社内情報共有ツールとは？タイプ別おすすめ紹介とツール選び・運用のポイント
業務上の情報共有を徹底すると、業務が効率化したりトラブルの数が減ったりと、さまざまな効果が見込めます。口頭や紙の文書でも情報共有は可能ですが、情報共有ツールを利用するとよりスムーズです。
一方、情報共有ツールはさまざまなものがあり、特徴やメリットがツールごとに異なります。結果として自社に合ったツールを選びきれず、導入を決断できない人も少なくありません。
本記事では社内情報共有ツールを使用するメリットやツールの特徴、選び方のポイントなどを解説します。知識を深めて自社に合った情報共有ツールを導入し、会社の成長につなげてください。
【この記事を読んでわかること】
- 社内情報共有ツールとは、社内の個々の社員が持っている情報をオンラインで集約・共有できるツール
- 主な種類としては、社内Wiki、ビジネスチャット・SNS、グループウェア、オンラインストレージがある
- 属人化の予防や業務効率化・生産性向上、コミュニケーション活性化などのメリットがある
- ツール選びは、導入の目的を明確にして必要な機能を選定、無料トライアルなどを利用してから決定するのがコツ
- 運用のポイントは、運用担当者を決める、投稿ルールを決める、投稿を評価する仕組みを作る、アウトプットのハードルを下げるなど
目次
社内情報共有ツールとは
社内情報共有ツールとは、社員が個人で持っている業務情報を、オンラインで集約・共有できるツールです。ツールで共有されるのは、ノウハウや顧客情報、作業手順など、業務を進めるうえで役に立つ情報です。業務に関係のないプライベートな話や、個人の感想などは共有事項に含まれません。
ツールには、目的や用途によりいくつかの種類があります。そのため、まずはツールを導入する目的をはっきりさせてから、ツール選びに進む必要があります。
社内情報共有ツールの主な種類
社内情報共有ツールはさまざまですが、主なものは以下のとおりです。
- 社内Wiki
- ビジネスチャット・SNS
- グループウェア
- オンラインストレージ
機能としては、それぞれまったく別物となります。順に見ていきましょう。
社内Wiki
社内Wikiとは、社内版のWikipediaのようなものです。Wikipediaのように、知識や情報を各自投稿・編集する機能があります。利用時も単に閲覧するだけでなく、検索やコメント、編集履歴確認など、さまざまな機能を利用できます。
インターネットに接続すれば誰でも閲覧できますが、社内Wikiは社員限定に公開され、一般の人には閲覧できません。情報が一か所に集約・管理できるため、業務の品質向上などに加え、情報の分散や属人化を防止する役割も担っています。
ビジネスチャット・SNS
ビジネスチャットやビジネス用SNSは、コミュニケーションの迅速化・活性化に役立つツールです。
大きな特徴は、リアルタイムで社員間のコミュニケーションができる点であり、テキストだけでなく画像や動画なども添付したり、リンクを貼ったりできます。タスク管理機能や、ファイル共有機能が搭載されているツールもあります。
また、メールのように改まった文体にする必要がなく、カジュアルにやり取り可能です。そのため、コミュニケーション上の手間が省け、業務効率化にも繋がります。
グループウェア
グループウェアは、さまざまな機能が同時に搭載されている多機能ツールです。
情報共有だけでなく、コミュニケーション促進、スケジュール管理など業務全般に活用できるツールがまとめられています。そのため、生産性の向上や業務の効率化に役立ちます。
ただし、ツールに限定的な機能を求める際にはやや不向きです。多機能であることは、操作の複雑化やコスト増大につながりかねないため、導入時は自社にマッチするかしっかり検討してください。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット経由でクラウドサーバーにデータを保存・共有・管理できるツールです。
オンラインストレージで情報管理すると、ファイルなどの共有がスピーディーになります。また、インターネットがあればどこでも情報を利用できるため、リモートワークにもピッタリです。個人のデバイスに情報を保存しないため、データが紛失するおそれがなく、バックアップにも役立ちます。複数人でのファイル同時編集や、編集履歴確認なども可能です。
社内情報共有ツールのメリット
社内情報共有ツールの具体的なメリットは、以下のとおりです。
- 属人化の解消・予防ができる
- 業務を効率化できる
- 情報管理が楽になる
- コミュニケーションが活性化する
- 社内の可視化と最適化ができる
企業にとっては、いずれも魅力的な事項と言えるでしょう。順に解説します。
属人化の解消・予防ができる
情報共有は、業務の属人化を解消・予防します。情報の属人化とは、その人しか知らない業務情報が発生することです。情報の属人化を放置しておくと、該当者が休んだり退職したりした場合、誰も代わりができず業務が停止するリスクがあります。
情報を共有すると、他人の作業内容や進捗などが可視化されます。すると、共有された情報を元に誰もが同じ業務をこなせるようになり、業務がスムーズに回るのです。
業務を効率化できる
情報共有ツールは、業務を効率化できます。タスク管理に利用すると、担当者の割り当てや進捗の確認、スケジュール管理などが可能です。また、優先順位の高いタスクを把握したり、タスクの重複や抜けを防ぐなどのメリットもあります。ツールによっては、タスクリマインダーやタスク通知機能も利用可能です。
結果として業務の状態や流れが簡単にわかるようになり、業務効率化や品質向上に繋がります。
情報管理が楽になる
情報共有ツールで情報を一元管理すると、管理の労力が減り楽になります。たとえば情報を紙の文書などで管理していると、更新する度に印刷したり、紙そのものが汚れないように注意したりしなければなりません。また、保管にもスペースが必要です。
しかし、ツールを利用しオンラインで情報を管理していれば、更新は簡単になります。データの破損や、保存スペースに対する心配も不要です。また、情報を利用する側にも、検索しやすくなったり場所を問わず情報が確認できたりなどのメリットがあります。
コミュニケーションが活性化する
情報共有ツールを利用すると、コミュニケーションが活性化します。前述したとおり、ツールの中にはビジネスチャットなどコミュニケーションをサポートするものがあります。利用することでよりスピーディーかつカジュアルなコミュニケーションができ、部署やチームを超えたやり取りも可能です。
コミュニケーションが活性化すると、共通認識や一体感醸成にも役立ちます。また、アイディアを共有してブラッシュアップしたり、新しいアイディアを生み出したりなどの効果も生まれます。
社内の可視化と最適化ができる
情報共有ツールの利用で、社内の状態の可視化やタスクの最適化が可能です。
ツールを使いスケジュールやタスク管理を行うと、誰がどれだけのタスクを抱えているのが可視化できます。また、多くのタスクが集中している人から、他の人にタスクを割り振るなど、タスクの最適化ができるようになります。さらに、各チームの現状がわかると、新規案件受注のタイミングやスケジュールなど、将来的なタスク調整を考える際にも便利です。
社内情報共有ツールの注意点
社内情報共有ツールを扱うには、注意点を覚えておく必要があります。以下を見てください。
- 導入しても浸透しない
- 情報が増えすぎて必要な情報が検索しにくい
- 通知が増えて業務に集中できなくなる
実際に上記のようなトラブルが発生し、困っている企業は存在します。導入・運用時は十分注意して、トラブルを回避してください。順に解説します。
導入しても浸透しない
情報共有ツールを導入しても浸透しない、というケースがあります。社員の多くがツールやデバイスに対し、不慣れであると起こりやすいトラブルです。そのような企業では新しいツール自体が敬遠されがちであり、進んで使おうとする人が増えず、結果として形だけの導入となってしまうのです。
ツール自体が複雑な操作で使いにくい場合もあります。さまざまなメリットがあっても、利用時に不便だとツールの利用率は下がります。また、ツール自体に問題はなくとも、ルールが不明瞭であるなど、運用面で問題が発生しているケースもあるため注意してください。
情報が増えすぎて必要な情報が検索しにくい
ツールによっては、情報が増えすぎると検索しづらくなり、結果として情報整理ができていない状態になってしまうケースがあります。中には、古い情報が流れていってしまうツールもあるため、注意が必要です。
情報共有において、必要な情報がすぐに見つからないことはストレスになります。ツールを導入した意味も薄くなってしまうため、情報量が増えても問題ないか事前に確認しておくのがおすすめです。
なお、検索を想定した投稿のルールがないなど、運用に問題が発生している場合もあります。ツールそのものだけではなく、使い方にも気を配りましょう。
通知が増えて業務に集中できなくなる
通知が増えて業務に集中できなくなるケースにも注意しましょう。種類にもよりますが、誰かが情報を投稿すると通知が届くツールは少なくありません。通知があると、情報の更新を見逃さなくなるため、重要な機能ではあります。
一方で投稿が活発になるほど通知も多くなります。結果として、業務に集中できなくなる可能性があります。自分と関係する情報にのみ通知が来るように設定するなど、ある程度通知を制限するなどして工夫し、対応するのがおすすめです。
社内情報共有ツール導入を成功させるコツ
社内情報共有ツールの導入を成功させるには、コツがあります。以下を参照してください。
- 導入の目的を明確にする
- 必要な機能の優先順位を付ける
- 無料トライアルを利用する
- 初めは小規模でスタートする
導入を成功させるには、前段階として社内の準備が必要です。慌てて導入するのではなく、導入体制を整えてから実行しましょう。
導入の目的を明確にする
まず、ツール選定前に導入の目的を明確にしましょう。自社に現在どのような課題があり、情報共有ツールでどのように解決したいのかを、しっかり確認します。すると、具体的にどのような機能が必要か自然とピックアップされるため、それらが搭載されているかどうか確認しながら、ツール選定を進めて導入してください。
目的意識もなく多機能なツールを導入してしまうと、操作が複雑になり使いにくさを感じる原因になってしまいます。多機能だから良いという考えは止め、必要な機能があるツールを選んでください。
必要な機能の優先順位を付ける
必要な機能をピックアップしたら、その中で優先順位を付けましょう。「必ず欲しい機能」と「できれば欲しい機能」に分け、優先順位の高い機能があるかどうかを元に、導入ツールを判断してください。
実際にツールを選定する場合、機能だけでなくコストとのバランスを取る必要があります。機能が自社に合っていても、予算が合わなければ現実的に導入はできません。取捨選択のためにも、機能の優先順位付けは必要です。
無料トライアルを利用する
ツールによりますが、無料トライアル期間が設けられている場合、導入前に利用することをおすすめします。ツールの機能や操作などは資料でも説明されますが、実際の所、ツールを使ってみないとわからないことも多いです。無料トライアルは、導入前に実際の使い勝手を知る非常に良い機会であるため、ぜひ利用してください。
初めは小規模でスタートする
導入が完了したら、初めはチームごとやプロジェクトごとなど、小規模でスタートしましょう。そのうえで実際のツール運用がしやすいかなど、様子を見て段々と規模を広げていくのがポイントです。
最初から全社単位など大規模に導入すると、ツール選びにミスがあった場合などに混乱が大きくなり、かえって業務の邪魔になるリスクがあります。初めは小規模からスタートすることでツールに馴染みやすくなる他、利用範囲を広げる際の機能のミスマッチも減らせます。
社内情報共有ツールを選ぶときのポイント
社内情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントに注意してください。
- 使いやすいかどうか
- 機能が自社に合っているか
- 費用と機能のバランスは許容範囲か
- セキュリティ面で安心できるか
- マルチデバイス対応か
- 利用人数などプランの変更はしやすいか
- サポートは充実しているか
満たす項目が多いほど、自社に適切なツールとなります。可能な限り、すべての項目を満たすツールを探しましょう。
使いやすいかどうか
ツールは使いやすいかどうかを重視しましょう。実際に社員が使う様子をイメージして、多くの社員が抵抗なく使えそうかどうか検討してください。とくに、投稿のしやすさと検索のしやすさは、情報共有ツールにとって大切な要素です。
操作感としては、直感的に使える方が浸透・定着しやすい傾向にあります。慣れるまで説明書を見なければ操作できないような、複雑なツールは避けるのがおすすめです。
業種によっては、デバイスやツールの使用に抵抗を抱く場合もあります。導入してから焦ることのないよう、事前に導入の目的やメリットを周知しておくなどして、抵抗感を低くしておくのが重要です。前もって使い方の研修を行うのもおすすめです。
機能が自社に合っているか
機能が自社に合っているかも重要です。ツール導入の目的によって、必要とされる機能は異なります。前述したポイントを踏まえて、自社がツールに求めている機能をピックアップして優先順位を付け、ツールがそれを満たしてくれるかどうかしっかり確認しておきましょう。
また、繰り返しになりますが、多機能すぎると使いづらい場合もあります。機能が付いているに越したことはない、今は不要だが必要になるかもしれないと考え、つい多機能なものを選んでしまうこともありますが、おすすめしません。不要な機能は操作を複雑にする原因になりますし、機能が付いている分費用もかさんでしまうケースがあります。
機能を検討する際は、必要な機能が搭載され、不要な機能は少ないものを選んでください。
費用と機能のバランスは許容範囲か
費用と機能のバランスも注意しましょう。情報共有のものに限らず、ツールは導入時に費用がかかるものです。費用は最初にかかる導入費用と、運用にかかる月額費用の2種類があります。どちらにどれだけかかり、総額でいくら必要なのか確認したうえで検討してください。
ツールによっては、どちらか片方しか費用がかからないものもあります。また、利用人数が少なければ、その分コストも低めに抑えられる傾向があります。
仮に機能が充実していても、費用的な負担が大きすぎると、使い続けることは現実的に困難です。費用対効果を検討すると同時に、予算の限度額もしっかり決めておき、機能面ばかりに気を取られないよう気を付けてください。
セキュリティ面で安心できるか
セキュリティ面で安心できるかどうかも忘れてはいけません。情報共有ツールは情報を集約し一元管理するツールであり、中には社外秘のものや独自のノウハウなどの重大な情報も含まれています。そのため、漏洩してしまうと会社全体の損害になります。また、状況によっては顧客情報などが流出し、社会的な信頼を失いかねません。
そのため、外部からの不正アクセスや、社内の悪意ある人物による漏洩の対策ができるかなど、セキュリティ性は重視すべきポイントです。仕様を確認し、どのような対策が搭載されているか確認したうえで導入しましょう。
目安として、ISO規格のひとつであるISO27001があります。これは情報セキュリティの国際規格であるため、取得していることで一定のセキュリティが認められていることを示しています。
マルチデバイス対応か
スマートフォンを持っているのが一般的となった現在、マルチデバイスに対応しているかどうかは、昨今とくに重要なポイントと言えます。マルチデバイスとは、該当システムが複数種の端末で操作できるという意味です。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットに対応していれば、オフィスにいなくても情報共有ツールが利用できます。そのため、営業先との打ち合わせ中や作業現場など、場所を問わず利用したい情報が簡単に引き出せます。
また、出張を頻繁に行う人や、リモートワークなどで働く人とも相性が良い機能です。多様な働き方を推進する企業にとっては、とくに重要なポイントになるでしょう。
利用人数などプランの変更はしやすいか
利用人数などプランの変更はしやすいかも、確認しておくのがおすすめです。前述しましたが、情報共有ツール導入を成功させるポイントのひとつは、スモールスタートで始めてみることです。
しかし、少人数でうまく利用できたからと後で範囲を広げると、人数の変更が必要になります。また、使用しているうちに会社の規模が大きくなり、利用人数が増えるケースも考えられます。
料金のプランは、ツールによってそれぞれです。人数に応じたプランがあるかどうかや、プラン変更のスムーズさなどが異なるため、最終的に何人で利用し、いくら必要なのか確かめておきましょう。
サポートは充実しているか
サポートが充実しているかどうかも、重要なポイントです。情報共有ツールを効果的に運用するためには、導入時のルール設定が重要ですが、導入したばかりのときは自社に「どう設定すべきか」などのノウハウがありません。
しかし、導入サポートが充実していると、ルール設定のコツを教えてもらえるなどして、最初からある程度効果的な利用が可能です。また、利用を開始してからのトラブルや疑問に対しても、サポートの充実度によって処理のスムーズさが変化します。
料金が安い場合は、サポートなども比較的手薄なケースがあります。費用面も重要ですが、ある程度は必要な出費と考え、多少高くともサポートが充実しているツールを選ぶのがおすすめです。また、サポート対応の時間帯や曜日なども同時に確認しておいてください。
おすすめ社内情報共有ツール【社内Wiki】
以下に、社内Wikiとして利用できる、具体的なおすすめ社内情報共有ツールをまとめます。
- DocBase
- NotePM
- esa
- Qiita:TEAM
- Qast
- Notion
- Confluence
- Knowledge
- GROWI
- Kibela
どれも特徴や強み、弱みが異なるため、自社に合ったものを選ぶポイントを踏まえて選んでください。
※記載している料金は、2024年7月時点での月額・税込です。詳細な料金やプラン内容については、公式サイトをご参照ください。
DocBase
【DocBaseの特徴】
| 導入件数1万件以上業界初ハイブリッドエディターで、マークダウンとリッチテキスト両方利用可能マルチデバイスや外部ツール連携に対応可能直感的な操作感で利用に迷わないISO27001の認証取得済優れたコストパフォーマンス |
DocBaseは、チームのナレッジを効率的に一元管理・共有できる社内Wikiツールです。社内Wikiだけでなく、マニュアルや設計書、日報などの作成機能も付いており、さまざまな情報を作成・共有できます。
マークダウンとリッチテキストのハイブリッドエディターを採用しています。また、マルチデバイスにも対応済みであり、PCやスマートフォン、タブレットのいずれからでも利用可能です。操作も直感的にできるため、初めて操作する人でも、マニュアルが手離せないという可能性は低いでしょう。
セキュリティ性も高く、ISO27001の認証を取得済であるため、安心して利用できます。その一方でコスト面はリーズナブルに設定されており、ひとりあたり214円で情報共有ツールを導入可能です。また、30日間の無料トライアルもあるため、ぜひ導入前に利用し、使用感を確かめてみてください。
【DocBaseの費用・料金プラン】
| 無料トライアル | スターター | ベーシック | レギュラー | ビジネス | |
| 料金 | 0円 | 990円/月 | 4,950円/月 | 9,900円/月 | 21,450円/月 |
| ユーザー数 | 無制限 | 3人 | 10人 | 30人 | 100人 |
| ストレージ | 無制限 | 3GB | 10GB | 30GB | 100GB |
NotePM
（引用：NotePM）
【NotePMの特徴】
| 社内Wikiや社内FAQとして活用可能利用状況を分析レポートから把握できる全文検索やダッシュボードカスタマイズなどさまざまな機能が搭載されているセキュリティ性が高く、医療機関や金融機関に導入実績有り |
NotePMは、社内の情報共有やナレッジ管理を効率的に行える社内Wikiツールです。マニュアル作成や社内FAQ作成ツールとしても、利用できます。
テンプレート機能や下書き機能、ダッシュボードカスタマイズ機能など、ツール利用側に魅力的な機能が多数搭載されており、ストレスフリーに情報共有が可能です。加えて、コメント機能やいいね機能などSNSに似た機能も有しているため、コミュニケーション促進の効果も見込めます。
【NotePMの費用・料金プラン】
| プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン200～ | |
| 料金 | 5,280円/月 | 9,900円/月 | 16,500円/月 | 33,000円/月 | 66,000円/月 | 132,000円/月 |
| ユーザー数 | 8人まで | 15人まで | 25人まで | 50人まで | 100人まで | 200人まで |
| ストレージ | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 2TB |
esa
（引用：esa）
【esaの特徴】
| 「情報を育てる」がコンセプト入力補助機能で作成をサポート各種外部ツールとの連携も可能最長2か月の無料利用が可能 |
esaは「情報を育てる」がコンセプトの社内Wikiツールです。ナレッジ共有ツールとしても利用できます。コンテンツは完成してから公開するものではなく、途中でも良いので公開してしまい、完成まで皆でブラッシュアップすれば良いというのがesaの考え方です。
社内Wikiとして利用できる一方、コミュニケーション性も高く、チャット機能などを利用して気軽にやり取りできます。社内Wikiだけでなく、カジュアルにやり取りできる環境もツールに求めたい場合にピッタリです。
【esaの費用・料金プラン】
| 無料 | 通常 | |
| 料金 | 無料 | 1ユーザー500円/月 |
| 期間 | チーム作成月から2か月後の月末まで | 無料期間終了後～ |
Qiita:TEAM
（引用：Qiita:TEAM）
【Qiita:TEAMの特徴】
| Markdown入力のシンプルエディタ直感的なUIで簡単検索・簡単作成業務に合わせてテンプレートカスタマイズが可能7日間の無料トライアル有り |
Qiita:TEAMはシンプルさを重視した社内Wikiツールです。複雑さ、見づらさの要素を極力排除しており、すっきりと見やすい管理・操作画面になっている点が魅力です。それでいて機能が少ないわけではありません。コミュニケーションにつながるコメント機能や、テンプレートのカスタマイズ機能など、さまざまな機能が搭載されています。
7日間の無料トライアルもあるため、ぜひご利用ください。ただし、期間としては比較的短めであるため、導入の判断は早めがおすすめです。
【Qiita:TEAMの費用・料金プラン】
| Personal | Micro | Small | Medium | Large | Extra | |
| 料金 | 500円/月 | 1,520円/月 | 4,900円/月 | 7,050円/月 | 15,300円/月 | 15,300円〜/月（18人目以降 +720円/人️） |
| 人数 | 1人 | ～3人 | ～7人 | ～10人 | ～15人 | 無制限 |
| サービス | 投稿数無制限ファイル容量30GBメールサポート | 投稿数無制限ファイル容量30GBメールサポートIPアドレス制限請求書払い | ||||
※500人以上の場合は要事前相談
Qast
（引用：Qast）
【Qastの特徴】
| Q&A形式、タグ付けとカテゴリ分けで情報を整理しやすいSlack連携でさらに利用が便利にコミュニケーションを活性化する機能も搭載ナレッジコンサルタントからのサポートあり |
Qastは、Q&Aを主軸としたナレッジ共有ツールで、社内Wiki機能も搭載されています。情報・文書を一か所に集約するだけでなく、Q&A方式でナレッジを蓄積していくことで、不明だった点が明快になります。また、高度な検索性を持っており、欲しい情報に素早くアクセス可能です。
加えて、ナレッジコンサルタントが導入時からサポートに入ってくれるため、導入～浸透までが軌道に乗りやすい点も特徴です。自社だけでの導入が不安、サポートが手厚い方が良いという場合に適しています。
【Qastの費用・料金プラン】
- 要相談
Notion
（引用：Notion）
【Notionの特徴】
| 自由度と柔軟性が高いオールインワンのワークスペースを構築できる豊富なテンプレートで即作成可能自社に合わせて自由にカスタマイズできるAPI連携で他のツールと統合できる |
Notionは、社内Wikiだけでなく、文書作成やデータベース・プロジェクト管理などを搭載した多機能型のツールです。カスタマイズの自由度が高く、自社に合わせてツールを作り変えられるため、業種や業務を問わず導入できる点が魅力です。
無料で提供されているテンプレートがあるため、多機能ながら操作に迷うリスクも抑えられています。使い勝手の良い多機能型ツールをお探しの場合は、検討してみてください。
【Notionの費用・料金プラン】
| 無料 | プラスプラン | 企業向けプラン | |
| 料金 | 無料 | 1ユーザー1,650円/月 | 1ユーザー2,500円/月 |
| 人数 | ～10名 | 11名～ | ～250名 |
※251名以上の場合は要問い合わせ
Confluence
（引用：Confluence）
【Confluenceの特徴】
| カスタマイズに利用できるアプリは3,000以上AIが搭載されており、ドキュメントの要約が可能マーケティング計画表やプロジェクト管理など、実装されているテンプレートはさまざまホワイトボード機能でブレストができる |
Confluenceは、Atlassian社提供の社内Wikiプラットフォームです。テンプレートや連携できるアプリが豊富であるため、カスタマイズ性や拡張性が高く、自社の状況に合わせてツールを構成可能です。
「ホワイトボード」と呼ばれる機能では、真っ白な画面にアイデアを出し合えます。あたかも本当のホワイトボードで、ブレインストーミングやプロジェクト計画の議論などを行っているかのように利用できるため、より自由なアイディアを出しやすくなります。
【Confluenceの費用・料金プラン】
| Free | Standard | Premium | Enterprise | |
| 料金 | 0円 | 645円/月※1ユーザーあたり | 1,174円/月※1ユーザーあたり | 要問い合わせ |
| ユーザー数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 無制限 | 250GB | 無制限 | 無制限 |
Knowledge
（引用：Knowledge）
【Knowledgeの特徴】
| 完全無料のオープンソース形式ツールMarkdown記法でカジュアルに編集できる独自のカスタマイズが可能コミュニケーション機能で情報共有を活性化できる |
Knowledgeは、オープンソースの社内Wikiツールです。Markdown形式での文書作成が可能なので、見やすい社内Wikiを構築できます。コミュニケーション機能や通知機能など、さまざまな主要機能が搭載されている点もメリットです。
大きな特徴は完全無料である点で、コストに悩む企業に適しています。一方で、サポートはやや手薄です。マニュアルはありますが、トラブルが起きた際には、基本的に自社で解決することになります。
【Knowledgeの費用・料金プラン】
- 完全無料
GROWI
（引用：GROWI）
【GROWIの特徴】
| 完全無料のオープンソース形式ツール社内Wiki機能をベースにさまざまな機能が搭載されている図形作成できるため表などの作成が簡単Markdown記法対応 |
GROWIは、オープンソースの社内Wikiツールです。他にも企画書の共有、議事録の同時編集など、さまざまな機能が搭載されています。図形作成が簡単にできるため、図や表の作成がスムーズであり、視覚的な情報を織り込んだ資料が作成しやすくなります。
前述したKnowledgeと同様、完全無料のツールでであるため、コストを気にせず導入可能です。また、デモで操作感を試せるため、導入前に操作感を実体験できる点も魅力です。
【GROWI料金プラン】
- 完全無料
Kibela
（引用：Kibela）
【Kibelaの特徴】
| アクセス権限を柔軟に設定できるMarkdown形式で文書作成可能オリジナル辞書機能を搭載API連携で他のツールとの統合が可能無料トライアル期間はプランによって変動 |
Kibelaは、日本発のナレッジ共有ツールであり、社内Wiki作成も可能です。高いカスタマイズ性と直感的な操作性を兼ね備えており、初めての人でも比較的悩まず、自社に合わせた構築ができます。Slackなどの他のツールとの連携機能も充実しているため、既存のワークフローに組み込みやすい点も特徴です。
無料トライアルは設定されていません。ただし、5名までで利用できる「コミュニティープラン」であれば、料金自体が無料に設定されています。そのため、5名以下のスモールスタートであれば、導入時に無料で試すことは可能です。
【Kibelaの費用・料金プラン】
| コミュニティープラン | スタンダードプラン | エンタープライズプラン | |
| 料金 | 0円 | 550円/月※1ユーザーあたり | 1,650円/月※1ユーザーあたり |
| ユーザー数 | 5人まで | 6人～ | 6人～ |
| ストレージ | 1GB/人 | 5GB/人 | 20GB/人 |
おすすめ社内情報共有ツール【ビジネスチャット・SNS】
ビジネスチャットとして利用できる、おすすめ社内情報共有ツールは、以下の10個です。
- Slack
- Chatwork
- LINE WORKS
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Zoom Team Chat
- elgana
- OfficeMessenger
- direct
- Talknote
導入時は通知設定など、ツールに気を取られすぎる問題への対策があるかどうかも確認しておくと良いでしょう。
※記載している料金は、2024年7月時点での月額・税込です。詳細な料金やプラン内容については、公式サイトをご参照ください。
Slack
（引用：Slack）
【Slackの特徴】
| チャット形式の情報共有ツールファイルのアップロード機能なども搭載社外の人間をグループに入れることもできるデモ利用可能 |
Slackは、気軽にチャット形式でやり取りできるビジネスチャットツールです。スタンプ機能などコミュニケーションを促進する機能があり、社内のやり取りを活性化しやすくなります。一方、ファイルのアップロード機能やツール経由の通話機能など、ビジネスに有用な機能が揃っている点も魅力です。
社外の人間もグループに入れられるため、外部の人間をアサインする機会の多い企業には、とくに適しています。デモも利用可能であるため、導入前にぜひ利用してみてください。
【Slackの費用・料金プラン】
| フリープラン | プロ | ビジネスプラス | Enterprise Grid | |
| 料金 | 0円 | 925円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,050円） |
1,600円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,800円） |
要相談 |
| 機能 | 90日間のアクセス1対1のハドルミーティング音声・動画クリップ1対1の外部連携 | フリープランのサービスに以下を追加メッセージ履歴へのアクセスが無制限無制限のアプリとインテグレーション無制限の canvas（30 日分のバージョン履歴）音声優先のハドルミーティングに最大 50 人が参加可能Slack コネクトで社外と安全に連携アドオンとして Slack AI を利用可能 | プロプランのサービスに以下を追加ユーザーのプロビジョニングとデプロビジョニングSAML ベースのシングルサインオン無制限の canvas（90 日分のバージョン履歴）全メッセージのデータエクスポート | ビジネスプラスプランのサービスに以下を追加HIPAA サポートや Enterprise Key Management アドオンといった、エンタープライズ級のセキュリティとコンプライアンス組み込みの従業員ディレクトリ最大50万人のユーザーに対応可能で大規模なコラボレーションや情報共有に最適一元管理とカスタマイズ可能なポリシーで管理を合理化 |
| ストレージ | 1GB/人 | 5GB/人 | 20GB/人 |
Chatwork
（引用：Chatwork）
【Chatworkの特徴】
| 国内利用者数No.1中小企業向けのシンプルなビジネスチャットタスク管理などさまざまな機能を搭載基本無料で利用可能 |
Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットツールです。シンプルなUIで、直感的に使える操作性が魅力です。ファイル共有やタスク管理、動画機能なども搭載されており、ビジネス上主要なアクションがツールひとつでできる点も特徴と言えるでしょう。
基本無料で利用可能ですが、無料プランの場合ユーザー人数が決められていたり、一定基準より古いログは確認できなかったりなどの制限があります。そのため、ある程度の人数で利用する場合は、有料プランをおすすめします。
【Chatworkの費用・料金プラン】
| フリー | ビジネス | エンタープライズ | |
| 料金 | 0円 | 700円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額840円） |
1,200円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,440円） |
| 人数 | ～100人 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB/組織 | 10GB/人 | 10GB/人 |
| サービス | 仕事に役立つ基本機能（制限あり）ユーザー管理（制限あり）ビデオ/音声通話：1対1 | 仕事に役立つ基本機能ユーザー管理ビデオ/音声通話：14人まで | ビジネスプランのすべての機能セキュリティ/リスク管理の機能管理者向けのチャットサポート |
LINE WORKS
（引用：LINE WORKS）
【LINE WORKSの特徴】
| 2021年度には有料ビジネスチャットとしてシェアNo1を達成さまざまな業種での導入実績あり100ユーザーまで無料で利用可能 |
LINE WORKSは、社内向けのLINEというイメージがもっともわかりやすいビジネスチャットツールです。基本的な使い方は、一般的なLINEとまったく同じです。既読/未読確認機能も付いているため、メッセージが見られたか見られていないか把握できない、という事態にもなりません。
加えて、タスク管理やオンラインストレージなど、ビジネス向けの機能も搭載されています。ITリテラシーが低い、新しいツールに抵抗感があるという人でも、LINEが日常で利用できていれば、簡単に導入できる点が魅力です。
【LINE WORKSの費用・料金プラン】
| フリー | スタンダード | アドバンスド | |
| 料金 | 0円 | 450円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合 |
1800円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合 |
| 人数 | ～30人 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB | 1TB | 100TB |
| サービス | 音声/ビデオ通話/画面共有（4人まで、最大60分）仕事に必要な基本機能（トーク、掲示板、カレンダー、タスク、アンケート、アドレス帳）管理者機能（制限あり）通話：1対1 | フリープランの全機能と以下を利用可能音声/ビデオ通話/画面共有(200人まで)管理者機能カスタマーサポート/SLA保証 | スタンダードプランの全機能と以下を利用可能Driveメール |
Microsoft Teams
（引用：Microsoft Teams）
【Microsoft Teamsの特徴】
| ビデオ会議機能など多彩なコミュニケーション機能が搭載Officeソフトとシームレスに連携可能マルチデバイスに対応 |
Microsoft Teamsは、マルチデバイス対応のビジネスチャットツールです。チャットに加え、ビデオ会議機能や電話の機能も搭載されています。
マイクロソフトが提供しているため、Officeソフトとの連携が可能である点が最大の特徴です。そのため、普段の業務でOffice系のツールを扱っている企業に、とくに適しています。
たとえば、Outlook（メールアプリ）と連携することで、スケジュール・会議の日程がメールで簡単に共有できます。ExcelやPowerPointなど、資料作成系のアプリと連携すれば、会議中に共有画面で操作するなどのアクションも可能です。
【Microsoft Teamsの費用・料金プラン】
| Microsoft Teams Essentials | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
| 料金 | 599円/月※1ユーザーあたり | 899円/月※1ユーザーあたり | 1,874円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合 |
| ストレージ | 10GB/人 | 1TB/人 | 1TB/人 |
| サービス | 標準のセキュリティ1 つの会議の参加者最大 300 人電話/Web サポート仕事仲間や顧客との無制限のチャットファイル共有、タスク、投票会議、チャット、通話、ファイルのデータ暗号化会議でのライブ キャプション (英語)3Microsoft Whiteboard数百のコラボレーション アプリTeams 会議での共同注釈 (これで参加者が共有コンテンツ作りに貢献できます)チーム会議のレコーディングと文字起こし（制限あり）通話：1対1 | Microsoft Teams Essentials の内容すべてに加えて最大 300 人の従業員の ID、アクセス、ユーザー管理カスタム法人メール (you@yourbusiness.com)Web 版とモバイル版の Word、Excel、PowerPoint、Outlook10ビジネス ニーズに応える 10 以上の追加アプリ (Bookings、Planner、Microsoft Forms など)スパムおよびマルウェアの自動フィルタリング電話/Web サポートをいつでも利用可能 | Microsoft 365 Business Basic の内容すべてに加えて: デスクトップ版の Word、Excel、PowerPoint、Outlookウェビナー開催と出席者登録およびレポートの機能新機能: Microsoft Loop を使用する共同創造のためのコラボレーション ワークスペース新機能: Clipchamp での動画編集とデザインのツール |
Google Chat
（引用：Google Chat）
【Google Chatの特徴】
| 高セキュリティに強みGoogleソフトとシームレスに連携可能マルチデバイスに対応 |
Google Chatは、Googleが提供するビジネスチャットツールです。チャット機能に加え、タスク管理機能やログの検索機能も搭載されています。前述のMicrosoft TeamsがOffica系アプリと連携しやすいことと同様、Google ChatはGoogle系アプリと連携しやすくなっています。たとえば、Google Chatにメッセージが来たら、通知をGmailへ飛ばしたりすることも可能です。
セキュリティはGoogleが対策を行っているため、比較的信頼度が高いです。また、無料トライアルも設定されているため、導入前に使用感を試せる点からも初心者向けと言えるでしょう。
【Google Chatの費用・料金プラン】
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 料金 | 680円/月※1ユーザーあたり | 1,360円/月※1ユーザーあたり | 2,040円/月※1ユーザーあたり | 要相談 ※300人以上の場合 |
| ストレージ | 30GB/人 | 5TB/人 （エンタープライズのみリクエスト可能） |
||
| サービス | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）100 人まで参加可能なビデオ会議セキュリティと管理機能、スタンダード サポート | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）150 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、ノイズ キャンセリングセキュリティと管理機能、スタンダード サポート** | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持500 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセリング高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など）スタンダード サポート** | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持、S/MIME 暗号化1000 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセル、ドメイン内ライブ ストリーミング高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス統制機能（Vault、DLP、データ リージョン、エンタープライズ エンドポイント管理など）エンハンスト サポート** |
Zoom Team Chat
（引用：Zoom Team Chat）
【Zoom Team Chatの特徴】
| ビデオ会議や通話機能とシームレスに連携チャット機能に特化したツール使用感を試せる機会が多い |
Zoom Team Chatは、Web会議ツール「Zoom」をベースにしたビジネスチャットツールです。すべてのユーザーが利用でき、画像・動画なども簡単に共有可能です。チャット中でも、カメラアイコンをタップするだけで、シームレスにWebミーティングや通話へと移行できます。そのため、チャットだけでなく通話やビデオ会議機能を頻繁に使う企業に適しています。
リクエストを行えばデモの利用も可能です。導入時はデモで使用感を試すのがおすすめです。また、1人だけという条件付きながら無料プランもあるため、そちらで使用感を試すこともできます。
【Zoom Team Chatの費用・料金プラン】
| ベーシック | プロ | ビジネス | ビジネスプラス | エンタープライズ | |
| 料金 | 無料 | 1,771円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額2,125円） |
2,500円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額2,999円） |
要相談 | 要相談 |
| 人数 | 1人 | 1～99人 | 10～250人 | 10～250人 | 250人～ |
| ストレージ | なし | 5GB | 5GB | 10GB | 無制限 |
| サービス | ミーティング：ミーティング当たり最大 40 分出席者 100 名 ：ミーティングあたりホワイトボード（ベーシック）：編集可能なボード 3 つチームチャットメールとカレンダー：クライアントClips Basic：2 分間のビデオ 5 件を利用可能Notes | ベーシック で全機能を利用可能（以下の内容を含む）ミーティング：ミーティング当たり最大 30 時間メールとカレンダークライアント＆サービスClips Plus：無制限のビデオAI Companion推奨アプリ：1 年間無料のプレミアム アプリ（規約の適用対象） | プロ で全機能を利用可能（以下の内容を含む）出席者 300 名 ：ミーティングあたりホワイトボード：ボード数に上限なしスケジューラー追加 SSO、管理対象ドメインなど | ビジネス で全機能を利用可能（以下の内容を含む）電話：Global Select翻訳された字幕ワークスペース予約新規来客管理 | ビジネスプラス で全機能を利用可能（以下の内容を含む）出席者 1000 名 ：ミーティングあたり電話フル機能の PBXルームウェビナー |
elgana
（引用：elgana）
【elganaの特徴】
| 直感的に使えるUI高いセキュリティ性導入時の手厚いサポート業種・企業規模を問わない導入実績を持つ |
elganaは、NTTビジネスソリューションズ提供のビジネスチャットツールです。さまざまな業種・企業規模で導入実績を持つツールであり、ユーザー数は2023年5月時点で200万IDを超えています。
シンプルなUIで直感的に操作できるため、初めての人でも比較的楽に操作可能です。加えて導入時のサポートも付いているため、導入したけれど使い方がわからず浸透しないなどのトラブルが回避できます。トークの既読機能や日程調整機能、タスク管理機能なども充実しており、スケジュールがタイトな業種や、スピーディーな作業を求められる業種にも適しています。
【elganaの費用・料金プラン】
| フリー | ベース | アドバンスト | |
| 料金 | 無料 | 275円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額330円） |
734円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額880円） |
| 人数 | 無制限 | ||
| ストレージ | 5GB/契約 | 10GB/ユーザー | 20GB/ユーザー |
OfficeMessenger
（引用：OfficeMessenger）
【OfficeMessengerの特徴】
| チャットとメールがひとつのツールで利用できるシンプルで迷わないUIメッセージの暗号化でセキュリティ対策も安心 |
OfficeMessengerは、チャットとメールが同時に利用できるビジネスチャットツールです。カジュアルかつ端的に用件のやり取りが可能である点が、チャットの強みです。一方で、上司への改まった報告をチャットで行うのは抵抗があるという人もいるでしょう。OfficeMessengerは、そのようなときにチャットとメッセージで形式をスイッチできるため、場面によって使い分けられる点が魅力です。
メッセージの暗号化やファイルの転送ファイルのログ確認など、セキュリティ性も高いため、安心して利用できるのも強みです。
【Office Messengerの費用・料金プラン】
| 料金 | 5,000円/月 | 5,000円/月 ＋200円/ユーザー |
| 人数 | ～50人 | 51人～ |
| 機能 | チャットメッセージメッセージ回収、削除既読・未読グループチャット数無制限スタンプユーザー管理IP、モバイル制限 | |
direct
（引用：direct）
【directの特徴】
| 簡単操作で誰でも使える現場業務のある企業に強いチャットボットを利用して報告書などを簡単に作成 |
directは、現場に適したビジネスチャットツールです。現場で使いたい国産ビジネスチャットでNO.1を獲得した実績も持っています。チャットの他にも通話やファイル共有、スケジュール管理機能などが搭載されています。
簡単に使えることが大きな特徴であり、基本操作のガイドの所要時間は5分です。そのため、早く導入して早く使い始めたいという場合に適しています。また、新しいツールは複雑そうで抵抗があるという人にも、馴染みやすい設計になっています。
【directの費用・料金プラン】
| フリー | ベーシック | プラス | プレミアム | マックス | |
| 料金 | 無料 | 6,000円/月 | 12,000円/月 | 27,500円/月 | 50,000円/月 |
| 人数 | ～10人 | ～10人 | 11～20人 | 21〜50人 | 51〜100人 |
| ストレージ | 5GB | 5GB | 10GB | 25GB | 50GB |
※101人以上は要相談
Talknote
（引用：Talknote）
【Talknoteの特徴】
| コミュニケーション状態の分析機能付きタスク管理やオーバーワーク把握機能でメンバーの状態を可視化できるナレッジ共有ツールとしても使える |
Talknoteは、情報共有に強みを持つビジネスチャットツールです。コミュニケーション状態の分析機能が付いているため、ツール導入の結果コミュニケーションが促進されているかどうかが、データでわかります。また、チャット機能の他に、各社員のタスク管理やオーバーワーク把握機能も搭載されており、誰がどれくらい忙しいのかが可視化できます。
導入時には、専門のスタッフが付き、自社に合わせたシステム構築を提案してくれる点も魅力です。何かあればサポートを頼れるため、スムーズな導入・定着が可能です。
【費用・料金プラン】
- 初期費用＋月額費用＋オプション料金
- 具体的な金額は要相談
おすすめ社内情報共有ツール【グループウェア】
続いて、情報共有ツールの中でも、グループウェアにカテゴライズされるおすすめツールを紹介します。
- Microsoft 365
- Google Workspace
- サイボウズ Office
- desknet’s NEO
- クロジカスケジュール管理
- NI Collabo 360
- mitoco
- サイボウズGaroon
- GroupSession
- Lark
ひとつずつ解説していきます。
Microsoft 365
（引用：Microsoft 365）
【Microsoft 365の特徴】
| 利用アプリに合わせてプランを選択できる管理が容易で手間要らず無料トライアルが利用可能 |
Microsoft 365は、Microsoft社が提供するグループウェアです。WordからTeamsまで、幅広いOffice系のアプリを利用可能です。普段の業務からOffice系のツールを利用している人には、とくに適しています。
プランに入っている間は、常に最新のバージョンを利用可能です。サポート終了やバージョン互換などに注意する必要がなくなるため、管理の手間が省け、業務効率化につながります。無料トライアルもあるため、今までOffice系には馴染みがなかったという人でも、使用感を掴めます。
【Microsoft 365の費用・料金プラン】
| Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | Microsoft 365 Business Premium | Microsoft 365 Apps for business | |
| 料金 | 899円/月※1ユーザーあたり | 1,874円/月※1ユーザーあたり | 3,298円/月※1ユーザーあたり | 1,236円/月※1ユーザーあたり |
| ストレージ | 1TB | |||
| サービス | 最大 300 人の従業員の ID、アクセス、ユーザー管理カスタム法人メール (you@yourbusiness.com)Web 版とモバイル版の Word、Excel、PowerPoint、OutlookMicrosoft Teams でのチャット、通話、ビデオ会議ビジネス ニーズに応える 10 以上の追加アプリ (Microsoft Bookings、Planner、Forms など)スパムおよびマルウェアの自動フィルタリング電話/Web サポートをいつでも利用可能 Copilot for Microsoft 365 をアドオンとして購入できます | Business Basic の内容すべてに加えて:デスクトップ版の Word、Excel、PowerPoint、Outlookウェビナー開催と出席者登録およびレポートの機能Microsoft Loop を使用する共同創造のためのコラボレーション ワークスペースMicrosoft Clipchamp での動画編集とデザインのツールCopilot for Microsoft 365 をアドオンとして利用できます | Business Standard の内容すべてに加えて:高度な ID およびアクセス管理ウイルスやフィッシング攻撃に対する強力なサイバー脅威対策エンタープライズグレードのデバイスおよびエンドポイント保護機密情報の検出、分類、保護Copilot for Microsoft 365 をアドオンとして利用できます3 | デスクトップ版の Word、Excel、PowerPoint、Outlook電話/Web サポートをいつでも利用可能Copilot for Microsoft 365 をアドオンとして購入できます |
Google Workspace
（引用：Google Workspace）
【Google Workspaceの特徴】
| Google系の機能が多数利用可能高いセキュリティ性を誇る無料トライアルが利用可能 |
Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、Google系統のアプリが多数利用できます。元々Googleを利用していた人には、とくにおすすめです。提供元がGoogleであるためセキュリティ性も高く、情報漏洩などの心配をしないで利用できる点も魅力です。
なお、過去にはG Suiteの名称で無償提供されていました。しかし、現在無料で使えるのはトライアル期間のみであり、無料プランはなくなっています。
【Google Workspace費用・料金プラン】
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 料金 | 680円/月※1ユーザーあたり | 1,360円/月※1ユーザーあたり | 2,040円/月※1ユーザーあたり | 要相談 ※300人以上の場合 |
| ストレージ | 30GB/人 | 5TB/人 （エンタープライズのみリクエスト可能） |
||
| サービス | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）100 人まで参加可能なビデオ会議セキュリティと管理機能、スタンダード サポート | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）150 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、ノイズ キャンセリングセキュリティと管理機能、スタンダード サポート** | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持500 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセリング高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など）スタンダード サポート** | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持、S/MIME 暗号化1000 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセル、ドメイン内ライブ ストリーミング高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス統制機能（Vault、DLP、データ リージョン、エンタープライズ エンドポイント管理など）エンハンスト サポート** |
サイボウズ Office
（引用：サイボウズ Office）
【サイボウズ Officeの特徴】
| 20年以上の実績を持つマルチデバイスに対応可能中小企業への導入に強み |
サイボウズOfficeは、20年もの実績を持つグループウェアツールです。どちらかというと中小企業向けであり、5ユーザーから契約可能です。スケジュール共有やワークフロー、ファイル共有など、さまざまな情報共有機能を利用できます。また、無料トライアルが30日間あり、その間すべての機能を利用できる点も魅力です。
なお、従来はクラウド版とパッケージ版が販売されていましたが、2021年よりパッケージ版は販売を終了しています。そのため、現在はクラウド版のみの販売です。また、2024年10月より価格が変わるため、注意してください。
【サイボウズ Officeの費用・料金プラン】
| スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 料金 | 500円/月（2024年10月から600円/月） | 800円/月（2024年10月から1,000円/月） |
| 人数 | 5人～ | |
| ストレージ | 5GB×契約ユーザー数 | 5GB×契約ユーザー数 |
| サービス | 標準機能 | 標準機能＋カスタムアプリ |
desknet’s NEO
（引用：desknet’s NEO）
【desknet’s NEOの特徴】
| ノーコード開発に対応可能官公庁への導入実績あり販売実績510万人以上クラウド版とパッケージ版がある |
desknet’s NEOは、業種や企業規模を問わずフィットできるグループウェアです。ノーコード開発で業務システムをアプリ化して組み込めるため、社内での必要システムを簡単に一元化可能です。
スケジュール管理やワークフロー作成など、ビジネスに必要な機能が多数搭載されています。一方、UIはシンプル志向で使いやすいため、多機能を原因とした複雑さに悩むことなく利用できます。また、他社からのデータ移行に関するサポートも手厚く、現在利用中のシステムに不満を持っている人にもおすすめです。
【desknet’s NEOの費用・料金プラン】（2024年9月まで）
| クラウド版 | パッケージ版 | |
| 料金 | 1ユーザー400円/月 初期費用0円 |
人数による ＊目安として100ユーザーの場合500,000円～ |
| 人数 | 5ユーザー～ | 5ユーザー～無制限 |
| ストレージ | 契約ユーザー数×1GB | 人数による |
| 拡張機能 | App suite（1ユーザー320円/月）Chat luck（1ユーザー300円/月） | App suite（例として100ユーザー400,000～）Chat luck（1ユーザー300円/月（例として100ユーザー360,000～）） |
【desknet’s NEOの費用・料金プラン】（2024年9月～、クラウド版のみパッケージ版は変更なし）
| ライト | スタンダード | プレミアム | チャットプラス | |
| 料金 | 1ユーザー600円/月 初期費用0円 |
1ユーザー800円/月 初期費用0円 |
1ユーザー1,000円/月 初期費用0円 |
1ユーザー760円/月 初期費用0円 |
| 人数 | 5ユーザー～ | 5ユーザー～ | 5ユーザー～ | 5ユーザー～ |
| ストレージ | 契約ユーザー数×1GB | 契約ユーザー数×1GB | 契約ユーザー数×1GB | 契約ユーザー数×1GB |
| 拡張機能 | なし | App suite | App suiteChat luck | Chat luck |
クロジカスケジュール管理
（引用：クロジカスケジュール管理）
【クロジカスケジュール管理の特徴】
| 1,800社以上の導入実績あり導入時電話で相談に乗ってもらえる掲示板など他の機能に特化したクロジカシリーズのツールがある |
クロジカスケジュール管理は、スケジュール管理をベースとしたグループウェアツールです。ビジネスチャットや設備予約、タイムカードなど、さまざまな機能が搭載されています。また、他の機能をベースに設計されたクロジカシリーズのツールもあわせて利用すると、より利便性が向上します。
また、後からの機能追加も可能です。そのため、将来的に業務の幅を広げたい場合や、新しいプロジェクトを始める見通しがある場合などにも、安心して導入できます。
【クロジカスケジュール管理の費用・料金プラン】
| フリー | ベーシック | プレミアム | |
| 料金 | 無料 | 500円/月※1ユーザーあたり※年払いの場合（月払いでは月額600円） | 800円/月※1ユーザーあたり※年払いの場合（月払いでは月額960円） |
| 人数 | 無制限 | 10人～ | 10人～ |
| ストレージ | 10MB/社 | 20GB/社 | 100GB/社 |
| サービス | ベーシックの機能トライアルであるため14日のみ | カレンダー：予定管理、日程調整、出欠確認、設備予約、アクセス権限登録件数無制限管理機能 | カレンダー：予定管理、日程調整、出欠確認、設備予約、アクセス権限、IPアドレス制限、イベントログ登録件数無制限管理機能管理者向けサポート |
NI Collabo 360
（引用：NI Collabo 360）
【NI Collabo 360の特徴】
| リーズナブルな価格設定ポータル画面を個人でカスタマイズ可能同社提供のビジネス向けサービスと連携可能 |
NI Collabo 360は、多機能ながらリーズナブルな価格設定で、優れたコストパフォーマンスを発揮するグループウェアです。機能は全部で36にものぼり、ワークフロー作成や経費精算など、ビジネスに必要な主だった機能がまとめて搭載されています。
ポータル画面を個人でカスタマイズできるため、自分に不要な機能が操作のストレスを生むことはありません。また、同社は見積書作成システムなど、他にもさまざまなサービスを提供しているため、シリーズでシステムを導入・検討することでさらなる業務効率化が図れます。
【NI Collabo 360の費用・料金プラン】
- 初期費用＋月額料金＋オプション料金
- 具体的な金額は人数・オプションにより大きく変動するため要相談
mitoco
（引用：mitoco）
【mitocoの特徴】
| 営業の業務効率化に強みを持つチャットボットサポート搭載金融企業にも導入実績あり |
mitocoは営業業務に強みを持つグループウェアです。情報の一元管理能力にも優れており、社内情報だけでなく顧客情報などの社外情報もツールひとつで管理可能です。機能がフロントオフィスとバックオフィスで大きく分かれているため、自分にとって無関係な機能に業務を遮られず、タスクに集中できます。
業種、企業規模を問わず、さまざまな企業に導入実績を持っています。導入にあたっては、オフラインやオンライン、オンデマンドと各種セミナーも開催されているのも特徴です。導入方法がわからずつまずくリスクを回避できます。
【mitokoの費用・料金プラン】
| 料金 | 初期費用+1人800円/月 | 初期費用+1人700円/月 | 要相談 | 500円/月 （社外ユーザー、カレンダーとトークのみ） |
| 人数 | 5～300人 | 301～1,000人 | 1,001人～ | 無制限 |
サイボウズGaroon
（引用：サイボウズGaroon）
【サイボウズGaroonの特徴】
| 大企業の導入実績が多いUIの使いやすさに高評価が集まるカスタマーサポートが手厚く安心して導入できる |
サイボウズGaroonは、社内のシステムや情報を一挙に管理できるグループウェアツールです。ユーザーの人数が多い場合でも手間をかけず情報管理が可能な点が強みで、実際に大企業への導入実績を多数有しています。搭載機能も、きめ細やかなアクセス権管理や階層化した組織管理、全社通達機能など大企業向けのものが多く、中小企業向けツールが使いにくかったという場合にもおすすめです。
とくに評価が集まっているのは、UIのシンプルさとカスタマーサポートの手厚さです。老若男女問わず使いやすい操作性と、丁寧な導入サポートで、現在もシェアを伸ばしています。
【サイボウズGaroonの費用・料金プラン】
| 料金 | 初期費用+1人845円/月（2024年秋より1人900円/月に変更） | 初期費用+1人800円/月（2024年秋より1人900円/月に変更） | 要相談 |
| 人数 | ～300人 | 301～1,000人 | 1,001人～ |
- 価格改定の結果は具体的な契約内容によるため要詳細確認
- 上記表示はクラウド版価格
GroupSession
（引用：GroupSession）
【GroupSessionの特徴】
| 無料で導入可能スマートフォン用アプリありプランが細かく設定されており自社に合ったものを選びやすい |
GroupSessionは、さまざまな機能を備えつつ無料で利用できる点が大きな特徴である、グループウェアツールです。ユーザー数無制限かつデータ容量も制限がなく、無料で利用できるグループウェアとしては、高性能の部類に入ると言えるでしょう。機能的にも、ポータルやスケジュール、ワークフローなど、一とおりの機能が揃っています。
有料版ではモバイル版や運用サポートなどが充実しています。導入時は自社でのインストールとセットアップが要求されるため、自社だけで設定できるか不安という場合は、有償サポートを利用するのもひとつの方法です。
【GroupSessionの費用・料金プラン】
| 無料 | スマートプラン | プレミアムプラン | 専用サーバプラン | |
| 料金 | 無料 | 1人300円/月 | 1人600円/月＋初期費用 | 要詳細確認 |
| ストレージ | 個人の利用環境に依存 | 5GB/人 | 5GB/人 | 要詳細確認 |
- プレミアムプランではユーザー数の上限が細かく設定されているため、要詳細確認
- 専用サーバープランでは人数やストレージなどによって細かく変動するため要詳細確認
Lark
（引用：Lark）
【Larkの特徴】
| マルチデバイスに対応製造や飲食の現場での導入実績が多い業務報告をアプリで簡単に済ませられる |
Larkはドキュメントやカレンダーなど、さまざまな機能が搭載されたグループウェアツールです。業種を問わず利用できますが、とくに製造や飲食などの現場でシェアを伸ばしています。報告書や売上データ管理など、毎日行う業務に対する機能が豊富であり、タスクを簡単にすると同時に、データのペーパーレス化も可能となります。マルチデバイスであるため、オフィスにいない場合や、スマートフォンしか手元にないときでも簡単に利用可能です。
専門スタッフによる導入時のサポートや、自社に合った使い方の相談も受付けられているため、自社だけで導入を完遂できそうにないという場合にも適しています。
【Larkの費用・料金プラン】
| 無料 | プロ | エンタープライズ | |
| 料金 | 無料 | 1人1,420円/月 | 1人600円/月＋初期費用 |
| 人数 | ～50人 | ～500人 | 無制限 |
| ストレージ | 100GB | 1TB | 無制限 |
| サービス | Wiki 10ワークスペースビデオ会議 60分まで | フリープランの全機能と以下を利用可能Wiki 無制限共有ストレージ 1 TB まで高度な権限管理 | Proの全機能と以下を利用可能専用デジタルコンサルタント*シングルサインオン (SSO)同時通訳チャンネル |
おすすめ社内情報共有ツール【オンラインストレージ】
オンラインストレージに利用される、おすすめ社内情報共有ツールも紹介します。以下を見てください。
- Dropbox Business
- セキュアSAMBA
- コワークストレージ
- OneDrive for Business
- Box over VPN
オンラインストレージに力を入れたい場合に、とくにおすすめです。
Dropbox Business
（引用：Dropbox Business）
【Dropbox Businessの特徴】
| 業務・業種別のソリューションありさまざまな作業をDropbox内で完結できる無料トライアルありビジネス向けだけでなく個人向けプランも設定されている |
Dropbox Businessは、法人向けのオンラインストレージツールです。ただし、個人向けのプランも設定されています。1人5TBのストレージが利用でき、かつ高いセキュリティ性を有しているため、情報漏洩の心配をすることなくさまざまな情報を蓄積・共有可能です。
また、業務・業種別のソリューションがあり、自社の場合はどう運用すべきかわかりやすい点も魅力です。無料トライアルも設定されているため、使用感がわからず失敗するというトラブルもないでしょう。
【Dropbox Businessの費用・料金プラン】
| Essentials | Business | Business Plus | Enterprise | |
| 料金 | 2,000円/月 | 1人1,500円/月 | 1人2,400円/月 | 要相談 |
| 人数 | 1人 | 3人～ | 3人～ | 要相談 |
| ストレージ | 3TB | 9TB～ | 15TB～ | 要相談 |
| サービス | 最大 100 GB のファイル転送180 日以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集 | 最大 100 GB のファイル転送180 日以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集管理者の設定共有されたコンテンツの把握 | 最大 250 GB のファイル転送1 年以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集管理者役割の階層化の設定不審なアクティビティのアラートコンプライアンスのトラッキング | 最大 250 GB のファイル転送エンタープライズ レベルのセキュリティ ツールと可視性ツールクラス最高のセキュリティ ソリューションとの連携専任のエキスパートによるパーソナライズされたライブ サポート |
セキュアSAMBA
（引用：セキュアSAMBA）
【セキュアSAMBAの特徴】
| 高い継続利用率を誇るAWSを利用した安心のデータ保管体制スタンダードプラン以上であればユーザー数が増えてもプラン料金の変動がない |
セキュアSAMBAは、高いセキュリティに強みを持つオンラインストレージサービスです。ファイル共有や編集、バックアップなどが簡単操作で利用可能です。98%にものぼる高い継続率を誇り、長期的に利用している企業が多数あります。
データはAWS（AmazonWebService）で保管しており、高い信頼性があります。情報流出などのリスクが低いだけでなく、日本で災害などが起こってもデータが破損することはないため、バックアップの心配をすることなく利用可能です。
【セキュアSAMBAの費用・料金プラン】
| フリー | スモール | スタンダード | ビジネス | |
| 料金 | 無料 | 15,000円/月 | 25,000円/月 | 35,000円/月 |
| 人数 | ～3人 | ～50人 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB | 100GB | 300GB | 500GB |
| サポート | メール | メール＋電話 | メール＋電話 | メール＋電話 |
| エンタープライズ | エンタープライズ | エンタープライズ | エンタープライズ | エンタープライズ | |
| 料金 | 48,000円/月 | 88,000円/月 | 128,000円/月 | 178,000円/月 | 298,000円/月 |
| 人数 | 無制限 | ||||
| ストレージ | 1TB | 3TB | 5TB | 10TB | 30TB |
| サポート | メール＋電話 | ||||
コワークストレージ
（引用：コワークストレージ）
【コワークストレージの特徴】
| 社内ファイルサーバーとほぼ同様の使用感Microsoft365と連携可能リーズナブルな価格帯で導入しやすい |
コワークストレージは、NTTが提供するオンラインストレージツールです。強みは、誰でも簡単に使える点です。社内ファイルサーバーとほぼ同様の使用感で利用できるため、新しいツールの操作を覚えるのが苦手、という人にも受け入れられやすく設計されています。
保存したファイルをAIが自動整理するスマートフォルダ機能や、ドキュメントに対しレビューや承認を依頼する機能なども搭載されています。また、Microsoft365と連携可能であるため、Office系ツールを日常的に利用している場合、とくにおすすめです。
【コワークストレージの費用・料金プラン】
| スタート | スタンダード | ミドル | アドバンスト | プロフェッショナル | |
| 料金 | 2,750円/月 | 6,600円/月 | 14,300円/月 | 23,100円/月 | 39,600円/月 |
| 人数 | ～5人 | ～10人 | ～20人 | ～30人 | ～50人 |
| ストレージ | 100GB | 1TB | 2TB | 3TB | 5TB |
※機能はすべてのプランで共通
OneDrive for Business
【OneDrive for Businessの特徴】
| アプリを経由すればスマホやタブレットからも機能制限なく利用可能セキュリティを維持しつつ社外の人ともやり取り可能Office系統のアプリとシームレスに連携 |
OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するオンラインストレージツールです。Office系統のアプリとシームレスに連携できるため、ファイルの保存や共有だけでなく、Outlook から直接送信するなどのアクションも可能です。
セキュリティ性も高く、社外の人とファイル共有を行う際でもセキュリティレベルが下がることはありません。データのバックアップ＆保護機能にも優れており、悪意のある攻撃を受けたり誤ってファイルを削除してしまったりしたときにも、簡単に復旧可能です。
【OneDrive for Businessの費用・料金プラン】
| OneDrive for Business (Plan 1) | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
| 料金 | 749円/月※1ユーザーあたり | 899円/月※1ユーザーあたり | 1,874円/月※1ユーザーあたり |
| サービス | ファイル共有1 TB のクラウド ストレージCopilot for Microsoft 365 をアドオンとして購入できます | 最大 300 人の従業員の ID、アクセス、ユーザー管理カスタム法人メール (you@yourbusiness.com)Web 版とモバイル版の Word、Excel、PowerPoint、OutlookMicrosoft Teams でのチャット、通話、ビデオ会議従業員 1 人あたり 1 TB のクラウド ストレージビジネス ニーズに応える 10 以上の追加アプリ (Bookings、Planner、Microsoft Forms など)スパムおよびマルウェアの自動フィルタリング電話/Web サポートをいつでも利用可能 | Business Basic の内容すべてに加えて:デスクトップ版の Word、Excel、PowerPoint、Outlookウェビナー開催と出席者登録およびレポートの機能新機能: Microsoft Loop を使用する共同創造のためのコラボレーション ワークスペース新機能: Clipchamp での動画編集とデザインのツールCopilot for Microsoft 365 をアドオンとして購入できます。** |
Box over VPN
（引用：Box over VPN）
【Box over VPNの特徴】
| ストレージ容量は無制限国際的なセキュリティ規格に準拠120種類以上の拡張子に対応するプレビュー機能を搭載 |
Box over VPNは、NTTコミュニケーションズ提供のオンラインストレージツールです。大容量ファイルの扱いに強く、容量の大きなファイルでも簡単に格納・共有が可能です。そのため、画像や動画ファイルを頻繁に扱う場合に適しています。
セキュリティ性も高い評価を得ており、国際的なセキュリティ規格に準拠した対策を行っているため、セキュアに利用できる点も魅力です。また、プレビューに対応した拡張子は120種以上にものぼり、他のツールに比べさまざまなファイルを閲覧できます。
【Box over VPNの費用・料金プラン】
- 形式、ID数、契約年数により変動するため要詳細確認
- すべてのプランで容量無制限
社内情報共有ツールを運用するときのポイント
社内情報共有ツールを選定し、導入したら、いよいよ運用に進みます。その際、以下のポイントを参考にしてください。
- 運用担当者を決める
- 投稿ルールを決める
- 投稿を評価する仕組みを作る
- アウトプットのハードルを下げる
- ツールを一本化するか使い分けのルールを明確にする
上記のポイントを守ると、その分ツールは浸透・定着しやすくなり、運用がスムーズに軌道に乗ります。
運用担当者を決める
運用時は、運用担当者を決めましょう。運用担当者は、主に以下のような業務を行います。
- 投稿を促す
- ツールの状態を管理する
- 積極的に情報発信する
新しいツールを導入したばかりのタイミングでは、多くの社員が使い方や使いどころに迷っています。しかし、運用責任者が率先して利用することで、周りの社員はツールを使用している様子を参考にできるのです。とくに、軌道に乗るまでは投稿数を増やす必要があります。責任者が何もしなくても、自然と投稿数が増えてきたら、検索のノイズが発生しないよう投稿ルールの周知徹底に注意しましょう。
なお、責任者に迷った場合は、ある程度影響力がある人がおすすめです。影響力のある人が利用することで、社員のモチベーションを高めることができます。
投稿ルールを決める
投稿ルールを決めて運用していくことも大切です。投稿ルールとは、以下のようなものです。
- 投稿する情報の種類
- カテゴリの分類
- タグの設定
- タイトルの付け方など
これらの情報を決めておくことで、利用者側も情報を検索したり閲覧したりしやすくなります。
ただし、あまりに細かく決めると漏れや抜けが多くなり、結果としてルールに沿った投稿が少なくなります。利用者側も面倒と感じるようになり投稿しにくくなるため、ルールは最低限に止めておきましょう。
投稿を評価する仕組みを作る
投稿を評価する仕組みを作っておくのもおすすめです。ツールによっては、投稿したデータに対しいいねやコメントなど、他の社員からリアクションが取れるよう設計されているものがあります。すると投稿者は、自分の投稿に対する周りからの評価が受け取れ、モチベーションにつながるのです。
逆に、投稿に対するリアクションがない場合、モチベーションが下がります。モチベーションが下がると投稿率が低くなり、結果として情報共有やコミュニケーションが行われなくなっていきます。
そのため、投稿に対するリアクションなどは重視すべきです。場合によっては、投稿数や品質の高い投稿に対して何らかの報酬を設定しても良いでしょう。
アウトプットのハードルを下げる
アウトプットのハードルを下げておくことも大切です。ツールの運用をうまく行うには、社員の積極的な利用が不可欠ですが、投稿のハードルが上がっていると投稿者の数が減っていきます。
面倒、失敗しそうなどの心理は、社員を利用から遠ざけてしまいます。フォーマットを用意して投稿を簡単にするなど、工夫を凝らしましょう。投稿してからブラッシュアップしていく雰囲気を作り、多少の失敗は気にしなくても良いと思わせるのも有効です。
また、繰り返しになりますが、経営陣など社内で影響力のある人が積極的に投稿することも、雰囲気づくりに役立ちます。モデルケースにもなるため、後に続く人が出やすくなります。
ツールを一本化するか使い分けのルールを明確にする
他に情報関連のツールがある場合、使い方のルールを明確化しておきましょう。実際問題としてツールが2つ以上ある場合、完全に切り替えて一本化するか、使い分けて利用を続けるかのどちらかになります。一本化するのであれば構いませんが、複数ツールの併用を行う場合は、何の業務に対しどちらを使うのか、基準を明確にしておくのが重要です。
また、一本化に決めた場合も、ツールの切り替え時はすっぱりと替えてしまうのがおすすめです。移行に時間がかかるからと、従来のツールと新規のツール両方使う期間を設けてしまうと、かえって混乱の元になり結局定着しない可能性もあります。
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