、タブレットのいずれからでも利用できます。操作は直感的でわかりやすいため、初めて操作する方でも、マニュアルに頼ることなくスムーズに作業を進められるはずです。

セキュリティ性も高く、ISO27001の認証を取得済であるため、安心して利用できます。その一方でコスト面はリーズナブルに設定されており、ひとりあたり214円で情報共有ツールを導入可能です。また、30日間の無料トライアルもあるため、ぜひ導入前に利用し、使用感を確かめてみてください。

【DocBaseの料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

【公式サイト】

https://docbase.io

ナレカン

【ナレカンの特徴】

• 超高精度の検索機能
• ナレッジの一元化
• 情報管理機能

ナレカンは、社内のナレッジに素早くアクセスすることを可能にするツールです。最大の魅力は、高度な検索機能にあります。AI自然言語検索では、まるで上司に相談するように自然な言葉づかいで質問を入力するだけで、ナレカンAIが全社的なナレッジを分析し、最適な回答を導き出します。

また、テキストメモから、ファイル内容のAI自動抽出、メールの自動転送、チャットのワンクリック蓄積、社内版知恵袋といったさまざまな形式の情報を一か所に集約し、ナレッジ管理を容易にします。さらに閲覧権限の設定、誤削除防止のためのごみ箱機能、記事編集履歴の保持、利用状況レポート、データエクスポート、OCR検索、承認フローなど、企業の情報セキュリティと効率的な運用を支援する管理機能が豊富に備わっています。

【ナレカンの料金プラン】

料金は要問い合わせ。「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」「プレミアムプラン」から選択。

【公式サイト】

https://www.narekan.info

octpath

【octpathの特徴】

• 業務プロセスの管理と自動化
• タスク管理と進捗の可視化
• ガイド機能とエラー防止

octpathは、業務プロセスの管理・自動化、タスク管理と進捗の可視化、ガイド機能とエラー防止機能を搭載するクラウド型プロセスマネジメントサービスです。

特徴は、まず業務プロセスの一元管理です。複雑な手順も分かりやすく整理され、誰でも同じ品質で作業を進められるようになるため、ミスや属人化を防ぎます。また、担当者設定や期限設定、進捗状況の可視化により、それぞれの役割が明確になり、業務の遅れにも素早く対応可能。さらに、作業時のガイド表示や必須項目の設定により、うっかりミスを防ぐことができます。AIの活用により効率的な業務の進め方も提案されます。

【octpathの料金プラン】

	ライト	スタンダード	プロ	エンタープライズ
料金	30,000円/月	45,000円/月	60,000円/月	100,000円/月
ユーザー数	20人	50人	100人	100人～

※別途初期費用

【公式サイト】

https://octpath.com

Confluence

【Confluenceの特徴】

• カスタマイズに利用できるアプリは3,000以上
• AIが搭載されており、ドキュメントの要約が可能
• マーケティング計画表やプロジェクト管理など、実装されているテンプレートはさまざま
• ホワイトボード機能でブレストができる

Confluenceは、Atlassian社提供の社内Wikiプラットフォームです。テンプレートや連携できるアプリが豊富であるため、カスタマイズ性や拡張性が高く、自社の状況に合わせてツールを構成可能です。

「ホワイトボード」と呼ばれる機能では、真っ白な画面にアイデアを出し合えます。あたかも本当のホワイトボードで、ブレインストーミングやプロジェクト計画の議論などを行っているかのように利用できるため、より自由なアイディアを出しやすくなります。

【Confluenceの料金プラン】

	Free	Standard	Premium	Enterprise
料金	0円	645円/月※1ユーザーあたり	1,174円/月※1ユーザーあたり	要問い合わせ
ユーザー数	無制限	無制限	無制限	無制限
ストレージ	無制限	250GB	無制限	無制限

【公式サイト】

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Teachme Biz

【Teachme Bizの特徴】

• テンプレートに沿って画像と動画を入れるだけ
• 自動翻訳機能で20か国語に対応
• QRコードでの共有が可能

Teachme Bizは、業務手順書やマニュアルの作成・共有を効率的に行えるクラウド型のマニュアル作成ツールです。動画型マニュアル作成にすぐれており、テンプレートに沿って画像と動画を入れるだけでマニュアルが完成します。

共有方法も多彩で、PDF出力やQRコードに対応しています。ほかにも閲覧履歴機能も搭載しており、誰がどのマニュアルを閲覧したかを確認可能です。動画マニュアルを考えている企業は、検討の余地があるマニュアル作成ツールです。

【Teachme Bizの料金プラン】

	スタータープラン	ベーシックプラン	エンタープライズプラン
料金	65,780円/月	131,780円/月	351,780円/月
ユーザー数	60人	180人	600人
ストレージ	–	–	–

※別途初期費用

【公式サイト】

HOME

toaster team

【toaster teamの特徴】

• AIが自動でマニュアル作成
• 多様な形式に対応し、効率的な情報共有と検索が可能
• 即戦力育成とコスト削減

toaster teamは、AIが自動でマニュアルを作成し、様々な形式の情報を効率的に管理できる、知識共有と人材育成のサポートツールです。

最大の魅力は、AIによる自動マニュアル作成。マニュアルの名前を入れるだけでAIが基本となる内容を作成してくれるため、マニュアル作りの制作時間とコストを大幅に削減できます。

また、社内外マニュアル、動画マニュアル、用語集など多様な形式に対応し、グループ・フォルダ・セクションの3階層構造とラベル機能による横断検索も可能。さらに業務手順の学習を促進するシステムにより、即戦力となる人材の育成期間を短縮、新人研修や社員教育にかかる費用を削減できます。

【toaster teamの料金プラン】

	ライト	スタンダード	ビジネス
料金	38,500円/月	66,000円/月	132,000円/月
ユーザー数	50人	100人	200人
ストレージ	無制限	無制限	無制限

※別途初期費用

【公式サイト】

https://toaster.how

知識の共有にはDocBaseを活用しよう

ここまで見てきた通り、知識の共有は組織の生産性向上に欠かせない重要な取り組みです。人材の流動性が高まり、働き方が多様化する現代では、「形式知」「経験知」「暗黙知」という3つの知識を効果的に共有することが求められています。

知識の共有を促進するのであれば、専用のナレッジシェアツールDocBaseの活用がおすすめです。DocBaseは、デジタルツールが得意な人も苦手な人も、チーム全員が快適に利用できる、簡単操作のドキュメントプラットフォームです。マークダウンとリッチテキストの両方に対応し、さらにそれらを同時に使えるハイブリッドエディターも搭載。シンプルなUI設計により、1、2日使えば誰でも簡単に操作を習得できます。

知識の共有におけるDocBaseの活用事例

企業名	DocBase活用方法	効果	事例ページ
株式会社アールキューブ様	「アールキューブ版ウィキペディア」として顧客情報から人事、コピー機の使い方まであらゆる情報を一元集約。 会場に関するノウハウもデータとして共有。	個人しか知らない情報も共有する文化が生まれ、誰もが同じクオリティのサービスを提供可能に。経験の浅いメンバーでも情報を活用できる。	アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる
株式会社インフラトップ様	「DocBaseに投稿することがかっこいい」という風土を醸成。細かい情報まで共有。	他の部署の状況が可視化。新人教育コストが大幅削減。過去の経緯や個人の考えがDocBaseのメモを読むだけで伝わる。	【事例】『DocBaseに投稿することがかっこいい』という風土を作りました
株式会社サイバーエージェント宣伝本部様	メール中心の情報共有からDocBaseへ移行。議事録を分かりやすいタグで管理。立ち話のような informal な会話も気軽にDocBaseに残す。	必要な情報にすぐにたどり着ける。議事録の確認が容易。重要な情報の共有漏れを防止。	【事例】こんなに便利なんだ！って、逆に発見でしたね | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社様	暗黙知や経験則をドキュメント化。仕様の共有や手順書のポータルとして活用。	誰もが知識を得られるようになり、手戻りや新人教育の時間が激減。チーム内の認識合わせや協力会社との連携に貢献。	暗黙知や経験則をドキュメント化する文化が根付き、手戻りや新人教育の時間が激減
株式会社大垣ケーブルテレビ様	属人化していたノウハウをDocBaseで全社共有。障害対応マニュアルや機器の設定マニュアルを作成・活用。	誰でも顧客サポートができるチームへと変化。新人でも不具合対応が可能。情報を探す時間が大幅に削減。経験者が進んでノウハウを共有するようになった。	属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ大垣ケーブルテレビ様

社内Wiki、マニュアル作成、日報管理など、組織のニーズに合わせた柔軟な活用が可能なDocBase。まずは30日間の無料トライアルを利用して、自社に最適な知識共有の仕組みを見つけてみましょう。全員が同じ目的意識を持って取り組むことで、知識の共有は必ず組織の力となります。