社内コミュニケーションツールとは？メリットや選定時のポイントも解説

社内コミュニケーションに課題を感じている企業は少なくありません。調査によると、9割以上の企業が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と認識しています。また約7割の企業が自社に「社内コミュニケーションの課題がある」と感じているのです。

こうした社内コミュニケーションの課題を解決する手段として注目されているのが、社内コミュニケーションツールです。社内コミュニケーションツールは、従来のメールや対面でのやり取りに比べ、より効率的で即時性の高いコミュニケーションを実現します。例えば、ビジネスチャットや情報共有プラットフォームを活用することで、スピーディなメッセージのやり取りや、複数人での円滑な情報共有が可能になります。

また、会議時間の大幅な短縮や部門を超えたスムーズな協力体制の構築が期待できます。さらに、従業員のモチベーション向上にもつながり、創造的な職場環境の醸成に貢献するでしょう。本記事では、社内コミュニケーションツールの種類やメリット、選定時のポイントなどについて詳しく解説していきます。

【この記事を読んでわかること】

社内コミュニケーションとは、会議やミーティングに限らず、オフィス内で行われる会話や情報交換すべて社内コミュニケーションツールを利用するメリットとしては、「業務効率化の促進」、「チームの雰囲気の改善」、「不要な会議の削減」、「迅速な情報やノウハウの共有」、「新たなアイデアやイノベーションの創出」など社内コミュニケーションツールの種類は、「ナレッジ共有ツール」、「Web会議システム」、「バーチャルオフィス」、「ビジネスチャットツール」、「グループウェア」など社内コミュニケーションツール選定のポイントは、「わかりやすく使いやすいか」、「必要な機能が備わっているか」、「マルチデバイスに対応しているか」、「ツールの試用版があるか」など

社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションは、オフィス内で繰り広げられる人々の交流のすべてにあたります。会議室で交わされる熱のこもった議論から、上司との1対1の面談はもちろんのこと、コーヒーメーカーの前での和やかな雑談、昼食時の同僚との会話、社員旅行での和気あいあいとした交流も、すべて社内コミュニケーションの一環といえるでしょう。

人数の多い/少ないや内容の重要度に関わらず、職場でのコミュニケーションのすべてが、優れた組織作りや人材育成につながっています。これらの社内コミュニケーションが単なる情報交換にとどまらず、組織の一体感を醸成し、創造性を生み出す役割も果たしているのです。

社内コミュニケーションの目的と重要性

社内コミュニケーションは、組織の健全な成長に欠かせない要素です。最大の目的は、企業全体の生産性向上にあります。活発な社内コミュニケーションが交わされている職場では、困っている同僚へのサポートがスムーズに行われ、業務の停滞を防ぎます。また、頻繁な情報交換により、重要な伝達事項の見落としも減少します。

さらに、自由な意見交換が促進されることで、階層を超えた建設的な議論が可能になり、従来の枠にとらわれない革新的なアイデアが生まれやすくなります。結果として、組織全体の創造性が高まり、市場での競争力強化につながるのです。

良好な社内コミュニケーションは、単なる業務効率の向上だけでなく、従業員の心理的安全性も向上させます。相談しやすい雰囲気が醸成され、ストレスの軽減にも貢献します。こうした効果は、従業員の満足度向上や離職率の低下といった、長期的な組織の安定性にも寄与するのです。

9割の企業が社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると認識している

HR総研が実施した調査（※）によると、9割以上の企業が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と認識していることが明らかになりました。

この結果から、多くの企業が社内コミュニケーションの課題に直面していることがわかります。約7割の企業が自社に「社内コミュニケーションの課題がある」と感じており、特に「迅速な情報共有」、「部署内チームビルディング」、「部門間・事業所間の連携」などの面で影響が出ていると考えられています。

興味深いのは、企業規模によってコミュニケーションにおける課題が異なる点です。大企業では「課長とメンバー」の間、中堅・中小企業では「経営層と社員」の間でコミュニケーション課題が最も大きいとされています。

また、コミュニケーション不全が業務に与える影響として、「目指す方向への認識の統一」が多く挙げられました。これは、企業の方針や目標が十分に浸透していない可能性を示唆しています。

ですが、コロナ禍の影響が大きかった2021年と比較して、社内コミュニケーション状況は改善傾向にあります。オンラインコミュニケーションへの適応が進んだことが一因でしょう。

企業は、社内コミュニケーションの課題にどう取り組んでいるのでしょうか。施策としては「1on1」の実施や「従業員アンケート」、「コミュニケーション研修」など、さまざまです。改善方法は企業規模によって異なりますが、「多様な働き方の推進」と「社内コミュニケーションの活性化」の両立が求められているようです。

※ 改善・悪化の要因とは？ /HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート 結果報告

社内コミュニケーションの活性化にはツール活用がおすすめ

職場での社内コミュニケーション不足を効果的に解決できるのが、社内コミュニケーションツールです。従来のメールや対面での情報交換は、時として煩雑で時間がかかりがちです。例えば、メールの作成や添付ファイルの確認に手間取ったり、大規模な会議の調整に苦心したりした経験はありませんか？

社内コミュニケーションツールを活用することで、迅速なメッセージ交換や、複数人での円滑な情報共有が可能になります。結果として、会議時間の大幅な短縮や、部門を超えたスムーズな協力体制の構築が期待できるのです。

さらに、社内コミュニケーションツールは単なる効率化だけでなく、従業員のモチベーション向上にも一役買います。距離や時間の制約を超えた活発な社内コミュニケーションが、チームの一体感を高め、創造的な職場環境の醸成につながります。

社内コミュニケーションツール活用のメリット

社内コミュニケーションツールの導入は、社内の情報共有を大幅に改善します。リアルタイムでのメッセージ交換により、部門間の情報格差が解消され、遠隔地の社員とも密接なコミュニケーションが可能になります。過去の記録を簡単に検索できるため、業務効率が向上し、知識の蓄積も促進されます。さらに、不要な会議を減らすことでコスト削減にもつながります。

こういったメリットにより、チームの雰囲気が良くなり、社員の満足度が高まり、離職率の低下にも貢献するでしょう。社内コミュニケーションツールの適切な選択と活用は、組織全体の生産性と一体感を高める効果的な方法なのです。ここではメリットについて、以下の点からご紹介します。

• 業務効率化が促進される
• チームの雰囲気が良くなり満足度向上、離職率低下につながる
• 不要な会議を減らしコスト削減につながる
• 情報やノウハウの共有が簡単
• 新たなアイデアやイノベーションが生まれやすい

業務効率化が促進される

社内コミュニケーションツールの導入は、業務効率を飛躍的に向上させます。従来のメールでのやり取りと比べ、社内コミュニケーションツールは簡潔で迅速なコミュニケーションを可能にします。例えば、冗長な挨拶文を省略し、重要な情報のみを即座に共有できるのです。

さらに、チームや部署ごとにカスタマイズされたチャットグループを設けることで、リアルタイムでの進捗確認が容易になります。リアルタイムでのやり取りは、プロジェクトの遅延を最小限に抑え、チーム全体の生産性を高めます。

また、社内コミュニケーションツールは単なる情報共有の枠を超え、組織内の協力体制も強化します。問題が発生した際、速やかに関係者間で状況を共有し、協力して解決策を見出すことができます。ミスの早期発見と迅速な対応が可能となり、潜在的な損失を大幅に削減できるのです。

チームの雰囲気が良くなり満足度向上、離職率低下につながる

社内コミュニケーションツールは、従来の文字中心のやり取りを超えた柔軟なコミュニケーションを可能にします。絵文字やスタンプを使用した軽快なメッセージのやり取りは、職場の雰囲気を明るくし、チームの結束力を高めます。

さらに、スマートフォン対応により、外出先でも簡単にコミュニケーションが図れます。いつでもどこでもコミュニケーションが取れる環境は、チーム内の情報共有を円滑にし、互いの状況把握を容易にします。

このような開かれたコミュニケーション環境は、相談しやすい雰囲気を醸成し、従業員同士の自発的なサポート体制も強化します。例えば、同僚の様子の変化にいち早く気づき、適切なフォローができるようになるのです。

結果として、従業員の満足度が改善され、働きやすい職場環境が整います。これは組織の安定性と生産性向上にもつながります。

不要な会議を減らしコスト削減につながる

社内コミュニケーションツールの導入は、会議の効率化とコスト削減に大きく貢献します。例えば、チャット機能を活用することで、頻繁に行われていた対面での打ち合わせは、より簡潔で時間効率の良いオンラインでのやり取りに置き換えることが可能です。

オンラインでのやり取りでは、自動的に会話のログが保存されます。従来の会議で必須だった議事録作成の手間が省け、参加者全員がより議題に集中できるようになるのです。

また、ビデオ会議機能を備えた社内コミュニケーションツールも存在し、遠隔地からの参加も容易に。交通費や会議室の確保といったコストも大幅に削減できるのです。

ただし、重要な意思決定には対面での会議が適していることも忘れてはいけません。社内コミュニケーションツールは、日常的な情報共有や軽微な打ち合わせに最適です。効果的に活用することで、組織全体の生産性向上とコスト削減を同時に実現できます。

情報やノウハウの共有が簡単

社内コミュニケーションツールの導入は、組織内の知識共有を効率化します。社内コミュニケーションツールを活用することで、個々の従業員が持つ専門知識やノウハウを、円滑に組織全体に浸透させていくことができます。

例えば、ベテラン社員の長年の経験から得た顧客対応のコツや、新入社員が発見した効率的な作業方法など、多様な情報が瞬時に共有されるのです。特定の個人に依存しがちだった業務プロセスが、組織全体の財産として蓄積されていきます。

さらに、部署の垣根を越えた情報交換も容易になります。営業部門のマーケット動向や、開発部門の最新技術トレンドなどが、全社規模で共有されることで、組織全体の知的レベルの底上げにつながります。

このような情報やノウハウのオープンな利活用は、新人教育や社内研修の質を向上させ、組織全体の競争力を高める推進力となります。

新たなアイデアやイノベーションが生まれやすい

社内コミュニケーションツールの導入は、組織の創造性を飛躍的に高める可能性を秘めています。社内コミュニケーションツールが生み出す柔軟な対話の場は、従来の階層や部署の壁を越えた自由な意見交換を促進します。

例えば、若手社員のユニークな発想と、ベテラン社員の豊富な経験を組み合わせることで、これまでにない革新的なアイデアが生まれるかもしれません。営業部門の市場ニーズと開発部門の技術的知見が即座に共有されることで、新製品のコンセプトがリアルタイムで練り上げられていくのです。

社内コミュニケーションの円滑な組織では、アイデアの即時フィードバックや良質なコラボレーションが実現します。1人のひらめきが、組織全体の知恵によって磨き上げられ、より実現可能で価値の高いイノベーションへと発展します。

社内コミュニケーションツールの種類

社内コミュニケーションツールを選ぶ際は、自社の課題に合わせて導入目的を明確にすることが重要です。社内コミュニケーションツールは、多様な特色を持ちさまざまなニーズに対応します。

それぞれに特徴や強みが異なるため、自社の規模や業務形態、コミュニケーション課題を考慮し、最適なツールを選択しましょう。ここでは以下の分野別に社内コミュニケーションツールについて、ご紹介します。

• ナレッジ共有ツール
• Web会議システム
• バーチャルオフィス
• ビジネスチャットツール
• グループウェア

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールは、日々の業務で得た貴重な知見を効率的に共有するためのツールです。主にテキストベースですが、既存ファイルや視覚的な資料も簡単に添付できるため、情報の幅が広がります。

活用方法は多岐にわたり、日報から詳細なマニュアルまで、組織の需要に応じて柔軟に対応できます。社内Wikiのように体系的な知識の蓄積も可能で、チームの生産性を飛躍的に向上させることも可能です。社内コミュニケーションツールの導入により、情報の分断を解消し、組織全体のナレッジを最大限に活用できるでしょう。

Web会議システム

Web会議システムは、距離を超えたコミュニケーションを可能にする便利なツールです。PCやスマートフォンの内蔵カメラとマイクを活用し、誰でも簡単に高品質なビデオ通話が可能になります。単なる対話にとどまらず、画面共有機能を使えば、プレゼン資料を同時に閲覧しながらディスカッションを深められます。

さらに、会議内容を録音・録画する機能も備わっており、後から振り返りや情報共有に活用できます。これらの機能を駆使することで、対面でのコミュニケーションに匹敵する、効果的な遠隔会議が実現します。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、デジタル空間に再現されたオフィスです。3Dフロアマップ上で自分の席を選び、アバターを通じて同僚と交流できるユニークな環境を提供します。音声チャットを活用すれば、まるで隣の席で会話しているかのような臨場感あるコミュニケーションが可能です。

バーチャルオフィスは、管理者には従業員の活動状況を視覚的に把握する手段を、従業員には在宅勤務特有の孤独感を払拭する機会を提供します。さらに、仮想オフィスへの「出勤」と「退勤」により、ワーク・ライフ・バランスの改善にも一役買います。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、対面での会話のようなリアルタイムな交流を実現するツールです。1対1の深い対話から、グループやボードを活用した多人数での活発な議論まで、柔軟なコミュニケーションに対応します。「ありがとう」や「いいね」といった感情豊かなリアクション機能により、テキストベースでありながら温かみのある対話が可能です。

さらに、場所や時間の制約を受けないため、リモートワーク環境下でも円滑な情報共有と意思疎通を実現できます。こうした特徴により、ビジネスチャットツールは現代のワークスタイルに不可欠な存在として急速に普及しています。

グループウェア

グループウェアは、多機能なオールインワンの業務支援ツールです。チャット、スケジュール管理、勤怠管理など、日常業務に欠かせない機能を1つのプラットフォームに集約しています。この統合的な機能によって、複数のツールを行き来する手間が省け、業務の流れがスムーズになります。

また、リアルタイムでの情報共有により、部署間の壁を越えた活発なコミュニケーションが促進されます。さらに、ペーパーレス化による経費削減や、データの一元管理によるセキュリティ強化など、グループウェア導入による恩恵は多岐にわたります。

社内コミュニケーションツール選定のポイント

社内コミュニケーションツールの選定には重要なポイントがあります。まず、ユーザーインターフェースが直感的で操作しやすいことが大切です。複雑な操作が必要なツールは、導入後の利用率低下を招きかねません。

次に、チャット機能やビデオ通話機能など、自社のコミュニケーション活性化に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。また、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応していることも重要です。場所を問わず利用できる便利さが、より柔軟な働き方をサポートします。

以下のようなポイントを押さえて選定することで、社内全体への円滑な普及が期待できます。

• わかりやすく使いやすいか
• コミュニケーション活性化に必要な機能が備わっているか
• マルチデバイスに対応しているか
• ツールの試用版があるか

わかりやすく使いやすいか

社内コミュニケーションツールの選定において、「わかりやすさ」と「使いやすさ」は極めて重要です。なぜなら、これらの要素が欠けていると、せっかく導入しても従業員が利用しない可能性があるからです。

理想的なツールとは、画面の視認性が高く、操作に機敏に反応するものが考えられます。また、年齢やITスキルの異なる全メンバーが迷うことなく使えるシンプルな設計も求められます。例えば、直感的に理解できるアイコンや、クリック1つで目的の機能にアクセスできるレイアウトなどが挙げられるでしょう。

社内コミュニケーションツール選びの際は、実際に使用するメンバーの特性を考慮し、デモ版などで使い勝手を確認することをおすすめします。導入後も、使用に困っている従業員がいないかチェックし、必要に応じてサポートを行うことで、社内コミュニケーションツールが全社的に浸透していきます。

コミュニケーション活性化に必要な機能が備わっているか

社内コミュニケーションツールを選ぶ際には、自社の課題解決に適した機能が搭載されているか見極めることが重要です。例えば、膨大な資料を業務で使う部署には大容量のストレージが、即時性を重視するチームにはチャット機能が不可欠です。また、離れた拠点間の交流にはビデオ通話機能が役立ちます。

さらに、使用することで楽しさや喜びを感じられる機能も見逃せません。例えば、同僚へ感謝のメッセージを送れる絵文字機能は、チームの一体感を高め、モチベーション向上につながります。

また、多様な働き方に対応するため、スマートフォンでも快適に使える仕様かどうかも重要なポイントです。外出先や在宅勤務中でもスムーズにコミュニケーションが取れるツールを選びましょう。

マルチデバイスに対応しているか

昨今では、リモートワークなど働き方の多様化が進んでいます。そのため、社内コミュニケーションツールを選ぶ際には、マルチデバイス対応は重要な選定基準の1つとなります。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも快適に利用できるのであれば、場所や時間の制約を大幅に緩和します。例えば、外出先での急な連絡や、リモートワーク中のミーティング参加など、さまざまなシーンで柔軟な対応が可能になります。

また、直感的な操作が可能なモバイルアプリは、社内コミュニケーションツールの利用頻度を高める重要な要素になります。通勤中や移動時間を有効活用でき、業務効率の向上にもつながります。

マルチデバイス対応の社内コミュニケーションツールを選ぶことで、オフィスの内外を問わず、円滑な社内コミュニケーションが実現します。チームの一体感を醸成し、情報共有のスピードを加速させるでしょう。

ツールの試用版があるか

社内コミュニケーションツールの選定においては、カタログやウェブサイトの説明だけでは自社の環境に適しているかどうか判断しづらいことがあります。そんな時、試用版の利用が大きな助けとなります。

多くの社内コミュニケーションツールが、1週間から1カ月程度の無料試用期間を設けています。この期間中、実際の業務で使用してみることで、インターフェースの直感性や操作の快適さ、そして何より自社の業務フローとの相性を肌で感じることができます。

試用版の有無は、社内コミュニケーションツール選びの重要な判断材料の1つとなるでしょう。試用版がある場合は、できるだけ多くの従業員に使ってもらい、幅広い意見を集めることをおすすめします。

コストをかけずに実体験できる試用版の活用は、長期的に見て効果的な投資判断につながります。社内コミュニケーションツール選びの際は、試用版の有無も検討してみてください。

社内コミュニケーションツールをスムーズに導入するポイント

社内コミュニケーションツールを効果的に導入するには、事前の準備が鍵となります。まず、情報共有の迅速化など、使用目的を明確にし、全社員に周知しましょう。社内コミュニケーションツールの必要性への理解が深まります。

次に、使用ルールを定めることが重要です。例えば、セキュリティ施策や利用時間などを具体的に示して、混乱を防ぎます。また、全社員が社内コミュニケーションツールを使いこなせるよう、操作方法の研修を実施することも大切です。

さらに、既存の紙ベースの情報をデータ化しておくことで、新システムへの移行がスムーズになります。これらの準備を整えた上で、社員自らが社内コミュニケーションツールを活用していけば、効率的なコミュニケーションを実現できるでしょう。ここでは導入のポイントについて、具体的にご紹介します。

• 使用目的を明確化し全体に周知する
• 使用のルールを定めておく
• メンバー全員がツールを使えるようにしておく
• 情報をデータ化しておく

使用目的を明確化し全体に周知する

社内コミュニケーションツールの導入をスムーズに進めるには、まず「なぜこのツールを使うのか」という明確な目的を設定することが不可欠です。例えば、「部署間の情報共有を迅速化する」や「リモートワーク下でのチームワークを強化する」など、具体的な目標を掲げましょう。

次に、この目的を全社員に周知することが重要です。ツールの導入が単なるトップダウンの押し付けではなく、会社全体の課題解決のためである点を理解してもらうことで、社員の協力を得やすくなります。

周知の方法としては、全体会議での説明や、部署ごとの勉強会の開催が効果的です。また、ツールの導入背景や期待される効果を詳細に記したドキュメントを作成し、社内で共有するのも良いでしょう。

目的の明確化と全体周知を丁寧に行うことで、ツールの導入がスムーズになり、結果として社内コミュニケーションの真の改善につながります。

使用のルールを定めておく

社内コミュニケーションツールの導入をスムーズに進めるには、明確な使用ルールの設定も不可欠です。これらのルールは、社内コミュニケーションツールの効果的な活用と潜在的な問題の予防に役立ちます。

例えば、情報セキュリティの観点から、部署ごとにアクセス権を設定することで、機密情報の適切な管理が可能になります。また、社内コミュニケーションの活性化を目指すなら、投稿へのいいねや短いコメントを推奨するルールを設けるのも効果的です。

さらに、ワークライフバランスを考慮し、投稿や返信の時間帯を制限することも重要になります。例えば、「22時以降の投稿は緊急時のみ」といったガイドラインを設けることで、無理のない利用環境を整備できます。

一方で、これらのルールは各社の状況に応じて柔軟に設定すべきです。全社員の意見を聞きながら、自社に最適なルールを作り上げていくことが、社内コミュニケーションツールの円滑な導入と長期的な活用につながります。

メンバー全員がツールを使えるようにしておく

社内コミュニケーションツールの導入をスムーズに進めるには、全社員がそのツールを効果的に使いこなせるようサポートすることが重要です。特に、デジタル機器の操作に不慣れな社員や、新しいシステムの導入に抵抗感を持つ社員への配慮が必要です。

具体的な取り組みとしては、まず、社内コミュニケーションツールの基本操作を丁寧に解説する社内研修が効果的です。この研修では、実際にツールを操作しながら学べる体験型のセッションを設けると、理解が深まります。

また、いつでも参照できる簡潔なマニュアルの作成も有効です。例えば、よくある質問（FAQ）や、機能別の操作手順をイラスト付きで解説したガイドブックを用意すると、研修後のフォローアップに役立ちます。

さらに、社内コミュニケーションツールの使用に慣れた社員が、不慣れな社員をサポートする「マンツーマン制度」を導入するのも一案です。こうした取り組みにより、全社員が社内コミュニケーションツールを積極的に活用できる環境が整い、円滑なコミュニケーションの実現につながります。

情報をデータ化しておく

社内コミュニケーションツールを効果的に活用するには、既存の紙ベースの資料をデジタル化しておきましょう。情報の共有や検索が格段に容易になります。

例えば、会議の議事録や企画書、業務マニュアルなどを、PDFやWord文書に変換しておくことで、ツール上で迅速に共有できます。また、手書きのメモや名刺なども、スキャナーを使ってデジタル化すれば、貴重な情報資産として活用できます。

データ化の作業は一見煩雑に思えますが、長期的には業務効率の大幅な向上につながります。社内コミュニケーションツール導入と並行して、計画的に情報のデジタル化を進めることで、スムーズな移行が可能になるでしょう。

おすすめの社内コミュニケーションツール

効果的な社内コミュニケーションを実現するツールには、さまざまな種類があります。ノウハウや技術の活用に適したナレッジ共有ツールは、情報の蓄積と共有を容易にします。遠隔地とのやり取りに便利なWeb会議システムは、対面でのコミュニケーションに近い環境を提供します。

バーチャルオフィスツールは、オフィスの雰囲気を再現し、偶発的な会話を促進するツールです。即時性の高いビジネスチャットツールは、素早い情報交換に適しています。自社の業務形態や課題に合わせて最適なツールを選ぶことで、社員全体への浸透がスムーズになります。これらの社内コミュニケーションツールを組み合わせれば、より効果的なコミュニケーションが実現できるでしょう。ここでは以下の社内コミュニケーションツールについてご紹介します。

• ナレッジ共有ツール
• バーチャルオフィスツール
• ビジネスチャットツール

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールは、社内の情報や知識を効率的に管理・共有するためのシステムで、多様なツールが存在します。例えば、文書作成と共有に特化したWikiタイプ、プロジェクト管理機能を備えたツール、Q&A形式で知識を蓄積するものなどがあります。

ナレッジ共有ツールは、社員間の情報格差を減らし、業務効率を向上させる効果があります。自社の規模やニーズに合わせて、最適なナレッジ共有ツールを選ぶことで、より効果的情報共有が実現できるでしょう。ここでは以下のツールをご紹介します。

• DocBase
• NotePM
• TUNAG

DocBase

【DocBaseの特徴】

執筆・編集が直感的にできるUI社内報、日報、マニュアルから社内Wikiまで幅広い機能をカバー公開範囲設定や既読メンバー表示など閲覧分析機能も搭載ISO27001の認証取得リーズナブルな料金設定でコスト面でのハードルが低い

DocBaseは、Web社内報作成だけでなく、日報や社内Wiki作成など幅広い機能を搭載した、社内ポータルサイト型ツールです。議事録や技術仕様書などの作成機能も搭載されており、自社の情報を一元管理・共有可能です。

UI（ユーザーインターフェース）もシンプルであり、直感的に操作できるため、ITリテラシーが低く複雑なツールに抵抗が強い人にも適しています。ISO27001の認証取得による高いセキュリティ性を有しつつリーズナブルな設定価格になっており、コスト面が厳しい場合にもおすすめです。

また、30日間の無料トライアルがあり、導入前に使用感を試せます。そのため、導入したが自社に合わなかった、という結果になるリスクを低減できます。

【DocBaseの料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

【公式URL】

https://docbase.io

NotePM

【NotePMの特徴】

カジュアルに扱える操作性と見やすいデザイン性社内報作成以外にもマニュアル作成やレポート作成機能を搭載動画共有や検索機能など高い情報集約・整理能力を持つリアクション機能が豊富で楽しみながら使用できる

NotePMは、Web社内報を含んだ社内情報を強力に集約・整理できる社内ポータルサイト型ツールです。検索機能や編集履歴の自動保存機能、フォルダ分け・タグ付け機能が搭載されており、情報を綿密に管理したい場合に適しています。

一方で操作感はカジュアルかつ見やすく設計されており、初めてツールに触る人でも操作のハードルは低く抑え押さえられています。いいねなどのリアクション機能も充実しており、使っていて楽しいという感触を覚えやすい点も魅力です。

【NotePMの料金プラン】

	8プラン	15プラン	25プラン	50プラン	100プラン	200～3,000プラン
料金	4,800円/月	9,000円/月	15,000円/月	30,000円/月	60,000円/月	プランの数×6,000円/月
ユーザー数	8人まで	15人	25人	50人	100人	プランの数＝人数
ストレージ	80GB	150GB	250GB	500GB	1TB	プランの数÷100TB
閲覧ユーザー数	利用ユーザー数の3倍の人数までは閲覧無料

【公式URL】

https://notepm.jp

TUNAG

【TUNAGの特徴】

バイト人員などが多い企業向け社内報作成をはじめ、マニュアル作成やワークフロー作成機能を搭載店舗運営や現場教育DX機能など現場と管理側を繋ぐシステムを多数実装操作感を無料デモで確認可能

TUNAGは、アルバイトなど現場で働く従業員を多く抱える、小売りや製造業などで導入例が多い社内ポータルサイト型ツールです。Web社内報作成機能をはじめ、現場の業務を効率化させることにフォーカスした機能が多数搭載されており、情報の蓄積・共有から新人の教育まで、さまざまなことを任せられます。

操作に関しては、資料の他動画でも案内があるため、初めての人でも順を追って操作可能です。サポートも手厚く、ツールの活用方法や料金プランなど、幅広く相談できます。

【TUNAGの料金プラン】

• 初期費用＋月額費用
• 見積＋相談で料金プランを決定するため詳細は要相談

【公式URL】

https://biz.tunag.jp

Web会議システム

Web会議システムは、オンライン上での議論の場として、時間と場所の制約を解消します。遠隔地でも対面でのやり取りに近い臨場感があり、チームの一体感の醸成にも役立つでしょう。画面共有機能を使えば、資料を見ながら詳細な説明が可能で、資料の理解をサポートします。

また、録画機能により、欠席者も後から内容を確認できるため、情報格差も減らせます。こういったメリットから、Web会議システムは効率的な会議を実現する有効なツールとなります。ここでは以下のツールをご紹介します。

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams

Zoom

【Zoomの特徴】

使いやすく、オーディオ・ビデオ機能が充実カスタマイズ設定がわかりやすい画面共有や録画などの機能も無料無料版は40分までという時間制限ありオンラインセミナー開催機能や拠点間テレビ会議機能などのオプションあり

Zoom は、ビデオ会議、チームチャット、電話、メール、カレンダーなど、さまざまなコミュニケーションおよびコラボレーションツールを提供するプラットフォームです。 企業や個人向けのプラン、およびさまざまな業種や職種向けの機能が揃っています。 

Zoomの魅力は、無料版でも十分な機能を利用できる点です。安定した通信環境下で、クリアな音声とスムーズな映像によるリアルタイムのコミュニケーションが可能です。また、画面共有や録画機能も無料で利用できるため、テレワークやハイブリッドワーク環境での情報共有ツールとして重宝されています。

ただし、無料版には40分という時間制限があるため、長時間の会議には有料版の検討が必要です。有料版では、この制限が解除されるほか、より高度な機能が利用可能になります。

さらに、Zoomはカスタマイズ性も高く、企業のニーズに合わせて機能を追加できます。例えば、大規模なオンラインセミナーを開催できる「Zoom ビデオウェビナー」や、複数拠点をつなぐ「Zoom Rooms」などのオプションが用意されています。

【Zoomの料金プラン】

	Basic	Pro	Business	Business plus
料金	0円	1,999円/月/ユーザー, 年ごとに支払いまたは月額請求: 2,399円	2,749円/月/ユーザー, 年ごとに支払いまたは月額請求:3,299円	要お問い合わせ
特徴	1～99人	1～250人	1～250人
利用時間	最大40分	最大30時間	最大30時間	最大30時間

【公式URL】

https://www.zoom.com

Google Meet

【Google Meetの特徴】

URLを発行するだけで簡単に会議を開始できるパソコンからの接続はブラウザを介して行うため、アプリをダウンロードする必要なし無料プランでも1対1のWeb会議なら最長24時間（実質無制限で）接続可能録画や資料共有が行える

Google Meetの最大の特徴は、その簡便さです。URLを生成するだけで、すぐに会議を開始できます。また、パソコンからの接続はブラウザ経由で行えるため、専用アプリのインストールが不要です。IT環境に不慣れな社員でも容易に利用できます。

無料プランも用意されており、充実した機能が利用可能です。1対1の Web会議なら最長24時間（実質無制限）接続でき、長時間の打ち合わせや相談にも対応します。

さらに、録画機能や資料共有機能も備えているため、会議の振り返りや情報共有が容易になります。これらの機能により、対面でのコミュニケーションに近い環境を実現し、円滑な社内コミュニケーションを支援します。

【Google Meetの料金プラン】

	フリー	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
料金	0円	680円／ユーザー 1 人あたり月額 (1 年契約の場合)	1,360円／ユーザー 1 人あたり月額 (1 年契約の場合)	ユーザー 1 人あたり月額 (1 年契約の場合)	要お問い合わせ
人数	100 人まで参加可能	100 人まで参加可能	150 人まで参加可能	500 人まで参加可能	1000 人まで参加可能
利用時間	1 対 1 の会議の場合、24 時間会議の参加者が 3 人以上の場合、上限は 1 時間	24時間	24時間	24時間	24時間

【公式URL】

https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet

Microsoft Teams

【Microsoft Teamsの特徴】

会議・通話・共同作業など1つのツールで完結Microsoft CopilotによるAI支援機能を搭載ニーズに合わせさまざまなプランを展開

Microsoft Teamsは、ビジネス向けのコミュニケーションと共同作業が可能なプラットフォームです。チャットやビデオ会議・ファイル共有・タスク管理などの機能を1つのアプリに統合し、情報共有とコミュニケーションを促進します。

最新のAI機能であるMicrosoft Copilotを搭載し、プロンプトを活用した意思決定支援や会議の効率化を実現しました。企業規模や業種に応じて柔軟にカスタマイズ可能で、中小企業向けや大企業向けなど、さまざまなニーズに対応するプランを用意しています。

【Microsoft Teamsの費用・料金プラン】

	Microsoft Teams Essentials	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard
料金	599円//年払い月額・1人あたり	899円/年払い月額・1人あたり	1,874円/年払い月額・1人あたり
ユーザー数	–	300人	300人
ストレージ	10GB/1ユーザー	1TB/1ユーザー	10GB/1ユーザー

【公式URL】

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは、リモートワーク環境下でも実際のオフィスの雰囲気を再現し、円滑な社内コミュニケーションを促進します。ノウハウの共有やカジュアルな情報交換が容易になり、チームの一体感が高まります。社員のアバターが仮想空間内を移動することで、偶発的な会話が生まれやすくなり、アイデアの創出や問題解決につながります。

また、仮想会議室機能を活用すれば、即席のミーティングも可能です。バーチャルオフィスツールは、在宅でのプライバシーを配慮しながら、従業員管理と活発な社内コミュニケーションを両立させる優れたソリューションです。ここでは以下のツールをご紹介します。

• oVice
• LIVEWORK

oVice

【oViceの特徴】

オンラインイベントの活用も想定オフィスにいるのと同じようなコミュニケーションが可能アバターを近づけるだけで会話開始基本的に会話はオープン、聞かれたくない場合は鍵付き会議室利用会話が難しい状況の時は、アイコン表示で周囲に知らせる

oViceは、実際のオフィス空間を仮想的に再現した社内コミュニケーションツールです。このプラットフォームは、日常的な社内交流からオンラインイベントまで幅広く対応し、リモートワーク環境下でも自然なコミュニケーションを可能にします。

oViceの特徴的な機能は、アバターを用いた直感的な対話システムにあります。自分のアバターを相手のアバターに近づけるだけで会話を開始できる仕組みにより、オフィスでの偶発的な対話を再現しています。

プライバシーへの配慮もされています。基本的に会話はオープンですが、機密性の高い内容を扱う際には、鍵付きの仮想会議室を利用できます。さらに、状況に応じたコミュニケーションをサポートする機能も備えています。例えば、会話が困難な状況では、アイコンを表示して周囲に知らせることができます。

【oViceの料金プラン】

個人利用 (個人事業主・副業)または小規模〜中小企業向けプラン

	Free	Entry-S	Entry-M
概要	無料トライアル期間後にFreeプランが開始されます	小規模コミュニティのバーチャルスペース常設に最適なプラン	中規模コミュニティのバーチャルスペース常設に最適なプラン
料金	0円	7,315 円月払いの料金は8,778 円	27,316円月払いの料金は32,780円

中堅～上場企業またはIPO準備企業向けプラン

	Business	Enterprise
概要	oviceのすべての機能を利用可能。	要お問い合わせ
料金	¥165,000/ 月あたり ※年間契約のみ	要お問合せ

【公式URL】

https://www.ovice.com/ja

LIVEWORK

【LIVEWORKの特徴】

PCカメラで自動撮影された写真を一定間隔で共有し、「いつもの顔ぶれ・光景」を再現カメラのOFF機能やバーチャル背景機能あり、実際のオフィスのように声掛け機能や会議機能も有する疑似オフィスがないため、パソコンの負荷軽減カメラ映像は一定時間ごとに送信・表示されるが、カメラオフや背景ぼかしでプライバシー保護が可能

LIVEWORKは、実際のオフィス環境を巧みに再現した社内コミュニケーションツールです。このシステムは、PCカメラで自動撮影された写真を一定間隔で共有することで、オフィスの自席から見える日常的な光景を仮想空間に再現します。

カメラのOFF機能やバーチャル背景機能を備えており、プライバシーを適切に保護できます。また、実際のオフィスと同様に、簡単な声掛け機能や会議機能も搭載されています。

LIVEWORKの利点は、疑似オフィス環境を必要としないため、パソコンへの負荷が比較的軽いことです。安定した通信環境でスムーズなコミュニケーションが可能となります。さらに、カメラの映像は一定時間ごとに送信・表示されるため、リアルタイムの映像共有と比べてプライバシーへの配慮がなされています。

【LIVEWORKの料金プラン】

	ベーシック	ビジネス	ビジネスプラス	エンタープライズ
概要	小規模の組織・チームで気軽にお試し	中規模の組織・チームの連携に最適	大規模の組織・複数チームのコラボレーションに最適	100名を超える組織・大規模プロジェクトに対応
料金	5,478円 / 月	10,780円 / 月	21,560円 / 月	要お問い合わせ

【公式URL】

https://livework.site

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、即時性の高い社内コミュニケーションを実現し、社内の情報共有を加速させ、業務効率の向上を支援します。チャンネル機能を活用すれば、話題ごとに整理された情報交換が可能となり、必要な情報を素早く見つけられます。ファイル共有機能により、資料の受け渡しもスムーズです。

また、モバイル対応により、外出先からも簡単にアクセスできるため、リアルタイムでの状況把握が可能になります。ビジネスチャットツールは、リアルアイム性を重視した社内コミュニケーションを支援します。ここでは以下のツールをご紹介します。

• Slack
• Chatwork
• LINE WORKS

Slack

【Slackの特徴】

コメント＋メンションで複数の話題の同時進行も可能リアクション機能で素早く反応を送信音声・ビデオミーティング機能を搭載

Slackは、ビジネス用チームチャットです。自然な会話形式でやり取りを進められるため、スムーズなチームワークを実現できます。チャットはSlack内のチャンネルで行われ、メッセージのほかファイルを送信することも可能です。

デスクトップだけでなくスマートフォン・タブレットといったデバイスでもやり取りでき、会話の流れを止めることなくコミュニケーションを続けられます。

【Slackの費用・料金プラン】

	プロ	ビジネスプラス	Enterprise Grid
料金	925円/年払い月額・1人あたり	1,600円/年払い月額・1人あたり	要見積もり
ユーザー数	–	–	–
ストレージ	–	–	–

【公式URL】

https://slack.com

Chatwork

【Chatworkの特徴】

充実した基本機能直感的に使いやすい操作性社内外のコミュニケーション活性化を実現

Chatworkは、国内利用者数No.1の業務用チャットツールです。シンプルで使いやすい機能が特徴で、チャットやビデオ・音声通話、タスク管理・ファイル管理などの基本機能を直感的に操作できます。

社内はもちろん、取引先とも簡単につながることができ情報共有をスムーズに行えるため、社内外のコミュニケーションを活性化できるでしょう。

セキュリティ面では、国際的な規格を取得し、データの暗号化や厳重な保管を行っています。さらに、他サービスとの連携により業務効率を高めるボット機能や通知の集約が可能です。シンプルな機能と柔軟なカスタマイズ性で、さまざまな業種・規模の企業に対応できる社内SNSツールとして選ばれています。

【Chatworkの費用・料金プラン】

	フリー	ビジネス	エンタープライズ
料金	0円	700円/年払い月額・1人あたり	1,200円/年払い月額・1人あたり
ユーザー数	100人まで	無制限	無制限
ストレージ	5GB/組織	10GB/1ユーザー	10GB/1ユーザー

【公式URL】

https://go.chatwork.com

社内コミュニケーションの改善には、社内コミュニケーションツールを活用！

社内コミュニケーションツールは、組織内の情報共有や意思疎通を円滑にする重要な役割を果たしています。調査によると、9割以上の企業が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と認識しており、約7割が社内コミュニケーションに課題があると感じています。

社内コミュニケーション導入のメリットとしては、業務効率の向上、チームの雰囲気改善、不要な会議の削減などが挙げられます。また、新たなアイデアやイノベーションが生まれやすい環境も整います。選定時のポイントは、使いやすさ、必要な機能の有無、マルチデバイス対応、試用版の有無などです。導入後は、使用目的の明確化や使用ルールの設定も重要です。適切なツールを選び、効果的に活用することで、組織全体のコミュニケーション改善と生産性向上が期待できます。

DocBaseは、使いやすさと機能の充実度で優れた社内コミュニケーションツールです。マークダウンとリッチテキストに対応し、画像編集や同時編集機能を備えています。テンプレート機能や差し込み機能で情報共有が容易になり、グループ機能で文書の公開範囲を調整できます。セキュリティ対策も充実しており、データは暗号化の上、保存されます。コストパフォーマンスも高く、100人利用で1人あたり月額214円です。豊富な検索機能やマルチデバイス対応など、生産性向上に貢献する多くの機能を備えているため、社内コミュニケーションツールとして特におすすめです。