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テレワーク推進これで実現!企業・社員が実践すべき施策ポイントとは

テレワークは働き方改革を推進するための施策として注目され、COVID-19の対策として企業への導入が本格的に高まりました。ワークライフバランスや生産性向上、優秀な人材の確保、ビジネスプロセスのデジタル変革(デジタルトランスフォーメーション:DX)といった、さまざまなメリットをもたらすテレワークですが、推進・定着させるためには、企業と社員の双方が意識的に実践していく必要があります。

では、テレワークを推進するためには、どのような点に着目すればよいのでしょうか? 推進における施策ポイントを企業・社員それぞれの視点に立って具体的にご紹介します。

企業は「全社横断的なチーム」で「導入計画を策定」してテレワーク推進をサポート

企業は「全社横断的なチーム」で「導入計画を策定」してテレワーク推進をサポート

企業側が取り組むべきポイントは大きく2つあります。

<テレワーク推進のために企業側が取り組む2つの施策ポイント>

  • 全社横断の推進プロジェクトチーム立ち上げ
  • 導入計画の策定

1.全社横断の推進プロジェクトチーム立ち上げ

総務省による『情報システム担当者のための テレワーク導入手順書』では、テレワークを推進するための体制として以下のように具体的に説明しています。

経営企画部門、人事・総務部門、情報システム部門等のテレワーク推進に関わる社内制度や施策を担当する部門が中心となり、導入を検討している対象部門の代表者等も加え、全社横断的なチームとすることが重要です。

全社横断的なチームとする理由は、テレワークを実際に推進し、導入するためには、一部門の知見だけでは、テレワークを実践していくことができないためです。

テレワークを推進するに際しては、業務プロセスをデジタル化するためのIT活用の問題、通勤手当などに関する給与の問題、勤務規定の問題、セキュリティの問題、事業利益の見通しなどに関する経営的な問題など、あらゆる問題が発生します。

こうした諸問題に対応するためには、全社横断的なチーム作りが重要となるのです。

2.導入計画の策定

プロジェクトチームを立ち上げた後、チームが率先して導入計画を策定します。テレワークを推進するにあたって企業のあり方をしっかり見極めて、場当たり的な導入にならないようにするためです。

『情報システム担当者のための テレワーク導入手順書』(総務省)では、以下のように計画の流れが紹介されています。流れに沿って各項目について説明します。

【導入計画の流れ】

「導入目的を明確にする」→「対象範囲を決める」→「導入計画を策定する」→「実施環境を整備する」→「研修などを開催する」→「実践する」→「評価・改善する」

導入目的を明確にする

テレワークの導入でどんなメリットがあるのかを考え、導入目的を定めましょう。目的には「働き方改革」「生産性の向上」「人材の確保・育成」「事業継続」「コストダウン」といった視点があります。一つに絞る必要はなく、推進状況に応じて、随時見直してもよいでしょう。

対象範囲を決める

テレワークの対象範囲を「対象者(誰が)・対象業務(どんな業務で)・実施頻度(どのくらいの回数)」の3つ視点から決定し、できるところからトライアルします。社内の現行制度やルールを維持しながら、少しずつ対象範囲を広げていくとよいでしょう。

導入計画を策定する

導入計画は、下記のようなフェーズに分けることができます。各フェーズをスケジュールに盛り込んで可視化しましょう。

  1. プロジェクト計画書作成
  2. 制度・ルールの確認
  3. テレワーク環境構築
  4. テレワーク実施者及びその上司・同僚への研修・セミナーの開催
  5. テレワーク検証
  6. 実証事業終了後の継続計画の策定・報告

実施環境を整備する

計画に従って、テレワーク実施時のルールや ICT環境を整備します。

研修などを開催する

テレワークの理解を図るために、概要から具体的なツールの活用まで含めた包括的な研修内容を意識しましょう。具体的には以下のような項目が挙げられます。

  1. テレワークの目的・必要性を理解する
  2. テレワーク体制を理解する
  3. テレワーク時のツールを操作可能にする

実践する

テレワークの実践にあたっては、試行期間を設けます。『情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書』(総務省)では、目安として3カ月から6カ月間とされています。状況や事情に応じて試行期間を設定しましょう。

テレワークを普及していくために、目指すべき目標を定めておくのもお勧めです。日本テレワーク協会では、テレワークの普及を加速すべく「テレワーク推進賞」を設けています。

こうした賞の獲得を一つのモチベーションにテレワークを推進していくのもの一つの手でしょう。

評価・改善する

「量的・質的調査」の双方から、アンケートやヒアリング、グループインタビューを実施します。業務の実態を数値化し、適正な評価ができれば、テレワーク導入の可否の判断や普及拡大策の検討に役立てることができます。

社員は「生産性・ワークライフバランス・コミュニケーション」の観点からテレワークを推進

社員は「生産性・ワークライフバランス・コミュニケーション」の観点からテレワークを推進

企業側がプロジェクトチームを立ち上げ、導入計画を策定するとともに、社員側もテレワークに取り組んでいきます。社員側がテレワークを推進するにあたっては、「生産性」・「ワークライフバランス」・「コミュニケーション」の3つのポイントを意識して取り組みます。

<テレワーク推進のために社員側が取り組む3つの施策ポイント>

  • 生産性を意識する
  • ワークライフバランスへの配慮
  • コミュニケーションを円滑にする意識を持つ

1.生産性を意識する

自宅でのテレワークはプライベートとの切り分けが難しく、人によっては生産性が下がってしまう可能性も考えられます。テレワークへ移行しても変わらずに生産性を維持していくためには、下記3つのことを踏まえながら業務を遂行する必要があります。

労働生産性を上げる

時間当たりの労働生産性を意識します。所定労働時間8時間以内に業務を終わらせるために、どのように業務を進めていくか自律的に考えながら実践していきます。

仕事環境を整備する

自宅でテレワークをする場合、イスや机などのレイアウトを見直して業務に支障が出ない環境を作りましょう。

またオンラインでのコミュニケーションが必須となりますので、オンライン会議やビデオチャットに必要なヘッドセットなども準備しましょう。こうしたテレワークに必要となる備品の経費は、企業からの手当支給などでカバーできるか相談しながら進めていきます。

スケジュール・進捗など業務の見える化に努める

テレワークでは、各社員がいまどのような業務をしていて、どこまで進んでいるのか、いつ終わるのかといった業務が見えにくい状況にあります。業務進捗やスケジュールを上司や同僚などから見える化するように心がけましょう。

見える化にあたっては、「日報や週報での業務進捗の共有」、「スケジュールのオンライン化」、「経験や勘に頼って暗黙知化している業務のマニュアル化・ドキュメント化」などの取り組みが考えられます。

こうした見える化は、「アナログな業務をデジタルに置き換えていくこと」につながり、生産性を向上していく意識も高められていきます。「会社に出社しないと仕事ができない」という考えを払拭し、どうすればデジタル化・オンラインで仕事ができるようになるのかを考えながらテレワークを推進していきましょう。

2.ワークライフバランスに配慮する

ワークライフバランス推進のポイントは3つあります。

  • 原則残業はしない
  • 勤怠管理ツールを活用したPCのログオン・ログオフの出退勤管理
  • 働きやすさの保持

在宅勤務中の所定労働時間外の残業は原則としてしないように意識します。度重なる残業による長時間労働を防ぐためには、パソコンのログオン、ログオフ時間を管理する勤怠管理ツールを使って上司が部下の業務を管理することも可能です。

テレワークによって何かしらの働き辛さを感じたら上司に相談しましょう。自宅でのテレワークが難しいのであれば、サテライトオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースなどの活用も考えられます。

会社側とともに、テレワークにおける働きやすさを模索していく意識を持って取り組んでいくことが大切です。

3.コミュニケーションを円滑にする意識を持つ

テレワークは、人の顔が見えない分、コミュニケーションに配慮する必要があります。

ポイントは「テレワークにしたからコミュニケーションがやりづらくなった」という考え方ではなく、より良いテレワーク環境を実現するために「テレワークに対応した円滑なコミュニケーションをどのように実践していくか」という考え方をすることです。

テレワークを推進するにあたって、コミュニケーションを円滑にするためには、以下の2点を考慮します。

テキストチャットやビデオチャット、オンラインミーティングツールなどのICT(※I情報通信技術「Information and Communicaion Technology」)ツールの活用

メールや会話ですませていたコミュニケーションがテレワークでは難しくなります。気軽に声がけするようなコミュニケーションはテキストチャットやビデオチャットで代替えできますので、意識的に活用していきましょう。

会議はオンラインミーティングツールが活用できます。こうしたICTツールは、無料・有料を含めて各社からさまざまな機能を持ったものが提供されています。まだ職場に導入されていないのであれば、いくつか試してみて、テレワークを機会に整備していくことをお勧めします。

オフタイムの場を設ける

意外に忘れられがちなのが職場でのオフタイムです。オフタイムはリラックスしている状況にあるので、業務におけるちょっとした困りごとを聞いてもらいやすく、また共通の趣味の話題で盛り上がったりなど、結果として職場のより良い雰囲気作りに一役買っています。

テレワークではこうしたオフタイムがなくなってしまいますので、例えばビデオチャットでチームメンバーが集まるコーヒータイムやランチタイムを設けるなど、意識的にオフタイムの場を作っていきましょう。

まとめ

テレワーク推進これで実現!企業・社員が実践すべき施策ポイントとはまとめ

テレワークを推進するためには、企業側と社員側の双方で取り組みが必要です。それぞれにおける施策のポイントは以下になります。

<企業側から推進する施策ポイント2点>

  • 経営トップも含めた全社横断的なチームを組む
  • 導入目的・導入計画の策定・環境整備・実践・評価までのフローを明確化する

テレワークの推進は、現場任せにするのでなく、経営トップから各部門まで全社横断的にチームを組んで実践すること。そして、フローを明確化した上で、目的・策定~普及までのフローを社員とともに整備し、実践していくことが重要です。

<社員側から推進の施策ポイント3点>

  • 労働生産性の向上に自律的に取り組む意識を持つ
  • より良いワークライフバランスに努める
  • コミュニケーション円滑化に向けてICTを活用していく

テレワークを推進していくために、社員は「労働生産性の向上」や「ワークライフバランス」、「コミュニケーション円滑化」に取り組んでいきます。会社任せにせず、社員一丸となってテレワークを推進していきましょう。