マニュアル作成の完全ガイド！わかりやすい作成手順やカギを握る4つのコツ

マニュアル作成をするうえで必要なのは、マニュアルの目的と役割をはっきりさせることです。作成手順ももちろん重要ですが、より効果的なマニュアルを作成するには、その目的と役割を決めておく必要があります。

本記事では、マニュアルの目的・役割や作成手順、効果的なマニュアルを作成するための4つのコツを紹介します。マニュアル作成時の重要なポイントを理解し、実際に活用できるマニュアルを作成しましょう。

【この記事を読んでわかること】

• マニュアル作成の目的は、業務の全体把握・業務効率化・ノウハウとナレッジの共有・属人化防止・コスト削減・対応品質の均一化・新入社員の即戦力化である。
• 作成手順のステップは、①目的明確化 ②スケジュール決め ③情報の収集・整理 ④全体構成や見出し設計 ⑤ツール・フォーマット決め ⑥作成ルール決め ⑦作成 ⑧運用・改善である。
• 作成のコツは、読み手をイメージすること、初心者でも理解できる表現を使うこと、見た目のわかりやすさ優先にすることである。

マニュアルについての基礎知識

そもそも、マニュアルとは何なのでしょうか。マニュアルの目的や役割・内容を理解しなければ、効果的なマニュアルは作成できません。まずはマニュアルとはの基本を明確にしつつ、「マニュアル」と「手順書」の違いについて詳しく見ていきましょう。

マニュアルとは

マニュアルとは、業務全体の流れや遂行するうえでのルール、注意事項などをまとめたドキュメントです。日本語に訳すと業務手順書や業務手引書を意味します。

マニュアルには業務フローや具体的な手順、守るべきルールや注意事項、必要なノウハウを記載するのが一般的です。目指すゴールは会社によってさまざまですが、おおむね全員が同じレベルで業務を遂行するために欠かせないものとされています。つまり、マニュアルは業務の効率化と質の向上に必要なものなのです。

「マニュアル」と「手順書」の違い

マニュアルとよく似たものに、手順書があります。どちらも業務を進めるための手順を記載していますが、目的や取り扱う情報量に違いがあります。

マニュアルの目的は、誰もが業務内容を理解・遂行することであり、ビジネスの目標を達成することです。具体的には、業務全体の流れや作業方法、ルールやノウハウなどが詳細に記載されています。

これに対して手順書は、社員がその業務の手順を理解し、同じ品質で結果を出すのが目的です。内容も、作業手順や進め方を簡潔かつ正確にまとめており、マニュアルと比較すと情報量は少なめです。そのため、それぞれ活用するシーンが異なります。

たとえば、新入社員が業務に取り組む際には、マニュアルを参照して業務全体を理解してもらうことが重要です。具体的なフローやルール、注意事項を把握して、成果を出せるようになります。一方、特定の作業を行う際には、手順書が最適です。手順書を使って必要な手順を確認しながら進めれば、同じ品質の結果を出せるようになります。

このように、マニュアルと手順書は役割が異なります。業務全体を包括的に理解し、高い成果を求める場合はマニュアルを、具体的な作業を効率的に進める場合は手順書を活用しましょう。

マニュアル作成の目的・役割

マニュアルを作成するうえで必要なのが、完成したマニュアルが果たす目的と役割です。具体的には次の要素が考えられます。

• 業務の全体把握
• 業務の効率化
• ノウハウとナレッジの共有
• 属人化防止
• コスト削減
• 対応品質の均一化
• 新人社員の即戦力化

それぞれ詳しく解説します。

業務の全体把握

業務全体を従業員に把握させることは、マニュアル作成の重要な目的のひとつです。マニュアルを作成することで業務全体のフローを把握できるほか、各フローに関わる社員や役割が可視化できます。マニュアルがあれば、社員は自分の業務が全体の中でどのような役割を担うのかを理解できるのです。

さらに、自分の役割やポジションの価値・意義を認識しやすくなります。業務全体の流れを理解することで、自分の作業が全体に与える影響や、ほかの業務との連携が可視化できます。その結果、社員は自分の業務に対する責任感が高まり、全体の効率化や品質向上にもつながるのです。

マニュアルは、単なる作業手順の羅列ではなく、業務の全体像を示す重要なツールです。組織全体のパフォーマンスを向上させるためにも、マニュアル作成は欠かせません。

業務の効率化

マニュアル作成の目的のひとつが、業務効率化の実現です。マニュアルには次に何をすべきか、何に気を付けるべきかなどが明確に記されています。この情報が明文化されていることで、社員は効率的に業務を進められるようになるでしょう。

また、マニュアルを作成することで、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。具体的な手順や注意事項が記載されているため、品質の均一化も実現可能です。これにより、業務効率化の実現が促進され、ビジネス全体の生産性向上にもつながります。

さらに、マニュアルはトラブルシューティングの際にも有効です。あらかじめ記載された対処法を参照すれば、問題を迅速に解決し、業務の停滞を防げます。マニュアル作成によって得られる業務効率化の効果は、はかり知れません。

ノウハウとナレッジの共有

ノウハウとナレッジの共有ができるのも、マニュアル作成をする目的のひとつです。専門知識や業務効率化のコツなど、個人が業務の中で習得・蓄積したナレッジやノウハウは、企業にとって重要な財産です。これらの情報を組織全体で共有・活用すれば、業務の効率化や質の向上につながります。

マニュアル作成を通じて社員全員の知識を明文化することで、全員が同じナレッジやノウハウを自分の業務に応用できます。また、マニュアルとして体系立てておけば、次世代にも情報を残せるでしょう。結果として、世代を経ても企業全体でナレッジやノウハウが共有され、より効率的に業務を遂行できます。

ノウハウやナレッジをマニュアルにまとめれば、企業の成長を長期的に継続させられるかもしれません。マニュアルは、未来の企業発展のためにも必要なツールといえます。

属人化防止

マニュアル作成には、業務の属人化を防ぐ役割もあります。属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況などが組織内で共有されておらず、特定の人だけが把握している状況を指します。業務が属人化すると、担当者が休んだり退職したりした際に、業務が滞るかもしれません。

しかし、マニュアルを作成することで、人に依存せずに業務を進められます。たとえば、マニュアルには業務の詳細な手順や注意点、トラブルシューティングの方法などが記載されています。つまり、マニュアルを参照するだけで誰でも業務を遂行できるようになるのです。

また、新しい担当者が業務を引き継ぐ際にも、マニュアルがあればスムーズに引継ぎできます。マニュアル作成は属人化を防ぎ、組織全体の業務効率を高める重要なツールです。企業にとって、マニュアルは業務の継続性と品質を保つためのものなのです。

コスト削減

マニュアル作成は、結果的にコスト削減にも役立つでしょう。マニュアルを見れば、業務の流れや価値・意義、トラブル発生時の対応方法がわかります。そのため、新人や異動直後の社員の教育・研修コスト削減に役立ちます。

また、業務を標準化することで、ミスやトラブルの減少が期待できるかもしれません。標準化により、作業のやり直しや修正にかかる時間とコストも削減できるためです。さらに、業務効率が上がることで残業時間が減り、無用な人件費の削減にもつながります。

マニュアルは、単なる業務手順の説明書ではありません。企業のコスト削減を実現できるかもしれないツールです。マニュアル作成自体は、比較的短期で終わりますが、長期的には大きなコスト削減をもたらす戦略的な取り組みといえるでしょう。

対応品質の均一化

マニュアルを作成することで、顧客への対応品質の均一化ができます。能力や経験値は社員によって異なります。もしマニュアルがないと、何かしらの事態が発生した際、社員それぞれの判断となってしまうため、対応品質がバラバラになってしまうでしょう。顧客対応の一貫性がない場合、ミスやクレームにつながる可能性もゼロではありません。

マニュアルを活用すると、対応品質を均一化できます。業務手順や対応方法が明記されているため、社歴や経験値に関係なく、全員が一定の品質を保てます。これにより、対応のばらつきを抑え、顧客満足度を向上させられるのです。

また、マニュアル化された手順に従うことで、ミスやクレームなどのトラブルのリスクも抑制できます。顧客からの問い合わせ対応や製品のトラブルシューティングも、マニュアルに記載された手順を遵守すれば、迅速かつ適切な対応が可能です。安定した高品質なサービスを提供するためにも、マニュアルは必要だといえます。

新人社員の即戦力化

新人社員の即戦力化を図るためには、マニュアルの活用が効果的です。マニュアルを通じて、業務に必要な最低限の知識を早く身に付けられるためです。さらに、業務の必要性や背景・意義を示す役割もあります。これにより、業務全体の流れを把握できるだけでなく、担当業務が組織にどのような意味を持つのかを理解できるのです。

具体的には、マニュアルによって業務の全体像を理解できるため、自分の役割を明確に認識できるようになります。明文化されていることによって、自分の業務に意味があるという意識が生まれ、モチベーションが向上するでしょう。

マニュアルは、新人社員の教育ツールとして非常に有効です。マニュアルを活用すれば、新人社員が必要な知識と意識を身に付けられるため、短期間での即戦力化も期待できます。企業全体の生産性向上を達成するためにも、マニュアル作成は重要なのです。

全8ステップが肝心！マニュアルの作成手順

マニュアルを作成する際は、以下の手順を意識して作成しましょう。

1. マニュアル作成の目的を明確にする
2. マニュアル完成のスケジュールを決める
3. マニュアルに盛り込む情報を収集・整理する
4. マニュアルの全体構成や見出しを考える
5. 利用するマニュアル作成ツール・フォーマットを決める
6. デザインや文体など作成ルールを決める
7. 実際に書き出し、作成する
8. マニュアルを実際に運用する、改善点を洗い出す

いきなり作成するのではなく、決めるべきことを決めてから作成してください。

手順①マニュアル作成の目的を明確にする

マニュアル作成を始める前に、作成する目的を明確にしましょう。目的をはっきりさせることで、本当に効果的なマニュアルを作成できます。目的を考える際は、以下のポイントを考慮してください。

• マニュアルの目的

新人教育、業務の標準化、特定の業務手順の改善 など

• 想定読者（使用者）

新人社員、異動したばかりの社員、全社員 など

• 活用するシーン

日常業務、トラブルシューティング、特定のプロジェクト など

上記の目的を決定することで、指示が的確で実用的なマニュアルになります。また、目的が明確であると、必要なときにマニュアルを参照されやすくなります。

目的を明確にすることは、マニュアル作成の基礎であり基本です。この段階を丁寧に行うことで、後の作業がスムーズに進み、より実践的かつ有益なマニュアルが作成できます。

手順②マニュアル完成のスケジュールを決める

マニュアル作成前に、具体的なスケジュールを決めましょう。マニュアルをリリースしたい時期から逆算し、必要な期間や工数をスケジュールに落とし込みます。具体的には、以下の期間を設定してください。

1. リサーチ期間

現行の業務手順や必要な情報を収集する期間

2. 初稿作成期間

収集した情報をもとにマニュアルの初稿を作成する期間

3. レビュー期間

関係者に見てもらい、フィードバックを収集する期間

4. 修正期間

フィードバックを反映し、最終版を作成する期間

ポイントは、遅延や修正の手間、工数を考慮して、余裕のあるスケジュール設定を行うことです。各工程に数日程度の余裕を持たせれば、計画が大幅に遅れてしまうリスクを減らせるでしょう。具体的な作成スケジュールを立てれば、計画的にマニュアルを完成させられるかもしれません。

手順③マニュアルに盛り込む情報を収集・整理する

ここまでの工程が完了したら、いよいよマニュアルに盛り込む情報を収集・整理します。業務内容や手順を適切に言語化するためには、正確な情報の把握が必要です。

現行の業務内容や作業手順をまとめた書類があれば、それを確認して作業上の注意点や問題点をあらためて洗い出します。このとき、作成者だけでなく、可能な限り多くの作業者や部署から情報を収集しましょう。異なる視点や経験を取り入れることで、より実用的なマニュアルを作成できるためです。

たとえば、現場の社員や過去に類似の業務を担当した経験のある社員からの意見を聞けば、細かな作業手順や潜在的な問題を把握できます。また、他部署との連携が必要な業務の場合、その部署から情報を収集することで、全体のフローを明文化できるでしょう。

多角的な情報収集と整理・統合をすることで、実用的なマニュアルを作成できます。情報収集と整理は、わかりやすいマニュアルを作成するための基本です。

手順④マニュアルの全体構成や見出しを考える

収集した情報をもとに、全体の構成や見出しを考えます。具体的には、目次や見出しなどのマニュアル全体の構成を考えるフェーズです。いきなり書き出すと内容がまとまらず、完成までに時間がかかってしまいます。まずは目次を作成し、項目ごとの内容を整理しましょう。具体的には、以下の手順で進めます。

1. 目次の作成

マニュアルに必要な大項目をリストアップし、全体の流れや主要な内容を把握する

2. 各項目の詳細構成

目次の各項目に対して具体的な内容を考えるために、各章や節ごとに盛り込むべき情報をリスト化する

3. 見出しの設定

各章に内容を簡潔に表す見出しを設定する

上記の流れに従うことで、必要な情報が整理され、読み手が理解しやすいマニュアルを作成できます。とくに、構成案をしっかりと練ることは、執筆をスムーズに進めるためにも重要です。また、全体の構成が明確になれば、まとまりのあるマニュアルが作れます。

手順⑤利用するマニュアル作成ツール・フォーマットを決める

マニュアル作成に使用する作成ツールやフォーマットを決めましょう。文書作成ソフトやプレゼンテーションソフトなどでも作成できますが、とくにマニュアル作成ツールの利用がおすすめです。自社のニーズに適したマニュアルを作成しやすいためです。

マニュアル作成ツールであれば、作成・閲覧に関する機能が充実しているため、簡単にマニュアルを作成できます。また、情報の整理・共有がスムーズに行えるツールであれば、チーム全体での共有に便利です。クラウド型ツールであれば、共同での編集やフィードバックができます。

加えて、マニュアルの見栄えも重要です。フォーマットを活用することで、統一感のある仕上がりになります。目次生成機能があれば、誰でも簡単に必要な情報へたどり着けるようになるでしょう。

適切なツールを選定することは、マニュアル作成を効率化するためにも重要なポイントです。質の高いマニュアルを作成するためにも、ツール選びを慎重に行ってください。

手順⑥デザインや文体など作成ルールを決める

マニュアル作成の際には、全体のデザインや文体などの作成ルールを決めてください。強調すべき部分や注意点が、字体や色の違いでひと目でわかるようになるためです。文字の大きさやフォント、見出しの文体や色などの、より細かいルールを決定しましょう。

たとえば、統一された文字の大きさやフォントを使用することで、視認性が向上して読みやすいマニュアルになります。また、見出しの文体や色を統一すれば、どこにどの情報があるのかがわかりやすくなるでしょう。

バラバラのデザインや文体では、視認性が悪くなり、読み手が情報を見つけにくいと感じるかもしれません。事前に作成ルールを決めて作成すれれば、作成者と読み手の双方にとってわかりやすいマニュアルができるのです。

このように、デザインや文体などの作成ルールを決めることは、読みやすいマニュアルを作成のための重要なポイントです。事前準備をしっかり行い、わかりやすいマニュアルを作成しましょう。

手順⑦実際に書き出し、作成する

ここまでの準備が終わってはじめて、実際に内容を書きはじめます。事前に決めた見出しに沿ってマニュアルを書いていきましょう。また、マニュアル作成の際には、以下の点に注意してください。

• 画像や表を積極的に活用する
• 専門用語を避ける
• 作業の目的や理由を記載する

複雑な工程を説明する場合、文章だけではなく工程ごとの画像を挿入して手順を示すことで、読み手にわかりやすく工程を説明できます。また、箇条書きなどを使ってポイントを整理すれば、重要なポイントがどこなのかがすぐ把握できるようになります。

実用的なマニュアルを作成するためには、読み手への配慮と工夫が必要です。具体的な作成時のコツについては、のちの章で詳しく紹介します。

手順⑧マニュアルを実際に運用する、改善点を洗い出す

マニュアルは、作成して終わりではありません。実際に運用し、改善点を洗い出すことが重要です。マニュアルが完成したら、実際に現場で使用してもらって、使い勝手や内容などのフィードバックを集めましょう。具体的には、以下の手順でフィードバックを集めてください。

• 運用開始後、社員からフィードバックを収集する
• 現場での実際の使用状況を観察して改善点を洗い出す

フィードバックは、ユーザー目線の意見を反映するため、マニュアルの品質向上のために欠かせません。改善点が見つかったら、それをもとにマニュアルを更新し続けましょう。これらの見直しを常に行うことで、現場のニーズに応じた最新情報を提供し続けられるためです。定期的な見直しを行い、必要に応じて内容を修正してください。

マニュアルは作成して終わり、とはいきません。実際に運用・改善を繰り返すことで、実用的で信頼性の高いツールになります。社員が使いやすく、常に最新の情報を提供できる状態を維持するためにも、運用と改善のプロセスは欠かせません。

マニュアル作成を成功に導く4つのコツ

マニュアルをより効果的に仕上げるためには、いくつかのコツがあります。代表的なものは以下の4つです。

• 読み手を具体的にイメージする
• 専門用語の多用を避ける、初心者でも理解できる表現を意識する
• 見た目のわかりやすさにこだわる
• 検索しやすいようにする

上記はいずれも、読み手の理解度を深めるのに関わる重要な部分です。それぞれの詳細を解説するとともに、どのように仕上げれば良いのかを解説します。

読み手を具体的にイメージする

マニュアル作成をする際には、読み手を具体的にイメージしましょう。作成者自身が理解できるかどうかではなく、読み手が理解しやすいかどうかです。言い換えれば、客観的な視点で、伝わりやすい表現を意識することが重要です。

新入社員向けであれば、業務の基本から丁寧に説明し、専門用語はできるだけ避けてください。逆に、業務未経験者向けの場合は、基本的な概念や背景・知識から説明し、具体的な手順に進むのが理想的です。

読み手を具体的に想定することで、彼らが必要とする情報を的確にまとめられるため、結果的にマニュアルの実用性が大幅に向上します。読み手を意識して、伝わりやすく業務に役立つマニュアルを作成しましょう。

専門用語の多用を避ける、初心者でも理解できる表現を意識する

専門用語の多用を避け、初心者でも理解できる表現を意識しましょう。読み手がどのレベルなのかにもよりますが、専門用語を理解できるかによって、理解度に差が生じるのを防ぐためです。

専門用語を使いすぎると、単純に内容がわかりにくくなり、読み解くのに時間がかかります。また、人によって解釈に差が出る恐れもあり、誤解やミスの原因となるかもしれません。とくに、新入社員や業務未経験者が読む場合、専門用語を使わずに説明することが重要です。

たとえば、技術的な用語や業界特有の言葉を使う代わりに、一般的な表現で同じ内容を説明するようにしてください。どうしても言い換えができない場合は、脚注を付けましょう。これにより、読み手がすぐに理解できるようになり、マニュアルの実用性が高まります。

初心者でも理解できる表現を意識することで、より多くの社員に役立つマニュアルが完成します。

見た目のわかりやすさにこだわる

マニュアル作成において、もっとも重要なポイントは見た目のわかりやすさです。見た目ひとつで、マニュアルがもたらす理解度は大きく変わるためです。具体的には、以下の3つにこだわりましょう。

• 重要な箇所は強調する
• 図・イラスト・表を使う
• 階層構造にする

それぞれのやり方と効果を解説します。

重要な箇所は強調する

マニュアルでは、とくに伝えたい箇所や重要な部分を強調しましょう。読み手にその重要性をしっかりと伝えられられるためです。具体的には、次のような方法があります。

• 赤字や太字
• アンダーライン
• 文字サイズ

同じ色・大きさの文字のみのマニュアルの場合、何が重要なのかが読み手に伝わりにくく、重要な部分を読み飛ばしてしまう可能性があります。重要な部分や注意事項・手順は太字にする、警告や重要な情報は赤字で強調するなど、視覚的にわかりやすくしましょう。これにより、読み手がパッと見ただけで重要なポイントを把握でき、マニュアルをスムーズに理解できるようになります。

見た目のわかりやすさは、情報の伝達力とマニュアルの使いやすさを飛躍的に高められます。強調する工夫を取り入れて、マニュアルの効果を最大限に引き出しましょう。

図・イラスト・表を使う

見た目のわかりやすさを高めるためには、図やイラスト・表を活用するのもひとつの方法です。

文章のみのマニュアルは、読み解くのに時間がかかり、読み手によってはストレスを感じさせることがあります。文書の代わりに図やイラスト・表を適度に使用すれば、重要な情報を視覚的に訴えかけられます。とくに複雑な手順を説明する際には、フローチャートやイラストを用いると効果的です。

さらに、データや統計情報を表で示すのも良いでしょう。情報が表という形で整理され、重要なポイントが明確になります。データだけではなく、特定の情報を強調するためにも、図や表は非常に有効です。

視覚的な要素を取り入れることは、読み手が情報を迅速かつ正確に把握するために必要な要素です。図やイラストなどを活用し、見やすくて理解しやすいマニュアルを作成しましょう。

階層構造にする

マニュアルを階層構造にすることも、わかりやすくするコツのひとつです。

階層構造になっていないマニュアルは、「気づいたらどこを読んでいるのかわからない」「内容が理解できない」といった問題が発生しやすくなります。一方、階層構造で作成されたマニュアルは、読み手が全体像を把握しやすくなります。目次などの並びを意識し、階層構造になるように心がけてください。

また、階層構造にすることで、読み手は最初からすべてを読む必要がなくなります。実際の現場で役立つ部分にすぐにアクセスできるようになれば、効率的にマニュアルを活用できます。つまり、情報を論理的に整理して視覚的にもわかりやすく配置すれば、マニュアルの使いやすさが大幅に高まるのです。

階層構造は、読み手の理解に大きく関与します。階層構造を意識して、見やすくわかりやすいマニュアルを作成してください。

検索しやすいようにする

マニュアルをより効果的に使ってもらうためには、検索しやすいようにすることも大切です。見出しやタイトルに適切なキーワードを使用し、読み手が検索しやすいようにすることが重要です。

たとえば、具体的な業務手順やトラブルシューティングに関連するキーワードを見出しに含めることで、読み手が必要な情報を迅速に見つけられます。これにより、読み手は必要な部分を自力で探すストレスから解放され、マニュアルを効果的に活用できるようになるのです。

さらに、問題解決に役立つと認知されれば、再度読み返してもらう機会が増えるでしょう。検索しやすさを意識してマニュアルを作成することは、読み手の利便性を高め、現場の業務効率化に貢献できる重要なポイントなのです。

作って終わりにしない！作成したマニュアルの運用ポイント

マニュアルは、作成して終わりではありません。作成したマニュアルを運用して、はじめてわかることや改善点があるためです。とくに以下のポイントに関しては、改善点があれば改善や運用方法を見直す必要があるでしょう。

• マニュアルを共有・周知する
• 見つけやすい場所で保管する
• マニュアル活用状況を把握する・効果を測定する
• 現場から出た改善点を反映する
• マニュアルを定期的に更新する
• 改定前の変更履歴も残しておく
• ツールを活用してマニュアルをクラウド上で一元管理する

それぞれ詳しく解説します。

マニュアルを共有・周知する

マニュアルは、作成しただけでは誰にも活用されません。当たり前の話ですが、作成後に担当部署へもれなく共有しましょう。どのようなマニュアルを作成したのか、その目的と活用方法を周知することがもっとも重要です。

具体的には、社内の共有フォルダに保存したり、関係者に通知したりしてください。誰でもアクセスできる状態であることがわかれば、作成したマニュアルが活用されやすくなります。この結果、業務の効率化や標準化に貢献するでしょう。

見つけやすい場所で保管する

マニュアルを作成した後は、見つけやすい場所で保管することが重要です。保管場所がわからないと、必要なときにすぐにマニュアルを確認できず、活用されないものになってしまいます。

誰でもすぐに活用できるように、社内ポータルサイトやイントラネット、社内Wikiツールなどに保管しましょう。印刷して共有するのであれば、誰でも見られる場所に設置してください。

見つけやすい場所で保管することで、社員が必要な情報を迅速に得られます。その結果、業務の効率化が促進されるでしょう。

マニュアル活用状況を把握する・効果を測定する

マニュアルの運用において、リリース後の活用状況を把握し、効果を測定することも重要です。どれくらい閲覧され、実際に活用されているかを測定しましょう。現場でアンケートを取る方法もありますが、マニュアル作成ツールであれば、閲覧履歴から確認できるものもあります。

利用状況を把握してアンケート結果なども参照することで、マニュアルの改善点や不足している情報が見えてきます。これらの情報をもとにして、マニュアルの効果を最大限に引き出すための対策や改善ができるのです。

現場から出た改善点を反映する

マニュアルは一度作成して終わりではなく、随時改善が必要です。見にくさや新しく盛り込んでほしい情報がないか、前述したアンケートや現場でのヒアリングを通じて把握しましょう。

現場から出た改善点を反映すれば、より完成度の高いマニュアルを作成できます。実際の業務に即した使いやすいマニュアルが提供されることは、社員の業務効率がさらに向上するのに役立ちます。一定の期間を設けて、改善点を集めてマニュアルに反映しましょう。

マニュアルを定期的に更新する

改善点は定期的に集めて、都度内容を更新することも重要です。業務内容の変化はもちろん、オンライン上で保管している場合、OS環境の変化なども考慮すべきポイントです。また、組織の変化に合わせて内容を見直し、修正する必要もあります。

継続的な見直しと修正を行うことで、常に最新の情報を社内に提供し、実用的なマニュアルを維持できます。社員が常に正確で役立つ情報を参照するためにも、マニュアルの定期的な更新は必須です。

改定前の変更履歴も残しておく

マニュアルを改定した際は、変更履歴も必ず残しておきましょう。履歴がないと過去のマニュアルとどこが違うのかわからず、現場が混乱する可能性があるためです。また、過去のものと比較することで、誤りのあった箇所の修正にも役立てられます。

オリジナル版の発行日や改訂版の改訂日・改訂箇所、版数なども記録しておきましょう。こうすることで、マニュアルの信頼性が向上し、安心して利用してもらいやすくなります。常に最新の情報を社内に提供するためにも、変更履歴の保管は必須です。

ツールを活用してマニュアルをクラウド上で一元管理する

マニュアルの運用には、クラウド上での一元管理が便利です。紙で管理すると、改定のたびに印刷が必要で、時間やコストがかかります。また、情報をタイムリーに更新できず、リリースまでのリードタイムが発生してしまいます。

マニュアル作成ができるクラウドツールであれば、ツール上で直感的にマニュアルを作成・編集し、リアルタイムに社内へ共有可できるでしょう。表示性や検索性も優れているものであれば、最新のマニュアルをスムーズかつ簡単に共有できます。マニュアルのクラウド管理で、効率的な運用を実現しましょう。

マニュアル作成ツール選びの5つのポイント

マニュアル作成をする際には、マニュアル作成ツールを使用すると質の高いマニュアルを比較的簡単に作成できます。ひと口にマニュアル作成ツールといっても多くの種類がありますが、導入する際は以下の観点でツールを選びましょう。

• 使用目的に合っているか
• 操作性がよく誰でも使えそうか
• 編集履歴が残るか
• テンプレートがあるか
• セキュリティ対策が万全か

それぞれ詳しく解説します。なお、マニュアル作成ツールの詳細については、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

関連記事：マニュアル作成ツールとは？【おすすめ14選】メリット・選び方・作成のコツも解説

使用目的に合っているか

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、自社の使用目的に合っているかどうかを検討しましょう。企業によって、マニュアル作成ツールに期待することや機能、完成したマニュアルの使用目的が異なります。例えば、新入社員向けの教育用マニュアルであれば、業務の詳細な手順書などが求められるため、見やすいテンプレートや使いやすさが重視されます。自社の使用目的に合わせ、適切なツールを選びましょう。

自社の目的に合った機能を持つツールを選べば、マニュアル作成が効率的に進み、社内への浸透も早くなるでしょう。また、使用者にとっても使いやすいマニュアルを提供できる可能性が高まります。マニュアルそのものの目的を明確にし、それに最適なツールを選定することが重要です。

操作性がよく誰でも使えそうか

操作性の良さも、マニュアル作成ツールを選ぶポイントです。マニュアルは日常的に参照・編集されるため、閲覧者も編集者も使いやすいツールを選ぶことが重要です。

操作が難しいと、使い方を理解するまでに時間がかかり、業務の効率が低下してしまいます。直感的でわかりやすい見た目や操作性のものであれば、これらのリスクを回避できます。

社員全員が迅速に利用できて、業務効率化にも直結する大事な要素です。使いやすさを重視したツール選びは、日常業務のサポートに欠かせません。

編集履歴が残るか

編集者にとって、編集履歴が残るかどうかは大切なポイントです。複数の人が関わって作成するマニュアルでは、変更履歴がわかる機能がとくに必須です。「誰が、いつ、何を」変更したのかを明確に把握できないと、誤った情報の訂正や適切なバージョン管理ができません。

編集履歴を確認できれば、変更内容の追跡が簡単になるだけではなく、マニュアルの信頼性と正確性が向上します。編集履歴機能があるツールを選んで、効率的で信頼性の高いマニュアルを作成・運用しましょう。

テンプレートがあるか

導入前には、テンプレートの有無も確認してください。豊富なテンプレートが提供されているツールは、さまざまな種類のマニュアルに対応できるため、複数のマニュアルを作成しなければならない現場に最適です。

また、テンプレートがあれば、作成にかかる時間も削減できます。テンプレートに沿って書くだけで簡単にマニュアルを作成できるため、作成者の負担軽減にもつながります。さらに、テンプレートを使用することでどこにどの情報を記入するかが明確になるため、記載内容の抜け漏れが出づらくなるでしょう。

読み手にとっても見やすく使いやすいマニュアルを作成できるのは、いうまでもありません。テンプレートの活用は、編集者・閲覧者双方に大きな影響を与えるのです。

セキュリティ対策が万全か

マニュアル作成ツールにおいて、セキュリティ対策が万全かどうかも考慮すべきポイントです。マニュアルには機密情報やノウハウなど、重要な内容が記載されることもあるため、セキュリティ面をおろそかにはできません。ツールが、不正アクセスやサイバー攻撃に対してどのような対策を講じているかを確認しましょう。

とくに、データの暗号化やアクセス制限、定期的なセキュリティアップデートなどの機能が備わっているかがポイントです。外部への流出リスクを防ぐためにも、セキュリティ面で信頼できるツールを選ぶことが重要です。

マニュアル作成はツールを有効活用！マニュアル作成や情報共有はDocBaseへお任せ

マニュアル作成は、業務効率化や業務品質の均一化や新人社員の即戦力化など、さまざまなメリットをもたらします。一方で、見にくくて読み手に活用されないマニュアルや情報が更新されないマニュアルは、その効果を十分に発揮できません。適切なツールを使用して、見やすくて使いやすいマニュアルを作成し、常に更新し続けることが重要です。

業務に必要なマニュアル作成をお考えなら、DocBaseがおすすめです。DocBaseは、簡単にマニュアル作成ができるだけでなく、社内Wikiや日報・議事録、社内報なども作成できます。1万社以上の企業で導入されている実績があるほか、圧倒的なコストパフォーマンスも魅力的です。

DocBaseの導入で、マニュアル作成をはじめとした業務効率化と情報共有を、どちらも実現できます。ご興味のある方は、ぜひ資料請求や無料お試しをご利用ください。DocBaseを活用してマニュアルを作成し、業務効率を上げて組織全体のパフォーマンスを向上させましょう。

▶ DocBaseの無料トライアルを試してみる