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在宅勤務でもここまで実践できる!テレワーク導入ポイント

在宅勤務とテレワークの違い

テレワークの3つの形態

在宅勤務とテレワークの違いを見ていきましょう。テレワークとは、ICTを活用した場所にとらわれない働き方のことです。テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つの形態があり、在宅勤務はテレワークの形態のひとつとなります。在宅勤務は、終日自宅で仕事をするタイプ(在宅勤務)と在宅で部分的に仕事をするタイプ(部分在宅)の2つに分かれます。

テレワークの形態については、「テレワークとは?」言葉の意味や種類など、その概要を理解するで紹介しています。

在宅勤務はオフィスに出勤せず、自宅を就業場所とします。そのため通勤負担が軽減され、通勤時間がそのまま有効活用できます。社員のプライベート時間が増え、ワークライフバランスの向上につながります。

その他の形態である「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」については、以下のような特徴があります。

モバイルワーク:移動中や顧客先、カフェなどいわゆる出先で働く方法です。営業が営業後にオフィスに戻らず、モバイルワークで業務を済ませることで効率化が図られるというようなメリットがあります。

サテライトオフィス勤務:他のオフィスやリモート勤務用に用意された場所で働く形態です。最寄り駅やターミナル駅のコワーキングスペースやシェアオフィスを活用したり、スポットオフィスを設けたりする形です。

在宅勤務でできること/できないこと

在宅勤務でできることとしては、ドキュメント作成、上司や同僚との連絡や調整、承認等の意思決定、社内会議や取引先との会議などが挙げられます。これらの業務を円滑に進めるためにも、ICTツールを導入することは不可欠となります。営業・バックオフィス・開発・マーケティングなど、PCで多くの業務を行うような、業務で特別な機器を使用しない職種は在宅勤務が可能です。

できないこととしては、従来のビジネス習慣や規制などによって、オフィスに出社せざるを得ないケースです。例えば重要書類の押印など紙による承認処理が必要な業務などです。また会社に設置してある機器でなければ、業務が遂行できないケースも考えられます。製造や研究など工場や研究所に出向かないと業務が行えない職種がこれに当たります。

在宅勤務で意識すべき4つのポイント

在宅勤務で意識すべき4つのポイント

仕事がしやすい環境づくりを心がける

自宅はプライベート空間なので、そもそも仕事がしやすい環境ではない場合がほとんどです。在宅勤務でテレワークを行う際には、机やイスなどを始めとした備品が重要となります。パソコン、タブレットやスマートフォンなどの端末、インターネット環境(固定回線が望ましい)、長時間座っても疲れにくいオフィスチェア、体に合ったデスク、画面が大きなディスプレイなど、仕事のしやすい環境づくりを意識します。

プライベートとビジネスタイムのメリハリをつける

在宅勤務では、上司や同僚の様子が分からないため、つい働き過ぎてしまったり、逆にダラダラと仕事をしてしまうことが懸念されます。そのためオンオフが重要になります。時間を決めて休息や気分転換をするなどしてメリハリをつけましょう。部屋に間仕切りを入れて物理的に「仕事スペース」を設けて、仕事スペースから席を外して「プライベートスペース」でリラックスするという方法も良さそうです。

意識的にコミュニケーションする

オフィスワークと違い、在宅勤務では対面でのコミュニケーションがやりづらくなります。オンラインではオフィスワーク以上にコミュニケーションを意識的に図りましょう。オンラインでの情報共有を積極的に行うといった取り組みだけでなく、同僚とオンラインでランチや雑談をするといったオフタイムのコミュニケーションも大切です。オンライン上でのコミュニケーションが希薄になると、仕事をしているのに「取り残された」かのような孤独感を味わうことになり、心理的安全性の低下につながりますので注意が必要です。

情報共有をしっかり行う

在宅勤務では、業務進捗が見えなくなったり、質問がしづらくなったりなど、生産性が低下する状況に陥りがちです。オフィスワークでは可能だった、いわゆる「周りの空気を読んで察する」働き方ができなくなるため、自身が積極的に状況を整理して伝えたり、共有していくことで、よりよい在宅勤務の形をつくっていきましょう。チャットやドキュメント共有などのICTツールを用いて、ささいなことでもいいので情報共有に取り組んでいくのがお勧めです。

在宅勤務のメリット

在宅勤務のメリット

在宅勤務のメリットとしては、通勤時間の削減によるプライベート時間の向上であったり、通勤困難者の勤務継続などがあります。また災害等の緊急事態においても業務継続が可能という点が挙げられます。

こうしたメリットは、「ワークライフバランスの向上」「生産性向上」「仕事への満足度向上」といった企業価値の向上へとつながります。在宅勤務を含めたテレワークの具体的なメリットやデメリットとしては、社員・企業それぞれの視点が記載されている以下の記事を押さえておくと理解が深まるでしょう。

テレワークのメリットについて理解を深めたい方は、以下の記事を参考にしてください。

在宅勤務をうまく実践していくためのヒント

在宅勤務をうまく実践していくためのヒント

在宅勤務のルールづくりが大切

在宅勤務をうまく実践していくためには、在宅勤務を含めたテレワーク全般のルールづくりが重要です。在宅勤務が可能であっても、社内ルールがなければ運用が難しいからです。

ルールづくりについては、総務省が公開している『情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書』の「第4章 ルールの整備」(PDF)が参考になります。具体的な項目としては、就業規則の見直し、在宅勤務を実施する社員の労働時間制度の確認、人事評価制度や勤怠管理・業務管理の方法の検討、在宅勤務の申請・承認方法、セキュリティルール、ICT環境の見直しなどをルールとして検討します。

在宅勤務の実践でヒントになりそうな資料

厚生労働省委託事業であるテレワーク相談センターが公開している『在宅勤務の仕事の進め方Q&A』では、実際の在宅勤務における業務で起こりそうな悩みとその回答が掲載されています。

厚生労働省の平成28年度テレワークモデル実証事業『テレワーク活用の好事例集』(PDF)は実際の企業が取り組んだ事例がまとめられています。また総務省の「テレワーク総合情報サイト」では、業種や地域・導入目的などで導入事例が検索できます。

まとめ

テレワークのひとつの働き方である在宅勤務について導入や実践のポイントを見てきました。自宅環境を仕事環境として最適化するのはそれなりに手間がかかりますが、通勤時間の削減や業務効率の向上など、得られるメリットもあります。

コミュニケーション不足など在宅勤務で想定される懸念点については、ICTツールを活用したり、総務省や厚生労働省が公開している在宅勤務やテレワークの資料を参考に対策を検討していくことが可能です。