マンションマーケット様の事業内容について教えてください。

大山さん:中古分譲マンションの相場情報サイト「マンションマーケット」を運営しています。特長としては、一般的な不動産情報サイトでは売出し中の物件情報のみを掲載しているんですが、弊社では売出し中のマンションだけではなく、日本に存在している約11万棟のマンションの情報を掲載しています。サイトでは想定取引価格だけでなく、過去の売出し情報や賃貸情報も公開しており、誰でも無料で閲覧できます。

またサイトの運営だけでなく、マンション売買の仲介業務も行っております。従来の不動産会社との大きな違いは、お客様とのやり取りにおいて、チャットを含むオンライン取引ツールを提供している点です。そちらも弊社の大きな特長ですね。

弊社代表の吉田は以前SUUMOにいたんですが、そのときに感じたさまざまな不動産業界の課題を解決するため、マンションマーケットを立ち上げました。まず不動産業界は、お客様と業者の情報格差が大きいというところがあります。なのでITの力を使ってもっと情報をオープンにすることで、情報格差をなくしたいという思いがありました。実際の取引に関しても、電話やFAXが主で、オンラインに関しては未発達だったので、ITを活用することで煩雑なやり取りを簡略化しています。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

山下さん:もともと社内のコミュニケーションツールとしてエンジニアはSlack、営業はChatworkを使っていたんですが、情報が流れていってしまうので困っていたんです。必要な情報がどこにあるかわからないので人に聞くということがよくあって。その状態のまま1年ぐらい経ってしまい、そういった情報をドキュメント化する必要があると考え、情報共有ツールの選定を始めました。

太田さん:山下は初期からいまして、私は一昨年に入社したんですが、そのときはだんだん社内の人数が増えていっている時期でした。私がわからないことを山下に聞いて、別の者も山下に同じことを聞いていて…… といったふうに、同じことを何度も説明しなければいけないという状況で、コミュニケーションコストが増えてしまっていたんです。もっと人数が増えると、これは問題になってくるだろうと。

山下さん:要件にはMarkdownが書けること、外部APIで通知ができること、日本語のインターフェースがあることが必要でした。全社で使うので、エンジニアだけでなく、誰でも使いやすいというのが重要だったんです。そうしていくつかツールを試していく中で、1番みんなが納得したのがDocBaseでした。いいと思っていても、ちゃんと使えないと意味がないので、投稿のしやすさ、ユーザーフレンドリーなインターフェースは重視していました。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

山下さん:エンジニア、マーケティング、営業、バックオフィス…… いろいろいます。割合でいうと、営業4:開発・マーケティング4:バックオフィス2 ぐらいですね。開発だけであればGitHubのWikiでよかったんですが、全社で使える必要があるためGitHubは候補から外れました。営業のメンバーもけっこう投稿していますよ。

組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。

山下さん:私や太田が自ら投稿するのはもちろん、使ってくれそうなメンバーに「いっぱい投稿してください」とはお願いしましたね。「社内インフルエンサー」を選定して、社内に「こういうネタを上げてもいいんだよ」というのを認知させていくと、どんどん他のメンバーも上げてくれるようになりました。

太田さん:ツールの導入って、便利さをアピールしてくれる人が重要だと思っているので、社内インフルエンサーをどう探すかというところがありました。まず最初からインフルエンサーに選定したメンバーを入れて、テスト利用している時点で納得することが重要かなと。そこでいいと思ってくれればあとは自発的に投稿してくれるので、他のメンバーにも「こういう便利なツールがあるので使っていきましょう」という状況を作れると考えました。その取り組みが「書く意識」をメンバーに植え付けられた要因なのかなと思っています。

山下さん:確かに、「よく質問される人」を選んだというのはありましたね。同じことを何度も聞かれていた人を情報共有ツール選定時のメンバーに入れて、「あなたはよく質問されるけど、これで情報共有すれば質問されることもなくなるよ」と説明して、たくさん使ってもらうようにしました。

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情報共有ツールを導入したかった人は私や太田なんですが、実際に使う人を積極的に巻き込んでいくというのは考えましたね。

太田さん:こちらが「便利だよ」と言うだけではなかなか伝わらないし実感がわかないので、結局使ってもらわないとわからないんですよね。1番はじめに使う人が重要かなと。

山下さん:あと質問されたらなるべく、その場で答えるよりDocBaseのリンクを教えるようにしています。

太田さん:大事です!

山下さん:まず「あなたが必要な情報はすでにここに書いてあるよ」ということを伝えるようにしました。例えばChatworkなどで「◯◯について教えてください」と誰かが発言していたとしたら、「それはDocBaseに書いてあるので、まずはDocbaseを見てください。もし、その内容が足りないのであれば補足するので伝えてください」とお願いしています。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

太田さん:議事録でもDocBaseを使っていて、「誰が、何を、いつやったのか」ということと、「失敗なのか、成功なのか」が記録されているので、同じ失敗を繰り返さないようになりましたね。営業の成功体験や、開発の施策などもありました。それがドキュメントを残す意味なのかなと思っています。

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山下さん:弊社もパートナーと協業しているんですが、新しくチームメンバーが増えたときに「これ見といてください」とDocBaseのメモを提示できるようになったのが、非常に時間の節約になりましたね。

太田さん:ドキュメント化する機運も高まりました。Chatworkでの会話で山下が「これDocBaseに残しといたほうがいいんじゃない?」と発言するぐらい、文化として芽生えつつあるのかなと。

山下さん:それに対して文句を言われることもないので、「今ここで言うのではなく、ドキュメントとして残しておいたほうがいい」というのは共通認識だと思うんですよね。多少手間はかかるけども、あとで新しく入ったメンバーに説明する手間が大幅に省けるので、そこについては特に反論されることもなくメモを書いてもらっていますね。

この事例のポイント!

「社内インフルエンサー」を選定して積極的にメモを書いてもらい、それを見た他のメンバーもメモを投稿するようになった。