生産性向上を図る業務効率化ツールおすすめ20選！無料版から有料版まで
業務の生産性向上に課題を感じているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。その背景には、テレワークやハイブリッドワークの浸透による、これまでの「紙」や「対面」を前提としたワークスタイルの変化が影響しているとも言われます。
そこで本記事では、ワークスタイルの変化に対応し、生産性向上を実現する業務効率化ツールを、無料版から有料版まで幅広くご紹介します。DocBaseやZoomといった定番ツールから、SmartHRやRECEPTIONISTといった特化型ツールまで、20種類のツールの特徴や料金プランを詳しく解説。必要な機能や予算に応じて、最適なツールを選べるようになります。
生産性向上ツールを導入する際のポイントや注意点についてもわかりやすく説明していますので、ツール選びのガイドラインとしてぜひお役立てください。
【この記事を読んでわかること】
- 生産性向上にはツールを使うと便利
- ツールの利用によって、生産性向上やコスト削減、働き方改革の推進などが期待できる
- 一定のコストがかかり、既存システムとの連携ができないケースがある点に注意
- ツールの導入前には目的と課題の明確化、機能面やコストを考慮する
目次
生産性向上（業務効率化）ツールとは
みなさんは「生産性向上ツール」という言葉を耳にしたことはありますか？
生産性向上ツールとは、企業や組織が業務の効率を高め、コストを下げるために活用するシステムのことを指します。例えば、チームでの連絡をスムーズにするビジネスチャットや、書類をデジタル化するペーパーレスツールなどが代表例です。
では「生産性が高い」とは、どういうことでしょうか？ 簡単に言うと「限られた時間やお金などのリソースから、より大きな成果を生み出せている状態」を表します。例えば、これまで1時間かかっていた作業が30分で終わるようになれば、生産性が2倍に向上したと言えます。
働き方改革が進む今、多くの会社がさまざまな生産性向上ツールを取り入れています。生産性向上ツールは現代のビジネスに欠かせないものとなっているのです。
生産性向上と業務効率化の違い
「生産性向上」と「業務効率化」。よく似た言葉ですが、実はそれぞれ異なる意味を持っています。ここでは、この2つの違いについてわかりやすく解説します。
生産性向上とは、限られた人やお金などのリソースから、より多くの成果を生み出すことを指します。例えば、これまでと同じ人数で2倍の売上を達成できれば、生産性が向上したと言えます。
一方、業務効率化は、ムダな作業をなくしたり、作業を簡単にしたりすることで、必要なリソースを減らす取り組みです。例えば、手作業だった請求書作成を自動化して、作業時間を半分にすることなどが当てはまります。
ここで大切なのは、この2つを組み合わせることです。生産性を高めながら業務も効率化すれば、会社が得る利益はさらに大きくなります。
例えば、以下のような例が挙げられます。
| 部門 | 業務効率化 | 生産性向上 |
| 営業部門 | ・SFA/CRM（営業支援システム/顧客関係管理）ツールを導入し、顧客情報、商談履歴、進捗状況を一元管理することで、情報共有のスピードを上げ、属人化を防ぐ。 ・オンライン会議ツールを活用し、移動時間を削減し、より多くの顧客とのコミュニケーションを可能にする。 |
・顧客データ分析ツールを導入し、顧客ニーズや購買傾向を把握することで、よりパーソナライズされた提案を実現し、成約率を向上させる。 ・営業担当者向けの研修プログラムを充実させ、最新の営業スキルや知識を習得させることで、営業担当者全体のレベルアップを図る。 |
| 開発部門 | バージョン管理システム（Gitなど）を導入し、複数人での同時開発におけるコードの衝突を減らし、レビュープロセスを効率化することで、手戻りを削減する。 | ローコード/ノーコード開発プラットフォームを導入し、簡単な機能やプロトタイプを迅速に開発することで、開発速度を向上させ、より複雑な課題への対応時間を増やす。 |
| 間接（管理）部門 | 経費精算システムを導入し、申請・承認プロセスの自動化やペーパーレス化を進めることで、従業員の負担を軽減し、経理担当者の入力作業を削減する。 | RPA（Robotic Process Automation）ツールを導入し、定型的なデータ入力やレポート作成業務を自動化することで、人的リソースをより高度な分析や戦略立案に振り向け、経営判断をサポートする。 |
このように、業務効率化と生産性向上の特性を理解してバランスよく取り入れることで、より大きな効果が期待できます。
生産性向上・業務効率化でITツールが注目される背景
近年、多くの会社が生産性向上を目的としたITツールに注目しています。その理由として、大きく2つのポイントがあります。
1つ目は「働き方改革への対応」です。ワーク・ライフ・バランスが重視されるようになり、従業員それぞれの事情に合わせて、柔軟に働ける環境づくりが求められています。例えば、子育て中の人が在宅で仕事をしたり、地方に住みながら都会の会社で働いたりできるようになってきました。
こうした柔軟な働き方を実現するために、オンライン会議システムやクラウドサービスといったITツールが必要不可欠となっているのです。
2つ目は「労働人口の減少への対応」です。日本では働き手が年々減っており、この傾向は今後も続くと予想されています。そのため、1人あたりの生み出す価値を高める必要があり、ITツールを活用した生産性向上や業務効率化が注目されているのです。
さらに、既存のビジネスの仕組みをデジタル化して新しい価値を生み出す「デジタルトランスフォーメーション」も重要視されています。
このように、社会の変化に対応しながら会社を成長させていくために、生産性向上ツールの活用が欠かせない時代となっているのです。
生産性を向上させるITツールの種類
生産性向上ツールには、さまざまな種類があります。
まず、チームの連絡をスムーズにする「ビジネスチャット」。メールよりも気軽にやり取りができ、情報共有が簡単です。
次に、仕事の進み具合を把握する「タスク・プロジェクト管理ツール」。誰がどの仕事を担当しているか、期限はいつなのかが一目でわかります。
オンラインで会議ができる「会議・打ち合わせツール」や、書類を電子化する「ペーパーレス化ツール」も人気です。
さらに、単純作業を自動でこなす「RPA」や、営業活動を支援する「SFA・CRM・MA」、データを安全に保存・共有できる「ファイル共有・オンラインストレージ」といったツールもあります。
ただし、どの生産性向上ツールを選ぶかは、会社が抱える課題によって変わってきます。例えば、在宅勤務を進めたい場合は会議ツールが、営業の効率を上げたい場合はSFAが適しているでしょう。
自社の課題をしっかり見極めて、最適な生産性向上ツールを選ぶことが大切です。
生産性向上のためにITツールを導入するメリット
生産性向上ツールを導入するメリットには、以下のようなものが挙げられます。
- 生産性が向上する
- コスト削減が期待できる
- テレワークなど柔軟な働き方を推進できる
- 導入してもリスクが低い
それぞれについて、具体的に解説していきます。
生産性が向上する
生産性向上ツールを導入することで、どのように生産性が向上するのでしょうか？具体的なメリットを見ていきましょう。
最も大きな特徴は、手間のかかる作業を減らせることです。例えば、これまで手作業で行っていた入力作業を自動化したり、不要な作業を見直したりして生産性を向上できます。
経理や人事の業務を例に挙げると、給与計算や勤怠管理などの面倒な作業が、ツールを使えば簡単になります。データの管理や活用もスムーズになり、必要な情報もすぐに見つけられます。
また、さまざまな作業にかかる時間を削減できるだけでなく、人が行う作業には、どうしてもミスが発生するリスクがありますが、作業にともなうミスも減らせるでしょう。
このように、生産性向上ツールを上手に活用すれば、より効率的で正確な業務が可能になります。ただし、導入にあたっては、会社の状況に合わせて必要なツールを見極めることが大切です。
コスト削減が期待できる
生産性向上ツールの導入は、コストの面でも大きなメリットをもたらします。具体的にどのような削減効果が期待できるのか、見ていきましょう。
特に効果が高いのが「ペーパーレス化」です。紙の資料を電子化することで、印刷費用や用紙代を抑えられます。さらに、保管場所も不要になるため、オフィスのスペース費用も減らせます。
また、「電子契約サービス」を活用すると、契約書の郵送が不要になるため切手代や封筒代といった郵送費用を削減できます。さらに、郵送作業にかかる時間の短縮にもつながります。
テレワークの推進も、コスト削減に効果的です。社員の出勤回数が減ることで、交通費や移動時間を抑えられます。また、オフィスの光熱費なども削減できるでしょう。
このように、生産性向上ツールの導入は業務の効率化だけでなく、さまざまな形でコスト削減にも貢献します。自社の状況に合わせて、効果的なツールを選んでみましょう。
テレワークなど柔軟な働き方を推進できる
生産性向上ツールの導入は、テレワークやフレックスなど柔軟な働き方を実現するための強力な味方です
まず、定型的な作業や単純作業を自動化することで、従業員がオフィスにいなくても作業を進めることができるようになります。従業員は自動化された作業が問題なく行われているか、自宅で管理するといった働き方が可能になるでしょう。
また、離れた場所で働いているメンバーで構成されているチームでの情報共有も問題ありません。オンライン会議ツールやチャットツールを使えば、対面で話し合うような感覚でコミュニケーションが取れます。
こうした環境が整うことで、従業員は自分のワークスタイルに合わせて仕事ができるようになります。育児や介護との両立も、より簡単になるでしょう。
結果として、従業員のワーク・ライフ・バランスが向上し、仕事への満足度も高まることが期待できます。生産性向上ツールを活用して、柔軟な働き方を実現することが、会社全体の魅力アップにもつながります。
導入してもリスクが低い
会社の売上や利益を増やすには、人員を増やしたり、設備を増強したりする方法がありますが、生産性向上ツールの導入はそれらと比べてリスクが低いことをご存じでしょうか？
例えば、新しい人材を採用する場合、給料や社会保険料などの人件費が長期にわたって発生します。また、その人が会社に合わないとわかっても、すぐに対応を変えることは難しいものです。
生産設備の導入も同様です。機械や設備を新しく導入すると、初期費用に加えて保守や修理といった維持コストも必要になります。これらはかなり大きな金額になることも。
一方、生産性向上ツールの場合、月々の費用は500円から5万円程度と比較的安価です。また、使ってみて合わないと感じたら、いつでも解約や変更が可能です。
このように、生産性向上ツールは他の投資と比べてリスクが低く、気軽に始められる特徴があります。まずは自社の課題に合わせて、小さく始めてみるのがおすすめです。
生産性向上のためにITツールを導入するデメリット
生産性向上ツールを導入するにあたっては、以下のようなデメリットも理解しておくといいでしょう。
- 一定のコストがかかる
- 既存システムと連携できない場合がある
それぞれについて具体的に解説していきます。
一定のコストがかかる
生産性向上ツールの導入は比較的リスクが低いとはいえ、全くコストがかからないわけではありません。どのような費用が必要なのか、しっかり理解しておきましょう。
まず、初期費用として、システムの設定やアカウントの作成などにかかる費用が必要です。また、使い方の研修を行う場合は、その費用も考慮に入れる必要があります。
さらに、毎月のランニングコストも発生します。利用料金は、使用する機能や利用人数によって変わってきます。複数のツールを導入する場合は、その分だけ費用も増えていくことになります。
生産性向上ツール導入にかかるコストの例
| 費用項目 | 内容 | 備考 |
| ツール導入費用 | ||
| ソフトウェアライセンス費用 | ツールを利用するためのライセンス料。月額課金、年間課金、買い切りなど、料金体系はツールによって異なる。 | ユーザー数、機能、サポートレベルによって変動。無料プランやトライアル期間の有無も確認。 |
| ハードウェア費用 | ツールを利用するために必要なハードウェア。PC、タブレット、モニターなど。 | 既存の設備で対応できる場合は不要。 |
| 導入支援費用 | ||
| コンサルティング費用 | 導入計画策定、要件定義、運用設計などのコンサルティングを受ける場合の費用。 | 自社で対応できる場合は不要。 |
| 導入設定・初期設定費用 | ツールのインストール、設定、初期データ投入などにかかる費用。ベンダーに依頼する場合と自社で行う場合がある。 | 複雑な設定が必要な場合はベンダーに依頼することを検討。 |
| データ移行費用 | 既存システムから新しいツールへデータを移行する場合にかかる費用。 | データの量や形式によって費用が変動。 |
| 教育・研修費用 | ||
| トレーニング費用 | ツールの利用方法に関する研修費用。ベンダーによる研修、社内研修など。 | 全従業員がスムーズに利用できるよう、適切な研修計画を立てることが重要。 |
| マニュアル作成費用 | ツールの利用マニュアルを作成する場合にかかる費用。 | ベンダーが提供するマニュアルを活用することも可能。 |
| 運用費用 | ||
| 運用・保守費用 | ツールの運用・保守にかかる費用。ベンダーによる保守サービス、システム管理者の人件費など。 | SLA（Service Level Agreement）を確認。 |
| ヘルプデスク費用 | ツールの利用に関する問い合わせに対応するためのヘルプデスク費用。 | 社内ヘルプデスクを設置するか、外部委託するかを検討。 |
| 間接コスト | ||
| 導入準備にかかる人件費 | ツールの選定、評価、導入準備にかかる従業員の人件費。 | 導入期間が長引くとコストが増加する。 |
| 業務停止損失 | ツール導入期間中に業務が停止することによる損失。 | 導入計画を綿密に立て、業務停止時間を最小限に抑える。 |
| その他 | ||
| カスタマイズ費用 | 標準機能では対応できない場合、ツールをカスタマイズするための費用。 | カスタマイズが必要な場合は、事前にベンダーと十分に協議する。 |
| セキュリティ対策費用 | ツール導入に伴い、セキュリティ対策を強化するための費用。 | 情報漏洩対策、アクセス制御など。 |
ただし、こうしたリスクを抑える方法もあります。多くのサービスでは、無料トライアル期間が設けられています。この期間を活用して、実際の使い勝手や効果を確かめてから本格導入を決めるのがおすすめです。
慎重に検討して生産性向上ツールの導入を進めれば、コストの心配を最小限に抑えることができるでしょう。
既存システムと連携できない場合がある
生産性向上ツールを新しく導入する際に注意したいのが、既存のシステムとの連携です。この問題について、詳しく見ていきましょう。
会社ではすでに、さまざまなシステムが使われているはずです。例えば、会計システムや勤怠管理システム、顧客管理システムなどです。新しく生産性向上ツールを導入する際は、これらのシステムとうまく連携できるかどうかが重要になります。
もし連携がうまくいかない場合、同じデータを複数のシステムに入力する必要が出てきたり、システム間でデータのやり取りができなかったりする可能性があります。その結果、一時的に作業が増え、かえって生産性が下がってしまうこともあるかもしれません。
こうした事態を防ぐために、導入前にはツールのベンダー（販売会社）に、既存システムとの連携について詳しく確認することをおすすめします。
システム連携の問題は、事前の確認で防げます。慎重に検討して、スムーズな導入を目指しましょう。
生産性向上のためにITツール導入前に検討すべきこと
生産性向上ツールの導入にあたっては、以下の点を検討しておくのをおすすめします。
- 導入の目的は定まっているか
- 課題に応じたツールはあるか
- 既存システムと連携できるか
- 簡単に操作できるか
- サポート体制が整っているか
- セキュリティ面での不安はないか
- 金銭的コストは問題ないか
それぞれについて具体的に解説していきます。
導入の目的は定まっているか
生産性向上ツールを導入する前に、最も大切なのが目的の明確化です。なぜ生産性向上ツールを導入するのか、どんな効果を期待するのかなどを具体的に検討しましょう。
「なんとなく生産性を上げたい」という漠然とした考えだけでは、効果的なツール選びはできません。まずは、自社の現状をしっかり分析する必要があります。
例えば、どの作業に最も時間がかかっているのか、どの工程でミスが発生しやすいのかといった具体的な課題を見つけることが大切です。工数を計測して、数字で把握するのもおすすめです。
実際の例を挙げると、「営業担当の移動時間を減らしたい」「書類作成の時間を短縮したい」「情報共有をスムーズにしたい」といった具体的な目標があると、必要なツールが見えてきます。
生産性向上ツールの導入における目的例
| 目的 | 期待される効果 |
| 業務効率化 | |
| 反復作業の自動化 | 定型業務を自動化し、従業員はより創造的な業務に集中できる。ヒューマンエラーを削減し、処理速度を向上。 |
| 情報共有の円滑化 | チーム内のコミュニケーションを活性化し、情報共有を迅速化。会議時間の短縮、意思決定の迅速化、プロジェクトの進捗状況の可視化。 |
| 顧客対応の効率化 | 顧客情報の一元管理により、顧客対応の質を向上。営業活動の効率化、顧客満足度の向上、リピート率の向上。 |
| コミュニケーションの向上 | |
| 社内コミュニケーションの改善 | 従業員間の交流を促進し、組織の一体感を醸成。情報共有の促進、アイデア創出の促進、従業員エンゲージメントの向上。 |
| リモートワーク環境下でのコミュニケーション強化 | リモートワーク環境下でも円滑なコミュニケーションを実現。会議の効率化、情報共有の促進、チームワークの維持。 |
| ナレッジマネジメント | |
| 知識・ノウハウの共有と活用 | 社内の知識・ノウハウを体系的に整理し、共有・活用を促進。従業員のスキルアップ、問題解決の迅速化、新入社員の育成の効率化。 |
| 従業員エンゲージメント向上 | |
| 従業員満足度の向上 | 従業員の声を収集し、組織の課題を把握。従業員満足度の向上、離職率の低下、生産性の向上。 |
| プロジェクト管理の効率化 | |
| タスク管理の徹底 | タスクの可視化、進捗管理の徹底、担当者の明確化により、プロジェクトの遅延を防止。プロジェクト完了までの期間短縮、プロジェクトの成功率向上。 |
| 人材育成の促進 | |
| オンライン学習環境の構築 | オンラインで学習コンテンツを提供し、従業員のスキルアップを支援。研修費用の削減、学習時間の効率化、従業員のスキルアップ。 |
このように、まずは目的をはっきりさせることで、本当に必要な生産性向上ツールが選べるようになります。生産性向上ツール選びの第一歩として、しっかり取り組んでみましょう。
課題に応じたツールはあるか
生産性向上ツールには、それぞれ得意分野があります。ただし、全ての課題を解決できるわけではありません。適切な生産性向上ツール選びのポイントを見ていきましょう。
「このツールが人気！」「あの会社も使っている！」といった情報は、インターネットで調べるとよく目にします。しかし、人気だからといって自社に最適とは限りません。むしろ、機能が多すぎて使いこなせなかったり、コストが予想以上にかかったりすることもあるでしょう。
例えば、社内のコミュニケーションを改善したいなら、ビジネスチャットツールが有効です。また、営業活動の効率化が目的なら、顧客管理ツールが適しているでしょう。
業務課題と生産性向上ツールの例
| 業務課題 | ツール |
| 社内コミュニケーションの改善 | ビジネスチャットツール, 社内SNS, コミュニケーションプラットフォーム |
| 営業活動の効率化 | 顧客管理ツール (CRM), 営業支援ツール (SFA), 名刺管理ツール |
| プロジェクト管理の効率化 | プロジェクト管理ツール, タスク管理ツール, バグ追跡ツール |
| タスク管理の効率化 | タスク管理ツール, ToDoリストアプリ |
| 文書作成・共同編集の効率化 | ドキュメント作成ツール, ワープロソフト, スプレッドシート, プレゼンテーションツール, コラボレーションツール, ナレッジベース |
| ナレッジマネジメント | ナレッジベース, Wiki, 社内FAQシステム |
| 勤怠管理の効率化 | 勤怠管理システム, 従業員管理システム (HCM) |
| 経費精算の効率化 | 経費精算システム |
| 採用活動の効率化 | 採用管理システム (ATS), 人材紹介プラットフォーム, スカウトツール |
| マーケティング活動の効率化 | マーケティングオートメーション (MA), メールマーケティングツール, Web解析ツール, ソーシャルメディア管理ツール, SEO対策ツール, コンテンツマーケティングツール |
| Web会議・オンラインコミュニケーションの効率化 | Web会議ツール, ビデオ会議システム, オンラインホワイトボード |
| 情報共有の効率化 | クラウドストレージ, ファイル共有サービス, 社内ポータル, ドキュメント管理システム (DMS) |
| 業務自動化 | RPAツール |
| 契約業務の効率化 | 電子契約システム, 契約書管理システム |
| 顧客サポートの効率化 | 顧客サポートツール, ヘルプデスクツール, チケット管理システム, チャットボット, FAQシステム |
大切なのは、自社の課題に対して「このツールで本当に解決できるのか？」をしっかり検討することです。必要な機能を絞り込み、コストと効果のバランスを見極めましょう。
安易に流行を追うのではなく、自社に本当に必要なツールを選ぶ。それが成功への近道です。
既存システムと連携できるか
新しい生産性向上ツールを導入する際、見落としがちなのが既存システムとの連携です。システム連携について、確認すべきポイントを詳しく見ていきましょう。
多くの会社では、会計システム、勤怠管理システム、営業支援システムなど、すでにいくつものシステムが使われています。新しい生産性向上ツールを加える際は、これらとの相性を必ず確認することが必要です。
特に注意が必要なのは、複数のシステムを使う場合です。データの受け渡しがスムーズにできないと、かえって作業が増えてしまう可能性があります。
また、システムが増えすぎると、本来の目的である「生産性向上」が置き去りになることも。むしろ、システムの管理に時間を取られてしまうかもしれません。
導入の検討段階で、既存システムへの影響をしっかり確認しましょう。それが、スムーズな導入への近道となります。
簡単に操作できるか
生産性向上ツールを選ぶ際、意外と見落としがちなのが「使いやすさ」です。機能が充実していても、使いにくければ効果は半減します。操作性を確認する際のポイントを見ていきましょう。
まず大切なのは、社員全員が使いこなせるかどうかです。パソコンが得意な人だけでなく、苦手な人でも無理なく使える必要があります。画面の見やすさや操作手順のシンプルさなども、重要なポイントです。
また、スマートフォンやタブレットでも使えるかどうかも確認しておきましょう。外出先での利用や在宅勤務の際にとても便利です。
こうした使いやすさを確認するには、無料トライアルを活用するのがおすすめです。実際に使ってみることで、本当に自社に合うツールかどうかがわかります。
使う人のことを考えた生産性向上ツール選びは、スムーズな導入と定着につながる重要なポイントです。
サポート体制が整っているか
生産性向上ツールを導入した後、思わぬトラブルやわからないことが出てくるものです。そんな時に頼りになるのが、サポート体制です。導入前に確認しておくべきポイントを見ていきましょう。
まず確認したいのが、問い合わせ方法です。電話やメール、チャットなど、複数の連絡手段が用意されているツールを選ぶと安心です。また、問い合わせ可能な時間帯も重要です。
システムに不具合が起きた時の対応体制も、しっかり確認しましょう。特に業務に大きく影響する障害が発生した場合、どれくらいの時間で対応してもらえるのかは重要なポイントです。
マニュアルやFAQが充実しているかも見ておくとよいでしょう。困った時に自分たちで解決できれば、スムーズに業務を進められます。
充実したサポート体制があれば、安心して生産性向上ツールを活用できます。導入前のチェックポイントとして、必ず確認しておきましょう。
セキュリティ面での不安はないか
生産性向上ツールの導入で見落としてはならないのが、セキュリティの問題です。情報漏えいは会社の信頼を大きく損なう可能性があります。確認すべきポイントを見ていきましょう。
特に注意が必要なのは、お客様の情報や社内の機密情報を扱う場合です。こうした大切な情報が外部に漏れてしまうと、取り返しのつかない事態になりかねません。
例えば、以下のような点をチェックしましょう。
- データの暗号化は行われているか
- アクセス権限の設定は細かくできるか
- ログイン履歴は確認できるか
- 定期的なバックアップは取られているか
また、セキュリティ認証を取得しているかどうかも、選ぶ際の重要な基準となります。ISO27001などの国際規格を持っているツールは、より安心して使えます。
セキュリティ対策は、会社を守るための重要な投資です。慎重に確認して、安全なツールを選びましょう。
金銭的コストは問題ないか
生産性向上ツールは、人材採用や設備投資と比べると費用は抑えられますが、それでも一定のコストがかかります。導入前に、しっかりと費用を確認しておきましょう。
コストには、大きく分けて以下の種類があります。
- 初期費用（導入時の設定費用など）
- 月額利用料（ユーザー数や機能による）
- 保守・サポート費用
- 研修費用（必要な場合）
特に注意したいのが、見えにくい費用です。例えば、データ移行にかかる手間や、社員への研修時間なども、広い意味でのコストと言えます。
また、複数のツールを導入する場合は、総額でのコストを考える必要があります。予算オーバーにならないよう、計画的な導入を心がけましょう。
会社の規模や予算に見合った適切なツール選びによってが、長く続けられるかどうかが決まります。無理のない範囲で始めることをおすすめします。
生産性向上につながるおすすめツール20選
生産性向上を実現するツールは数多く存在します。ここではどのような生産性向上ツールがあるのか紹介していきますので、理解を深めるとともに検討してみてください。
- DocBase
- Stock
- Evernote
- Dropbox
- Trello
- Backlog
- Jooto
- Zoom
- Webex
- Chatwork
- Google Workspace
- freee
- セキュアSAMBA
- Backlog
- SmartHR
- RECEPTIONIST
- クラウドサイン
- サイボウズOffice
- wikipy
- メールワイズ
DocBase
【DocBaseの特徴】
- 導入件数1万件以上
- 業界初ハイブリッドエディターで、マークダウンとリッチテキストの両方を利用可能
- マルチデバイスや外部ツール連携に対応可能
- 直感的な操作感で利用に迷わない
- ISO27001の認証取得済
- すぐれたコストパフォーマンス
DocBaseは、チームのナレッジを効率的に一元管理・共有できる情報共有ツールです。社内Wikiだけでなく、マニュアルや設計書、日報などの作成機能も付いており、さまざまな情報を作成・共有可能です。
エディターは、マークダウンとリッチテキストのハイブリッドエディターを採用しています。また、マルチデバイスにも対応済みであり、PCやスマートフォン、タブレットのいずれからでも利用OKです。初めて操作する人でも、直感的な操作でマニュアルに頼らなくても利用できます。
セキュリティ性も高く、ISO27001の認証を取得済であるため、安心して利用可能。その一方で、コスト面はリーズナブルに設定されており、一人あたり214円で情報共有ツールを導入できます。また、30日間の無料トライアルもあるため、ぜひ導入前に利用し、使用感を確かめてみてください。
【DocBaseの料金プラン】
| 無料トライアル | スターター | ベーシック | レギュラー | ビジネス | |
| 料金 | 0円 | 990円/月 | 4,950円/月 | 9,900円/月 | 21,450円/月 |
| ユーザー数 | 無制限 | 3人 | 10人 | 30人 | 100人 |
| ストレージ | 無制限 | 3GB | 10GB | 30GB | 100GB |
【公式サイト】
Stock
【Stockの特徴】
- シンプルなUIで操作しやすい
- マルチデバイス対応
- オフラインでも一部機能の使用ができる
- 無料の条件は「20ノートまで」
Stockは、シンプル操作でチームの知識を簡単に管理・共有するグループウェアです。操作の簡単さが特にすぐれており、初めての人でも迷わず操作できるよう設計されています。小～中規模までの企業規模に適しています。マルチデバイスにも対応しており、スマートフォンやタブレットから、アプリを経由して操作が可能です。
フリープランは無料ですが、20ノート（ノート：ファイルのような保存単位）までという条件付きです。なお、作成後のノートを削除しても、ノートのカウントが戻ることはないため注意が必要です。
【Stockの料金プラン】
| フリープラン | ビジネスプラン | エンタープライズプラン | |
| 料金 | 0円 | 550円/月※1ユーザーあたり | 1,100円/月※1ユーザーあたり |
| ノート数 | 20ノートまで | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 1GB | 10GB | 20GB |
【公式サイト】
Evernote
【Evernoteの特徴】
- さまざまな形式の情報をまとめて保存
- さまざまなデバイスに対応
- キーワード、ノート内のテキスト、画像内の文字などから検索可能
Evernoteは、テキスト、画像、音声、スキャン、PDF、ドキュメントなど、あらゆる種類の情報を保存するデジタルノートアプリです。検索機能を搭載しており、キーワード検索だけでなく、タグやノートブックでの絞り込みも可能です。
そのため膨大な情報の中から必要な情報を素早く見つけることができます。また、オフラインでもアクセス可能なので、インターネット接続がない場所でもノートの閲覧や編集が可能です。
【Evernoteの料金プラン】
| PERSONAL | PROFESSIONAL | TEAMS | ENTERPRISE | |
| 月額料金(月額／1ユーザーあたり) | 1100円 | 1550円 | 2100円 | カスタマーサクセスチームにお問い合わせ |
| 月間アップロード容量 | 10 GB | 20 GB | 20 GB + ユーザーごとに 2 GB | Professionalプランの全機能に加え、追加機能が含まれます |
【公式サイト】
Dropbox Business
【Dropbox Businessの特徴】
- 業務・業種別のソリューションあり
- さまざまな作業をDropbox内で完結できる
- 無料トライアルあり
- ビジネス向けだけでなく個人向けプランも設定されている
Dropbox Businessは、法人向けのオンラインストレージツールです。ただし、個人向けのプランも設定されています。1人5TBのストレージが利用でき、かつ高いセキュリティ性を有しているため、情報漏えいの心配をすることなくさまざまな情報を蓄積・共有可能です。
また、業務・業種別のソリューションがあり、自社の場合はどう運用すべきかわかりやすい点も魅力です。無料トライアルも設定されているため、使用感がわからず失敗するというトラブルもないでしょう。
【Dropbox Businessの料金プラン】
| Essentials | Business | Business Plus | Enterprise | |
| 料金 | 2,000円/月 | 1人1,500円/月 | 1人2,400円/月 | 要相談 |
| 人数 | 1人 | 3人～ | 3人～ | 要相談 |
| ストレージ | 3TB | 9TB～ | 15TB～ | 要相談 |
| サービス | 最大 100 GB のファイル転送180 日以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集 | 最大 100 GB のファイル転送180 日以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集管理者の設定共有されたコンテンツの把握 | 最大 250 GB のファイル転送1 年以内に削除されたファイルの復元ファイル エンゲージメントの追跡署名依頼の件数が無制限PDF 編集動画の録画、レビュー、編集管理者役割の階層化の設定不審なアクティビティのアラートコンプライアンスのトラッキング | 最大 250 GB のファイル転送エンタープライズ レベルのセキュリティ ツールと可視性ツールクラス最高のセキュリティ ソリューションとの連携専任のエキスパートによるパーソナライズされたライブ サポート |
【公式サイト】
https://www.dropbox.com/ja/business
Trello
【Trelloの特徴】
- 付箋形式の直感的なタスク管理
- 豊富なテンプレートによる作業効率化
- リマインダー機能によるスケジュール管理とタスクもれ防止
Trelloは、直感的な操作が特徴のプロジェクト管理ツールです。タスクを付箋形式で管理して、貼り付けたり剥がしたりする感覚で操作が可能で、タスクのステータスを一目で把握できます。豊富なテンプレートが用意されており、作業時間の短縮や効率化に貢献します。リマインダー機能を使用して期限設定をして、スケジュール管理やタスクもれの防止に役立ちます。
ボード、リスト、カードという基本要素で構成され、視覚的なレイアウトでチーム全体の進捗状況を共有。自動化機能やPower-Ups（アドオン）による機能拡張も可能で、さまざまな業界や用途に対応できる柔軟性を持っています。
【Trelloの料金プラン】
| プラン | Free | Standard | Premium | Enterprise |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) | ＄0 | $5 | $10 | $17.50 |
【公式サイト】
Jooto
【Jootoの特徴】
- カンバン方式によるタスク管理
- 進捗管理が可能なガントチャート機能
- プロジェクトの横断管理も
Jooto は、タスク・プロジェクト管理をシンプルにわかりやすく行うためのツールです。カンバン方式によるタスク管理により、タスクをドラッグ＆ドロップで移動させるだけで、プロジェクトの進行状況や各担当者のタスクが一目で確認できます。ラベルを活用することで、タスクの優先度や分類を視覚的に把握可能です。
大規模プロジェクトやスケジュールが細かいプロジェクトでも、「ガントチャート」機能により進捗具合がわかりやすく、タスク期間の設定やドラッグ＆ドロップによる期間変更も容易に行えます。「全てのタスク」と「全てのガントチャート」画面では、複数のプロジェクトを横断してタスクを確認、期限が近いタスクは日付が色付けされるため、優先順位を容易に把握できます。
【Jootoの料金プラン】
| スタンダードプラン | ビジネスプラン | タスクDXプラン | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) | 417円 | 980円 | 要問い合わせ (人数無制限の定額制) |
| ストレージ | 5GB/ライセンス | 10GB/ライセンス | 2TB |
| ファイル添付上限 | 300MB | 1GB | 1GB |
【公式サイト】
Zoom
【Zoomの特徴】
- 使いやすく、オーディオ・ビデオ機能が充実
- カスタマイズ設定がわかりやすい
- 画面共有や録画などの機能も無料
- 無料版は40分までの時間制限あり
- オンラインセミナー開催機能や拠点間テレビ会議機能などのオプションあり
Zoom は、ビデオ会議、チームチャット、電話、メール、カレンダーなど、さまざまなコミュニケーションおよびコラボレーションツールを提供するプラットフォームです。
Zoomの魅力は、無料版でも十分な機能を利用できる点です。安定した通信環境下で、クリアな音声とスムーズな映像によるリアルタイムのコミュニケーションが可能です。また、画面共有や録画機能も無料で利用可能で、テレワークやハイブリッドワーク環境での情報共有ツールとして重宝されています。ただし、無料版には40分の時間制限があるため、長時間の会議には有料版の検討が必要です。
【Zoomの料金プラン】
| Basic | Pro | Business | Business plus | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) |
0円 | 2,399円 | 3,299円 | 要お問い合わせ |
| 特徴 | 1～99人 | 1～250人 | 1～250人 | |
| 利用時間 | 最大40分 | 最大30時間 | 最大30時間 | 最大30時間 |
【公式サイト】
https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings
Webex
【Webexの特徴】
- 多様なデバイスでの通話
- 対面でのプレゼンテーションのような体験
- 大規模なオンラインイベント開催が可能
Webexは、電話、会議、メッセージなど、多様なコラボレーションを1つのアプリで実現します。クラウド電話は、場所やデバイスを選ばない柔軟なコミュニケーションを実現します。固定電話番号（03など）での発信・受信を、多様なデバイスから可能にするだけでなく、イマーシブシェア機能により、共有コンテンツに自身の姿を合成することで、オンラインでも対面のような臨場感あふれるプレゼンテーション体験を提供します。
さらに、最大10万人規模の参加者に対応したオンラインイベントの開催もサポートし、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの可能性を大きく広げます。
【Webexの料金プラン】
| Webex Free | Webex Starter | Webex Business (ベストバリュー) | Webex Enterprise | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) |
0円 | 1,700円 | 2,700円 | お問い合わせ |
| 主な機能 | ミーティング回数制限なし、1ミーティングあたり最大40分 | Webex Free に記載されているすべてに加え、以下が含まれます。 | Webex Starter に記載されているすべてに加え、以下が含まれます。 | Webex Business に記載されているすべてに加え、以下が含まれます。 |
| 1ミーティングあたり最大100人の出席者 | Al Assistant | 1ミーティングあたり最大200人の出席者 | 最大 1,000人の出席者 | |
| 注釈付きの画面共有 | ミーティング回数制限なし、1ミーティングあたり最大24時間 | AIを活用した10GBのクラウド録画 | ローカルおよび無制限のクラウドミーティングの録画 | |
| 制限なしのホワイトボード | 1ミーティングあたり最大150人の出席者 | FedRAMP 認証セキュリティ | ||
| ローカル録画 | AIを活用した5GBのクラウド録画 | 一部のプランには Webex Events が含まれます | ||
| カレンダー サービスの連携 | でライブ投票と Q&A Slido | |||
| 高度なノイズキャンセレーション | 字幕 | |||
| 制限なしのメッセージ | 高度なサポート | |||
| でビデオを作成して共有 Vidcast | ||||
| 高度なセキュリティ | ||||
| 主要アプリの連携 | ||||
| 基本サポート |
【公式サイト】
https://www.webex.com/ja/index.html
Chatwork
【Chatworkの特徴】
- 国内利用者数No.1
- 中小企業向けのシンプルなビジネスチャット
- タスク管理などさまざまな機能を搭載
- 基本無料で利用可能
Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットツールです。シンプルなUIで、直感的に使える操作性が魅力です。ファイル共有やタスク管理、動画機能なども搭載されており、ビジネス上主要なアクションがツール1つでできる点も特徴と言えるでしょう。
基本無料で利用可能ですが、無料プランの場合ユーザー人数が決められていたり、一定基準より古いログは確認できなかったりなどの制限があります。そのため、ある程度の人数で利用する場合は、有料プランをおすすめします。
【Chatworkの料金プラン】
| フリー | ビジネス | エンタープライズ | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) | 0円 | 840円 | 1,440円 |
| 人数 | ～100人 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB/組織 | 10GB/人 | 10GB/人 |
| サービス | 仕事に役立つ基本機能（制限あり）ユーザー管理（制限あり）ビデオ/音声通話：1対1 | 仕事に役立つ基本機能ユーザー管理ビデオ/音声通話：14人まで | ビジネスプランのすべての機能セキュリティ/リスク管理の機能管理者向けのチャットサポート |
【公式サイト】
Google Workspace
【Google Workspaceの特徴】
- Google系の機能が多数利用可能
- 高いセキュリティ性を誇る
- 無料トライアルが利用可能
Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、Google系統のアプリが多数利用できます。元々Googleを利用していた人には、特におすすめです。提供元がGoogleであるためセキュリティ性も高く、情報漏えいなどの心配をしないで使える点も魅力です。
【Google Workspace料金プラン】
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) | 680円 | 1,360円 | 2,040円 | 要相談 ※300人以上の場合 |
| ストレージ | 30GB/人 | 5TB/人 （エンタープライズのみリクエスト可能） |
||
| サービス | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）100 人まで参加可能なビデオ会議セキュリティと管理機能、スタンダード サポート | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）150 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、ノイズ キャンセリングセキュリティと管理機能、スタンダード サポート** | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持500 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセリング高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など）スタンダード サポート** | セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持、S/MIME 暗号化1000 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズ キャンセル、ドメイン内ライブ ストリーミング高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス統制機能（Vault、DLP、データ リージョン、エンタープライズ エンドポイント管理など）エンハンスト サポート** |
【公式サイト】
freee会計
【freee会計の特徴】
- 経理業務を円滑に進める直感的なUI
- 多岐にわたるサービスとの連携による業務の自動化
- 法改正への迅速な対応
freee会計は、会計業務を効率化するクラウド会計ソフトです。直感的なUIで経理業務を円滑に進めるだけでなく、豊富なサポート体制も充実しています。1,000を超えるサービスとの連携による自動データ処理や、スマホアプリでの領収書・請求書のOCR解析機能により、業務効率化を推進します。
さらに、法改正への迅速な対応もfreee会計の強みであり、インストール不要で常に最新の機能を利用できます。追加料金なしでインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応し、常に最新の法規制に準拠した経理処理を可能にします。
【freee会計の料金プラン】
| スタンダード | アドバンス | スターター | エンタープライズ | |
| おすすめ | 従業員数10-50名の企業 | 従業員数21名以上の企業 | 小規模法人 | 従業員数100名以上の企業 |
| 年払い料金 | 8,980円/月 + 従量課金 | 39,780円/月 + 従量課金 | – | – |
| 月払い料金 | 11,980円/月 + 従量課金 | 51,980円/月 + 従量課金 | 7,280円/月 + 従量課金 | 要問い合わせ |
| 主な機能 | 基本的な帳簿、決算書の作成 受発注書類の作成、電子証憑管理機能 カスタムレポート、経営分析レポート インボイス制度・電子帳簿保存法完全対応 | スタンダードの全機能 経費精算+ワークフロー機能 管理会計・予実管理 統制機能の強化 | – | – |
【公式サイト】
https://www.freee.co.jp/accounting
セキュアSAMBA
【セキュアSAMBAの特徴】
- 高い継続利用率を誇る
- AWSを利用した安心のデータ保管体制
- スタンダードプラン以上であればユーザー数が増えてもプラン料金の変動なし
セキュアSAMBAは、高いセキュリティに強みを持つオンラインストレージサービスです。ファイル共有や編集、バックアップなどが簡単操作で利用可能です。98%にものぼる高い継続率を誇り、長期的に利用している企業が多数あります。
データはAWS（AmazonWebService）で保管しており、高い信頼性があります。情報流出などのリスクが低いだけでなく、日本で災害などが起こってもデータが破損することはないため、バックアップの心配なく利用可能です。
【セキュアSAMBAの料金プラン】
| フリー | スモール | スタンダード | ビジネス | |
| 料金 | 無料 | 15,000円/月 | 25,000円/月 | 35,000円/月 |
| 人数 | ～3人 | ～50人 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 5GB | 100GB | 300GB | 500GB |
| サポート | メール | メール＋電話 | メール＋電話 | メール＋電話 |
| エンタープライズ | エンタープライズ | エンタープライズ | エンタープライズ | エンタープライズ | |
| 料金 | 48,000円/月 | 88,000円/月 | 128,000円/月 | 178,000円/月 | 298,000円/月 |
| 人数 | 無制限 | ||||
| ストレージ | 1TB | 3TB | 5TB | 10TB | 30TB |
| サポート | メール＋電話 | ||||
【公式サイト】
Backlog
【Backlogの特徴】
- タスクの担当者と期日を明確化
- 直感的な操作性 シンプルな操作性
- 人数による料金変動なし
Backlogは、チームでのプロジェクト・タスク管理をサポートするツールです。担当者と期日を明確化し、ガントチャートでプロジェクト全体の進捗を一目で把握することで、タスクの遅延や確認漏れを防ぎます。シンプルな操作性と親しみやすいUI/UXは、エンジニアだけでなく、さまざまな職種のメンバーが安心して利用できる設計です。
さらに、スペース課金制を採用しており、スタンダードプラン以上ではユーザー数無制限で利用可能なため、チーム規模の変化を気にせず、メンバーを気軽に追加できる点も魅力です。
【Backlogの料金プラン】
| スターター | スタンダード | プレミアム | プラチナ | |
| 少人数のチームで利用 | 主要な機能で始める | 全機能をフルに | 高度なセキュリティ | |
| 料金(月額) | 2,970円 | 17,600円 | 29,700円 | 82,500円 |
| 特徴 | ・30ユーザー数・5プロジェクト・カンバンボード・ドキュメント・2段階認証 | ・無制限のユーザー数 ・100プロジェクト・ガントチャート・カンバンボード・ドキュメント2段階認証・50個までのアクセス制限※安定した運用を維持するため、最大10,000人までを推奨 | ・無制限のユーザー数 ・無制限のプロジェクト数・ガントチャート・カンバンボード・ドキュメント・自由に属性をカスタマイズ・2段階認証の必須化・100個までのアクセス制限※安定した運用を維持するため、最大10,000人までを推奨 | ・無制限のユーザー数 ・無制限のプロジェクト数・ガントチャート・カンバンボード・ドキュメント・自由に属性をカスタマイズ・2段階認証の必須化・アクセス制限の上限個数なし・アクセスログの提供※安定した運用を維持するため、最大10,000人までを推奨 |
【公式サイト】
SmartHR
【SmartHRの特徴】
- 人事データの「収集・蓄積」と「活用」を同時に実現
- 労務管理の効率化
- タレントマネジメント
SmartHRは、人事・労務業務の効率化と従業員データ活用を支援するクラウド人事労務ソフトです。人事・労務の業務アプリケーションとして活用することで、従業員情報の「収集・蓄積」と「活用」を同時に実現し、常に最新の状態でタレントマネジメントを推進し、組織のパフォーマンス向上に貢献します。
また、労務管理の効率化も実現して、入社から退社まで、あらゆる労務業務をペーパーレス化。従業員・担当者双方にとって使いやすいインターフェースで確実な効率化を実現します。さらに、SmartHRに集まる人事データを活用して、人材育成や人員配置など企業に必要な人事施策を迅速に実行でき、最適な人員配置と育成をサポートします。
【SmartHRの料金プラン】
| HRストラテジー | 人事・労務エッセンシャル | タレントマネジメント | |
| 入社手続き・雇用契約 | ◯ | ◯ | – |
| 給与明細 | ◯ | ◯ | – |
| 年末調整 | ◯ | ◯ | – |
| 人事評価 | ◯ | オプション | ◯ |
| 配置シミュレーション | ◯ | オプション | ◯ |
| キャリア台帳 | ◯ | オプション | ◯ |
| 従業員データベース | |||
| 組織図 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 名簿 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 申請・承認機能 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 従業員サーベイ | ◯ | オプション | ◯ |
料金は要問合せ。
【公式サイト】
RECEPTIONIST
【RECEPTIONISTの特徴】
- 来客対応の集中を解消
- 入退館記録の自動保存
- QRコードによる簡単受付
RECEPTIONISTは、iPad1台で来客受付を自動化し、オフィス、シェアオフィス、ビル、工場、店舗などにおける来客対応・来客管理を効率化するクラウドサービスです。総務や若手・女性社員に集中しがちだった取次業務をなくし、iPadから担当者を直接呼び出すことで、社員全員が自身の業務に集中できる環境を実現します。
来客記録（入退館記録）は自動でクラウドに保存されるため、PマークやISMS取得・更新に必要な記録をデータで容易に管理可能です。さらに、事前に発行したQR受付コードを利用すれば、お客様は受付で並ぶことなくスムーズな受付対応が可能となり、顧客体験の向上にも貢献します。
【RECEPTIONISTの料金プラン】料金は要問合せ。
| スタンダードプラン | エンタープライズ | プレミアム | |
| ビジネスチャット連携 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 来客の着信音(電話)通知 | ASK | ASK | ASK |
| スマホアプリ通知 | ◯ | ◯ | ◯ |
| メール通知 | ◯ | ◯ | ◯ |
| SMS通知 | – | ◯ | ◯ |
| 受付コード発行 | ◯ | ◯ | ◯ |
| Googleカレンダー連携 | ◯ | ◯ | ◯ |
| Office365カレンダー連携 | ◯ | ◯ | ◯ |
| Alive Monitoring機能 | – | ◯ | ◯ |
| 来訪者記録管理 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 日程調整 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 完全タッチレス受付(非接触) | ◯ | ◯ | ◯ |
| 秘書/アシスタント通知設定 | – | – | ◯ |
| 退館機能 | – | – | ◯ |
| 社員毎に来客通知先を指定 | – | – | ◯ |
| 入館規約の同意表示 | – | ◯ | ◯ |
| IPアドレス制限 | – | ◯ | ◯ |
| 複数管理者設定 | – | ◯ | ◯ |
| 複数拠点対応 | – | ◯ | ◯ |
| ウェルカムテキスト設定 | – | ◯ | ◯ |
| 受付時間設定 | – | ◯ | ◯ |
| 待受動画再生 | – | ◯ | ◯ |
| 電話サポート | – | – | ◯ |
| AD連携 | – | – | ◯ |
| SAML認証(6種) | – | – | ◯ |
| ゲート/自動ドア連携 | – | – | ◯ |
【公式サイト】
クラウドサイン
【クラウドサインの特徴】
- コスト削減
- 契約業務の効率化
- 取引先も使いやすい
クラウドサインは、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンラインだけで完結させる電子契約サービスです。郵送代、紙代、インク代、そして印紙代といったコストを削減するだけでなく、紙での作業に伴う事務作業などの間接コストも削減し、大幅なコストダウンを実現します。押印のための出社が不要になるため、テレワークを推進し、育児・介護をしながらでも働きやすい環境を構築できます。
取引先は特別な準備をすることなく、メールアドレス認証のみで利用可能な手軽さが魅力です。多くの大手企業が導入しており、利用経験のある取引先が多いため、スムーズな運用が期待できます。クラウドサインは、電子署名法に準拠したクラウド型電子契約サービスであり、官公庁や金融機関も利用する安心のセキュリティを備えています。
【クラウドサインの料金プラン】
| Light | Corporate | Business | Enterprise | |
| プラン概要 | 個人事業主や少人数の企業向けプラン | 電子契約・書類管理の機能を備えた一般企業向け標準プラン | 内部統制・セキュリティを強化する機能が中心 | 全社利用を想定した企業向けの書類管理機能充実プラン |
| 月額料金 | 10,000円 /月 | 28,000円/月 | お問い合わせ | お問い合わせ |
| 送信件数ごとの費用 | 200円 (税込220円) | 200円 (税込220円) | お問い合わせ (ボリュームディスカウントあり) | お問い合わせ (ボリュームディスカウントあり) |
| ユーザー数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 送信件数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| クラウドサイン基本機能 | ||||
| 書類作成・送信 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 電子署名＋タイムスタンプ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 高度な認証による署名 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| テンプレート作成・管理 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 英語、中国語での契約締結 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 一括書類作成・送信 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 書類管理 | ||||
| AI契約書管理機能 (送信時) | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| AI契約書管理機能 (書類インポート時) | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 書類情報の管理 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 書類インポート機能 | 〇 | |||
【公式サイト】
サイボウズOffice
【サイボウズ Officeの特徴】
- 20年以上の実績を持つ
- マルチデバイスに対応可能
- 中小企業への導入に強み
サイボウズOfficeは、20年もの実績を持つグループウェアツールです。どちらかといえば中小企業向けで、5ユーザーから契約可能です。スケジュール共有やワークフロー、ファイル共有など、さまざまな情報共有機能を利用できます。また、無料トライアルが30日間あり、その間すべての機能を使える点も魅力です。
なお、従来はクラウド版とパッケージ版が販売されていましたが、2021年よりパッケージ版は販売を終了しています。そのため、現在はクラウド版のみの販売です。
【サイボウズ Officeの料金プラン】
| スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) | 600円 | 1,000円 |
| 人数 | 5人～ | |
| ストレージ | 5GB×契約ユーザー数 | 5GB×契約ユーザー数 |
| サービス | 標準機能 | 標準機能＋カスタムアプリ |
【公式サイト】
wikipy
【wikipyの特徴】
- 誰でも簡単にFAQサイトや操作マニュアルを作成
- 見た目のカスタマイズやアクセス分析
- 社内Wikiや業務マニュアルとしても利用可能
wikipyは、FAQサイト・操作マニュアルや業務マニュアルなどの作成を支援するWebマニュアル作成ツールです。必要な書式があらかじめ用意されているため、誰でも簡単にデザインの統一されたページを作成でき、HTML編集、写真や動画の挿入、スマートフォン対応など、柔軟なカスタマイズが可能です。作りたいマニュアルのイメージに合わせて色やロゴなどの見た目を変更することや、タグ埋め込みによるアクセス分析も可能です。
記事単位での公開・非公開設定により、社内Wikiや会員向けFAQサービスとしても活用できます。印刷レイアウトにも対応した見やすいレイアウト印刷ほか、CSV形式でのデータインポート・エクスポート機能による他のサービスからのデータ移行も容易に行えます。
【wikipyの料金プラン】
| 項目 | スモール | ベーシック |
| 月額料金 | 3,000円 | 5,000円 |
| ユーザー数 | 3 | 10 |
| 容量 | 1GB | 1GB |
| 無料トライアル | 〇 | 〇 |
| 備考 | ユーザー数11以上は、10ユーザーにつき5,000円/月(税込5,500円/月)。容量は1GB。 |
【公式サイト】
メールワイズ
【メールワイズの特徴】
- サイボウズ株式会社が提供するメール共有システム
- チームでのメール共有に必要な機能に絞って提供
- 1か月単位で契約できるため、気軽に導入・運用が可能
メールワイズは、チームでのメール対応を一元管理するメール共有システムです。月額わずか500円から、1か月単位、1ユーザー単位での契約が可能なため、企業規模や予算に合わせて柔軟に導入できます。ネットショップ、教育機関、メーカーなど、業界や業種を問わず幅広く対応。メール対応の効率化を図りたい企業にとって、導入しやすく使いやすいソリューションです。
【メールワイズの料金プラン】
| スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 料金(月額／1ユーザーあたり) |
600円 | 1,800円 |
【公式サイト】
生産性向上ならDocBaseにお任せください
生産性向上ツールは、現代のビジネスシーンに欠かせない存在となっています。本記事で紹介した20種類のツールは、それぞれが特徴的な機能を持ち、企業の課題解決に貢献できる可能性を秘めています。
ツール選びのポイントは、以下の3つです：
自社の課題を明確にし、その解決に必要な機能を見極める
既存システムとの連携や操作性を事前に確認する
コストとセキュリティのバランスを考慮する
無料トライアル期間を活用して実際に使用感を確かめると、より適切な選択ができます。また、導入後も定期的に効果を検証し、必要に応じて使い方の見直しや別ツールへの切り替えを検討することをおすすめします。
生産性向上ツールをお探しなら、1万社以上の導入実績を誇る「DocBase」がおすすめです。DocBaseはナレッジ共有、社内Wiki、日報、議事録、企画書、社内報など、幅広い用途で活用できる生産性向上ツールです。
ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ資料請求や無料お試しをご利用ください。
DocBaseの導入事例から見る生産性向上における目的・効果
| 目的 | 効果 |
| 情報の一元化と検索性向上 | ・社内情報の集約によるアクセス容易化 ・詳細検索による情報への迅速なアクセス・タグ付けによる情報整理の効率化 |
| コミュニケーションの促進 | ・社内外の開発者との情報共有の場を統一し、コミュニケーションの質を向上・気軽にメモを投稿できる雰囲気で、メンバーが意見を言いやすい ・グッジョブ機能やコメント機能で、気軽にリアクションや意見交換ができ、コミュニケーションが活性化 |
| 業務効率の改善 | ・議事録、社内ルール、便利ツール情報の集約による定例ミーティングの時間短縮・ヘルプデスク業務におけるFAQ記録による迅速な対応・DocBaseに蓄積された情報による新人教育コストの削減 |
| 属人化の解消と標準化 | ・個人のノウハウや経験の共有による属人化防止・業務手順や対応方法の標準化によるチーム全体の知識レベル向上 |
| 柔軟な情報共有 | ・インターンや外部委託メンバーの容易な参加・情報公開範囲の柔軟な設定による機密情報の適切な管理 |
| ドキュメント作成の簡素化 | ・マークダウン形式対応による見出しやリストの簡単な作成・プレビュー機能による表示確認 ・図表や画像の容易な挿入による視覚的な分かりやすさ |
| 組織文化の醸成 | ・DocBaseへの投稿を評価制度に組み込むことで、情報共有を促進する文化を醸成・経営陣が率先してDocBaseを活用することで、情報共有の重要性を示し、メンバーの積極的な参加を促します・DocBaseでの情報共有を通じて、チーム成果を追求する意識を高め、組織全体の成長につなげる |
監修
情報共有に役立つ情報をお届けします。
