テレワークが加速するWeb会議。メリットと導入ポイント

テレワークをする際に課題として挙げられるのが会議のあり方でしょう。オフィスワーク時のように一同が顔を合わせて、意見を述べ合うような会議はテレワークでは難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。そこで効力を発揮するのがICTを活用したWeb会議です。

こちらの記事では、オフィスワーク時と同等のコミュニケーションが行えるWeb会議をテレワークでどのように構築すればよいのか、そのメリットや導入ポイントも合わせて解説していきます。

テレワークにおける会議は3種類

電話・Web・テレビを使った「リモート会議」

テレワークにおける会議は、電話会議、Web会議、テレビ会議の3種類の方法に分けられます。この3つを総称して「リモート会議」と呼ぶ場合もあります。

電話会議

電話会議は、固定電話や携帯電話を活用して音声のみでやり取りをする会議です。ビデオ通話は利用できませんが、その分、場所にとらわれずに会議を行うことが可能です。電話回線さえあれば安価に始められるのがポイントです。

Web会議

Web会議は、インターネットを介して音声や映像をやり取りします。PCや携帯端末にWebカメラが搭載されていれば、無料・有料で提供されているWeb会議のアプリをダウンロードするだけで利用できます。サービスによってはアプリをダウンロードすることなく、ブラウザで指定のURLにアクセスするだけでWeb会議を行うこともできます。

テレビ会議

テレビ会議は、専用の機器を設置して、テレビにお互いの様子を映しながらリモートで会議をするものです。大画面のテレビを利用するので、大人数のグループ対グループによる会議を行いたい場合に有効な方法です。

Web会議とテレビ会議の特徴とは

電話会議はテレワークが普及する以前から行われていました。実際、仕事で活用されている方も多いのではないでしょうか。ではWeb会議とテレビ会議には、どのような特徴があるのでしょうか。

Web会議の特徴

• 場所を選ばずどこからでもアクセスできる
• コストを抑えながら導入することが可能
• 遠隔で会議をする手段がない企業でも手軽に導入できる
• 1対1で手早く打ち合わせをしたい時に活用しやすい
• 回線や機材のスペックによっては、映像や音声が低品質となるので、コミュニケーションしづらい場合がある

テレビ会議の特徴

• 遠隔地からの団体同士の会議共有（空間共有）に向いている
• 高画質な映像を双方に送れるのでコミュニケーションしやすい
• 専用機を設置した場所からしかアクセスができない
• 専用機が必要なためコストがかかる

Web会議は、安価で導入することができ、PCやモバイルデバイスとインターネット環境があれば、自席や自宅から会議を行えるメリットがあります。ただし機器のスペックによっては映像や音声の品質が低くなってしまう場合があるので、会議をしにくい状況が起こるかもしれません。

テレビ会議は、Web会議のシステムと比較するとコストがかかってしまいますが、映像や音声が高品質なため、確実に会議が行える環境が導入できます。ただし専用の機械やテレビを設置するスペースが必要で、テレビ会議を行う場合はテレビを設置した場所に移動する必要があります。

テレワークにはWeb会議がおすすめ

テレワークでは自宅にいながらにして会議をする状況が多くありますので、Web会議がおすすめです。ただ単純に「自宅からテレワークができる」ということだけでなく、実際には働き方をより良くするためのメリットがあります。

Web会議のメリット

テレワークでＷeb会議を行うメリットは3つあります。

• 業務効率の向上
• コミュニケーション改善
• コスト削減

業務効率の向上

メールやビジネスチャットといったテキストベースでやり取りをするよりも、直接、会話して手早く済ませたいケースにWeb会議は有効です。わざわざ会議の場所を予約して、時間を設定して…といった手間なく会議が行えます。結果として各自の意思決定が迅速になり、業務効率の向上へとつながっていきます。

またWeb会議のアプリには、会議内容の録画・録音や画面共有機能、ホワイトボードなどさまざまな機能を有するものがあります。こうした機能を活用することで、議事録の作成が不要になったり、コラボレーションをより高めたりできるのもメリットでしょう。

コミュニケーション改善

自宅でのテレワークは、孤立感を抱いてしまいがちです。テキストでのやり取りだけだと、表情が見えないので、お互いの気持ちまで伝えるのが難しく、コミュニケーションを低下させてしまう可能性があります。Web会議ならお互いの表情を確認しながら、対面と同様の感覚でコミュニケーションを図ることが可能です。テレワークでもコミュニケーションを損なわず、チームワークが醸成されます。

コスト削減

Web会議は会場の設定がいらないため、会場費や交通費などを削減することができます。またオンラインで開催されるので、自動的に紙ベースでの資料がデジタルになり印刷代も削減できます。同時に会議のための移動時間をなくすことにもなるので、時間的なコストも削減できます。これらは例えば、地方の支社から都市圏の本社で行われる毎月の定例会議に参加するためのコストの大幅な削減が見込まれるといったケースがあります。

Web会議のシステム

Web会議のシステムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類されます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内に専用のサーバーを設置して、Web会議のアプリをインストール、そのサーバーを活用して映像や音声を送信するサービスのことを言います。自社でサーバーやアプリを管理するため、独自のセキュリティ体制や運用方法を構築・確立することができ、使用用途に応じたカスタマイズが可能です。

デメリットとしては、サーバー購入のためのイニシャルコストが高く、自社でのメンテンナンス・保守を行う必要がある点が挙げられます。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを介して各社が提供しているWeb会議サービスを利用するサービスです。自社内での細かなメンテナンスや保守が不要で、安価かつ手軽にWeb会議を導入できるメリットがあります。

デメリットとしては、各社が提供しているので、Web会議サービスで障害が発生すると回復まで利用できなくなる、セキュリティ環境を自社ですべて管理できない点などが挙げられます。

Web会議を導入する上での課題と導入ポイント

テレワークにおいてWeb会議を導入する際には、いくつかの課題が考えられます。あらかじめ課題を把握しておき、ポイントを押さえながらWeb会議を導入していくことが大切です。Web会議を導入する上での課題としては、以下のようなものが挙げられます。

• 映像や音声が途切れない？
• セキュリティ（情報漏えい）は大丈夫？
• 誰でも（ITリテラシーが低い人でも）使える？

映像や音声が途切れない？

【課題】

Web会議は、多人数によるアクセスによって通信環境が低下したり、利用しているPCスペックや機材、回線によっては、画質や音声に不具合が生じる場合があります。

【解決策】

• PCスペック・通信環境の整備
• 機材への投資

Web会議を円滑に行えるかどうかPCスペックや通信環境を確認して、整備しておきましょう。また音声や画質に不安がある場合は、ヘッドセットや解像度の高いWebカメラを用意するなど機材に投資することも検討しましょう。

セキュリティ（情報漏えい）は大丈夫？

【課題】

テレワークでは、自宅やコワーキングスペースなど、会社の目の届かないセキュリティのリスクが高まる場所で仕事をすることになります。また外部のネットワークを利用する点においても、セキュリティリスクが伴います。機密情報の漏えいや盗難、ウイルス感染など万全なセキュリティ対策が必要不可欠です。

【解決策】

• 複数セキュリティ対策の担保

Web会議を行うにあたってはセキュリティ対策として、２段階認証やデータ暗号化、ウイルス対策ソフトなど、利用するWeb会議サービスにセキュリティが担保できる仕組みがあるか、また自社で用意できるかどうか導入する前に必ず確認しておきましょう。

誰でも（ITリテラシーが低い人でも）使える？

【課題】

テレワークでWeb会議の効力を発揮するには、ITリテラシーが低い方でもWeb会議を使いこなせることが重要です。ユーザービリティの高いツールとして利用しやすいかどうかを確認してから導入を検討しましょう。

【解決策】

• マニュアルの完備
• ユーザビリティ（使い勝手）の確認

ITリテラシーが低い方でも使用しやすいものかどうか、画面を見ただけで直感的に利用できるか、可能であれば本格的に導入する前にテスト導入を行って、実際に利用してみましょう。また必要に応じて操作マニュアルがきちんと完備されているかどうかも確認しておくと良いでしょう。

まとめ

テレワークで会議を行うためには、ICTを活用したWeb会議が必要不可欠です。Web会議の導入によって、業務効率化やコスト削減、コミュニケーションの改善を図ることができます。

Web会議の導入に際しては「映像・音声品質」「セキュリティ」「ITリテラシー」といった課題が想定されますが、対策することは可能です。Web会議を上手に活用していくことで、より良いテレワークの働き方が組織や会社にもたらされるでしょう。