レトリバ様の事業内容について教えてください。

主にソフトウェアの販売・サポート事業をやっています。現在はコールセンターを持っている企業様向けに、機械学習を使ったテキストマイニングツールや回答支援のツールを卸しています。昨今はコールセンターの人員が減ってきているわりには問い合わせが増えていて、少ない人員で対応するためにAIにすごく投資をしていらっしゃいます。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

以前は人によって共有するツールが違っていてバラバラだったんです。そこを一本化しようという話になり、情報共有ツールの検討を始めました。もともとMarkdownで書いたドキュメントがあったので、まずはMarkdownを使えるツールにしようと。

DocBaseにした決め手としては権限と価格ですね。権限に関してはアルバイトのメンバーもいるので、すべてのメモをフルオープンにするわけにはいかなくて。価格については、外部の人もいるので、ある程度の人数までは一律というDocBaseの料金体系が弊社にマッチしていたんです。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

社長、バックオフィスが1人、リサーチが1人、営業が1人、エンジニアが10人、それとアルバイトが4~5人、外部のエンジニアが数人です。エンジニア以外のメンバーもけっこういます。

1番多い用途は、日報とお客様の議事録です。お客様との議事録はアルバイトには見えないようにしています。DocBaseを導入してからテンプレートが作れるようになったので、フォーマットが決まっているメモの作成が楽になりましたね。我々テンプレートがけっこう多くて、いま7個ぐらいあります。グループを間違えると大変なので、はじめからグループが指定してあるテンプレートを作って間違いを防ぐようにしています

DocBaseを使いはじめて最初に思ったんですよ、「なぜLaTeXが書けるんだ!?」と(笑)我々は機械学習の会社なので、LaTexも書くんですよ。アルバイトの子に「スライドにする?」と聞いたら「こっち(DocBase)のほうが使いやすいんでいいです」と言っていましたし。

画像をドラッグ&ドロップでアップロードできるし、MarkdownもLaTeXも書けるし、サクッと書くにはすごく楽ですね。40代中盤の営業のメンバーが1番積極的に書いてくれていますし、使いやすいです。

組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。

お客様への手順書もDocBaseで

我々は書いたメモを外部に見せることがけっこう多いんです。お客様へのサポートの手順書もDocBaseに書いています。なぜDocBaseでやるかというと、送ったファイルが間違っていたとき、手元で直して送り直すと先祖返りしてしまうことがあるんです。後になって似たような手順なので転用しようと思ったら、古い状態になってしまっていて同じミスを繰り返してしまう。DocBaseだとURLさえ共有しておけば、後から内容を変更できるので。

はじめ手順書のマスターはDocBaseに置いていたんですが、修正を繰り返した結果、差分の履歴を見るのが辛くなってきてしまって…… こちらは履歴もバージョン管理しようということで、GitHubに移行しました。

メモをPDFにもできる

メモもPDF化するとすごく綺麗に表示できるので本当に重宝しています。納品物にするにはすごく便利です!「さすがにPDFは綺麗にできないかな」と思って表示してみたら、以外に綺麗で! 改ページが調整できないのだけ不便だったので、サポートに連絡して対応していただきました。

グループはテーマで分ける

1番工夫しているのはグループの設計ですね。我々は案件ごとではなくテーマごとに分けていて、事業、お客様の議事録、社内環境整備などのグループがあります。あとはアルバイト向けなどですね。まだ「これはどっちにしよう」と迷うメモもあるので、そこはまだ改善する必要があると感じています。基本的にメモは複数グループに属しないようにしています。なぜかというと、それをやってしまうと見せてはいけないメンバーに共有してしまう危険性があるのと、誰が見ているか把握できなくて面倒なので。

DocBaseのイチオシ機能

あと、僕が個人的に1番好きなのはExcelから表をコピー&ペーストしてテーブルを作成できる機能 ですね。テーブルを作成するのは面倒なので、こちらはとても重宝しています。以前はCSVからテーブルを作成する機能をよく使っていたんですが、Excelからコピーできるようになってさらにテーブル作成が楽になりました。激推し機能です!テーブルをMarkdownで書くのはつらい。かといってExcelで運用するのもつらいので、その両方を解決できてとても便利です!


ExcelやGoogleスプレッドシートからコピーしてテーブルを作成

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

日報書く量が増えた感じがしますね。DocBaseを導入してからテンプレートが使えるようになったので、日報のレベル感が揃ったように感じます。

導入するときも、最初はもっと反発があるかと思っていたんですが、実際使い始めるとまったくそんなことはなかったですね。

組織やチームを成長させるためのカイゼン活動があれば教えてください。

カンバンでタスク管理




レトリバ様オフィスの壁に貼ってあるカンバン

カンバンを使って、タスクなどを管理しています。納品があるので、カレンダーをホワイトボードに書いて、スケジュールを見つつ「何をやったか」を見ています。何をターゲットにどんなものを作っていくか、ちゃんと締め切りも意識するようにして。

デジタルツールを使わないのは、「見直さない」というのが1番大きいですね。あとは「いっぱいである」ということをちゃんと意識してもらおうと。3つとか4つとか、カレンダーに貼れないとか枠に入らないものはもともと破綻してるよね、ということがわかるので。デジタルツールだと破綻していることに気づけないんです。やりたいことがたくさん溜まっているのに全然できていないということになりかねません。

疾病休暇やリフレッシュルームを整備

弊社はわりと自由気ままにやっていますね、出社時刻なども決まっていません。珍しいかなと思う制度としては、疾病休暇があります。弊社は身体が弱い人が多いので、有給消化がほとんど体調不良なんですね。なので体調不良は有給とは別にしましょうと。また椅子はこだわっていて、コンテッサがあります! 飲み物やお菓子などがあるリフレッシュルームもあります。

この事例のポイント!

お客様に共有するドキュメントもメールからDocBaseに切り替えて、更新が楽になった。