ファイル管理の目的と基本とは？ 作業効率を上げるおすすめツールも紹介

ファイル管理は、企業の情報資産を守り、業務効率を高める重要な取り組みです。適切なファイル管理により、必要な情報を迅速に見つけ出し、セキュリティリスクを軽減することができます。特に、リモートワークが普及する現代において、その重要性はさらに増しています。

効果的にファイル管理をするには、明確な分類とルールの設定が重要です。プロジェクトや用途ごとにフォルダを分け、ファイル名の統一基準を設けることで、組織全体での情報共有がスムーズになります。また、不要なファイルの定期的な整理や、重要データのバックアップも欠かせません。

ファイル管理ツールを活用すれば、これらの作業をより効率的に行うことが可能です。クラウドストレージサービスや文書管理システムなど、目的に応じたツールを選択することで、作業効率の大幅な向上が期待できます。適切なファイル管理は、企業の生産性向上と情報セキュリティ強化の両立を実現させる鍵となります。

【この記事を読んでわかること】

• ファイル管理とは、情報の整理・保護・アクセス性のためにPC内のファイルを適切に管理すること
• 具体的な方法としては、用途に応じたフォルダ分け、ファイル名・フォルダ名のルール統一、階層を深くし過ぎないことなどがある
• ファイル・フォルダを管理するツールがおすすめ
• ツールを選ぶ時は、目的に合うか、機能はどうか、セキュリティ対策はどうかをチェック

ファイル管理とは？

ファイル管理とは、デジタルデータを効率的に整理し、安全に保護しながら、アクセス性を高める取り組みです。これは単なるファイルの整理以上の意味を持ち、企業の情報資産を最大限に活用するために重要です。

適切なファイル管理を行うことで、必要な情報をすぐに見つけ出せるようになり、作業時間の無駄を削減できます。また、データの一元管理によってセキュリティを強化し、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。

特に、多様な働き方が広がる現代においては、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできる環境を整えることが不可欠です。ファイル管理は、このような柔軟な働き方を支える基盤となり、企業の生産性向上に大きく貢献します。

作業効率を上げるファイル管理方法

ファイル管理の効果を最大化し、作業効率を飛躍的に向上させるためには、以下の7つのポイントを押さえることが重要です。

1. フォルダ構造の最適化：用途やプロジェクトに応じた明確な分類を行い、必要な情報にすぐにアクセスできる環境を整えます。

2. アクセス性の向上：頻繁に使用するフォルダやファイルは、デスクトップにショートカットを作成するなど、すぐに開けるようにします。

3. 定期的な整理：不要なファイルを適宜削除し、ストレージの容量を有効活用します。

4. 一時保存の活用：急ぎの作業時には一時保存フォルダを使用し、後で適切な場所に移動させます。

5. 命名ルールの統一：ファイル名やフォルダ名に一貫性を持たせ、内容を一目で把握できるようにします。

6. シンプルな階層構造：フォルダの階層は浅くし、ファイルの検索性を高めます。

7. バックアップの徹底：重要なデータは定期的にバックアップを取り、不測の事態に備えます。

上記に沿って、以下の内容について具体的にご紹介します。

• フォルダ分けして用途を明確にする
• 良く使うフォルダを使いやすい場所に移動する
• 不要なファイルは削除する
• 一時的に保管できるフォルダを作る
• ファイルやフォルダ名のルールを統一する
• フォルダ階層を深くしない
• ファイルのバックアップをする

フォルダ分けして用途を明確にする

フォルダ分けは、効果的なファイル管理の基礎となる重要なステップです。適切に分類されたフォルダ構造を作ることで、必要な情報を迅速に見つけ出し、作業効率が大幅に向上できます。

具体的には、まず大きなカテゴリーでフォルダを作成し、その中にサブフォルダを設けていく方法が効果的です。例えば、「財務」「プロジェクト」「人事」といった主要カテゴリーを作り、その中に詳細な分類を設けていきます。

このようなフォルダ分けにより、関連するドキュメントやデータを論理的に整理できます。また、新しいファイルを保存する際にも、適切な場所を即座に判断できるようになります。

フォルダ構造は、組織の業務フローや情報の利用パターンに合わせて設計することが重要です。定期的に見直しを行い、必要に応じて調整することで、常に最適な状態を維持できます。

良く使うフォルダを使いやすい場所に移動する

頻繁に使用するフォルダやファイルへのアクセスを容易にすることは、日々の業務効率を大きく向上させる重要な工夫です。デスクトップ上にショートカットを作成すれば、目的のフォルダを即座に開くことができ、流れを中断せずに作業を進められます。

特に、クライアントとの打ち合わせや社内プレゼンテーションの際、この方法は非常に有効です。必要なファイルにすぐにアクセスでき、パソコン内部のフォルダ構造を見せることなく、スマートに資料を提示できます。

ブラウザのブックマーク機能を活用し、重要なフォルダやファイルへのリンクを登録するのも効果的な方法です。これにより、どのアプリケーションを使用していても、必要な情報に素早くアクセスすることが可能になります。

ただし、ショートカットやブックマークの過剰な使用は、デスクトップやブラウザの整理整頓を難しくする可能性があります。特にチーム作業の場合は、共通のルールを設けて管理することが重要です。適度な数に抑え、定期的に見直すことで、最適な状態を維持しましょう。

不要なファイルは削除する

不要なファイルの削除は、効率的なファイル管理の要となる重要な作業です。使用頻度の低いファイルや古くなった情報を保持し続けることは、ストレージ容量を無駄に消費するだけでなく、必要なファイルの検索性を低下させる原因となります。

定期的なファイルの整理を心がけてデジタル環境をクリーンに保ち、作業効率を高めることができます。具体的には、以下のような基準で不要ファイルを特定し、削除するとよいでしょう。

1. 最終更新日が古く、長期間アクセスされていないファイル

2. 重複して保存されているファイル

3. 一時的な目的で作成され、その役目を終えたファイル

ただし、法的要件や業務上の必要性から長期保存が必要なファイルもあります。これらは別途アーカイブフォルダを設けて管理するなど、慎重に扱う必要があります。

必要な情報にすぐアクセスできる、整理された作業環境を維持するには、定期的な「デジタル断捨離」の実践が効果的です。この習慣は、個人の生産性向上だけでなく、組織全体の情報管理の質を高めることにもつながります。

一時的に保管できるフォルダを作る

一時的な保管場所としての「一時保存フォルダ」の活用は、日々の業務におけるファイル管理の効率を大幅に向上させる重要な戦略です。このフォルダは、緊急の作業や分類に迷うファイルを一時的に格納する場所として機能し、整理された環境を維持しつつ、柔軟な作業を可能にします。

具体的な活用シーンとしては、以下のような場合が挙げられます。

1. 急な会議や締め切り前の追加資料を作成する時

2. 適切な保存場所の判断に時間を要する場合

3. 複数の関係者との確認が必要なファイルを一時保管する時

この「一時保存フォルダ」を効果的に利用するためには、定期的な整理が不可欠です。例えば、週に一度のペースで内容を確認し、適切なフォルダへの移動や不要ファイルの削除を行うといったルーチンを設けることが推奨されます。

また、一時保存の期限を設定することも有効です。例えば、「1週間以上経過したファイルは必ず処理する」といったルールを設ければ、フォルダ内のファイルが蓄積されすぎるのを防ぐことができます。

この「一時保存フォルダ」の活用は、即時的な作業効率の向上だけでなく、長期的な視点でのファイル管理の質を高めることにもつながります。適切な運用により、柔軟性と秩序のバランスの取れたファイル管理システムを構築することができます。

ファイルやフォルダ名のルールを統一する

ファイルやフォルダ名のルール統一は、組織全体の情報管理効率を飛躍的に向上させる重要な施策です。一貫性のある命名規則を導入することで、ファイルの内容を一目で把握でき、検索性も大幅に改善されます。

効果的なルール設定の例として、以下のような形式が考えられます：

「YYYYMMDD_プロジェクト名_ドキュメントの種類」

この形式を採用することで、ファイルの作成日、関連プロジェクト、内容の概要を即座に理解できます。

ルール設定時の注意点として、既存のファイル名との整合性を考慮することが重要です。全ての既存ファイルを新ルールに合わせて変更するのは膨大な労力を要するため、現状のファイル名を分析し、最小限の変更で最大の効果を得られるルールを策定することが賢明です。

また、ルールの適用範囲や例外事項も明確にしておくべきです。例えば、社外とのやり取りに使用するファイルには別のルールを適用するなど、柔軟性を持たせることも検討しましょう。

このようなルールを組織全体で共有し、徹底することで、情報の整理整頓が進み、業務効率の向上につながります。常に最適なファイル管理環境を維持するには、定期的なレビューと必要に応じた調整が不可欠です。。

フォルダ階層を深くしない

フォルダ階層の適切な設計は、効率的なファイル管理の要となります。階層を深くしすぎると、ファイルの検索に時間がかかり、作業効率が低下してしまいます。一方、適度な深さに抑えることで、直感的なナビゲーションが可能となり、必要な情報へのアクセスが容易になります。

理想的なフォルダ構造は、概ね2階層程度に留めることが推奨されます。これにより、ファイルの格納場所の判断が容易になり、「どこに保存すべきか分からない」という事態を防ぐことができます。

階層設計の際は、以下のポイントに注意しましょう。

1. 論理的な分類：大分類から小分類へと、論理的に情報を整理します。

2. 一貫性の維持：同じレベルのフォルダ間で分類基準を統一します。

3. 柔軟性の確保：将来的な拡張や変更を考慮した構造にします。

例えば、最上位階層で「プロジェクト」「部署」「年度」といった大きな区分を設け、その下に具体的な項目やカテゴリーを配置する方法が効果的です。

また、フォルダ名には内容を端的に表す言葉を使用し、番号やプレフィックス（接頭辞）を付けて並び順を調整することで、より直感的な構造を実現できます。

適切なフォルダ階層の設計により、情報の整理と検索が容易になり、組織全体の生産性向上につながります。

ファイルのバックアップをする

ファイルのバックアップは、必要不可欠なデータ保護手段であり、企業が事業を継続する上でも実践しておくべき重要な施策です。ハードウェアの故障、システムクラッシュ、人為的ミス、サイバー攻撃など、さまざまなリスクからデータを保護するために、適切なバックアップ戦略を立てることが大切になります。

効果的なバックアップ体制を構築するためには、以下の点に注意を払う必要があります。

1. 自動化：手動でのバックアップは忘れる可能性があるため、自動バックアップシステムを導入する。

2. 定期的な実行：日次、週次、月次など、データの重要度に応じて適切な頻度でバックアップを行う。

3. 複数の保存先：クラウドストレージと外付けハードディスクなど、異なる場所にバックアップを保存することで、リスクを分散させる。

4. バージョン管理：複数世代のバックアップを保持して、必要に応じて過去の状態に戻せるようにする。

5. 暗号化：バックアップデータを暗号化し、情報漏えいのリスクを最小限に抑える。

6. 定期的な確認：バックアップが正常に行われているか、復元テストを含めて定期的に確認する。

クラウドサービスや専用のバックアップソフトウェアを活用することで、これらの要件を満たす堅牢なバックアップシステムを比較的容易に構築できます。

適切なバックアップ体制は、単なるデータ保護以上の価値があります。事故や災害時の迅速な業務復旧を可能にすることで、企業の信頼性と競争力の維持につながります。定期的な見直しと更新を行い、常に最新のリスクに対応できる体制を整えることが、現代のビジネス環境では不可欠です。

ファイル管理で得られるメリットは？

ファイル管理の効果的な実践は、ビジネスの成功に不可欠です。適切な管理により、二つの重要なメリットが得られます。

• ファイルをすぐに見つけることができる
• 管理することで紛失を防止できる

これらのメリットは、組織全体の生産性向上と情報セキュリティの強化に直結します。ファイル管理の重要性を理解し、適切な方法を実践することで、ビジネスの競争力を高められます。次から詳しく見ていきましょう。

ファイルをすぐに見つけることができる

効果的なファイル管理は、ビジネスの生産性を飛躍的に向上させる鍵となります。日々蓄積される膨大なデジタル情報の中から、必要なファイルを即座に見つけ出せることは、現代のビジネス環境において不可欠です。

適切な管理システムを導入することで、情報検索にかかる時間を大幅に削減できます。例えば、論理的なフォルダ構造や統一されたファイル命名規則を採用することで、直感的なファイル検索が可能になります。これにより、従業員は本来の業務に集中できる時間が増え、組織全体の効率が向上します。

さらに、クラウドベースの管理ツールを活用すれば、場所や時間を問わずファイルにアクセスできるようになり、リモートワークの効率も高まります。このように、適切なファイル管理は単なる整理整頓以上の価値を生み出し、企業の競争力強化に直結します。

管理することで紛失を防止できる

ファイル管理の重要な側面の一つに、データ紛失の防止があります。適切な管理システムを導入することで、重要な情報の消失リスクを大幅に軽減できます。

例えば、誤って重要ファイルを削除してしまうケースや、古いバージョンで上書きしてしまうような人為的ミスは、ビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。しかし、バージョン管理機能を持つファイル管理ツールを使用すれば、こうしたリスクを最小限に抑えられます。

また、明確なファイル管理ルールを設定し、全従業員に周知徹底することで、組織全体のデータ管理意識が向上します。これにより、不注意による情報漏えいや誤操作を防ぐことができます。

効果的なファイル管理は、単なるデータの整理整頓ではなく、企業の情報資産を守る重要な防衛線となるのです。

ファイル管理ができないのはなぜか？

ファイル管理の失敗は、業務効率の低下やデータセキュリティのリスクを高める原因となります。特に注意すべき3つの問題行動があります。

• フォルダ分けせずにデスクトップに貼る
• ファイル名が曖昧
• ダウンロード先にファイルを放置したまま

それぞれについて、以下から詳しく見ていきましょう。

フォルダ分けせずにデスクトップに貼る

デスクトップ上にファイルを無秩序に保存する習慣は、効率的なファイル管理の大きな障害となります。この方法は一時的には便利に感じられますが、長期的には深刻な問題を引き起こします。

デスクトップが雑多なファイルで埋め尽くされると、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、作業効率が著しく低下します。また、重要なファイルとそうでないファイルの区別が困難になり、誤って重要なデータを削除するリスクも高まります。

代わりに、論理的なフォルダ構造を作成し、ファイルを適切に分類することが重要です。例えば、プロジェクト別や文書タイプ別にフォルダを作成し、各ファイルを関連するフォルダに保存します。頻繁に使用するファイルには、デスクトップにショートカットを作成するのも効果的です。

このような体系的なアプローチにより、ファイルの検索が容易になり、作業効率が大幅に向上します。また、整理されたデスクトップは心理的なストレスも軽減し、より集中して作業に取り組める環境を作り出します。

ファイル名が曖昧

ファイル名の曖昧さは、効率的なファイル管理の大きな障害となります。「file_最新版1.txt」のようなファイルの内容が不明な名前は混同を招き、誤ったファイルの編集や使用につながる危険性があります。

効果的なファイル命名規則を導入することで、この問題を解決できます。例えば、「YYYYMMDD_プロジェクト名_文書タイプ_バージョン」という形式を採用すれば、ファイルの内容を一目で把握できます。

この方法により、ファイルを開くことなく必要な情報を特定でき、作業効率が大幅に向上します。また、チーム内でこの規則を統一することで、共同作業の効率も高まります。

適切なファイル命名は、単なる整理整頓以上の価値があります。それは情報の迅速な特定と正確な利用を可能にし、ビジネスの生産性向上に直結します。

ダウンロード先にファイルを放置したまま

ダウンロードフォルダにファイルを放置する習慣は、効率的なファイル管理の大きな妨げとなります。この一見便利な方法は、長期的には深刻な問題を引き起こす可能性があります。

ダウンロードフォルダは、本来一時的な保存場所です。ここにファイルを放置し続けると、重要なデータが埋もれてしまい、必要な時に見つけられなくなるリスクが高まります。また、セキュリティの観点からも、機密情報を含むファイルを適切に管理できない危険性があります。

解決策として、ダウンロード後すぐに適切なフォルダへファイルを移動する習慣を身につけることが重要です。例えば、プロジェクト別や文書タイプ別に分類されたフォルダ構造を作成し、各ファイルを関連するフォルダに即座に移動させます。

この習慣を徹底することで、ファイルの検索性が向上し、作業効率が大幅に改善されます。また、重要なデータの管理が容易になり、情報セキュリティの強化にもつながります。

ファイル管理にツールを使おう！おすすめな理由

ファイル管理ツールの導入は、企業の情報管理を革新的に改善する可能性を秘めています。これらのツールは、単なるファイル整理以上の機能を提供し、ビジネスの効率性と生産性を飛躍的に向上させます。

例えば、高度な検索機能により、膨大なデータの中から必要なファイルを瞬時に見つけ出すことができます。また、自動バックアップやバージョン管理機能は、データの安全性を確保し、誤操作によるファイル損失のリスクを最小限に抑えます。

さらに、クラウドベースのツールを使用すれば、場所や時間を問わずファイルにアクセスでき、リモートワークの効率も大幅に向上します。共有設定やアクセス権限の管理機能により、チーム間のコラボレーションが促進され、同時に情報セキュリティも強化されます。

ファイル管理ツールは、デジタル時代のビジネスに不可欠な存在です。適切なツールを選択し活用することで、企業は競争力を高め、持続的な成長を実現できます。

ファイル管理ツールを選ぶ基準

ファイル管理ツールの選定は、企業の業務効率と情報セキュリティに直接影響を与える重要な決定です。適切なツールを選ぶためには、以下の3つの基準を慎重に検討する必要があります。

• 目的に合っているか
• 自社にとって必要な機能はあるか
• セキュリティ対策はどうか

これらの基準を満たすツールを選ぶことで、効率的で安全なファイル管理環境を構築できます。ツール選定は一時的な判断ではなく、長期的な企業戦略の一環として捉えることが重要です。

これらの3つの視点について、以下から具体的にご紹介します。

目的に合っているか

ファイル管理ツールの選定において、最も重要なのは導入目的との整合性です。ファイル管理ツールの機能や性能だけでなく、自社の具体的な課題解決にどれだけ貢献できるかを慎重に検討する必要があります。

まず、自社のファイル管理における現状の問題点を明確に洗い出しましょう。例えば、情報の散在によるファイル検索の非効率性や、セキュリティリスクの増大などが考えられます。これらの課題に対して、どのような改善を期待するのかを具体的に定義します。

次に、市場に出ているファイル管理ツールの特徴を、自社の課題解決の観点から評価します。単に「安価で導入できそう」といった表面的な理由ではなく、各機能が自社の具体的なニーズにどう応えるかを精査します。

また、導入後の効果測定方法も事前に検討しておくことが重要です。ファイル管理ツールの有効性を客観的に評価し、必要に応じて改善策を講じるには、明確な指標の設定が欠かせません。

自社にとって必要な機能はあるか

ファイル管理ツールの選定において、自社のニーズに合致した機能を持つツールを選ぶことは極めて重要です。各企業の業務フローや情報管理の要件は異なるため、一般的な機能だけでなく、自社特有のニーズを満たす特殊機能の有無も慎重に検討する必要があります。

例えば、ペーパーレス化を推進する企業では、紙文書のデジタル化機能が重要となります。OCR（光学文字認識）技術を搭載し、スキャンした文書をテキストデータとして検索可能にするツールが適しているでしょう。

また、複数拠点や部署間でのファイル共有が頻繁な企業では、クラウドベースの自動同期機能が不可欠です。リアルタイムでの共同編集機能や、詳細なアクセス権限設定が可能なツールを選ぶことで、効率的かつセキュリティの高い情報共有が実現できます。

さらに、業界特有の規制やコンプライアンス要件に対応する機能も考慮すべきです。例えば、医療業界では患者情報の厳格な管理が求められるため、高度な暗号化やアクセスログ管理機能が必要となります。

自社の業務プロセスを深く理解し、それに最適化された機能を持つツールを選択することで、ファイル管理の効率と効果を最大化できるのです。

セキュリティ対策はどうか

ファイル管理ツールの選定において、セキュリティ対策は最重要事項の一つです。企業の機密情報や顧客データを扱う以上、高度なセキュリティ機能を備えたツールを選ぶことが不可欠です。

まず、外部からの不正アクセスを防ぐための堅牢な認証システムが必要です。多要素認証や生体認証などの高度な認証方式を採用しているツールを選びましょう。

次に、内部不正やヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐための機能も重要です。詳細なアクセス権限設定や、ファイルの操作ログを記録・監視する機能が有効です。これにより、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを追跡できます。

データの暗号化も重要な要素です。保存時と送信時の両方で強力な暗号化を行うツールを選ぶことで、万が一の情報流出時でもデータの保護が可能です。

さらに、定期的なセキュリティアップデートを提供するベンダーのツールを選ぶことも大切です。新たな脅威に対して最新の防御を常に維持できます。

おすすめのファイル管理ツール

ファイル管理ツールを導入したい企業におすすめの10ツールを紹介していきます。

• DocBase
• fileforce
• Fileblog
• Stock
• Dropbox Business
• invoiceAgent
• PROCENTER/C
• MyQuick
• Box
• FenrirFS

DocBase

【DocBaseの特徴】

• あらゆるファイルフォーマットに対応し、添付ファイルも含めた全文検索が可能
• 差し込みメモ機能で複数のメモを一つにまとめることができる
• テンプレート機能で効率的なドキュメント作成が可能
• マークダウン記法、Mermaid.js、PlantUML、LaTeXの数式に対応し、技術ドキュメントの作成に最適
• 同時編集機能で効率的な議事録作成や共同作業が可能

DocBaseは、チームや社内の情報共有を促進するドキュメント作成・共有ツールです。使いやすさとアクセスのしやすさが特徴で、ファイル管理にも適しています。あらゆるファイルフォーマットに対応し、全文検索機能を備えているため、必要な情報を素早く見つけることができます。

差し込みメモ機能やテンプレート機能など、効率的な文書作成をサポートする機能も充実しています。マニュアル作成、オンボーディング（新しい仲間の順応を促進する取り組み）、技術仕様書の管理、企画書の共有、日報・週報の記録、社内Wikiの構築など、幅広い用途で活用できます。全ての情報をDocBaseに集約することで、ドキュメントを探す時間を大幅に短縮し、業務効率が向上します。

【DocBaseの料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

Fileforce

【Fileforceの特徴】

• シンプルで使いやすいインターフェースと操作性
• 柔軟なアクセス権限設定と日本国内での運用による高いセキュリティ
• ユーザー数無制限プランによる全社導入のしやすさと多機能性

Fileforceは、企業向けのクラウドストレージサービスで、社内ファイルサーバーのクラウド化と情報資産の一元管理を実現します。Windowsエクスプローラーのような操作感で使いやすく、柔軟なアクセス権限設定と高いセキュリティを提供します。ユーザー数無制限で多機能な上、高いコストパフォーマンスを実現。ランサムウェア対策やPPAP対策、電帳法対応も可能で、企業の生産性向上に貢献します。

【Fileforceの料金プラン】

プラン名	Small Business	Unlimited-1	Unlimited-3	Unlimited-10	Unlimited-30
月額料金	￥990／1ID	￥60,000	￥108,000	￥216,000	￥360,000
ストレージ容量	100GB／10ID	1TB	3TB	10TB	30TB

FileBlog

【FileBlogの特徴】

• Googleのような高性能な全文検索機能
• ブラウザ上でOffice文書、PDF、CADなど様々なファイルをプレビュー可能
• Gitを応用したバージョン管理ファイルシステムによる文書管理機能

FileBlogは、ファイルサーバーの利便性を高め、文書管理・共有を促進するサーバー向けのパッケージソフトウェア製品です。ユーザーフレンドリーなインターフェース、高性能な全文検索、ブラウザでのファイルプレビュー機能を備えています。Windowsネットワーク環境に対応し、Active DirectoryやNTFSアクセス権と連携可能です。機能別に3つのエディションが提供され、企業の規模やニーズに合わせて選択できます。ライセンスは永続タイプと年間タイプがあり、ユーザー数と文書数に基づいて構成されます。

【FileBlogの料金プラン】

FileBlogの料金は、エディション、ライセンスタイプ、ユーザー数、文書数、オプションの組み合わせによって決定します。要問合せ。

エディション	FSエディション (File Search)	RAエディション (Remote Access)	CMエディション (Content Management)
説明	ファイルサーバー検索用途に特化した、参照専用のシステム	ファイル共有に便利な機能が満載	ファイルサーバーの文書管理体制を強化

ライセンスタイプ	永続タイプ	年間タイプ
説明	購入時のバージョンを無期限で利用できる	1年間有効なライセンス

Stock

【Stockの特徴】

• シンプルなUIで操作しやすい
• マルチデバイス対応
• オフラインでも一部機能の使用ができる

Stockは、シンプル操作でチームの知識を簡単に管理・共有できるファイル管理ツールです。操作の簡単さに優れており、初めての人でも迷わず操作できるよう設計されています。小～中規模までの企業規模に適しています。マルチデバイスにも対応しており、スマートフォンやタブレットから、アプリを経由して操作が可能です。

フリープランは無料ですが、20ノート（ノート：ファイルのような保存単位）までという条件付きです。なお、作成後のノートを削除しても、ノートのカウントが戻ることはないため注意してください。

【Stockの料金プラン】

	フリープラン	ビジネスプラン	エンタープライズプラン
料金（月額／1ユーザーあたり）	0円	550円	1,100円
ノート数	20ノートまで	無制限	無制限
ストレージ	1GB	10GB	20GB

Dropbox Business

【Dropbox Businessの特徴】

• 業務・業種別のソリューションあり
• さまざまな作業をDropbox内で完結できる
• 無料トライアルあり
• ビジネス向けだけでなく個人向けプランも設定されている

Dropbox Businessは、ファイル管理に利用できる法人向けのオンラインストレージツールです。ただし、個人向けのプランも設定されています。1人5TBのストレージが利用でき、かつ高いセキュリティ性を有しているため、情報漏えいの心配をすることなくさまざまな情報を蓄積・共有可能です。

また、業務・業種別のソリューションがあり、自社の場合はどう運用すべきか分かりやすい点も魅力です。無料トライアルも設定されているため、使用感が分からず失敗するというトラブルもないでしょう。

【Dropbox Businessの料金プラン】

	Essentials	Business	Business Plus	Enterprise
料金	2,000円/月	1人1,500円/月	1人2,400円/月	要相談
人数	1人	3人～	3人～	要相談
ストレージ	3TB	9TB～	15TB～	要相談

invoiceAgent

【invoiceAgentの特徴】

• 電子文書、スキャンした紙文書を自動で仕分け・保管してくれる
• 電子帳簿保存法に対応している
• インボイス制度対応業務を効率化できる

invoiceAgentは、ファイル管理に利用でき、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他システムとの連携が可能な文書管理ソリューションです。

公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得している、電子帳簿保存法に対応したシステムです。また、受領した請求書が適格請求書かどうかを判定する機能がついているため、インボイス制度対応の業務を効率化してくれます。

各文書に対応したライフサイクルに応じた管理を自動的に行ってくれるので、「永久保存すべき文書を削除してしまった」などのミスを防げます。

【invoiceAgentの料金プラン】

初期費用	0円～※プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金	33,000円～/10ユーザー/月※プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとに用意されています。ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。

PROCENTER/C

【PROCENTER/Cの特徴】

• 米国国立標準技術研究所のセキュリティ基準「NIST SP800-171」に対応
• APIを通じたアドオン開発や他システム連携が容易
• 大容量ファイルの分割送信機能による確実な共有

PROCENTER/Cは、高水準のセキュリティと豊富な機能を備えた情報共有プラットフォームです。社内外での安全な情報共有を実現し、大容量ファイルの共有や文書管理、セキュリティ対策など、企業のさまざまな課題を解決します。APIを通じた拡張性があり、既存システムとの連携も容易です。製造業や官公庁を中心に230社以上の導入実績があり、オンプレミスとクラウドの両形態で提供されています。情報共有の効率化、セキュリティリスクの低減、業務効率の向上、コンプライアンス強化などの導入メリットがあります。

【PROCENTER/Cの費用・料金プラン】

オンプレミス版：要問合せ

クラウド版

サービス	基本サービス
初期費用	–
月額費用	50,000円
ユーザー数＆ディスク容量	ユーザー数：20／ディスク容量: 50GB

MyQuick

【MyQuickの特徴】

• 販売実績29年、幅広い業種・業態の企業で活用されている
• 資料の保管からノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応
• 電子契約サービスと連携して、完全ペーパーレスな契約管理を実現

MyQuickは、資料の保管から記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応している文書管理システムです。さまざまな業種・業態での活用事例があり、企業の業務フローにマッチしてくれます。

電子契約サービスと連携することで、完全ペーパーレスな契約管理を実現できる点が特徴です。特に契約書の管理を行いたい企業に適しています。他にも、さまざまな条件検索機能やツリー型カテゴリの自動生成など、文書管理をサポートする機能が搭載されています。

【MyQuickの料金プラン】

	スタータープラン	スタンダードプラン	プレミアムプラン
初期費用	0円	330,000円	要お問い合わせ
料金	22,000円	77,000円	要お問い合わせ
同時アクセス数	4ユーザー	4ユーザー	8ユーザー
利用可能ディスク量	10GB	50GB	100GB

Box

【Boxの特徴】

• AIを活用したインテリジェントな機能（文書要約、質問応答、コンテンツ生成など）
• 深層学習を活用したセキュリティ機能と各種コンプライアンスへの対応
• 強力なAPIによるカスタマイズ性と多様なアプリケーションとの統合

Boxは、セキュアなコラボレーション、コンテンツ管理、AIを活用したワークフローを提供するインテリジェントコンテンツクラウドです。エンタープライズグレードのセキュリティとコンプライアンスを備え、組織内外でのコンテンツ操作を可能にします。AIを活用した質問応答、文書要約、コンテンツ生成、メタデータ抽出などの機能により、業務効率を向上させます。また、電子サイン機能や1,500以上のアプリとの統合により、幅広いビジネスニーズに対応します。

【Boxの費用・料金プラン】

プラン	Business	Business Plus	Enterprise	Enterprise Plus
料金（月額／1ユーザーあたり）	2,084.50円	3,473.80円	4,864.20円	6,600円

FenrirFS

【FenrirFSの特徴】

• ラベルによる柔軟なファイル管理
• ファイルを開かずにプレビュー表示が可能
• フォルダを自動的にラベルに変換する自動同期機能

FenrirFSは、Windows 10/11に対応した無料のファイル管理アプリです。ラベルによる整理不要のファイル管理、プレビュー機能、自動同期機能を主な特徴としています。複数のラベルをファイルに付けることで、フォルダ分けせずに整理が可能です。また、ファイルを開かずにプレビュー表示ができ、フォルダを自動的にラベルに変換する機能もあります。作業用トレイ、アーカイブ、エイリアス、スマートフォルダなど、多彩な機能を備え、効率的なファイル管理を実現します。

【FenrirFSの費用】

無料

ファイル管理ツールを使って生産性アップ

ファイル管理は、企業の生産性向上と情報セキュリティ強化に必要不可欠です。効果的な管理により、必要な情報をすぐに見つけ出し、データ紛失のリスクを軽減できます。ファイル管理の具体的な取り組みとしては、用途に応じたフォルダ分け、統一されたファイル命名規則の採用、定期的な整理などが挙げられます。また、クラウドストレージなどのツールを活用すれば、より効率的な管理が可能になります。ファイル管理ツール選びの際には、目的に合っているか、必要な機能は搭載されているか、セキュリティ対策はできるかといった点を重視しましょう。

DocBaseは、10,000社以上の導入実績を持つ信頼性の高い情報共有ツールです。スタートアップから大企業まで、さまざまな規模の組織に対応できる汎用性が特徴です。ファイル管理機能も充実しており、PDFやExcel、Wordなど多様な形式のファイルを一元管理できます。また、タグ付け機能により効率的な検索が可能で、必要な情報にすぐにアクセスできます。これらの特長を生かすことで、組織全体の業務効率化を実現できるでしょう。