業務改善の基本！具体的な進め方やアイデア、成功のポイントもご紹介

業務改善は、多くの企業が取り組むべき重要な課題です。業務改善に成功すれば、生産性の向上やコストの削減、労働環境改善などさまざまなメリットが得られます。

この記事では、業務改善の必要性や具体的な方法について解説します。現在の業務フローに課題を感じている企業やより生産性の向上を目指す企業は、ぜひ可能な範囲で取り組んでみてください。

【この記事を読んでわかること】

• 業務改善による効果・メリット4つは次のとおり。
  業務効率化・生産性向上、コスト削減、スキル向上、労働環境の改善
• 基本的な進め方は、「①業務の可視化→②課題整理・優先順位決定→③改善案の策定→④実行→⑤振り返り」である。
• 具体的なアイデアとして、次のようなものが挙げられる。
  無駄な業務をなくす、業務フローチャート作成、業務改善のマニュアル作成、ツールやサービスの導入、アウトソーシングの検討

それでは、業務改善について詳しくみていきましょう。

業務改善とは

業務改善とは、業務のなかで発生する「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、非効率な業務を改善することです。すでにある工程や作業などの課題を解決し、効率的かつスムーズな業務の流れを作ることを目指します。

まずは、業務改善の目的や関連用語との違いを詳しくみていきましょう

業務改善の目的

業務改善の主な目的は、企業全体の生産性向上を目指し、売上や経営を安定させることです。

業務改善に取り組むと、次のような効果が得られます。

• 業務効率の向上
• コストの削減
• 従業員の負担軽減
• 顧客満足度の向上
• 企業の競争力強化

業務改善によって業務の見える化が進むと、業務プロセスを最適化しやすくなります。その結果、企業や従業員、顧客それぞれに多くのメリットがもたらされるのです。

業務改善と経費削減の違い

「業務改善」と「経費削減」は混同されやすい言葉ですが、実際には異なる概念です。

業務改善は、経営の最適化につながるすべての業務が対象となります。企業によって業務改善の内容は異なりますが、広範囲にわたる改善活動を指します。

一方で、経費削減はコストのみが対象です。たとえば、電気代削減のためにこまめに電気を消したり、不要な機器の電源を切ったりするような取り組みが該当します。

業務改善の結果として経費が削減されることはありますが、「業務改善＝経費削減」ではありません。業務改善はより包括的な概念であり、経費削減はその一部に過ぎないのです。

業務改善に欠かせない「QCD」の考え方

業務改善を進めるうえで重要となる考え方が、「QCD」です。QCDとは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字を取った略語です。

QCDは、業務改善の成果を定量的に判断する指標として用いられます。主に製造業で使われる概念ですが、その他の業界でも重要視されています。

QCD向上をゴールとして業務改善に取り組めば、より具体的で効果的な改善策を打ち出すことが可能です。それぞれの要素に適した指標を設定して改善活動の成果を測定し、こまめにPDCAサイクルを回しましょう。

企業にとってなぜ業務改善が必要なのか

企業が業務改善に取り組む必要性は、年々高まっています。その理由として、以下のようなものが挙げられます。

• 生産年齢人口の減少
• リモートワークなど働き方の多様化
• 長時間労働の問題解決

それぞれの詳細をみていきましょう。

生産年齢人口の減少

日本の生産年齢人口（15歳から64歳の人口）は、年々減少しています。この労働力の減少は、多くの企業が抱える重大な課題となっています。

人員採用が難しくなるなか、企業は少ない人員で成果を上げる仕組みを構築しなければなりません。そのためには、業務改善によって非効率な業務を排除し、企業の生産性向上を目指すことが不可欠です。

リモートワークなど働き方の多様化

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行を機に、リモートワークなどの新しい働き方が急速に普及しました。この働き方の多様化に伴い、業務改善の必要性がさらに高まっています。

企業には、リモートワークを含む多様な働き方への対応や、それに伴うリスクマネジメントの強化が求められています。場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現しつつ、業務の効率性と生産性を維持・向上させることが重要です。

長時間労働の問題解決

長時間労働は、日本企業が長年抱えてきた課題のひとつです。慢性的な長時間労働は、従業員の心身の不調を引き起こし、欠勤・休職・離職、さらには生産性の低下を引き起こす可能性があります。

長時間労働の主な原因の一つが「業務量の多さ」です。しかし、実際には不要な業務が累積している場合も少なくありません。そのため、既存の業務を見直し、無駄な業務を削減する業務改善のニーズが高まっています。

長時間労働を削減しつつ、従業員の健康と生産性を両立させることが大切です。

業務改善による効果・メリット4つ

業務改善に取り組むことで、企業にはさまざまな効果やメリットがもたらされます。ここでは、主な4つのメリットについて詳しく解説します。

• 業務効率化・生産性向上
• コスト削減
• スキル向上
• 労働環境の改善

どのようなことなのか、詳しくみていきましょう。

業務効率化・生産性向上

業務改善の最も大きなメリットは、業務効率化と生産性向上です。業務の見直しや自動化が進むことで、同じ時間でより多くの成果を上げられるようになります。

たとえば、以下のような取り組みが有効です。

• 無駄な作業の削減による時間の有効活用
• 業務プロセスの最適化による作業時間の短縮
• ITツールの導入による作業スピードの向上

このような業務改善を行えば、限られた人員で無駄のない効率的な業務遂行を実現できるでしょう。

コスト削減

業務改善は、さまざまな形でコスト削減につながります。無駄な業務をなくすことで、以下のような直接的・間接的なコストを削減できるためです。

• 光熱費などの無駄な費用の削減
• IT機器関連コストの最適化
• 採用や育成に関わる教育的コストの効率化
• 人件費の最適化

たとえば、ペーパーレス化を進めることで、印刷用紙やインクの購入費用、プリンターのメンテナンス費用などを大幅に削減できます。さらに、書類の保管スペースも不要になれば、オフィス賃料の削減にも効果を発揮します。

スキル向上

業務改善によって無駄な業務が削減されると、従業員に時間的・精神的な余裕が生まれます。この余裕を活用すれば、新しいスキルの習得や能力開発に取り組めるようになります。

また、今までのリソースを他の業務に費やせるようになったり、新規事業の開拓や人材育成などに注力したりすることも可能です。結果として、従業員のスキル向上、組織の成長が期待できるようになるのです。

労働環境の改善

業務改善は、従業員の労働環境改善にも大きく貢献します。業務の負担が軽減されることで、従業員のストレスが軽減され、働きやすい環境が整います。

労働環境を改善するときは、無理をしている社員や無駄な工程、社員ごとの業務のムラなど洗い出すことが大切です。そして、業務を再分配することで、「ムリ・ムダ・ムラ」を改善しましょう。

社員に無理をさせることのない働きやすい労働環境にできれば、社員満足度・定着率向上につなげられます。

【全5ステップ】業務改善の基本的な進め方

業務改善を効果的に進めるには、以下のようなプロセスでアプローチすることが重要です。

1. 業務の可視化
2. 課題整理・優先順位決定
3. 改善案の策定
4. 実行
5. 振り返り

全体がPDCAのサイクルになっています。ここでは、業務改善の基本的な進め方を詳しく解説します。順に見ていきましょう。

①業務の可視化

業務改善の第一歩は、現状の業務を正確に把握することです。これを「業務の可視化」と呼びます。

可視化すべき主な項目として、次のようなものが挙げられます。

• 業務の内容
• 現在の担当者
• 業務に必要な人数
• 業務の所要時間や工数
• 業務の発生頻度
• イレギュラー的に発生する業務

業務を可視化することで、課題や問題点が明確になります。

ここで重要なのは、特定の部署だけでなく「企業全体」の業務を見える化することです。ある部署の業務負担を軽減することで、他部署の負担が増加してしまう可能性がある点に注意しましょう。

可視化の方法としては、業務フローチャートの作成やタイムスタディ（時間研究）の実施が効果的です。これらの手法を用いることで、業務の流れや各タスクにかかる時間を視覚的に理解しやすくなります。

②課題整理・優先順位決定

業務の可視化が完了したら、次は課題や問題点を洗い出して整理します。そのうえで、改善すべき項目の優先順位を決定しましょう。

課題を整理するときのポイントは、次のとおりです。

1. 重複している作業はないか
2. 不必要な承認プロセスはないか
3. 手作業で行っている業務を自動化できないか
4. 情報共有が適切に行われているか

優先順位を決めるときは、こちらの項目を基準にしてみてください。

• 改善による効果の大きさ
• 実施の容易さ
• コスト対効果
• 緊急性

たとえば、「効果が大きく、比較的容易に実施できる」改善項目から着手するのが一般的です。ただし、企業の状況によっては緊急性の高い課題を優先することもあります。

③改善案の策定

優先順位が決まったら、具体的な改善案を策定します。この段階では、現場の意見を積極的に取り入れることが重要です。

改善案を検討するときは、以下の要素を加味しましょう。

• 改善の難易度（費用、時間、手間など）の評価
• 期待される効果（コスト削減、生産性向上など）の予測
• 実行スケジュールの作成
• 実行のための体制構築

コストや期間、必要な人員などを詳細に検討し、計画的に改善を目指すことが大切です。

④実行

策定した改善案を実際に実行に移します。この段階では、計画通りに進めることはもちろん、現場の状況に応じて柔軟に対応することも重要です。

実行時は、以下のポイントに注意しましょう。

• 関係者全員への周知徹底
• 進捗管理の徹底
• 問題発生時の迅速な対応
• 中間評価の実施

また、企業によって最適な改善案は異なります。たとえば、システムやツールの導入、工程の自動化、外部委託などが有効な改善案の一例として挙げられます。

⑤振り返り

改善策を実行した後は、必ず振り返りを行いましょう。効果を測定して、新たな課題の発見やさらなる改善点の洗い出しなどを行います。

重要なのは、一度の改善で完璧を目指すのではなく、PDCAサイクルを回し続けることです。とくに優先順位の高い課題ほど、一度で完全な改善を達成するのは難しいものです。長期的な視点を持って、継続的に改善を重ねていくことが成功のカギとなります。

業務改善は一度きりの取り組みではなく、継続的なプロセスです。5つのステップを繰り返し実施することで、組織全体の効率性と生産性を着実に向上させやすくなります。

業務改善のための具体的アイデア5つ

業務改善を効果的に進めるために有効なアイデアを5つ紹介します。

1. 無駄な業務をなくす
2. 業務フローチャート作成
3. 業務改善のマニュアル作成
4. ツールやサービス（システム）の導入
5. アウトソーシングの検討

細かいアイデアの積み重ねでも全体の業務を大きく改善することができます。各項目の詳細をみていきましょう。

無駄な業務をなくす

業務改善の基本は、無駄な業務を特定して排除することです。

「理由がわからないまま慣例的に続けている業務」や「フローが不必要に長い」など、実は不必要な業務が蓄積されている企業は少なくありません。完全になくせる業務はないか、一部省けるプロセスはないかなど、無駄な業務を洗い出してみましょう。

この際、「本当に必要なのか？」「何を目的に実施しているのか？」など根本的なところから考えることが重要です。また、その業務が生み出す価値と、それにかかるコスト（時間・人員・資源など）のバランスを検討することも大切です。

業務フローチャート作成

業務フローチャートは、業務の流れを視覚的に表現するツールです。これを作成することで業務の分担や連携が明確になり、非効率な部分や改善すべき部分を把握しやすくなります。

フローチャートを作成するときは、業務プロセスを細かく分解して、各タスクや手順を明確にしていきましょう。完成後は社内で共有し、意見や改善点を取り入れて最適化を行います。

また、フローチャートを作成するときは、以下の点に注意しましょう。

• 現状のプロセスを正確に反映させる
• 各ステップの所要時間や担当者を明記する
• 決定ポイントや分岐を明確にする
• 部署間の連携が必要な箇所を強調する

こうして作成されたフローチャートは、業務の全体像を把握するだけでなく、新人教育や業務の標準化にも役立ちます。

業務改善のマニュアル作成

業務マニュアルは、組織内での業務の進め方やルール、重要な情報をまとめたものです。適切なマニュアルを作成・活用することで、業務の属人化を防ぎ、効率的な作業が可能になります。

また、担当者ごとの業務ムラを軽減できれば、業務時間の削減やノウハウの継承を行いやすくなります。

 マニュアル作成時は、次のポイントを意識しましょう。

• わかりやすい言葉と図表を使用する
• 定期的に更新する仕組みを作る
• 実際の業務に即した内容にする
• ベストプラクティスや注意点を含める

効果的なマニュアルは、新人の教育時間の短縮や、ミスの減少にもつながります。作成したマニュアルはいつでもどこでも必要なときにアクセスできるよう、クラウドツールで保管することがおすすめです。

ツールやサービス（システム）の導入

適切なツールやシステムの導入は、業務効率を大幅に向上させる可能性があります。とくに、単純作業や定型業務の自動化に効果を発揮してくれるでしょう。

たとえば、オンライン会議やクラウドツールを活用すれば、いつでもどこでも業務が可能になります。情報共有ツールは、業務の進捗状況や重要な情報のスピーディーな共有役立ちます。

ツール導入時は、以下のポイントをしっかりと確認しておきましょう。

• 導入目的に合っているか確認する
• ユーザーの使いやすさを重視する
• 既存のシステムとの互換性を確認する
• 導入後のサポート体制を確認する
• 従業員への適切なトレーニングを行う

自社に合ったツールを選べば、業務効率を大幅にアップすることが可能です。

アウトソーシングの検討

すべての業務を自社で行う必要はありません。専門性の低い業務や、繁忙期にのみ発生する業務などは、アウトソーシング（外部委託）を検討するのもひとつの方法です。

一部の業務をアウトソースすることで、空いた時間を自社のコア事業に当てられるようになるので、大幅な生産性向上を狙えます。また、必要なときだけ依頼できるので、社員の負担削減とコスト削減の両方を実現可能な点もうれしいポイントでしょう。

アウトソーシングを検討する際は、コア業務とノンコア業務を明確に区別したうえで、コスト対効果を慎重に分析する必要があります。また、品質管理の方法を事前に決めたり、セキュリティリスクを評価したりすることも大切です。

業務改善を進める際に押さえておきたいポイント

業務改善を成功させるためには、4つの重要なポイントがあります。

• 現場のヒアリングを怠らない
• 業務改善の目的を周知する
• 優先順位を明確にして最小単位からスタートする
• 長期的な目線で、継続的に取り組む

ここでは、業務改善を進める際に押さえておきたいポイントについて詳しく解説します。

現場のヒアリングを怠らない

業務改善を効果的に進めるためには、実際に業務を行っている現場の声を聞くことが不可欠です。現場のヒアリングから得られる情報は、業務改善に直結する貴重な資源となります。

「誰が何の作業をしているのか？」「業務はどのようなフローなのか？」など、細かく聞き出すことが大切です。上司や経営層に意見することは、一般社員にとってハードルが高いので、中立の立場の人がヒアリングすると良いでしょう。

効果的なヒアリングを行うためにも、次のようなポイントを意識しましょう。

• オープンな雰囲気を作る
• 批判や非難を避ける
• 具体的な質問を準備する
• 現場の知恵や工夫を積極的に引き出す
• フォローアップの機会を設ける

現場の理解あってこそ、業務改善は成功させられます。そのため、ヒアリングの段階から密にコミュニケーションを取ることが大切です。

業務改善の目的を周知する

業務改善を成功させるためには、組織全体の理解と協力が必要です。そのためには、業務改善の目的やメリットなどを全従業員に明確に周知することが重要です。

業務の見直しを始める前には、業務改善の効果や必要性を現場によく説明してください。当事者意識が生まれないと「やらされている感」が出てしまい、従業員が非協力的になってしまうためです。

現場の声を尊重して取り組むことで、業務改善を自分事化してもらいやすくなり、改善に向けた行動を促進できます。

優先順位を明確にして最小単位からスタートする

企業によって改善すべき業務の優先順位は異なります。見つかった課題すべてに取り組んでも、結果的に中途半端になる可能性があるので、優先度の高いものからひとつずつ取り組むことを意識しましょう。

また、業務改善には終わりがありません。何度も小さな改善を繰り返し、より良い業務プロセスに磨き上げていくことが重要です。

長期的な目線で、継続的に取り組む

業務改善は、業務自体の必要性の確認や全業務フローの確認など、全体的な見直しが必要です。効果が出るまでに時間かかるのが当たり前なので、長期的な目線で継続的に取り組みましょう。

また、1回やって終わりではなく、改善を続けることでより良くしていくことが可能です。うまくいった改善案は続けて、うまくいかなかった改善案は要因を見直して再度挑戦するなど、「継続」していくことがカギとなります。

業務改善に活用できるフレームワーク

業務改善を効果的に進めるためには、適切なフレームワーク（枠組み）を活用することが有効です。

• PDCAサイクル
• ECRS（イクルス）
• KPT
• ロジックツリー
• バリューチェーン分析

ここでは、業務改善に活用できる上記の5つの代表的なフレームワークについて解説します。

PDCAサイクル

PDCAサイクルは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の4つのステップを繰り返すことで、継続的な改善を図るフレームワークです。

【PDCAサイクルの各ステップ】 Plan：現状分析を行い、目標を設定し、実行計画を立てる Do：計画に基づいて実行する Check：実行結果を評価・分析する Action：評価結果に基づいて改善策を検討し、次のサイクルに活かす

循環的なプロセスで、継続的な改善を促進できる点がPDCAサイクルの強みです。日常業務はもちろん、あらゆる規模のプロジェクト改善に適しています。

ECRS（イクルス）

ECRSは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を取ったフレームワークです。業務プロセスを改善する際の指針として活用されます。

【ECRSの各ステップ】 Eliminate：不要な工程や作業を完全に排除する Combine：複数の工程や作業を組み合わせる Rearrange：工程や作業の順序を入れ替える Simplify：工程や作業を簡素化する

ECRSの順番に従って検討することで、効果的な改善が可能になります。製造業やサービス業など、あらゆる業界・業種での業務改善に役立ちます。

KPT

KPTは、「Keep（続けること）」「Problem（問題点）」「Try（挑戦すること）」の頭文字を取ったフレームワークです。現状の分析と今後の方向性を決める際に活用されます。

【KPTの各ステップ】 Keep：現在うまくいっていること、今後も続けるべきこと Problem：現在の問題点、改善すべきこと Try：今後挑戦すべきこと、新しい取り組み

シンプルで理解しやすく、チーム全体で共有しやすい点が特徴です。問題点だけでなく良い点も評価するので、モチベーションの向上にも役立ちます。

ロジックツリー

ロジックツリーは、問題や課題を階層的に分解し、根本原因を特定するためのフレームワークです。複雑な問題を構造化し、効果的な解決策を見出すのに役立ちます。

【ロジックツリーの種類】 Whatツリー（要素分解）：問題を構成する要素を分解する Whyツリー（原因追及）：問題の原因を深掘りする Howツリー（課題解決）：解決策を具体化する

複雑な問題を視覚的に整理できる点、論理的思考を促して抜け漏れを防げる点が、ロジックツリーのメリットです。問題の全体像と詳細を同時に把握できます。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は、企業の活動を機能ごとに分類し、各活動が最終的な価値にどのように貢献しているかを分析するフレームワークです。これにより、競争優位性を生み出す源泉や改善すべき領域を特定できます。

【バリューチェーンの主要な活動】 購買物流製造出荷物流マーケティング・販売サービス

大きな価値を生み出す部分を特定することで、自社の課題把握や強みへのリソース配分の強化を判断しやすくなります。

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業務改善は、企業の競争力強化と持続的成長のために不可欠な取り組みです。まずは業務の洗い出しや課題整理から始めて、自社に適した業務改善アイデアやフレームワークを活用してみてくださいね。

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