社内掲示板ツールで業務効率化！メリットや導入時のポイントも解説

DXが企業で重要視されるなか、従業員間や部署間のコミュニケーションも進化しています。チャットや社内Wikiなどとともに、社内掲示板ツールがコミュニケーションの重要なツールとして注目を集めています。従来の紙ベースの掲示板やメールでの連絡に比べて、リアルタイムで全社員に情報を届けられ、双方向のコミュニケーションを促進する強力なツールです。

しかし、社内掲示板ツールの導入だけでは十分ではなく、効果的な活用には適切な選定と運用が不可欠です。本記事では、社内掲示板ツールのメリットから、選択時のポイント、さらには導入後のベストプラクティスまで解説します。

【この記事を読んでわかること】

社内掲示板には従来のアナログな方法のほか、デジタルツールでも実践できる社内掲示板ツールには、やり取りが効率化できる、情報を蓄積して後からも活用できるなどのメリットがある社内掲示板ツールを利用する際には、情報漏えい対策や内容の吟味などを行うことが必要社内掲示板ツール選びは、操作感や必要な機能の有無で決める社内掲示板ツールの導入は、ルールの明確化やスモールスタートがポイントとなる

社内掲示板とは

社内掲示板は、組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするツールです。最新の業務連絡から顧客の声まで、多岐にわたる情報を効果的に伝達し、全社員が閲覧できる環境を提供します。

従来のアナログ型掲示板は、ホワイトボードや紙を使用して、直感的に理解しやすい反面、情報の更新・伝達・管理に労力を要しました。掲示物の作成、印刷、掲示、周知というそれぞれの工程で時間と手間がかかり、誰が情報を確認したかを把握することも困難です。

一方、デジタル型の社内掲示板ツールは、これらの課題を解決し、情報共有の効率を大幅に向上させます。リアルタイムでの情報更新が可能で、社員は場所を問わず最新情報にアクセスできます。さらに、コメント機能や通知機能により、双方向のコミュニケーションが促進されます。

社内掲示板ツールを選ぶ際は、自社の規模や業務形態に合わせて検討することが重要です。使いやすさはもちろん、セキュリティ面にも注意を払い、情報の一元管理や他のシステムとの連携も考慮に入れるべきでしょう。

効果的に活用すれば、社内掲示板ツールは単なる情報共有の場を超えて、組織の一体感を醸成し、業務効率を高めるツールとなります。社内掲示板ツールの導入を検討する際は、長期的な視点で検討することが重要です

社内掲示板ツール導入のメリット

社内掲示板ツールの導入によって、組織のコミュニケーションは大きく変わります。情報共有のスピードアップ、業務効率化、ペーパーレス化によるコスト削減など、多くのメリットが期待されます。

これらのメリットを事前に社内に周知することが、社内掲示板ツールの円滑な導入と定着につながります。例えば、リアルタイムでの情報更新や場所を問わないアクセスの利便性など、具体的な利点を示すことで、社員の理解と積極的な活用が促されるでしょう。デジタル化への移行を成功させるには、全社員がその価値を理解し、共感することが重要です。

そこでここでは以下の点について具体的な導入メリットを紹介します。

複数人に対しスピーディーに情報共有できる
業務を効率化できる
社員同士のやり取りがスムーズになる
情報が社内の財産として蓄積される
情報の検索が可能
既読者と未読者を判別できる
コスト削減に繋がる

複数人に対しスピーディーに情報共有できる

社内掲示板ツールは、スピーディーな情報共有を可能にします。従来の紙ベースの掲示板では、情報更新に時間がかかって非効率でした。社内掲示板ツールなら、リアルタイムに全社員へ情報を届けられます。緊急連絡も数クリックで完了し、修正も即座に反映されます。こうしたタイムリーな情報伝達は、意思決定や行動の迅速化につながり、組織全体の生産性向上に貢献します。さらに、場所や時間に縛られずアクセスできるため、多様な働き方にも対応可能です。

業務を効率化できる

業務効率化にあたり、社内掲示板ツールの活用は必須です。情報共有が不十分な組織では、同じ質問への回答を繰り返すなど、不要なタスクが頻発します。例えば、新入社員への基本的な業務説明を何度も行うことは、時間の無駄となってしまいます。そこで、社内掲示板ツールにFAQをまとめておけば、新人は自分で情報を見つけられ、ベテラン社員は本来の業務に集中できます。こういった習慣が定着すれば、組織の知識が体系的に蓄積され、長期的な競争力向上につながります。

社員同士のやり取りがスムーズになる

社内掲示板ツールのメッセージ機能やコメント機能により、忙しい業務の合間でも、場所や時間を問わず気軽に意見交換ができるので、社内コミュニケーションが活性化します。また、複数人での議論も円滑に進行できるため、チーム全体の意思疎通の向上にもつながるでしょう。議題ごとに掲示板を作成すれば、時系列での会話の流れが一目瞭然となり、メールよりも状況把握が容易になります。結果的により効率的で透明性の高い組織運営を実現できます。

情報が社内の財産として蓄積される

社内掲示板ツールは、貴重な社内ノウハウを蓄積・共有するプラットフォームです。従業員が日々獲得する知識やノウハウは、企業の重要な資産です。これらを社内掲示板ツールに集約することで、部署異動時や新人採用時にもスムーズな業務引継ぎが可能になります。物理的な制約のあるアナログ掲示板と異なり、長期的な情報の蓄積が可能で、「新着順」表示などフレキシブルな閲覧機能も提供します。社内掲示板ツールは、組織の知的財産を効果的に管理・活用できるのです。

情報の検索が可能

社内掲示板ツールの検索機能は、情報へのアクセスを便利にします。アナログ掲示板では、必要な情報を見つけるのに時間がかかりますが、社内掲示板ツールを利用すれば、瞬時に必要な情報にたどり着けます。社内掲示板ツールではキーワード検索やカテゴリ分類が可能で、膨大な情報の中から必要なものだけを効率的に抽出できます。検索は情報量が増えるほどその価値を発揮し、社員の生産性向上に大きく貢献します。

既読者と未読者を判別できる

社内掲示板ツールには既読機能も実装されているものがあり、未読・既読がわかることで、情報伝達の漏れを防ぎます。アナログ掲示板では、誰が情報を確認したか把握するのが困難でした。しかし、社内掲示板ツールでは既読者と未読者を簡単に判別できます。既読機能により情報発信者は伝達状況を正確に把握し、必要に応じて個別にフォローアップできます。結果として、重要な情報の見落としがなくなり、組織全体の情報共有の質を高めることができます。

コスト削減に繋がる

社内掲示板ツールの導入によって、多面的なコスト削減を実現します。ペーパーレス化により、印刷費や保管スペースの費用が大幅に削減され、さらにWeb会議機能を活用することで会議室代や出張費などの経費も抑えられます。また、情報の集中管理により、重複作業や不要な問い合わせが減少し、人件費の効率化にもつながります。これらの総合的なコスト削減効果は、企業の収益向上に貢献します。

社内掲示板ツール利用時の注意点

社内掲示板ツールの利用においては、適切な理解と対策なしでは、期待したメリットが得られない可能性があります。例えば、情報過多による重要通知の見落としや、セキュリティリスクの増大などが挙げられます。また、ツール操作に不慣れな社員への配慮も必要です。これらの潜在的問題点を事前に把握し、対策を講じることが重要です。情報の分類や通知設定の最適化、セキュリティ教育の実施など、具体的な対応策を検討しましょう。各項目について深く理解し、慎重な準備と運用を行うことで、デメリットを最小限に抑えて、ツールの効果を最大化できます。

ここでは社内掲示板ツール利用時の注意点について、以下の視点から紹介します。

クラウド型ツールは情報漏えいのリスクがある
掲示内容は慎重に選定する
ツール次第では社内に浸透しない可能性がある

クラウド型ツールは情報漏えいのリスクがある

クラウド型社内掲示板ツールの導入を検討する際、セキュリティ対策は最重要課題です。ネットワークを介したデータのやり取りは、情報漏えいのリスクを伴います。顧客情報や自社が築き上げてきた独自のノウハウが外部に流出すれば、企業の信用失墜に直結する深刻な事態を招きかねません。

情報漏えいリスクを最小限に抑えるには、多層的な防御策が効果的です。具体的には、社員ごとのアクセス権限の細かな設定や、社内IPアドレスからのみアクセスを許可するIP制限などが挙げられます。さらに、データの暗号化やログ監視など、高度なセキュリティ機能を備えたツールを選択することも重要です。

社内掲示板ツール選びの際は、使いやすさだけでなく、これらのセキュリティ機能の充実度も重視しましょう。自社の業務形態とセキュリティポリシーに最適な社内掲示板ツールを選ぶことで、効率的かつ安全な情報共有環境を構築できます。

掲示内容は慎重に選定する

社内掲示板ツールの効果を最大化するには、掲載内容の質と量のバランスが鍵となります。不要な情報で溢れた掲示板は、かえって社員の閲覧意欲を低下させ、重要な情報が埋もれてしまう危険性があります。

掲載内容の選定には、以下の3つのポイントを意識しましょう。

情報の重要度と緊急度を評価し、優先順位をつけること
対象となる部署や役職を明確にし、適切なアクセス権限を設定すること
定期的な情報の棚卸しを行い、古い情報を更新または削除すること

例えば、全社向けの重要通知と特定プロジェクトの進捗報告を区別し、それぞれに適した掲載場所と閲覧権限を設定します。また、月に一度は掲載情報を見直し、不要な情報を整理することで、常に鮮度の高い掲示板を維持できます。

このような細やかな管理により、社内掲示板ツールは真に有効な情報共有ツールとして機能し、組織のコミュニケーション効率を飛躍的に向上させるでしょう。

ツール次第では社内に浸透しない可能性がある

社内掲示板ツールの導入には、利用者の習熟度や利用頻度の差異という課題が付きまといます。特に、デジタル機器の操作に不慣れな社員や、日常的にパソコンを使用しない部署では、社内掲示板ツールの浸透に時間がかかる可能性があります。

この課題を克服するには、段階的なアプローチが効果的です。まず、直感的な操作が可能なシンプルな社内掲示板ツールから始め、徐々に機能を拡張していくことをおすすめします。例えば、最初は基本的な情報閲覧機能のみを導入し、社員の習熟度に合わせてコメント機能やファイル共有機能を追加していくといった具合です。

また、社内掲示板ツールの利用を促進するためには、プッシュ型の通知機能の活用も有効です。重要な情報が掲載されたら、メールやスマートフォンに自動通知を送る仕組みを整えましょう。自らアクセスする習慣がない社員も、必要な情報を見逃すリスクを減らせます。

さらに、定期的な利用状況の確認と、フォローアップ研修の実施も重要です。利用頻度の低い社員には個別指導を行い、ツールの有用性を実感してもらうことで、組織全体の活用度を高められるでしょう。

社内掲示板ツール選定のポイント

社内掲示板ツールの選定をする際には、組織に最適な社内掲示板ツールを見つけ出すためのポイントがあります。いくつかのポイントを慎重に検討することで、社内に浸透しやすく、長期的に活用できる社内掲示板ツールを選定できるでしょう。

ここでは社内掲示板ツール選定における6つのポイントを紹介します。

操作感がシンプルで使いやすいか
コミュニケーション機能があるか
検索機能があるか
既読機能があるか
マルチデバイスに対応しているか
セキュリティに信頼がおけるか

操作感がシンプルで使いやすいか

社内掲示板ツールの選定において、シンプルさは最優先事項です。複雑な操作や不必要な機能の多いツールは、社員の利用を妨げ、結果的に情報共有の効率を低下させかねません。

優れた社内掲示板ツールは、直感的なインターフェースを持ち、年齢や部署を問わず誰もが容易に使いこなせます。例えば、大きな文字やアイコンを使用し、主要機能へのアクセスを1〜2クリックで可能にするデザインが実装されています。

また、カスタマイズ性も重要です。必要最小限の機能からスタートし、社員の習熟度に合わせて段階的に機能を追加できるツールを選ぶことで、長期的な使用を見据えた導入が可能になります。

シンプルさを追求することで、ITリテラシーの差に関わらず全社員が積極的に活用する、効果的な情報共有プラットフォームを構築できるでしょう。

コミュニケーション機能があるか

社内掲示板ツールには、双方向のコミュニケーション機能があります。単なる情報の掲示だけでなく、投稿に対する質問や回答ができる機能は、組織の知識共有を加速させます。

例えば、新規プロジェクトの発表に対して、社員が直接質問を投げかけられる機能があれば、メールやチャットでのやり取りが減少し、情報の一元管理が可能になります。さらに、この質疑応答を全社員が閲覧できれば、同様の疑問を持つ他の社員の理解も同時に深まります。

また、コメント機能に加えて、「いいね」や「参考になった」といった簡易的なリアクション機能があれば、投稿の影響度や有用性を可視化できます。より価値の高い情報発信が促進されるでしょう。

双方向コミュニケーション機能を備えたツールを選択することで、社内の知識循環を活性化し、組織全体の生産性向上につながります。

検索機能があるか

効果的な社内掲示板ツールの選定においては、高度な検索機能も不可欠です。蓄積された情報を迅速に取り出せることは、業務効率化の要となるからです。

優れた検索機能は、キーワードの部分一致や複合検索に対応し、瞬時に結果を表示できます。例えば、「プロジェクトA. 予算 2023」といった複数のキーワードを組み合わせて検索できれば、膨大な情報の中から必要なデータを迅速に抽出できます。

また、日本語特有の課題にも注意が必要です。ひらがな、カタカナ、漢字の表記揺れに対応した検索や、同義語検索機能があれば、より効率的な情報検索が可能になります。

さらに、投稿者やタグ、カテゴリーごとの絞り込み機能や、フォルダ分類機能があれば、情報の整理と検索がより容易になるでしょう。

検索機能の質は、社内掲示板ツールの長期的な有用性を左右する重要な要素です。自社の業務形態や情報の性質に合わせて、最適な検索機能を備えた社内掲示板ツールを選択するようにしましょう。

既読機能があるか

社内掲示板ツールを効果的に利用するには、既読機能やリアクション機能も重要です。これらの機能は、情報の到達度を可視化し、コミュニケーションの質を向上させます。

既読機能を活用すれば、誰が情報を確認したかが一目で分かり、対面での確認作業が不要になります。例えば、重要な通達を出した際、未読の社員にのみフォローアップすることで、効率的な情報伝達が可能になります。

一方、リアクション機能は、情報の価値や影響度を測る指標となります。「いいね」や「参考になった」といった簡単な反応でも、投稿者は自身の情報が有益だったかを判断できます。リアクション機能によって、より質の高い情報発信が促進されるでしょう。

さらに、これらの機能を組み合わせることで、閲覧されていない重要情報の特定や、高評価を得た投稿の分析が可能になります。こうしたデータを活用することで、より効果的な情報共有戦略が立てられます。

既読機能とリアクション機能を備えたツールを選択し、適切に活用することで、組織のコミュニケーション文化を大きく改善できるでしょう。

マルチデバイスに対応しているか

PC、スマートフォン、タブレットなど、マルチデバイス対応は社内掲示板ツールの必須条件です。多様なデバイスからシームレスにアクセスできることで、情報共有の即時性と柔軟性が大幅に向上します。

例えば、外回りの多い営業部門や、在宅勤務を導入している部署では、モバイルデバイスからの閲覧が不可欠です。緊急の通知や重要な更新情報を、場所や時間を問わず確認できることで、業務の連続性が維持されます。

また、デバイス間でのユーザーインターフェース（UI）の一貫性も重要です。PCとスマートフォンで操作感が大きく異なると、ユーザーの混乱を招き、ツールの効果的な活用を妨げる可能性があります。

さらに、iOS、Android両方のスマートフォンOSに対応していることも確認が必要です。特定のOSのみに対応したツールを導入すると、一部の社員が利用できない事態が発生し、情報格差を生む恐れがあります。

マルチデバイス対応と一貫したUIを持つツールを選択することで、組織全体のコミュニケーション効率を最大化し、柔軟な働き方を支援する基盤を整えられるできるでしょう。

セキュリティに信頼がおけるか

社内掲示板ツールの選定において、セキュリティ対策は最重要課題の一つです。企業の機密情報や個人データの保護は、ビジネスの継続性と信頼性を維持する上で不可欠です。

優れた社内掲示板ツールは、多層的なセキュリティ機能を備えています。例えば、データの暗号化は基本中の基本です。転送中および保存時のデータを強力な暗号化アルゴリズムで保護し、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑えます。

また、二段階認証機能も重要です。パスワードに加えて、スマートフォンのアプリやSMSを使った認証を導入することで、アカウントの乗っ取りを防ぎます。

さらに、IPアドレスによるアクセス制限機能があれば、社外からの不正アクセスを効果的にブロックできます。社内ネットワークからのみアクセスを許可することで、セキュリティレベルが大幅に向上します。

加えて、詳細なアクセスログの記録と監視機能も重要です。誰がいつどの情報にアクセスしたかを追跡できれば、不審な活動を早期に検知し、対処することが可能になります。

セキュリティ機能の充実したツールを選択し、適切に設定することで、安全で信頼性の高い情報共有環境を構築できるでしょう。社内掲示板ツールの導入前に、これらのセキュリティ機能を綿密にチェックし、自社のセキュリティポリシーに合致しているか確認することが重要です。

社内掲示板ツール導入をスムーズにするポイント

社内掲示板ツールの導入を成功させるには、いくつかの重要なポイントがあります。これらをあらかじめ把握しておくことで、ツールの持続的な活用が可能となります。

まず、明確な運用ルールの策定が不可欠です。誰が、どのような情報を、どのタイミングで投稿するのか、具体的なガイドラインを設けましょう。

次に、段階的な導入アプローチも効果的です。特定の部署や小規模なチームから始め、徐々に範囲を広げていくことで、スムーズな浸透が期待できます。さらに、定期的な利用状況の分析と改善も重要です。

これらのポイントを意識することで、運用の頓挫を防ぎ、ツールを組織の強力なコミュニケーション基盤として確立できるでしょう。

ここでは以下の点から、社内掲示板ツール導入をスムーズにするポイントをご紹介します。

運用時のルールを明確化する
少人数から始める(スモールスタート)
情報の通知範囲やアクセス権をカテゴリごとで分ける
最新情報が更新されたらすぐに共有し、目につくようにする

運用時のルールを明確化する

社内掲示板ツールを円滑に活用していくには、情報の氾濫や混乱を防ぐためにも明確な運用ルールの策定が不可欠です。また社内掲示板ツールの利便性を最大化するためには、体系的なアプローチが必要です。

まず、情報の鮮度と信頼性を保つために、情報の更新責任者と更新頻度を明確にしましょう。例えば、「プロジェクトAの進捗は、毎週金曜日にリーダーが更新する」といった具体的なルールを設けます。

次に、カテゴリや投稿基準を定義します。「全社向け通知」「部署別情報」「プロジェクト別掲示板」など、明確な区分けにより、従業員は必要な情報に迅速にアクセスできます。

さらに、定期的な情報の棚卸しルールも重要です。例えば、四半期ごとに古い情報を整理し、アーカイブするプロセスを確立することで、掲示板の有用性を維持できます。

これらのルールを文書化し、全社員と共有することで、社内掲示板ツールは効果的な情報共有プラットフォームとして機能するでしょう。

少人数から始める(スモールスタート)

社内掲示板ツールの導入には、スモールスタートアプローチが効果的です。全社一斉導入ではなく、特定の部署やチームから始めることで、リスクを最小限に抑えつつ、最適な運用方法を見出していきます。

例えば、ITリテラシーの高い開発部門や、情報共有のニーズが高い営業部門から試験導入を開始するのが良いでしょう。この過程で、ユーザーフィードバックを積極的に収集し、ツールの使い勝手や機能の過不足を評価します。

また、試験導入期間中は、急激な変化による混乱を避け、社員が新しいシステムに順応する時間を確保するためにも、従来の情報共有方法と並行して運用し、徐々に移行していくことをおすすめします。

こうしたスモールスタートの取り組みにより、各部署特有のニーズや課題を特定し、カスタマイズの方向性を明確にすることができます。例えば、営業部門では顧客情報の共有が重要かもしれませんし、人事部門では機密性の高い情報の取り扱いが課題となるかもしれません。

スモールスタートで得られた知見を基に、全社展開のロードマップを作成することで、スムーズかつ効果的な社内掲示板ツールの導入が可能となります。

情報の通知範囲やアクセス権をカテゴリごとで分ける

社内掲示板ツールの通知機能は、便利な機能ではありますが、適切に設定しなければ情報過多による業務効率の低下を招く可能性があります。社内掲示板ツールの導入を成功させるには、通知範囲にも配慮する必要があります。

まず、各社員が自身の業務に関連する情報のみを受け取れるように、通知の粒度を細かく設定できる社内掲示板ツールを選択しましょう。例えば、全社向け、部署別、プロジェクト別など、カテゴリごとに通知設定ができると理想的です。

次に、通知の頻度とタイミングを最適化します。リアルタイム通知が必要な緊急情報と、一日一回のダイジェスト形式で十分な情報を区別し、設定することで、不要な中断を減らし、生産性を維持できます。

さらに、編集権限の管理も重要です。情報の信頼性を保つため、各掲示板やカテゴリごとに編集可能な人員を限定しましょう。例えば、人事関連の掲示板は人事部門のみが編集可能にするなどの制限が効果的です。

これらの設定を適切に行うことで、社内掲示板ツールは情報過多を避けつつ、必要な情報を必要な人に確実に届ける効果的なツールとなります。定期的に設定を見直し、組織の変化に合わせて調整することも忘れずに実施しましょう。

おすすめ社内掲示板ツール

社内掲示板ツールの市場には、多様な選択肢が存在します。それぞれに特徴があり、組織のニーズに合わせて慎重に選定することが重要です。

例えば、シンプルな操作性と高度なカスタマイズ性を兼ね備えたもの、強固なセキュリティ機能を持つものなどがあります。選定の際は、ユーザーインターフェース（UI）の直感性、モバイル対応の有無、他のビジネスツールとの連携性などを重視しましょう。

また、無料トライアル期間を活用し、実際の使用感を確かめることも有効です。これらのポイントを踏まえて比較検討することで、自社の業務フローを最適化できる理想的な社内掲示板ツールを見つけ出せるでしょう。

ここでは以下の社内掲示板ツールを紹介します。

DocBase
Talknote
Google Workspace
GRIDY

DocBase

【DocBaseの特徴】

執筆・編集が直感的にできるUI社内報、日報、マニュアルから社内Wikiまで幅広い機能をカバー公開範囲設定や既読メンバー表示など閲覧分析機能も搭載ISO27001の認証取得リーズナブルな料金設定でコスト面でのハードルが低い

DocBaseは、社内掲示板ツールだけでなく、日報や社内Wiki作成など幅広い機能を搭載した、社内ポータルサイト型ツールです。議事録や技術仕様書などの作成機能も搭載されており、自社の情報を一元管理・共有可能です。

UI（ユーザーインターフェース）もシンプルであり、直感的に操作できるため、ITリテラシーが低く複雑なツールに抵抗が強い人にも適しています。ISO27001の認証取得による高いセキュリティ性を有しつつリーズナブルな設定価格になっており、コスト面が厳しい場合にもおすすめです。

また、30日間の無料トライアルがあり、導入前に使用感を試せます。そのため、導入したが自社に合わなかった、という結果になるリスクを低減できます。

【DocBaseの料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

【公式URL】

https://docbase.io

Talknote

【Talknoteの特徴】

業務ノウハウを資産として蓄積・共有が可能コミュニケーションデータを分析し、組織の状態を可視化14日間の無料トライアル

Talknoteは、組織のコミュニケーションと情報共有を最適化する社内SNSツールです。フィード型の情報共有により、日々の会話や業務ノウハウを資産として蓄積し、チーム全体で共有できます。

特徴的な機能として、タスク管理やメール連携・スタンプによる感情表現・サンクス機能による称賛の可視化があります。また、コミュニケーションデータを分析し、組織の状況をリアルタイムで可視化する「組織スコア」機能も備えているのが特徴です。

導入から運用まで専任担当者がサポートし、データに基づいた組織改善の支援が受けられる点も魅力的です。

【Talknoteの費用・料金プラン】

要問い合わせ

Google Workspace

【Google Workspaceの特徴】

Google系の機能が多数利用可能高いセキュリティ性を誇る無料トライアルが利用可能

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、Google系統のアプリが多数利用できます。元々Googleを利用していた人には、特におすすめです。提供元がGoogleであるためセキュリティ性も高く、情報漏えいなどの心配をしないで利用できる点も魅力です。

なお、過去にはG Suiteの名称で無償提供されていました。しかし、現在無料で使えるのはトライアル期間のみであり、無料プランはなくなっています。

【Google Workspace費用・料金プラン】

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
料金	680円/月※1ユーザーあたり	1,360円/月※1ユーザーあたり	2,040円/月※1ユーザーあたり	要相談 ※300人以上の場合
ストレージ	30GB/人	5TB/人（エンタープライズのみリクエスト可能）
サービス	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）100 人まで参加可能なビデオ会議セキュリティと管理機能、スタンダードサポート	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）150 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、ノイズキャンセリングセキュリティと管理機能、スタンダードサポート**	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持500 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズキャンセリング高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など）スタンダードサポート**	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持、S/MIME 暗号化1000 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズキャンセル、ドメイン内ライブストリーミング高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス統制機能（Vault、DLP、データリージョン、エンタープライズエンドポイント管理など）エンハンストサポート**

GRIDYグループウェア

【GRIDYグループウェアの特徴】

20以上の豊富な機能高度なセキュリティ性無料でもユーザー数無制限

GRIDYグループウェアは、20以上の機能を持つグループウェアです。スケジュール管理やファイル共有、タイムカードなどさまざまな機能が搭載されています。

セキュリティ性が高いのも強みです。ISO27001も取得済みで、アクセス制限機能も無料で利用できるため、セキュリティを重視したツールを探している場合に適しています。

なお、電話メモ機能がある一方でチャット機能はないといった特性もあります。導入前に必要な機能が搭載されているのか、しっかり確認しておきましょう。

【GRIDYの料金プラン】

完全無料

社内掲示板ツール導入の成功に向けて

社内掲示板ツールは、組織のコミュニケーションを変化させて、業務効率を大幅に向上させる可能性があります。しかし、その効果を最大限に引き出すには、慎重な選定と戦略的な導入が不可欠です。

社内掲示板ツール選びでは、使いやすさ、コミュニケーション機能、検索機能、セキュリティなど、多角的な視点で検討することが重要です。また、導入時には明確な運用ルールの策定、段階的なアプローチ、適切な通知設定など、細やかな配慮が必要です。

これらのポイントを押さえ、自社の特性に合わせたカスタマイズを行うことで、社内掲示板ツールは単なる情報共有の場を超え、組織の知識循環と生産性向上を促進する強力な基盤となるでしょう。

DocBaseは、社内掲示板ツールとしておすすめです。「メモ」や「知恵袋」のような親しみやすい使い方で、社員の誰もが気軽に投稿できる雰囲気を醸成します。コメント機能を活用することで、活発な意見交換や議論が可能になり、組織の知識共有が飛躍的に向上します。また、業務報告から社内イベント情報まで幅広い用途に対応するため、チームの連携を強化します。

DocBaseを導入することで、情報の透明性が高まり、社内コミュニケーションが活性化されるでしょう。効率的な情報共有と組織の活性化を目指す企業にとって、DocBaseは最適な選択肢となるはずです。

監修

DocBase編集部

情報共有に役立つ情報をお届けします。