イーサグラム様の事業内容について教えてください。

荒木さん:弊社はフォーデジットグループに属しています。もともとフォーデジットはマンションプロモーションサイトの制作から始まりました。いま16期目です。最初はWebサイトを作るだけでしたが、そのうち作ったあとの運用更新も大事になってきました。そこでイーサグラムを立ち上げて、今は6期目になります。

最初にイーサグラムが始めたのは、大手ポータルサイトの新築マンション・戸建てページの制作更新です。そこからグループ会社の手がける不動産、国内最大手自動車メーカー、グローバル化粧品ブランドなどのサイト制作・更新に携わっています。そのほかにも、人気ブロガーさんのブログデザインも手がけています。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

荒木さん:もともと私が情シス担当で、社内の業務効率改善のためいろんなサービスを試していたんです。DocBaseもいいなと思っていたんですが、どう使うかというのが決まっていなかったので当時はそのままでした。

去年の9月に会社としてナレッジ共有を推進することが決まって、はじめはスプレッドシートを使いつつ、DocBaseも平行して試していました。しばらく使ったところで「これは使えるね」と判断し、去年の10月に本格的に導入することが決まりました。

決め手はシンプルで速いところですね。他のサービスも試したんですが、面倒くさいことが多くて! 共有には使えない、と思うことが多かったんです。あとMarkdownを使えるのがよかったですね。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

荒木さん:メンバーは70人ぐらいです。それを知恵袋という形で使っています。Yahoo!知恵袋のような形式で、業務についてなどわからないことがある人は質問を投稿して、分かる人が回答するという形です。

大橋さん:私はデザイナーとして勤務しているんですが、ツールの使い方とか、デザイナーとしてやっておくといいことをアルバイトなどに共有するときに、どうやるかというのがあまり決まっていなかったんです。最初は個人のブログで書いていたんですが、DocBaseを会社として導入することになって使ってみたら、すごく使いやすくて! 勤労感謝の日に一日中触っていました(笑) 私だけでもう150ぐらいメモを作成しています。ひとつひとつのメモをかっちり書くというよりは、ライトなメモをたくさん投稿して、必要であれば差し込みメモにしたりリンクしたりという形で運用しています。

荒木さん:自分のナレッジを共有するだけでなく、「こういうことが知りたいです」という投稿も評価するようにしています。「OSが変わってこれが使えないんですが、どうしたらいいですか」というような投稿がありますね。私が「これはみんな知ってるだろう」と思っていたことが、実は他のメンバーは知らなかったりするんです。DocBaseを使いだしてそれが明らかになりましたね。

組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。

荒木さん:中心になっているメンバーに積極的に書いてもらったり、質問されたときに「それDocBaseに書いといて」と伝えて書いてもらうようにしました。大橋はたくさん書いているんですけど、他のメンバーはまだそんなに多くないですね。これからといった感じかなと。

大橋さん:DocBaseはシンプルなのがすごくいいんですよね。機能がごてごてしていないので、書くことに集中できます。いままで個人のブログを書いたりはしてたんですが、その中でもDocBaseが1番使いやすいです!Markdownで書けるので「簡単に書けるし、見出しも付けやすい!」と感動していました。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

荒木さん:伝えるのにもスキルがいるということですかね。自分では当たり前のことを、他の人にどう伝えるかっていうのには訓練が必要ですね。他のメンバーの投稿を見て、みんなも影響しあっています。

それと、差し込み機能をうちは活用していて、1つメモを書くと「これもリンクしといたほうがいいな」というメモをどんどん差し込んでいます。

大橋さん:荒木が最近実装されたスライド表示に感動していて、「スライドショー素晴らしいよ!ちょっとしたプレゼンにいいよ!」とメモを公開していました(笑)

荒木さん:これは素晴らしいですね〜。

組織やチームを成長させるためのカイゼン活動があれば教えてください。

荒木さん:グループ会社では日報を書いているところもあるのですが、イーサグラムではやってないのでDocBaseでやれるといいなと思っています。あとはDocBaseでやっている「知恵袋」ですね。これをうまく使って、ナレッジを共有することがいいことだっていうのを、会社として継続して取り組んでいきたいなぁと考えています。

この事例のポイント!

知っていることだけでなく「知らないこと」も投稿することで、認識の違いを埋めることができた。