業務内容について教えてください。

宣伝本部はサイバーエージェントグループで展開する事業やサービスの全社の宣伝PRを行う部署です。ゲームやブログ、コミュニティ、音楽や動画サービスなど、それぞれのサービスに横軸で関わってプロモーションを請け負っています。

DocBase以前の情報共有やドキュメント共有はどのようにしていましたか?

完全にメールが中心でした。プロジェクトによっては、メーリングリストがない場合もあり、都度ミーティングの参加者をccに入れて情報を展開することも少なくありませんでしたので、メーラーの検索機能をつかってメールを探すこともよくありました。

議事録はメールで検索して確認することが日常的なことでしたので、DocBaseを導入して初めて「欲しい情報にすぐたどり着ける」というニーズに気づいたんですよね。議事録が分かりやすいタグで管理でき、いつでもすぐに確認できることが「こんなに便利なんだ!」って。逆に発見でしたね。

DocBaseを導入した理由を教えてください。

別事業部メンバーとの会議中、見たことのないツールを使っているシーンを目撃したんです。「それ何ですか?」と聞いたら「DocBaseというツールで、すごく便利だよ」と教えてもらったのが一番初めの接点でした。

その後、昨年10月に宣伝本部のボードメンバーで合宿をしたときに、情報共有のスピードやメンバー間での情報格差などが課題にあがりました。例えば、特定のサービスのプロモーションに携わるチームメンバーチームが10人いた場合、そのメンバー全員に私と役員が個別に話していた内容をスムーズに展開するのが難しいなと。なんとか情報共有を円滑にしたいという課題があり、その中解決策の1つとして議事録をもっとワークさせられるとよいのでは、という話になりました。そこで、「DocBase」がいいのでは、と考え導入しました。

このような情報共有ツールを導入しても、なかなか浸透しないイメージがあるのですが、DocBaseは恐るべき速さで浸透しました。まず、何よりシンプルなデザインで見やすい。もしかすると、そこが一番ポイントかもしれません。もちろん、難しい機能もなく、感覚的に使えました。あえて躓いたポイントでいうと、グループをちゃんと選択するとかタグ付けの運用ルールでしょうか。これも、部署内でルールを周知した後は、スムーズに浸透しました。

DocBaseをどのように利用されているか教えてください。

宣伝本部に所属する57人くらいのメンバーで使っています。

メモの内容はほぼ議事録です。あとは、同じプロジェクトを進めるメンバー個々人が何をやっているかを1つの共有メモに入れて、個人のタスクを管理&共有する目的でも利用しています。その他には、個人のタスク管理で使っているメンバーもいるようです。

DocBaseを導入してから良くなった点を教えてください。

確実に情報の共有スピードや浸透度が向上した実感はありますね。何人かで集まって会議すると議事録をとることは習慣になっているのですが、2人で立ち話をしたした内容だと、議事録を書くことはほぼ無い。だけど、意外とそこで大事なことが決まったり、重要な会話をしていることがあります。そういうシーンでも、気軽に残せるので、立ち話でもちゃんとDocBaseに残すようになったのは地味なことかもしれませんが、大きな意味がありますね。議事録を「書く」というハードルが下がったので、なんでも投稿しておこうという習慣をつくれました。また、グループやとかタグ付けの機能で検索性がアップしたことも助かっています。

この事例のポイント!

メールで共有するのが普通だったのが、DocBaseを使うようになって初めて「情報を見やすくしたい」というニーズがあったことに気づいた。