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マニュアル

課題

マニュアル作成は、組織運営に欠かせない重要な取り組みです。業務手順やノウハウを文書化することで、組織の生産性向上やリスク管理に役立ちます。
しかしながら、同時にいくつかの課題があります。

  1. 画像の挿入やテキストの整形など作成や更新に時間がかかる
  2. 更新されず古いままになっている
  3. 複数人での編集が大変
  4. 活用されない

施策

3つの編集モードで誰でも使いやすいエディター

「作成や更新に時間がかかる」「更新されず古いままになっている」といった課題の原因の1つに作成ツールに慣れない、または使いづらいなど、マニュアル作成に時間がかかることがあります。

DocBaseには3つの編集モードが使えるエディターがあり、デジタルスキルにばらつきがあっても誰でも使いやすく、営業、バックオフィス、エンジニア、デザイナーなど、違う職種のメンバーが一緒にマニュアルを作成できます。

マークダウンモード

マークダウンというシンプルな記法で文章構造を明示できるため、読みやすく管理しやすいドキュメントを素早く作成できます。

リッチテキストモード

テーブル編集や画像編集、文字の装飾など、直感的な操作でビジュアル的に分かりやすいドキュメントを作成できます。Office系ソフトに慣れているビジネスパーソンにとって使いやすいモードです。

ハイブリッドモード

マークダウンとリッチテキストを同時に使えます。
マークダウンで素早く編集しながら、リッチテキスト側でテーブル編集や画像編集を簡単に行うことができます。

テンプレートや差し込み機能で簡単にマニュアル作成

DocBaseのテンプレート機能を使うことで、マニュアルとしての項目を簡単に漏れなく設定できます。例えば、目次、業務の概要、目的、具体的な手順、注意すべきことなどをテンプレート項目に記載すると作成がよりスムーズになります。

また業務手順やプロセスが多ければマニュアルの量が長くなりがちですが、その場合は、複数のメモに分け、差し込みメモ機能で使うことで1つのマニュアルにまとめることができます。差し込まれたメモはその場で中身を展開できます。

差し込みメモ機能は作成・転載の手間を大幅に削減できるだけでなく、既存の情報を簡単に再活用できます。

リアルタイムで同時編集が可能

DocBaseでは、複数人で同時にマニュアルを編集できます。変更履歴も自動で保存されるため、バージョン管理も簡単です。

また同時編集時、編集モードをチームで揃える必要はありません。
メンバーそれぞれ自分に合ったモードで同時編集に参加できます。

メモ共有機能でマニュアルを共有

DocBaseの外部共有機能を使えば、DocBaseのメンバーでも、DocBaseのメンバーでなくてもマニュアルが共有できます。

DocBaseのメンバーであれば、部署やチームのメンバーなど共有したい任意のグループを設定してマニュアルが共有できます。グループに紐付けられたメンバーのみが閲覧・編集することが可能です。

DocBaseはメンバーでない(アカウントを持っていない)人とも共有できます。 メンバーでない場合は「外部共有」を利用します。外部共有で設定されたメンバーは、メモの閲覧が可能になります。一時的にジョインする別部署のメンバーや外部パートナーなどに共有する際に便利です。

(詳細:https://help.docbase.io/posts/13673 )

まとめ

DocBaseを活用することで、マニュアル作成の課題を解決し、情報共有を効率化できます。直感的な操作性と同時編集機能を兼ね備えたDocBaseで、組織のナレッジ蓄積と共有を促進しましょう。

ぜひDocBaseのサイトにアクセスして、無料トライアルを体験してください。マニュアル作成の課題解決に役立つこと間違いなしです!

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