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議事録

課題

実際に議事録を作成する上では、いくつもの課題があります。例えば、

  • 議事録を作成しても見てもらえない、見逃してしまう
  • 議事録の書き方・まとめ方が分からない
  • 議事録の作成に時間を要する

結果として、議事録の作成がおざなりになる、誰も作成しなくなるといったことが起こり得ます。議事録が軽視されてしまうと、社内のコンセンサスがあいまいになり、どういう経緯で決定に至ったのか把握できず、業務に支障をきたすことになります。

施策

誰でも手軽に議事録を作成でき、より効率的に会議の情報を共有するための施策として、情報共有ツール「Docbase」を利用すると効率的です。生産性の高い会議を実現します。

DocBaseで簡単に議事録やアジェンダを作成・共有

DocBaseはクラウド上で提供されるサービスのため、PCやスマホ、タブレットがあれば、いつどこからでも議事録やアジェンダの作成・編集・閲覧ができます。

作成した議事録やアジェンダの共有にあたっては、Docbaseでは未読・既読表示や通知機能が用意されているので、共有された議事録やアジェンダの見逃しを防ぎます。メールやWord文書などでの共有に起こりがちな、他のメールや文書に埋もれて見逃してしまうといったことになりません。

また作成した議事録やアジェンダは、「外部共有機能」によって、DocBaseのメンバーのみならず、DocBaseのアカウントを持っていないメンバーもアクセスが可能です。

議事録のテンプレートを活用しよう!

会議では、議事録の作成には時間をかけず、なおかつ後からでも見やすいように会議内容をまとめておきたいものです。

そこで便利なのがDocbaseに用意されているテンプレート機能です。テンプレート機能では、議事録や日報など業務でよく利用するドキュメントをあらかじめテンプレートにしておけます。議事録の作成時に、テンプレートを呼び出して手早く作成することができます。

またDocBaseは、誰でも読みやすくきれいな記事が簡単に書けるマークアップ言語「マークダウン記法」に対応しています。閲覧者にとって見やすい議事録を作成するのに手間がかかりません。

同時編集機能を使ってみんなで議事録を編集

DocBaseでは、一つのドキュメントをみんなで同時に編集できる同時編集機能が用意されています。

会議においては、内容が多岐にわたったり、長時間を要するといった場合、一人で議事録にまとめるのは非常に手間がかかります。そんな時、DocBaseの同時編集機能を使って、みんなで議事録を編集していくことで、生産性が向上します。