ネクスウェイ様の事業内容について教えてください。

難波さん:
ICTを活用した営業の効率化のお手伝いをしています。具体的にはFAX DMや、郵送DM、テレマーケティングなどがWEBから実施できるNEXLINK BASICというツールを提供しています。ほかにも、店舗maticという、店舗と店舗のコミュニケーションを効率化するツールを提供しています。他にも新規事業に積極的にチャレンジしており、河石も関わっているデジタルサイネージの事業もあります。今回DocBaseを使わせていただいているのは、PICONという写真共有サービスのプロジェクトです。社内で毎年新規事業コンテストを開催していて、そこで通った企画です。ネクスウェイとして、初めてCtoCへチャレンジする事業です。

DocBase以前の情報共有やドキュメント共有はどのようにしていましたか?

難波さん:
営業と開発で全然違います。営業側で使っているのはSalesforceです。どんな商談で、どんなステータスかを社内で共有しています。

河石さん:
開発側はidobataというチャットツールを使って、業務中の小さな会話とかはそこで行っています。そこからドキュメントに起こすのはGitHubのWikiでやっています。

難波さん:
営業・開発含めた情報共有はSalesforceのChatterという呟きベースのツールを活用しています。それ以外というと、直接話したりメールだったり紙ベースでやりとりしたりしています。

河石さん:
ファイル共有については、共有フォルダが部署ごとに区切ってあって、そこに置いています。最近だとGoogle Driveに置いてる人もいますね。それも部署によってバラバラですね。

難波さん:
営業はSalesforceの中に提案書などをアップロードしてますね。

河石さん:
idobataの会話で残したいものはWikiに追記を都度都度しているんですけど、そんなに頻度は高くないですね。ほとんどその場は流れちゃって、後で探したくなったときに頑張って検索する……というかんじです。基本的には流れていきますね。GitHubのWikiを使い出したのは4年前です。課題管理はRedmineを使っていて、運用と開発の架け橋になっています。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

難波さん:
PICONを新しく立ち上げるにあたって、開発をクレイ(DocBase運営会社)さんにお願いする際におすすめしていただいて使い始めました。

導入時の躓きはありましたか?

導入時で躓いた経験はあんまりないです。比較的スムーズにできていたと思います。 最初はDocBaseで何ができるかわからなかったので、いろいろ触って覚える、という感じでしたね。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

難波さん:
使っているメンバーは、社内では5名です。実質稼働しているのが私と河石の2名です。外部で7名。クレイさんが5名、ネクスウェイのインターン生1名と、Twitter運用をしてくれている人が1名です。

私の使い方は、日々情報収集をしていて気になったものを、開発の人に見てほしいものや、企画(自分用)に置いておきたいものに振り分けてとっておくって感じですね。あとは普段の活動でユーザーヒアリングした内容とか、営業を受けた際にいただいた提案書などをメンバーに共有するときに使っています。

工夫していることとしては、迷ったら共有するということをやっています。「これ共有するほどでもないな」って思ったことでもとりあえず共有するようにしています。DocBaseだと簡単にできるので。ブラウザのプラグインを入れておけば、WEBサイトの情報を2クリックで共有できちゃいます。めちゃくちゃ便利です。

河石さん:
URLとかPICONに活かせそうなサービスの共有・保存に投稿しているのがひとつ。もうひとつは、私の方で仕様の管理とか把握したいことをドキュメントに残したり、開発の人にお願いして、操作手順とかそういったものを残してもらうようにしています。

あと今のところあまり活用できてはいないですけど、差し込みメモが便利だなと思って、なるべく使いたいなって思っていますね。普通のノートとかだと全部が1ページに書かれていて、一部だけ見たいときに探しにくくて大変なときがあります。差し込みメモがあったら縮小もできるし差し込まれたメモに直接コメントもできるし、すぐに見つかるしすごく便利だなと思うので、積極的に使いたいなと思っています

DocBaseを導入してから良くなった点を教えてください。

難波さん:
他の社内のプロダクトを横目で見ながら、比べてみて思うのですが、社外の開発者と情報共有の場が同じになることで、コミュニケーションの質というのが全然違うなと思っています。今までは、営業は営業、開発は開発、ネクスウェイはネクスウェイ、パートナーさんはパートナーさんで……というやりとりが多かったので、差し戻しが多かったり、全然意図していないものが出来上がっていたり、バグが多かったり……いろいろ問題が起こっていました。PICONでそれが少ないのは、ネクスウェイと開発会社さんが一緒の場所で情報共有できているからだと思います。他のプロジェクトを見ていると、本当に苦労……しているよね。(河石さんのほうを見て)

河石さん:
はい。してますね。

難波さん:
開発の仕方(アジャイル開発)も大きいとは思うのですが、PICONは本当によくできているなと思います。

河石さん:
以前は仕様や手順書はWordのファイルで管理されていたのですが、それだと立ち上げるのがすごく面倒くさくて、探すのも手間でした。それに人によってフォーマットが違うじゃないですか。フォントが違ったりサイズが違ったり。そのあたりが面倒くさくて更新が滞っていたのが、DocBaseのMarkdownになってくれたおかげでさっと書けるようになって、なるべく自分でも残すようになりました。一箇所で管理されているから探しやすいですし、メモに残すクセもできました。そこが一番大きいと思います。

開発にいたころのGitHubのWikiの場合だと、更新するのがすごく『重かった』んですよね。「これ変えたいな」と思ったときにパッと変えられないというか。更新するときに「大丈夫ですかね?」と確認を取っていたのも障壁でした。DocBaseにあるのはもっと楽に更新できますし、通知もいきますし、書きやすくなっています。コメントを残せるのもよかったです。

使い勝手や価格についてはいかがでしょうか。

難波さん:
移動中に河石と話していて「ここがいいところじゃないか」って気づいたところがありまして。まずMarkdownって開発者の人が慣れているじゃないですか。それをベースに、企画者側も利用しやすい、ちょうどいい塩梅になっているといいますか。『基本的に開発者が使いやすい』というのは大事だと思っていて、その中で企画側もストレスなく使えるというところが一番いいと思います。

価格は、個人的にはいいと思っています。ただ上司にどういった利点を伝えると納得してくれるのかというのは掴めてないので、試しに使ってみて、いいよねってなってから課金していく流れだと使いやすいと思います。

説得が難しい理由が、まず企画と開発で同じツールを使うメリットをわかってもらえるか。既に開発は開発で、企画は企画でうまく回っている雰囲気があるので、それをわざわざ変える必要があるというのを説明できるかというのがありますね。

河石さん:
(料金プランが)人数で区切っているのが少しやりづらいですね。
前に使いたかったチームではよく書く人1人、よく見てコメントする人1人、資料作るときに見る人1人、その他数人で、お金を使う判断はもらえませんでした。
開発者が私ひとりという環境もあって、トライアル期間では説得はできませんでした…。

この事例のポイント!

社外の人との情報共有の場をDocBaseに統一したことで、認識違いや差し戻しが大幅に減った。