情報共有サイトおすすめ13選！選び方のポイントやメリットも紹介
最終更新日:2025年6月20日
企業の情報共有をよりスムーズに進めたい――そんなニーズに応える情報共有サイトの活用に取り組む企業が増えています。情報共有サイトとは、企業内での重要な情報やナレッジを一元管理し、社内外で共有できるプラットフォームです。
チャットやファイル共有、Web会議など、さまざまなツールが登場し、企業規模や業務形態に応じた選択が可能になっています。しかし、数多くのサービスの中から自社に適したものを選ぶには、丁寧な比較検討が欠かせません。
本記事では、代表的な情報共有サイトの特徴やメリット、選び方について詳しく見ていきます。特に、情報共有サイトの導入を検討している企業の担当者の方に向けて、具体的な機能比較や料金プランなども交えながら、選定時のポイントを分かりやすく解説していきます。時代や企業のニーズに応じた情報共有の実現に向けて、ぜひご活用ください。
【この記事を読んでわかること】
- 情報共有サイトの種類と各サービスの特徴的な機能
- 企業規模や業務形態に応じた最適な情報共有サイトの選び方
- 各サービスの具体的な料金プランと機能の比較
- 情報共有サイト導入による具体的なメリットと活用方法
目次
情報共有サイトとは
情報共有の価値に気づき、情報共有サイトの導入に取り組む企業が増えています。情報共有サイトとは、企業の大切な情報をオンライン上でまとめて管理できるシステムです。リアルタイムでの情報の閲覧や書き換えが可能なため、生産性向上における便利なツールとして活用されています。
情報共有サイトの一番の特徴は、社内の情報を1つの場所に集められること。たとえば、社員のやりとりをスムーズにしたり、仕事の進め方を効率的にしたりする効果があります。また、必要な情報にすぐアクセスできるので、無駄な時間を減らせます。
ただし、精度の高い情報共有ができていないと、仕事で問題が起きても気づくのが遅れてしまいます。そのため、自社の状況に合った情報共有サイトを選ぶことが大切です。
情報共有サイトにはさまざまな種類があり、チャットを中心にしたものや、社内の知識をまとめるWikiのようなものなど、それぞれ特徴が異なります。自社に合ったサイトを選ぶために、まずは導入の目的を明確にすることをおすすめします。
これからの時代、情報共有サイトは企業の成長に欠かせないツールとなるでしょう。効率的な情報共有の実現に向けて、適切なサイト選びのポイントを見ていきましょう。
情報共有サイトを選ぶポイント
情報共有サイトの導入を検討する際、いくつかの重要なチェックポイントがあります。以下の6つのポイントをしっかり確認すれば、自社に最適な情報共有サイトを見つけることができるでしょう。
主なチェックポイント：
- 目的が達成できるか
- 社員が使いやすいサイトか
- 無料で試せるかどうか
- 情報が見つけやすいか
- セキュリティ対策は万全か
- サポートが受けられるか
それでは、これらのポイントについて1つずつ詳しく見ていきましょう。情報共有サイトの選び方を理解することで、導入後の失敗を防ぎ、よりよい情報共有の環境を構築できます。
目的が達成できるか
情報共有サイトを選ぶ際に大切なのは、自社が解決したい問題や達成したい目的に対して、適した機能が備わっているかどうかという点です。せっかく導入しても、必要な機能が不足していたり、逆に使わない機能が多すぎたりすると、期待していた効果が得られません。
たとえば、社内のコミュニケーションを活発にしたい場合は、簡単にメッセージのやりとりができる機能が必要です。また、仕事の予定を管理したい場合は、スケジュール管理機能やタスク機能が欠かせません。このように、目的によって必要な機能は変わってきます。
よくある失敗例として、導入目的をはっきりさせないまま情報共有サイトを選んでしまうケースがあります。そうすると、必要以上に機能が多かったり、大切な機能が足りなかったりする問題が起きてしまいます。
さらに、不要な機能が多いサイトを選ぶと、使いこなせないだけでなく、余分な費用も生じてしまいます。そのため、情報共有サイトを選ぶ前に、会社として「どんな目的で使うのか」をしっかり決めることが大切です。
社員が使いやすいサイトか
情報共有サイトの導入においては、社員が使いやすいものを選ぶことも重要です。どんなに優れた機能が備わっていても、使いづらければ活用されず、結果として情報共有の効果が得られません。
特に大切なのが、社員のITスキルとの相性です。情報共有サイトは、誰でも使えるシンプルなものから、細かい設定ができる複雑なものまでさまざまです。会社の状況に合わせて、適切なものを選ぶ必要があります。
たとえば、パソコンが苦手な社員が多い職場では、シンプルで分かりやすい機能だけを持つ情報共有サイトがおすすめです。導入時の混乱を避け、教育にかかる時間やコストも抑えられます。
これに対し、ITに明るい従業員が多数派の企業では、個々の業務プロセスに合わせて細かく設定できる情報共有サイトの方がより有効に機能するかもしれません。アプリとの連携や作業の自動化など、より進んだ使い方が可能だからです。
情報共有サイトを選ぶときは、まず社員のITスキルを把握しましょう。そして、全員が無理なく使えるサイトを選ぶことで、スムーズな情報共有が実現できます。
無料で試せるかどうか
情報共有サイトを導入する際、無料で試せるかどうかもポイントになります。実際に使ってみないと分からない部分が多いため、事前に体験できる機会があるかどうかをチェックしましょう。
サービスの説明資料だけでは分からない使い勝手を、実際に確かめられるのが無料体験のメリット。いきなり契約してしまうと、「思っていた使い方とちがう」「自社のニーズに合わない」といったトラブルが起きる可能性があります。
多くの情報共有サイトでは、無料トライアルやフリープランを用意しています。ただし、無料で使える機能は基本的なものに限られるケースが多いため注意が必要です。どの機能が無料で、どんな場合に料金が発生するのか、しっかり確認しましょう。
無料だからといって、安易に考えず、実際の業務で試してみることをおすすめします。たとえば、チームの一部のメンバーで試験的に使ってみるのもよいでしょう。具体的な運用イメージが深まり、より適切な判断ができます。
情報共有サイトの選択は、会社の業務効率に大きく影響します。無料トライアルをうまく活用して、最適なものを見つけましょう。
情報が見つけやすいか
情報共有サイトを選ぶときに見逃せないのが、「情報の見つけやすさ」です。いくら情報を集めても、必要なときにすぐ見つけられなければ、仕事の効率は上がりません。
注目しておきたいのが検索機能です。たとえば、キーワードで絞り込んで探せる機能があれば、資料探しの時間を大幅に削減できます。また、社内のナレッジをまとめたWikiサイトなら、タイトルや本文の中から探したい情報を見つけられます。
さらに進んだ機能として、アップロードしたファイルの中身まで検索できるサイトもあります。この機能が備わっていれば、過去の資料や報告書の中から必要な情報を簡単に見つけ出せます。
情報へのアクセスがスムーズになれば、その分、本来の仕事に集中できます。また、過去に共有した情報を活用しやすくなるので、知識の蓄積と再利用も進みます。情報共有サイトを選ぶときは、ぜひ検索機能の使いやすさもチェックしてみてください。
セキュリティ対策は万全か
情報共有サイトでは、顧客情報、技術情報、人事情報、経営戦略など、企業の機密情報や個人情報といった外部に漏洩してはならない重要なデータを取り扱うことが少なくありません。そのため、ツールのセキュリティ対策が十分であるかは、機能や使いやすさと同等、あるいはそれ以上に重要なチェックポイントとなります。万が一、情報漏洩が発生した場合、企業の信用失墜や損害賠償につながる深刻な事態を招きかねません。
具体的には、以下の点を中心に確認しましょう。
| チェック項目 | 詳細 |
| アクセス権限設定 | フォルダやファイル単位で、誰が閲覧・編集できるかを細かく設定できるか。部署や役職に応じた柔軟な権限管理が可能か。権限のないユーザーからのアクセスを確実に防げるか。 |
| データの暗号化 | 通信経路（SSL/TLSなど）やサーバーに保存されるデータが暗号化されているか。 |
| 認証機能の強化 | パスワードだけでなく、SMSや認証アプリを用いた二段階認証（多要素認証）に対応しているか。他の社内システムとID/パスワードを共通化できるシングルサインオン（SSO）に対応しているか。 |
| アクセスログ・監査ログ | 「いつ」「誰が」「どのファイルにアクセスし」「何をしたか」といった操作履歴が記録・確認できるか。 |
| IPアドレス制限 | 会社のオフィスや指定したネットワーク（IPアドレス）からのみアクセスできるように制限できる機能があるか。テレワーク環境での利用も考慮し、柔軟な設定が可能か。 |
| セキュリティ認証・コンプライアンス | ISO/IEC 27001（ISMS）やSOC2といった第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているか、また業界特有のガイドライン（例：医療情報のHIPAAなど）に対応しているか。 |
| バックアップ体制 | 災害やシステム障害に備えて、データのバックアップが適切に行われているか。どの程度の頻度で、どのように復旧できるのかも確認できると安心です。 |
これらのセキュリティ機能は、特に無料プランと有料プランで提供範囲やレベルが大きく異なる場合があります。自社のセキュリティポリシーや扱う情報の機密レベルを明確にし、必要な機能が備わっているかを必ず確認しましょう。不明な点は提供元に問い合わせ、納得のいく説明を受けることが重要です。セキュリティ対策に妥協せず、安心して利用できるツールを選びましょう。
サポートが受けられるか
情報共有サイトを導入する際、見落としがちなのが「サポート体制」です。特に、外部とのやりとりにも使うオンラインストレージやビジネスチャットの場合、トラブルが起きると会社の業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。
良質なサポートがあれば、困ったときにすぐ助けを求められます。たとえば、システムの不具合が発生した場合でも、提供元の会社が迅速に対応してくれれば、業務への影響を最小限に抑えられます。
また、導入前の段階でも、サポートの質は重要です。きめ細かいサポートがあれば、専門スタッフと相談しながら疑問点を解消できます。中には、社内における利用方法の指導や運用ルールの整備までサポートしてくれるサービスもあります。特に導入初期は、思いがけない課題に直面することも多いものです。そんなとき、頼りになるサポート体制があれば、スムーズな運用開始につながります。
情報共有サイトを選ぶ際は、機能面だけでなく、サポートの内容もしっかりチェックしましょう。充実したサポートは、情報共有サイトを長く安定して運用するための鍵となります。
おすすめ情報共有サイト
企業や組織で情報共有を効率的に行うためのサービスは、目的や用途によってさまざまなタイプが存在します。本記事では、代表的な4つのタイプの情報共有サイトについて、それぞれの特徴を解説していきます。
- 社内Wikiタイプ
- ビジネスチャットタイプ
- ファイル管理タイプ
- Web会議システムタイプ
社内Wikiタイプ
社内Wikiは、企業の知識やノウハウを効率的に蓄積・共有できる情報共有サイトです。Wikipediaのような仕組みを企業内で活用すれば、従業員が自由に情報を書き込み、編集することが可能です。
現在、さまざまな社内Wiki型の情報共有サイトが提供されていますが、それぞれに異なる特徴があります。
代表的なサービスには以下のようなものがあります。
- DocBase
- Stock
- Notion
- NotePM
これらのサービスについて、機能や特徴を詳しく見ていきましょう。自社のニーズに合った最適なサービスを選ぶ参考にしてください。
DocBase
【公式サイト】
【DocBaseの特徴・ポイント】
- 誰でも使える簡単な操作性と多様な文書作成機能
- チームでの情報共有と共同作業を促進する機能
- 柔軟な公開範囲設定とアクセス管理
- 豊富な検索機能と情報整理機能
- コミュニケーションと連携を強化する機能
DocBaseは、誰でも使える簡単な操作性と多様な文書作成機能を備え、チーム全体の情報共有と共同作業を効率化する情報共有プラットフォームです。デジタルツールが得意な人も苦手な人も利用できるよう、マークダウンとリッチテキストの両方に対応したハイブリッドエディターを搭載。マークダウン記法に慣れていない人でも簡単に書ける入力補助機能や、リッチテキストモードでのテーブル編集、文字装飾など、多様な文書作成ニーズに応えます。
チームでの情報共有と共同作業を促進する機能も充実しています。複数のメンバーが一つのメモを同時に編集できる同時編集機能により、議事録作成やアイデア出しなどの共同作業をスムーズに進められます。
柔軟な公開範囲設定とアクセス管理により、セキュアな情報共有も実現します。グループ機能を利用してメモの公開範囲を特定のメンバーに限定したり、複数のグループに公開したりと、情報を見せる範囲を柔軟に設定できます。シングルサインオンやアクセス制限といったセキュリティ機能も備わっており、機密性の高い情報も安全に共有可能です。
また豊富な検索機能と情報整理機能により、必要な情報に素早くアクセス可能。キーワード、グループ、タグなど、さまざまな条件でメモを検索できる強力な検索機能に加え、PDFやExcelなどの添付ファイル内も検索対象に含まれます。
さらに、コミュニケーションと連携を強化する機能も搭載。メモにコメントを残したり、「グッジョブ！」で手軽に気持ちを伝えたり、メンション通知機能で特定のメンバーに情報を伝えたりできます。SlackやChatworkなど、さまざまなチャットサービスとの連携も可能で、必要な情報をリアルタイムに受け取れます。
【DocBaseの費用・料金プラン】
| 無料トライアル | スターター | ベーシック | レギュラー | ビジネス | |
| 料金 | 0円 | 990円/月 | 4,950円/月 | 9,900円/月 | 21,450円/月 |
| ユーザー数 | 無制限 | 3人 | 10人 | 30人 | 100人 |
| ストレージ | 無制限 | 3GB | 10GB | 30GB | 100GB |
Stock
【公式サイト】
【Stockの特徴・ポイント】
- シンプルなUIで操作しやすい
- マルチデバイス対応
- オフラインでも一部機能の使用ができる
- 無料の条件は「20ノートまで」
Stockは、シンプルな操作でチームの知識を簡単に管理・共有できるグループウェアです。操作の簡単さが特に優れており、初めての人でも迷わず操作可能。小～中規模までの企業規模に適しています。マルチデバイスにも対応しており、スマートフォンやタブレットから、アプリを経由して操作が可能です。
フリープランは無料ですが、20ノート（ノート：ファイルのような保存単位）までという条件付きです。なお、作成後のノートを削除しても、ノートのカウントが戻ることはないため注意してください。
【Stockの費用・料金プラン】
| フリープラン | ビジネスプラン | エンタープライズプラン | |
| 料金 | 0円 | 550円/月※1ユーザーあたり | 1,100円/月※1ユーザーあたり |
| ノート数 | 20ノートまで | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 1GB | 10GB | 20GB |
Notion
【公式サイト】
【Notionの特徴・ポイント】
- 高い自由度と柔軟性を持つオールインワンのワークスペースを構築できる
- 豊富なテンプレートですぐに始められる
- カスタマイズ性が高く、どのような企業にもマッチする
- API連携で他のツールと統合できる
Notionは、柔軟性の高いワークスペース・文書管理機能を搭載したツールです。とにかくカスタマイズ性が高いので、用途は無限大。どのような企業の業務にもフィットしてくれるでしょう。
自由に使える魅力的なツールである一方で、慣れないと「どのように使えば良いかわからない」「何ができるのかわからない」と混乱を生みやすいという注意点もあります。その場合は、無料で提供されているテンプレートを活用することから初めてみると良いかもしれません。
【Notionの費用・料金プラン】
| 無料プラン | 10名まで無料 |
| プラスプラン | 1,650円/ユーザー |
| 企業向けプラン | 2,500円/ユーザー（250人まで） |
| 企業向けプラン | 要問い合わせ |
NotePM
【公式サイト】
【NotePMの特徴・ポイント】
- 活用状況をレポート分析で確認できる
- セキュリティ性が高く医療機関や金融機関で採用されている
- シーンを問わずに活躍してくれる
NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。文書管理はもちろんのこと、マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有などシーンを問わずに活躍してくれます。
また、コメントやいいね機能を搭載しており、SNSのような使い方ができる点も特徴です。「社内コミュニケーションを促進したい」という企業におすすめしたいシステムです。
【NotePMの費用・料金プラン】
| プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン200～ | |
| 料金 | 5,280円/月 | 9,900円/月 | 16,500円/月 | 33,000円/月 | 66,000円/月 | 132,000円/月 |
| ユーザー数 | 8人まで | 15人まで | 25人まで | 50人まで | 100人まで | 200人まで |
| ストレージ | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 2TB |
ビジネスチャットタイプ
ビジネスチャットは、企業内のコミュニケーションを円滑にする情報共有ツールです。メールや電話とは異なり、リアルタイムで気軽にやりとりができ、情報の共有もスピーディーに行えます。
現在、多くの企業で活用されているビジネスチャットツールには、以下のような代表的なサービスがあります。
- Chatwork
- Slack
- Microsoft Teams
- LINE WORKS
これらのサービスは、それぞれに特徴的な機能を持ち、企業規模や業務形態に応じて選択できます。チャットによるコミュニケーションはもちろん、ファイル共有やタスク管理など、ビジネスに必要な機能も備えています。
それでは、各サービスの特徴について詳しく見ていきましょう。
Chatwork
【公式サイト】
【Chatworkの特徴・ポイント】
- 国内利用者数No.1
- 中小企業向けのシンプルなビジネスチャット
- タスク管理などさまざまな機能を搭載
- 基本無料で利用可能
Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットツールです。シンプルなUIで、直感的に使える操作性が魅力です。ファイル共有やタスク管理、動画機能なども搭載されており、ビジネス上主要なアクションがツールひとつでできる点も特徴と言えるでしょう。
基本無料で利用可能ですが、無料プランの場合ユーザー人数が決められていたり、一定基準より古いログは確認できなかったりなどの制限があります。そのため、ある程度の人数で利用する場合は、有料プランをおすすめします。
【Chatworkの費用・料金プラン】
| フリー | ビジネス | エンタープライズ | |
| 料金 | 0円 | 700円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額840円） |
1,200円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,440円） |
| 人数 | ～100人 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB/組織 | 10GB/人 | 10GB/人 |
| サービス | 仕事に役立つ基本機能（制限あり）ユーザー管理（制限あり）ビデオ/音声通話：1対1 | 仕事に役立つ基本機能ユーザー管理ビデオ/音声通話：14人まで | ビジネスプランのすべての機能セキュリティ/リスク管理の機能管理者向けのチャットサポート |
Slack
【公式サイト】
【Slackの特徴・ポイント】
- チャット形式の情報共有ツール
- ファイルのアップロード機能なども搭載
- 社外の人間をグループに入れることもできる
- デモ利用可能
Slackは、気軽にチャット形式でやり取りできるビジネスチャットツールです。スタンプ機能などコミュニケーションを促進する機能があり、社内のやり取りを活性化しやすくなります。一方、ファイルのアップロード機能やツール経由の通話機能など、ビジネスに有用な機能が揃っている点も魅力です。
社外の人間もグループに入れられるため、外部の人間をアサインする機会の多い企業には、とくに適しています。デモも利用可能であるため、導入前にぜひ利用してみてください。
【Slackの費用・料金プラン】
| フリープラン | プロ | ビジネスプラス | Enterprise Grid | |
| 料金 | 0円 | 925円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,050円） |
1,600円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,800円） |
要相談 |
| 機能 | 90日間のアクセス1対1のハドルミーティング音声・動画クリップ1対1の外部連携 | フリープランのサービスに以下を追加メッセージ履歴へのアクセスが無制限無制限のアプリとインテグレーション無制限の canvas（30 日分のバージョン履歴）音声優先のハドルミーティングに最大 50 人が参加可能Slack コネクトで社外と安全に連携アドオンとして Slack AI を利用可能 | プロプランのサービスに以下を追加ユーザーのプロビジョニングとデプロビジョニングSAML ベースのシングルサインオン無制限の canvas（90 日分のバージョン履歴）全メッセージのデータエクスポート | ビジネスプラスプランのサービスに以下を追加HIPAA サポートや Enterprise Key Management アドオンといった、エンタープライズ級のセキュリティとコンプライアンス組み込みの従業員ディレクトリ最大50万人のユーザーに対応可能で大規模なコラボレーションや情報共有に最適一元管理とカスタマイズ可能なポリシーで管理を合理化 |
| ストレージ | 1GB/人 | 5GB/人 | 20GB/人 |
Microsoft Teams
【公式サイト】
【Microsoft Teamsの特徴・ポイント】
- ビデオ会議機能など多彩なコミュニケーション機能を搭載
- Officeソフトとシームレスに連携可能
- マルチデバイスに対応
Microsoft Teamsは、マルチデバイス対応のビジネスチャットツールです。チャットに加え、ビデオ会議機能や電話の機能も搭載されています。
マイクロソフトが提供しているため、Officeソフトとの連携が可能である点が最大の特徴です。そのため、普段の業務でOffice系のツールを扱っている企業に、特に適しています。
たとえば、Outlook（メールアプリ）と連携することで、スケジュール・会議の日程がメールで簡単に共有できます。ExcelやPowerPointなど、資料作成系のアプリと連携すれば、会議中に共有画面で操作するなどのアクションも可能です。
【Microsoft Teamsの費用・料金プラン】
| Microsoft Teams Essentials | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
| 料金 | 599円/月※1ユーザーあたり | 899円/月※1ユーザーあたり | 1,874円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合 |
| ストレージ | 10GB/人 | 1TB/人 | 1TB/人 |
| サービス | 標準のセキュリティ1 つの会議の参加者最大 300 人電話/Web サポート仕事仲間や顧客との無制限のチャットファイル共有、タスク、投票会議、チャット、通話、ファイルのデータ暗号化会議でのライブ キャプション (英語)3Microsoft Whiteboard数百のコラボレーション アプリTeams 会議での共同注釈 (これで参加者が共有コンテンツ作りに貢献できます)チーム会議のレコーディングと文字起こし（制限あり）通話：1対1 | Microsoft Teams Essentials の内容すべてに加えて最大 300 人の従業員の ID、アクセス、ユーザー管理カスタム法人メール (you@yourbusiness.com)Web 版とモバイル版の Word、Excel、PowerPoint、Outlook10ビジネス ニーズに応える 10 以上の追加アプリ (Bookings、Planner、Microsoft Forms など)スパムおよびマルウェアの自動フィルタリング電話/Web サポートをいつでも利用可能 | Microsoft 365 Business Basic の内容すべてに加えて: デスクトップ版の Word、Excel、PowerPoint、Outlookウェビナー開催と出席者登録およびレポートの機能新機能: Microsoft Loop を使用する共同創造のためのコラボレーション ワークスペース新機能: Clipchamp での動画編集とデザインのツール |
LINE WORKS
【公式サイト】
【LINE WORKSの特徴・ポイント】
- LINEと連携できるビジネスチャット
- さまざまな業種での導入実績あり
- 効率化・コミュニケーションに必要な機能が1つのアプリに集約
- 無料の条件は「30人まで」
LINE WORKSは、社内向けLINEというイメージのビジネスチャットツールです。基本的な使い方は一般的なLINEと同じで、チャット形式のトークが可能です。加えて、掲示板やカレンダー・タスク管理・アンケート機能などが搭載されています。普段からプライベートでLINEを使用していれば、なじむのに時間はかからないでしょう。
フリープランの条件は「30人まで」となり、それ以上であれば有償プランに移行する必要があります。有償プランに移行すれば人数は無制限となります。
【LINE WORKS費用・料金プラン】
| フリー | スタンダード | アドバンスト | |
| 料金 | 0円 | 450円/年払い月額・1人あたり | 800円/年払い月額・1人あたり |
| ユーザー数 | 30人まで | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB | 1TB | 100TB |
ファイル管理タイプ
ファイル管理タイプの情報共有サイトは、企業の大切なデータを安全に保管し、効率的に共有するためのオンラインプラットフォームです。
主なサービスには以下のようなものがあります。
- Dropbox
- Box
- Google Drive
これらのサービスは、それぞれに特徴的な機能を持ち、セキュリティ対策も充実しています。各サービスの特徴について詳しく見ていきましょう。
Dropbox Business
【公式サイト】
【Dropbox Businessの特徴・ポイント】
- 業務・業種別のソリューションあり
- さまざまな作業をDropbox内で完結できる
- 無料トライアルあり
- ビジネス向けだけでなく個人向けプランも設定されている
Dropbox Businessは、法人向けのオンラインストレージツールです。ただし、個人向けのプランも設定されています。1人2TBのストレージが利用でき、かつ高いセキュリティ性を有しているため、情報漏えいの心配をすることなくさまざまな情報を蓄積・共有することが可能です。
また、業務・業種別のソリューションがあり、自社の場合はどう運用すべきかわかりやすい点も魅力です。無料トライアルも用意されているため、使用感がわからず失敗するというトラブルもないでしょう。
【Dropbox Businessの費用・料金プラン】
| Essentials | Business | Business Plus | Enterprise | |
| 料金 | 2,000円/月 | 1人1,500円/月 | 1人2,400円/月 | 要相談 |
| 人数 | 1人 | 3人～ | 3人～ | 要相談 |
| ストレージ | 3TB | 9TB～ | 15TB～ | 要相談 |
| サービス | 最大 100 GB のファイル転送180 日以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集 | 最大 100 GB のファイル転送180 日以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集管理者の設定共有されたコンテンツの把握 | 最大 250 GB のファイル転送1 年以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集管理者役割の階層化の設定不審なアクティビティのアラートコンプライアンスのトラッキング | 最大 250 GB のファイル転送エンタープライズ レベルのセキュリティ ツールと可視性ツールクラス最高のセキュリティ ソリューションとの連携専任のエキスパートによるパーソナライズされたライブ サポート |
Box
【公式サイト】
https://www.box.com/ja-jp/home
【Boxの特徴・ポイント】
- AIを活用したインテリジェントな機能（文書要約、質問応答、コンテンツ生成など）
- 深層学習を活用したセキュリティ機能と各種コンプライアンスへの対応
- APIによるカスタマイズ性と多様なアプリケーションとの統合
Boxは、セキュアなコラボレーション、コンテンツ管理、AIを活用したワークフローを提供するインテリジェントコンテンツクラウドです。エンタープライズグレードのセキュリティとコンプライアンスを備え、組織内外でのコンテンツ操作を可能にします。
AIを活用した質問応答、文書要約、コンテンツ生成、メタデータ抽出などの機能により、業務効率を向上させます。また、電子サイン機能や1,500以上のアプリとの統合により、幅広いビジネスニーズに対応します。
【Boxの費用・料金プラン】
| プラン | Business | Business Plus | Enterprise | Enterprise Plus |
| 料金（月額／1ユーザーあたり） | 2,084.50円 | 3,473.80円 | 4,864.20円 | 6,600円 |
Google Drive
【公式サイト】
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive
【Google Driveの特徴・ポイント】
- ファイルをクラウドに保存し、どこからでもアクセス可能
- リアルタイムで複数人が同じファイルを編集できる
- 簡単にファイルを共有し、アクセス権を設定できる
- ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、多様な形式のファイルをサポート
Google ドライブは、AIを活用したクラウドストレージで、ファイル共有とコラボレーションをスムーズにします。どのデバイスからでもファイルの操作やPCとの自動同期が可能です。
Google Workspaceファイルはもちろん、Microsoft OfficeやPDFなど100種類以上のファイルをリアルタイムで編集・整理できます。簡単な共有機能に加え、編集・コメント・閲覧権限のカスタマイズや有効期限設定など、詳細なアクセス管理も行えます。共有ドライブを使えば、チームでのファイル管理も一元化できます。
信頼性の高いGoogle Cloud基盤でデータを安全に保管。サイバー攻撃対策、暗号化、Vaultといった堅牢なセキュリティに加え、AIが機密ファイルを自動で分類・ラベル付けし、データを保護します。
【Google Driveの費用・料金プラン】
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 料金（月額／1ユーザーあたり）※1年契約の場合 | 800円 | 1,600円 | 2,500円 | 問い合わせ |
| 1ユーザーあたりストレージ プール* | 30 GB | 2 TB | 5 TB | 5 TB |
| セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス | ✓ <br>(you@your-company.com) | ✓ <br>(you@your-company.com) | ✓ <br>(電子情報開示、データ保持) | ✓ <br>(電子情報開示、データ保持) |
| Gmail の Gemini AI アシスタント | ✓ | ✓ (Gmail、Google ドキュメント、<br>Google Meet など) | ✓ (Gmail、Google ドキュメント、<br>Google Meet など) | ✓ (Gmail、Google ドキュメント、<br>Google Meet など) |
| Gemini アプリでの AI とチャット | ✓ | ✓ <br>(AI エキスパートのチームを作成) | ✓ <br>(AI エキスパートのチームを作成) | ✓ <br>(AI エキスパートのチームを作成) |
| AI リサーチ アシスタント (NotebookLM Plus) | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| ビデオ会議 (参加可能人数) | 100 人まで | 150 人まで <br>(会議の録画、<br>ノイズ キャンセリング) | 500 人まで <br>(会議の録画、<br>出欠状況の確認、<br>ノイズ キャンセリング) | 1000 人まで <br>(会議の録画、<br>出欠状況の確認、<br>ノイズ キャンセル、<br>ドメイン内ライブ ストリーミング) |
| Google ドキュメントと PDF の電子署名 | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| スケジュールの予約ページ | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| 共同作業が可能な動画作成および編集ツール | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| メール レイアウトとメールへの差し込み | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| セキュリティと管理機能 | ✓ (セキュリティと管理機能) | ✓ (セキュリティと管理機能) | ✓ (高度なセキュリティと管理機能<br>(Vault や高度な<br>エンドポイント管理など)) | ✓ (高度なセキュリティ、管理機能、<br>コンプライアンス統制機能<br>(Vault、DLP、データ リージョン、<br>エンタープライズ エンドポイント管理など)) |
| サポート | スタンダード サポート | スタンダード サポート** | スタンダード サポート** | エンハンスト サポート** |
* ストレージはプールされます。
** サポートの詳細は別途規定がある可能性があります。
*** Google Driveの利用を含む、Google Workspaceの料金プランです。
Web会議システムタイプ
Web会議システムは、場所を問わずリアルタイムでコミュニケーションができる情報共有プラットフォームです。
代表的なサービスには以下のものがあります。
- zoom
- Google Meet
それぞれのサービスには特徴的な機能があり、用途に応じて選択できます。各サービスの詳細を見ていきましょう。
Zoom
【公式サイト】
https://www.zoom.com/ja/products
【Zoomの特徴・ポイント】
- 使いやすく、オーディオ・ビデオ機能が充実
- カスタマイズ設定がわかりやすい
- 画面共有や録画などの機能も無料
- 無料版は40分までの時間制限あり
- オンラインセミナー開催機能や拠点間テレビ会議機能などのオプションあり
Zoom は、ビデオ会議、チームチャット、電話、メール、カレンダーなど、さまざまなコミュニケーションおよびコラボレーションツールを提供するプラットフォームです。
Zoomの魅力は、無料版でも十分な機能を利用できる点です。安定した通信環境下で、クリアな音声とスムーズな映像によるリアルタイムのコミュニケーションが可能です。また、画面共有や録画機能も無料で利用可能で、テレワークやハイブリッドワーク環境での情報共有ツールとして重宝されています。ただし、無料版には40分の時間制限があるため、長時間の会議には有料版の検討が必要です。
【Zoomの費用・料金プラン】
| Basic | Pro | Business | Business plus | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) |
0円 | 2,399円 | 3,299円 | 要お問い合わせ |
| 特徴 | 1～99人 | 1～250人 | 1～250人 | |
| 利用時間 | 最大40分 | 最大30時間 | 最大30時間 | 最大30時間 |
Google Meet
【公式サイト】
https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet
【Google Meetの特徴・ポイント】
- URLを発行するだけで簡単に会議を開始できる
- パソコンからの接続はブラウザを介して行うため、アプリをダウンロードする必要なし
- 無料プランでも1対1のWeb会議なら最長24時間（実質無制限で）接続可能
- 録画や資料共有が行える
Google Meetの最大の特徴は、その簡便さです。URLを生成するだけで、すぐに会議を開始できます。また、パソコンからの接続はブラウザ経由で行えるため、専用アプリのインストールが不要です。IT環境に不慣れな社員でも容易に利用可能です。
無料プランも用意されており、充実した機能が利用可能です。1対1の Web会議なら最長24時間（実質無制限）接続でき、長時間の打ち合わせや相談にも対応します。
さらに、録画機能や資料共有機能も備えているため、会議の振り返りや情報共有が容易になります。これらの機能により、対面でのコミュニケーションに近い環境を実現し、円滑な社内コミュニケーションを支援します。
【Google Meetの費用・料金プラン】
| フリー | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 料金 | 0円 | 680円／ユーザー 1 人あたり月額 (1 年契約の場合) | 1,360円／ユーザー 1 人あたり月額 (1 年契約の場合) | ユーザー 1 人あたり月額 (1 年契約の場合) | 要お問い合わせ |
| 人数 | 100 人まで参加可能 | 100 人まで参加可能 | 150 人まで参加可能 | 500 人まで参加可能 | 1000 人まで参加可能 |
| 利用時間 | 1 対 1 の会議の場合、24 時間会議の参加者が 3 人以上の場合、上限は 1 時間 | 24時間 | 24時間 | 24時間 | 24時間 |
情報共有サイトを利用するメリット
情報共有サイトを導入することで、企業にはさまざまなメリットがもたらされます。
主なメリットには以下のようなものがあります。
- 情報管理しやすくなる
- いつでもどこでも情報にアクセスできる
- 社内の情報を蓄積できる
- 業務の属人化を防ぐ
それでは、これらのメリットについて1つずつ詳しく見ていきましょう。
情報管理しやすくなる
まず1つ目のメリットは、情報の管理がとても便利になることです。
情報共有サイトでは、データをオンライン上のサーバーで一括管理します。これにより、業務に必要な情報を1か所にまとめられます。社内の大切な文書やマニュアル、資料などを整理して保管できるのです。
反対に、情報の保管場所がバラバラだと、必要なときに探し回らなければなりません。これでは作業の効率が落ちてしまいます。しかし、情報共有サイトを使えば、サイトにアクセスするだけで必要な情報を見つけ出せます。探す手間が省けるので、作業の流れを止めずに済みます。
このように、情報共有サイトを導入することで、効率的な情報管理が実現できます。
いつでもどこでも情報にアクセスできる
2つ目のメリットは、いつ、どこにいても情報にアクセスできること。
情報共有サイトは、データをクラウド上で管理しているため、インターネット環境さえあれば、時間や場所を気にする必要がありません。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも簡単に閲覧できるので、外出先でも必要な資料にすぐアクセス可能です。
この特徴は、特にリモートワークを導入している企業にとって大きなメリットとなります。「資料を見るために会社に行かないと……」という問題が解消され、どこにいても業務を進められます。
社内の情報を蓄積できる
3つ目のメリットは、業務に関する知識やノウハウを効率的に集約・共有できる点です。
情報共有サイトを活用すると、日々の業務で得られる知識や経験を簡単に記録し、共有することができます。マニュアルやプロジェクトの詳細情報なども、適切に保存して活かせます。
これらの情報を1か所にストックすることで、業務の質が向上し、効率アップにもつながります。トラブル対応の記録なども残しておけば、同じような問題が発生したときにすぐに対処法を確認できます。
業務の属人化を防ぐ
4つ目のメリットは、情報の属人化を防げることです。
各従業員が持つ知恵やノウハウを情報共有サイトに保存することで、そのナレッジを組織全体で共有できます。これにより、特定の社員だけが持つ知識に依存せず、チーム全体の能力向上につながります。
また、属人化を防ぐことで、仕事の引き継ぎもスムーズになります。社員の異動や退職があっても、蓄積された情報があれば、新しいメンバーへの引き継ぎがスムーズに行えます。
このように、情報共有サイトの導入は、企業の業務効率化と組織力の向上に大きく貢献するのです。
情報共有サイトをお探しならDocBaseへ！
情報共有サイトは、企業の業務効率化に欠かせないツールとなっています。本記事では、主要な情報共有サイトの特徴や選び方のポイントを解説してきました。
数あるサービスの中でも、効率的な情報整理を実現したい企業には「DocBase」がおすすめです。DocBaseなら、組織内の情報を簡単に共有でき、場所を問わずアクセスが可能。さらに、キーワードやタグによる検索、ファイル内容の全文検索など、豊富な検索機能により、必要な情報をすぐに見つけ出せます。
まずは無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。情報共有による業務効率化や、ナレッジの蓄積といったメリットを、ぜひ実感してください。
情報共有サイトとしてのDocBase活用事例
情報共有サイトとしてのDocBaseの活用事例は数多くあるのですが、ここではその一部をご紹介します。
- メールやチャットからの脱却と一元化
- 「これまでメールやチャットで行っていた情報共有をDocBaseに集約することで、情報の検索性や継続性が向上しています」
- 「チャットで流れてしまう情報をDocBaseに残すことで、後からでもアクセス可能になります」
- 迅速な情報伝達
- 「会議議事録や決定事項をDocBaseで共有することで、情報共有のスピードと浸透度が向上します」
- 非同期な情報共有
- 「リモートワークや異なる勤務体系のメンバーに対しても、時間や場所にとらわれずに情報共有が可能です」
- 検索性の向上
- 「グループ分けやタグ付け、強力な検索機能により、必要な情報に素早くアクセスできます」
- DRYな情報管理
- 「短いメモを他のメモに差し込むことで、同じ情報を何度も書く手間が省け、効率的な情報管理が可能です」
- 情報の一本化
- 「情報の置き場所をDocBaseに一本化することで、『DocBaseに行けば欲しい情報が見つかる』という状態を作り出します」
監修
情報共有に役立つ情報をお届けします。
