ノウハウ共有のおすすめツール7選｜メリット、導入の注意点、事例も紹介

企業において、独自のノウハウとは貴重な情報財産です。そのため、できるだけ社内全体で共有・蓄積を続けることが望ましいでしょう。しかし、実際はノウハウが属人化しており、うまく共有できていない状態にある企業も少なくありません。

本記事ではノウハウの共有について、メリットや具体的な方法、おすすめツールなどを解説します。参考にして、ノウハウを自社内でしっかり管理できるようになってください。

【この記事を読んでわかること】

• ノウハウ共有の具体的なメリット
• ノウハウ共有ツールはなぜおすすめなのか
• 具体的なおすすめツール
• ツールを実際に導入した事例

ノウハウ共有とは

ノウハウの共有とは、社員が個人で持っている業務のための知識・情報を、全体に共有することです。

社内で共有されないノウハウは、個人的な情報財産になってしまいます。ひいては、特定の人しかできない業務が生まれてしまったり、担当者の退職や異動によってスキルが会社から消えてしまったりするなどの事態を引き起こします。ノウハウの共有が推奨されるのは、こういったトラブルを防ぐためです。

共有の手段はいろいろあり、口頭でも文書でもできます。中でも共有用のツールを使う方法は、便利かつ簡単であるためおすすめです。

ナレッジとノウハウの違い

企業における情報共有については、しばしば「ノウハウ」と同時に「ナレッジ」という言葉も出てきます。両者は似ていますが、あくまで別物です。

ナレッジとは言語化され、他者が学習できる状態になった知識を指します。一方ノウハウは、本人の経験から得られた知識であり、他者にはわかりにくい状態です。

ノウハウの共有とは、ノウハウをナレッジにしていくという側面があります。個人が主観で得た知識を言語・文章化し、人に伝えられる情報にしなければ、共有は不可能です。

ノウハウ共有による業務効率化の例

実際にノウハウを共有すると、どのように業務効率化できるのか、以下に具体例を記載します。

• 教育への活用と作業品質の向上
• 属人的な作業解消と作業品質の向上
• 調べる／答える時間の解消と業務スピードアップ
• 集合知としての蓄積とブラッシュアップ

順に見ていきましょう。

教育への活用と作業品質の安定

ノウハウの共有は、教育への活用と作業品質の安定に役立ちます。

業務に対するノウハウが共有されていると、新入社員やプロジェクトの新規メンバーなどでも、すぐに業務のポイントを掴むことが可能です。結果として、今まで該当業務に携わって来なかった人でも、スムーズに業務のスタートを切れます。

また、全員が同じ情報を見て学習するため、作業品質が高いレベルで安定する点もメリットです。

属人的な作業解消と作業品質の向上

属人的な作業解消と作業品質の向上も、ノウハウ共有の大きなメリットです。

個人の持っているノウハウを共有すると、他の人も同様の業務をこなせるようになります。すると属人的な作業が減り、特定の人が休む、退社するなどの事態に際しても、業務が止まらずに済むのです。

さらに、ノウハウが共有され、業務に対し新しい知識を得ることで、共有前より作業品質が向上します。

調べる／答える時間の解消と業務スピードアップ

ノウハウを共有すると、調べる／答える時間の解消と業務スピードアップ効果が見込めます。

前述しましたが、蓄積・共有されたノウハウは、他者が学習できる状態になっています。そのため、わからないことがあっても各自で調べられるようになるのです。調べる側は探す場所が明確であるため、都度人に尋ねる手間が省けますし、答える側も応答に割かれる時間が減ります。結果として、質問を持つ側と答える側、双方にとって時間の節約になり、業務スピードがアップします。

集合知としての蓄積とブラッシュアップ

共有されたノウハウは、やがて集合知として蓄積され、ブラッシュアップされていきます。集合知とは、個人が持つ知識が集約・結合され、さらなる知識が生み出されることです。

個人が持っていたノウハウが集約されると、知識同士でお互いに補い合ったり強化し合ったりして、より洗練された知識になっていきます。時には、まったく新しいノウハウが生まれることもあるでしょう。また、共有することでさまざまな人の目にノウハウが触れるため、知識がブラッシュアップされるチャンスが増えます。

ノウハウ共有ツール導入のメリット

ノウハウ共有ツールの導入には、以下のようなメリットがあります。

• 検索性が高く利用しやすい
• 更新しやすく更新後の共有も簡単
• コミュニケーションの活発化

順に解説します。

検索性が高く利用しやすい

ノウハウ共有ツールは、検索性が高いため利用しやすい点がメリットです。

ツールがあると、ユーザーはノウハウがツールに集約されているとあらかじめわかっているため、疑問があればツールで情報を検索するようになります。すると、答えに辿り着くスピードが自然に上昇し、業務が効率化します。

また、ツールは一般的にさまざまなデバイスで操作可能です。そのため、実際の業務中でスマートフォンしか使えないという状況でも、簡単に利用できます。

更新しやすく更新後の共有も簡単

ノウハウ共有ツールは、更新や共有の操作が簡単にできます。また、複数人で編集したり、ほかのノウハウとリンクさせたりと、情報がブラッシュアップされた際の更新や修正もしやすい点がメリットです。ツールによっては、更新の際に通知で知らせてくれる機能も搭載されています。

紙のマニュアルなど印刷物でノウハウを共有している場合、更新や共有の度に印刷したり、配布したりといった手間がかかります。しかしツールであれば、手間が省けるだけでなく、印刷の紙なども使いません。

コミュニケーションの活発化

ノウハウ共有ツールは、コミュニケーションの活発化も図れます。

ツールを使うと、対面でのコミュニケーションと比べてやり取りが減るのではと懸念する人もいるでしょう。しかし、実際は逆で、ツールを導入した方がコミュニケーションを促進できるのです。

ツールが便利であるほど、皆が気軽に利用できるため、やり取りが活発になる傾向があります。ツールによっては、コミュニケーションを促進するための機能が搭載されているものもあります。

ノウハウ共有ツールの選定ポイント

ノウハウ共有ツールを選定する際は、以下のポイントに着目しましょう。

• 操作しやすい
• 検索シーンに合っている
• セキュリティ対策が十分

いずれも重要なポイントです。おろそかにすると、導入してから後悔しかねないため、注意してください。順に見ていきます。

操作しやすい

操作しやすいかどうかは、重要なポイントです。ノウハウ共有ツールの場合、とくに重要となる操作は、投稿と閲覧（検索）です。

投稿しやすいツールほど、ノウハウの集まるスピードが早くなります。また、閲覧・検索がしやすいほど、ユーザーのノウハウ利用率が高まります。とくに閲覧機能に関しては、業務中に急いで情報を閲覧する状況が想定されるため、シンプルかつスピーディーな操作感が必要です。

ツールは、利用する人のリテラシーによっても使いやすさが変動します。新しいツールに抵抗が強い人にも使ってもらうには、直感的でシンプルな操作性の方が良いでしょう。

検索シーンに合っている

検索シーンに合っているかどうかは、とくに重要です。導入したツールが同じでも、ツールをどのような場所で使うかは、企業ごとに異なります。オフィスかもしれませんし、工場や倉庫などの現場かもしれません。出張などの際は外出先になりますし、リモートワークなどの場合は、自宅になる可能性が高いでしょう。

使う場所や状況が異なると、使えるデバイスなども異なります。オフィスや自宅であればパソコンですが、現場や出先ではスマートフォンやタブレットの方が使いやすくなります。実際に社員が使う場面を想定して、ツールが合っているかどうか考えてください。

セキュリティ対策が十分

セキュリティ対策が十分かどうかも、確認しておきましょう。

社内のノウハウは、自社だけの貴重な情報です。社内でのノウハウ共有は大切ですが、社外に漏れると会社の損失となります。また、社員や顧客の個人情報などを抜き取られると、ノウハウの流出にはならなくとも、社会的な信用が失われてしまいます。

そのため、セキュリティ対策は重要視すべきです。アクセス制限など、対策となる機能が搭載されているかどうか、導入前に確かめてください。また、ISO27001は情報管理の国際規格であるため、取得済みかどうかで一定の目安になります。

ノウハウ共有ツール おすすめ7選

ノウハウ共有ツールの中で、とくにおすすめなものを以下にまとめます。

• DocBase
• Confluence
• Dropbox Paper
• Cosense
• esa
• Qiita:Team
• NotePM

順に詳細を解説します。

DocBase

DocBase

【DocBaseの特徴】

導入件数1万件以上。マークダウンとリッチテキスト両方利用可能なハイブリッドエディター。直感的に操作できるシンプルなUI。ISO27001の認証取得済。コストパフォーマンスに優れる。

DocBaseは、情報を効率的に一元管理・共有できるノウハウ共有ツールです。社内Wiki、マニュアルや設計書の作成、日報などの機能が付いており、業種を問わず利用可能です。

UIは直感的に操作できるシンプルなものであり、マニュアルなしでも操作に大きく迷うことはありません。マルチデバイスにも対応済みであり、スマートフォンやタブレットからでも簡単に操作できるため、出張やリモートワークが多い企業でも安心して導入可能です。セキュリティ性も高く、ISO27001の認証を取得済です。

料金プランも、ひとりあたり214円とリーズナブルに設定されています。そのため、コストがネックでツール選定が難しいという企業でも、導入しやすいツールと言えます。

【DocBaseの費用・料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

Confluence

（引用：Confluence）

【Confluenceの特徴】

3,000以上のアプリをカスタマイズに利用可能。搭載されているAIの機能でドキュメントの要約が可能。ブログで社内コミュニケーションの促進が図れる。ホワイトボード機能でブレストができる。

Confluenceは、Atlassian社提供のノウハウ共有ツールです。テンプレートや連携できるアプリが豊富であるため、カスタマイズ性や拡張性が高く、自社の状況に合わせてツールを構成可能です。また、全員の認識を共通させることをコンセプトに設計されています。そのため、コミュニケーションを促進し、認識のギャップを埋めるための機能も搭載されています。

AIの働きが大きい点も、特徴の一つです。メモをきちんとした文章に組み立てる、情報を要約するなどの作業をAIに任せられるため、業務効率化を図れます。

【Confluenceの費用・料金プラン】

	Free	Standard	Premium	Enterprise
料金	0円	645円/月※1ユーザーあたり	1,174円/月※1ユーザーあたり	要問い合わせ
ユーザー数	無制限	無制限	無制限	無制限
ストレージ	無制限	250GB	無制限	無制限

Dropbox Paper

（引用：Dropbox Paper）

【Dropbox Paperの特徴】

Dropboxの機能のひとつ。ドキュメントをプレゼン資料に変換できる。タスク管理表やカレンダーの作成が可能。動画や音楽などを入れ込んだ資料作成に優れる。

Dropbox Paperは、クラウドベースのノウハウ共有ツールです。オンラインストレージ「Dropbox」の機能のひとつで、チームでの情報共有やプロジェクト管理に適しています。

ベースは、ドキュメント作成機能です。そのため、共同編集機能が高い、動画や音楽の差し込みが簡単であるなど、記事作成関連の機能が充実しています。テンプレートも豊富に揃っているため、導入したばかりでも、見栄えのする記事が作成できます。投稿のスムーズさを重視したいという場合に、とくにおすすめです。

【Dropbox Paperの料金プラン】

	Plus	Essentials	Business	Business Plus
料金	1,200円/月	2,000円/月	1,500円/月※1ユーザーあたり	2,400円/月※1ユーザーあたり
ユーザー数	1人	1人	3人～	3人～
ストレージ	2TB	3TB	9TB～	15TB～

Cosense

（引用：Cosense）

【Cosenseの特徴】

自動整理機能が付いているため、情報整理の手間が省ける。画像、動画、地図添付などが1アクションで実現。投稿のハードルが低くノウハウが集まりやすい。

Cosenseは、投稿へのハードルを下げたいという場合におすすめのノウハウ共有ツールです。シンプルな操作感で迷わず投稿できるだけでなく、1アクションで画像や動画、地図などが添付できます。導入したばかりでも記事投稿への心理的ハードルを低くできるため、定着しやすいツールです。

また、リンクやタグを利用した自動情報整理機能が付いています。情報が溜まる一方で整理できないというトラブルも予防可能であるため、ツール管理に多くの人手を割けない、という場合にもおすすめです。

【Consenseの料金プラン】

	PERSONAL / EDUCATION（個人・非営利団体の利用限定）	BUSINESS	BUSINESS ENTERPRISE
料金	無料	1ユーザー1,100円/月	要相談
ユーザー数	無制限	無制限	無制限
作成可能ページ数	無制限	100～300ページ	無制限

esa

（引用：esa）

【esaの特徴】

「情報を育てる」がコンセプト。入力補助機能で作成をサポート。各種外部ツールとの連携も可能。

esaは「情報を育てる」がコンセプトのノウハウ共有ツールです。一般的に、記事は完成してから投稿するものというイメージがありますが、esaは違います。不完全な状態でも良いので投稿し、皆でブラッシュアップして完成させれば良い、というのがesaの考え方です。

コミュニケーション促進効果も高く、チャット機能などを利用してカジュアルにやり取りできます。ある程度時間がかかるとしても、ノウハウの蓄積と社内のコミュニケーション、双方を向上させていこうという場合におすすめです。

【esaの費用・料金プラン】

	無料	通常
料金	無料	1ユーザー500円/月
期間	チーム作成月から2か月後の月末まで	無料期間終了後～

Qiita:Team

（引用：Qiita:Team）

【Qiita:Teamの特徴】

Markdown入力のシンプルエディタ。外部サービスとの連携機能に優れる。UIがシンプルで投稿・検索が簡単。無料トライアルは7日間。

Qiita:Teamはエンジニアコミュニティ「Qiita」が運営するノウハウ共有ツールです。シンプルさを重視したUIに強みがあり、投稿・検索が簡単であるため、定着しやすいと言えます。

コミュニケーションにつながるコメント機能や、テンプレートのカスタマイズ機能など、さまざまな機能が搭載されている点も魅力です。コミュニケーションの促進効果も求めたい場合におすすめのツールです。

無料トライアルもあるため、導入前に使用感を試すこともできます。ただし、期間としては7日間でやや短めであるため、判断は早めにした方が良いでしょう。

【Qiita:Teamの料金プラン】

	Personal	Micro	Small	Medium	Large	Extra
料金	500円/月	1,520/月	4,900/月	7,050/月	15,300/月	15,300～
ユーザー数	1人	3人まで	7人まで	10人まで	17人まで	人数制限なし
ストレージ	30GB	30GB	30GB	30GB	30GB	30GB

NotePM

（引用：NotePM）

【NotePMの特徴】

検索性が高い。1クリックリアクション機能でコミュニケーションの促進を図れる。ツールの利用状況を分析可能。セキュリティ性が高く、医療機関や金融機関に導入実績あり。

NotePMは機能の数が多く、シーンを問わず利用できるノウハウ共有ツールです。文書管理だけでなく、マニュアル作成や社内wiki、社内FAQなど、情報の一元管理に欠かせない機能が充実しています。そのため、ノウハウの種類がさまざまなものであるほど適しています。

検索性に優れるのもポイントで、欲しい情報に簡単にアクセス可能です。業務中の疑問点を素早く解消できるため、定着すると頼れる存在になるでしょう。また、コメントやいいね機能を搭載しているため、SNSのようにカジュアルなコミュニケーションを促進可能です。

【NotePMの料金プラン】

	プラン8	プラン15	プラン25	プラン50	プラン100	プラン200～
料金	4,800円/月	9,000円/月	15,000円/月	30,000円/月	60,000円/月	120,000円/月
ユーザー数	8人まで	15人まで	25人まで	50人まで	100人まで	200人まで
ストレージ	80GB	150GB	250GB	500GB	1TB	2TB

ノウハウ共有ツールを導入する際の注意点

ノウハウ共有ツールを導入する際には、注意点もあります。具体的には、以下のとおりです。

• いきなり全体で使用しない
• 利用人数と費用を確認する
• 実装されている機能を確認する

いずれの注意も、必ず導入前に確認・実践しておきましょう。順に解説します。

いきなり全体で使用しない

まず、ツールをいきなり自社全体で使用しないようにしましょう。導入準備を行っても、実際に導入すると、思わぬトラブルやルールの修正などが発生しうるものです。その際、会社全体でツールを使っていると、混乱も会社全体に広がってしまいます。

そのため、導入はスモールスタートがおすすめです。使いやすさや効果的な利用方法などを少人数で確認していきます。その後、ある程度の知見を得てから、使う人数や部署を増やしていきます。

なお、スタート時のメンバー選びにも注意してください。とくに、実際にメインで使う層の参加は必須としておくのがおすすめです。

利用人数と費用を確認する

導入前に、利用人数と費用も確認しておきましょう。

多くのツールでは、人数に応じた料金プラン設定になっています。利用人数が増えるほど費用も高額になっていくため、最終的に利用する人数を把握したうえで、ツールを検討してください。

費用については、導入直後にかかる初期費用と、導入後継続的にかかる月額費用の2種類があります。どちらにどれくらいかかるのかなど、費用のバランスはツールによって異なるため、シミュレーションしておくのがおおすすめです。

実装されている機能を確認する

自社で使いたい機能が実装されているかどうかも、導入前にしっかり確認しておきましょう。料金プランによって機能に差がつくツールもあるため、費用との兼ね合いも確認しておくのがおすすめです。

一般的には、資料や公式サイトなどで比較しますが、可能であれば無料トライアルなどを利用するのも一つの方法です。使ってみて初めて気が付くことも少なくないため、いきなり契約してしまうと、自社とマッチしないことに導入してから気づくケースもあり得ます。

ノウハウ共有ツールの導入事例

実際にノウハウ共有ツールとしてDocBaseを導入した事例について、いくつか紹介します。

• オイシックス・ラ・大地株式会社様
• 株式会社イーサグラム様
• 株式会社アールキューブ様
• 大和財託株式会社様

導入の際は、参考にしつつ自社との共通点、相違点などと照らし合わせてください。

オイシックス・ラ・大地株式会社様

オイシックス・ラ・大地株式会社様は、農産物や加工品を中心として、クライアントに安全な食品を届ける事業を展開しています。約1,600人の規模で、DocBaseを利用しています。

DocBaseの導入を決定したのは、会社が成長し事業規模が拡大しているときでした。ノウハウや成功事例などを社内でうまく横展開できず、ノウハウ共有ツールを探した結果、DocBase採用の運びとなりました。

導入後は、議事録、社内ルールの共有、コミュニケーションの3つにおいてDocBaseを活用しているとのことです。「ここに行かないと情報が得られない」と社員が感じる存在にすることで、ノウハウがより集約され、ノウハウの利用率も向上しました。現在は、ノウハウだけでなく、自己紹介のメモなどもDocBaseに集約することで、社内のあらゆる情報が集まっているハブとして活用されています。

事例インタビュー引用元：https://usecase.docbase.io/interview/30/

株式会社イーサグラム様

株式会社イーサグラム様は、いわゆるWeb制作事業を営んでおり、Webサイトの制作や運用・更新などを行っています。ユーザーは約90人です。

DocBase導入の目的は、業務効率化でした。さまざまなツールを試しながら悩んでいた所、DocBaseがもっともシンプルで使いやすいと判断され、本格的な導入が決定されました。

導入後は、誰かが疑問を投稿してもらって答えを募る、という積極的なノウハウ収集に役立てられています。単に個人の疑問が解消されるだけではなく、皆が知っていると思っていたことが実際には知られていないなど、認識のギャップの洗い出し・解消にもつながっているとのことです。

事例インタビュー引用元：https://usecase.docbase.io/interview/379

株式会社アールキューブ様

株式会社アールキューブ様は、ウェディングプロデュースを事業として営む会社です。ユーザーは98人です。

株式会社アールキューブ様の場合、初期はノウハウ共有という点をあまり重視しておらず、情報は各々別々のツールで連絡したり、紙のメモで共有していました。しかし、新しくアサインした従業員よりDocBaseを勧められ、導入に踏み切りました。

導入後は、会社のことがすべてDocBaseに入っているというほど、大部分の情報がDocBaseに集約されている状態で運用されています。事業上、結婚式の会場など外部連携先が増える傾向にありますが、DocBaseを介して連携先の情報を共有することで、スムーズに業務が進められるとのことです。

事例インタビュー引用元：https://usecase.docbase.io/interview/242/

大和財託株式会社様

大和財託株式会社様は、資産運用のコンサルティングを主要業務としている会社です。2024年10月現在、130人以上でDocBaseを利用しています。

DocBase導入以前は、そもそも記録を残しておく文化が社内にありませんでした。そのような状態の中、前職でもDocBaseを利用していた人が中途入社でアサインしました。そこで現状の不便さとDocBaseの利用が進言され、社内の導入が決定されたのです。

導入後は、バラバラだった情報が一つの場所に集約され、情報の属人化も解消されました。現在も、便利なツールとして継続的に運用されています。また、全社展開の前の試用中、メンバー以外に対してもツールを経由で情報共有を行っていました。そのため、本格導入時も受け入れられやすく、さらに定着スピードが向上しました。

事例インタビュー引用元：https://usecase.docbase.io/interview/1520/

ノウハウの共有もDocBaseにお任せ

ノウハウの共有はメリットが多いため、現在できていないという場合は、とくに実践をおすすめします。業務効率化や属人化の解消などが実現すると、会社全体がステップアップできるでしょう。

もしもツール選びに迷ったら、DocBaseがおすすめです。シンプルな操作でノウハウを共有することができます。また日報や議事録、企画書などさまざまな機能が搭載されており、業種や要望を問わず導入しやすい点が魅力です。

導入実績は1万社を突破しており、実績豊富なツールを選びたいという場合にもご利用いただけます。ご興味がおありの場合は、ぜひ資料請求や無料お試しを利用し、DocBaseの導入をご検討ください。

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