アールキューブ様の事業内容について教えてください。

山崎さん:「会費婚」というウェディングプロデュース事業を行っています。名前に「会費」とついている通り、ご祝儀ではなく会費制で結婚式が行えるサービスです。一般的には結婚式というと、ご祝儀制で3万円が当たり前だと思いますが、会費制結婚式の場合は招待状に、今回の結婚式の会費がいくらという表記があります。まだ馴染みが無い方も多いと思いますが一般的なご祝儀より値段が安く、ゲストも2万円前後で結婚式に参加することが可能です。安くなっても結婚式のクオリティは普通のものと変わりません。

だいたい20代中盤になると結婚ラッシュがきて、1ヶ月に結婚式が3件あると、ご祝儀と二次会代で10数万円は飛んでしまいますよね。お祝い事なのに、招待状がきても、正直「またきたかー」という気持ちになってしまったり、お声がけする方も「あいつ、生活苦しいって言ってたなぁ」と誘いづらくなってしまいます。ですがせっかくの御祝いごとですので、ご祝儀より価格を抑え、ゲストも参加しやすくより結婚式を楽しんでもらいたいんです。

新郎新婦にとっても、明朗会計でわかりやすく、結婚式に必要な物を最初から含んでいるパッケージプランにてご提案をさせていただいております。結婚式は初期の見積もりから200%〜250%金額が上がることが当たり前。はじめて行う結婚式に、何が必要なのか十分な知識を持っている新郎新婦はほとんどいません。だからこそ、わかりやすく金額も全て開示を初期の段階からお伝えしております。

「あらゆる人に幸せな結婚式を」をミッションに、経済的理由で結婚式を挙げられない人を1組でもなくす。そして結婚式=贅沢品ではない。誰もが結婚式をあきらめることなく挙げられる時代をつくっていくために日々、アールキューブメンバー一同奮闘しています。

また、8月に「ハナコレ」というWebサービスを始めました。結婚式の実例を掲載し、実例を参考に新郎新婦に理想の結婚式を作り上げていただくサービスです。結婚式を挙げるのは皆初めてですし、何をやったらいいかわからないので、一般的には業者に申し込んでプランを提示してもらって決めるという形になっていることが多く、値段もかさみがちです。ですが事業者側からの提案だけではなく、新郎新婦自身が結婚式に関して知識を持ち、自分たちで考えてて結婚式のプランを立てる。そしてより満足度の高い結婚式を挙げてほしいと思っています。

月に200件ほど写真付きで実例をサイトにアップしています。そこにはドレスだったり髪飾りだったり実際の婚礼で使った、決して広告用の写真ではないリアルなアイテムを知ることができます。マイページに気に入ったドレスや髪飾り、場所などを保存しておくことで、自分のオリジナルの結婚式を作り上げていくことができるようになっています。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

山崎さん:それまではEvernoteに個人でメモを残していたりChatworkに書いていたり、実際のメモにペタッと貼っていたりしていました。共有というところはあまり意識していなかったんですが、去年入社したエンジニアから教えてもらい、それがDocBaseを使い始めたきっかけになりました。

弊社は、プランナーはじめカメラやメイクなど外部パートナーが多いため、マニュアルなど共有しなければいけないことがたくさんあります。DocBaseをは情報共有をするためのツールとして最大限活用しています。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

山崎さん:メンバーは48人ですね(※2018年8月現在は98人になっています)。ウェディングプランナー、営業、経理、役員、学生インターン、フリーのプランナーなど全社員が使っています。

アールキューブのことはDocBaseに全部入っているというぐらい情報を集約しています。お客様のことや人事のこと、コピー機の使い方まですべてです。さすがにスプレッドシートは外部のものを使っていますが。グループは9つ使っています。

大和さん:いまの会費婚チームの使い方を大きく分けると6つぐらいあります。

  1. 会場情報のマニュアル
  2. 業務報告書として活用
  3. 業務マニュアル(ネットの繋ぎ方や、招待状の作り方など)
  4. 会議議事録
  5. 商品情報シート(お客様への新商品案内URLに活用)
  6. 外部パートナーとの共有マニュアルにも活用(共有を上手く活用してます)

その中で一番メインになるのがひとつが提携会場のデータベースです。弊社は提携会場が100近くあります。普通、結婚式の会場は自社で会場を持っています。普通はその会場だけを利用しますが、弊社の場合は提携の会場がたくさんあるので、プランナーさんに依頼する時に、今日は横浜会場、次は表参道、次は渋谷…… のようにいろんな会場に行っていただきます。現場には細かい決まりごとがたくさんあり、会場のレイアウト、料理のメニュー、ドリンク内容、ゴミの捨て方まですべてメモに書いています。

山崎さん:「子ども用の椅子は何脚あるんだっけ?」とか。

大和さん:そうです! 提携の会場はすべて会場名でタグ付けして、アクセス・連絡先・担当者、「金曜日は担当者の不在が多い」というような諸情報もすべてDocBaseに記録しています。100会場あれば100通りの席次があって、だいたい1会場3パターンぐらい席次があるので「こういうときだったらこういうふうに座る」という席次のデータも入れています。PDFやエクセルなど、どんな形式のファイルもアップロードできるので、ファイル形式が何であれとりあえずDocBaseに上げておきます。DocBaseを見れば画像も資料もダウンロードできるので、バラバラの場所を見なくてすみます。

会場側からしても、アールキューブ担当者は初めて行く会場でも、会場さんとしては何度も聞かれるのでうんざりしてしまいます。それも会場情報の中に記録しています。現状でDocBaseがなくなったら本当に大変です。

山崎さん:会場に関してはみんな素人ですが、DocBaseのデータを見ることによって、情報ノウハウを共有することができます。

大和さん:めちゃくちゃ使いやすいです!

大和さん:会場情報の次に多いのが結婚式の施行報告書です。基本的に結婚式のことは新郎新婦と担当のプランナーと会場さんしかわからないので、他のプランナーがその式の詳細を知ることができません。ですから、婚礼が終わった後にプランナーに必ず報告書を書いてもらうようにしています。会場名をタグ付けしておけば、前回その会場で行った婚礼がどんなものだったのかがわかります。こんなパーティーやったよとか、この会場では、こんな演出するといいよ。というような。

お花屋さんに依頼するときも「この会場でこんな装飾やりました」と見せればイメージがつきやすく、担当の現場の人もわかりやすいです。「アールキューブパートナーズ」という形でカメラやヘアメイクなど全て外部のパートナーと一緒に婚礼を作っているのですが、現場レベルでそのパートナーがどうだったかということも施行報告書に書いています。何かあったときに記録しておいて、それについてパートナーにフィードバックもしています。

山崎さん:僕らと同じ業態のところがあったら絶対DocBase使ったほうがいいと思ってます。

組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。

大和さん:DocBaseを始めようと言ってから少しタイムラグはありましたが、何人かが少しづつ議事録を書いたりとかマニュアルを書いたりして、徐々に全員が使うようになりました。Markdownもボタンからピッと入力してますね。あまりよくわかっていないメンバーがMarkdownを全角で入れちゃって「##」となっているのをこちらで修正したりとかはありましたが。

山崎さん:会社として新しいことをやるのは全然苦ではなかったので、カジュアルに使い始めましたね。

大和さん:はじめ施行報告書はエクセルデータから紙で出力して作っていたんですが、正直作成が大変で。DocBase使ったらいいんじゃない?という話になり、今では全てDocBaseにて記録して情報を共有しています。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

山崎さん:自分しか知らない情報を共有することで、みんなが同じクオリティのサービスを提供するということを考え始めたと思います。なんでも自分でやろうとするのではなく、DocBaseに共有して楽をしつつ皆で同じ情報を持って、同じサービス、おもてなしをしようという意識が出始めましたね。

組織やチームを成長させるためのカイゼン活動があれば教えてください。

山崎さん:弊社は技術や知識よりもチーム力やコミュニケーション力を重要視しています。弊社の理念は「心をつなぐ社会をつくる」です。様々な会場に入らせていただき、現場のスタッフの方に「アールキューブのプランナーと仕事すると楽しい」と思ってもらえる瞬間をつくっていくことを常に考えています。現場の方々にアールキューブの仕事は楽しいと感じてもらえれば、当日担当してもらうお客様に対しても笑顔になって、よりよい結婚式を作り上げることができます。

弊社は7つの行動指針を掲げています。その中のひとつに「チーム成果を追求する」という、個人としての成果ではなくチームとしての成果を追求してほしいという行動指針があります。自分のことを考えるのはもちろん、チームのために何が出来るのかを日々考える。それを行うために、毎週金曜日の10時〜11時に「カルチャーの時間」をつくり必ず全員参加し、一週間あった出来事や想い、またアールキューブスタンダードを共有しています。チームを作るにあたって規律がすごく大事だと思っていて、時間を守ったり、ちゃんと挨拶をしたり謝ったり、基本的なことは大事で、お母さんみたいだとは思うんですが。ご飯の食べ方とか服装とかネイルとかけっこう口を出すので、嫌な人はすごく嫌だと思います(笑)

事業が伸びているが、社員は増えない。でもアールキューブに関わるパートナーの数はすごく増えました。サービスとしてのクオリティを維持していくのもそうですし、想いの部分や立ち振舞いをどうしていくかを今すごく考えているところです。

この事例のポイント!

情報をすべてDocBaseに集約することによって、見たことのない現場も把握できるようになった。