オイシックスドット大地様の事業内容について教えてください。

関さん:安心安全な農産物や加工品を中心とした宅配事業「Oisix」、「大地を守る会」を運営しています。DocBase導入時はオイシックス株式会社でしたが、昨年10月に株式会社大地を守る会と統合し、会社名がオイシックスドット大地に変わりました。また、今年10月にもらでぃっしゅぼーや株式会社と統合する予定で、来月から先駆けて「オイシックス・ラ・大地」に社名を変更する予定です(※2018年7月変更済)。会社は統合しましたが、ブランドはそのまま継続していて、それぞれの強みを生かして安心・安全な食品を届けることを目指しています。弊社は企業理念として「これからの食卓、これからの畑」を掲げており、食に関する社会課題をビジネスの力で解決することを目指しています。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

関さん:導入したのは別のメンバーなのですが、当時オイシックスの規模がだんだん大きくなっていく中で、社内のノウハウ共有や、ある事業で成功した事例の横展開がうまくできていないという状況でした。個人が持っている知識や経験を、全社で共有できるツールを探していく中で、DocBaseに行き着いたのだそうです。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

関さん:導入当初から「情報共有」と「成長支援」という二本柱で運用しています。使い方としては主に、議事録・社内ルールの共有・コミュニケーションの3つがあります。弊社は週次で事業進捗会議をやっており、その会議の参加者は本部長など上の役職のメンバーですが、会議の内容はオープンにしています。結果、200人ぐらいが毎週その議事録のメモを見ていますね。社内ルールや便利ツールなど、よく使う情報のリンク集として「ここみて」というメモを作っていて、そこに組織図や各種依頼書、システム周りの設定方法などをまとめて載せています。

黒木さん:もともと、オイシックス側も大地を守る会側もそれぞれ社内ポータルを持っていましたが、一つの会社になるのに両方ともそのままにしておくのは、よくないなと。統合のタイミングで社内ポータルの位置づけをどうしようかということを協議して、DocBaseにこれまで社内ポータルで使われていた機能を網羅した、ハブになるようなページを作ろうということになりました。

関さん:READMEからも飛べるようにしていますが、ひとつのメモとして作っています。

黒木さん:これとは別に、「ここに載せましたよ」という全社通知を出したりするので、自ずとこのメモにたどり着くようになっていますね。

関さん:「ここに行かないと情報が得られない」という認識が浸透しつつある、重要なメモになっています。

関さん:コミュニケーションの場としては、昨年2社が統合したばかりなので、DocBaseに登録したら必ず自己紹介のメモを書くというのをひとつの流れとしています。「お互いのことを知ったほうがいいよね」ということで始まりました。弊社の規模になると知らないメンバーもいるのですが、そういったメンバーと新しくプロジェクトを組む時なんかに、自己紹介のメモに目を通しておく、という使い方をしている人もいます。自己紹介のフォーマットは決まっていて、所属・出身地・趣味・社歴などを書くようになっています。シンプルな人もいますが、意外な趣味について熱く語る人もいたりして、面白いですね。

黒木さん:2社が統合すると決まったときに、けっこうグイッと「書いてください!」と促しました。書いていない人には声をかけたりして、そのぐらい熱心に推していましたね。

組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。

関さん:やはりDocBaseを使うように仕向けたようです。議事録や資料をDocBaseにだけ投稿して、使わざるを得ない状況を作ったと聞きました。

黒木さん:他の道を断ってしまったほうが、強制力があるので。統合する際にそれまで使っていたGoogleのポータルサイトを閉じて、「DocBaseのみでスタートしましょう」ということに決まりました。いくつもあると迷ってしまうので、道を絞ってあげたほうが、結果的にメンバーにとっても優しいかなと思います。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

関さん:情報の置き場がDocBaseに一本化されたことで、DocBaseに行けば欲しい情報が見つかるという声が上がるようになりました。黒木さんもよく使ってますよね。

黒木さん:私は社内のヘルプデスクも担当しているんですが、よく来る問い合わせはDocBaseに上げるようにしていますね。「ここはしっかり伝えたほうがよさそうだな」という箇所に関してはDocBaseに丁寧に書いておいて、同じ内容の問い合わせが来たらそのURLを送るようにしました。ヘルプを担当する人にとってもDocBaseは便利だと思います。

関さん:けっこうスターもついていますよね。「プリンターが接続できない」とか(笑)

関さん:それから、会議の際のペーパーレス化も進んだと聞きました。週次の進捗会議のときに、かつては毎回資料を印刷する手間がありましたが、「基本DocBaseを見る」という今の形に変えたらすごく楽になったと聞きましたし、アーカイブとしても便利なので過去の資料の確認なども楽になりました。

組織やチームを成長させるためのカイゼン活動があれば教えてください。

関さん:部署を超えたプロジェクトが大小問わずたくさんあります。その中のひとつに「ZSY(絶対すぐやる委員会)」というものがあって、実は黒木さんもそのメンバーです。すべての部署から1人ずつ、30人ほど所属しています。弊社の7つの行動規範を体現できる人を増やすことをミッションのひとつとしており、ワークショップや社内の仕組みづくりなど、さまざまな活動をしています。今度の10月のらでぃっしゅぼーや統合に向けて、そちらでもZSYを立ち上げて活動を始めたところです。

黒木さん:今後ZSYで、ある特定の部署から数人選出して、ヒアリングや改善を見つけるという活動をしようと考えています。

関さん:「わかる」と「できる」の間って、けっこう差がありますよね。それをZSYがサポートしてくれるのはすごくありがたいです。ZSYに関連するプロジェクトとして、「SZY(その他全部やる)」もあります。こちらは細かな業務改善全般ですね。(カップの下に敷いてある、焼印のついた木製コースターを指して)これもSZYですよね?

黒木さん:はい、私が刻印しました(笑) 業者に依頼して作ってもらった弊社のブランドマークの焼印を、ひとつひとつ刻印していきました。

関さん:社内にもけっこう認知されましたよね。

黒木さん:昨年10月に新しいオフィスで働き始めるときに、「何か困っていることはありませんか?」と投稿フォームを設置して要望を集めました。どこの会社にも、「これ、こうしたほうがいいんじゃない?」ということはありますよね。でも経営企画に言うほどでもないよね、というような状況ってよくあると思うんです。そういった細かい要望を拾った、「質問したいことがあるけど、これは誰に聞けばいいの?」という時の中継ぎ的な役割を果たしました。「ドアの押し引きがどっちだかわかりづらいです!」といった、細かい意見・要望も真面目に検討しました。

関さん:「電子レンジは2個がいいです」とか(笑)

黒木さん:その時にもDocBaseを活用しました。要望の共有や、その中で協議して決まった内容を全社に通知するのもDocBaseでやっています。例えば、「【O.D質問箱】給湯室に台所石鹸とスポンジを設置してほしい」というように、要望ひとつひとつに対しメモを作成し、答えが分かり次第、本文に回答を書いて全体公開しています。

関さん:あとは、弊社はコミュニケーション支援にも力を入れていて、その一環として四半期に1回「O.Dトーーク!!」月間を設けています。2部署以上、かつ執行役員も参加する親睦会には、1人5,000円補助する制度です。やりたい人は「宅配の未来について語る会」など、自分でグループを作って参加者を募り、そこにやりたい人が名前を書いていく、という形です。以前は全社メールだけで告知していたのですが、募集状況を日次でDocBaseにアップするようにしたら、参加者がすごく増えました。5月もO.Dトーーク!!月間だったのですが、30チーム400人ぐらいが参加しました。昨年、私が引き継いだ当時は参加者150人ほどだったのが、フォームの改善とDocBaseの活用で参加者が倍以上になりました。

黒木さん:「船で釣りに行く」みたいなグループもあったよね。

関さん:あります、あります。普通の飲み会もいいんですが、それよりも釣りやフットサルなど共通の体験を持つほうが一体感が出て仲良くなりやすいですね。もちろん、「業務にどう活かすか」はきちんと報告をしてもらっていますが(笑)。社内認知度が上がったのは、間違いなくDocBaseのおかげだと思っています。