文書管理システムとは？おすすめシステムの比較とメリット・選ぶポイントを解説

文書管理システムとは、文書のデータを整理して保存・管理するシステムです。日々の業務で発生する膨大な文書を効率的に管理し、必要なときにすぐ取り出せるようにしておくと、業務の大幅な効率化が目指せます。

この記事では、文書管理システムについて詳しく解説します。おすすめのシステムについても紹介しているので、文書管理に課題を抱いている方は、ぜひ解決の糸口にしてみてください。

【この記事を読んでわかること】

• 文書管理システムとは、必要なときに必要な文書のデータを見つけられるよう整理して保存・管理するシステムである
• 検索・共有・更新・セキュリティなどの面でメリットがあり、業務の効率化に役立つ
• 扱う文書が文書全般か契約書か、用途が保管・活用か作成・共有かでシステムのタイプが分かれる
• 機能・検索しやすさ・セキュリティなどがシステム選びのポイント

本記事は、初めから順に読むと理解が深まりますが、気になる部分だけの拾い読みでも十分にお役立ていただけます。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、必要なときに必要な文書のデータを見つけられるように整理して保存・管理するシステムです。

文書の「管理」には、作成・利用・保管・廃棄の4つの段階がありますが、多くのシステムは利用・保管・廃棄を一括管理します。システムによっては作成機能も備えており、文書管理におけるすべてのプロセスをカバーできるものもあります。

「文書」の例

ビジネス上の文書には、さまざまな種類があります。一例としては、報告書・契約書・仕様書・業務マニュアル・営業資料・社内規定が挙げられます。

文書管理システム上で扱われることが多いのは、申請・承認業務が必要な文書です。例えば、契約書や請求書、稟議書などが該当します。

組織内で複雑な承認プロセスを経る必要がある文書は、管理が困難で紛失のリスクも付きまといます。そのため、システムを活用して効率的に管理する必要があるのです。

文書管理で発生する課題

文書管理でよくある課題として、以下の3つが挙げられます。

• 探すことで作業効率が低下している
• 文書紛失・情報漏洩のリスク管理が難しい
• 古いデータを誤って使用してしまう

詳しく解説していきます。

探すことで作業効率が低下している

WordやGoogleドキュメントで電子書類を作成して、ExcelやGoogleスプレッドシートで管理する企業は多いでしょう。しかし、当初は作成した文書の保管場所を決めていたとしても、運用するなかで保管場所が変わってしまったり、忘れてしまったりすることは珍しくありません。

また、紙の文書の場合は、ファイルの中にあることがわかっていても、綴じてある文書の数が多いと見つけるのに時間がかかってしまいます。

1回あたりの文書を探す時間が短かったとしても、回数が増えれば膨大なタイムロスになります。結果として、作業効率の低下につながるのです。

文書紛失・情報漏洩のリスク管理が難しい

文書が見つからないということは、その所在がわからないということであり、紛失や情報漏洩のリスクがあることを意味します。特に機密性の高い文書の場合、このリスクは深刻な問題です。

一方で、文書の使いやすさと厳重な管理を両立させることが容易でないことも事実です。アクセス権限を制限しすぎると業務効率が下がり、緩すぎると情報セキュリティが脅かされてしまいます。

両者のバランスを適切に保つことは、多くの企業にとって頭の痛い問題となっていることでしょう。

文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入すると、以下の5つのメリットが得られます。

• 探している文書を検索してすぐ見つけられる
• 古いデータを誤って使うことがなくなる
• 場所を選ばずデータ共有ができる
• 文書のペーパーレス化とコストダウンができる
• セキュリティを強化できる

各項目を詳しくみていきましょう。

探している文書を検索してすぐ見つけられる

文書管理システムの最大のメリットは、効率的に文書を検索できることです。タイトルや本文に含まれるキーワードで文書を検索できるので、内容を細かく確認する手間が不要になり、大幅な時間短縮と作業効率化が狙えます。

この強力な検索機能は、利用頻度が低く保管場所を忘れられやすい文書がある場合、特に威力を発揮してくれるでしょう。

古いデータを誤って使うことがなくなる

業務マニュアルや規定集など、更新されていくタイプの書類を個々で管理する場合、古いバージョンの文書を参照してしまうトラブルはしばしば発生します。そのような課題を抱えている場合も、文書管理システムを利用すれば、古いデータを参照してしまうミスを防げます。

文書管理システムでは、常に最新版が表示されるように設定を行うことが可能です。また、バージョン管理機能を持つシステムであれば、過去のバージョンも必要に応じて参照することもできます。変更履歴の確認や以前の内容の再確認も、容易に行えます。

場所を選ばずデータ共有ができる

文書管理システムを活用すれば、場所を選ばずにデータを共有できるようになります。

例えば、外出中にデータを確認したい場合も、管理システムを通じてその場で必要な情報にアクセスすることが可能です。このメリットは、リモートワークや時短勤務など多様な働き方に対応している企業で活きてきます。

文書のペーパーレス化とコストダウンができる

紙ベースで文書管理を行う場合、紙・印刷費用や保管スペースの確保など、さまざまなコストが発生します。一方で、文書管理システムを導入すれば、これらのコストを大幅に削減できます。

システムの使用料は発生しますが、紙の書類管理にかかる継続的なコストが不要となるため、トータルでみるとコストダウンを望めるでしょう。

セキュリティを強化できる

文書管理システムには、セキュリティ面でのメリットもあります。

まず、物理的な文書の紛失リスクがなくなります。さらに、アクセス権限の設定が可能なため、関係者以外が閲覧できないようにすることで、情報漏洩のリスクも大幅に減少させられるでしょう。

「誰が・いつ・どの文書にアクセスしたか」のログを記録する機能もあるので、不正アクセスの早期発見や抑止にも役立ちます。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムには多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。デメリットを理解したうえで適切に対処することが、文書システム導入を成功させるカギです。

• 導入・運用・教育の費用と労力が必要となる
• 運用ルールを定期的に見直す必要がある
• 運用ルールが守られないと検索しづらくなる

上記のデメリットについて、詳しくみていきましょう。

導入・運用・教育の費用と労力が必要となる

文書管理システムの導入・運用には、初期費用と運用コストが必要です。

導入時は、システムの選定やカスタマイズ、既存データの移行など、一定の投資をすることになります。また、システムの保守や更新を行うためのランニングコストも無視できません。

さらに、社員への使い方のレクチャーなど、教育にも時間とコストがかかります。加えて、システムの管理担当者の人件費も考慮に入れる必要があります。

運用ルールを定期的に見直す必要がある

文書管理システムを効果的に活用するためには、適切な運用ルールの設定と定期的な見直しが不可欠です。

ただし、実際に運用していくなかで業務内容や組織構造に変更があり、既存のルールが実態にそぐわなくなることは珍しくありません。そのため、定期的にルールを見直し、必要に応じて改善していくことが重要なのです。

運用ルールの見直しを怠ると、文書の管理が行き届かなくなるリスクが高まります。その結果、検索しにくくなるなど、システム利用のメリットが十分に得られなくなる可能性があるため注意が必要です。

運用ルールが守られないと検索しづらくなる

文書管理システムの効果を最大限に引き出すためには、設定された運用ルールをすべての利用者が厳守する必要があります。しかし、実際に運用するなかで、ルールを守らない従業員が出てくることは珍しくありません。

このような事態を防ぐためには、ルールの重要性を全社員に周知徹底し、定期的なチェックやフィードバックを行うことが大切です。また、使いやすいシステムの選定や、自動化機能の活用など、ルール順守を支援する仕組みづくりも検討すべきでしょう。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには、効率的な文書管理を実現するためのさまざまな機能が搭載されています。各機能を理解し、自社のニーズに合った機能を持つシステムを選択することが重要です。

文書管理システムの主な機能は、以下の5つです。

• 保管機能
• 検索機能
• セキュリティ対策
• バージョン管理機能
• ワークフロー機能

各機能の詳細をみていきましょう。

保管機能

保管機能は、文書管理システムのメインとなる機能です。この機能により、部署単位などでそれぞれ管理していた文書を集約して保管・保存することができるようになります。

システムの保管機能を使えば、文書を部署や種類別に分類して、探しやすい状態で保管することが可能です。適切に階層構造を作って体系的に文書を整理しておけば、必要な文書を素早く見つけられるようになり、業務効率の向上につなげられます。

検索機能

検索機能も、文書管理システムの中核となる重要な機能です。

例えば、以下のような方法で文書を検索できるようになります。

• 全文検索：文書の内容全体からキーワードを検索
• メタデータ検索：タイトル、作成日、作成者などの属性情報で検索
• タグ検索：文書に付けられたタグを使って検索
• 複合検索：複数の条件を組み合わせて検索

高度な検索機能を持つシステムであれば、あいまい検索や類義語検索などを行うことも可能です。正確にキーワードを思い出せない場合でも、必要な文書を見つけ出せるようになります。

セキュリティ対策

文書管理システムにおいて、セキュリティ対策は非常に重要な機能です。セキュリティ機能をしっかりと活用すれば、情報漏洩や内容の改ざんを防ぐことができます。

主なセキュリティ機能としては、次のようなものが挙げられます。

• アクセス制限：文書ごとに閲覧・編集できるユーザーを設定
• ダウンロード制限：特定の文書のダウンロードを禁止
• アクセスログの記録：誰がいつアクセスしたかを記録
• 暗号化：保存データや通信を暗号化
• 不正侵入対策：ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入

特に機密性の高い文書を扱う企業にとって、セキュリティ対策は会社の信頼性を担保する重要な要素です。強固なセキュリティ機能を持つシステムの選択を心がけましょう。

バージョン管理機能

バージョン管理機能は、文書の変更履歴を管理する機能です。マニュアルなど、随時更新する必要がある文書を取り扱う場合は、この機能が重要となります。

バージョン管理機能の特徴は、次のとおりです。

• 新旧バージョンを保存・管理
• 最新版の検索が容易
• 新旧バージョンの比較が可能
• 必要に応じて過去のバージョンに戻すことができる

この機能が実装されていれば、誤って古いバージョンの文書を使用してしまうリスクを減らせます。また、文書の変更履歴を追跡できるため、監査対応や法的要件の遵守にも役立てられるでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、稟議書など上長の承認が必要な文書をオンラインで申請・承認できる機能です。

ワークフロー機能が搭載されている文書管理システムを導入すると、次のようなメリットが得られます。

• 承認プロセスを迅速化できる
• 承認状況をリアルタイムで把握できる
• 承認履歴を自動記録できる
• リモートワーク環境でも円滑に承認業務を行える

ワークフロー機能の活用は、業務の効率化やリモートワークなどへの対応を希望する企業におすすめです。特に、複数の承認者が必要な複雑なプロセスや、時間的制約の厳しい承認業務で効果を発揮してくれるでしょう。

文書管理システムの5つのタイプ

文書管理システムは、用途や特徴によって大きく5つのタイプに分類できます。

• 社内文書全般の保管・活用型
• 社内文書全般の作成・共有型
• 契約書の保管・活用型
• 契約書の作成・共有型
• 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）

システムを選ぶときは、抱えている課題や業務内容に応じて、自社に合ったタイプを選択することが大切です。以下では、それぞれの特徴を詳しく解説します。

社内文書全般の保管・活用型

社内文書全般の保管・活用型は、文書全般の管理に適したタイプのシステムです。このタイプは、さまざまな種類・形式の文書を一元管理したい企業に適しています。

特に、次のようなニーズを抱えている企業におすすめです。

• 部門間や拠点間で社内文書を共有したい
• プロジェクト関連文書の集中管理で共同作業を効率化したい
• 業務マニュアルを管理したい

検索機能や権限設定が充実しており、大量の文書を効率的に管理できる点がメリットです。また、文書の種類や形式を問わずに管理できるため、柔軟に活用しやすいという特徴もあります。

社内文書全般の作成・共有型

社内文書全般の作成・共有型は、保管や廃棄だけでなく、文書の作成機能も備えているシステムです。このタイプは、チームでの協働作業や知識共有を重視する企業に適しています。

特に、次のようなニーズを抱えている企業におすすめです。

• 社内の知識・ノウハウを文書化してナレッジ共有したい
• 複数メンバーによる共同作業でマニュアルを作成したい
• 部門や個人からの情報発信を促したい

文書の作成から共有、管理までを一つのプラットフォーム上で行える点が最大のメリットです。リアルタイムでの共同編集機能を持つものが多いので、チームの生産性向上に貢献してくれます。

契約書の保管・活用型

契約書の保管・活用型は、契約書に特化した管理機能を持つシステムです。このタイプは、多数の契約を扱う企業や法務部門での活用に適しています。

特に、次のようなニーズを抱えている企業におすすめです。

• 契約書の更新が近づいたときのアラート機能が欲しい
• PDFデータの日付をAIに抽出してもらってデータベース化したい
• 契約条項の検索機能が欲しい
• 契約書のテンプレートを管理したい

契約期限の管理や条項確認の効率化、リスク管理の強化につながります。また、契約書特有の属性（契約期間、金額、相手方など）でのソートや検索ができるので、必要な契約情報にすぐにアクセスできます。

契約書の作成・共有型

契約書の作成・共有型は、契約書の締結・作成段階から業務を効率化できるタイプのシステムです。頻繁に契約書を作成する企業や、複雑な承認プロセスを持つ企業に適しています。

特に、次のようなニーズを抱えている企業におすすめです。

• 契約書テンプレート管理や再利用したい
• 電子署名機能が欲しい
• 承認ワークフローを自動化したい
• 契約書の自動生成機能が欲しい

契約書関連の機能が実装されている文書管理システムを導入すれば、契約書作成から締結までのプロセスを大幅に短縮できます。また、人為的ミスを減らして一貫性のある契約管理を実現できるようになるでしょう。

社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）

社内外保管型、またはクラウド型ファイルサーバータイプは、社外の人と文書を共有できるタイプのシステムです。取引先や外部協力者との協業が多い企業に向いています。

特に、次のようなニーズを抱えている企業におすすめです。

• 社外のプロジェクトメンバーと文書共有したい
• 取引先とセキュアにファイル交換したい
• リモートワーク環境で利用したい
• モバイルデバイスからアクセスしたい

社内外保管型のシステムはインターネット経由でのアクセスが可能なため、場所や時間を問わずに文書の共有・編集ができます。ただし、セキュリティ面での配慮が必要になるので、適切なアクセス権限の設定や暗号化機能の確認が必須です。

文書管理システムを選ぶポイント

文書管理システムを選ぶときは、以下の7つのポイントをしっかりと確認する必要があります。

• 導入目的に合った機能があるか
• 検索しやすいか
• 法令や各種制度に対応できるか
• セキュリティ対策が十分か
• ワークフロー管理ができるか
• オンプレミス型かクラウド型か
• マルチデバイスに対応しているか

各項目について詳しく説明します。

導入目的に合った機能があるか

文書管理システムを選ぶときに最も重要なのは、導入目的に合った機能を持っているかどうかを確認することです。

自社に適したシステムを選ぶために、まずは以下の情報を整理してみてください。

• 主に管理したい文書の種類（一般文書、契約書、技術文書など）
• 重視する機能（検索、共有、バージョン管理など）
• 連携したい既存システム（グループウェア、会計システムなど）

導入目的を明確にし、それに合致した機能を持つシステムを選ぶことで、投資効果の最大化を目指せるでしょう。

検索しやすいか

文書管理システムの中心的な機能のひとつが、検索機能です。効率的に必要な文書を見つけられるかどうかが、システムの使い勝手を大きく左右します。

検索機能を評価するときは、以下のような点に注目してみてください。

• 全文検索：文書の内容全体からキーワードを検索できるか
• 完全一致検索：完全に一致する語句のみを検索できるか
• あいまい検索：類似した語句や表記ゆれにも対応できるか
• 絞り込み検索：複数の条件を組み合わせて検索できるか
• 属性検索：作成日、作成者、文書種類などで検索できるか

また、タグの設定機能やカテゴリ分類、文書番号の自動カウントアップなど、文書の整理・分類をサポートする機能も重要です。さらに、検索結果がサムネイル表示されるシステムであれば、目当ての文書を視覚的に確認できるため便利です。

法令や各種制度に対応できるか

文書管理システムを導入するときは、自社が関係する法令や制度への対応が可能かどうかを確認することも重要です。

注意したい法令や制度として、次のようなものが挙げられます。

• ISO（国際標準化機構）の品質マネジメントシステム
• 電子帳簿保存法
• J-SOX法（金融商品取引法）
• GDPR（EU一般データ保護規則）

上記の法令や制度に対応したシステムを選ぶことで、コンプライアンスリスクを軽減して、監査対応などの業務負担を軽減できます。特に、保存期間の管理や改ざん防止機能、監査証跡の記録などの機能が実装されているかを確認しておきましょう。

セキュリティ対策が十分か

文書管理システムで扱う情報には、機密性の高いものも含まれる可能性があります。そのため、セキュリティ対策が十分なシステムを選ぶことが重要です。

主なセキュリティ機能として、次のようなものがあります。

• アクセス制限：文書ごとに閲覧・編集権限を設定できるか
• ログの記録：誰がいつどの文書にアクセスしたかを記録できるか
• 暗号化：保存データや通信経路の暗号化に対応しているか
• 多要素認証：パスワード以外の認証方法（指紋認証、ワンタイムパスワードなど）に対応しているか
• ウイルス対策：システム自体にウイルス対策機能が組み込まれているか

管理したい文書の機密性が高いほど、セキュリティ対策は重要となります。特に、個人情報や企業秘密を含む文書を扱う場合は、より高度なセキュリティ機能を持つシステムを選ぶようにしましょう。

ワークフロー管理ができるか

書類の申請や承認をオンラインでできるワークフロー機能は、業務効率化に大きく貢献してくれます。特に、契約書や稟議書、申請書など承認・閲覧が必要な文書を管理する場合は、この機能が搭載されているか確認しておきましょう。

特に、以下のポイントをよく評価しておく必要があります。

• 柔軟なワークフロー設定が可能か
• 承認者不在時に代理で承認できるか
• 承認待ちの文書を自動で通知できるか
• スマートフォンなどからも承認作業ができるか
• 承認プロセスの履歴を確認できるか

ワークフロー機能が充実していると、承認プロセスの迅速化や透明性の向上、ペーパーレス化の推進が実現できます。

オンプレミス型かクラウド型か

文書管理システムの大きな分類として、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つがあります。

オンプレミス型は、自社のサーバー上に構築するタイプのシステムです。機密性や安全性が高く、専門知識があれば自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズしやすい傾向にあります。

クラウド型は、インターネットを経由してサービスを利用するタイプのシステムです。初期導入コストが低く、インストールなどをしなくても手軽にスタートできる点が特徴です。

セキュリティ要件が特に厳しい場合や、大規模なカスタマイズが必要な場合はオンプレミス型が適しています。一方、スピーディーな導入や柔軟な運用を重視する場合は、クラウド型のほうが適しているでしょう。

マルチデバイスに対応しているか

現代のビジネス環境では、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスの活用が不可欠です。そのため、文書管理システムがマルチデバイスに対応しているかどうかは、重要な選定のポイントとなります。

マルチデバイス対応のシステムを導入すると、一例として次のようなメリットが挙げられます。

• 外出先やリモートワーク時でも文書にアクセスできる
• スマートフォンで素早く承認作業ができる
• 営業先でのプレゼンテーションがスムーズになる

ただし、マルチデバイス対応を検討する際は、セキュリティ面に十分配慮する必要があります。デバイスの紛失・盗難時のリスク対策や、安全な通信環境の確保についてよく検討しておきましょう。

【社内文書全般の保管・活用型】おすすめシステム比較

ここからは、社内文書全般の保管・活用に適したシステムを5つ紹介します。

• MyQuick
• DocuWorks
• 楽々Document Plus
• invoiceAgent
• @knowledge

各システムの特徴を詳しくみていきましょう。

MyQuick

（引用：MyQuick）

【MyQuickの特徴・ポイント】

販売実績29年、幅広い業種・業態の企業で活用されている。資料の保管からノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応。電子契約サービスと連携して、完全ペーパーレスな契約管理を実現。

MyQuickは、資料の保管から記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応している文書管理システムです。さまざまな業種・業態での活用事例があり、さまざまな企業の業務フローにマッチしてくれます。

電子契約サービスと連携することで、完全ペーパーレスな契約管理を実現できる点が特徴です。特に契約書の管理を行いたい企業に適しています。他にも、さまざまな条件検索機能やツリー型カテゴリの自動生成など、文書管理をサポートする機能が豊富に搭載されています。

【MyQuickの費用・料金プラン】

	スタータープラン	スタンダードプラン	プレミアムプラン
初期費用	0円	330,000円	要お問い合わせ
料金	22,000円	77,000円	要お問い合わせ
同時アクセス数	4ユーザー	4ユーザー	8ユーザー
利用可能ディスク量	10GB	50GB	100GB

DocuWorks

（引用：DocuWorks）

【DocuWorksの特徴・ポイント】

紙と電子文書を一元管理できる。机上の環境をそのままPC上に再現できる。幅広いワークフローをサポート。紙の文書と同じ感覚で編集作業ができる。

DocuWorksは、オフィスソフトやイメージファイルなど、さまざまな文書を束ねたり、ばらしたり、付箋を貼ったりできる文書管理システムです。特徴的なのは、文書を一元管理できるだけではなく、紙と同じ感覚で扱える点です。机上の環境をそのままPC上に再現したり、文書を切り貼りして編集・加工したりすることを得意としています。

特に、紙の文書を取り扱う機会が多い業界や、複数の文書を組み合わせて資料を作成することが多い業務に適しています。例えば、建設業や設計業、法務関連の仕事などで活躍してくれるでしょう。

【DocuWorksの費用・料金プラン】

ユーザー/ライセンス数	1ユーザー/ライセンス	10ユーザー/ライセンス	100ユーザー/ライセンス	1,000ユーザー/ライセンス
サブスクリプション	990円/月	6,160円/月	48,730円/月	356,840円/月
パッケージ	22,550円	189,750円	1,499,300円	10,993,400円

楽々Document Plus

（引用：楽々Document Plus）

【楽々Document Plusの特徴・ポイント】

幅広い管理業務・ドキュメントに対応可能。組織体制・規模に合わせて選べる、導入形態。充実のサポート体制と継続的な製品改善。

楽々Document Plusは、企業のさまざまな文書を一元管理することを得意とする文書管理システムです。契約書やISO、電帳法などさまざまな文書の管理に対応しており、業界を問わず900社以上の企業に導入された実績があります。

漏れのない高精度な全文検索や紙文書OCR検索、リアルタイムなインデックス化など、とにかく文書を検索しやすい点が特徴です。幅広い形式の文書管理や検索を効率化したい企業に適しています。

【楽々Document Plusの費用・料金プラン】

初期費用	330,000円
月額料金	ユーザー数課金(100ユーザー～)100ユーザー料金：99,000円/月
初期データ容量	100GBまで
オプション	データ容量追加
その他サービス	オンサイトサポート

※クラウド版は、ユーザー数課金(100ユーザー～)での提供。詳細は要問い合わせ。

invoiceAgent

（引用：invoiceAgent）

【invoiceAgentの特徴・ポイント】

電子文書、スキャンした紙文書を自動で仕分け・保管してくれる。電子帳簿保存法に対応。インボイス制度対応。業務を効率化できる。

invoiceAgentは、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他システムとの連携が可能な文書管理ソリューションです。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得している、電子帳簿保存法に対応したシステムです。また、受領した請求書が適格請求書かどうかを判定する機能がついているため、インボイス制度対応の業務を効率化してくれます。

各文書に対応したライフサイクルに応じた管理を自動的に行ってくれるので、「永久保存すべき文書を削除してしまった」などのミスを防げます。

【invoiceAgentの費用・料金プラン】

初期費用	0円～※プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金	33,000円～/10ユーザー/月※プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとに用意されています。ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。

@knowledge

（引用：@knowledge）

【@knowledgeの特徴・ポイント】

e-文書と電子帳簿を区別して電子保存できる。文書管理項目を自由にカスタマイズできる。直観的にわかりやすい、標準的なインターフェース。

@knowledgeは、直観的にわかりやすいユーザーインターフェースが魅力の、オンラインストレージサービスです。エクスプローラーの操作性を踏襲しているので、学習リソースを抑えたシステム導入を目指せます。

e-文書法、電子帳簿保存法に対応しているので、それぞれを区別して電子保存することが可能です。また、登録段階で文書管理の項目をカスタマイズできるので、より実務に沿った管理や検索を行いやすい点もうれしいポイントでしょう。

【@knowledgeの費用・料金プラン】

要問い合わせ

【社内文書全般の作成・共有型】おすすめシステム比較

ここからは、社内文書の作成から共有までカバーできる文書管理システムを紹介します。

• DocBase
• Confluence
• NotePM
• Qast
• Notion

各システムの特徴を詳しくみていきましょう。

DocBase

DocBase

【DocBaseの特徴・ポイント】

ISO27001の認証取得。導入件数1万件以上の実績あり。マークダウンとリッチテキストの両方に対応。シングルサインオン・2段階認証で漏洩リスクを軽減。圧倒的なコストパフォーマンスを実現。

DocBaseは、社内wikiの構築やナレッジ共有、メモや議事録、マニュアルの管理など、さまざまな文書と情報の管理・共有に対応しているシステムです。誰でも簡単に編集・投稿が可能な使いやすさが魅力で、文書作成と情報共有にかかる時間を大幅に削減できます。

高いセキュリティ性と機能性に強みを持っている一方で、低価格で利用できる点が大きな魅力です。一人あたり214円とリーズナブルな価格で、文書管理システムを導入できます。

マルチデバイス対応なので、外出先やテレワーク社員との文書共有にも適しています。

【DocBaseの費用・料金プラン】

	無料トライアル	スターター	ベーシック	レギュラー	ビジネス
料金	0円	990円/月	4,950円/月	9,900円/月	21,450円/月
ユーザー数	無制限	3人	10人	30人	100人
ストレージ	無制限	3GB	10GB	30GB	100GB

Confluence

（引用：Confluence）

【Confluenceの特徴・ポイント】

ブレストに便利なホワイトボード機能を搭載。AI搭載で業務を効率化。便利なテンプレートを多数搭載。

Confluenceは、文書や情報のサイロ化を解消し、チームワークを向上させることを得意とする文書管理システムです。既存の文書をアップロードして管理するだけではなく、キャンバス機能を活用してブレストを行ったり、AIに文書を要約させたりすることもできます。

さらに、さまざまなチーム向けのテンプレートを多数搭載している点も特徴的です。文書作成業務を大幅に効率化してくれるでしょう。

【Confluenceの費用・料金プラン】

	Free	Standard	Premium	Enterprise
料金	0円	645円/月※1ユーザーあたり	1,174円/月※1ユーザーあたり	要お問い合せ
ユーザー数	無制限	無制限	無制限	無制限
ストレージ	無制限	250GB	無制限	無制限

NotePM

（引用：NotePM）

【NotePMの特徴・ポイント】

活用状況をレポート分析で確認できる。セキュリティ性が高く、医療機関や金融機関で採用されている。シーンを問わずに活躍してくれる。

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。文書管理はもちろんのこと、マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有などシーンを問わずに活躍してくれます。

また、コメントやいいね機能を搭載しており、SNSのような使い方ができる点も特徴です。「社内コミュニケーションを促進したい」という企業におすすめしたいシステムです。

【NotePMの費用・料金プラン】

	プラン8	プラン15	プラン25	プラン50	プラン100	プラン200～
料金	5,280円/月	9,900円/月	16,500円/月	33,000円/月	66,000円/月	132,000円/月
ユーザー数	8人まで	15人まで	25人まで	50人まで	100人まで	200人まで
ストレージ	80GB	150GB	250GB	500GB	1TB	2TB

Qast

（引用：Qast）

【Qastの特徴・ポイント】

Q&A形式で情報を整理できる。タグ付けとカテゴリ分けで効率的に情報を管理できる。Slack連携で日常的な利用を促進できる。コミュニケーションを、活性化する機能が豊富に搭載されている。

Qastは、質問と回答を中心としたユニークなナレッジ共有プラットフォームです。社内に散らばった情報・文書を一か所に集約し、高度な検索性で素早くアクセスできるように管理できます。

特徴的なのは、「社内版知恵袋」や「社内版Wikipedia」、匿名の「つぶやき」機能、プロフィール機能など、日常的なコミュニケーションを促進できる機能が豊富な点です。経験豊富な専門のコンサルタントが導入から全社定着まで伴走支援してくれるので、初めてシステムを導入する企業でも安心です。

【Qastの費用・料金プラン】

要問い合わせ

Notion

（引用：Notion）

【Notionの特徴・ポイント】

高い自由度と柔軟性を持つオールインワンのワークスペースを構築できる。豊富なテンプレートですぐに始められる。カスタマイズ性が高く、どのような企業にもマッチする。API連携で他のツールと統合できる。

Notionは、柔軟性の高いワークスペース・文書管理機能を搭載したツールです。とにかくカスタマイズ性が高いので、用途は無限大。どのような企業の業務にもフィットしてくれるでしょう。

自由に使える魅力的なツールである一方で、慣れないと「どのように使えば良いかわからない」「何ができるのかわからない」と混乱を生みやすいという注意点もあります。その場合は、無料で提供されているテンプレートを活用することから初めてみると良いかもしれません。

【Notionの費用・料金プラン】

無料プラン	10名まで無料
プラスプラン	1,650円/ユーザー
企業向けプラン	2,500円/ユーザー（250人まで）
企業向けプラン	要問い合わせ

【契約書の保管・活用型】おすすめシステム比較

契約書の保管・活用に適しているおすすめ文書管理システムは、以下の3つです。

• LegalForceキャビネ
• Ofigo契約書管理Fácil
• Contract One

各システムの特徴を説明します。

LegalForceキャビネ

（引用：LegalForceキャビネ）

【LegalForceキャビネの特徴・ポイント】

AIを搭載した契約管理システム。更新期限のリマインド機能搭載。柔軟な権限管理機能で全社運用も可能。

LegalForceキャビネは、AIを搭載している契約書管理システムです。アップロードした契約書は自動で全文テキストデータ化され、AIによる解析が実施されたあとにデータベースが生成されます。

直観的な検索や台帳ダウンロード、更新期限のリマインドなど、契約書を管理するときに便利な機能を多数搭載。セキュリティ体制も万全なので、安心して契約書を保管できます。

【LegalForceキャビネの費用・料金プラン】

要お問い合わせ

Ofigo契約書管理Fácil

（引用：Ofigo契約書管理Fácil）

【Ofigo契約書管理Fácilの特徴・ポイント】

使いやすさを重視した契約書管理システム。クラウドでの契約書管理にも対応。「一元管理」「期限管理」「権限管理」を実現。

Ofigo契約書管理Fácilは、ワンランク上の使いやすさを実現した系客書管理システムです。あらゆる契約情報の一元管理はもちろん、期限管理や権限管理機能を搭載することで、営業機会の創出やコンプライアンスの強化に貢献してくれます。

月額固定性なので、ランニングコストを管理しやすい点もうれしいポイントです。クラウドサインと連携すれば、締結した契約書の情報を自動的に取り込めるようになり、より業務を効率化できます。

【Ofigo契約書管理Fácilの費用・料金プラン】

要問い合わせ

Contract One

（引用：Contract One）

【Contract Oneの特徴・ポイント】

Contract One AIが契約情報の活用をサポート。外部サービスとの連携が可能で、さまざまな部門の契約情報活用を促進。

Contract Oneは、あらゆる契約書を正確にデータ化し、契約データベースを構築する契約書管理システムです。サービス利用にあたり作成できるアカウント数に制限がかけられることはないので、法務部以外での契約書情報の活用も促進できます。

日本語だけではなく、英語にも対応しているので、海外向けにビジネスを展開している企業でも安心です。AI文書内検索やAI要約機能により、専門的な知識がない方の業務もスムーズにしてくれるでしょう。

【Contract Oneの費用・料金プラン】

要問い合わせ

【契約書の作成・共有型】おすすめシステム比較

契約書の作成から共有、管理までカバーするシステムを紹介します。

• GVA assist
• LeCHECK
• LAWGUE

各システムの詳細をみていきましょう。

GVA assist

（引用：GVA assist）

【GVA assistの特徴・ポイント】

AI活用によって契約書作成・レビューを効率化してくれる。弁護士監修の契約書ひな型が数百種類用意されており、契約書レビューのナレッジをクラウドに蓄積できる。

GVA assistは、「自社の取引ルールに則した」契約書の作成・レビューに特化した文書管理システムです。経済産業省・厚生労働省・国土交通省・特許庁・中小企業庁・情報処理推進機構（IPA）など、業界標準のひな型を多数搭載しており、効率的に契約書を作成できます。

さらに、弁護士が作成・監修したプレイブックだけではなく、自社の契約書レビューのナレッジを蓄積できるので、契約書レビュー品質の平準化・底上げを目指すことも可能です。AIが契約リスクを検知＆自社のナレッジで修正してくれるので、法務担当者の工数を大幅に削減できるでしょう。

【GVA assistの費用・料金プラン】

初期費用	要問い合わせ
アカウント月額費用	82,500円/1アカウント目※追加アカウントは利用人数に応じて個別に見積り。

LeCHECK

（引用：LeCHECK）

【LeCHECKの特徴・ポイント】

一人法務を支援する契約書レビュー支援AIクラウド。中小企業が導入しやすいように「低価格」でサービスを提供。英文契約書レビュー支援機能搭載。

LeCHECKは、専門弁護士作成のひな形による「契約書作成支援機能」や「契約書表記・校正修正機能」、契約書ファイルを安全に保管する「キャビネット機能」などが実装されている契約書管理システムです。低価格で利用することができ、無料トライアルで使用感を確認してから導入できる点がうれしいポイントです。

AIによる自動レビューや英文契約書レビュー支援など、とにかく契約書周りの業務負担を軽減できる機能が豊富に搭載されています。大量の契約書を取り扱う企業や、海外向けにビジネスを展開している企業におすすめです。

【LeCHECKの費用・料金プラン】

要問い合せ

LAWGUE

（引用：LAWGUE）

【LAWGUEの特徴・ポイント】

契約書・規程・開示文書など、さまざまな文書の作成・検索・レビューを効率化。AIによるサポート機能を搭載。ヒトの10倍の速度で修正作業が完了。

LAWGUEは、契約ナレッジマネジメントや規定・マニュアル管理、英文契約書レビューに対応した契約書管理システムです。AIによるサポートで、文書作成における非効率的な作業を大幅にスピードアップしてくれます。

特筆すべきは、すべてのやり取りをシステム内で完結させられる点です。コメントを残せるので、文書に関する履歴をまるごと社内の共有ナレッジにすることが可能です。

【LAWGUEの費用・料金プラン】

要問い合せ

【社内外活用型・ファイルサーバータイプ】おすすめシステム比較

社内外で文書を共有・活用できるクラウド型のファイルサーバーシステムを紹介します。

• PROCENTER SaaS
• Documal SaaS
• WorkingFolder

各システムの詳細を詳しくみていきましょう。

PROCENTER SaaS

（引用：PROCENTER SaaS）

【PROCENTER SaaSの特徴・ポイント】

すぐに、手軽に、セキュアに利用できる。クラウド型文書管理・情報共有サービス。 ISO27017を取得済みで、初月から月額費用のみで運用開始が可能。

PROCENTER SaaSは、文書管理と情報共有の2つの役割を兼ね揃えているプラットフォームです。ゼロトラストの考え方に基づいてセキュリティ基盤を構築しているので、情報漏洩対策はバッチリ。テレワーク・外出先からも安心してアクセスできます。

また、パートナー企業との情報共有に活用することも可能です。初期費用がかからないので、導入コストを抑えたい企業におすすめです。

【PROCENTER SaaSの費用・料金プラン】

基本サービス	55,000円ユーザーID数：20ディスク容量：50GBヘルプデスク：3インシデント/月
追加ユーザー	1,000円/1ID
追加ディスク	3,000円/10GB

Documal SaaS

（引用：Documal SaaS）

【Documal SaaSの特徴・ポイント】

文書のライフサイクルを自動化。セキュアなクラウド環境。30年にわたる豊富な導入実績。

Documal SaaSは、文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルの自動化を支援してくれる文書管理システムです。文書管理ソリューションならではの専門的な知識・ノウハウを盛り込み、電子帳簿保存法にも対応しています。

ひな形を使った簡単作成や承認後の自動登録、改版管理、廃棄の自動化などにも対応。ライフサイクルを滞らせないための機能も実装されているので、対応漏れやうっかりミスなどを防ぐ効果もあります。

【Documal SaaSの費用・料金プラン】

要問い合せ

WorkingFolder

（引用：WorkingFolder）

【WorkingFolderの特徴・ポイント】

社内外の関係者と、安全に文書を共有できる。電子帳簿保存法に対応している。データの暗号化や、厳しいアクセス制限によって安心・安全なデータ管理が可能。

WorkingFolderは、セキュアかつ大容量の文書管理を得意とする文書管理システムです。強固なセキュリティと大容量を両立しており、柔軟な文書公開や文書受け取りを得意としています。

専用のモバイルアプリを使用した社外からのアクセスはもちろん、メールを使ったファイルへの招待やファックス送信など、とにかく文書を共有しやすい点が特徴です。社内外のチームで協業することが多い企業におすすめのシステムです。

【WorkingFolderの費用・料金プラン】

商品名	標準価格	備考
Working Folder 基本サービス	5,280円/月	ユーザー数：10人キャビネット容量：100 GBドロワー数：最大510（個人ドロワー数：最大10、共有ドロワー数＋あんしんドロワー数：最大500）
Working Folder ユーザー追加オプション	3,080円/月～	10ユーザー当たりの単価ユーザー数に応じて月額料金は変動します。

文書管理システム選びの失敗例

文書管理システムの導入は、企業の業務効率化に大きく貢献する可能性がある一方で、適切に選択・導入しないとさまざまな問題が発生するリスクもあります。

ここでは、よくある失敗例とその対策について解説します。

• システム導入が難しくスムーズに進まない
• セキュリティ対策が不十分だった
• 社内でのシステム活用が浸透しない
• 文書量が増えると動作が遅くなる
• サポートの対応が遅い・悪い

どのようなことなのか、詳しくみていきましょう。

システム導入が難しくスムーズに進まない

新しいシステムを導入するときは、どうしても時間や手間がかかってしまうものです。事前に必要な準備や知識が多いと、なかなかスムーズに導入を進められなくなってしまいます。

対策としては、ベンダーとの綿密なコミュニケーションや、段階的な導入が有効です。優先度の高い文書から順次移行する、必要な文書からスキャンするなど、優先順位をつけながら導入を進めていきましょう。

セキュリティ対策が不十分だった

セキュリティ対策の不備は、情報漏洩などの重大な問題につながる可能性があります。システムに実装されている機能が不十分だったり、搭載されているセキュリティ機能を適切に使用できていなかったりするケースが多いため、注意しなければいけません。

対策としては、扱う文書の機密性を考慮して、必要十分なセキュリティ機能を持つシステムを選択することが有効です。また、セキュリティ機能の使用方法について全ユーザーに適切な教育を行うことや、定期的な監査による早期の問題発見を目指すことも大切です。

社内でのシステム活用が浸透しない

せっかくシステムを導入しても、有効活用されなければ多くの時間とコストを無駄にすることになります。

社内でシステム活用が浸透しない主な原因として挙げられるのは、次の3つです。

• 運用ルールがあいまい
• 使い方やルールの周知が足りない
• 機能が不足している／マッチしていない

特に、従来のツールのほうが使いやすいと感じる従業員が多ければ、結局新システムが活用されなくなってしまう可能性が高いため注意が必要です。

対策としては、導入前に現場の声をよく聞き、ニーズに合ったシステムを選択することが有効です。また、明確な運用ルールを全社に周知徹底したうえで、定期的な研修やフォローアップを行い、活用を促進する取り組みを行えると良いでしょう。

文書量が増えると動作が遅くなる

システムの利用が進み、保存される文書量が増えてくると、動作が遅くなることがあります。動作の遅さはユーザーの不満を招き、システムの利用率低下につながる可能性があるので、早めの対応が必要になります。

対策としては、将来の文書量の増加を見越して、十分なスペックのシステムを選択することが有効です。加えて、定期的にメンテナンスやデータベースの最適化を行い、必要に応じて古いデータのアーカイブ化を検討すると良いでしょう。

サポートの対応が遅い・悪い

システム導入後のサポート体制に不備があると、トラブル時に対応が遅れたりユーザーからの不満につながったりします。急を要する問題が発生しても迅速な対応が得られなければ、業務に支障をきたしてしまうことがあるかもしれません。

対策としては、システム選定時にサポート体制を十分に確認することが挙げられます。可能であれば、導入前にサポートの質をテストしてみたり、社内にシステム管理の専門知識を持つ担当者を置いたりすることも有効です。

社内文書全般の作成・共有ならDocBaseにお任せ

文書管理システムの導入は、業務効率化やコストダウン、セキュリティ強化など多くのメリットをもたらしてくれます。ただし、自社に適したシステムを選ばなければ活用が浸透しにくいので、本記事の内容を参考にして慎重に選定を進めることをおすすめします。

社内文書全般の作成と共有ができる文書管理システムをお探しなら、DocBaseがおすすめです。DocBaseは1万社以上の導入実績があり、その使いやすさと機能性が高く評価されています。

DocBaseの特徴は、直感的なインターフェースと豊富な検索機能で、誰でも簡単に使いこなせる点です。文書管理はもちろん、マニュアルやノウハウ共有から日報や議事録など、さまざまな形でご活用いただけます。

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