社内イントラとは？メリットや選定方法、導入のポイントも併せて解説

社内イントラは、企業の情報共有と業務効率化を促進するツールです。しかし、導入の際には、慎重に計画することと戦略が不可欠です。

まず、組織の具体的なニーズと目標を明確にしましょう。単なる情報共有だけでなく、部門間連携の強化やナレッジマネジメントの向上など、具体的な成果を想定することが重要です。

次に、ユーザー視点を重視してシステムを導入することが鍵となります。直感的なインターフェース、モバイル対応、柔軟な検索機能など、従業員が日常的に活用したくなる機能が搭載されているかが非常に重要です。

さらに、セキュリティ対策も大事なポイントで、機密情報の保護と利便性のバランスを取ることも大切です。

導入後も、継続的に改善して活用を促進していく必要があります。定期的なフィードバック収集と機能更新により、常に進化する社内イントラを目指しましょう。

【この記事を読んでわかること】

●社内イントラとは企業や組織内の専用のネットワークシステムで、社内Wikiや社内SNSなど業務効率化のために利用するツールを指すことが多い

●活用することで、社内ポータルサイト作成、社内グループウェア作成、社内Wiki作成、社内SNS・コミュニケーションツール作成が可能

●メリットは、情報の一元管理、リアルタイムな情報共有、情報履歴の記録、組織の理念やミッションの共有、部署を超えたコミュニケーション、ペーパーレス化

●導入時においては、目的に合ったツール選定、セキュリティ面の意識、現場の理解、最低限の説明に注力する

社内イントラとは？

社内イントラは、組織の情報共有のあり方を大きく変えます。インターネットを使って、組織内のメンバーだけがアクセスできるため、安全に情報管理ができます。

使い方がとても簡単なのも社内イントラの利点です。いつものウェブブラウザやメールソフトと同じように使えます。社員は、社内イントラから社内文書や大切なファイルを見たり、共有したりできます。さらに、昨今の社内イントラは、PCだけでなく、スマホやタブレットからも使えます。

多くの企業では、既存で提供されているITツールを導入・カスタマイズして社内イントラとして利用しています。開発にかかる費用と時間を減らし、自社のニーズに合わせたシステムを作ることができるためです。さらに、プライベートクラウドを使って、柔軟で拡張性の高い社内イントラを実現する企業も増えています。

社内イントラの導入は、組織のコミュニケーション文化を根本的に変え、仕事効率と創造性を高めていく戦略となり得るのです。

社内イントラの昔と今

社内イントラは、会社の情報をまとめる場所として進化してきました。その変化をたどると、組織のニーズと技術の発展の様子を伺うことができます。

昔の社内イントラは、主に「情報の倉庫」としての役割があり、文書やファイルをしっかり保管し、必要な時に取り出す、そんなシンプルな使い方が中心でした。

しかし、時代とともにその在り方は大きく変わります。時代とともにコミュニケーションツールとしての面が強まり、会社の方針や大切なメッセージを全社員にすばやく伝える手段として使われるようになりました。

そして今、社内イントラはデジタルワークプレイスへと進化。場所や時間の制約を超えて、社員同士が協力できる環境を提供しています。いろいろなデバイスからアクセスできる文書管理システムや、知識を共有するための社内Wikiなど、機能は盛り沢山です。

さらに、他社が提供するアプリと連携でき、カスタマイズの幅も広がっています。「社内ポータル」「グループウェア」などといった呼び方の多様化も、その進化の表れと言えるでしょう。

社内イントラは今や、組織の生産性と創造性を高める場へと変化を遂げているのです。

社内イントラでできること

社内イントラは、組織のデジタル基盤として多様な機能を提供し、主に4つの大切な役割を果たしています。

まず、社内ポータルサイトとして、会社の最新情報やツールを一つにまとめ、社員の情報アクセスの効率化を図ります。次に、グループウェアとして、スケジュール管理や文書共有を一つにし、仕事の連携を促します。さらに、社内Wikiを通じて、組織の知識をまとめ、ナレッジの共有と蓄積を実現します。最後に、社内SNSや連絡ツールにより、部門を越えた対話と協力を活発にします。

ここでは以下の点について具体的にご紹介します。

社内ポータルサイト作成
社内グループウェア作成
社内Wiki作成
社内SNS・コミュニケーションツール作成

社内ポータルサイト作成

社内ポータルサイトは、組織のデジタルプラットフォームとして中心になる場です。社員が毎日必要とする情報やツールを一か所にまとめ、仕事の効率をアップさせます。

社内ポータルサイトでは、会社の最新ニュースや大切なお知らせ、これからのイベントなどの情報をすぐに共有できます。全社員がいつも最新の組織の動きを知り、迅速な決定や行動につなげることができます。

気をつけるべき点は、社内ポータルサイトを顧客向けの公式ウェブサイトと混同しないことです。社内ポータルサイトは社内専用のツールであり、セキュリティと情報の適切な管理が欠かせません。

社内ポータルサイトの作成は、組織のコミュニケーション文化を変化させて、情報の共有を進める戦略的な施策です。適切に設計・運用されれば、社員の参加意識を高め、組織のチーム力を高めるツールとなる可能性があります。

社内グループウェア作成

社内グループウェアは、組織の生産性を上げる統合型ソフトウェアです。仕事の効率化と情報共有を中心に、チームの協力を強くサポートします。

社内グループウェアは多機能で、利便性の高いカレンダー管理、タスクの見える化と進捗の追跡、安全なメールシステムなどが一つになっています。さらに、ファイルや文書の共有・管理機能により、プロジェクトのまとめ管理が可能になります。

特に注目したいのは、これらの機能がスムーズにつながっている点です。例えば、カレンダーのイベントから関連文書にアクセスしたり、タスクにファイルをつなげたりと、情報のシームレス化を可能にします。

社内グループウェアの導入は、組織の働き方を変えて部門間の壁をなくし、創造的な協力を促します。

社内Wiki作成

社内Wikiは、組織の集合知を活用する場です。社員が自由に情報を追加・編集できる柔軟性が特徴で、組織の知識を一か所にまとめ、効率よく管理します。

社内Wikiを利用して、社員にナレッジの蓄積と共有を促し、組織の学ぶ力を大きく高めます。新入社員教育や仕事のスムーズな進行にも役立ちます。というのは、過去の事例や専門知識にすぐにアクセスできるため、速やかな問題解決につながるからです。

さらに、社内Wikiは誰もが知識の作成と編集に参加できるため、組織の透明さと平等さを高める効果もあります。部門を越えた協力や創造的な発想が生まれやすくなります。

ただし、効果的に運用するには、情報の質の維持、更新の促進、セキュリティの確保などを考えた運用ガイドラインの作成が必要です。

社内SNS・コミュニケーションツール作成

社内SNS・コミュニケーションツールは、社員の対話を促し、情報のやり取りをスムーズにして、組織の活動を活発にする大切な役割を果たします。

すぐにやり取りできるチャット、ファイル共有、お礼のメッセージ交換など、さまざまな機能によって社員同士の距離感が近くなり、オンライン上でも密なコミュニケーションを可能にします。

しかし、社内SNSやコミュニケーションツールを上手に活用するには、戦略的な働きかけも必要です。社内イントラはよく公式で形式的な場と思われて、利用するのが遠慮がちになる場合もあるので、社員が自ら参加するよう促すことが大切です。

例えば、トップの人たちが積極的に発信したり、カジュアルな話題専用の場を設けたりするなど、コミュニケーションのハードルを下げる工夫が求められます。適切に運用されれば、社内SNS・コミュニケーションツールは組織の結束力を育み、新しい取り組みを加速させる強力なツールになる可能性があります。

社内イントラに求められる機能

社内イントラに求められる機能には、組織の生産性と創造性を高めると同時に、社員の日々の仕事をスムーズに進める多様な要素が含まれています。これらの機能は、情報共有の効率化から組織の文化づくりまで、幅広い目的を達成するために設計されています。ここでは以下の機能についてご紹介します。

ソーシャル機能
充実した検索機能
パーソナライズ機能
ピープルアナリティクス機能
最先端のメディア機能
モバイル対応
CMS機能（コンテンツ管理・制作）
使いやすいユーザーインターフェース（UI）

ソーシャル機能

社内イントラのソーシャル機能は、組織の活力を引き出す大切な要素です。社員同士の壁をなくし、自然な対話を促すことで、創造的なコラボレーションを実現します。

最新のツールは、メンション、コメント、「いいね」機能など、社員が日常的に使うSNSと同じような機能を持っています。さらに、スマホにも対応し、時間や場所を問わずコミュニケーションができます。

これらの機能は、部門を越えたアイデアの交換、暗黙知の共有、組織の連帯感の育成など、多面的な効果が期待できます。ソーシャル機能の導入は、組織の文化を変える第一歩となるでしょう。

充実した検索機能

社内イントラは、組織の知識を効率よく活用できるかどうかが重要であるため、高度な検索機能がポイントになってきます。

検索システムによって、文書の全文検索はもちろん、異なる機能やデータベースを横断して情報を集め、関連性の高い結果を迅速に表示します。社員は必要な情報に素早くアクセスし、意思決定のスピードを上げることができます。

さらに、AI技術を使った高度な検索エンジンは、ユーザーの検索パターンを学習し、個別に最適化された結果を提供することも可能です。このような先進的な検索機能は、組織の知的生産性を高めて、社内イントラを「知識の宝庫」へと変えることができるのです。

パーソナライズ機能

最新の社内イントラは、それぞれの社員のニーズに応えるパーソナライズ機能を提供しています。AI技術を使い、ユーザーの役割、興味、行動パターンを分析し、最適化された情報を優先的に表示することのできるツールもあります。

例えば、営業部門の社員には顧客情報や市場の動きが、開発部門には技術の傾向や研究レポートが、自動的に目立つように表示されます。さらに、プロジェクトやスキルへのタグ付け、よく使うリソースへの迅速なアクセスなど、ユーザー自身による調整も可能です。

情報が多すぎる時代において、このパーソナライズ機能によって必要な知識に素早くアクセスできることは、個人の生産性向上はもちろん、組織全体の決定スピードと質の向上にもつながります。

パーソナライズ機能を適切に使用すれば、社内イントラを各社員の「個人秘書」へと進化させ、組織の知的生産性を格段に高める可能性があります。

ピープルアナリティクス機能

最新の社内イントラには、社員の活動状況を細かく分析するピープルアナリティクス機能を持つものもあります。ピープルアナリティクス機能とは、社員のやる気や活動パターンを多角的に捉え、個々人に最適な職場環境や働き方を科学的に導き出すものです。

例えば、定期的な調査を通じて社員の声をリアルタイムで把握したり、社内イントラ上の行動記録を分析して仕事の効率の傾向を可視化したりすることができます。これらのデータを総合的に解析することで、人材配置の最適化や組織文化の改善につながる貴重な気づきが得られます。

ピープルアナリティクス機能は、社員一人一人の潜在能力を最大限に引き出し、組織全体の創造性と生産性を格段に高める可能性があります。適切に活用すれば、社員ファーストの組織運営を実現する有用な機能となるでしょう。

最先端のメディア機能

昨今の社内イントラには、単なる情報の蓄積だけではなく、魅力的で分かりやすい情報発信も求められ、最先端のメディア機能に対応したシステムがあります。

文字だけでなく、高画質の画像、高品質な動画、インタラクティブなスライド、データを見える化したグラフなど、多様なメディアを使うことで、複雑な情報も直感的に伝えられます。例えば、新製品の特徴を3D動画で紹介したり、経営戦略を図解で表現したりすることで、社員の理解と共感を深められます。

このような豊かな表現力は、情報を伝えることに加えて、組織のまとまりを育て、社員の参加意識を高める効果も期待できます。

モバイル対応

最近のビジネス環境では、社内イントラのスマホ対応が必須です。「いつでも・どこからでも」アクセスできる柔軟さは、組織や社員の生産性を大いに高めます。

最新の社内イントラは、使いやすいスマートフォンアプリを提供し、会社支給や個人のデバイスから安全にアクセスできます。外で働くことの多い営業部門や、デスクワークが主ではない現場スタッフも、リアルタイムで情報共有や決定に参加できるようになります。

スマホ対応によって利便性が高くなるだけではなく、組織の壁をなくし、全社員をスムーズにつなぎます。適切に使用すれば、情報格差をなくし、業務判断の迅速化を実現し、組織全体の競争力を向上させることができます。

CMS機能（コンテンツ管理・制作）

社内イントラの中には、CMS（コンテンツ管理システム）機能が搭載されているものもあります。

高度なCMS機能により、各部門や個々の社員が自由にコンテンツを作成・発信できるようになります。例えば、営業部門が成功事例を共有したり、開発チームが最新の技術傾向をレポートしたりと、組織全体の知見がシームレスにつながります。

同時に、適切な権限管理により、情報の一貫性と安全性も確保できます。このバランスの良さがあるゆえ、活発な情報交換と厳格な情報管理の両立を可能にします。

CMS機能は、社内イントラを単なる情報の集積から、有益な知識を得られる場へと変えます。適切に活用すれば、組織の創造性を大きく向上させる可能性があります。

使いやすいユーザーインターフェース

社内イントラの優れたユーザーインターフェース（UI）は、組織の生産性を左右する大切な要素です。

最新の社内イントラでは、一般のウェブサイトやアプリと変わらない直感的な操作性が可能です。情報が分かりやすく整理され、必要な機能にスムーズにアクセスできるデザインは、仕事の効率を大きく向上させます。

逆に、複雑で分かりにくいUIは、ユーザーのイライラを高め、社内イントラを使う意欲を下げてしまいます。組織全体の情報のやり取りを阻害して、意思決定のスピードを遅らせてしまう可能性があります。

適切な設計のUIが実装された社内イントラは、社員の生産性とやる気を同時に向上させることができます。

社内イントラの導入メリット

社内イントラを導入することによって、組織の効率性と競争力を大幅に向上させる多くのメリットがあります。多様な機能と情報の一元管理により、業務効率が飛躍的に向上します。必要な情報やツールが集約されることで、社員の情報探索時間が削減され、意思決定のスピードが加速します。主なメリットを以下に紹介します。それぞれ詳しく見ていきましょう。

多様な機能・情報を一元管理でき業務効率化につながる
リアルタイムな情報共有が可能
情報履歴が記録される
組織の理念やミッションを共有させやすい
部署を越えてコミュニケーションが取れる
ペーパーレス化が進みコスト削減につながる

多様な機能・情報を一元管理でき業務効率化につながる

最近の社内イントラは多様な機能を搭載し、情報を一元管理する場として進化しています。

社内イントラでは、仕事に関する文書、多種多様なデータ、社内の連絡網など、あらゆる情報をまとめて一元管理します。情報が集約されることで、必要なデータにすぐにアクセスできます。社員が情報を探す時間を大きく減らすため、意思決定のスピードも速まります。

さらに、さまざまなデバイスに対応し、時間や場所の制約を超えた柔軟な働き方を可能にします。オフィスのパソコン、外出先のスマホ、家のタブレットなど、どのデバイスからでもスムーズにアクセスでき、リアルタイムでの情報共有が実現します。

多様な機能や情報の一元管理は、部門間の壁をなくし、組織全体の知識の活用を活発にし、新しいアイデアが生まれる土台を作ります。

リアルタイムな情報共有が可能

リアルタイムな情報共有は企業の競争力を高める要であり、社内イントラはこのニーズに応えるツールでもあります。

例えば、営業部門が新しい契約を獲得した瞬間、その情報は全社ですぐに共有されます。リアルタイムで連絡を受けた関連部門がスピーディーに契約後の対応を始められるため、ビジネスチャンスを最大限に活用できます。

また、プロジェクトの進み具合や資源の使用状況なども、いつも最新の情報にアクセスできるため、的確な意思決定が可能となり、効率的に業務を進められます。

このリアルタイム性は、情報の行き違いや誤解を大きく減らします。これまでのメールベースのやり取りでは避けられなかった情報の遅れやズレが解消され、組織全体の足並みがそろいます。リアルタイムな情報共有は、組織の対応力を高めます。

情報履歴が記録される

社内イントラでは、情報の履歴機能も搭載されているものもあります。

システム上のあらゆる操作や情報の変更が時間ごとに正確に記録されるため、過去の決定プロセスや業務変化をたどることが可能です。例えば、大切な企画書の変更履歴を確認し、各段階での判断の理由を把握することができます。

また、情報履歴機能は、問題解決や品質管理でも力を発揮します。情報に疑問が生じた場合、変更の経緯をすぐに確認でき、潜在的な問題の早期発見と迅速な対応が可能になります。

さらに、人事異動や組織変更の際にも、情報履歴機能が大いに役立ちます。新たに異動してきた従業員は前任者の対応履歴を細かく把握でき、スムーズな仕事の引き継ぎが実現します。

このように、情報履歴は、組織の記憶をまとめ、学ぶ力を高める重要な機能です。適切に活用すれば、組織の知的資産を最大限に活用し、持続的な成長を支えることができます。

組織の理念やミッションを共有させやすい

社内イントラは、組織の価値観やビジョンを浸透させるツールとしても活用できます。社内イントラを通じて、会社の理念やミッション、ビジョンを効果的に伝えることで、社員の意識と行動を組織の目標に向けて統合できます。

例えば、社長のメッセージや部門長の発信を定期的に掲載することで、リーダーの考えを直接社員に届けられます。また、成功事例や社会貢献活動の報告を共有し、組織の価値観を具体的に示すことができます。

しかし、単に情報を掲載するだけでは不十分です。効果的な共有には、細かなコミュニケーションデザインが欠かせません。メッセージの内容、表現方法、発信タイミングなど、社員の共感を呼ぶストーリー設計が求められます。

さらに、双方向のコミュニケーション機能を活用し、社員からの感想や質問に対応することで、理念の理解度を深め、組織との一体感も育めます。

適切に運用された社内イントラは、企業や組織のDNAを全社員に浸透させ、一人一人の行動指針の形成をサポートします。組織のビジョンと個人の目標が有機的につながり、持続的な成長の基盤が築かれます。

部署を越えてコミュニケーションが取れる

社内イントラを活用することで、組織の壁を越えたコミュニケーションが促進されます。これまでのメールや電話によるやり取りは、多くの場合、部署内の限られたメンバー間でのコミュニケーションにとどまっていました。しかし、社内イントラを利用することで、コミュニケーションの範囲が格段に広がります。

例えば、掲示板機能やチャットツールを通じて、異なる部署のメンバーが自由に意見交換や情報共有を行えます。多様な視点や専門知識が交わり、創造的なアイデアの創出や問題解決が促されます。

また、プロジェクトベースの仮想チーム作りも簡単になり、組織の柔軟性と適応力が向上します。営業部門の市場洞察と開発部門の技術知識が融合し、革新的な製品開発につながる可能性も高まります。さらに、経営層と現場のコミュニケーションも活発になり、組織が目指す先と社員の意識の一致を図ることができます。

このように、部署を越えたコミュニケーションは、単なる情報交換の枠を超え、組織全体の知的生産性と革新力を高めることができます。組織を横断したつながりを強め、相乗効果を最大化させる可能性があります。

ペーパーレス化が進みコスト削減につながる

社内イントラの導入は、組織のデジタル化を加速させ、ペーパーレス化を促すきっかけとなります。ペーパーレス化は、多くの価値を組織にもたらします。

まず、明らかなコスト削減効果があり、紙、インク、プリンター維持費など、これまでの文書管理にかかる直接的なコストが大きく削減されます。例えば、大規模な会議資料や報告書を全てデジタル化することで、年間の消耗品費を数百万円単位で減らせる可能性があります。

さらに、環境負担の軽減にも貢献します。紙の使用量削減は、森林資源を守ることやCO2排出量削減につながり、会社の社会的責任（CSR）の観点からも大切です。

しかし、ペーパーレス化による本当のメリットは、仕事のプロセスの変革にあります。文書の作成、承認、共有、保管の流れが大きく効率化され、意思決定のスピードが上がります。また、検索しやすくなることで、必要な情報へのアクセスが簡単になり、生産性が高まります。

このように、社内イントラを通じたペーパーレス化は、コスト削減、環境保護、仕事の効率化という三つの価値を同時に実現する可能性があります。

社内イントラ導入時の注意点

社内イントラ導入時には、組織のニーズに合ったシステム選び、高度な安全対策、現場の声の反映、そして全社員への丁寧な説明とサポートが大切です。適切なツールを選び、強固なセキュリティを確保しつつ、実際に使用する社員の意見を取り入れることで、使いやすくより効果的なシステムが作れます。さらに、導入後も続けて改善と社員教育を行うことで、イントラネットの価値を最大にできる可能性があります。

これらの点に気をつけることで、社内イントラは組織変革と生産性向上の強い推進力となり、長期的な成功をもたらす戦略的な資産となるでしょう。

ここからは以下の注意点について紹介していきます。

目的に合ったシステム・ツールを選定する
セキュリティ面の意識を高めて選定時にも注意する
現場の理解を得ておく
最低限の説明は行っておく

目的に合ったシステム・ツールを選定する

社内イントラ導入の際には、目的に合ったツールや機能の選びが欠かせません。組織の特徴や仕事の流れをよく理解し、具体的なニーズに応える機能を持つシステムを選ぶことが大切です。

また、長期的な使用を見据え、安定した支援体制と高い評価を得ているサービスを選ぶことで、スムーズな導入と継続的な改善が可能になります。使用者の声や専門家の意見を参考に、自社の成長に役立つツールを慎重に選びましょう。

社内イントラネットの目的と機能

導入目的	具体的な目的	必要な機能
I. 情報共有・コミュニケーションの効率化	情報共有の迅速化、円滑なコミュニケーション促進、部署間の連携強化	リアルタイムチャット、掲示板、ファイル共有（バージョン管理機能付き）、通知機能、高度な検索機能（全文検索、絞り込み検索）、アドレス帳
II. 業務効率化・生産性向上	業務プロセスの効率化、生産性向上、コスト削減	ワークフロー、タスク管理、スケジュール管理（個人・共有カレンダー）、アンケート、フォーム作成
III. ナレッジマネジメント・人材育成	社内ノウハウの蓄積・共有、人材育成の促進	Wiki、ドキュメント管理（バージョン管理機能付き）、研修コンテンツ配信、教育プラットフォーム連携
IV. セキュリティ強化	情報漏洩リスクの軽減、セキュリティ体制の強化	アクセス権限管理、多要素認証、監査ログ、データ暗号化
V. 企業文化醸成	社内コミュニケーション活性化、企業文化の醸成	社員紹介、イベント告知、コミュニケーションツール連携
VI. 経営管理・戦略立案	経営状況の把握、戦略立案のためのデータ収集	ダッシュボード、レポート作成、データ分析

セキュリティ面の意識を高めて選定時にも注意する

社内イントラは、会社の大切な情報を扱う重要なツールのため、安全対策を最優先に考える必要があります。ツール選びの時には、暗号化技術や定期的なセキュリティアップデートの有無を確認しましょう。

社内イントラネットを選択する際のセキュリティ面では、以下の点に配慮すべきです。これらの項目は、重要度に応じて段階的に検討することが重要です。

I. 認証とアクセス制御 (最重要)

多要素認証 (MFA): パスワードに加え、ワンタイムパスワード、生体認証など、複数の認証方法を組み合わせることで、不正アクセスをより効果的に防止します。最低限、パスワード＋ワンタイムパスワードが推奨されます。
ロールベースアクセス制御 (RBAC): ユーザーの役割（例：管理者、社員、ゲストなど）に基づいてアクセス権限を細かく設定します。必要最小限の権限のみを付与することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えます。
シングルサインオン (SSO): 複数のシステムに一つのIDとパスワードでログインできる機能。ユーザーの利便性向上とパスワード管理の簡素化に繋がり、セキュリティ向上にも貢献します。
アクセスログの記録と監査: 誰がいつどのシステムにアクセスしたかを記録・監査することで、不正アクセスを検知し、責任追及を可能にします。
IPアドレス制限: 特定のIPアドレスからのみアクセスを許可することで、不正アクセスを防止します。

II. データ保護 (重要)

データ暗号化: 保存データや通信データの暗号化により、データの漏洩や改ざんを防ぎます。特に、機密性の高いデータは、厳格な暗号化が必要です。
データ損失防止 (DLP): 機密情報の外部への持ち出しを防ぐための対策。 USBメモリへのデータコピー制限、メールへの添付制限などが挙げられます。
バックアップと災害対策: データのバックアップと、災害時のデータ復旧計画を策定する必要があります。複数の場所にバックアップを保存するなど、冗長化も考慮しましょう。
データ消去機能: 不要になったデータの安全な消去機能が重要です。

III. システムの堅牢性 (重要)

セキュリティアップデートの適用: 定期的なセキュリティアップデートを適用することで、脆弱性を修正し、セキュリティレベルを維持します。
ウイルス対策: イントラネットシステム自体へのウイルス対策、そして社員PCへのウイルス対策ソフト導入と定期的なスキャンが不可欠です。
ファイアウォール: 外部からの不正アクセスを防ぐためのファイアウォール設定が必要です。
脆弱性診断: 定期的にセキュリティ診断を実施し、脆弱性を早期に発見・修正します。

IV. その他 (考慮事項)

ベンダーのセキュリティ対策: イントラネットシステムを提供するベンダーのセキュリティ対策が適切かどうかを確認します。セキュリティに関する認証取得状況や、セキュリティに関する実績などを確認しましょう。

これらのセキュリティ対策は、単独で実施するよりも、複数の対策を組み合わせることで、より効果を発揮します。自社の情報セキュリティレベル、リスク許容度を考慮し、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。特に、機密性の高い情報を扱う企業は、より高度なセキュリティ対策を検討する必要があります。

また、社員全体の安全意識向上も欠かせません。安全を重視したツール選びと運用により、安心で効率的な社内イントラ環境を作りましょう。

現場の理解を得ておく

社内イントラが円滑に利用されるには、従業員の積極的な参加が鍵となります。導入前に、各部署の具体的なニーズや課題を聞き取り、それらを反映したシステム設計を行うことで、使いやすさと仕事の効率の向上を両立できます。

さらに、導入後も定期的に使用状況や改善点について意見を集め、柔軟にシステムを進化させていくことが大切です。このプロセスを通じて現場との信頼関係が築かれて、社内イントラが組織の成長を支える強力なツールとなります。現場との対話を大切にし、共に進化するシステムを目指しましょう。

最低限の説明は行っておく

社内イントラが持つ価値は、全社員が活用することで発揮されます。そのためには、導入時に適切な説明と支援を提供することが欠かせません。

具体的には、分かりやすい手引きの作成や、各機能の使い方を示す短い動画の配信など、多様な学び方に対応した資料を用意しましょう。また、定期的な学習会や質問窓口の設置により、社員の不安や疑問を解消し、社内イントラの効果的な活用を促します。

社内コミュニケーションの活性化と仕事の効率向上のためにも、全員参加型の社内イントラ構築を目指しましょう。

社内イントラ導入のステップ

社内イントラを導入する際には、明確な目的設定から始まり、具体的な利用シーンの想定、適切なツール選びへと進みます。その後、運用体制の構築、全社員への知らせと運用開始を経て、継続的な改善サイクルへと移ります。このプロセスでは、組織の特徴やニーズをよく考え、現場の声を反映させながら、段階的に進めることが大切です。

また、導入後も定期的な評価と意見の収集を行い、システムを進化させ続けることで、社内イントラは組織の生産性と創造性を高める強力なツールとなります。慎重かつ戦略的なアプローチにより、イントラネットは単なる情報共有システムを超えて、組織変革のきっかけを生み出してくれるはずです。

ここでは以下のステップについてご紹介していきます。

導入目的の明確化・周知
ユースケースを詳細に具体化し検討する
ツールを選定する
ツール構築と運用体制を検討する
全員に周知し運用開始する
成果を振り返り改善する

導入目的の明確化・周知

社内イントラの導入を成功に導くには、その目的を明確に定めることから始まります。組織が直面している具体的な課題や、達成したい改善の姿を細かく描き出すことが大切です。

例えば、部門間の情報共有のスピードアップや、プロジェクト管理の効率化など、具体的なゴールを設定しましょう。この過程で全社的な話し合いを重ね、各部署の声を反映させることで、導入後の活用度も高まります。

明確な目的意識は、適切なツール選びや効果的な運用方法の策定にも直結します。全員で目的を共有し、社内イントラを組織変革の推進力としていきましょう。

ユースケースを詳細に具体化し検討する

社内イントラの導入を成功に導くには、具体的な利用シーンを想定することが欠かせません。各部署や役職ごとの活用方法、共有する情報の種類を細かく検討しましょう。例えば、営業部門での顧客情報共有や、人事部門での社内ルール閲覧など、実務に即したケースを描くことで、必要な機能が明確になります。

さらに、実際に使う立場にある社員への聞き取りも大切です。現場のニーズを直接聞くことで、より実用的なツール選びや調整が可能になります。全社の声を反映させた、本当に役立つ社内イントラを作りましょう。

ツールを選定する

ツール選びでは、事前に定めた目的や利用シーンに基づき、必要な機能を持つツールを探しましょう。ただし、機能説明だけでは実際の使用感をつかみきれない場合があります。

そこで、無料お試し期間を提供しているツールを活用し、実際の操作性や使いやすさを確認することをおすすめします。また、長期的な運用を見据え、サポート体制の充実度や評判、コストパフォーマンスなども大切な選択基準となります。

慎重な比較検討を通じて、組織に最適な社内イントラを見つけ出しましょう。

ツール構築と運用体制を検討する

社内イントラが円滑に利用されるには、適切なツール構築と運用体制の構築が重要になってきます。システム部門だけでなく、人事や広報などいろいろな部署を巻き込み、それぞれがツールの特徴を理解した上で、活用することが大切です。

同時に、将来的な拡張や調整にも柔軟に対応できる体制を整えましょう。定期的な振り返りと改善のサイクルを組み込み、責任者を中心に効果測定と最適化を行うことで、社内イントラの価値を最大化できます。

構築段階から運用方針を見据えて組織全体で取り組む姿勢が、長期的な成功につながります。

全員に周知し運用開始する

社内イントラが円滑に利用されるには、全社員の積極的な参加が不可欠です。導入時には、単なるお知らせだけでなく、具体的な活用方法や期待される効果を丁寧に説明しましょう。

効果的な周知方法として有効なのは、部門別の学習会や実践的なワークショップの開催です。また、使い方ガイドやよくある質問集を作成し、誰もが必要な時に見られる環境を整えることも大切です。

運用開始後は、社員からの意見を積極的に集めて、迅速な改善につなげることで、より使いやすく価値ある社内イントラへと進化させていきましょう。

成果を振り返り改善する

社内イントラが円滑に利用されてその価値を高めるには、改善を続けることが重要です。導入後は、PDCAサイクルを活用し、定期的に使用状況と効果を評価しましょう。特に初期段階では、週単位での振り返りが効果的です。

利用頻度や部署別の活用度、情報共有の質など、具体的な指標を設定し分析することで、改善点が明確になります。また、ユーザーからの直接的な意見も貴重な情報源です。

柔軟な対応と迅速な改善を重ねることで、社内イントラの利用が習慣となり、仕事の効率化が図れるようになっていきます。

Slack社内イントラを活用して、組織変革を推し進めよう！

社内イントラの活用は、単なる情報共有システムを超えた、組織変革のきっかけとなります。適切に設計・運用することで、業務効率の向上、部門間の壁の解消、組織の文化づくりなど、多面的な効果が期待できます。

導入の成功には、明確な目的設定、現場の声の反映、安全への配慮が欠かせません。また、全社員の積極的な参加を促す工夫や、改善サイクルの確立も大切です。

DocBaseは、社内イントラのツールとしてもご利用いただけます。シンプルなUIかつマークダウン、リッチテキスト、ハイブリッドエディタを搭載し、誰でも簡単に情報発信・共有できます。従来の資料作成や情報共有におけるハードルを大幅に下げ、社員全体の積極的な社内イントラの活用を促します。

また、DocBaseは情報共有の範囲設定が柔軟であるため、セキュリティ面も安心です。さらに、タグ付け機能によって、階層構造に縛られずに必要な情報へ迅速にアクセス可能なことから、煩雑なフォルダ管理や検索の手間を省き、従業員の情報へのアクセス性を高めます。

社内イントラとしてDocBaseをご利用いただくことで、従業員の一人一人が積極的に情報発信し、ナレッジが共有され、組織全体の能力向上につながります。

監修

DocBase編集部

情報共有に役立つ情報をお届けします。

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
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料金	680円/月※1ユーザーあたり	1,360円/月※1ユーザーあたり	2,040円/月※1ユーザーあたり	要相談 ※300人以上の場合
ストレージ	30GB/人	5TB/人（エンタープライズのみリクエスト可能）
サービス	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）100 人まで参加可能なビデオ会議セキュリティと管理機能、スタンダードサポート	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）150 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、ノイズキャンセリングセキュリティと管理機能、スタンダードサポート**	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持500 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズキャンセリング高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など）スタンダードサポート**	セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メールアドレス（you@your-company.com）、電子情報開示、データ保持、S/MIME 暗号化1000 人まで参加可能なビデオ会議、会議の録画、出欠状況の確認、ノイズキャンセル、ドメイン内ライブストリーミング高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス統制機能（Vault、DLP、データリージョン、エンタープライズエンドポイント管理など）エンハンストサポート**

	フリープラン	プロ	ビジネスプラス	Enterprise Grid
料金	0円	925円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,050円）	1,600円/月※1ユーザーあたり ※年払いの場合（月払いでは月額1,800円）	要相談
機能	90日間のアクセス1対1のハドルミーティング音声・動画クリップ1対1の外部連携	フリープランのサービスに以下を追加メッセージ履歴へのアクセスが無制限無制限のアプリとインテグレーション無制限の canvas（30 日分のバージョン履歴）音声優先のハドルミーティングに最大 50 人が参加可能Slack コネクトで社外と安全に連携アドオンとして Slack AI を利用可能	プロプランのサービスに以下を追加ユーザーのプロビジョニングとデプロビジョニングSAML ベースのシングルサインオン無制限の canvas（90 日分のバージョン履歴）全メッセージのデータエクスポート	ビジネスプラスプランのサービスに以下を追加HIPAA サポートや Enterprise Key Management アドオンといった、エンタープライズ級のセキュリティとコンプライアンス組み込みの従業員ディレクトリ最大50万人のユーザーに対応可能で大規模なコラボレーションや情報共有に最適一元管理とカスタマイズ可能なポリシーで管理を合理化
ストレージ	1GB/人	5GB/人	20GB/人