即実践！業務の効率化のための方法・アイデア10選！成功のポイントやツールも紹介
業務の効率化とは、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、非効率的な業務を改善する取り組みです。効率的な業務遂行は、時間とコストを削減できるだけでなく、従業員の満足度向上や企業の競争力強化にも効果を発揮してくれます。
本記事では、業務の効率化を目指す企業が押さえておきたい方法やアイデア、成功のポイント、役立つツールまで幅広く紹介します。
【この記事を読んでわかること】
- 業務の効率化のアイデアは以下のとおり
ムダの削減、業務の優先順位を決める、自動化、業務マニュアル作成、ワークフローの見直し、データベースを活用、人員配置の見直し、情報共有、システムやツールの導入、アウトソーシング - 業務効率化を成功に導くポイントは以下の8つ
効率化したい業務の明確化、ムダの明確化、業務をまとめる、マニュアルを作成活用、質にこだわりすぎない、個人単位での改善意識、ミスはフィードバックに活用、すべてを同時に実行しようとしない - 役立つツールは以下の6つ
メモ・オンラインストレージ・情報共有ツール・ビジネスチャット・スクリーンショット機能・ワークフローシステム
これらの内容について詳しく解説していきます。
目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務のなかの「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、非効率な業務を改善する取り組みです。
業務効率化には、さまざまなメリットがあります。たとえば、作業時間の短縮、コスト削減、従業員の働きやすさ向上などに効果を発揮してくれます。そのため、業務を効率化すれば、結果的に企業の利益増大を狙うことも可能です。
ただし、業務効率化を実現するためには、現状の業務を正確に把握したうえで、最適な改善方法を実践する必要があります。単に作業スピードを上げるだけではなく、一度業務プロセス全体を見直し、根本的な改善を図ることが大切です。
生産性向上との違い
業務効率化と似た意味で使われる言葉として「生産性向上」があります。
生産性向上は、少ない経営資源から得られる利益を拡大することを目指す取り組みです。一方、業務効率化は「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことでリソースの投下量を減らし、今までと同じ成果を出すことを目的としています。
つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための手段のひとつです。効率化によってムダを省き、同じ成果を少ないリソースで達成できれば、結果として生産性が向上します。
業務改善との違い
「業務改善」も、業務効率化と混同されやすい言葉です。
業務改善は、すでにある工程や作業などの業務上の課題解決に向けて、効率的に仕事を行える環境を作っていく取り組みです。企業全体の生産性向上を目指し、最終的には利益拡大を目的としています。
一方、業務効率化は、具体的にムダを削減し、少ない作業量で改善の最大化を図ることに焦点を当てている点が特徴です。言い換えると、業務改善はより広い概念で、そのなかに業務効率化が含まれると考えられます。
業務の効率化を図るべき理由・メリット3つ
業務の効率化を図ることには、以下のように多くのメリットがあります。
- 時間的コスト削減
- 社員のモチベーションアップ
- 生産性向上による利益拡大
それぞれの項目について、詳しくみていきましょう。
時間的コスト削減
業務効率化を行う最大のメリットは、時間的コストを削減できることです。業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで、作業にかかる時間を大幅に削減できます。
これにより、残業時間などの人件費も削減できます。残業代の支払いが減少するだけでなく、従業員の労働時間が短縮されることで、ワークライフバランスの改善にもつなげられるでしょう。
さらに、ムリやムラに起因するミスも減少します。たとえば、データ入力の自動化によってヒューマンエラーを減らせば、入力時間の短縮とエラー修正時間の削減を同時に実現できます。
このように、業務を効率化するとミスの対応に費やされていた時間とコストが削減されるので、二重の効果が期待できるのです。
社員のモチベーションアップ
業務効率化の実現は、社員のモチベーションアップにもつながります。効率化によって労働時間が短くなれば、より働きやすい環境が整備されるからです。
さらに、社員のモチベーションに直結する次のような効果も得られます。
- 仕事の負担が軽減されてストレスが減少する
- 時間的余裕ができ、新しいアイデアや改善策を考える余裕が生まれる
- 効率的な業務遂行により、達成感や自己肯定感が高まる
- ワークライフバランスが改善され、プライベートの充実につながる
これらの効果により、社員の仕事へのモチベーションが向上すれば、結果として企業の定着率や従業員満足度の向上につながります。
高いモチベーションを持った社員は、さらなる業務改善や創造的な提案を行ってくれる可能性もあるので、社内で好循環が生まれやすくなるのです。
生産性向上による利益拡大
業務効率化は、最終的に企業の生産性向上と利益拡大につながります。効率良く業務を進められるようになれば、コストが削減されるだけでなく、生まれた時間やリソースを他の業務に費やせるようになるためです。
業務を効率化してより多くの仕事に取り掛かれるようになると、企業の競争力を高める施策に注力しやすくなります。その結果、大きな売上・利益拡大を目指せるのです。
業務効率化は単なるコスト削減策ではなく、企業成長の礎となる重要な戦略です。
【5ステップ】業務の効率化を有効に進める方法
業務の効率化を効果的に進めるためには、以下のプロセスで取り組むことが大切です。
- 現状の業務の可視化・把握
- 課題・問題点の洗い出し
- 改善点の優先順位決定
- 業務改善策の検討・実行
- 効果検証・振り返り
ここでは、各ステップの詳細を紹介します。
①現状の業務の可視化・把握
業務効率化の第一歩は、現状の業務を正確に把握することです。改善すべき業務を明確にするために不可欠なステップなので、じっくりと時間をかけて丁寧に行いましょう。
可視化・把握しておきたい内容としては、次のような項目が挙げられます。
- 業務の内容
- 現在の担当者
- 業務に必要な人数
- 業務の所要時間や工数
- 業務の発生頻度
これらの情報を整理して、業務の全体像や内容を可視化できると、課題や問題点が見つかりやすくなります。
ここで整理した情報は、改善策の検討や具体的な取り組みを決定する際の基本的なデータとしても活用できます。
②課題・問題点の洗い出し
現状把握ができたら、次は具体的な課題や問題点を洗い出しましょう。この段階では、効率化の余地がある部分を細かく特定していきます。
とくに注目したいポイントとして、次のようなものが挙げられます。
- 他の従業員が重複して行っている作業がないか
- 同じような作業が複数回発生していないか
- 特定の作業に時間がかかりすぎていないか
- 不必要な承認プロセスや会議はないか
- マニュアル化されていない属人的な業務はないか
ポイントは、「改善することで工数を減らせるか」「他の業務の効率化にもつながるか」を考慮しながら問題点を探していくことです。
③改善点の優先順位決定
問題点が洗い出せたら、次は優先順位をつけましょう。
すべての課題に対して、一度に取り組むことは現実的ではありません。確実に業務効率化を進めるには、重要度や緊急度に応じて順番に取り組んでいく必要があります。
優先順位を決めるときは、「効率化によって削減できる工数の大きさ」「他の業務への波及効果」「コスト対効果」「社員の負担度」「実現の難易度」などが基準になります。
たとえば、比較的簡単に実施できて大きな時間削減効果が見込める改善策は、優先的に取り組むべきでしょう。一方で、実現に多大なコストや時間がかかる改善策は、慎重に検討する必要があります。
④業務改善策の検討・実行
優先順位が決まったら、具体的な改善策を検討して実行に移します。
改善策を検討するときは、現場の意見を積極的に取り入れることが大切です。実際に業務を行っている社員の視点は、効果的な改善策を見出すうえで有用性が高いためです。
また、以下の情報を整理してから業務改善策を実行すると成功しやすくなります。
- 明確な目標設定：何をどこまで改善するのか、具体的な数値目標を設定する
- 実施計画の策定：誰が、いつまでに、何をするのかを明確にする
- リソースの確保：必要な人員、時間、予算を確保する
- リスク管理：想定されるリスクとその対策を事前に検討する
改善策が決まったら、計画に沿って実行に移します。この際、関係者全員に改善の目的と方法を十分に説明し、協力を得ることが重要です。
⑤効果検証・振り返り
業務改善策を実行したあとは、その効果を検証し、振り返りを行いましょう。これは、改善策の有効性を確認し、さらなる改善につなげるために不可欠なプロセスです。
- 当初設定した目標は達成できたか
- 予期せぬ問題や副作用は発生していないか
- さらなる改善の余地はないか
上記のような項目を検証してみると良いでしょう。期待通りの成果が得られていない場合は原因を分析して、改善策の修正や新たな対策の検討につなげます。
重要なのは、一度改善したら終わりではなく、実行と振り返りを繰り返して改善のPDCAサイクルを回すことです。経営層や管理部門が継続的に業務効率化へ取り組めば、現場にも効率化の習慣が根付いていきます。
業務の効率化を実現する方法・アイデア10選
ここでは、業務効率化を実現するための具体的な方法やアイデアを10個紹介します。以下のアイデアを参考に、自社の状況に適した効率化策を検討してみてください。
- ムダな業務を減らす、時間を減らす
- 業務の優先順位を決める
- 業務を自動化する
- 業務マニュアルを作成する
- ワークフローを見直す
- データベースを活用する
- 人員配置を見直し、担当者を変えてみる
- 社内での情報共有を徹底する
- システムやツールを導入する
- アウトソーシング
各アイデアの詳細をみていきましょう。
ムダな業務を減らす、時間を減らす
業務効率化の基本は、ムダな業務を減らして作業時間を短縮することです。業務や作業時間が減れば、重要度の高い業務により多くのリソースを割り当てられるようになります。
常に「この作業は本当に必要か」「今の業務が何につながっているのか」「もっと効率的な方法はないか」と問いかけながら業務を行いましょう。
業務の優先順位を決める
複数のタスクを同時に進めることは難しく、作業効率も低下します。そのため、業務に優先順位をつけ、順を追って進めていくことが重要です。
おすすめなのは、重要度と緊急度を考慮したうえで、先に時間がかかる業務に取り組むことです。また、「いつまでに〇〇の作業をする」と時間の意識を持ち、締切が近いものから着手することも意識しましょう。
業務を自動化する
ITシステムやデジタルツールを活用すれば、多くの業務を自動化できます。とくに、同じ作業を繰り返す業務が多い企業は、ツールを導入して自動化を目指してみると良いでしょう。
業務の自動化には作業工数の削減以外にも、時間短縮やヒューマンエラーの抑制、24時間365日稼働できるというメリットがあります。
ただし、自動化を進める際は、コストと効果のバランスを十分に検討する必要があります。また、自動化後の業務フローの確立や、自動化が難しい例外的なケースへの対応方法も事前に考えておくことが重要です。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルの作成は、業務の標準化と効率化に大きく貢献します。手順やルールなどをマニュアル化しておけば、業務が均質化され、新人教育の効率化や属人化の防止、スムーズな引き継ぎにつなげられます。
マニュアルを作成するときは、見やすさを意識することが大切です。また、定期的に内容を更新して、常に最新の情報を閲覧できるようにしておく必要があります。
ワークフローを見直す
業務における一連の流れ（ワークフロー）を見直すことで、ムダを発見して効率化につなげられます。とくに、重要な案件ほどワークフローが煩雑化する傾向にあるので、定期的に見直しましょう。
ワークフローを見直すには、まず現在の業務内容を可視化することが大切です。そして、各ステップの必要性を検討しながら重複やムダなプロセスを特定して、改善案の立案・実行を行います。
データベースを活用する
データベースとは、過去に会社で使われてきたデータを蓄積したものです。このデータベースを効果的に活用することで、業務効率を大幅に向上させられます。
たとえば、データベースを活用すれば次のようなことが可能です。
- 過去の事例や対応を迅速に参照できる
- 情報の一元管理が可能になる
- データに基づいた意思決定ができる
- 重複作業を防げる
注意したい点として、データベースの構築と維持に一定のコストと労力がかかることが挙げられます。また、セキュリティ面にも十分な配慮が必要です。
人員配置を見直し、担当者を変えてみる
人員を適切に配置することも、業務効率化において重要な取り組みです。各従業員の強みと弱みを把握し、適材適所の配置を行うことで、全体的な生産性向上が期待できます。
また、同じ人が長期間同じ業務を担当している場合、マンネリ化や効率低下が起こりやすい点に注意しましょう。定期的に担当者を変更することで、新しい視点が生まれ、業務改善のきっかけになることもあります。
社内での情報共有を徹底する
情報共有は、業務効率化に高い効果を発揮します。必要な情報に素早くアクセスできるようになれば、ムダな時間を削減できるからです。
たとえば、社内Wikiを活用してナレッジの蓄積と共有を行うと、従業員一人ひとりが自分で必要な情報を探せるようになり、質疑応答の手間や時間を削減できます。
情報共有で業務効率化を目指すときは、データを一元管理できる情報共有ツールの導入がおすすめです。いつでも情報をアップロード・検索できる環境が整えば、教育コストの削減や社内コミュニケーションの促進にもつながります。
システムやツールを導入する
適切なシステムやツールの導入は、業務効率化に大きく貢献します。とくに、資料や書類などをアナログな方法で管理している場合は、ITツールの導入を検討してみると良いでしょう。
システムやツールを導入すると、次のようなメリットが得られます。
- 作業の自動化による時間短縮
- 情報共有の円滑化
- データの一元管理
- リモートワークへの対応
システムやツールを導入する際は、自社に合ったものを選ぶことが重要です。導入コストや学習コスト、既存システムとの互換性なども十分に検討しましょう。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部に委託することです。
社内リソースが限られている場合は、必ずしも自社だけですべての業務を完結させる必要はありません。時間がかかっている業務をアウトソーシングすることで、大幅に業務を効率化できる可能性があります。
他にも、アウトソーシングには次のようなメリットがあります。
- コア事業への集中が可能になる
- 専門的な知識やノウハウを活用できる
- 業務の柔軟性が向上する
ただし、アウトソーシングを活用するときは、品質管理や情報セキュリティ、コスト管理などに十分注意を払う必要があります。また、どの業務をアウトソーシングするかの判断も重要となります。
業務効率化を成功に導くポイント8つ
ここでは、業務効率化を成功に導く8つのポイントを紹介します。
- 効率化を行いたい業務を明確にする
- ムダを明確にする
- まとめられそうな業務をまとめる
- マニュアルを作成・活用して品質を均一化・維持する
- 業務の質にこだわりすぎない
- 個人単位で改善意識を持つ
- ミスはフィードバックに活用する
- すべてのアイデアを同時に実行しようとしない
それでは、各ポイントについて詳しくみていきましょう。
効率化を行いたい業務を明確にする
業務効率化を成功させるための第一歩は、効率化を行いたい業務を明確にすることです。すべての業務を一度に効率化しようとすると、膨大な時間と労力がかかり、かえって非効率になる可能性があります。
重点的に効率化すべき業務は、以下のとおりです。
- 時間がかかっている業務
- 頻繁に発生する業務
- ミスが多い業務
- 従業員の負担が大きい業務
- 顧客満足度に直結する業務
効率化したい業務が明確になったら、改善すべき課題を具体的に洗い出し、何をすれば良いのかを考えていきます。「最終的にどうなっていれば良いのか」という目標を具体的に設定しておくと、効率化の進捗や成果を測定しやすくなります。
ムダを明確にする
効率化を進めるうえで重要なのは、業務のなかに潜むムダを明確にすることです。ムダを特定し、それを排除することで、大幅な効率化が可能になります。
ムダを明確にするための手順は、以下のとおりです。
- 業務の洗い出しを行う
- 各業務の所要時間を記録する
- 「誰が」「何を」「どのように」行っているかを詳細に分析する
- ムダな作業や工程を特定する
ムダを探すときは、以下のような点に注目してみましょう。
- 同じ業務を複数の人が重複して行っていないか
- やらなくても良い業務を習慣的に続けていないか
- 特定の人に業務が偏っていないか
- 必要以上に時間をかけている業務はないか
ムダを排除すれば、コストをかけることなく業務の効率化効果を得ることが可能です。ムダを明確にする過程は、既存の業務プロセスを見直すきっかけにもなります。
まとめられそうな業務をまとめる
複数ある業務をひとつにまとめることも、効率化の重要な手法です。似たような仕事を別々の部署や人が行っている場合は、それらをまとめることで時間や手間を大幅に削減できます。
まずは、類似した業務がないかを洗い出し、業務の関連性を分析してみましょう。そして、まとめることによる効果とリスクを検討して、責任の所在を明確にしたうえで業務をまとめます。
たとえば、「部署ごとに行っていた報告書作成を一本化してフォーマットを統一する」「複数の小規模な会議を1つの大きな会議にまとめる」などの取り組みが有効です。
ただし、業務をまとめるときは、それぞれの業務の特性や重要度を十分に考慮する必要があります。また、まとめることでかえって非効率になる業務もあるため、慎重に検討することが重要です。
マニュアルを作成・活用して品質を均一化・維持する
業務の効率化を図りつつ、品質を維持・向上させるためには、マニュアルの作成と活用が重要です。適切にマニュアルを備え付けることで、業務の進め方やルールが標準化され、社員全員が同じ基準で作業を行えるようになります。
マニュアルを活用するメリットは、以下のとおりです。
- 業務の品質均一化
- ミスの減少
- 新人の早期戦力化
- 属人化の防止
- 業務引き継ぎの円滑化
ポイントは、業務に慣れていない人がみることを想定して、読みやすく理解しやすい表現・内容にすることです。また、マニュアルをもとに業務プロセスを見直して、さらなる効率化の機会発見につなげることも大切です。
業務の質にこだわりすぎない
業務に高い完成度やクオリティを求めることは大切ですが、こだわりが強すぎると業務効率が低下する場合があります。効率化を進めるときは「良い」と「完璧」の違いを理解し、適切なバランスを見極めることが重要です。
たとえば、内部資料の作成に過度に時間をかけるよりも、必要最小限の情報を迅速に共有することを優先したほうが良いケースがあるかもしれません。完璧よりもスピードが求められるシーンは多々あるので、状況に応じて判断しましょう。
ただし、「質にこだわりすぎない＝手を抜く」ことではありません。求められている水準をクリアしつつ、過度な完璧主義を避けることが重要です。
個人単位で改善意識を持つ
組織全体の効率化を進めるためには、業務を行う社員一人ひとりが個人単位で改善意識を持つことが重要です。トップダウンの改革だけでなく、現場レベルでの小さな改善の積み重ねが、大きな業務効率化につながります。
個人の改善意識を組織全体に広げるためには、以下のような取り組みが効果的です。
- 改善提案制度の導入
- 定期的な業務改善ミーティングの実施
- 優れた改善事例の共有と表彰
このように、日々の小さな課題を共有して改善する体制を整えることで、継続的に業務効率化へ取り組みやすくなります。
ミスはフィードバックに活用する
業務を行ううえで、ミスは避けられないものです。
重要なのは、「ミスをどのように処理して次につなげるか」です。ミスを単なる失敗として終わらせるのではなく、貴重なフィードバックの機会として捉え、活用することが業務効率化への近道でもあります。
ミスをフィードバックに活用するには、ミスを隠さず、正直に報告する文化を作る必要があります。そして、ミスの原因を深掘りして根本的な問題を特定し、再発防止策を検討・実行することが大切です。
また、ミスから学んだ教訓は組織全体で共有しましょう。ミスを個人の責任にせず、システムの問題として捉えることも忘れてはいけません。同様のミスの再発を防ぐことができれば、組織全体の効率化につながります。
すべてのアイデアを同時に実行しようとしない
業務効率化を進める際、多くの改善アイデアが生まれることがあります。しかし、思いついたアイデアのすべてを同時に実行しようとすると、混乱を招いて業務効率が低下する危険性が高まります。
一気に多くのことに手をつけると、結局どれも中途半端になる可能性があるので、優先順位をつけて順番に取り組んでいくことが大切です。たとえば、まずは1つの部署や1つのプロセスに焦点を当てて改善を行い、その効果を確認してから他の領域に展開するといったアプローチが効果的です。
業務効率化で役立つサービス・ツール・機能一覧
業務効率化を進めるときは、役立つツールやサービスを活用することも検討してみることをおすすめします。ここでは、業務効率化に役立つツール・機能を紹介します。
- メモ機能
- オンラインストレージサービス
- 情報共有ツール
- ビジネスチャット
- スクリーンショット機能
- ワークフローシステム
それぞれの特徴について詳しくみていきましょう。
メモ機能
パソコンに標準で搭載されているメモ機能は、シンプルながら業務効率化に大いに貢献してくれます。紙にペンでメモする場合と比べ、デジタルメモには以下のようなメリットがあります。
- 必要な情報を素早く検索できる
- 他の人と簡単に共有できる
- 編集や整理が簡単
- クラウド同期で複数デバイスからアクセス可能
たとえば、会議の議事録や日々のタスクリスト、アイデアのメモなどに活用できます。また、音声入力機能を併用すれば、さらに効率的にメモを取れるようになります。
オンラインストレージサービス
オンラインストレージサービスは、Web上でデータを保存・効率的に共有できるサービスです。「Google Drive」「Dropbox」「iCloud」などのサービスは、データの保存や共有を効率化してくれます。
オンラインストレージサービスを活用すると、いつでもどこでもデータにアクセスできるようになります。また、同時編集できたりバージョン管理ができたりするので、複数人でデータを取り扱うことが多い企業におすすめです。
たとえば、チームでのドキュメント共同編集や、大容量ファイルの共有などに活用できます。また、フォルダ構造を適切に設計することで、情報の整理と検索も容易になります。
紙の印刷・配布やメールの配信の手間が不要になる点、データのバックアップ機能として活用できる点もうれしいポイントでしょう。
情報共有ツール
情報共有ツールは、情報の一元化とコミュニケーションの促進に効果的なツールです。導入することで、社内全体で情報を共有できるようになり、知識やノウハウの蓄積が容易になります。
さらに、リアルタイムで情報更新と通知ができる点、検索機能によって素早く情報へアクセスできる点もメリットです。
情報共有ツールは、たとえば社内Wikiの構築やプロジェクト管理ツールの導入、ナレッジベースの作成などに活用できます。情報の分散や重複を防ぎ、効率的な業務遂行を可能にしてくれるでしょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットツールは、「Slack」や「チャットワーク」といった、仕事用のチャットツールです。社内コミュニケーションを大幅に効率化してくれます。
ビジネスチャットツールを導入すれば、メールでのやりとりを減らせるので、より迅速かつ柔軟にコミュニケーションを取りやすくなります。また、情報の共有や意思決定のスピードアップにも貢献してくれるでしょう。
ファイル共有機能や外部サービスとの連携機能も一緒に活用することで、より大幅な業務の効率化を目指せます。
スクリーンショット機能
多くのパソコンに標準搭載されているスクリーンショット機能は、視覚的な情報共有を効率化してくれます。パソコンを使う仕事であれば、文章での説明だけでは伝わりにくい情報もスクリーンショットを使うことでスピーディに共有できます。
スクリーンショット機能は、マニュアル作成の効率化や、リモートワーク時のトラブル対応の際などに有効です。たとえば、システムエラーの報告、UIデザインの確認、操作手順の説明などに活用すると業務を効率化しやすくなるでしょう。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、申請や承認の手続きを効率化するためのツールです。申請から承認までのプロセス自動化や進捗状況のリアルタイム把握に役立つので、管理業務を効率化したい企業に向いています。
承認ルートの柔軟な設定や電子化による紙の削減、履歴管理による透明性の確保など、さまざまなメリットがあるシステムです。手続きにかかる時間を大幅に短縮し、ミスも減らせます。
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業務効率化はさまざまな方法で行うことが可能で、各企業の抱えている課題や業務フローによって取るべき対策が異なります。まずは自社の業務を見直して、課題に合ったアイデアやシステムを取り入れてみてください。
業務効率化を行うときに重要なのが「情報共有の改善」です。効率的な情報共有は、情報検索性の向上や意思決定の迅速化、ナレッジの蓄積など、多くのメリットをもたらしてくれます。
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