双日様の事業内容について教えてください。

双日株式会社は、世界中にグループ企業を抱える総合商社です。
総合商社として、物品の売買及び貿易業をはじめ、国内及び海外における各種製品の製造・販売やサービスの提供、各種プロジェクトの企画・調整、各種事業分野への投資、並びに金融活動などグローバルに多角的な事業を行っております。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

矢吹様： 各々が手順書やメモを作成しても、時間が経つと引き継がれなかったり、格納場所がわからなくなったりするなど、人知れず埋もれていってしまうことに課題感を感じておりました。

各人が培ってきたナレッジを一元管理できること、加えて、検索機能が優秀で容易に欲しい情報までアクセスできることがDocBase導入の大きな理由です。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

矢吹様： 弊社では、会計や税務の実務を行っている主計部と営業経理部にてDocBaseを利用しています。「脱属人化」の観点から、決算業務などの手順書を整理して、一元管理したいというニーズがございまして、DocBase導入に至ったという経緯がございます。

組織への導入時に工夫したことを教えてください。

矢吹様： 主計部の中でもまずは我々主計課にてスモールスタートしました。使っているうちにこれは組織を横断して利用したが方が有効だなと判断して、主計部全体、そして営業経理部にも展開していきました。

展開の際には、社内説明会を実施し、また、部門毎にDocBase導入リーダーを設置する等の工夫をしました。ITツールという性質もありますので、リーダーは若手中心で、そこから周りを巻き込んでいく形を目指しました。

林様： DocBaseの導入は若手発信のプロジェクトでしたが、組織として『何をいつまでに残すか』を整理した結果、組織単位で利用するようになりました。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

「DocBaseに残しておく」カルチャーができてきた

林様： 新しいイベントや特殊な案件が出てきたときに「これはDocBaseに残したほうがいいのでは？」とDocBaseに残していくカルチャー、雰囲気ができてきているのかなと思います。特殊な案件であるほど属人化してしまいがちなところを、あえて言語化して可視化できる状態にしておくという雰囲気が出てきたと感じます。

矢吹様： 現場では林をはじめとした上長から「それDocBaseに残しておくように」と声をかけられることが頻繁にあります。年次を問わず、情報をDocBaseに集約していくとカルチャーができてきたと感じます。

たまにしか使わない情報だからこそ残す価値がある

林様： ルーティーンの作業は手順書を残しやすいと思うのですが、スポットの出来事やイシューは残らない事が多く、後になって困ることがよくありました。今はそういったスポットの出来事も忘れずにDocBaseに残しておく、という習慣ができてきたと思います。

私どもは年に1回の業務も多く、1年後には担当が変わっていることもよくあります。1年に1回の業務をどう残していくかといったときに、DocBaseはすごくいいと思いますね。1年に1回の業務でもちゃんと記録しておくことで、1年後に効いてくるといった効果があるのかなと。

DocBaseのお気に入りの機能を教えてください。

投稿者変更機能

矢吹様： 最近リリースされた投稿者変更機能ですね。我々は「引き継ぎ機能」と呼んでいます。人事異動が頻繁にある組織ですので、投稿者がいなくなってしまうと、彼らの作成したメモや手順書が廃れていってしまうことがどうしてもあります。そのため、定期的に、現在の担当者に変えるという作業を組織的に着手していきたいと思っています。

林様： 手順書を引き継ぐ難しさが改良されたというところで、よく考えられた機能ですね。

共有範囲の柔軟さ

あとは、共有範囲が選択できるところですね。私どもは先ほど申し上げましたように主計部、営業経理部があり、その下にも各課があります。その中で、課内に閉じておくもの、部に広げて共有したほうがいいもの、組織横断的に共有したほうがいいものと、共有範囲が柔軟に設定できる点がすごく便利だと思います。

階層構造がないからこそ、探しやすく広く共有できる

林様： もうひとつ役に立っているのはタグや検索機能ですね。DocBaseを導入するときに、階層になっていない点がかなり議論になりました。私たちは会計業務なので、インデックスがないとどこにあるかわからない、というのが懸念点だったのですが、DocBaseではタグ付けをしっかりすることによって検索が容易にできるので、逆に探しやすいなと感じております。

矢吹様： 現状のフォルダ構成では会計項目や決算期ごとにフォルダを分けているのですが、複数の観点にまたがって何か整理をする際、資料の格納先に迷うことがよくあります。DocBaseに移行してから、格納場所を1つに絞る必要がなくなりました。フォルダがない代わりにタグやグループで分類できて、メモを複数の場所に紐付けられるので助かります。

林様： 大分類、中分類に囚われずに検索できる良さがあると、ここ1年から1年半ぐらいで感じています。

画像が簡単に貼れる

矢吹様： 手順書を作成する側としては、スクリーンショットを気軽に貼れるようになったのがありがたかったです。会計・経理は複数のシステムを使うことも多く、最初のうちは操作方法がわからないこともよくあります。既存の手順書や引継書もあったのですが、「会計処理は書いてあるけど、システム操作方法がわからず苦戦する」といったこともありました。DocBaseであればどんどんスクリーンショットを貼っていけるので、誰にとってもわかりやすい手順書が作成できるようになったなと感じます。

DocBaseの運用について、現在課題や悩みがあれば教えてください。

情報の陳腐化、アップデートの問題

矢吹様： 運用していくうちにメモの本数も増えてきて、どうしてもメモの内容が陳腐化してしまったり、クオリティにばらつきが出てしまうことに課題に感じています。ある意味転換期かなと思っていまして、貯まってきた情報をどうメンテナンスしていくかを考える段階に来ていると思っています。

林様： 書く人によっては正確性に欠けていたり、属人的な情報になっていたりします。クオリティを保つには他人がレビューをする必要がありますが、どうやって定期的にレビューをしていくのかは悩みどころです。導入時に「間違っている情報を誰がケアするのか」はかなり議論しましたし、実際に継続の難しさは感じています。

DocBaseの導入を検討されている組織に向けてメッセージをお願いします。

林様： 情報共有ツールに対する世間的認知度が高くないのかなと思う時がまだまだあります。グループ会社の部長陣と対話する機会があったときに、属人化問題で多くの人が悩まれていました。そんな中でDocBaseの話をすると「そんなのあるの？」と非常に関心を持たれていました。

矢吹様： IT系ベンチャー企業等の方がDocBaseのようなITツールに関する感度は高いと思うのですが、人事異動が頻繁に起こる大きな組織、いわゆる日系大企業にこそDocBase活用の余地が大きくあるのではないかと思います。

林様： WordやExcelといった既存のスタイルを踏襲されている会社さんは多いと思うのですが、一度、DocBaseをトライアルで使ってみて、拡張性や使いやすさ、管理のしやすさ、検索のしやすさを一度試していただくと良いのではないかと思います。