情報共有の必要性やメリットは?情報共有の具体的な方法や成功の秘訣も紹介!
日々蓄積される業務の情報は、企業にとって重要な財産です。蓄積した情報は社内で適切に共有すると、業務効率化や生産性の向上など、さまざまなメリットとなり、結果として企業の成長につながります。しかし実際は、情報共有に関する課題を抱える企業も少なくありません。
本記事では情報共有の必要性やメリット、うまくいかない原因、方法、ツールなどについて説明します。情報共有に関する知識を得て、適切な情報共有ができるよう自社の状態を整えていきましょう。
【この記事を読んでわかること】
- 必要性やメリットは、業務効率化・生産性向上、属人化防止、ノウハウ・ナレッジの共有、組織力・信頼関係の強化、コミュニケーションの活性化、新入社員育成や引き継ぎへの活用、リモートワークでの情報共有
- 情報共有の方法・流れは、①情報の収集・精査 ②共有 ③活用
- 情報共有を成功に導く秘訣は、目的・重要性の理解 ルールの明確化・周知 環境整備
- 情報共有ツールの導入
目次
情報共有とは
ビジネスや組織における情報共有とは、業務に関して個人が持っている知識やノウハウを、組織全体やチームで共有することです。具体的には業務に関する技術や手順、マニュアルなどさまざまな情報が該当します。
情報共有の目的は、他人が持つ業務の情報を共有し、各々が自らの業務に活かせるようにすることです。しかし、情報を蓄積・公開・活用できる環境が整っていなければ、情報共有は困難となります。
企業における情報共有の必要性やメリット
企業における情報共有の必要性やメリットを具体的に述べると、以下のとおりです。いずれのメリットも、会社の業種や規模を問わず重要な事項と言えるでしょう。
- 業務効率化・生産性向上
- 属人化防止
- ノウハウ・ナレッジの共有
- 組織力・信頼関係の強化
- コミュニケーションの活性化
- 新入社員育成や引き継ぎへの活用
- リモートワークでの情報共有
情報共有がなぜ上記のメリットにつながるのか、ひとつずつ順に解説します。
業務効率化・生産性向上
業務の標準的な手順やさまざまな情報を共有できれば、業務効率化や生産性向上に結びつきます。
たとえば誰かに疑問が発生した場合、情報共有が適切にできている会社では解決となる答えに辿り着く時間が短縮され業務効率化が実現します。必要に応じて情報をすぐに活用できる環境が整えられているためです。また情報把握が迅速にできれば、結果としてビジネスの機会損失の回数も減少させられます。
もし情報が共有できず属人化していると、情報が各部署・各社員に分散する事態に陥ってしまうかもしれません。その結果、必要な情報に辿り着くまで時間がかかってしまい、業務効率が落ちる恐れもあります。
適切な情報共有は業務効率化・生産性向上に貢献します。情報共有ツールを用いれば、これらの事態を防止できる可能性があるでしょう。
属人化防止
情報共有により、情報の属人化防止が可能です。属人化とは、物事が個人に帰属している状態を指します。よって、情報の属人化とは、特定の人しかわからない、できない業務が生まれている状態です。
情報の属人化を放置していると、もしその人が休んだり退職したりした場合、代わりを勤められる人が誰もおらず、業務が停止してしまうかもしれません。しかしノウハウや知識・技術などが情報共有できていれば、誰かが休んでも他の社員が代わりに業務を進められます。また仮に誰かが退職しても、企業に情報が蓄積されているため、後に残された人が困ることもありません。
ノウハウ・ナレッジの共有
ナレッジやノウハウの共有は、企業の成長にとって非常に重要です。
たとえば、優秀な社員のナレッジ・ノウハウを共有できれば、社員全員が共通の知識を得られます。結果として組織全体がスキルアップし、最終的に売上や利益向上などの結果を実現します。
また、プラスの情報だけでなく、過去のトラブルや失敗例などマイナスの情報共有も重要です。とくにトラブルに関する情報共有は、業務改善策の立案やミス防止マニュアルの作成などに役立つほか、同じミスの繰り返し防止が期待できます。
さらに、全員が同じ情報レベルに達することで、業務に対する品質の均一化や新入社員の早期戦力化ができるでしょう。情報共有を行うことで、安定して高い成果を出す会社づくりが実現できます。
組織力・信頼関係の強化
適切な情報共有ができていると、組織力や信頼関係も強化されていきます。
情報共有の徹底ができている会社は、業務上のすれ違いなどを回避できます。社員間で無益なトラブルが発生しなくなるため、空気が悪くなってしまう事態を防げるでしょう。また、お互いの状況が把握しやすくなるため、現在誰が何に対して困っているのかわかるようになり、業務のフォローがスムーズになります。
上記のように、トラブルを最小限にしつつフォローできる体制を整えておけば、社員間に信頼関係が生まれます。結果として、会社としての組織力が向上するのです。
コミュニケーションの活性化
情報共有を徹底すると、情報共有をきっかけとしてやり取りが生まれます。結果としてチーム間・部署間でのコミュニケーションも活性化できます。コミュニケーションが活性化すると、問題解決やフォローがよりスムーズになり、ときに部署を超えた関わりで、新しい取り組みが生まれることもあるでしょう。
ただし、情報共有はコミュニケーションのひとつの側面にすぎません。コミュニケーションでトラブルが発生すると、情報共有も自然と機能しにくくなってしまうため、注意が必要です。
新入社員育成や引き継ぎへの活用
情報共有が適切に行えていると、将来的に新入社員育成や引き継ぎが起こった際にも情報を活用できます。ナレッジやノウハウをマニュアル化しやすくなるため、新人教育などの人材育成や、業務の引き継ぎ時の手間を削減できるためです。またシンプルに、マニュアルがあるとない場合よりも閲覧者の業務理解度をアップさせられます。
業務の手順だけでなく、仕事上のトラブルや課題への対処法や体験談、アドバイスなどを共有しておくのもおすすめです。多くの社員にとって参考になる情報であるため、新人教育などに限らず、さまざまな場面で業務の助けになるでしょう。
リモートワークでの情報共有
情報共有は、リモートワークで働く社員にとっても大きな助けとなります。リモートワークとは、会社に出社せず遠方で働き、成果物などはオンラインで会社とやり取りを行う働き方です。
近年、コロナや働き方改革の影響から、さまざまな企業でリモートワークの導入が進んでいます。しかし、リモートワークで働く社員はオフィスにいないため、とくに情報共有の意識が必要です。
情報共有が適切に行われていない場合、コミュニケーションの減少や、情報を知るまでのタイムロス発生などのトラブルを招きます。また、伝達ミスによって業務上の問題が発生したり、プロジェクト遅延が起こったりするリスクもあります。
さまざまな問題を防ぐためにも、リモートワークにおいて情報共有は重要です。社外の端末から情報にアクセスできるシステムを導入するなど、オフィスにいない社員が出社する社員と同等に働けるよう工夫を凝らしましょう。
情報共有がうまくいかない原因4つ
情報共有を適切に行うのであれば、うまくいかなくなる原因を知っておき、回避したり対策したりすることも必要です。
具体的に情報共有の阻害要因となるのは、以下のとおりです。
- 情報共有に対する意識がない、低い
- 情報共有するメリットを理解できていない
- 情報共有しやすい環境が整っていない
- 情報共有に費やす時間の余裕がない
情報共有を推進しているのにうまくいかない場合は、自社に上記のような現象が起こっていないか確認しましょう。順に解説します。
情報共有に対する意識がない、低い
そもそも、社員自身が情報共有の必要性を理解していないケースも少なくありません。必要性を感じていなければ、頻繁な情報共有に対し「面倒」という意識が働いてしまい、結果としておろそかになってしまいます。
また、職場の雰囲気も関係します。前述しましたが、情報共有にコミュニケーションはつきものです。そのため、職場の雰囲気が悪いとコミュニケーションに抵抗を感じてしまい、情報を共有するどころか隠す方向に向いてしまいます。
情報共有への意識が低い場合は、まず意識改革からはじめましょう。時間はかかるかもしれませんが、情報共有の必要性を理解してもらわなければなりません。
情報共有するメリットを理解できていない
情報共有のメリットや重要性を理解していないことも、情報共有を阻害する原因のひとつです。情報共有が業務や組織のために役立つと十分に理解していない場合、やらなくても良いという思考になりやすく、結果として情報共有が進まなくなります。
また、ごく一部の社員が必要性を理解しているだけでは情報共有は進みません。情報共有を活性化させるには、社員全員がメリットを理解し、行動に移す必要があります。
情報共有しやすい環境が整っていない
情報共有には、情報を蓄積し閲覧できる環境が必要です。環境が整備されていない場合、現場で生まれるナレッジを取りこぼしていくことになるため、できるだけ早急な対応が要求されます。
また、活発な情報共有のサイクルを生み出すためには、蓄積する情報の内容や方法など、具体的なルールを決めて周知する作業も必要です。ルールが決められていない場合、社員は情報の扱いに迷ってしまい、効率の悪さやナレッジのロスにつながってしまいます。
情報共有に費やす時間の余裕がない
シンプルに、多忙で時間的余裕がない状況も、情報共有不十分になる大きな原因です。
人手不足や業務量の多さ、エラーやトラブルの発生で対応に追われるなど、なんらかの理由で社員が多忙になってしまうケースは少なくありません。その状態で情報共有を徹底するよう指示されたとしても、物理的に実行は困難です。社員自身がメリットや重要性を理解していても、止むを得ず後回しにしてしまい、結果として情報共有は進まなくなります。
多忙が原因の場合、人手不足の解消や業務量の調整などで時間的余裕を生み出すことが先決です。
資産を蓄積するための情報共有の方法
ここからは、情報共有の具体的な方法について、以下の事項を解説します。
- 情報共有の流れ
- 情報共有すべき内容
- 情報共有の具体的な手段
いずれも、現実に情報共有を進めるにあたって重要なポイントです。そのため、読み進める際は、自社で行うとすればどうすべきかイメージしておくのがおすすめです。
情報共有の流れ
情報共有を行う際の具体的な流れは、以下のとおりです。
- 情報を収集・精査する
- ルールを決めて共有する
- 共有した情報を活用してもらう
実行の際は、一つひとつのステップを確実に踏んでいきましょう。
情報を収集・精査する
企業には、膨大な量の情報が蓄積されています。ただし情報共有できていない場合、情報は玉石混合の状態で散在しています。そのため、まずは各部署で扱われている資料や保存ファイルなどを利用し、情報を収集しましょう。
集まったら内容を精査していきます。具体的には、以下の基準で判断してください。
- 情報が本当に正しいか
- 時系列に並べたりカテゴライズしたりする場合はどこに位置づけるべきか
- 恒久的に使える情報なのか時事的に消費すべき情報なのか など
ひとつの情報に対し、考えるべきことは数多くあります。それらをしっかりと見極めてください。
ルールを決めて共有する
情報の収集・精査が完了したら、次はルールを決めて共有します。
実際に情報を共有する際は「誰に」「何を」共有するか、ルールを決めて運用することが重要です。繰り返しになりますが、ルールが明確化されていなければ、社員は情報の扱いにその都度迷うことになり、取り扱い不備や情報のロスが発生します。
また、情報は時間経過とともに更新され得るものです。そのため、編集許可はどこまでにするかなど、細かい所までルールを検討し決定しておきましょう。
共有した情報を活用してもらう
ルールの決定・共有まで完了したら、情報共有の体制が整った状態になります。しかし、共有しただけでは意味がないため、情報を共有したことを周知し、活用を促す必要があります。
その際、各社員のスキルアップや業務改善、新入社員教育など、活用・応用方法を指示しておくとスムーズです。また、重要な情報は繰り返し伝え、早めの定着を促しましょう。情報は、活用してもらってこそ適切な共有ができていると言えます。
情報共有すべき内容
情報共有すべき内容は多岐に渡ります。企業にもよりますが、主だったものを以下に記載します。
- 業務の進捗
- 営業資料(提案資料)
- 業務マニュアル
- 見積書
- 契約書
- 議事録
- 日報
- 作業手順書
- 成功事例
- 問題(トラブル)やミスの報告・対応
それぞれ重要な情報であるため、社員がいつでもアクセスできるようにしておくことが重要です。ただし、以下のように共有すべきでない情報もあります。
- 個人のプライバシーに関わる情報
- 個人的な感想・意見
- 経営に関する情報など重要な機密事項
上記のような情報は、共有してしまうと重大なトラブルになったり、情報検索のノイズになったりします。共有する情報は、適切なもののみにしておきましょう。
情報共有の具体的な手段
情報共有の方法は、さまざまなものがあります。紙の文書にして配布したり、情報共有ツールを活用したりすることはもちろん、メールや口頭での共有もれっきとした手段です。ただし、手段によってメリットとデメリットは異なります。
たとえば口頭伝達の場合、すぐに伝わるメリットがあります。しかし、口頭だと認識のズレに気づきにくい、後から内容を振り返れないなどの点がデメリットです。一方のメールは内容を残せる反面、口頭に比べメール作成などに手間がかかります。さらに、誤送信などによる情報漏洩流出リスクも発生する恐れがあります。
文書での共有は、更新の度に印刷などのコストがかかるため、あまり推奨されません。情報共有を進める場合は、次に紹介する情報共有ツールを利用するのがおすすめです。
情報共有に特化したツールの活用
情報共有には、情報共有ツールの活用がおすすめです。情報共有ツールとは、情報共有に特化したソフトウェアやクラウドサービス、アプリなどです。
昨今は働き方が多様化し、リモートワークなどがさまざまな企業で導入されています。それに伴って口頭や紙での配布など、アナログな手段からの転換が必要とされるようになりました。
メールはデジタル的手段であるものの、前述したとおりさまざまなリスクがあります。その点ツールを活用すれば、オンライン上で情報を集約・管理可能となり、迅速かつ効率的な情報共有が実現可能です。
情報共有を成功に導く4つの秘訣
情報共有には成功しやすい、以下4つの秘訣があります。
- 情報共有の目的・重要性を理解してもらう
- 情報共有のルールを明確にし周知する
- 情報共有の環境を整え、根づかせる
- 情報共有ツールを導入する
順に見ていきましょう。
情報共有の目的・重要性を理解してもらう
まずは、社員に対し情報共有の目的や重要性を理解してもらいましょう。
「なぜ情報共有が必要なのか」「情報共有することで、どのような効果が期待できるのか」など、情報共有のメリットをわかりやすく伝えることで、意識改革がスタートします。
情報共有の目的や重要性が広く認識されると、社員全員が積極的に情報共有を実行するようになり、やがて会社自体に情報共有を徹底する風土ができます。
情報共有のルールを明確にし周知する
情報共有のルールを決定・明確化し周知するのも重要です。細かくルールが決まっていなければ、社員は各々どう動けば良いかわからず、実行に移れません。
具体的には、情報のまとめ方(文字や書き方全般)や共有方法、管理方法などを決めていきましょう。マニュアルや手順書などはテンプレートを作ると、情報をまとめる作業が迅速になります。
一方で、ルールはあまりハードルの高くないものの方が、既存の業務に組み込みやすいです。クラウドサービスやツールを導入するのも、選択肢のひとつです。
情報共有の環境を整え、根づかせる
共有した情報を活用してもらうには、活用しやすい環境を整えることも不可欠です。事前に情報を整理する、見やすくするなど、検索しやすい状態にしておきましょう。ファイルのタイトルや分類に法則性を持たせたり、部署やチームごとにグループ分けしておいたりするのも有効です。
そして、環境が整ったら、繰り返し活用していきます。社員が馴染むことで、情報共有を社内の文化として根づかせられます。わかりやすい仕組みを作り、焦り過ぎず少しずつ定着させてください。
情報共有ツールを導入する
情報共有に特化したツールを導入するのは、とくにおすすめです。
情報共有には、情報にアクセスしやすく迅速に保存できる環境が必要であり、ツールはそれらの要求を満たせるよう設計されています。また、情報の収集や管理だけでなく、誤って削除しないような設定・制限やバージョン管理など、運用上必要な機能が揃っています。
具体的なツールは、次章を参照してください。
情報共有に効果的なツールの種類
情報共有ができるツールは、さまざまな種類があります。中でも、より効果的なものは以下になります。
- 社内Wiki
- グループウェア
- 社内ポータルサイト
- ファイル共有サービス
- ビジネスチャット
- 社内SNS
順に見ていきましょう。
社内Wiki
社内Wikiとは、社内のさまざまな種類の情報を集約して共有・閲覧できるようにした、社内限定Wikipediaのようなものです。電子データとして社内情報をストックし、共有するのがメインの目的です。
社内Wikiには検索や編集履歴記録やコメントなど、一般的なWikipediaと同様の機能が備わっているものもあります。Wikipediaに慣れていれば、比較的すぐに使いこなせるでしょう。
グループウェア
グループウェアは、さまざまな情報共有機能を搭載した総合的なソフトウェアです。情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ機能が搭載されています。
なお、導入する際は本当に自社に合っているか確認しましょう。多機能である点がグループウェアの特徴ですが、不要な機能が多く搭載されていると、コストばかりかさみ実用性が低下してしまうことになりかねません。
社内ポータルサイト
社内ポータルサイトは、社内のさまざまな情報を集約し、検索できる社内向けWebサイトです。ポータルは「入口」という意味があり、欲しい情報がある際はポータルサイトから目的の情報に辿り着きます。
社内ポータルがあることで、社員は情報の管理やアクセスが楽になり、連携・共有を円滑にできるようになります。なお、社内ポータルは基本的にその企業の社員のみが閲覧でき、外部の人間はアクセスできません。
ファイル共有サービス
ファイル共有サービスは、クラウドストレージにファイルをアップロードして、保存・共有できるサービスです。ファイルはログインすれば複数のデバイスで閲覧・ダウンロードが可能であり、情報の集約・共有が格段に簡単になります。
また、ファイル共有サービスを利用すると、データの保存場所が個人のデバイスからクラウド上に移ります。ひいては情報の属人化が防止されたり、デバイスの容量を圧迫したりなどのトラブルが解消可能です。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、チャットによる迅速なコミュニケーションができるツールです。
ビジネスチャットツールを使うと、プロジェクトやチームごとのグループで情報交換や意見交換、議論を行えるため、情報を共有しつつコミュニケーションを円滑にできます。また、ツールによってはファイルやドキュメントを共有したり、タスク管理したりする機能もあるため、業務効率化も図れます。
社内SNS
社内SNSとは、社内の円滑なコミュニケーションを図るためのサービスです。前述したビジネスチャットも、定義としては社内SNSに含まれます。メールよりも気軽に情報発信でき、迅速な情報共有と意見交換が可能です。
また、コミュニケーションツールとして有用でもあります。リモートワークや出張など、オフィスにいない社員が多くいる場合、とくにおすすめです。
自社に合った情報共有ツール選びにおけるチェックポイント
自社に合った情報共有ツールを選ぶ際、押さえておきたいポイントを以下にまとめます。
- 導入する目的に合っているか
- 操作性は無料期間・トライアルを上手に活用
- 検索性の高さも重要
- セキュリティ対策は万全か
- サポート体制がしっかりしているか
ひとつずつ順に解説します。
導入する目的に合っているか
ツールを導入する際は、該当ツールが導入に踏み切った目的に合致しているかが重要です。ツールは、それぞれ搭載されている機能や強みが異なるため、深く考えずに決定すると、思ったように利用できない可能性があります。
ひいては、まず導入の目的を明確にしなければなりません。現在自社にどのような課題があり、ツールを利用してどう解決したいのか明確にしておきましょう。そのうえで、検討しているツールが自社の目的に合っているか、必要とする機能が備わっているかをチェックしてください。
操作性は無料期間・トライアルを上手に活用
操作性は、無料期間やトライアルを上手に活用して確認しましょう。
ツールの中には、無料で使用できる期間やトライアルが設定されているものも少なくありません。説明資料などを読むだけでなく、実際に使ってみることで、操作性や機能の感覚を確認してみてください。
操作性の良し悪しはツール導入後長く活用されるかどうかに直結するため、重要視すべき項目です。「面倒だからすぐ導入してしまおう」と考えるのは止め、無料期間が設定されている場合はぜひ利用してください。
検索性の高さも重要
ツール選定の際は、どのような検索機能や項目が備わっているのかも確認しておきましょう。できるだけ検索機能が充実しているものを選ぶのがおすすめです。
情報を確認したいと感じても、思うように検索できず情報が即手に入らなければ、ツールを利用している社員はストレスが溜まります。結果として次第に活用されなくなり、形骸化するリスクがあります。そのため、導入時は情報検索方法や検索結果の表示方法など、細かく確認しておくのがおすすめです。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティが万全かどうかも、必ず確認しておきましょう。
企業にとって情報は資産であり、最も重要なものです。社内の機密情報や顧客情報が流出すると、競合他社にノウハウを奪われるだけでなく、企業全体の社会的信用に悪影響が生じます。
そのため、情報の保護や外部からの不正アクセスを防ぐことは、ツール導入における責任問題と言っても過言ではありません。通信データの暗号化や二段階認証など、セキュリティに対し高い信頼がおけるかチェックしておくのがおすすめです。
サポート体制がしっかりしているか
ツール導入時や導入後のサポート体制についても、事前に確認しておきましょう。
何かの理由で操作が効かないなど、ツールにトラブルが生じた場合、情報共有がストップし、さまざまな業務が滞る可能性もあります。万が一のトラブル発生時、迅速に対応してもらえるような、サポート体制の厚いツールを導入しておくと、活用をはじめてからも安心です。とくに返信の所要時間や、サポート対応時間などは導入前にしっかり確認しておいてください。
情報資産を守り活用する!情報共有ならDocBaseへお任せ
適切な情報共有ができる環境は、いまやさまざまな企業において不可欠です。現在情報共有の体制が整っていない場合は、本記事で紹介した知識を活かして情報共有ツールを導入し、情報共有できる環境を整備しましょう。
業務に必要な情報を共有するツールの導入を考えているのであれば、DocBaseがおすすめです。DocBaseは社内Wikiをはじめ、日報や議事録、企画書などさまざまな機能が搭載されているため、自社に合わせた形で活用可能です。
現在1万社以上の導入実績があり、多くのお客様から好評をいただいています。ご興味がおありの場合は、ぜひ資料請求や無料お試しを利用し、DocBaseの導入をご検討ください。