エングラフィア様の事業内容について教えてください。

石戸谷さん:ソフトウェアの受託開発、Web制作・コンサルティングなど、IT系の事業を多岐にわたって展開しています。得意な技術はAndroidやRailsです。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

代表の石戸谷さん

石戸谷さん:wikiや他の情報共有サービスは全部といっていいぐらい試したのですが、その中でもDocBaseは必要な機能、欲しい機能がすべて揃っていたんです。Markdownが書けるし、PlantUMLが使えるし、グループや2段階認証もついているし、差分も見えるし、外部共有機能で1つのメモをお客様に公開することもできる。他のサービスを使っている上で不満に思っていたことを、DocBaseはほぼ全てクリアしていました。弊社はプログラマーが多い会社なので、ドキュメントの差分がとれることは重要でした。「誰がどこを編集したか」ということを簡単に確認できるのがありがたいです。

阿部さん:他のサービスを使っていると、やはり一長一短あるんですよね。その中で一番バランスが取れていたのがDocBaseだったなと思います。

石戸谷さん:今までいろんな情報共有のツールを使ってきて、その中でもDocBaseの何がよかったのかというと、僕らも正直よくわからないんですよね(笑)。 ですがここまで社員全員が使うようになったのはDocBaseが初めてですね。今まではツールを導入しても、結局使われなくなってそのまま消えてしまうということが多かったです。DocBaseが使われているのは、タイミングがよかったというのもあったかもしれません。情報共有するのが当たり前の時代になってきて、社内の情報共有しようという意識が高まってきていたというのもあると思います。

阿部さん:エンジニアではない社員も使っていますが、Markdownがわからなくても一応書けるようにはなっているので、書くハードルが低いのだと思いますね。

石戸谷さん:ドキュメント書くのに最初にWord立ち上げるとか、大変だもんね。なんでしょうね? なぜかはわからないけど、全員スムーズに使っていますね。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

石戸谷さん:親会社まで含めるとメンバーの内訳としては開発25人、Web制作35人、教育10人ぐらい、営業部10人、あとは経営ですね。導入し始めのころは非エンジニアは面食らったと思いますが、今では普通に使っていますね。仕事で普通に使っているので、慣れないと仕事ができないという状況にはなっていると思います。

阿部さん:総務の方に聞きましたが、今まではWordのように整形したものを直接手を入れていたので、Markdownで書いたものが変形されて出てくるというのは、最初は戸惑ったようです。

石戸谷さん:僕はこの割り切り方をしているからこそ、DocBaseに価値があると思っているけどね。ドキュメントにスタイルとかいらないし、「MacとWinで表示が違う」とかでイライラしたくないんですよね。

阿部さん:今まで使ったツールだと「技術者だけが見る」という状態だったのですが、営業など非エンジニアも見るようになったので、全員で情報共有ができるようになりましたね。僕がDocBaseを使い始めた用途は設計書の共有でした。GUIでUMLを作れるサービスもあるんですが、変更したときの差分が見えないのが不満で。DocBaseではUMLがテキストで書けて、変更の差分が残るというのがいいですね。それまでは手元のエディタでPlantUMLを書いてPDFに出力して共有していたんですが、DocBaseであれば書いてそのまま共有できるので、設計フェーズですごく重宝しています。人数や料金のことを考えてはじめは開発部内だけで利用していたんですが、これがなかなかいいと評判になって、少し遅れて営業も利用するようになったんですよね。

阿部さん:一番最初は、技術者の間で技術に対する知見を共有・蓄積したいというところから始まったんですよね。今までは僕ともう一人のリーダーぐらいしか情報共有していなくて、「あれ、そのライブラリ使ってるの? それもう古いよ」といったことがあったりして。まずはとにかく知見を吐き出すことから始めて、技術者がガンガン使うようにしました。

石戸谷さん:いまはほぼ全員が日報を書いています。営業のほうでは週報を書いていますし、総務では業務フローや、ルールなどを共有しています。

組織への導入時に工夫したことや効果的な使い方があれば教えてください。

石戸谷さん:導入するときに「情報共有をする」という前提だったので、工夫をしたことは特にないですね。皆あるがままに使っていたら勝手にまとまっているというかんじです。

土田さん:僕が意識していたのはできるだけマニアックな知識をまとめたメモを作るということです。「PlantUMLで条件分岐が書ける」とか、変わったことでも例として示せばできるということ、DocBaseはこういった使い方ができるということを周知していきました。他のサービスではなかなか対応していない数式も書けますし。

石戸谷さん:ExcelからテーブルをコピペしたらMarkdownのテーブルになったのは驚きました!

土田さん:ヘルプセンターも一通り拝見したんですが、「テーブルのヘッダーにカーソルを当ててShift+Spaceを押すとソートする」とか、マニアックすぎる機能もありますよね(笑)ただ「メモを書けます」だけだと「面倒くさいな」と思われてしまうので、こういったマニアックな機能もアピールして、興味を持ってもらうようにはしていました。

DocBaseを導入することで組織に起きた変化があれば教えてください。

土田さん:社内で使っているライブラリなど、「共通化する」という意識が強くなった気がしますね。作業計画書を書くときに手順書のテンプレートを作って、それをみんなで使いまわしたりとか。以前から暗黙的にあった認識が、DocBaseを導入することではっきりした、というところはあります。

石戸谷さん:Chatworkで言ったちょっとしたこともいつのまにかDocBaseに投稿されていることがあって、それはかなり嬉しいですね。今までも「情報共有をする」という概念はありましたが、「テキストはすべてDocBaseでやろう」と決めてから、自然とメモを書く習慣ができましたね。会議をするときも、議事録の原型のメモを作っておいて「今日の議事録はここです」と周知するとそちらにどんどん書き足していけるので便利です。エンジニアは会議でも特に発言することはなかったりするのですが、PCで議事録のメモを開いておいて、便利なライブラリのURLを貼って、議事録を見ながら話ができるというのもいいですね。

宮下さん:今までは何か確認したいことがあるとChatworkで遡って昔の発言を探していたんですが、今はそういった発言もDocBaseに残しているので、本棚から本を探すような感覚で、欲しい情報を探せます。ノイズが少ない状態で情報にたどり着けるので便利ですね。

土田さん:作業手順書や議事録などをDocBaseで書くようにして前例を作っておいたので、別のところで書いた人に「DocBaseで書いてね」と伝えることができました。そうやって周知していったのもあり、みんなDocBaseに書くようになりましたね。

組織やチームを成長させるためのカイゼン活動があれば教えてください。

石戸谷さん:社内にいくつか部活があって、その中のひとつにボードゲーム部があります。週に1回活動していて、自分たちでボードゲームを作ったりもしています。

石戸谷さん:あとはピザ会というのもやっています。弊社は備品などをすべて楽天で購入しているんですが、そうするとどんどんポイントが溜まっていくんです。5万ポイントとか。それを「ピザポイント」と呼んでいて、実際のピザにして還元しています :pizza: 最近は会社が大きくなって備品を買う量も増え、それに伴って溜まるポイントも増えてきて、ピザだけではなくオードブルなども追加するようになりました(笑)

土田さん:餃子とかね(笑)

石戸谷さん:ピザ会は業務が終わってから実施していますが、結構多くの社員が参加してくれてますね。

この事例のポイント!

属人化している情報を共有するために、ひたすら情報をDocBaseに吐き出すということを繰り返すことによって、組織に導入を行った。