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マニュアル

課題

マニュアル作成において、作成自体に時間がかかったり、作成してもメンバーが読まなかったり、内容が更新されないままということが見られます。マニュアルを活用できないことで、メンバーの業務に支障が出る恐れがあります。

施策

DocBaseでマニュアルを簡単に作成し、いつでも使えるマニュアルにしましょう。

DocBaseで簡単にマニュアル作成

DocBaseなら簡単にマニュアルが作成できます。

業務マニュアルでは、新しいメモを作成し、タイトルに任意のマニュアル名をつけます(例:お客様対応マニュアル等)。その後、本文に手順や業務の流れを書いていきます。

DocBaseのテンプレート機能を使うことで、マニュアルとしての項目を簡単に漏れなく設定できます。例えば、目次、業務の概要、目的、具体的な手順、注意すべきことなどをテンプレート項目に記載すると作成がよりスムーズになります。

文字だけでなく、図表や画像があるとマニュアルがより分かりやすくなるでしょう。DocBaseは表の作成機能(テーブルを作成機能)で簡単に作れます。図や写真などの画像は編集画面に画像ファイルをドラッグ&ドロップすることで直感的に挿入ができます。

業務手順やプロセスが多ければマニュアルの量が長くなりがちですが、その場合は、複数のメモに分け、DocBaseの「メモの挿入」機能を使うのが便利です。

(詳細:https://help.docbase.io/posts/13674

メモ共有機能でマニュアルを共有

DocBaseの共有機能を使えば、DocBaseのメンバーでも、DocBaseのメンバーでなくてもマニュアルが共有できます。

DocBaseのメンバーであれば、部署やチームのメンバーなど共有したい任意のグループを設定してマニュアルが共有できます。グループに紐付けられたメンバーのみが閲覧・編集することが可能です。

DocBaseはメンバーでない(アカウントを持っていない)人とも共有できます。メンバーでない場合は「外部共有」を利用します。外部共有で設定されたメンバーは、メモの閲覧が可能になります。一時的にジョインする別部署のメンバーや外部パートナーなどに共有する際に便利です。

(詳細:https://help.docbase.io/posts/13673

すぐにマニュアルがアップデートできる

DocBaseはマニュアルを更新するのも便利です。

マニュアル作成者だけでなく、マニュアルを共有するチームメンバーも編集が可能なので、マニュアルを共有しているメンバー全員でマニュアルをメンテンスできる環境が整います。

マニュアルを修正・追加した内容は、変更履歴に残るので「誰がどう変更したか」も一目瞭然です。気になる変更点などがあれば、コメントで改善点のディスカッションをすることで、マニュアルがチームの力でブラッシュアップされていきます。