イントラネットはインターネットとどう違う？エクストラネットとの違いも解説

イントラネットは、企業内の情報共有や業務効率化に欠かせない存在です。しかし、その仕組みや役割、インターネットとの違いなど、わかりにくい部分も多いのではないでしょうか。

この記事では、イントラネットの基本から活用方法まで、わかりやすく解説します。イントラネットをより有効に活用し、企業全体の成長につなげたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

【この記事を読んでわかること】

• イントラネットは社内インターネットのように社外には出ない内部ネットワークのこと
• 安価で構築できる、操作が簡単などの利点が多い反面、セキュリティ対策などに配慮すべき面もある
• 社内ポータルやWikiといった使い方が可能
• 導入前には目的を明確にし、環境を整えていくことが重要
• イントラネットは古い用語に思われがちだが、さまざまな要因で見直されている
• うまく活用すれば企業成長の大きな原動力になりうる

イントラネットとは？

イントラネットは、会社内だけで使うネットワークのことです。わかりやすく言えば「社内専用のインターネット」と考えるとよいでしょう。外の世界（インターネット）とは切り離されていて、会社の中だけで情報をやり取りできる仕組みになっています。

普段使っているブラウザから見られますが、Googleなどの検索エンジンからは見つけられません。そのため大事な社内文書や情報を安全に共有することができるのです。

企業内の情報共有ツールとして長く使われてきたイントラネットは、最近ではクラウドサービスなどに形を変えながら、チーム内のコミュニケーションを支える重要な基盤として進化しています。社内情報のハブとして、効率的な業務を実現するための欠かせない存在と言えるでしょう。

イントラネットの語源と仕組み

「イントラネット」という言葉は、「内部」を意味する「intra（イントラ）」と「ネットワーク」の「net（ネット）」を組み合わせたものです。その名のとおり、会社内部だけで使うネットワークのことを指します。

仕組みとしては、一般のインターネットと同じ「TCP/IP」というプロトコル（通信のルール）を使っています。このため、普段使っているブラウザやメールソフトがそのまま使えるという利点があります。

「イントラネット」という言葉自体は、クラウドサービスの普及により以前ほど聞かなくなってきました。しかし、技術の進歩によって導入コストが下がり、中小企業でも気軽に取り入れられるようになっています。現代では形を変えながらも、社内情報共有の基盤として生き続けているのです。

イントラネットの特徴

イントラネットには、企業の情報基盤として以下のような特徴がいくつかあります。

• 構築が容易
• 短期間で構築可能
• 操作が簡単
• 導入コストが安価

それぞれの特徴を見ていきましょう。

構築が容易

イントラネットは、インターネットの技術を応用しているため、比較的簡単に構築できます。もちろん専門知識は必要ですが、通常のウェブサイト制作の知識があれば、さほど難しくありません。

社内のデータベースやさまざまなアプリとつなげるのも容易で、情報の一元管理ができます。また、多くのIT企業が関連製品を開発しているため、自社に合った形で導入しやすい環境が整っています。

最近では、使いやすいテンプレートも増えており、専門家でなくても基本的な機能を持つイントラネットを作れるようになっています。

短期間で構築可能

イントラネットの大きな魅力は、短期間でシステムを立ち上げられる点です。インターネットの技術をそのまま使えるため、一からすべてを作る必要がないのです。

システムの変更や機能の追加も、サーバー側で一元管理できるため、すぐに反映させられます。また、利用者側のパソコンやスマホの設定をいちいち変える必要がないため、運用する側の負担も軽くなります。

例えば、新しい社内掲示板を追加したい場合、サーバー側の設定だけで済むため、翌日には全社員が使えるようになります。このスピード感は、従来の社内システムにはない大きな利点です。

操作が簡単

イントラネットの良さは、使う側にとっても操作が簡単なことも挙げられます。普段からインターネットを使っている人なら、特別なスキルなしですぐに使いこなせます。

Chromeや Safari などの普段使っているブラウザで閲覧でき、特別なソフトをインストールする必要もありません。このため、「新しいシステムの使い方がわからない」という社員からの対応に応える手間もかかりません。

特別な操作研修も必要なく、「いつも通りブラウザを開いてアクセスしてください」と伝えるだけで済むため、導入時の混乱も最小限に抑えられます。

導入コストが安価

イントラネットは、従来の専用ネットワーク（LANやWAN）と比べて、安価で導入可能です。既存のパソコンやサーバーを活用できるため、新たに高価な機材を買う必要がありません。

また、多くのベンダーが無料や低コストの製品を提供しているため、予算に合わせた選択が可能です。クラウド型のサービスも増えており、月々の利用料だけで始められるものも多くなっています。

初期投資を抑えられることに加え、専門のIT担当者がいなくても運用できるため、中小企業にとっても導入のハードルが低いシステムと言えるでしょう。

イントラネットが必要とされる理由

現代の企業において、イントラネットが広く利用されている背景には、いくつかの重要な理由があります。

まず、インターネットと同じ技術を使うため、社員が特別な訓練なしに使いこなせるという利点があります。普段からブラウザを使っている人なら、すぐに使いこなせるのです。

また、デジタル化が進む社会では、企業内で扱う情報量が爆発的に増えています。これらの情報を効率よく管理・共有するためには、使いやすいプラットフォームが欠かせません。

さらに、テレワークやリモートワークの普及により、離れた場所にいても確実に情報共有できるツールの必要性が高まっています。チームでのコラボレーションを促進し、知識やノウハウを蓄積・活用するためにも、イントラネットは重要な役割を果たしているのです。

イントラネットと混同しがちなもの

イントラネットについて理解を深めるためには、似た概念との違いを知ることも大切です。特によく混同される以下の２つの概念を見ていきましょう。

• インターネット
• エクストラネット

インターネット

「インターネット」は、「相互に」を意味する「inter（インター）」と「ネットワーク」の「net（ネット）」から作られた言葉です。イントラネットが閉じた環境なのに対し、インターネットは世界中のコンピュータがつながるオープンな空間です。

公共の通信回線を共有しており、誰でもアクセスできるのが特徴です。Googleや Amazon、YouTubeなど、私たちが日常的に使うサービスはインターネットを通じて提供されています。

エクストラネット

「エクストラネット」は、「外部」を意味する「extra（エクストラ）」と「ネットワーク」を組み合わせた言葉です。これは、複数の会社のイントラネットをつなぎ合わせたネットワークのことで、広域網（WAN）と似た性質を持っています。

例えば、本社と地方支社、または取引先との間で安全に情報をやり取りしたいときに使われます。特に大企業では、VPN技術を活用して、海外拠点と本社をつなぐ形でエクストラネットを構築することも珍しくありません。

イントラネットが「社内だけ」のネットワークなのに対し、エクストラネットは「関係する複数の組織」をつなぐネットワークです。セキュリティを保ちながら、より広い範囲で情報共有ができる点が特徴と言えるでしょう。

イントラネットの基本機能

イントラネットには、企業の情報共有をスムーズにするさまざまな機能があります。ここでは主な機能を見ていきましょう。

• サイト内検索機能
• パーソナライズ機能
• アクセス解析機能

サイト内検索機能

社内に広がる情報の海から必要なものを見つけ出すのは、時に針を探すようなものです。イントラネットの検索機能は、その悩みを解決する強い味方です。

たくさんの文書や人の情報が1つの場所に集まっていても、キーワードを入れるだけで欲しい情報がすぐに手に入ります。情報が埋もれてしまう心配はありません。

パーソナライズ機能

あなただけの情報ダッシュボードがあれば、業務がよりはかどります。イントラネットのパーソナライズ機能は、使う人それぞれの好みや必要に応じて画面の内容を変える仕組みです。

よく見るページや関わりの深い部署の情報が優先的に表示されるので、毎回探し回る手間が省けます。自分に本当に必要な情報だけを効率よく集められるのは、忙しい毎日の強い味方になります。

アクセス解析機能

せっかく作った資料が誰にも見られていないとしたら、それは無駄な情報になります。イントラネットのアクセス解析は、どんな情報がどれくらい読まれているかを教えてくれます。

社員は必ずしも全ての情報に目を通すわけではありません。何が人気で、何が見過ごされているのかを知って、より良い情報発信の形を見つけられます。数字で見える化することで、改善点が明らかになるのです。

企業におけるイントラネットの活用方法

イントラネットは、さまざまな形で企業活動を支えています。以下の点から代表的な活用方法を見ていきましょう。

• 社内ポータルとしての活用
• グループウェアとしての活用
• 社内Wikiとしての活用
• 社内SNSやビジネスチャットとしての活用

社内ポータルとしての活用

会社の動きを一目で把握できる窓口、それが社内ポータルです。朝一番にイントラネットを開けば、最新のお知らせや大切な連絡事項がまとまって表示されます。「知らなかった」をなくし、全員が同じ情報を共有できるのが魅力です。

また、簡単なアンケートや掲示板機能を使って、双方向のやり取りも可能です。イントラネットは会社の心臓部として、情報の流れを整える役割を担っています。

グループウェアとしての活用

仕事を進める上での必需品、それがグループウェアです。誰がいつどこで何をするのか、プロジェクトはどこまで進んでいるのか、そんな情報をイントラネットを通じて、すぐに確認できます。

予定表や進捗管理ツールを使えば、チームの動きを1つにまとめられます。日々の業務を支える頼もしい相棒として、多くの企業で利用されています。

社内Wikiとしての活用

知恵の宝庫としての役割も、イントラネットの重要な使い方です。「あの手順書はどこ？」「前にやった時の作業のコツは？」そんな時に役立つのが社内Wikiです。

業務知識やノウハウを蓄え、誰でも必要な時に取り出せます。しかも、新しい発見があれば誰でも追加できるので、知識は日々豊かになります。みんなの知恵が集まる場所として育てていけるのが魅力です。

社内SNSやビジネスチャットとしての活用

リモートワークが当たり前になった昨今、オフィスで顔を合わせる機会が減り、コミュニケーションに悩む声も多く聞かれます。そんな中でイントラネットが重宝されています。イントラネットでは、ビジネスチャットやSNSの機能も利用できるからです。

業務連絡や企画書の共有はもちろん、雑談のような気軽なやりとりもできます。在宅勤務中でも、オフィスにいるような一体感を感じられるのがメリットです。これからの時代、イントラネットは社内コミュニケーションになくてはならない存在になっていくでしょう。

イントラネットを活用するメリット

イントラネットの活用には、さまざまなメリットがあります。以下の点からそれぞれ解説していきます。

• 生産性向上・業務効率化が期待できる
• 社内コミュニケーションが活性化できる
• 総合的なコスト削減が見込める

生産性向上・業務効率化が期待できる

まず、情報共有の速さです。イントラネットを使えば、会社の大切な情報をみんなですぐに共有できます。これまでの紙の回覧板とは違い、リアルタイムで情報が行き渡ります。

例えば、新しい企画や方針の変更をすぐに全社員に伝えられるので、仕事の進め方がスムーズになります。また、同じ仕事を複数の部署で重複してしまうようなムダもなくなります。

さらに、必要な資料をすぐに見つけられるので、部署をまたいで探し回る手間も省けます。こうした効果が積み重なって、仕事の効率アップや生産性の向上につながるのです。

「働き方改革」にも、イントラネットは大いに役立ちます。場所や時間にとらわれない新しい働き方を支える強い味方となるでしょう。

社内コミュニケーションが活性化できる

次に、社内の絆づくりです。イントラネットを使うと、部署の壁を越えたコミュニケーションが生まれやすくなります。

自分の部署の仕事内容や目標を、他の部署の人にも知ってもらえるので、お互いの理解が深まります。これまで難しかった「横」のつながりが強くなり、部署をまたいだ協力がスムーズになります。

また、イントラネットでは双方向のやりとりができるので、役職や仕事上の関係を超えた交流も生まれます。社内チャットなどを通じて、幅広い人脈づくりが可能なのもうれしいポイントです。

さらに、会社の目指す方向性や課題についても、全社員で共有しやすくなります。みんなで同じ目標に向かって頑張る、そんな一体感も生まれるでしょう。

総合的なコスト削減が見込める

最後に、ムダな出費の削減です。イントラネットを活用すると、ペーパーレス化が進みます。結果として、紙やインク代、輸送費、保管費などのコストが減らせます。

例えば、会議室の予約や休暇の申請をデジタル化すれば、紙の使用量がグッと減ります。また、紙の資料を保管するスペースも不要になるので、オフィスを有効活用できます。

さらに、印刷や配布の手間も省けるので、より少ない人数で仕事を回せるようになります。こうした効果が積み重なって、会社全体のコスト削減につながるのです。

イントラネットを活用するデメリット

イントラネットを活用する際には、デメリットも理解しておきましょう。以下の点からデメリットについて、解説していきます。

• コストとリソースが必要になる
• ネット障害などの問題が起こる可能性がある
• 情報管理の体制を整える必要がある
• セキュリティやプライバシーの問題がある

コストとリソースが必要になる

まず、お金と人手がかかります。イントラネットを導入するには、初めにまとまった費用を支払う必要があります。特に、会社独自の機能を追加したい場合は、さらに費用が膨らむ可能性があります。

また、導入後も定期的なメンテナンスやサーバーの管理にお金がかかります。これらの作業には専門的な知識も必要なので、新たに人材を確保したり、外部に委託したりする必要があるかもしれません。

つまり、イントラネットの導入と運用には、継続的なコストと人的リソースが求められるのです。会社の規模や予算に見合った計画を立てることが大切です。

ネット障害などの問題が起こる可能性がある

次に、ネットが止まると問題が多々生じます。もし長時間のネット障害が起きてしまうと、その間イントラネット上のデータを見ることができなくなってしまいます。

全社員が利用するシステムなので、影響も大きくなります。最悪の場合、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるのです。

そのため、イントラネットを導入する際は、日頃の運用ルールだけでなく、トラブル時の対応策も考えておく必要があります。社内で素早く対応できる体制を整える、外部の業者とサポート契約を結ぶなど、万全の準備が求められます。

情報管理の体制を整える必要がある

最後に、情報の管理が大変であるという点です。イントラネットでは情報を1か所に集められる反面、情報が多すぎたり重複したりするリスクもあります。

例えば、保管場所が勝手に変更されたり、古い情報がいつまでも残ったりすることがあります。これでは、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。

そのため、常に情報を整理し、最新の状態を保つ体制が必要です。誰がどの情報を管理するのか、どのように更新するのかなど、しっかりとしたルール作りが欠かせません。

セキュリティやプライバシーの問題がある

セキュリティやプライバシーの問題も見過ごせません。イントラネットを導入すると、社内外を問わず、不正リスクや不正アクセス、情報流出のリスクが発生します。こうした問題が起きると、会社の信用に関わる大きな問題になりかねません。

そのため、アクセス制限や権限の設定など、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。誰がどの情報にアクセスできるのか、どの程度の権限を持つのかを細かく設定し、定期的に見直し、管理することが大切です。

セキュリティ対策ソフトの導入や、定期的な社員教育も欠かせません。イントラネットの便利さと同時に、情報管理の重要性についても全社員で理解を深める必要があります。

こうしたデメリットはありますが、適切な対策を講じることで、イントラネットの利点を最大限に生かせます。会社の規模や業種、目的に合わせて、最適なイントラネットの導入と運用を検討しましょう。

イントラネットを導入するときのポイント・注意点

イントラネットの導入は、社内コミュニケーションを円滑にし、業務効率を高める可能性を秘めています。しかし、その効果を最大限に引き出すには、いくつかのポイントに注意を払う必要があります。イントラネット導入時の大切なポイントをご紹介します。

• 導入・運用の目的を明確にする
• 使い方を従業員に周知する
• セキュリティ対策を行う
• 万が一の状態に備える

導入・運用の目的を明確にする

イントラネット導入の第一歩は、その目的を明確にすることです。なぜイントラネットを使うのか、どんな問題を解決したいのかを、はっきりさせましょう。

例えば、「情報共有を円滑にしたい」「社内のコミュニケーションを活性化したい」といった具体的な目標を立てます。この過程では、できるだけ多くの部署の意見を聞くことがポイントです。

目的が明確でないと、どんなツールを選べばいいのか迷ってしまいます。また、社員の間で混乱が生じる可能性もあります。目標をしっかり定めることで、イントラネット導入の成功率が高まり、より効果的な活用ができるでしょう。

使い方を従業員に周知する

イントラネットを導入しても、社員が使い方を知らなければ意味がありません。せっかくの優れたシステムも、利用者が少なければ効果は限られてしまいます。

そのため、導入後は社員全員への使い方の周知が大切です。簡単な操作方法から、どんな情報がどこにあるかまで、丁寧に説明しましょう。理想としては、全社員が最低限の機能を使いこなせるようになることです。

また、導入直後だけでなく、定期的に使い方の確認や新機能の案内を行うことも効果的です。「使い方がわからない」「欲しい情報が見つからない」といった声がないよう、継続的なサポートが重要です。

セキュリティ対策を行う

イントラネットの安全性を保つため、セキュリティ対策は欠かせません。外部からの攻撃はもちろん、内部の不正利用にも注意が必要です。

外部からの攻撃に備えて、ファイアウォールの設置やウイルス対策ソフトの導入を検討します。一方、内部の不正利用を防ぐには、アクセス権限の管理や利用履歴の確認が有効です。

また、技術的な対策だけでなく、社内での運用ルールを定めることも大切です。例えば、パスワードの定期変更やログアウトの徹底など、社員一人一人の意識を高める工夫も必要です。

万が一の状態に備える

イントラネットは便利なツールですが、長時間のネット障害が起きると業務に大きな影響を与えかねません。そのため、万が一の事態に備えた対策を講じておくことが重要です。

まず、社内で迅速に対応できる体制を整えましょう。技術担当者を決めておくなど、問題発生時の役割分担を明確にしておくと良いでしょう。また、外部の専門業者と保守・サポート契約を結んでおくのも一案です。

さらに、重要なデータのバックアップを定期的に取ることも忘れずに。これらの備えがあれば、イントラネットに問題が生じても、業務への影響を最小限に抑えられます。万全の準備で、安心してイントラネットを活用しましょう。

DocBaseならイントラネット代わりに運用できる

イントラネットのように使えるツールをお探しなら、DocBaseがおすすめです。マニュアル作成はもちろん、ナレッジ共有や社内Wiki、日報や議事録、企画書、社内報など、さまざまな形で活用できます。

1万社以上の導入実績があり、使いやすさと機能性が評価されています。イントラネットの導入を検討されている方は、DocBaseの資料請求や無料お試しをぜひご検討ください。

DocBaseにおけるイントラネットとしての利用事例

	概要	DocBaseの活用方法	イントラネット的活用の特徴	事例ページ
株式会社オイシックス・ラ・大地 様	2社統合のタイミングで、社内ポータルの機能をDocBaseに集約。	ハブとなる「ここみて」メモを作成。組織図、各種依頼書、システム周りの設定方法など、よく使う情報のリンク集として活用。	社内情報へのアクセス中心地。「ここに行かないと情報が得られない」という認識が浸透。	会議のペーパーレス化が進んで、とても楽になりましたオイシックス・ラ・大地株式会社様
株式会社アールキューブ 様	「アールキューブのことはDocBaseに全部入っているというぐらい情報を集約」。	顧客のこと、人事のこと、コピー機の使い方など、あらゆる情報をDocBaseに記録。	社内版ウィキペディアとして、社内情報を網羅的に集約。	アールキューブ版ウィキペディアをDocBaseで作成 〜検索すればなんでも分かる
株式会社マイナビ 様	一番見られているメモをダッシュボードにピン留め。	社内の集合知のためのリンク集として活用。オンボーディングメモからもリンク。社内システムの案内や社内スケジュールなどを記載。	社内情報の中心的なアクセスポイントとして機能。	部署を越えてナレッジを横展開できるようになりました | DocBase ナレッジ共有・情報共有ツール
株式会社ティルス 様	社内のドキュメントはすべてDocBaseに記述。	全社的な情報の一元管理基盤としてDocBaseを活用。	「ここさえ見れば全部あるという安心感」を提供。全社的な情報の一元管理基盤として機能。	隣のチームが何をやっているのか、わかるのがいいですね株式会社ティルス様